Come creare un elenco di punti d'azione (modello di punti d'azione)

Nel mondo aziendale, puoi essere bombardato da un gergo infinito - "mettiamo in moto le cose e eseguiamo il drill-down sullo sfruttamento del team per sinergizzare i flussi e rafforzare le competenze chiave, prima di tornare più tardi per fare il punto della situazione" - che rende la vita troppo confusa.

Per semplificare il gergo, considera gli elementi da intraprendere. Non sembrano così impressionanti o rivoluzionarie. Ma sono molto più efficaci per portare a termine le cose rispetto a un tradizionale elenco delle cose da fare, sia in ufficio che in cucina.

La chiave per le attività da intraprendere è che indicano qualcosa da fare. Un metodo dedicato per formulare le attività in termini di azioni richieste, e non di risultati desiderati, può aumentare significativamente la produttività e avvicinarti alle tue ambizioni a lungo termine.

Che cos'è un elemento da intraprendere?

Sebbene un'azione possa sembrare un termine aziendale per indicare un'attività, si tratta di due cose diverse. Un'attività appare solitamente in un elenco delle cose da fare come un breve e semplice punto elenco. Di solito non contiene informazioni sostanziali, se non il cosa*.

Un'attività, invece, è un'attività più completa, ma comunque relativamente concisa, con una descrizione che delinea l'attività in termini di chi, cosa, come e quando. In questo modo, chiunque la riceva può familiarizzarsi immediatamente con essa.

Allo stesso tempo, sul lavoro, presentare l'attività in questo modo può rendere più evidente quale dipendente sarebbe più adatto a completarla. Questo fa parte del tuo piano d'azione.

Questo permette a un manager di delegare più facilmente, senza dover rallentare e spiegare le cose due volte. Gli elementi da intraprendere parlano da soli.

5 elementi dell'elenco delle azioni da intraprendere

Ecco i nostri cinque consigli principali per creare fantastiche azioni da intraprendere che ti aiutino a mantenere la concentrazione, completare le attività e realizzare gli obiettivi:

1. Rendi gli elementi concreti, non astratti

Come abbiamo detto prima, le attività vengono solitamente scritte come risultati intangibili e astratti, come "creare presentazione", mentre gli elementi devono essere valutabili e concreti, come "collaborare con il marketing alla presentazione di 20 minuti con dispense per Monday". Per elementi brillanti, dovrai scendere dalle nuvole e tornare con i piedi per terra.

2. Suddividi gli elementi da intraprendere in modo che possano essere inseriti in una sola riga, ma includi una descrizione.

Se ci vuole tanto tempo a leggerla quanto da fare, stai sbagliando approccio. Anche se gli elementi lunghi possono sembrare più informativi, spesso sono confusionari e improduttivi. Non devono essere divertenti come una battuta spiritosa in un cabaret, ma dovrebbero essere altrettanto brevi! Detto questo, assicurati di aggiungere informazioni supplementari se sono fondamentali per la comprensione da parte dell'assegnatario. Se stai scrivendo per te stesso, potresti dimenticare dei dettagli, quindi puoi aggiungere una breve descrizione per andare sul sicuro.

3. Lavora con un formato coerente

Proprio come gli storici dell'arte sono in grado di distinguere un Rembrandt da un Caravaggio, anche i tuoi elementi potrebbero distinguersi se vengono inseriti in modo coerente ed efficace. La coerenza porta a una migliore comprensione, con l'ulteriore vantaggio che diventerai più efficiente nella preparazione degli elementi da intraprendere utilizzando sempre lo stesso formato.

4. Classifica gli elementi da intraprendere in base al contesto, all'azione e alle risorse.

È importante, non da ultimo dal punto di vista dell'efficienza, organizzare e classificare le attività, ove applicabile. Per quanto riguarda le azioni da intraprendere, dovresti assolutamente organizzarle in base al loro contesto (progetto, tipo di lavoro, area aziendale), alle azioni stesse ( creative, comunicative, amministrative) e alle risorse necessarie ( personale, materiali, tempo, outsourcing ). Anche se si tratta solo di un modo per organizzarti, vedrai un enorme vantaggio nell'organizzare i tuoi elementi in questo modo.

5. Collaborare e comunicare

Se gli elementi da intraprendere dipendono dalla dipendenza da più persone, dovresti essere particolarmente chiaro al riguardo, assicurandoti che tutti siano consapevoli del proprio ruolo nell'attività. Nei casi in cui l'azione da intraprendere verrà trasmessa e inoltrata ad altri, tutti dovrebbero essere in grado di prenderla in carico e portarla avanti. Una volta completata l'azione da intraprendere, deve esserci un nuovo elemento che la sostituisca, in modo da aggiornare tutti. Nel lavoro collaborativo, è particolarmente importante rivalutare le informazioni che devono essere trasmesse e se la stessa collaborazione è ancora necessaria.

Bonus: modelli di schede informative!

Cosa rende un elemento efficace?

Innanzitutto, considera l'attività: "Trovare grossisti per i nuovi prodotti. " Quali sono i limiti? Beh, questo è solo il risultato finale, che è ovviamente rilevante ma di per sé non serve a molto.

Non c'è alcuna indicazione su chi sia responsabile dell'attività, come debba essere svolta o quando debba essere completata. Non è davvero molto utile.

Gli elementi da intraprendere dovrebbero includere:

Quindi, utilizzando questo modello, l'elemento potrebbe essere formulato come segue: "Il reparto operativo deve chiamare i potenziali grossisti (vedere l'elenco) per garantire l'accordo per la nuova gamma di utensili da cucina - scadenza 10 marzo".

I vantaggi sono numerosi.

C'è un titolare chiaro dell'attività, una solida descrizione di ciò che deve essere fatto e una data di scadenza.

Ci sono anche alcune informazioni rilevanti che potrebbero accelerare il processo.

Non esagerare con i dettagli, perché potrebbero essere controproducenti. Un elemento da intraprendere non è una guida per alieni: "chiama i grossisti prendendo il dispositivo di telecomunicazione con la mano dominante e componendo il numero corretto di 11 cifre".

Se hai intenzione di aggiungere ulteriori informazioni, assicurati che siano utili e pertinenti.

Proprio come hai molti obiettivi per raggiungere un obiettivo più grande, puoi avere molti elementi da intraprendere per ogni obiettivo. Ricapitolando,

Come si scrivono gli elementi da fare?

Come ormai sappiamo, le azioni da intraprendere servono a definire le azioni necessarie per completare un'attività o un lavoro. È un po' come dire "la scimmia vede, la scimmia imita". Quindi, per creare un'azione da intraprendere, chiediti cosa bisogna fare e come puoi farlo.

Cerca di descrivere l'azione in una o due frasi.

Se il tuo elemento sembra contenere troppi passaggi, suddividilo in attività più piccole.

La chiave è scrivere l'azione da intraprendere non appena ti viene in mente. Se è chiara, concisa e comunicabile, formulata in modo da consentirti di completare l'attività in pochi passaggi, puoi definirla un'azione da intraprendere e metterti al lavoro!

Un buon esempio può essere messo in pratica subito dopo essere stato definito. Se non è così, probabilmente hai reso l'azione troppo complicata o troppo ambigua.

Esempi di elementi da intraprendere

Anche se stai scrivendo elementi da intraprendere per te stesso, è comunque buona norma includere tutte le parti. Capirai (si spera!) di cosa stai parlando.

Potresti riuscire a cavartela omettendo alcuni dettagli, ma se un'azienda utilizza gli elementi da intraprendere per la reportistica giornaliera dei dipendenti o le valutazioni delle prestazioni, includere queste informazioni si rivela utile per tenere traccia del tuo lavoro.

Conclusione

Seguire questi consigli per la tua lista delle cose da fare e le azioni da intraprendere non richiede molto tempo, ma potrebbe cambiare completamente il modo in cui scrivi ed elenchi i tuoi elementi da fare.

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