Nel mondo aziendale, si può essere bombardati da un gergo infinito: "Diamo il via alle attività e eseguiamo il drill-down per sfruttare il team per sinergizzare i flussi e rafforzare le competenze di base, prima di tornare più tardi per fare il punto della situazione" - e questo rende la vita troppo confusa.
Per sfrondare il gergo, prendete in considerazione gli elementi d'azione. Non sembrano così impressionanti o rivoluzionari. Ma sono molto più efficaci di una tradizionale procedura per terminare i lavori elenco delle cose da fare che si tratti dell'ufficio o della cucina.
La chiave degli elementi d'azione è che indicano qualcosa da fare. Un metodo dedicato per formulare le attività in termini di azione richiesta, e non di risultato desiderato, può aumentare significativamente la produttività e avvicinarvi alle vostre ambizioni a lungo termine.
Che cos'è un elemento d'azione?
Anche se un "elemento d'azione" può sembrare un soprannome aziendale per un'attività, si tratta di due cose diverse. Un'attività appare più comunemente in una elenco di Da fare come un breve e semplice punto elenco. Di solito non ci sono informazioni sostanziali, a parte il che cosa.
Un elemento d'azione, invece, è un'attività più completa, ma ancora relativamente concisa, con una descrizione che delinea il compito in termini di chi, cosa, come e quando. In questo modo, chiunque lo riceva può acquisire immediatamente una certa familiarità.
Allo stesso tempo, sul lavoro, presentare il compito in questo modo può rendere più ovvio determinare quale dipendente sia in grado di completare al meglio l'attività. Questo fa parte del vostro piano d'azione .
Questo permette a un manager di delegare più facilmente senza dover rallentare e spiegare due volte le cose. Gli elementi d'azione parlano da soli. Scaricate il modello di elementi d'azione di ClickUp
5 Suggerimenti per l'elenco degli elementi d'azione
Ecco i nostri cinque consigli principali per creare fantastici elementi d'azione che vi aiutino a mantenere la concentrazione, completare le attività e realizzare gli obiettivi:
1. Rendete gli elementi d'azione concreti, non astratti
Come abbiamo menzionato in precedenza, le attività sono tipicamente scritte come risultati intangibili e astratti, come "creare un pitch deck", mentre gli elementi d'azione devono essere azioni concrete e valutabili, come "collaborare con il marketing per una presentazione di 20 minuti con dispense per lunedì" Per ottenere elementi d'azione brillanti, dovrete scendere dalle nuvole e scendere a terra.
2. Scomposizione degli elementi d'azione in modo che siano contenuti in una riga MA includono una descrizione
Se ci vuole tanto tempo per leggere quanto per Da fare, state affrontando le cose nel modo sbagliato. Anche se gli elementi d'azione lunghi possono sembrare più informativi, spesso sono confusi e improduttivi. Non è necessario che siano divertenti come una frase piccante al comedy club, ma dovrebbero essere altrettanto brevi! Detto questo, assicuratevi di aggiungere informazioni supplementari se sono fondamentali per la comprensione dell'assegnatario. Se state scrivendo per voi stessi, potreste dimenticare dei dettagli, quindi potete aggiungere una breve descrizione per andare sul sicuro.
3. Lavorare con un formato coerente
Proprio come gli storici dell'arte sanno distinguere il loro Rembrandt dal loro Caravaggio, i vostri elementi d'azione potrebbero farsi un nome se venissero presentati in modo coerente ed efficace. La coerenza porta a una migliore comprensione, con il vantaggio che, praticando lo stesso format, diventerete più efficienti nella preparazione degli elementi d'azione.
4. Suddividete gli elementi d'azione in base al contesto, all'azione e alla risorsa.
È importante, anche dal punto di vista dell'efficienza, organizzare e suddividere in categorie le cose da fare. Per quanto riguarda gli elementi d'azione, è assolutamente necessario organizzarli in base al loro contesto (quale progetto, tipo di lavoro, area aziendale), alle azioni stesse ( creativo comunicativo, amministrativo), e le risorse necessarie ( personale, materiali, tempo, outsourcing ). Anche se si tratta solo di un modo per rimanere organizzati, vedrete un enorme vantaggio nell'organizzare gli elementi di azione in questo modo.
5. Rilanciare mentre si collabora
Se gli elementi d'azione in sospeso dipendono dalla collaborazione di diverse persone, dovete essere particolarmente chiari su questo fatto, assicurandovi che tutti conoscano il loro ruolo nell'attività. Nelle istanze in cui l'elemento d'azione verrà passato e trasmesso ad altri, tutti devono essere in grado di raccoglierlo e portarlo avanti. Una volta completata l'azione, deve esserci un nuovo elemento che la sostituisca e che aggiorni tutti. Nel caso di lavori in collaborazione, è particolarmente importante rivalutare le informazioni che devono essere trasmesse e se la stessa collaborazione è ancora necessaria.
Bonus:_
**Modelli di schede informative_
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Cosa rende un buon elemento d'azione?
Per prima cosa, considerate l'attività: "Trovare grossisti per nuove produttività." Quali sono i limiti? In realtà, si tratta solo del risultato finale, che è ovviamente rilevante, ma non fa molto di per sé.
Non c'è alcuna indicazione su chi è responsabile dell'attività, su come deve essere terminata o su quando deve essere terminata. Non è davvero molto utile.
Gli elementi d'azione dovrebbero essere catturati:
- Chi è responsabile di completare il lavoro?
- **Quale azione deve essere intrapresa?
- Come può essere terminata l'azione?
- Quando è la data di scadenza?
Quindi, utilizzando questo modello, l'elemento d'azione può essere letto come: "Il reparto operativo deve chiamare potenziali grossisti (vedi elenco) per assicurarsi un accordo per il nuovo intervallo di stoviglie - scadenza 10 marzo_"
I vantaggi sono numerosi.
C'è un titolare chiaro dell'attività, una solida descrizione di ciò che si deve fare e una data di scadenza.
Ci sono anche alcune informazioni rilevanti che possono accelerare il processo.
Non esagerate con i dettagli, perché potrebbero essere controproducenti. Un elemento d'azione non è una guida per gli alieni: "chiamate i grossisti prendendo il dispositivo di telecomunicazione con la mano dominante e componendo la sequenza corretta di 11 numeri"
Se dovete aggiungere informazioni aggiuntive, assicuratevi che siano preziose e pertinenti.
Così come si hanno molti obiettivi per raggiungere un obiettivo più grande, si possono avere molti elementi d'azione per ogni obiettivo. Ricapitolando,
- Le attività esprimono i risultati desiderati (obiettivi).
- Gli elementi d'azione mostrano le azioni letterali necessarie per raggiungerli.
Come Da fare per scrivere gli elementi d'azione?
Come sappiamo, gli elementi d'azione servono a definire le azioni necessarie per completare un'attività o un lavoro. "La scimmia vede, la scimmia fa", per così dire. Pertanto, per creare un elemento d'azione, chiedetevi cosa deve essere terminato e come potete farlo.
Cercate di descrivere l'azione in una o due frasi.
Se il vostro elemento sembra contenere troppi passaggi, suddividetelo in attività più piccole.
La chiave è scrivere l'elemento d'azione non appena vi viene in mente. Se è chiaro, conciso e comunicabile, formulato in modo da completare l'attività in un numero ridotto di passaggi, potete chiamarlo elemento d'azione e darvi da fare!
Un buon esempio può essere messo in pratica subito dopo la sua impostazione. Se non è così, probabilmente avete reso l'elemento d'azione troppo complicato o troppo ambiguo.
Esempi di elementi d'azione
- Commerciale da contattare Springleaf per i ritardi nelle spedizioni
- Discussione tra IT e Agenzia per finalizzare gli aggiornamenti del sito web della prossima settimana - da fare entro giovedì
- HR per inviare la relazione sulle prestazioni (scadenza 25 luglio) all'assistente del direttore - copia fisica.
- Follow up con il project manager sul budget e sui costi aggiuntivi (da febbraio ad aprile) entro mercoledì
Anche se state scrivendo elementi d'azione per voi stessi, è sempre buona norma includere tutte le parti. In questo modo (si spera!) capirete di cosa state parlando.
Potreste essere in grado di omettere alcuni dettagli, ma se un'azienda utilizza gli elementi d'azione per i rapporti giornalieri dei dipendenti o per le attività di manutenzione, non è necessario che vi sia un'unica soluzione per le revisioni delle prestazioni includere queste informazioni si rivela più utile per tenere traccia del proprio lavoro.
Conclusione
Seguire questi suggerimenti per la lista delle cose da fare e gli elementi d'azione non richiede molto tempo, ma potrebbe completare il modo in cui scrivete ed elencate i vostri elementi d'azione.
Con ClickUp, avete a disposizione gli strumenti e le funzionalità di produttività giusti per migliorare i vostri elementi d'azione e gli elenchi di cose da fare. Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso !