Outsourcing della gestione dei progetti: Vantaggi dell'outsourcing per la gestione dell'azienda

L'outsourcing è uno dei modi più positivi e moderni per gestire la vostra azienda. Permette di delegare attività a lavoratori remoti, in modo da potersi concentrare sulle funzioni principali. Ma gestire con successo i progetti in outsourcing può essere difficile se non si sa da dove cominciare.

E se vi dicessimo che esiste un modo per semplificare l'outsourcing del project management?

Gli assistenti virtuali hanno cambiato la produttività aziendale nei settori commerciale, contabile, del supporto clienti e altro ancora. Il project management è una delle attività di outsourcing più comuni che potete affidare a un VA!

In questo articolo analizzeremo come è possibile esternalizzare il project management, sfruttare i VA per la vostra azienda e massimizzare la produttività strumenti di produttività per semplificare il flusso di lavoro e scalare l'azienda. Questi strumenti tecnologici possono snellire i processi, alleggerire i carichi di lavoro e garantire che i progetti vengano terminati bene e in tempo.

Prima di addentrarci nell'outsourcing del project management, vediamo cos'è l'outsourcing. 👀

Che cos'è l'outsourcing? Esternalizzazione è l'assunzione di una persona esterna alla vostra azienda per fare attività o fornire servizi per assistere il vostro team interno. Si può ricorrere all'outsourcing per colmare le lacune lavorative o per ottenere un aiuto extra quando c'è troppo da fare.

Ad esempio, un'azienda potrebbe esternalizzare il proprio servizio clienti a un provider terzo. L'azienda di outsourcing dell'assistenza clienti si occuperà di attività quali l'impostazione dei chatbot, la risoluzione dei problemi dei clienti e il supporto via telefono, email o chat.

Questo può aiutare l'azienda a fornire supporto ai clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche in presenza di orari di lavoro limitati. Inoltre, può liberare risorse interne in modo che i team possano concentrarsi sulle loro competenze principali, come le vendite o lo sviluppo dei prodotti.

Esistono molti modi per esternalizzare, a seconda delle esigenze e delle preferenze aziendali, tra cui:

• Offshore Outsourcing: Quando un'azienda assume una società di outsourcing in un paese o in una regione diversa per svolgere attività o servizi specifici
• Outsourcing onshore: Quando un'azienda riporta le operazioni nel proprio paese d'origine
• Outsourcing dedicato: Quando un'azienda assume un team di terzi per concentrarsi esclusivamente su un progetto, una funzione o un processo particolare
• Aumento del personale: Quando un'azienda integra il proprio team interno con una forza lavoro remota
• Outsourcing di assistenti virtuali: Quando un'azienda assume e delega attività non essenziali a un assistente virtualeassistente virtuale ## 5 vantaggi dei servizi di outsourcing per la vostra azienda

L'outsourcing ha molti vantaggi e le aziende di tutte le dimensioni lo utilizzano per ottenere un vantaggio competitivo. Ecco cinque dei principali vantaggi dell'outsourcing.

1. Accesso a competenze e talenti specializzati

Con l'esternalizzazione, la posizione non è più un fattore cruciale per l'assunzione, perché è possibile assumere lavoratori altamente qualificati dall'estero senza costi e lavori richiesti.

Attingere a talenti e competenze specializzate che potrebbero non essere disponibili all'interno dell'azienda gestire i carichi di lavoro in modo efficiente e di assegnare meglio le priorità e le risorse.

Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse

Questo può aiutare bilanciare i carichi di lavoro spostando alcune attività da dipendenti sovraccarichi a provider esterni in grado di gestirle in modo più efficiente, ed evitando continue carenze di manodopera, assicurando al contempo che le attività siano assegnate alle persone più qualificate e capaci, con il risultato finale di migliorare i risultati.

L'accesso a un pool di talenti globali vi offre anche un vantaggio competitivo per diventare più innovativi, reattivi e agili.

2. Miglioramento della produttività e della qualità del progetto

L'outsourcing vi permette di concentrarvi sulle vostre competenze principali e sugli obiettivi strategici, lasciando agli esperti le attività non essenziali. Inoltre, l'esternalizzazione di un progetto gestione dei progetti può aiutare la vostra azienda a snellire le operazioni e ridurre il tempo e le risorse necessarie per completare le attività.

I servizi di assistente virtuale non richiedono solo mani in più per completare alcuni progetti e altri lavori. Gli assistenti virtuali possono anche aiutarvi ad analizzare e a sviluppare le giuste strategie di produttività per la vostra azienda in modo da poter terminare il lavoro più velocemente e con una qualità superiore.

3. Risparmio sui costi

L'outsourcing consente all'azienda di ridurre i costi di manodopera, le spese generali e le operazioni, in quanto non deve dedicare tempo e risorse all'assunzione e alla formazione di nuovi dipendenti, come ad esempio un project manager interno.

Le piccole imprese ricorrono all'outsourcing per colmare in modo efficiente le lacune di competenze tramite Frizione

4. Flessibilità e scalabilità

È probabile che vogliate far crescere la vostra azienda, il che è più facile a dirsi che a farsi. Ma l'outsourcing è una strategia per accelerare la crescita aziendale, perché offre la flessibilità necessaria per adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato senza enormi investimenti in assunzioni, formazione o attrezzature.

Un sondaggio condotto da $$$a Frizione ha rilevato che i titolari di aziende sono ottimisti riguardo all'outsourcing come tattica aziendale, soprattutto durante la recessione. È una soluzione efficace dal punto di vista dei costi per colmare le lacune di competenze, ridurre le spese e scalare l'azienda verso nuovi traguardi.

5. Rischi ridotti

Con l'esternalizzazione, trasferite alcuni rischi al provider, in modo da poter diversificare le operazioni. Piuttosto che investire tempo e denaro nell'assunzione interna, potete trasferire questa responsabilità a un provider di outsourcing e ottenere nuove assunzioni quasi istantaneamente se le cose non funzionano.

Inoltre, le aziende di outsourcing dispongono di un elenco di professionisti con diverse impostazioni di competenze, in modo da essere sicuri di trovare il giusto assunto al primo colpo, invece di dover selezionare innumerevoli curriculum e sostenere i temuti colloqui.

Che cos'è l'outsourcing nel project management?

Come abbiamo menzionato, project management è una delle attività più comuni da affidare a un assistente virtuale.

L'outsourcing del project management si riferisce all'assunzione di una terza parte o di project manager esterni per gestire attività specifiche o interi progetti per conto di un'azienda. Può trattarsi di servizi di assistente virtuale nelle vendite, nel supporto clienti, nella contabilità, nella progettazione grafica o in qualsiasi altra attività di PM.

Quando si esternalizza il project management, i lavoratori esperti mantengono i progetti nei tempi previsti, nel rispetto del budget e degli standard di qualità. In questo modo vi liberate di attività a valore aggiunto, come la promozione delle vendite o il miglioramento dei vostri prodotti.

4 Vantaggi dell'outsourcing del project management

L'outsourcing del project management può essere la vostra strategia preferita per eseguire progetti senza intoppi .

Ecco quattro vantaggi chiave dell'outsourcing nel project management:

1. Accesso a una forza lavoro altamente specializzata

L'outsourcing del project management fornisce provider altamente qualificati per incrementare la vostra azienda. È possibile assumere talenti con competenze specifiche nella vostra nicchia o un generalista che sia anche un agile risolutore di problemi.

Per istanza, un project manager in outsourcing può aiutare la vostra azienda a rimanere in carreggiata, a gestire i rischi e ad affrontare progetti più grandi. Concentratevi sulle vostre attività aziendali principali, lasciando agli esperti il compito complesso e spesso dispendioso di project management.

Impostazione e anteprima del profilo dell'assistente virtuale tramite Magic

CONSIGLIO PRO Migliorate il vostro processo di onboarding e assicuratevi di coprire tutte le vostre basi utilizzando l'applicazione Modello di lista di controllo per l'onboarding di ClickUp per far sì che il vostro project manager esterno o il vostro team si abituino a lavorare in poco tempo.

2. Assunzione rapida

Con i project manager esterni nel vostro team, potete evitare i costi legati all'assunzione e alla formazione di un project manager interno a tempo pieno. Invece, potete pagare i servizi di project management in base alle necessità.

Questo significa anche tempi di esecuzione rapidi, grazie alla semplificazione dei processi. Le migliori aziende di outsourcing possono assumere qualcuno per le vostre esigenze aziendali in appena una settimana.

CONSIGLIO PRO Impostare le aspettative e mantenere l'allineamento fin dall'inizio utilizzando il metodo Modello di contratto per i servizi di project management di ClickUp . Questo modello di documento delinea le informazioni chiave relative ai servizi concordati, come l'ambito del servizio e le informazioni relative ai servizi di gestione del progetto termini del contratto.

3. Competenza in materia di utensili multipli

I project management in outsourcing spesso dispongono delle risorse necessarie per completare i progetti più rapidamente.

In particolare, gli assistenti virtuali sanno come utilizzare molti strumenti strumenti per il project management come ad esempio strumenti avanzati quali ClickUp che può fornire un ampio intervallo di funzionalità/funzione per la gestione di progetti complessi. Un VA che abbia familiarità con ClickUp può gestire i progetti utilizzando le comuni funzioni di metodologie di project management -Agile, Waterfall o Ibrida, per citarne alcune.

I VA project manager possono utilizzare questi strumenti per rimanere organizzati e lavorare in modo più efficiente. Possono anche sfruttarli per trovare modi migliori per migliorare i flussi di lavoro e raggiungere gli obiettivi.

CONSIGLIO PRO Esistono molte varianti dell'approccio agile che i principianti e persino i project manager esperti possono trovare sconcertanti, ma la buona notizia è che è possibile implementare un approccio di base flusso di lavoro agile ai vostri progetti in pochi minuti con un modello agile come quello di Modello di project management agile di ClickUp .

4. Accesso alle nuove tecnologie

Con un project manager VA, potete accedere a tecnologie che potreste non essere in grado di permettervi o non avere il tempo di impostare. Tra queste c'è l'intelligenza artificiale (IA), che sta rapidamente avanzando e sconvolgendo molti settori.

Con il suo continuo sviluppo, l'IA sta cambiando il nostro modo di lavorare. Il necessità di competenze in IA e apprendimento automatico si prevede un aumento del 71% nei prossimi cinque anni. Quindi, non c'è momento migliore per utilizzare questa nuova tecnologia a proprio vantaggio!

Strumento di riscrittura in Magic IA, uno strumento GPT progettato per gli assistenti virtuali per aiutarli a scrivere email in modo più efficiente

Per uno, La forza lavoro remota di Magic è dotata di MagicAI personalizzato, che ne migliora l'efficienza. Questa organizzazione di outsourcing di esito positivo si concentra sul potenziamento dei propri assistenti con IA per automatizzare le attività ridurre l'errore umano, rivelare nuove intuizioni e assistere i VA del project management nella generazione di bozze di email, riducendo il tempo e il lavoro richiesto per creare un messaggio da zero.

CONSIGLIO PRO Utilizzare ClickUp AI per aiutare i vostri team interni a scrivere più velocemente e a produrre contenuti di alta qualità, e lavorate con gli assistenti virtuali di Magic dotati di MagicAI per ottenere più cose da fare in meno tempo e consegnare progetti di qualità nei tempi previsti.

Come esternalizzare il project management per la vostra azienda

L'esternalizzazione del project management è una mossa strategica se si vuole snellire i processi, tagliare i costi e liberare tempo per concentrarsi su attività più importanti.

Esistono diversi modi per esternalizzare il project management, quindi esploriamo le principali opzioni.

1. Aziende che esternalizzano i processi aziendali

Le società di Business Process Outsourcing (BPO) sono provider di servizi di terze parti che offrono un intervallo di processi aziendali:

• Attività di back-office, come ad esempiovoce dei dati e l'elaborazione delle buste paga
• Attività a contatto con i clienti, come il supporto clienti e il supporto commerciale
• Attività di project management, come la pianificazione dei progetti e il controllo della qualità

Le aziende di BPO possono avere sede nello stesso paese del client o all'estero per ridurre i costi della manodopera. Forniscono soluzioni scalabili che possono essere adattate alle vostre esigenze aziendali per migliorare le vostre operazioni e il vostro vantaggio sul mercato.

L'outsourcing commerciale è un esempio di servizio BPO. L'assunzione di un team commerciale a distanza è una soluzione più semplice, efficace e conveniente rispetto all'assunzione di un team in proprio. I rappresentanti di sviluppo delle vendite in outsourcing sono in grado di reperire, qualificare e ricercare lead, effettuare chiamate a freddo, fissare appuntamenti e svolgere molte altre attività SDR per aziende di qualsiasi dimensione.

Creare un dashboard condiviso per visualizzare le attività commerciali, tenere traccia dello stato e molto altro ancora in ClickUp Dashboards

2. Società di outsourcing dei processi di conoscenza

Le aziende di outsourcing dei processi di conoscenza (KPO) forniscono servizi di alto valore basati sulla conoscenza che richiedono abilità e competenze avanzate. Assumono lavoratori altamente istruiti e qualificati, esperti in campi quali:

• Ricerche di mercato
• Analisi dei dati
• Analisi finanziaria
• Servizi legali
• Progettazione ingegneristica

Quando esternalizzate il project management ai KPO, avete accesso a specialisti che possono aiutare la vostra azienda a prendere decisioni informate e a ottenere un vantaggio competitivo. Con i KPO, non dovete assumere personale a tempo pieno o investire in costose tecnologie e formazione.

3. Assistente virtuale in outsourcing

Gli assistenti virtuali sono ottimi project management per la vostra azienda. Sono esperti di tecnologia, orientati ai dettagli e lavorano bene sia con team interni che esterni.

Inoltre, costano meno dell'assunzione di personale a tempo pieno e sono facili da integrare nelle vostre attività.

Per garantire che i progetti si svolgano senza intoppi, possono assistere nelle attività amministrative come la programmazione delle riunioni, la gestione delle email e l'organizzazione dei file. In questo modo si libera tempo prezioso per voi e per il vostro team, che può concentrarsi su attività più strategiche.

Un project management positivo comprende anche il follow-up delle scadenze e la garanzia che i progetti rimangano nell'ambito di applicazione, e i VA sono specializzati in una comunicazione diligente. Inoltre, lavorando con un'azienda di outsourcing, è possibile assumere un project management in appena una settimana, con costi di gestione molto inferiori.

La Sequenza di ClickUp offre una visualizzazione a volo d'uccello delle risorse e delle attività

Cosa sapere quando si esternalizza il project management

Se siete alle prime armi con l'outsourcing o con l'outsourcing del project management, ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a trarre il massimo da questo servizio:

1. Identificare le vostre esigenze e le attività che volete esternalizzare: Considerate fattori quali gli obiettivi del progetto, i membri del team, i tempi, i budget e i rischi
2. Ricercare e valutare i potenziali provider: Trovate un provider di servizi di outsourcing che sia in linea con le vostre esigenzeobiettivi aziendalibudget e alle esigenze di project management. Cercate un forte esito positivo, esperienza nel settore e competenza nelle attività che volete esternalizzare
3. Definire l'ambito e le aspettative del progetto: Impostare il team in outsourcing in base alle esigenze del clientedi lavoro del team in outsourcing includendo Sequenza, risultati e aspettative. Assicurarsi che il progetto si stia svolgendo come da piano con molteplici canali di comunicazione
4. Stabilire protocolli di comunicazione chiari: Promuovere una comunicazione aperta e chiara con il team in outsourcing per rimanere informati sullo stato del progetto, sulle sfide e sulle opportunità
5. Tenere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento del progetto: Anche con l'outsourcing del project management, non significa che dobbiate solo aspettare i risultati. Rimanete coinvolti e fornite feedback se necessario. Questo assicura che lo stato di avanzamento del progetto sia sempre in linea con gli obiettivi e le aspettative aziendali

Utilizzo degli strumenti di project management per la collaborazione e la comunicazione

Gli strumenti di project management offrono una matrice di funzionalità che rendono la collaborazione e la comunicazione con i team, sia interni che esterni, più facile che mai.

ClickUp, ad esempio, semplifica il processo di project management e rende la comunicazione e la collaborazione con i team interni, i client, le agenzie e altri soggetti molto più fluida, portando tutti i lavori in un unico luogo centralizzato.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs_Chat-view\_List-view\_Homepage-4-1400x1055.png Vista Documento, Chat e Elenco in ClickUp /$$$img/ Progetto Monitor aggiornamenti del progetto, gestire i flussi di lavoro e collaborare con il team, il tutto dalla propria area di lavoro di ClickUp

Come ClickUp può aiutare a migliorare il project management e la collaborazione con i team esterni:

• Invitare ospiti nella vostra area di lavoro: Semplicementeinvitare gli ospiti nella propria area di lavoro di ClickUp e gestire le impostazioni di privacy e autorizzazione a cui hanno accesso. Questa funzionalità/funzione chiave di ClickUp consente ai vostri team esterni di lavorare con voi sulla piattaforma, come fareste con i vostri team interni, ma con un accesso limitato per proteggere le informazioni e i progetti sensibili
• Monitoraggio aggiornamenti ecomunicare in modo asincrono o in tempo reale: Assegnare facilmente attività, monitorare lo stato di avanzamento, ricevere aggiornamenti in tempo reale e comunicare all'interno dell'attività tramite commenti,Visualizzazione della chate ovunque in ClickUp
• Condividere in modo semplice e sicuro documenti, file e altro: Condivisione di documenti ClickUp, dashboard, lavagne online e altro ancora tramite collegamenti privati o pubblici
• dashboard con reportistica in tempo reale: Costruite il vostrodashboard personalizzato e ottenere una panoramica di alto livello di tutti i lavori, monitorare lo stato di avanzamento e gestire i colli di bottiglia in modo più efficiente
• Modelli personalizzabili: Accesso a oltre 1.000 modelli personalizzabilimodelli personalizzabili per gli appaltatori di tutti i casi d'uso per avviare qualsiasi tipo di lavoro, tra cuimodelli per il project management Inoltre, strumenti di project management forniscono un modo efficace di collaborare con i team remoti, consentendo agli utenti di condividere documenti e aggiornamenti importanti in modo semplice e continuo. Gli utenti possono tenere traccia di chi ha visto gli aggiornamenti, semplificando così la comunicazione tra membri del team di posizioni diverse.

In definitiva, l'implementazione di uno strumento di project management all-in-one come ClickUp consentirà ai team interni ed esterni di collaborare e comunicare in modo più efficace, risultando in una maggiore produttività e in risultati migliori.

Sfruttare gli strumenti di project management e l'outsourcing per portare la vostra azienda al livello successivo

L'outsourcing dei servizi di project management cambierà il modo in cui il vostro lavoro viene terminato.

È intelligente risparmiare tempo e scalare senza lo stress e i costi dell'assunzione di altre persone. Con l'outsourcing, inoltre, potete beneficiare dell'accesso ai migliori talenti globali, di una maggiore flessibilità e di rischi ridotti.

Ma non finisce qui! Se scegliete di esternalizzare il project management a un assistente virtuale, potete ulteriormente incrementare la produttività aziendale quando si affrontano progetti più grandi e complessi.

La maggior parte delle persone pensa che i VA siano in grado di fare solo voce e scrivere email, ma sono anche ottimi project management. Forniscono supporto personalizzato e flessibilità per soddisfare le esigenze del progetto o dell'azienda e utilizzano un ampio intervallo di strumenti per garantire che ogni progetto si svolga senza intoppi.

Siete pronti a rendere il project management più facile, più veloce e più economico?

ClickUp è un modo efficiente e gratuito di gestire i progetti. Dispone di funzionalità/funzione in grado di supportare qualsiasi metodologia di project management e di facilitare l'avvio di progetti in outsourcing. Inoltre, gli assistenti virtuali di Magic fanno parte del 3% dei migliori talenti e sono competenti in molti strumenti e software.

Per rendere ancora più semplice la formazione di un assistente virtuale come project manager esterno, potete utilizzare modelli già pronti per avviare qualsiasi tipo di lavoro. Iniziate subito a lavorare con l'outsourcing del project management! ---

Scrittore ospite:_

li è una scrittrice di contenuti di Magic che si occupa di catturare storie che forniscano approfondimenti e stimolino conversazioni su un ampio intervallo di argomenti, come l'outsourcing dei processi aziendali, le vendite, il supporto clienti e le operazioni commerciali