Il project management non si limita all'assegnazione e alla revisione delle attività. C'è il bilanciamento dei carichi di lavoro dei membri del team, la creazione di flussi di lavoro che anticipano ed evitano gli ostacoli e la stesura di procedure operative standard per le procedure.
Con così tante parti in movimento, il monitoraggio e il controllo dei progetti sono componenti fondamentali di qualsiasi esito positivo di un'attività aziendale.
Con un sistema efficiente e gli strumenti giusti, il monitoraggio dei progetti non deve essere una fatica per l'azienda o per il project manager. Non sapete da dove cominciare?
Qui approfondiremo che cos'è il monitoraggio dei progetti e perché è importante per il vostro team. Inoltre, vi daremo consigli sulle best practice e vi mostreremo come creare un piano di monitoraggio e controllo del progetto in pochi semplici passaggi. ✨
Cos'è il monitoraggio e il controllo del progetto nel project management?
Il monitoraggio e il controllo del progetto riguardano il monitoraggio dello stato del progetto. Si tratta di uno dei cinque passaggi chiave della gestione del progetto ciclo di vita del progetto che si svolge parallelamente alla fase di esecuzione.
Ecco una rapida suddivisione delle fasi del ciclo di vita del progetto:
- Inizio del progetto: Definire l'ambito del progetto, le attività cardine del progetto, le parti interessate e i prodotti da consegnare
- Pianificazione del progetto: Creare una tabella di marcia per raggiungere gli obiettivi del progetto, compresa la stesura di un piano di progetto, la definizione del calendario del progetto e l'identificazione dei rischi del progetto
- Esecuzione del progetto : Avviare il progetto coinvolgendo i membri del team, assegnando le attività e gestendo le comunicazioni
- Monitoraggio e controllo del progetto: Acquisire i dati del progetto, analizzare i risultati e agire rapidamente per affrontare eventuali problemi
- Chiudere il progetto: Riunirsi un'ultima volta per esaminare le metriche, ciò che è andato bene e ciò che si vorrebbe cambiare in futuro
Il monitoraggio del progetto consiste nel raccogliere e valutare i dati dall'inizio alla fine. Ciò include la visualizzazione e la valutazione dell'esito positivo delle singole attività del progetto e dei passaggi che compongono il progetto più ampio progetto .
Utilizzate la visualizzazione Sequenza per visualizzare le informazioni più importanti e per vedere le attività in ordine cronologico o alfabetico, oppure per data di scadenza o di inizio
Il processo di controllo consiste nel prendere queste intuizioni e trasformarle in elementi di azione e di apportare modifiche per garantire il buon funzionamento del progetto. In un mondo da sogno, ogni progetto andrebbe secondo i piani. La realtà è che la maggior parte dei progetti presenta degli intoppi lungo il percorso:
- Un membro del team può avere un'emergenza familiare che lo allontana dal lavoro
- I costi potrebbero superare le aspettative a causa di problemi legati alla catena di approvvigionamento
- Scope creep può aumentare le consegne del progetto e rallentare il processo di svilupposequenza del progetto per i responsabili del progetto
Combattete lo scope creep fin dall'inizio con L'accordo sullo scopo del lavoro di ClickUp Qualunque sia il problema, il monitoraggio del progetto vi dà il tempo di reagire a qualsiasi rischio potenziale. Se le cose vanno male, i dati raccolti in questa fase sono preziosi per ottimizzare i lavori richiesti in futuro e migliorare i processi. 💪
Importanza del monitoraggio del progetto per il vostro team
Il monitoraggio del progetto è fondamentale per l'esito positivo di qualsiasi progetto. Una delle principali motivi per cui i progetti falliscono è la mancanza di valutazione o di supervisione.
Se non riuscite ad anticipare i potenziali problemi o ad accorgervi dei problemi che si presentano, non siete in grado di intraprendere azioni correttive abbastanza rapidamente per mantenere il progetto in carreggiata. I project manager devono essere all'altezza della situazione, altrimenti si rischiano fallimenti, ritardi e sforamenti del budget del progetto.
Visualizzate il carico di lavoro assegnato ai singoli collaboratori e ai team con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Il monitoraggio del team vi aiuta a rispettare il budget, la tabella di marcia e la tabella di marcia. Inoltre, consente ai gestori del team di conoscere i carichi di lavoro dei diversi membri e di valutare l'esito positivo dei progetti futuri e della fase di pianificazione iniziale.
Un monitoraggio efficace consente di capire cosa funziona bene e cosa deve essere migliorato. In questo modo si ha il controllo di apportare modifiche e aggiustamenti per far sì che il progetto prosegua nel modo più fluido possibile. 🛠️
Come creare un piano di monitoraggio e controllo del progetto
Dal piano di pianificazione fase del progetto è importante disporre di un piano di monitoraggio e controllo per mantenere le cose in ordine. Da fare fin dall'inizio, vi risparmierete grattacapi e avrete maggiori possibilità di realizzare un progetto dall'esito positivo.
Un modo semplice per iniziare è quello di utilizzare un modello come Piano di monitoraggio e controllo del progetto di ClickUp . È dotato di campi personalizzati e di collegamenti rapidi agli elementi essenziali del progetto, tra cui le strutture di ripartizione del lavoro, il piano di progetto e le informazioni sul team.
Il piano di monitoraggio e controllo dei progetti di ClickUp semplifica la creazione di strutture di ripartizione del lavoro, il collegamento al piano del progetto e il monitoraggio della collaborazione del team
Che si scelga di utilizzare un modello o meno, ci sono diversi passaggi chiave per creare un piano di monitoraggio e controllo dall'esito positivo. Continuate a leggere per avere una guida con passaggi per redigere i vostri piani in pochi minuti. 👀
1. Creazione di un piano
Per un processo di monitoraggio del progetto che abbia esito positivo, è necessario disporre di una tabella di marcia o di un piano per raggiungere gli obiettivi prefissati progetto . Il piano di project management deve includere passaggi per il monitoraggio, la valutazione e il controllo del progetto. Ciò significa avere una visione d'insieme del progetto e delle singole attività e un modo per identificare potenziali problemi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/student-recurring.gif Attività ricorrenti in ClickUp /$$$img/
Impostazione delle attività ricorrenti in ClickUp in base all'ora o a un evento
Utilizzare controlli del progetto per creare un piano specifico per i vostri obiettivi. Ecco alcuni aspetti da affrontare in questa fase del processo di monitoraggio e controllo.
Creare una struttura per gestire, organizzare e supervisionare tutte le attività correlate
È necessario un hub in cui monitorare tutte le singole attività e i dati relativi al progetto. Con strumenti di project management come ClickUp, è possibile vedere facilmente chi sta lavorando su cosa, quando le attività sono in scadenza e accedere alle procedure operative standard, tutto in un unico posto.
In questa fase, dovrete occuparvi del project management, dell'ambito del progetto, delle consegne e dei costi del progetto. In sostanza, dovrete pianificare il progetto dall'inizio alla fine, prestando molta attenzione alle aree in cui potrebbero sorgere problemi.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/18721049-1000-1-1.png Modelli di piano di progetto /$$$img/
ClickUp Piano del progetto Il modello aiuta a iniziare il prossimo progetto con il piede giusto
Utilizzate il Modello di piano di progetto di esempio per ClickUp per eliminare le congetture dal piano del progetto con un modello facile da usare e completo. Acquisite sicurezza e assicuratevi che il vostro progetto sia in linea con i tempi previsti, dall'inizio al completamento.
Assegnare le responsabilità in modo che ognuno conosca le proprie responsabilità
Sia che stiate gestendo un progetto di grandi dimensioni che coinvolge più reparti, sia che lavoriate con un team più piccolo, dovrete assegnare le responsabilità. Identificate chi è responsabile di cosa e come ci si aspetta che riferisca in merito sullo stato del progetto .
L'assegnazione dei progetti può essere un difficile equilibrio tra un'eccessiva notifica ai membri del team e una mancanza di comunicazione sulle loro responsabilità. I gestori del team possono sfruttare le funzionalità/funzione che consentono di assegnare commenti alle attività, in modo che i membri del team sappiano quando c'è qualcosa che li aspetta.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli al team /$$$img/
Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli per trasformare istantaneamente i pensieri in elementi d'azione
Creare criteri di valutazione per capire come il team avrà successo
Preparate un piano di valutazione del progetto. Questo passaggio è fondamentale per identificare gli ostacoli e avere il tempo necessario per adattarsi.
Rispondete a domande come:
- Con quale frequenza effettuerete la valutazione? Una volta alla settimana o una volta al mese?
- Come raccoglierete i feedback?
- Qual è il processo per le richieste di modifica?
- Di quali tipi di reportistica avrete bisogno per valutare lo stato del progetto?
2. Suddivisione del lavoro
Una volta definito il piano del progetto, è il momento di iniziare ad assegnare attività e sottoattività secondarie ai membri del team. Dovrete stabilire le date di scadenza e le aspettative per ogni passaggio del progetto.
Per essere organizzati, raggruppate le attività per fase o per reparto, a seconda della modalità di gestione del progetto. Ecco come i team utilizzano le dashboard di ClickUp per rimanere organizzati e assegnare le attività del progetto:
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-Dashboard-Software-Development-1400x930.png Dashboard dello Sprint corrente /%img/
Monitorate e controllate le attività, le risorse e lo stato del progetto nella visualizzazione dashboard di ClickUp Le dashboard di ClickUp offrono un modo semplice per creare un centro di controllo di tutte le attività del progetto. Create grafici personalizzati per avere una panoramica delle attività settimanali o delle varie fasi del progetto.
La funzionalità di monitoraggio dello stato di avanzamento identifica i colli di bottiglia, mentre la vista Carico di lavoro consente di visualizzare le attività di un progetto il monitoraggio dei dipendenti -che comprende l'analisi della larghezza di banda dei dipendenti, in modo da poterla valutare e regolare in base alle esigenze.
All'interno di ClickUp Dashboard, sono presenti Grafici Gantt per vedere facilmente la Sequenza del progetto, ciò che è in corso e ciò che si sta perdendo. Utilizzateli per monitorare il tempo necessario a completare le attività e per avere una rapida visione delle dipendenze delle attività.
Bonus:_ L'outsourcing della gestione dei progetti !
3. Monitoraggio dei KPI e delle prestazioni del progetto
Il monitoraggio in tempo reale è la chiave dell'esito positivo del progetto. Utilizzate strumenti di reportistica come gli indicatori chiave di prestazione (KPI), le relazioni sullo stato e le relazioni sulle prestazioni per tenere d'occhio lo stato di avanzamento del progetto. Queste reportistiche non solo evidenziano gli esiti positivi, ma sono spesso il primo luogo in cui si notano problemi nel lavoro del progetto.
Monitorando il progetto, è possibile identificare le variazioni e le deviazioni dalla linea di base e condurre un controllo di qualità. Se qualcosa non quadra, si può dare un'occhiata più da vicino e sviluppare un elenco di elementi d'azione per raddrizzare la situazione.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/KPI-2-1400x543.png Modello di KPI da ClickUp /$$$img/
Monitorate le metriche delle prestazioni utilizzando il modello KPI di ClickUp, che evidenzia gli obiettivi in linea con le previsioni, quelli a rischio e quelli mancanti Modello di KPI di ClickUp consente di identificare e monitorare facilmente le metriche chiave del progetto. Grazie a quattro diverse visualizzazioni, è possibile ottenere una rapida panoramica delle prestazioni o approfondire i dettagli di ciò che funziona e di ciò che necessita di maggiori aggiustamenti.
Utilizzate la vista Elenco riepilogativo per raggruppare le attività in base allo stato. In questo modo si può capire cosa è fuori strada, cosa è a rischio, cosa è completato e cosa è in stato di avanzamento. Passare alla visualizzazione per reparto per suddividere le attività per reparto.
Passate alla Bacheca degli stati di avanzamento per visualizzare una vista dettagliata dei problemi potenziali e delle attività a rischio. Da qui è possibile stilare un elenco di cose da controllare e apportare modifiche per rimettere le cose in carreggiata.
Infine, la visualizzazione Sequenza mostra tutte le attività su un calendario in base alle loro date di inizio e di scadenza, rendendola un'ottima opzione per monitorare il calendario del progetto. 🗓️
Bonus: **Software di monitoraggio dei dipendenti per utenti Mac !
4. Migliorare i flussi di lavoro
Durante la fase di monitoraggio, è probabile che troviate dei problemi. È la natura stessa del project management. La fase di controllo è quella in cui è possibile prendere spunto dalle valutazioni e apportare modifiche per far sì che il resto del progetto prosegua senza intoppi o che i progetti futuri abbiano un esito più positivo.
Il progetto ha subito ritardi? Utilizzate le analisi raccolte per scoprirne il motivo. Forse avreste potuto gestire i carichi di lavoro migliore. Forse c'era un modo migliore per risolvere un problema di risorse su attività lunghe o ripetitive.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Automazioni--1400x865.gif Automazioni dei flussi di lavoro /$$$img/
Utilizzate le ricette di automazione predefinite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi su ciò che conta di più
Ecco perché Automazioni ClickUp nello strumento di project management è fondamentale per migliorare i flussi di lavoro: si taglia il lavoro manuale non necessario per dedicare il tempo a ciò che è più importante. I project manager spesso si destreggiano tra una tonnellata di flussi di lavoro e di automazioni che consentono loro di concentrarsi sul processo di monitoraggio e controllo per lavorare con esito positivo in ogni fase del ciclo di vita del progetto.
Qualunque sia il problema, dedicate un po' di tempo a capire cosa è andato storto, come è stato affrontato e quali altre azioni avreste potuto implementare. Questo processo vi renderà un project manager migliore e di esito positivo, aiutandovi a a costruire flussi di lavoro migliori per i lavori futuri. 🌻
Best practice per il monitoraggio dei progetti
Ora che conoscete i passaggi per implementare i piani di monitoraggio e controllo dei progetti, è il momento di concentrarsi sulle best practice. In definitiva, Da fare non significa fare bene qualcosa. 🤩
Ecco alcune best practice di monitoraggio del progetto che voi o il vostro project manager dovrete prendere in considerazione:
- Fissare le aspettative: L'impostazione di obiettivi e aspettative chiare fin dall'inizio rende più facile il monitoraggio dello stato. Decidete cosa vi aspettate da ogni membro del team, dal project manager o dal reparto e comunicatelo chiaramente
- Da fare: Conducete ricerche e riunioni con le parti interessate e i membri del team per avere una visione del progetto. Attraverso questo processo, dovreste conoscere i limiti del progetto, compresi i budget, i carichi di lavoro e i rischi legati alle risorse
- Siate chiari e coerenti con le comunicazioni: Non c'è niente di più confuso che dare informazioni contrastanti o istruzioni intempestive. Impostate un calendario per fornire aggiornamenti e feedback sul progetto. Dite ai membri del team come intendete informarvi e con quale frequenza. Poi voi e il vostro project manager dovrete attenervi al programma
- Ottenere feedback regolari: I grandi project manager ottengono informazioni dai membri del loro team. Dopo tutto, sono sul campo e possono fornire le informazioni più aggiornate. Inoltre, è probabile che siano i primi a identificare potenziali problemi. Impostate un sistema che consenta ai membri del team di fare il check-in, fornire feedback e farvi sapere cosa sta succedendo
- Identificare un contatto principale: Se sorgono problemi, i dipendenti devono sapere a chi rivolgersi. Iniziate il progetto assegnando a una persona la responsabilità del monitoraggio, della documentazione e della reportistica dei problemi
- Stabilire la frequenza della reportistica: Stabilire la frequenza con cui devono essere presentati i rapporti sullo stato di avanzamento. A seconda del progetto, è possibile che i check-in siano settimanali, mensili o bimestrali. Per alcune fasi del progetto, potrebbero essere necessari check-in giornalieri. Stabilite i tempi e comunicateli chiaramente a tutti i membri del team e ai gestori del team
- Creare un $$$aquadro del processo decisionale: Stabilite fin dall'inizio un processo per stabilire chi prenderà le decisioni. Potreste essere voi o un altro membro del team, e potrebbe esserci più di un decisore per diversi aspetti del progetto (ad esempio, budget, risorse, ecc.)
Tecniche per il monitoraggio e il controllo del progetto
Oltre alle best practice per la fase di monitoraggio e controllo, esistono anche alcune tecniche utili che facilitano il monitoraggio del progetto. Si tratta di metodi collaudati che informano il processo decisionale durante la creazione di un piano di monitoraggio. ✍️
Ecco un paio di metodi di monitoraggio e valutazione che potete prendere in considerazione:
Il metodo del percorso critico (CPM)
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image5-1.gif Calcolare facilmente il percorso critico con un solo attivazione/disattivare in ClickUp /$$$img/
Visualizzate il carico di lavoro in base alle attività rimaste sul percorso critico con un solo attiv/disattivato in ClickUp!
Questo metodo consiste nel suddividere il progetto in diverse fasi di stato utilizzando dei grafici. Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività che devono essere completate prima della conclusione del progetto.
È essenzialmente la mappa più lunga per completare un progetto e comporta l'identificazione delle attività, delle dipendenze e della durata delle attività, per poi inserirle in un diagramma.
Gestione del valore stimato
Questa tecnica di monitoraggio confronta i lavori completati fino a quel momento e i costi rispetto alle previsioni di base. In fase di piano, si assegna un valore in dollari, chiamato anche costo preventivato per il lavoro programmato (BCWS).
Durante l'esecuzione, si confrontano i costi effettivi con la quantità di lavoro completato per monitorare lo stato finanziario e materiale.
Monitorare e controllare i progetti da professionisti
Il monitoraggio del project management è complesso. Oltre a pianificare, ridurre e gestire, dovete monitorare e controllare i progetti dall'inizio alla fine. Non solo, ma il monitoraggio del project management richiede che prendiate decisioni informate sulla oggetti del progetto mantenendo il team sulla stessa pagina (e la leadership sulle prestazioni complessive del progetto e sugli indicatori di prestazione chiave).
Grazie a questa pratica guida, potrete padroneggiare il monitoraggio dei progetti in pochissimo tempo. Dalla stesura del piano al monitoraggio delle prestazioni e alle modifiche, potrete assumere il controllo dell'esito positivo dei vostri progetti in pochi passaggi. Provate ClickUp oggi stesso per iniziare a semplificare il vostro esito positivo nel project management. Dai dashboard di facile utilizzo alle visualizzazioni dettagliate dei grafici, c'è uno strumento che vi aiuterà a gestire un progetto dall'inizio alla fine. 🙌