Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un progetto è delegare il lavoro. Anche se sei un fuoriclasse, la realtà è che non puoi fare tutto da solo. Hai bisogno che i membri del team si occupino di alcune attività, così tu puoi concentrarti su altre priorità.
Inoltre, delegare il lavoro consente ai tuoi colleghi di essere coinvolti e di mettere in gioco i propri punti di forza.
Che tu sia a capo di un piccolo team o supervisioni più progetti, affidare i compiti agli altri membri del team ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi e rende il processo più fluido. Ma capire come delegare il lavoro in modo efficace a volte è più facile a dirsi che a farsi, soprattutto se sei nuovo nella gestione.
Qui approfondiremo il tema della delega, offriremo una guida su come delegare le attività ed evidenzieremo i numerosi vantaggi di affidare il lavoro ad altri membri del team. Infine, forniremo consigli su come delegare il lavoro in modo da diventare un manager più efficace. 🤩
Che cos'è la delega?
La delega è il processo di riassegnazione di attività specifiche ad altre persone del tuo team. Viene effettuata in modo che i team leader e i manager possano concentrare il proprio lavoro altrove, mentre un altro membro del team si occupa delle attività per le quali non hai tempo.
La delega delle attività entra in gioco anche quando un'attività o un compito è più adatto alle competenze di qualcuno del team.
La delega è una componente fondamentale della gestione di un team, ma può anche intimidire, soprattutto i nuovi gestori del team.
Perché i manager possono avere difficoltà a delegare
- Lasciar andare è difficile, soprattutto se sei un manager a cui piace avere il controllo e essere un collaboratore per ogni attività.
- Capire quali sono le attività giuste da delegare è difficile
- La gestione e l'organizzazione delle attività possono essere caotiche a volte, rendendo difficile delegare anche se lo desideri.
- Potresti non essere sicuro a chi delegare una determinata attività
- Non sovraccaricare il tuo team
Una delega efficace delle attività richiede anche forti capacità di leadership e di delega. Per farlo in modo efficace, è necessario comunicare in modo chiaro, essere organizzati e offrire supporto. È inoltre necessario essere in grado di identificare quando è necessario svolgere il lavoro da soli e quando è necessario delegare le attività. 🛠️
Quando delegare le attività
Sapere quali sono le attività giuste da delegare non è una scienza esatta, è più un'arte. Non esiste uno scenario specifico in cui tutte le attività debbano essere delegate. Dipende dalle esigenze aziendali, dalla capacità del tuo team e dai risultati desiderati.
Tuttavia, esistono alcune linee guida che puoi utilizzare per decidere quali attività delegare nel tuo processo di delega. Inizia ponendoti le seguenti domande per determinare se dovresti delegare il lavoro:
- Questa attività richiede molto tempo? Se hai molte attività da svolgere che richiedono una parte significativa del tuo tempo e della tua attenzione, che potresti dedicare ad altro, forse è il momento di delegare la responsabilità a qualcun altro che ha abbastanza tempo per occuparsene.
- Il lavoro è ricorrente? Le attività ripetitive vengono spesso affidate ad altri membri del team. Questo è un modo semplice per delegare senza dover dedicare continuamente tempo alla formazione e all'assegnazione di nuove attività.
- C'è qualcuno nel team più adatto a svolgere questo lavoro? Se non hai le competenze necessarie per completare l'attività o qualcuno nel team ha una conoscenza più approfondita dell'argomento, valuta la possibilità di delegare il lavoro a quella persona.
- Questa attività consente a un membro del team di crescere e sviluppare nuove competenze? I buoni leader vogliono che i loro team crescano e imparino insieme all'azienda. Identificare le attività delegate che possono sviluppare le competenze esistenti e fornire nuove conoscenze aiuta a raggiungere l'obiettivo.
- Ho la capacità di formare efficacemente il dipendente, controllare il suo lavoro e fornire supporto durante il processo di delega? Delegare attività non significa affidare qualcosa a qualcun altro e non occuparsene più. Devi svolgere un ruolo attivo nell'offrire supporto, guida e controllo dei risultati desiderati. Assicurati di avere tempo sufficiente per farlo.
Decidere come delegare le attività e quali sono quelle più adatte è un processo. Oltre a porti queste domande, considera a chi delegare il lavoro. Tieni conto di quanto è pieno l’elenco delle attività da fare, come si sentirebbero nel svolgere queste attività e se pensi che possano avere successo o meno. 💪
10 consigli su come delegare le attività in modo efficace
Ora che sai quali attività delegare e quando, è il momento di pensare a come metterlo in pratica. Che sia la prima volta che deleghi o che tu stia cercando modi per migliorare le tue capacità, ecco 10 consigli utili per una delega efficace. 🌻
1. Decidi cosa delegare
Per prima cosa, devi capire quali attività vuoi delegare. Come imprenditore, potresti delegare solo alcune attività a un assistente o a un libero professionista. Come project manager o team leader, potresti voler delegare decine di attività a diversi reparti.
Qualunque sia il modo in cui scegli di delegare, è importante pensare con precisione a ciò che desideri trasferire agli altri membri del team.
In generale, i seguenti tipi di lavoro sono attività perfette da delegare:
- Attività ricorrente
- Lavoro in linea con le competenze o gli interessi dei membri del team
- Lavoro correlato agli obiettivi di una persona
- Attività che non richiedono le tue competenze specifiche o la tua attenzione personale
2. Crea un quadro di riferimento per una comunicazione chiara
In qualità di team leader, sai quanto sia fondamentale la comunicazione. Lo stesso vale per la delega. Devi definire un quadro chiaro e delle aspettative precise per la comunicazione.
Ciò significa:
- Assicurati di aver comunicato chiaramente cosa deve essere fatto e perché.
- Chiarire ruoli e responsabilità
- Fai sapere ai membri del team come e dove contattarti in caso di necessità.
- Specificare la frequenza delle riunioni di aggiornamento e delle revisioni
- Fornisci loro gli strumenti per fornire supporto alla comunicazione e alla collaborazione
3. Conosci i punti di forza del tuo team
Quando deleghi un lavoro, devi assicurarti che la persona a cui lo assegni abbia tutto ciò che serve per portarlo a termine con successo. Ciò significa conoscere le sue competenze e offrirle l'opportunità di acquisirne di nuove.
Il modo migliore per farlo è organizzare riunioni individuali regolari. Chiedi ai dipendenti quali sono i loro obiettivi di carriera, cosa gli piace fare e se vogliono provare qualcosa al di fuori dell'ambito di lavoro normale.
Considera i loro punti di forza in modo da poter creare team altamente performanti che si adattino al tuo flusso di lavoro unico. È molto più facile lavorare da un'unica prospettiva per vedere i punti di forza e di debolezza del tuo team.
Hanno competenze manageriali che possono sfruttare per gestire una o due altre persone del team? Hanno competenze tecniche che possono aiutare il tuo team di sviluppo?
Ecco perché il modello di mappatura delle competenze di ClickUp è così utile per registrare informazioni dettagliate sul tuo team, sui membri esterni o sui freelance e su altre risorse che potrebbero alterare il tuo flusso di lavoro ideale. Qualunque siano i loro punti di forza, assicurati di considerarli insieme agli interessi dei dipendenti quando deleghi il lavoro. 🏋️
Bonus: modelli di matrice delle competenze!
4. Stabilisci le priorità
I leader efficaci sanno come stabilire le priorità del lavoro e quanto sia importante distinguere quali attività devono essere completate per prime per evitare ritardi in un progetto. Per delegare le attività, è fondamentale comunicare chiaramente quali elementi devono essere affrontati per primi.
In questo modo, i membri del team sapranno da dove iniziare e avranno una tabella di marcia per i passi successivi.
5. Fornisci contesto e background
Il tuo lavoro avrà più successo se comprendi il suo ruolo nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Lo stesso vale per i membri del team a cui deleghi le attività.
Aiutali a capire come l’attività o il progetto su cui stanno lavorando si inserisce nel quadro generale e nel risultato desiderato. Se capiscono come contribuiscono al team e si sentono una parte importante del puzzle, saranno più propensi a voler avere successo.
Il contesto aiuta anche i membri del tuo team a comprendere appieno lo scopo dell'attività. Anche se tu potresti essere un professionista in queste attività, per i tuoi colleghi sono una novità. Offriti di guidarli nell'attività o crea un video che mostri come la svolgi.
💡Suggerimento professionale: registra un breve video con condivisione dello schermo con i tuoi contributi e le tue idee utilizzando ClickUp Clips.
In questo modo, potrai affidare le attività con sicurezza, sapendo che i membri del tuo team dispongono delle informazioni necessarie per completare il lavoro con successo.
Se vuoi creare team altamente performanti, hai bisogno di una struttura che li aiuti ad affrontare le attività in modo che sia tu che il tuo team sappiate esattamente cosa ci si aspetta. Delegare in modo efficace aiuta tutti a conoscere l’attività da svolgere.
6. Fornisci supporto dove necessario
In qualità di project manager o team leader, dovresti fornire supporto al tuo team durante tutto il progetto, non solo all'inizio quando fornisci il contesto. Ciò può significare offrire formazione se ci sono competenze che devono sviluppare per avere successo.
Ciò può anche significare fornire supporto in termini di risorse, come software di gestione delle attività, sostegno finanziario o connessione con esperti in grado di supportare il loro lavoro.
💡Suggerimento professionale: crea un canale per l'attività o il progetto nella chat di ClickUp dove il tuo team può porre domande, chiarire dubbi e condividere aggiornamenti con te.
7. Dai la priorità ai risultati piuttosto che al processo
Solo perché un membro del team completa un’attività in modo diverso da come lo faresti tu, non significa che non abbia fatto un buon lavoro.
Concentrati sul risultato piuttosto che sul modo in cui è stato ottenuto. Ognuno di noi impara e lavora in modo diverso, quindi sii aperto quando esamini ogni attività delegata.
Ciò che conta sono il buon lavoro e i risultati. 🏆
8. Concentrati sull'autonomia, ma controlla
È fantastico poter contare sul fatto che i tuoi colleghi facciano il loro lavoro in modo efficiente e puntuale. Ma questo non significa che devi adottare un approccio completamente passivo. Concedi ai membri del tuo team lo spazio e il tempo necessari per portare a termine il lavoro, ma programma controlli regolari.
Discuti con i membri del team la frequenza con cui desideri verificare il loro lavoro. Dovresti trovare un equilibrio tra il non microgestire e il condurre comunque revisioni regolari.
Molti manager scelgono di tenere riunioni ogni due settimane o ogni mese. Altri che lavorano su progetti con una sequenza più lunga scelgono di tenere riunioni ogni trimestre.
Durante queste riunioni, fornisci supporto se hanno domande o dubbi e offri loro una guida per completare il lavoro.
9. Festeggia le vittorie
Come esseri umani, ci piace lavorare in un ambiente positivo e vedere il nostro lavoro apprezzato e riconosciuto. Festeggia le attività cardine raggiunte e le piccole vittorie ogni volta che è possibile.
Questo migliora il morale, crea un ambiente di lavoro divertente e offre incentivi per svolgere un buon lavoro. 🥳
10. Rivedi il lavoro e utilizza il feedback per migliorare il tuo processo
Una delega efficace non consiste solo nell'assegnare attività e assicurarsi che vengano completate. Una componente fondamentale della delega è rivedere il processo per capire cosa ha funzionato e cosa avrebbe potuto funzionare meglio. Chiedi ai membri del tuo team un feedback costruttivo sul processo.
Ricorda che, alla fine della giornata, sei tu il responsabile dell’esito positivo del progetto. Una volta completato, pianifica una revisione per discutere cosa ha funzionato bene e cosa può essere migliorato. Puoi implementare queste modifiche nei tuoi processi di gestione del flusso di lavoro per il prossimo progetto.
💡Suggerimento professionale: incoraggia l'uso di modelli basati sulle lezioni apprese per strutturare questo processo.
Vantaggi della delega delle responsabilità del lavoro
Un buon project manager sa quanto sia importante delegare in modo efficace. Questo ti permette di concentrare il tuo lavoro richiesto altrove, e le capacità di delega aiutano a costruire il tuo team in modo che tutti diano il meglio di sé e raggiungano i risultati desiderati. ✨
Ecco alcuni dei principali vantaggi della delega:
- È stimolante: la delega consente ai membri del team di adottare un approccio pratico. Impegnandosi attivamente, acquisendo nuove competenze e svolgendo un ruolo in progetti importanti, i membri del team si sentiranno più legati all'azienda e avranno la sensazione di fare la differenza con il loro lavoro.
- Riduce il burnout: quando deleghi le attività in modo efficace, distribuisci il carico di lavoro. In questo modo, ogni membro del team sarà impegnato ma non sopraffatto o esausto. Una visione chiara del carico di lavoro di ciascun membro del team porta a una maggiore attenzione al benessere del team e a una cultura aziendale positiva.
- Promuove lo sviluppo professionale e l'innovazione: consentendo al tuo team di lavorare autonomamente sulle attività, dai loro la libertà creativa di trovare soluzioni innovative e nuovi approcci.
- Crea fiducia e favorisce la comunicazione: delegare richiede una comunicazione efficace. Inoltre, favorisce l'empowerment, poiché i manager si fidano dei membri del team e li lasciano lavorare senza microgestire il processo.
- Può farti risparmiare tempo e aiutarti a raggiungere nuovi attività cardine: dividendo il lavoro in modo efficace, ci vorrà meno tempo per completare un progetto e raggiungere i tuoi obiettivi.
- Rende più efficace la definizione del budget: suddividere i progetti in attività più piccole per ciascun membro del team semplifica la definizione del budget, poiché si dispone di una chiara mappa di tutte le risorse e le persone coinvolte.
Le sfide della delega delle attività
Delegare con esito positivo le attività è una competenza fondamentale per qualsiasi manager, ma è anche una sfida impegnativa. Ecco alcuni ostacoli comuni che i manager possono incontrare nel processo di delega:
- Mancanza di fiducia: alcuni manager hanno difficoltà a fidarsi degli altri per completare le attività secondo i propri standard, il che li rende riluttanti a delegare le responsabilità.
- Paura di perdere il controllo: delegare significa rinunciare a un certo livello di controllo su come vengono eseguite le attività, il che può essere scomodo per i manager abituati a supervisionare ogni dettaglio.
- Formazione insufficiente: i membri del team potrebbero non avere le competenze o le conoscenze necessarie per assumersi determinate attività, richiedendo tempo e risorse per la formazione.
- Difficoltà nell'assegnare le attività giuste alle persone giuste: abbinare le attività ai membri del team più adatti in base alle loro competenze, ai loro interessi e al loro carico di lavoro può essere complesso.
- Resistenza da parte dei membri del team: non tutti i dipendenti sono desiderosi di assumersi ulteriori responsabilità, soprattutto se si sentono oberati di lavoro o se l’attività sembra fuori dalla loro area di competenza.
- Comunicazione inefficace: incomprensioni sulle aspettative relative alle attività, sulle scadenze o sugli obiettivi possono portare a risultati insoddisfacenti nel processo di delega.
- Limiti di tempo: una corretta delega richiede tempo per la formazione, il monitoraggio e il feedback, il che può essere difficile in ambienti frenetici.
Come delegare il lavoro: risorse e strumenti utili
Se vuoi migliorare nella delega delle attività, prova a utilizzare questi strumenti e queste idee.
Per sapere come stabilire le priorità nel lavoro
I team utilizzano il modello Matrice delle priorità di ClickUp per assicurarsi di assegnare correttamente le priorità alle attività presenti nei loro elenchi da fare.
Inizia elencando tutte le attività che devono essere completate. Valuta l'importanza di ciascuna e quali sono urgenti.
Inseriscili nella matrice delle priorità per organizzare visivamente ciò che ha priorità. I membri del team possono utilizzarla come riferimento per capire su quale lavoro concentrarsi per primo e vedere rapidamente cosa li aspetta dopo.
Definire ruoli e responsabilità
Per delegare un progetto in modo efficace, fornisci informazioni sulla struttura organizzativa del progetto.
Strumenti come le matrici RACI possono fornire ai membri del team informazioni dettagliate sui ruoli del progetto, sui risultati attesi e su chi contattare in caso di problemi. 📝
Utilizza il modello Matrice di delega delle autorità di ClickUp per semplificare il processo decisionale nel tuo team. Nove campi personalizzati ti consentono di assegnare le autorità, mentre tre visualizzazioni ti permettono di creare un database di informazioni in modo che tutti sappiano chi è responsabile di cosa.
Gli strumenti di monitoraggio integrati e gli avvisi di dipendenza dei progetti ti informano sui potenziali rischi e sugli esiti positivi delle attività cardine.
Per promuovere la comunicazione bidirezionale e il feedback
Quando deleghi, fornisci al tuo team uno strumento o un metodo per comunicare e effettuare la condivisione dei propri feedback. Questo aiuta a identificare le aree in cui avete avuto successo e a individuare i margini di miglioramento.
Un modo per farlo in modo sistematico è utilizzare un modulo di feedback in ClickUp con logica condizionale per consentire un feedback sfumato.
Per garantire visibilità e trasparenza
I manager a volte hanno difficoltà a delegare perché temono di perdere il controllo su ciò che accade. Puoi superare questo ostacolo e responsabilizzare i tuoi team adottando strumenti collaborativi che supportano l'autonomia consentendo al contempo una supervisione collettiva.
Gli strumenti di gestione delle attività all-in-one come ClickUp sono ideali per questo scopo, poiché combinano comunicazione, gestione delle attività e reportistica in un'unica app per il lavoro.
- Definizione di obiettivi condivisi con ClickUp Goals
- Brainstorming collettivo con le lavagne online di ClickUp
- Documentazione collaborativa in tempo reale con ClickUp Docs
- Chat in tempo reale che avviene dove si svolge il lavoro, nelle attività e nei documenti
- Visualizzazioni multiple delle attività che rendono visibili a tutti lo stato e l'avanzamento delle attività
Sfrutta il potere di una delega efficace con ClickUp
Padroneggiare l'arte della delega significa sapere quali attività delegare, a chi assegnarle e come farlo in modo efficace. Con questi consigli e risorse sulla delega, sarai sulla buona strada per implementare una delega di esito positivo a tutti i livelli della tua organizzazione.
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