Vi siete mai chiesti come fanno alcune persone a conquistare senza sforzo i loro elenchi di cose da fare, lasciando il resto di noi in soggezione per la loro produttività? Sembra che abbiano Il Giratempo di Hermione Granger da fare, mentre noi rimaniamo a grattarci la testa e a riflettere sui segreti delle loro capacità di piegare il tempo.
Ecco un piccolo controllo della realtà: non si tratta di magia, ma di strategia.
Ogni uomo prodigio superproduttivo ha un'arma vincente nella lotta contro il caos e la procrastinazione: una lista di priorità
Scoprite il potere del cinque con la nostra guida completa alla creazione di un efficace elenco di priorità. Vi offriremo cinque ragioni convincenti, vi guideremo attraverso cinque semplici passaggi e vi sveleremo cinque metodi avanzati, tutti progettati per elevare la vostra vita personale e professionale! 🏋️
Che cos'è un elenco di priorità e a che cosa serve?
Potreste pensare di sapere cos'è un elenco di priorità: un elenco per organizzare le attività in base all'importanza e all'urgenza (duh!). Ma c'è molto di più da spiegare dal punto di vista umano.
Prendete il toccante libro _L'elenco delle priorità: A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons", per istanza. Si tratta di un avvincente libro di memorie di David Menasche, un insegnante di inglese di scuola superiore alle prese con un cancro al cervello in fase terminale. Nel suo coraggioso viaggio attraverso il Paese, cerca di riallacciare i contatti con i suoi ex studenti, spinto da una domanda profonda: Da fare la differenza nelle loro vite?
Il viaggio di David svela come le passioni e le motivazioni di una persona spesso influenzino le priorità in qualsiasi fase della vita. Il nostro punto di vista è che, se si stabiliscono le giuste priorità nelle attività, ci si può concentrare su ciò che è importante per noi.
Non si tratta solo di ridurre lo stress e aumentare la produttività ma anche di combattere le distrazioni in modo da poter coltivare i vostri obiettivi principali. L'insegnamento principale è quello di dire Sì alle attività che vi spingono ad andare avanti e No a quelle che si limitano a rubarvi il tempo.
5 ragioni per creare un elenco di priorità
Nel caos di troppe attività, imparare a stabilire le priorità non è un'opzione, ma una necessità non negoziabile. Parliamo quindi del motivo per cui è così importante e di come fa contare il nostro tempo in mezzo a un'agenda fitta di impegni.
1. Organizzare le attività nel tempo disponibile
Avete mai la sensazione di avere tante cose da fare e poco tempo, ma non sapete da dove iniziare? In questo caso è utile stabilire delle priorità.
Annotando ciò che deve essere terminato e assegnando a ogni attività un livello di priorità, si dice essenzialmente: "Queste sono le cose importanti e queste quelle non importanti". Un elenco accuratamente compilato consente di gestire il proprio tempo come un capo, assicurandosi di essere "non solo occupati", ma occupati nelle cose che contano davvero.
2. Aumentare la produttività
L'aumento della produttività è un'altra ragione convincente per stilare un elenco di priorità, in quanto vi aiuta a concentrarvi su attività di grande valore che vi spingono verso i vostri obiettivi. Scoprirete che un elenco ben strutturato può ottimizzare la vostra giornata lavorativa aiutandovi a ottenere di più in meno tempo.
Ecco come un elenco di priorità aumenta la produttività:
- Carità: Un elenco ordina le attività, fornendo un quadro chiaro di ciò che deve essere affrontato: non si perde tempo in riflessioni, ma si intraprendono azioni concrete
- Focus laser : Isolando le attività ad alto impatto, è possibile concentrare i lavori richiesti dove sono più importanti
- Motivazione : La verifica delle attività svolte può essere profondamente soddisfacente e incoraggiare ulteriori azioni
- Alleggerimento dello stress: Un elencooffre una tabella di marciariducendol'ansia di dimenticare le attività o di non rispettare le scadenze
3. Razionalizzare gli obiettivi
Se obiettivo raggiunto è come raggiungere la vetta di una montagna, il vostro elenco di priorità è la mappa per arrivare in cima. ⛰️
L'elenco funge da piano d'azione che trasforma le aspirazioni in vittorie, allineando le priorità attività e processi quotidiani con obiettivi di ampio respiro. Questo garantisce che ogni passaggio sia mirato e orientato allo stato nel contesto dei vostri obiettivi personali e professionali.
Suggerimento: Molte persone hanno difficoltà a fissarsi su un obiettivo, il che diluisce la qualità del loro elenco di priorità. Se siete tra queste persone, vi consigliamo di usare Obiettivi di ClickUp per visualizzare i vostri obiettivi principali prodotti e determinare ciò che deve essere considerato prioritario.
Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile
4. Monitoraggio dello stato degli obiettivi
Aggiornando e contrassegnando costantemente gli elementi completati, l'elenco delle priorità diventa un archivio in tempo reale dei risultati raggiunti. Fornisce chiarezza su quello che è stato fatto, quello che è in corso e quello che verrà dopo, eliminando le congetture e permettendo di celebrare ogni attività cardine e di identificare in anticipo i rischi di completamento.
5. Mappa delle dipendenze delle attività
Sapete che a volte un'attività deve aspettare che un'altra finisca? Si tratta di una dipendenza dipendenza da attività . Si tratta essenzialmente di una catena di eventi interconnessi che un elenco di priorità aiuta a visualizzare. Quando si capisce come le attività dipendono l'una dall'altra, si può decidere in modo intelligente cosa affrontare per primo. Un elenco di priorità è particolarmente importante in un ambiente di team, dove l'attesa di attività dipendenti può portare a ritardi inaspettati (e spesso costosi).
È possibile esplorare come dipendenze delle attività all'interno di ClickUp permettendo ai processi di fluire senza inutili intoppi!
Impostare un chiaro ordine di operazioni aggiungendo dipendenze "di blocco" o "di attesa" tra le attività e mantenere il team in carreggiata per sapere su cosa lavorare per primo
Come creare un elenco di priorità: 5 passaggi pratici
Gli obiettivi, grandi o piccoli che siano, sono i primi sussurri di un sogno, ma per trasformarli in realtà non bastano i desideri. È ora di mettere la penna sulla carta o, meglio ancora, le dita sulla tastiera e dare una struttura a queste aspirazioni.
Discuteremo i cinque passaggi per la creazione di un elenco di priorità funzionale e dimostreremo il processo con ClickUp , uno strumento di produttività che funge da centro di comando virtuale per gestire le attività e le priorità .
Aggiorniamo, semplifichiamo e conquistiamo le priorità!
Passaggio 1: compilare un elenco principale delle attività
Prima di stabilire le priorità, dovete elencare tutte le attività da completare. All'inizio potreste sentirvi sopraffatti, ma ecco alcuni consigli per semplificare i vostri impegni:
- Scrivete tutto: Dalle piccole faccende domestiche alle responsabilità più urgenti, tirate fuori tutto dal vostro sistema
- Non giudicare o analizzare: Non scendete nella modalità analisi-paralisi: lasciate che i vostri pensieri fluiscano liberamente
- Includere attività personali: Il vostro elenco di priorità non dovrebbe essere limitato alle attività lavorative se voletedi raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata
- Aggiornamento: Quando si presentano nuovi lavori, aggiungerli all'elenco principale per tenere organizzate le attività
- Essere specifici: Le attività vaghe (come "allocare risorse") sono più difficili da affrontare. Aggiungere quanti più dettagli possibili (come "pianificare l'allocazione delle risorse per il reparto A per il terzo trimestre") aiuta a identificare l'attività e a eseguirla con precisione
Vi consigliamo di annotare le attività su piattaforme digitali come ClickUp. Che ci crediate o no, i post-it o gli elenchi di carta stropicciati non faranno altro che rendere le cose disorganizzate.
Usate ClickUp per creare elenchi di priorità con codici a colori, completare attività e progetti e collaborare in modo efficiente con il vostro team
La creazione di elenchi di attività su qualsiasi scala è un gioco da ragazzi con La suite per la gestione delle attività di ClickUp . È dotata di un'estesa serie di funzionalità/funzione per aiutarvi:
- Impostare le attività (o suddividerle in attività secondarie specifiche)
- Aggiungere assegnatari di attività per stabilire un account
- Personalizzare le date di scadenza per un piano di priorità di alto livello
- Automazioni delle attività ripetitive presenti nel vostro elenco conAutomazioni di ClickUp
- Taggare le attività per una facile identificazione (per aiutarvi a stabilire le priorità nel Passaggio 2)
Modificate e personalizzate il vostro elenco principale con le funzioni ClickApps per processi come l'aggiunta di ID attività personalizzati o di Relazioni all'interno dei flussi di lavoro ! Se state creando un elenco di priorità per un team numeroso, usate le funzionalità di collaborazione come i commenti e le menzioni in thread per chiedere ai vostri colleghi di contribuire alle Menzioni. 🧑🤝🧑
Migliorate la chiarezza dei vostri progetti con tipi di attività personalizzabili e migliorate l'organizzazione delle vostre attività di project management
Passaggio 2: Stabilire le attività a più alta priorità
Immaginate le vostre attività come i caratteri di un'opera teatrale, ognuno con il suo ruolo e il suo impatto sulla trama della vostra giornata. Alcuni sono caratteri principali molto importanti, mentre altri sono supporti che aspettano il loro turno. Questo passaggio consiste nel definire questa gerarchia.
Assegnare i livelli di importanza alle attività può essere un gioco da ragazzi con Priorità delle attività di ClickUp . Con quattro livelli - Urgente, Alto, Normale e Basso - avete la flessibilità necessaria per definire il significato di ogni stato di priorità codificato a colori per il vostro team. 🚩
Definire le priorità delle attività di ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare
Per stabilire le priorità in tutta l'area di lavoro, è possibile passare da una all'altra Visualizzazioni di ClickUp per esplorare diverse prospettive. Ecco tre esempi:
- Visualizzazione dell'attività: Aprire un'attività e fare semplicemente clic sull'icona della bandierina situata nell'angolo superiore sinistro della finestra modale dell'attività per assegnarle una priorità
- Vista Elenco: L'icona della bandiera di priorità si trova a destra di ogni attività
- Vista Bacheca: Passare il mouse sull'angolo inferiore sinistro di una scheda di attività per accedere alle opzioni di priorità
Una volta terminata l'impostazione delle priorità e delle date di scadenza delle attività, utilizzare il pulsante Visualizzazione del calendario per controllare l'agenda, filtrare le attività con priorità o modificarle in blocco.
Impostazione rapida della priorità delle attività all'interno di un'attività per comunicare ciò che deve essere preso in considerazione per primo
Passaggio 3: delegare in modo efficiente le attività ai singoli membri del team
I gestori del team si ritrovano spesso con pesanti elenchi di cose da fare che portano al burnout. Invece di cercare di Da fare tutto da soli, considerare la possibilità di delegare attività in base alle capacità o alle competenze dei singoli dipendenti e aumentare l'efficienza dei processi . 🔀
Supponiamo di avere un membro del team, Nick, che eccelle nel design grafico. Ora, avete un'attività ad alta priorità che prevede la creazione di una presentazione persuasiva per un gruppo di lavoro lancio di un nuovo prodotto e richiede un certo grado di progettazione.
In questo caso potete stabilire meglio le priorità delegando: invece di gestire da soli l'intera presentazione, potete avvalervi dell'esperienza di Nick nella progettazione grafica. In questo modo, avrete alleggerito il vostro carico e vi assicurerete che il lavoro sia affidato a mani esperte.
Delegare le attività di priorità in ClickUp è un gioco da ragazzi grazie alla funzione Funzionalità/funzione promemoria . Se vi piace condividere il carico di lavoro, create un'attività, usate l'opzione Delegato per scegliere un compagno di squadra, ad esempio Nick, e impostate il promemoria con una data di scadenza e un allegato o un commento contenente le istruzioni per l'attività.
Impostare facilmente promemoria con il comando "R" di ClickUp
Passaggio 4: Eliminare le attività non necessarie
Sì, avete letto bene. Cancellare le attività dall'elenco principale può essere un atto liberatorio per la produttività. Ciò è supportato da una report sulle tendenze dell'apprendimento sul posto di lavoro nel 2021 suggerendo che le attività non essenziali possono essere un legittimo fattore di stress per il team.
Per rivalutare le priorità nel vostro elenco di attività, chiedetevi: questa attività è assolutamente necessaria? Se non lo è, cancellatela senza esitazione. 🗑️
Questo metodo non consiste nell'evitare le responsabilità, ma nella cura strategica. Eliminando le attività insignificanti (ad esempio riunioni, workshop, ecc.), si snellisce l'elenco, facendo spazio alle operazioni che contano.
Volete discutere con il vostro team le attività che dovrebbero essere lasciate andare? Il Modello di piano d'azione SMART di ClickUp può aiutare i dipendenti a taggare le attività come Sspecifiche, Measurable, Achievable, Relevant e Timely, il che aiuta a eliminare i lavori di scarso valore.
Con il modello di piano d'azione per obiettivi SMART, vi assicurate che i vostri obiettivi vengano portati a termine con una vista Elenco per mantenere tutto organizzato e in linea con i vostri obiettivi
Passaggio 5: controllo, monitoraggio e revisione
Quando finite un'attività, mettete un segno di spunta accanto ad essa. Più segni di spunta ci sono, più si è motivati a conquistare il resto della giornata. In alternativa, il monitoraggio aiuta anche a modificare gli elenchi delle priorità, se necessario. ✅
Se desiderate identificare i vostri schemi di lavoro per ottimizzare i flussi di attività , utilizzare i flussi nativi monitoraggio del tempo all'interno di ClickUp . Supponiamo che una consuma costantemente più tempo di quanto ci si aspetta. Con i dati di monitoraggio del tempo, è possibile individuare in anticipo le scadenze irrealistiche e modificare l'elenco delle priorità in modo proattivo.
Creazione di tabelle orarie e monitoraggio del tempo in ClickUp
5 Metodi di definizione delle priorità da provare
Per migliorare la vostra capacità di gestione delle attività, scoprite cinque metodi avanzati e intelligenti di assegnazione delle priorità.
1. Categorizzazione basata sul tempo
Una volta messo insieme un mega elenco di cose da fare, suddividetelo e categorizzatelo secondo le necessità. Una strategia molto diffusa è la categorizzazione in base al tempo. Raggruppate le attività in base al momento in cui pensate di affrontarle (oggi, questa settimana, questo mese o oltre) per valutare i parametri di priorità. 🗓️
2. Metodo delle attività più importanti (MIT)
Il metodo Il metodo delle attività più importanti è un metodo che cambia le carte in tavola per riprendere il controllo quando si è sopraffatti da uno scoraggiante elenco di cose da fare. Invece di affrontare un elenco esaustivo, scegliete strategicamente le due o tre attività più importanti, i vostri MIT, per la giornata. 📑
Queste attività ad alta priorità diventano l'epicentro della vostra concentrazione, permettendovi di eliminare le potenziali distrazioni. In questo modo, vi assicurerete il completamento delle attività e creerete un approccio focalizzato al laser che potrà estendersi alla realizzazione di altri elementi del vostro elenco. Utilizzare La barra di accesso rapido di ClickUp per mantenere facilmente accessibili i vostri MIT quotidiani.
Semplificate la vostra giornata aggiungendo attività di priorità alla barra di accesso rapido di ClickUp
3. Metodo a fuoco singolo
Quando le attività più importanti (MIT) sembrano troppe, questo approccio fa un ulteriore passaggio. È la semplificazione definitiva:scegliere un'attività, la priorità assoluta, e lasciare che tutto il resto passi in secondo piano. 🧘
Immaginate un lunedì mattina frenetico con un elenco di cose da fare che si allunga all'infinito. Sentendo il peso di numerose attività, utilizzate il metodo della concentrazione unica. Dando un'occhiata all'elenco, individuate un progetto critico, forse una presentazione al client che richiede la vostra totale attenzione.
Per tutta la mattina vi impegnate esclusivamente a perfezionare questa presentazione, escludendo il rumore delle altre attività che si contendono la vostra attenzione. A mezzogiorno, avrete portato a termine con successo l'intera presentazione.
Risultato? Questo metodo ha trasformato quella che poteva essere una giornata dispersiva e stressante in una giornata di traguardi.
4. Matrice delle priorità di Eisenhower
Se vi trovate a dover risolvere il dilemma su cosa concentrarvi per primo, la matrice di priorità di Matrice di Eisenhower è il vostro alleato. Questa tecnica è una semplice ma efficace categorizzazione delle attività in base all'urgenza e all'importanza, dividendole in quattro quadranti. 🪟
Ordinate facilmente i pesanti elenchi di attività con il modello di matrice di priorità di Eisenhower di ClickUp
Da fare è disegnare gli assi Urgenza e Importanza. Ora, posizionate le attività nelle seguenti categorie:
- Orgente e Importante: Da fare
- Orgente e non importante: Programmare
- Non urgente ma importante: Delegare
- Non urgente e non importante: Eliminarlo
Bonus: Prova gratis il programma Modello di matrice delle priorità di ClickUp per creare un rapido rapporto di priorità basato su una griglia! La piattaforma dispone anche di decine di altri modelli di prioritizzazione è possibile esplorare.
5. Mangiare la rana
Immaginate il vostro elenco di cose da fare come uno stagno pieno di attività, dove c'è una rana gigante e scoraggiante, l'attività che preferireste evitare. Ora, il metodo _Mangia quella rana! di Brian Tracy suggerisce di tuffarsi e affrontare quella grossa rana come prima cosa al mattino per prendere slancio.
Da fare in questo modo, non solo si conquista un'attività impegnativa, ma si imposta l'atmosfera per una giornata piena di vittorie. Quindi, prendete il vostro caffè, fate un respiro profondo e sgranocchiate quella rana! 🐸
Diventa il maestro delle priorità con ClickUp
L'elenco delle priorità non è solo un elenco, ma è il vostro piano per l'esito positivo. Pianificando la vostra giornata in modo strategico, potrete evitare le corse dell'ultimo minuto e le scadenze mancate.
Da fare e da fare bene con ClickUp! Affidatevi a questo tutto in uno strumento per la definizione delle priorità di lavoro per aiutarvi a categorizzare, delegare e assegnare le priorità senza sforzo. Iscriviti per esplorare le sue scorciatoie per vincere! 🏆