I manager gestiscono molte cose.
Dalla pressione della leadership per il raggiungimento di traguardi e obiettivi al mentoring del team, bilanciare le diverse aspettative può essere una sfida. E come leader, le riunioni sono necessarie per aiutarvi a delegare le attività, ottenere aggiornamenti sullo stato, strategie di brainstorming e così via.
Ogni riunione, indipendentemente dal tipo, deve avere uno scopo, un obiettivo, un caso d'uso e un programma chiari. La creazione di un programma, l'impostazione delle aspettative e il monitoraggio della conversazione sono tutti passaggi importanti per garantire che la riunione rimanga in linea e produttiva.
Se volete diventare un team leader più forte e porre fine definitivamente alle riunioni inutili, questo blog fa per voi. Abbiamo delineato nove tipi di riunioni che dovete conoscere e come condurle correttamente.
Come bonus, abbiamo incluso alcuni modelli gratis per aiutarvi a sfruttare al meglio la vostra prossima riunione!
Elementi di riunione da considerare prima di scegliere il tipo di riunione
Conoscere i tipi di riunione che un manager può ospitare aiuterà il vostro team ad avere un esito positivo. Efficace gestione delle riunioni può contribuire ad aumentare il coinvolgimento e la collaborazione all'interno del team.
Invece di essere un'attività ricorrente e stancante, una riunione efficace può essere un'opportunità unica per raccogliere idee, fornire input, stimolare la crescita professionale e far progredire gli obiettivi organizzativi.
Prima di scegliere il tipo di riunione più adatto al vostro team, assicuratevi di considerare questi elementi:
1. Scopo: qual è l'obiettivo della riunione?
2. Partecipanti: Chi deve partecipare e chi condurrà la riunione?
3. Programma: Quali argomenti devono essere discussi e in quale ordine?
4. Risultato: Da fare: cosa sperate di ottenere alla fine della riunione?
5. Frequenza: Con quale frequenza dovrebbe svolgersi la riunione?
Una volta considerati questi elementi, è il momento di scegliere il tipo di riunione più adatto alle esigenze del team.
ora, vediamo quali sono i tipi di riunione che dovete conoscere e come gestirli correttamente con gli strumenti e le tecniche giuste!
9 tipi di riunione più comuni
Ecco nove tipi di riunioni, consigli per condurle con esito positivo e modelli gratuiti pronti all'uso per iniziare!
1. Riunioni di avvio del rapporto di lavoro
Le riunioni di onboarding sono la prima riunione tra i dipendenti e i loro manager dopo l'ingresso nell'organizzazione. Questo tipo di riunione segna l'inizio della formazione ed è necessaria perché il periodo di onboarding dei dipendenti getta le basi per l'esito positivo di un nuovo membro del team, in quanto è la sua prima immersione nei processi e nei sistemi dell'azienda.
Queste riunioni dovrebbero aiutare i manager a conoscere i loro dipendenti e a costruire relazioni. Le best practice per queste riunioni sono le domande per rompere il ghiaccio, come ad esempio: quali sono i tuoi hobby, qual è il tuo piatto preferito, o altre domande interpersonali, come ad esempio: come preferisci ricevere feedback o cosa ti motiva.
Le riunioni di onboarding dovrebbero anche delineare il programma di formazione e le relative risorse, l'identità dei membri del team e una lista di controllo di elementi di azione da completare nella prima settimana. Provate Lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti di ClickUp per supportare i nuovi assunti e aiutarli a inserirsi nei nuovi flussi di lavoro.
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2. Riunioni individuali
A riunione individuale è un incontro tra due persone, generalmente un manager e il suo diretto collaboratore. Sono uno dei modi più efficaci per i manager di costruire relazioni e fiducia con i loro diretti collaboratori.
Esistono vari tipi di riunioni individuali il tipo di incontro individuale rifletterà il contenuto del Programma. Ad esempio, il primo incontro individuale di un manager con un suo diretto collaboratore sarà molto diverso da un check-in bisettimanale.
In Fellow, i manager tengono riunioni individuali con i loro riporti diretti per conoscerli meglio e per avere un controllo della temperatura su come stanno Da fare. Fanno domande che creano relazioni e impostano aspettative ed elementi d'azione per aiutare il dipendente ad avere un esito positivo.
Gli argomenti sono orientati a verificare lo stato di avanzamento dei progetti e i blocchi attuali, e al tempo stesso a conversare per costruire la carriera. Indipendentemente dal tipo di colloquio individuale cadenza della riunione la riunione dovrebbe sempre includere quanto segue:
- Domande per creare un rapporto di fiducia, per verificare il benessere e la vita personale dell'altro
- Discussione di elementi aziendali specifici o essenziali
- Elementi d'azione cancellati e passaggi successivi alla riunione
L'importanza di una riunione individuale risiede nel suo potere di promuovere la fiducia e un legame significativo tra un dipendente e il suo manager. Una componente importante per garantire l'efficacia di questo tipo di riunioni è la richiesta al vostro diretto collaboratore di occuparsi della preparazione del programma della riunione.
L'utilizzo di un strumento di riunione individuale per documentare la conversazione e per prompt feedback è un'altra strategia utile per aumentare l'efficacia della riunione. Si può anche approfittare di Modello di riunione 1:1 di ClickUp per facilitare una riunione organizzata che crei fiducia e relazione.
Il modello 1:1 di ClickUp include pagine precostituite per i ruoli dei dipendenti, le aspettative e i programmi delle riunioni ricorrenti per ciascun membro del team. Create pagine annidate all'interno di ogni pagina per una maggiore organizzazione
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3. Riunioni di check-in
Le riunioni di check-in, dette anche riunioni di aggiornamento sullo stato, sono discussioni in cui i team collaborano e condividono lo stato di avanzamento di un argomento o di un progetto specifico. L'oggetto è garantire l'allineamento del team e del progetto, sollevando i blocchi che impediscono lo stato di avanzamento.
Sebbene le riunioni di check-in o di aggiornamento dello stato non siano sempre aggiunte ai preferiti del team, sono un meccanismo prezioso per risolvere i problemi e rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento di un progetto.
La durata di una riunione di check-in può variare in base allo stato e alle dimensioni del progetto. Il team commerciale organizza spesso brevi riunioni giornaliere di standup per verificare lo stato delle trattative e gli aggiornamenti, della durata di 10-15 minuti.
Un'altra alternativa potrebbe essere un check-in della leadership durante una crisi in cui ogni reparto condivide un aggiornamento. Sono possibili anche riunioni di verifica del progetto più lunghe, in cui è necessario discutere gli aggiornamenti e rivedere gli elementi di azione passati e lo stato di avanzamento.
Le riunioni di check-in possono avere un tono informale o formale, a seconda del contesto e del luogo di lavoro. Nel complesso, un check-in positivo dovrebbe promuovere una comunicazione aperta tra i membri del team e tenere informati tutti i partecipanti.
Ciò può essere facilitato da una tabella di aggiornamento in cui ogni membro del team deve aggiungere punti di discussione relativi ai propri progetti. Ciò consente anche di affrontare eventuali blocchi, in modo che il team possa agire rapidamente e di conseguenza.
Per gestire una riunione produttiva, preparatevi con un elenco di domande di verifica da porre al team. Potete anche prepararli all'esito positivo creando un ciclo di feedback per catturare aggiornamenti, preoccupazioni e altre note importanti.
Da fare è creare un documento per la riunione di StandUp che il team può compilare prima della riunione! Utilizzate il Modello di riunione di standup giornaliera di ClickUp e personalizzatelo in base alle esigenze del vostro team.
Lo scopo della riunione giornaliera di StandUp è quello di favorire il coordinamento del team. Questo rapido ciclo di feedback aiuta i team ad allinearsi e a rimanere in carreggiata, come in una riunione giornaliera di calcio. Se emerge un problema, è possibile affrontarlo rapidamente e mantenere i progetti in carreggiata
Scarica il modello per la riunione di StandUp giornaliera
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4. Riunioni di brainstorming
Una riunione di brainstorming è quando un team si riunisce per generare idee su un argomento specifico. Le sessioni di brainstorming possono avvenire in modo sincrono o asincrono. In una contesto asincrono è necessario assicurarsi che il contesto remoto la comunicazione tra i team e gli strumenti di collaborazione sono a disposizione dei partecipanti alla riunione.
Un brainstorming di esito positivo sarà entusiasmante! Tutti si riuniscono per dare sfogo alla propria creatività e generare idee. Il cielo dovrebbe essere il limite e non ci sono idee sbagliate.
I suggerimenti generati possono essere molto semplici, ma anche complessi, ed è importante che l'organizzatore della riunione sottolinei che non ci sono idee sbagliate. Tutti i partecipanti alla riunione devono partecipare alla conversazione, quindi è necessario assicurarsi che il format della riunione si adatti ai partecipanti estroversi e introversi.
Le riunioni di brainstorming sono sessioni divertenti e coinvolgenti, ma possono essere mentalmente drenanti per il team, soprattutto se non c'è un sistema per tenere traccia delle idee. Può essere utile programmare una riunione di follower per restringere e distillare idee specifiche in un secondo momento, per massimizzare l'efficienza.
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5\. Riunioni di tutto il personale
La riunione di tutte le mani implica la partecipazione di tutti i livelli dell'organizzazione, compresi i singoli collaboratori, i team leader, i capi reparto e i dirigenti di alto livello. L'obiettivo è la sincronizzazione di tutta l'azienda con gli aggiornamenti più rilevanti, come quelli specifici dei reparti o le modifiche alle politiche aziendali.
Ogni azienda ha una cadenza e dei punti di discussione diversi per le proprie riunioni. Un'efficace riunione di tutte le mani sarà generalmente tenuta dall'amministratore delegato o dal leader dell'azienda e i punti di discussione includeranno aggiornamenti sulla leadership o sul reparto, presentazione di nuovi dipendenti e altro ancora.
Su Podcast di Supermanagers matt Martin, l'amministratore delegato di Clockwise, ha raccontato che la riunione di tutti i dipendenti comprende molti aspetti diversi, tra cui gli aggiornamenti dei reparti, le presentazioni e un momento di condivisione dei momenti divertenti della settimana. Queste riunioni durano generalmente un'ora.
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6. Riunioni decisionali
Una riunione decisionale è quella in cui il team si riunisce per formalizzare una decisione e iterare i passaggi successivi. Queste riunioni vengono generalmente utilizzate per decisioni significative che richiedono un commit e potenzialmente una nuova direzione.
Queste riunioni sono standard in diversi team: le riunioni del consiglio di amministrazione o le riunioni di progetto possono includere il processo decisionale. Le decisioni importanti devono essere documentate nel strumento per i verbali delle riunioni in modo che il team possa ricordare le motivazioni alla base della decisione.
Le domande a cui rispondere durante queste riunioni includono:
- Date le circostanze e le risorse attuali, qual è l'opzione migliore per andare avanti?
- Chi è responsabile dei prossimi passaggi? Perché?
Ad esempio, si potrebbe organizzare una riunione decisionale con il responsabile del social media marketing e il coordinatore del social media marketing per cambiare la direzione di una campagna di marketing non andata a buon fine. Se il team deve valutare se ha affrontato una campagna con la prospettiva e il tono giusti, potrebbe riunirsi per valutare l'impegno e l'impatto della campagna risultati di conversazione e scegliere una nuova direzione.
Durante la riunione, si elencheranno i motivi per cui è necessario spostare l'attenzione e si documenterà perché la nuova direzione sembra vantaggiosa. Pertanto, questo tipo di riunione ha lo scopo di decidere e documentare una decisione per portare avanti un progetto o un'iniziativa.
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7. Riunioni per la risoluzione dei problemi
Le riunioni per la risoluzione dei problemi si tengono generalmente tra chi deve affrontare una sfida e un manager o un leader. A seconda della natura del problema, questa riunione può includere un rappresentante di diversi dipartimenti, come un rappresentante delle risorse umane o del team legale. L'obiettivo di una riunione di problem solving è trovare una soluzione all'ostacolo o esplorare le possibilità di passaggio.
Le riunioni di problem solving possono essere utili a qualsiasi dipendente, indipendentemente dalla natura del problema. Durante queste riunioni si deve innanzitutto analizzare una situazione e le sue cause, valutare la direzione da prendere e quindi creare un piano d'azione per risolvere il problema.
Tenete presente che ogni passaggio deve essere documentato nel documento note della riunione e condivisi con le persone coinvolte nella conversazione.
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8. Riunioni di piano trimestrali Pianificazione trimestrale è l'attuazione strategica di un piano annuale suddiviso in quattro trimestri. Ogni trimestre viene fissato un obiettivo rivisto per i tre mesi successivi. Questi obiettivi aggiornati possono essere comunicati in una riunione di pianificazione trimestrale in cui si discutono i piani strategici e si festeggiano i risultati ottenuti negli ultimi 90 giorni.
Queste riunioni sono un'occasione per fare pressione, dare o ricevere feedback e preparare i mesi successivi. Ogni sessione di pianificazione trimestrale dovrebbe includere anche un momento di riflessione sui 90 giorni trascorsi, di revisione delle attività completate e in corso e di preparazione a ciò che accadrà nel trimestre successivo.
L'obiettivo della riunione è quello di aiutare il team ad avere un esito positivo nel raggiungimento dei propri obiettivi obiettivi a breve termine e gli obiettivi a lungo termine dell'azienda. 💪
La chiave per una riunione di piano trimestrale efficace è l'organizzazione. I punti da trattare devono essere chiari e gli obiettivi da raggiungere durante la riunione devono essere assegnati. Inoltre, riemergere dalle esperienze dei trimestri precedenti durante la conversazione sul piano aiuta a considerare quali obiettivi siano appropriati e pertinenti.
Non dimenticate di monitorare i vostri obiettivi in Obiettivi di ClickUp per assicurarsi di avere sequenze chiare e traguardi misurabili.
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9. Riunioni Bacheca
Una riunione del consiglio di amministrazione è una riunione formale con l'intero consiglio di amministrazione di una determinata organizzazione. Queste riunioni formali si tengono a intervalli diversi, ad esempio trimestrali o annuali, per discutere problemi ricorrenti e significativi, come questioni di politica, affari legali o reportistica KPI, o questioni varie.
Il presidente di una Bacheca, noto anche come leader della riunione, presiede la riunione. Più precisamente, l'obiettivo di un consiglio di amministrazione è riunione della Bacheca è quello di definire la politica e la strategia, rivedere i piani strategici e trovare un accordo su un determinato problema.
Durante questa riunione, i verbali della riunione vengono registrati per formare un documento legale che sarà poi pubblicato in conformità con le operazioni del consiglio. La pubblicazione dei verbali delle riunioni è fondamentale, in quanto si tratta di una strategia di comunicazione tra l'organizzazione, la Bacheca e i vari stakeholder esterni.
Questa Bacheca Programma della riunione Il modello serve come schema per concentrarsi e affrontare rapidamente i problemi chiave e garantire che tutti siano sulla stessa pagina su ciò che deve essere fatto
Scarica il modello di Programma della riunione Bacheca
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Esistono diversi tipi di riunione con scopi diversi. Per i manager può essere difficile stabilire quale riunione utilizzare in quale circostanza.
Implementando strategie efficaci per la gestione delle riunioni e sfruttando gli strumenti giusti strumenti per le riunioni online come ClickUp per aiutarvi a gestire il vostro lavoro, i vostri orari, il vostro team e altro ancora, potrete evitare riunioni improduttive e iniziare a gestire sessioni di collaborazione che danno energia e che motivano il team a raggiungere i propri obiettivi.
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