I manager hanno molte responsabilità.
Dalla pressione della leadership per raggiungere obiettivi e traguardi al mentoring del tuo team, bilanciare le diverse aspettative può essere un'impresa difficile. E come leader, è necessario condurre riunioni per aiutarti a delegare attività, ottenere aggiornamenti sullo stato, elaborare strategie e così via.
Qualsiasi riunione, indipendentemente dal tipo, necessita di uno scopo, un obiettivo, un caso d'uso e un programma chiari. Creare un programma, definire le aspettative e effettuare il monitoraggio della conversazione sono tutti passaggi importanti per garantire che la riunione proceda secondo i piani e sia produttiva.
Quindi, se vuoi diventare un team leader più forte e porre fine alle riunioni inutili una volta per tutte, questo blog fa al caso tuo. Abbiamo delineato nove tipi di riunioni che devi conoscere e come condurle correttamente.
Come bonus, abbiamo incluso alcuni modelli gratis per aiutarti a ottenere il massimo dalla tua prossima riunione!
Elementi da considerare prima di scegliere il tipo di riunione
Conoscere i tipi di riunioni che un manager può organizzare ti aiuterà a preparare il tuo team al successo. Una gestione efficace delle riunioni può contribuire ad aumentare il coinvolgimento e la collaborazione all'interno del team.
Anziché essere un'attività ricorrente e faticosa, una riunione efficace può rappresentare un'opportunità unica per raccogliere idee, fornire input, stimolare la crescita professionale e portare avanti gli obiettivi dell'organizzazione.
Prima di scegliere il tipo di riunione più adatto al tuo team, assicurati di considerare questi elementi:
1. Scopo: qual è l'obiettivo della riunione? 2. Partecipanti: chi dovrebbe partecipare e chi condurrà la riunione? 3. Programma: quali argomenti devono essere discussi e in quale ordine? 4. Risultato: cosa speri di ottenere alla fine della riunione? 5. Frequenza: con quale frequenza dovrebbe svolgersi la riunione?
Una volta considerati questi elementi, è il momento di scegliere il tipo di riunione più adatto alle esigenze del tuo team.
Ora approfondiamo i tipi di riunioni che devi conoscere e come gestirle correttamente con gli strumenti e le tecniche adeguati!
9 tipi di riunioni più comuni
Ecco nove tipi di riunioni, consigli su come condurle con esito positivo e modelli gratis e pronti all'uso per aiutarti a iniziare!
1. Riunioni di inserimento
Le riunioni di inserimento sono il primo incontro tra i dipendenti e i loro manager dopo l'ingresso nell'organizzazione. Questo tipo di riunione iniziale segna l'inizio della loro formazione ed è necessaria poiché il periodo di inserimento dei dipendenti getta le basi per l'esito positivo di un nuovo membro del team, poiché rappresenta il loro primo approfondimento dei processi e dei sistemi aziendali.
Queste riunioni dovrebbero aiutare i manager a conoscere i propri dipendenti e a costruire relazioni. Porre domande rompighiaccio, come quali sono i tuoi hobby, qual è il tuo piatto preferito, o altre domande interpersonali, come come preferisci ricevere feedback o cosa ti motiva, sono le best practice per queste riunioni.
Le riunioni di inserimento dovrebbero anche delineare il programma di formazione e le risorse pertinenti, chi sono i membri del team e una lista di controllo delle azioni da completare nella prima settimana. Prova la lista di controllo per l'inserimento dei dipendenti di ClickUp per supportare i tuoi nuovi assunti e aiutarli ad adattarsi ai nuovi flussi di lavoro.
2. Riunioni individuali
Una riunione individuale è un incontro tra due persone, generalmente un manager e il suo diretto subordinato. Si tratta di uno dei modi più efficaci per i manager di costruire relazioni e fiducia con i propri diretti subordinati.
Esistono vari tipi di riunioni individuali e il tipo di riunione che organizzi rifletterà il contenuto del programma. Ad esempio, la prima riunione individuale che un manager ha con un diretto subordinato sarà molto diversa da un incontro individuale bisettimanale.
In Fellow, i manager organizzano riunioni individuali con i propri diretti collaboratori per conoscerli meglio e verificare come stanno andando le cose. Pongono domande volte a instaurare una relazione, definendo al contempo le aspettative e gli elementi da intraprendere per aiutare i dipendenti a raggiungere il successo.
Gli argomenti sono orientati alla verifica dello stato di avanzamento del progetto e degli ostacoli attuali, mentre si svolgono conversazioni relative alla carriera. Indipendentemente dalla frequenza delle riunioni individuali, la riunione dovrebbe sempre includere quanto segue:
- Domande per instaurare un rapporto e verificare il benessere e la vita personale degli altri
- Una discussione su elementi aziendali specifici o essenziali
- Elementi chiari e passaggi successivi da compiere al termine della riunione
L'importanza di una riunione individuale risiede nel suo potere di promuovere la fiducia e un legame significativo tra un dipendente e il suo manager. Un elemento importante per garantire l'efficacia di questo tipo di riunioni è chiedere al proprio diretto subordinato di occuparsi della preparazione del programma della riunione.
L'utilizzo di uno strumento per riunioni individuali per documentare la conversazione e sollecitare feedback è anche una strategia utile per aumentare l'efficacia della riunione. Puoi anche sfruttare il modello di riunione 1:1 di ClickUp per facilitare una riunione organizzata che crei fiducia e rapport.
3. Riunioni di controllo
Le riunioni di check-in, note anche come riunioni di aggiornamento sullo stato, sono discussioni in cui i team collaborano e effettuano la condivisione dei progressi su un argomento o un progetto specifico. L'obiettivo è garantire l'allineamento nel team e nel progetto, individuando al contempo gli ostacoli che impediscono il progresso.
Sebbene le riunioni di check-in o di aggiornamento sullo stato dei lavori non siano sempre le preferite dal team, sono un meccanismo prezioso per risolvere i problemi e rimanere aggiornati sui progressi di un progetto.
La durata di una riunione di controllo può variare in base allo stato e alle dimensioni del progetto. Il team commerciale spesso tiene brevi riunioni quotidiane di 10-15 minuti per verificare lo stato di avanzamento delle trattative e gli aggiornamenti.
Un'altra alternativa potrebbe essere una riunione con la dirigenza durante una crisi, in cui ogni reparto condivide gli ultimi aggiornamenti. Sono possibili anche riunioni di verifica dei progetti più lunghe, in cui è necessario discutere gli aggiornamenti e rivedere gli elementi intrapresi in passato e lo stato dei progressi compiuti.
Le riunioni di check-in possono avere un tono informale o formale, a seconda del contesto e del tuo ambiente di lavoro. Nel complesso, un check-in di esito positivo dovrebbe promuovere una comunicazione aperta tra i membri del team e tenere tutti coinvolti e aggiornati.
Ciò può essere facilitato attraverso una tavola rotonda di aggiornamenti in cui ogni membro del team deve aggiungere punti di discussione relativi ai propri progetti. Consente inoltre di affrontare eventuali ostacoli in modo che il team possa agire rapidamente e di conseguenza.
Per aiutarti a condurre una riunione di produttività, assicurati di preparare un elenco di domande da porre al tuo team. Puoi anche preparare il terreno per un esito positivo creando un ciclo di feedback per raccogliere aggiornamenti, preoccupazioni e altre note importanti.
Un modo da fare è creare un documento per la riunione StandUp che il tuo team possa compilare prima della riunione! Utilizza il modello Daily StandUp Meeting Template di ClickUp e personalizzalo in base alle esigenze del tuo team.
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4. Riunioni di brainstorming
Una riunione di brainstorming è un incontro in cui un team si riunisce per generare idee su un argomento specifico. Le sessioni di brainstorming possono avvenire in modo sincrono o asincrono. In un contesto asincrono, dovrai assicurarti che i partecipanti alla riunione dispongano di strumenti di comunicazione e collaborazione remoti.
Un brainstorming di esito positivo sarà entusiasmante! Tutti si riuniscono per dare libero sfogo alla propria creatività e generare idee. Non ci sono limiti e non esistono idee sbagliate.
I suggerimenti generati possono essere molto semplici, ma possono anche essere complessi, ed è importante sottolineare, in qualità di organizzatore della riunione, che non esistono idee sbagliate. Tutti i partecipanti alla riunione sono tenuti a partecipare alla conversazione, quindi è necessario assicurarsi che il formato della riunione sia adatto sia ai partecipanti estroversi che a quelli introversi.
Le riunioni di brainstorming sono sessioni divertenti e coinvolgenti, ma possono essere mentalmente faticose per il team, soprattutto quando non esiste un sistema per tenere traccia delle idee. Può essere utile programmare una riunione di follow-up per restringere il campo e distillare idee specifiche in un secondo momento, al fine di massimizzare l'efficienza.
Prova la funzionalità mindmap di ClickUp per catturare le idee e organizzare al meglio le tue sessioni di brainstorming.
5. Riunioni con tutto il personale
Una riunione generale implica che tutti i livelli dell'organizzazione partecipino alla riunione, compresi i singoli collaboratori, i team leader, i capi reparto e i dirigenti di alto livello. L'obiettivo è quello di garantire la sincronizzazione dell'intera azienda con aggiornamenti rilevanti, come aggiornamenti specifici per reparto o modifiche alle politiche aziendali.
Ogni azienda ha un ritmo e argomenti di discussione diversi per le proprie riunioni generali. Una riunione generale efficace è generalmente presieduta dal CEO o dal leader dell'azienda e gli argomenti di discussione includono aggiornamenti sulla leadership o sui reparti, presentazioni dei nuovi dipendenti e altro ancora.
Nel podcast Supermanagers, Matt Martin, CEO di Clockwise, ha raccontato che le riunioni con tutto il personale includono molti aspetti diversi, tra cui aggiornamenti sui reparti, presentazioni e un momento di discussione in cui avviene la condivisione dei momenti divertenti della settimana. Queste riunioni durano generalmente un'ora.
Prova il modello di riunione generale di ClickUp per organizzare riunioni settimanali coinvolgenti e ben strutturate.
6. Riunioni decisionali
Una riunione decisionale è quella in cui un team si riunisce per formalizzare una decisione e definire i passaggi successivi. Queste riunioni vengono generalmente utilizzate per prendere decisioni importanti che richiedono un impegno e potenzialmente una nuova direzione.
Queste riunioni sono standard in diversi team: le riunioni del consiglio di amministrazione o di progetto possono includere il processo decisionale. Le decisioni importanti devono essere documentate nel tuo strumento per i verbali delle riunioni, in modo che il team possa ricordare le motivazioni alla base della decisione.
Le domande a cui rispondere durante queste riunioni includono:
- Date le circostanze e le risorse attuali, qual è l'opzione migliore per andare avanti?
- Chi è responsabile dei prossimi passaggi? Perché?
Ad esempio, una riunione decisionale potrebbe essere organizzata con un responsabile del social media marketing e un coordinatore del social media marketing per cambiare la direzione di una campagna di marketing che non ha avuto successo. Se il team deve valutare se sta affrontando una campagna con la prospettiva e il tono adeguati, potrebbe riunirsi per valutare i risultati in termini di coinvolgimento e conversione e scegliere una nuova direzione.
Durante la riunione, elencheranno i motivi per cui è necessario spostare l'attenzione e documenteranno perché la nuova direzione sembra vantaggiosa. Pertanto, questo tipo di riunione mira a decidere e documentare una decisione per portare avanti un progetto o un'iniziativa.
Dai un'occhiata a questi modelli di matrice decisionale!
7. Riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi
Le riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi si svolgono generalmente tra una persona che deve affrontare una sfida e un manager o un leader. A seconda della natura del problema, a questa riunione possono partecipare rappresentanti di diversi reparti, come ad esempio un rappresentante delle risorse umane o del team legale. L'obiettivo di una riunione dedicata alla risoluzione dei problemi è quello di trovare una soluzione a un ostacolo o di esplorare le possibilità per il passaggio successivo.
Le riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi possono essere utili a qualsiasi dipendente, indipendentemente dalla natura del problema. Durante queste riunioni, dovresti prima analizzare la situazione e le sue cause, valutare quale direzione prendere e quindi creare un piano d'azione per risolvere il problema.
Ricorda che ogni passaggio deve essere documentato nei tuoi appunti della riunione e sottoposto alla condivisione con le persone coinvolte nella conversazione.
8. Riunioni di pianificazione trimestrali
La pianificazione trimestrale è l'implementazione strategica di un piano annuale suddiviso in quattro trimestri. Ogni trimestre viene fissato un obiettivo rivisto per i tre mesi successivi. Questi obiettivi aggiornati possono essere comunicati in una riunione di pianificazione trimestrale in cui si discutono i piani strategici e si celebrano i risultati raggiunti negli ultimi 90 giorni.
Queste riunioni sono un'opportunità per sollecitare, dare o ricevere feedback e prepararsi per i mesi successivi. Ogni sessione di pianificazione trimestrale dovrebbe anche includere del tempo per riflettere sugli ultimi 90 giorni, rivedere le attività completate e quelle in corso e prepararsi per ciò che verrà nel prossimo trimestre.
L'obiettivo della riunione è aiutare il tuo team a raggiungere con esito positivo i propri obiettivi a breve termine e quelli a lungo termine dell'azienda. 💪
La chiave per una riunione trimestrale di pianificazione efficace è l'organizzazione. I punti di discussione devono essere chiari e gli obiettivi da raggiungere al termine della riunione devono essere assegnati. Inoltre, riprendere gli insegnamenti tratti dai trimestri precedenti durante la conversazione di pianificazione aiuta a valutare quali obiettivi siano appropriati e pertinenti.
Non dimenticare di effettuare il monitoraggio dei tuoi obiettivi in ClickUp Goals per assicurarti di avere sequenze chiare e traguardi misurabili.
9. Riunioni del consiglio di amministrazione
Una riunione del consiglio di amministrazione è una riunione formale con l'intero consiglio di amministrazione di una determinata organizzazione. Queste riunioni formali si tengono a intervalli variabili, ad esempio trimestrali o annuali, per discutere problemi ricorrenti e significativi, come problemi politici, attività legali o reportistica KPI, o problemi vari.
Il presidente del consiglio, noto anche come leader della riunione, presiede la riunione. Più specificamente, l'obiettivo di una riunione del consiglio è quello di definire politiche e strategie, esaminare i piani strategici e raggiungere un accordo su un problema.
Durante questa riunione, i verbali vengono registrati per formare un documento legale che verrà poi pubblicato in conformità con le operazioni del consiglio. La pubblicazione dei verbali è fondamentale in quanto costituisce una strategia di comunicazione tra l'organizzazione, il consiglio e i vari stakeholder esterni.
Rendi le tue riunioni più produttive con un programma e gli strumenti giusti
Esistono molti tipi diversi di riunioni con scopi diversi. Capire quale riunione utilizzare in quale circostanza può essere difficile per i manager.
Implementando strategie efficaci di gestione delle riunioni e sfruttando gli strumenti di riunione online giusti, come ClickUp, per aiutarti a gestire il tuo lavoro, i tuoi programmi, il tuo team e altro ancora, potrai evitare riunioni improduttive e iniziare a organizzare sessioni collaborative che stimolino e motivino il tuo team a raggiungere i propri obiettivi.
Autore ospite:
Fellow.app è il software di gestione delle riunioni più apprezzato che aiuta i manager e i loro team a sviluppare abitudini di riunione efficaci attraverso programmi collaborativi, monitoraggio delle azioni da intraprendere e una libreria di modelli di riunione approvati da esperti.