Nel frenetico mondo aziendale, una gestione efficiente delle riunioni è più che una comodità: è una necessità.
Che si tratti di coordinarsi con un team remoto o di programmare riunioni interdipartimentali, la giusta soluzione di gestione delle riunioni può fare la differenza. Per aiutarvi a trovare il software di gestione delle riunioni più adatto alle vostre esigenze, abbiamo stilato un elenco delle 25 migliori opzioni per il 2024.
Dall'assistenza con tecnologia IA alle funzionalità di programmazione intuitive, questi strumenti sono progettati per ottimizzare le riunioni per ottenere la massima produttività e coinvolgimento.
25 Migliori sistemi software per la gestione delle riunioni
Una soluzione software per la gestione delle riunioni è uno strumento digitale che consente a individui e team di pianificare, organizzare, condurre riunioni e registrare i risultati.
Ecco alcuni dei migliori software di gestione delle riunioni oggi disponibili:
1. ClickUp - Il migliore per la gestione delle riunioni IA
Genera un'accurata note della riunione senza alcuno sforzo con la tecnologia ClickUp AI
ClickUp è uno degli strumenti di valutazione più alta software di gestione delle riunioni e strumenti di produttività utilizzati da team produttivi di tutto il mondo. Sia che vogliate prendere note per le riunioni, gestire la cadenza di una riunione o definire elementi di azione da fare con un unico software: ClickUp! 😄
Ecco perché ClickUp dovrebbe essere la vostra #1 scelta per il miglior software di gestione delle riunioni:
Migliora le riunioni con l'IA
Gli strumenti di IA possono rendere le riunioni più efficienti. Strumenti di IA per le riunioni possono far risparmiare tempo, energia e denaro, quindi vale la pena di trovare quello giusto per voi. 🤩
ClickUp Brain può essere utilizzato per riepilogare le note di una riunione, creare elementi d'azione che possono essere trasformati in attività di ClickUp in pochi istanti, creare programmi per le riunioni e molto altro ancora. Immediatamente trasformare le note delle riunioni in elenchi di Da fare fa risparmiare tempo , responsabilizza il team e mantiene alti i livelli di produttività del team.
Ecco alcune delle altre funzionalità/funzione di ClickUp:
- Blocco note di ClickUp: utilizzare diverse visualizzazioni come la vista Bacheca, la vista Calendario,Grafico Gantt, ecc. per evidenziare gli elementi d'azione decisi durante la riunione
- Obiettivi: Impostare i traguardi e monitorare gli obiettivi per il team utilizzando i seguenti strumentiClickUp Obiettivi* Dashboard: offre una panoramica di alto livello di tutti i progetti a chiunque partecipi a una riunione
- Mappe Mentali : creare uno schema visivo delle idee e delle attività discusse durante la riunione
- Assegnatari multipli: far lavorare più di un compagno di squadra su un'attivitàMonitoraggio nativo del tempo .
Funzionalità/funzione chiave di Microsoft Teams
- Videoconferenze per rendere più personali le riunioni del team
- Lavagna online per collaborare sulle idee
- Funzionalità di condivisione dello schermo
- Si integra con altri software di gestione delle riunioni comeClickUp #### Prezzi Microsoft Teams
Microsoft Teams è disponibile gratuitamente. I piani a pagamento partono da 5 dollari/utente al mese con la formula Microsoft Office sottoscrizione a 365.
valutazioni dei clienti di MS Teams
- Capterra: 4.4/5 (5600+ recensioni)
- G2: 4.3/5 (11200+ recensioni)
10. Hypercontext - Il migliore per la creazione di programmi per le riunioni
Via Ipercontesto Ipercontesto è una Home per tutti i dettagli della riunione, oltre alla data e all'ora. È possibile stabilire fin dall'inizio il motivo della riunione, gli argomenti da discutere e rendere conto a tutti.
Con Hypercontext, i team possono collaborare ai programmi delle riunioni, accedere a centinaia di spunti di conversazione personalizzati, documentare le decisioni, tenere traccia degli obiettivi e scambiare feedback in modo coerente. In questo modo, potete ridurre il lavoro amministrativo e concentrarvi sulle cose importanti.
Funzionalità/funzione chiave di Hypercontext
- Invio automatico di note dopo ogni riunione
- Collaborazione ai programmi delle riunioni
- Riduzione del carico cognitivo grazie a 100 modelli di avviamento delle conversazioni e di ordine del giorno
- Integrazione con il flusso di lavoro esistente: Google Calendar, MS, Chrome, Slack, Zapier, Google Meet e altro ancora
Prezzi di Hypercontext
Hypercontext ha un piano Free Forever. I piani a pagamento partono da 5 dollari/utente/mese per i primi 5 utenti e 7 dollari/utente/mese per i team più grandi.
Valutazioni dei clienti su Hypercontext
- Capterra: 4.8/5 (15+ recensioni)
- G2: 4.3/5 (30+ recensioni)
11. NetSuite - Il migliore per la pianificazione delle risorse aziendali
Via NetSuite
NetSuite è un Strumento per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) che consente di gestire nel cloud tutte le operazioni back-end e i processi finanziari più importanti.
Perché è in questo elenco?
NetSuite garantisce un flusso di informazioni omogeneo tra i membri dei team remoti ed è una suite di gestione aziendale unificata.
NetSuite CRM consente anche di gestire le attività quotidiane da dispositivi mobili, come l'impostazione di promemoria sul calendario per le riunioni del team, la registrazione delle note delle chiamate, la presentazione dei fogli di presenza, ecc.
Questo software, però, ha un tag molto alto.
Funzionalità/funzione chiave di NetSuite
- Condivisione di schedari virtuali e collegamento di documenti importanti
- App mobile per le attività di gestione
- Strumento di BI per analisi e reportistica
- Grafico Gantt per conoscere lo stato dei progetti in tempo reale
Prezzi di NetSuite
Netsuite costa 499,00 dollari al mese.
Valutazioni dei clienti di NetSuite
- Capterra: 4.1/5 (700+ recensioni)
- G2: 3.9/5 (oltre 1200 recensioni)
12. Nextiva - Miglior sistema telefonico cloud
Via Nextiva
Nextiva è un sistema di gestione delle riunioni che consente di parlare con chiunque tramite telefono, testo, email o messaggi istantanei.
Si tratta di un ottimo software di gestione delle riunioni online con una sistema telefonico cloud per call center e servizi personalizzati per semplificare le comunicazioni aziendali.
Tuttavia, questo software di prenotazione può incorrere in problemi, come la caduta delle chiamate, la disconnessione del telefono dal servizio e la perdita di pacchetti vocali.
Funzionalità/funzione chiave di Nextiva
- Supporta le riunioni video e audio
- Condivisione criptata dello schermo e dei file
- Offre streaming live e hosting di webinar
- Facile gestione dei ticket
Prezzi Nextiva
Il piano di Nextiva parte da 30,95 dollari/utente al mese.
Valutazioni dei clienti di Nextiva
- Capterra: 4.2/5 (180+ recensioni)
- G2: 4.3/5 (oltre 300 recensioni)
13. Odoo - Il migliore per le discussioni nei canali pubblici
Via Odoo
Odoo è un altro potente software per le riunioni di consiglio che consente di organizzare discussioni a tutti i livelli dell'organizzazione.
Con questo strumento di gestione delle riunioni, è possibile avviare discussioni con canali pubblici, gestire attività, ecc.
L'aspetto negativo è che Odoo non si comporta bene con altri software. Integrarlo con le vostre app può essere un'attività a sé stante.
Funzionalità/funzione chiave di Odoo
- Newsfeed per avere una panoramica delle discussioni
- Finestra pop-up per continuare a chattare all'interno di altre aree di lavoro
- Gruppi privati per invitare un gruppo selezionato di persone
- Notifiche personalizzate
Prezzi di Odoo
Utilizzate gratis ogni singola app di Odoo. Per utilizzare più di un'app di questo software di gestione Bacheca, dovrete pagare 5 dollari/utente al mese e oltre.
Valutazioni dei clienti di Odoo
- Capterra: 4.2/5 (400+ recensioni)
- G2: 4.2/5 (160+ recensioni)
14. Pipedrive - Il migliore per i team commerciali
Visitare Pipedrive
Pipedrive è un strumento per riunioni online che aiuta a impostare le fasi della pipeline di vendita e a concentrarsi sulle azioni commerciali come telefonate, riunioni, email, ecc.
È possibile monitorare le obiettivi commerciali con reportistica in tempo reale e integrare lo strumento con le vostre app preferite per lavorare nel modo che preferite.
Tuttavia, non è possibile passare rapidamente da un contatto all'altro in un elenco. È necessario tornare ogni volta alla pagina principale dell'elenco.
Se volete accelerare le vostre vendite commerciali, dovreste rivolgervi altrove. 🏎️
Funzionalità/funzione chiave di Pipedrive
- Chatbot personalizzati e moduli web
- Monitoraggio di chiamate, email e cronologia dei contatti
- Automazioni di attività amministrative ripetitive
- Approfondimenti e reportistica per misurare le prestazioni dell'azienda
Prezzi di Pipedrive
Il piano tariffario parte da 12,50 dollari/utente al mese.
Valutazioni dei clienti di Pipedrive
- Capterra: 4.5/5 (2300+ recensioni)
- G2: 4.3/5 (1300+ recensioni)
15. Plutio - Il migliore per il monitoraggio del tempo
Via Plutio
Plutio è un software per riunioni all-in-one per gestire progetti, comunicare con i team, condividere file, ecc.
Oltre alle conferenze, consente anche il monitoraggio del tempo e ha una finestra In arrivo ricca di funzionalità per mantenere le comunicazioni organizzate.
Tuttavia, questo software non è molto intuitivo.
Chiunque sia alla ricerca di una $$$a Alternativa Plutio ?
Funzionalità/funzione chiave di Plutio
- Dashboard e portali per i clienti personalizzabili
- Attività ricorrenti e promemoria
- Monitoraggio istantaneo del tempo
- Messaggi in tempo reale ed email integrate
Prezzi di Plutio
Il piano base di Plutio parte da 15 dollari al mese.
Valutazioni dei clienti Plutio
- Capterra: 4.6/5 (130+ recensioni)
- G2: 4.4/5 (30+ recensioni)
16. Scoro - Il migliore per la gestione del lavoro
Via Scoro
Scoro è un software di project management end-to-end per monitorare progetti, vendite e produttività del team.
Si integra con altre app di gestione delle riunioni come Slack per consentire la collaborazione del team. È anche possibile sincronizzarlo con il calendario per programmare le riunioni.
Tuttavia, Score non è molto efficace nella personalizzazione dei flussi di lavoro.
Forse è arrivato il momento di fare un buon punteggio Alternativa Scoro . 👀
Funzionalità/funzione chiave di Scoro
- Pianificatore drag-and-drop (bacheca delle attività kanban)Calendario condiviso .
Funzionalità/funzione chiave di Zoom
- Videoconferenza e messaggistica su qualsiasi dispositivo
- Scalabile fino a 50.000 persone in un webinar video vivo
- Comandi vocali per le sale Zoom (conferenze virtuali)
- Zoom si integra con le app più diffuse come Slack e ClickUp
Prezzi di Zoom
Zoom ha un piano gratuito. Il piano a pagamento parte da 14,99 dollari per utente al mese.
Valutazioni dei clienti di Zoom
- Capterra: 4.6/5 (9100+ recensioni)
- G2: 4.5/5 (39100+ recensioni)
22. Grano - Il migliore per la registrazione di video
Via Grain Grano trasforma le riunioni video nella risorsa più preziosa della vostra azienda, consentendo ai team di registrare facilmente le riunioni, creare punti salienti condivisibili e ricavare conoscenze da tutte le conversazioni.
Trascrivete le riunioni dal vivo e quelle preregistrate, clip e condividete i momenti più importanti e costruite una libreria condivisa in cui tutto il team possa salvare, cercare e accedere agli approfondimenti delle riunioni registrate, sempre e ovunque.
Le aziende utilizzano Grain come fonte di verità per incrementare i ricavi con una vendita migliore, catturare la voce dei clienti, assumere talenti migliori e acquisire preziose intuizioni per i team di prodotto e di ricerca.
Funzionalità/funzione chiave di Grain
- Clip e condivisione degli approfondimenti delle riunioni, con le vostre annotazioni, in tempo reale.
- Ricerca nelle conversazioni utilizzando parole chiave.
- Registrazione automatica delle riunioni, anche quando non siete voi a condurle.
- Comprimete una riunione di 60 minuti in un riepilogo/riassunto di 3 minuti che gli altri possono guardare.
- Creare una videoteca per organizzare e scoprire i momenti salienti, le storie e le registrazioni pubblicate dal team.
Prezzi di Grain
Grain ha un piano base gratuito che consente di registrare, salvare e trascrivere fino a 5 ore di riunioni video. Il piano a pagamento parte da 19 dollari al mese per utente e offre spazio di archiviazione video, trascrizione e altre funzionalità/funzioni illimitate.
Valutazioni dei clienti su Grain
- ProductHunt: 5/5 (20 recensioni)
- G2: 4.6/5 (4 recensioni)
23. Fellow.app - La migliore per le note delle riunioni
Via Fellow.app Fellow.app è il luogo in cui i Teams si riuniscono per svolgere riunioni di team produttive e significative, per registrare le decisioni e per rendere conto l'uno all'altro.
Integrandosi in decine di app, come Zoom, Slack e Google Calendar, fino alle piattaforme HR, Fellow sostituisce il taccuino cartaceo con agende e note per le riunioni collaborative.
È possibile assegnare elementi d'azione e richiedere un feedback che risulta dalle riunioni per costruire abitudini di riunione eccellenti.
funzionalità/funzione chiave di #### Fellow
- Monitoraggio degli elementi di azione per mantenere il team organizzato e responsabile.
- Costruire grandi abitudini nelle riunioni grazie a programmi collaborativi e alla presa di note in tempo reale.
- Utilizzate la galleria di modelli di riunione per tutti i moduli.
- Richiedete o raccogliete feedback in tempo reale dal vostro team.
prezzi di #### Fellow
Fellow è gratis per un massimo di 10 utenti. Il piano Pro costa 5 dollari per utente al mese e sono disponibili anche piani personalizzati.
Valutazioni dei clienti su Fellow
- Capterra: 4.9/5 (25+ recensioni)
- G2: 4.7/5 (500+ recensioni)
24. Podcastle - Il migliore per i podcast
Tramite Podcastle
Podcastle è una piattaforma per la creazione di audio con un'eccezionale funzionalità/funzione di intervista in podcast a distanza che consente di avviare una riunione con un massimo di dieci partecipanti e di registrare ciascuno di essi in locale con la massima qualità audio.
La parte migliore è che Podcastle dispone di registrazione e modifica multitraccia, il che significa che se in seguito deciderete di modificare la riunione, sarà facilissimo.
Funzionalità/funzione chiave di Podcastle
- Registrazione locale di alta qualità per i vostri ospiti
- Tecnologia basata su cloud
- Registrazione e modifica multitraccia
- Interfaccia semplice e intuitiva
Prezzi Podcastle
Podcastle ha un piano gratuito. I piani a pagamento partono da 14,99 dollari al mese.
Valutazioni dei clienti di Podcastle
- Capterra: N/A
- G2: N/A
25. nTask - Il migliore per assegnare le priorità alle attività
via nTask
nTask è uno strumento di gestione delle attività che aiuta a concentrarsi su quelle importanti, a stabilire le priorità e a terminare di più.
nTask aiuta a gestire le riunioni fornendo una panoramica delle attività e delle riunioni imminenti, permettendovi di anticipare e tenere sotto controllo tutti i vostri commit. Potete anche impostare promemoria, assegnare attività ai membri del team o monitorare il tempo con il timer di nTask, in modo da non perdere nulla.
funzionalità/funzione chiave di #### nTask
- Pianificazione delle riunioni
- Funzionalità di registrazione e trascrizione
- Integrazioni per gestire facilmente progetti e collaborare con i compagni di squadra
Prezzi di nTask
- Premium: $$$a al mese con fatturazione annuale
- Business: $$$a al mese con fatturazione annuale
- Azienda: Contatta il team
nTask valutazioni dei clienti
- G2: 4.5/5 (17+ recensioni)
- Capterra: 4.2/5 (oltre 100 recensioni)
Basi dello strumento di gestione delle riunioni
1. Cos'è la gestione delle riunioni?
La gestione delle riunioni implica la facilitazione di discussioni produttive e la gestione efficiente del tempo di tutti per raggiungere gli obiettivi del team. Ciò include la gestione delle attività prima, durante e dopo la riunione.
Ogni organizzazione può condurre riunioni di piano o per la risoluzione di problemi. Allo stesso modo, possono tenere una riunione del consiglio di amministrazione per prendere decisioni importanti per l'azienda.
Quando si tratta di organizzazioni più grandi, la gestione delle riunioni è più complessa.
È qui che entra in gioco la gestione delle riunioni in azienda.
La gestione delle riunioni aziendali comprende tutte le attività relative alle riunioni, come l'impostazione di un programma, la pianificazione del piano e la definizione del budget, gestione del lavoro diffusione dei verbali delle riunioni e della reportistica.
Per avere riunioni produttive, è necessario seguire alcuni passaggi fondamentali.
2. Quali sono i 6 passaggi per una gestione efficace delle riunioni?
Ecco i sei passaggi da seguire prima, durante e dopo una riunione per una gestione efficace della stessa:
A. Prima della riunione
Prima di una riunione è necessario preparare un programma, determinare i partecipanti e inviare gli inviti. Ecco come fare:
Passaggio 1: pianificare l'ordine del giorno della riunione
Un ordine del giorno è un elenco di attività e discussioni da trattare durante la riunione. È il punto di partenza e l'elemento più cruciale di qualsiasi interazione tra team.
I team leader sono solitamente responsabili della programmazione e dell'impostazione dell'agenda della riunione.
Da qui la domanda: come si crea l'agenda di una riunione?
Che si tratti di una piccola o media impresa o di un'azienda, ecco come scrivere l'agenda di una riunione:
- Identificare l'obiettivo della riunione: avere un obiettivo chiaro e raggiungibile per mantenere l'attenzione sulla riunione. Ad esempio, "creare una politica per il lavoro da casa" può essere un programma per la riunione delle risorse umane
- Chiedere suggerimenti: il team può suggerire argomenti da discutere. Potete quindi scegliere cosa includere nel programma della riunione. Per la politica sul lavoro da casa, potrebbe trattarsi di "giorni in cui è possibile lavorare da casa", "orari", ecc.
- Elenco delle domande: una volta che avete in mano alcuni argomenti, elencate le domande che vi spingeranno a discutere. Per le risorse umane, le domande sul lavoro da casa potrebbero essere: "chi è idoneo per la politica WFH?" o "come misureremo il tempo di lavoro?"
- Identificare lo scopo di ogni attività: una riunione comporta diverse attività come la condivisione di informazioni, la ricerca di input o il processo decisionale. Nell'esempio delle risorse umane, la prima attività potrebbe essere la condivisione di informazioni sulla politica del lavoro da casa. L'ultimo elemento all'ordine del giorno sarà la decisione sulle modalità di attuazione della politica sul lavoro da casa
- Creare un budget di tempo: stimare la durata da dedicare a ciascun argomento o elemento d'azione. Per la riunione delle risorse umane, si potrebbe mantenere breve l'introduzione alla politica sul lavoro da casa e dedicare più tempo alla richiesta di contributi. Questo aiuterà a mantenere la riunione del team in linea con i tempi previsti
- Identificare i leader per gli argomenti: se state organizzando una riunione Bacheca con diversi leader, identificate le persone per i rispettivi argomenti. Nel nostro esempio, i responsabili delle risorse umane introdurranno la politica. Ma la decisione sarà presa dal CEO e dal COO dell'azienda.
- Includere un tempo di revisione: inserire nel Programma della riunione un tempo per la revisione delle informazioni condivise o delle decisioni prese. Questo aiuta a riepilogare la riunione e a impostare il programma per quella successiva.
Passaggio 2: determinare i partecipanti alla riunione
Decidete chi deve partecipare alla riunione del team.
L'ideale sarebbe limitare i partecipanti alla riunione per mantenere le discussioni sul filo del rasoio.
Ad esempio, non è necessario che i dipendenti del reparto IT partecipino a una riunione in cui si discutono le politiche HR. Tuttavia, è possibile condividere il verbale della riunione con tutti per tenerli aggiornati.
Passaggio 3: Definire ruoli e responsabilità
Definite con chiarezza i ruoli e menzionate se sono necessari aggiornamenti da parte dei partecipanti durante la riunione. In questo modo, ogni partecipante sa cosa deve fare.
Passaggio 4: Creare e inviare l'invito alla riunione
L'invito deve includere il programma, la durata della riunione, la data, l'ora e la posizione. Programmate una riunione in una data e in un orario che vada bene per tutti i partecipanti.
Inoltre, se i partecipanti alla riunione sono presenti fisicamente, menzionate la sala conferenze.
Se si tratta di una sala conferenze evento virtuale o di un evento riunione di un team a distanza aggiungere il collegato alla sala riunioni e altri dettagli rilevanti.
B. Durante la riunione
Durante la riunione, assegnare a un notetaker il compito di registrare i verbali della riunione.
Passaggio 5: Creare il verbale della riunione e archiviarlo
Il notetaker deve iniziare a documentare la riunione non appena inizia la discussione.
Può prendere note scritte o utilizzare un software di gestione delle riunioni aziendali per trascrivere le discussioni e gli elementi d'azione.
I verbali delle riunioni includeranno anche il membro responsabile di ogni elemento d'azione e la data di scadenza prevista.
Una volta che tutti hanno esaminato i verbali delle riunioni, è possibile archiviarli in una cartella condivisa per renderli accessibili a tutti in qualsiasi momento.
C. Dopo la riunione
Una volta terminate le discussioni e prese le decisioni, ecco cosa dovete fare dopo:
Passaggio 6: Programmare riunioni di follower
Verificate se è necessario programmare una riunione di follow-up. Ciò dipende esclusivamente dagli elementi di azione e dai passaggi successivi decisi durante la riunione.
Ora conoscete i passaggi della gestione delle riunioni. Ottimo!
Ma la gestione delle riunioni a livello aziendale è un'altra cosa.
3. Come si possono condurre riunioni a livello aziendale?
La pianificazione delle riunioni a livello aziendale deve essere resa conveniente e produttiva con un software di gestione delle riunioni!
Può aiutarvi ad automatizzare le attività pre-riunione, a gestire le programmazioni, a inviare inviti, a redigere programmi, a redigere verbali di riunione e altro ancora.
Inoltre, può assistervi nella gestione del flusso di lavoro.
Il software di gestione delle riunioni è fondamentale anche per le aziende che devono coordinarsi con team remoti sparsi in tutto il mondo_
Gestire le riunioni del team con il software di gestione delle riunioni
Nel frenetico mondo aziendale di oggi, una gestione efficace delle riunioni è più importante che mai.
Che siate a capo di un piccolo team o di un'intera azienda, l'adozione di un approccio strutturato con un software di gestione delle riunioni adeguato può snellire i processi, rendere le riunioni più mirate e guidare la vostra organizzazione verso un esito positivo. Implementate questi strumenti e strategie per trasformare le riunioni da obblighi che richiedono tempo in potenti catalizzatori per la crescita e l'innovazione dell'azienda.
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