Come scegliere la giusta cadenza delle riunioni per il vostro team

Il lavoro da remoto e ibrido è destinato a rimanere.

E con questo modello di lavoro, mantenere i team in connessione e informati in ogni momento può essere difficile (aggiungete i diversi fusi orari per rendere le cose ancora più impegnative). 👀

Per questo motivo, nel tentativo di mantenere l'allineamento con i nostri team, ci siamo rivolti a riunioni programmate per esaminare gli aggiornamenti, rivedere le attività, ecc elementi di azione fornire un feedback e l'elenco continua. Ma il fatto è che il tempo è prezioso.

Questo è particolarmente vero quando si lavora in un ambiente di lavoro frenetico, perché è necessario assicurarsi di sfruttare al meglio le riunioni.

È per questo che conoscere lo scopo della riunione, avere una programma della riunione e programmare la giusta cadenza delle riunioni può fare una differenza significativa per il team.

In questo articolo scoprirete cos'è la cadenza delle riunioni, la frequenza con cui programmarle e gli strumenti di gestione del team che potete utilizzare per ridurre al minimo le riunioni e tenere sempre aggiornati i vostri team remoti.

Abbiamo anche aggiunto alcuni consigli e suggerimenti per aiutarvi a determinare ciò che funziona meglio per il vostro team, insieme a modelli di riunione per strutturare le chiamate e renderle il più produttive possibile.

Cos'è la cadenza di una riunione?

La cadenza della riunione si riferisce semplicemente alla frequenza con cui si tiene una riunione.

Ad esempio, se voi e un vostro diretto collaboratore vi incontrate ogni venerdì mattina, si tratta di una cadenza di riunione settimanale. Se vi viene chiesto di riunirvi ogni due mesi, si tratta di una cadenza bimestrale.

Per i team remoti, questo può essere più difficile da gestire. La sfida per ogni azienda è la frequenza delle riunioni. In una forza lavoro sempre più distribuita, le chiamate Zoom faccia a faccia sembrano sostituire molte riunioni di persona e a volte diventano l'unica interazione con il team.

E anche se a tutti noi piace intravedere l'animale domestico di qualcuno sullo sfondo di una telefonata, queste possono in effetti ostacolare la felicità e la produttività dei dipendenti perché possono essere dirompenti se troppe riunioni occupano la loro giornata.

Da fare, quindi, per bilanciare l'agenda e trovare la giusta cadenza di riunione per i team remoti?

Scopriamolo.

Come scegliere la giusta cadenza delle riunioni

La giusta cadenza delle riunioni sarà diversa per ogni azienda e per le sue esigenze. Alcuni team richiedono una frequenza di riunioni più o meno elevata, a seconda dei ruoli, dei progetti e del tipo di riunione.

A seconda del tipo di riunione, le cadenze più comuni sono:

• Riunioni giornaliere
• Riunioni settimanali
• Riunioni bisettimanali del team
• Riunioni mensili
• Riunioni trimestrali

A parte l'impostazione di una cadenza di riunione e di tipo di riunione dovrete anche stabilire quali riunioni possono essere terminate in modo asincrono o sincrono. È possibile comunicare gli aggiornamenti attraverso una app di messaggistica aziendale o all'interno di un sito di strumento di project management con funzionalità/funzione di messaggistica?

Indipendentemente da ciò, il vostro obiettivo è quello di tenere i team aggiornati e sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi prefissati, lasciando a ciascuno la libertà necessaria per lavorare in modo asincrono e in modo autonomo senza aggiungere troppo riunioni al loro programma di lavoro .

Riunioni asincrone e sincrone

Una volta stabilito che avete una cadenza settimanale per un progetto e un'altra cadenza settimanale per un check-in di tutto lo staff, non significa che queste riunioni debbano essere formattate nello stesso modo.

Il primo passaggio per determinare il format della riunione è quello di decidere se la riunione è di ricerca di informazioni o di fornitura di informazioni. Questo aspetto è molto importante per determinare il modo migliore di fare il check-in.

le riunioni di ricerca di informazioni possono rientrare in una delle seguenti categorie:

• Ariunione di avvioper un nuovo progetto
• Riunione del team del progetto per discutere i passaggi successivi
• Riunione della direzione per verificare l'andamento dei team
• Aa tu per tu con un diretto collaboratore per verificare obiettivi e attività

Questi tipi di riunioni sono generalmente ideali per essere effettuate di persona o per un rapido aggiornamento virtuale tramite un videoconferenza come Zoom.

Ecco alcuni esempi di riunioni di informazione:

• StandUp giornaliero
• Aggiornamento di un progetto
• La relazione annuale di una società

Stabilire la giusta cadenza delle riunioni del team per la vostra azienda, insieme al giusto format, ridurrà le riunioni di scarso valore e permetterà a tutti di concentrarsi sulla produttività e sulla voglia di lavorare.

Ecco alcune cadenze e tipologie di riunione da prendere in considerazione, insieme a modelli che vi aiuteranno a mantenere le riunioni produttive per tutti i partecipanti.

Modelli di cadenza delle riunioni

1. Riunioni giornaliere

Le riunioni giornaliere sono riunioni informali che si tengono quotidianamente. Sono necessarie e utili per i team, come quelli di ingegneria e di sviluppo, per garantire l'allineamento, la condivisione dei risultati e l'identificazione dei blocchi.

Sebbene le riunioni giornaliere possano sembrare un ottimo modo per rimanere aggiornati sugli stati e i cambiamenti quotidiani, potrebbero essere controproducenti e dirompenti se non gestite correttamente.

Quindi, per sfruttare al meglio la riunione giornaliera e garantire una sessione produttiva, è meglio arrivare alla riunione preparati con un Programma e un modello di documento che i membri del team possono facilmente consultare in qualsiasi momento e compilare prima della riunione.

SUGGERIMENTI PER LE RIUNIONI QUOTIDIANE Suggerimento: Create il vostro o utilizzate questo documento personalizzabile Modello di riunione giornaliera StandUp di ClickUp per dare a voi e ai vostri team un sistema organizzato, strutturato e ripetibile per acquisire e visualizzare gli aggiornamenti quotidiani.

Questo modello è disponibile in Lavagne online di ClickUp e personalizzato in qualsiasi modo per supportare i vostri flussi di lavoro unici. Inoltre, salva i vostri input e li riflette in tempo reale e, poiché è costruita all'interno di ClickUp, il vostro team può inserire collegamenti alle attività e collegare questo documento al proprio lavoro.

Lo scopo della riunione giornaliera di StandUp è quello di favorire il coordinamento del team. Questo rapido ciclo di feedback aiuta i team ad allinearsi e a rimanere in carreggiata, in modo simile alla riunione giornaliera nel calcio. Se emerge un problema, è possibile affrontarlo rapidamente e mantenere i progetti in carreggiata

2. Riunioni settimanali

Ci sono vari tipi di riunioni che possono essere programmate su base settimanale. Una delle riunioni più importanti da tenere in questa cadenza è quella a tu per tu.

Le riunioni a tu per tu offrono ai manager e ai leader un tempo a tu per tu con i loro diretti collaboratori o colleghi. Si tratta di un momento designato per stabilire una connessione e costruire un rapporto con gli altri e per garantire ai dipendenti il supporto necessario per avere successo nei loro ruoli.

Queste riunioni sono anche un'ottima occasione per allinearsi sugli obiettivi, controllare il carico di lavoro e fornire feedback per garantire che le aspettative siano soddisfatte.

SUGGERIMENTI PER LE RIUNIONI SETTIMANALI Rendete produttive le riunioni settimanali di verifica e standardizzate le riunioni settimanali a tu per tu, utilizzando il modello Modello di riunione uno-a-uno di ClickUp .

Questo modello può essere applicato a Documenti ClickUp dove è possibile annotare dettagli importanti come priorità, elementi d'azione e altro ancora. Conservate tutti i vostri impegni settimanali riunioni settimanali in un unico posto aggiungendo una nuova pagina all'interno dello stesso documento. È inoltre possibile condividere il documento con altri o mantenerlo privato per garantire uno spazio sicuro ai dipendenti.

Il modello 1:1 di ClickUp include pagine precostituite per i ruoli dei dipendenti, le aspettative e i programmi delle riunioni ricorrenti per ciascun membro del team. Create pagine annidate all'interno di ogni pagina per una maggiore organizzazione

3. Riunioni mensili

Le riunioni mensili ricorrenti sono importanti come check-in con il team. Durante queste riunioni è possibile ricevere aggiornamenti sugli obiettivi mensili, esaminare lo stato di avanzamento per assicurarsi che il team sia sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi trimestrali e identificare i colli di bottiglia e i fattori di blocco per preparare il team a un esito positivo nei mesi successivi.

Un esempio di riunione che può essere programmata con cadenza mensile sono le riunioni dei team di progetto, in cui i team di progetto e gli stakeholder si riuniscono per discutere lo stato dei progetti in corso.

SUGGERIMENTO PER LE RIUNIONI MENSILI Fornite ai team e agli stakeholder una rappresentazione visiva facile da digerire del vostro progetto riepilogo/riassunto del progetto utilizzando il Modello di reportistica sullo stato del progetto di ClickUp .

Questo modello è disponibile nelle lavagne online di ClickUp, dove il team può collaborare, aggiungere aggiornamenti, apportare modifiche e altro ancora in modo simultaneo o asincrono. Utilizzate questo modello per tenere aggiornati tutti gli stakeholder sullo sviluppo, prevenire i problemi prima che si verifichino e garantire che il progetto venga completato entro i tempi previsti.

Creare un rapporto dettagliato e facile da seguire stato del progetto in Lavagne online di ClickUp

4. Riunioni trimestrali

Le riunioni trimestrali sono ideali per condividere gli aggiornamenti dei progetti, discutere i risultati dell'ultimo trimestre, celebrare i successi e preparare il trimestre successivo con il team o con l'intera organizzazione. Se terminate correttamente, queste riunioni possono contribuire a risollevare il morale del team, a migliorare l'allineamento interfunzionale e a mantenere tutti sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi.

Le riunioni trimestrali possono essere utilizzate in molti modi, ma alcune delle più comuni sono le riunioni di piano, le riunioni della Bacheca e le riunioni di tutto il personale.

SUGGERIMENTI PER LE RIUNIONI TRIMESTRALI Suggerimento: Pianificate facilmente la prossima riunione trimestrale dell'azienda e delegate il lavoro con il programma di lavoro Modello di riunione di tutte le mani di ClickUp .

Questo modello offre statuti personalizzati preimpostati, campi personalizzati e visualizzazioni multiple per fornire una panoramica strutturata e dettagliata delle attività e assicurare che di coprire ogni annuncio importante . È possibile utilizzare il modello così com'è o personalizzarlo in base alle proprie esigenze. Viene inoltre fornita una Guida introduttiva per aiutarvi a sfruttare al meglio questo modello.

Gestite facilmente la logistica, il tempo e il piano per la vostra prossima riunione aziendale con il modello per le risorse umane di ClickUp Riunione a tutte le mani Modello da ClickUp

Come pianificare la cadenza di una riunione

La chiave per una riunione produttiva è assicurarsi che sia necessaria, innanzitutto. Ecco alcune domande da porre a voi stessi o al vostro team prima di impostare una riunione.

1. Qual è l'obiettivo di questa riunione?

È questa l'obiettivo della riunione di offrire nuove informazioni alle persone chiave o semplicemente di aggiornare il team?

Questa è sempre una buona prima domanda da porsi quando si imposta una nuova cadenza.

Ecco alcuni esempi di come questa domanda possa determinare la frequenza delle riunioni:

Nuovo progetto

• Scopo della riunione: Nuova iniziativa di marketing
• Cadenza della riunione: Check-in settimanale per un resoconto dello stato e dei prossimi passaggi

Standup

• Scopo della riunione: Aggiornamenti regolari con il gestore del team o con il team lead
• Cadenza della riunione: Standup giornaliero per vedere a cosa si sta lavorando

Aggiornamenti sul progetto

• Scopo della riunione: Aggiornamento sullo stato del progetto
• Cadenza della riunione: Check-in giornaliero o settimanale, a seconda della priorità del progetto

2. Questa riunione può avvenire in modo asincrono?

Se si tratta di un check-in o di un aggiornamento rapido, pensate alle informazioni di cui avete bisogno e al tempo necessario per realizzarlo. E questo è più del tempo a disposizione.

Considerate il tira e molla per la programmazione, la preparazione da fare prima della riunione e la riunione stessa: tutto questo si somma al tempo.

Come team remoto o distribuito, è possibile utilizzare altri strumenti di comunicazione per supportare la comunicazione asincrona.

Alcune riunioni per loro natura, come i grandi progetti e le decisioni aziendali importanti, richiedono che le diverse parti interessate si confrontino in tempo reale, cosa che è sempre più facile da fare di persona o in una chiamata Zoom.

Ma per le riunioni motivate principalmente da aggiornamenti, l'impostazione del tempo per un check-in di persona non è necessaria. In effetti, queste riunioni sono più adatte a essere terminate in modo asincrono e, in questo caso, possono essere fatte più frequentemente.

3. Si tratta di un'attività ad alta priorità o urgente?

Alcuni progetti avranno priorità rispetto ad altri con scadenze ravvicinate. Solo i team leader sanno quali sono questi progetti e sono in grado di determinare la frequenza dei check-in.

Se l'attività è urgente, stabilite il modo migliore per comunicare con il team, che si tratti di una Zoom call, di una registrazione video o di annotare le priorità all'interno dell'attività.

4. Questo tipo di riunioni si protrae regolarmente oltre il tempo previsto?

Le riunioni che vengono spesso interrotte potrebbero essere un motivo per programmare riunioni più frequenti piuttosto che più lunghe, ma tutto dipende da team a team. Per altri, stare seduti in riunione per più di un'ora potrebbe non essere altrettanto produttivo. In questo caso, riunioni più brevi con una cadenza più regolare potrebbero aiutare a coprire più terreno e a mantenere le conversazioni focalizzate. Utilizzo di ClickUp come strumento di lavoro software per i verbali delle riunioni può aiutarvi a rispettare il programma.

5. Da fare: gli elementi da discutere in questo tipo di riunioni si esauriscono?

D'altro canto, se Da fare un check-in giornaliero in cui non c'è molto da dire, si può prendere in considerazione l'idea di raggrupparli in un check-in settimanale e di spostare gli aggiornamenti giornalieri in modalità asincrona piuttosto che di persona o in conferenza.

Come ottimizzare la cadenza delle riunioni del team

Gli ambienti di lavoro remoti e ibridi possono essere un po' complicati quando si tratta di collaborazione tra team.

Mantenete i vostri team in connessione, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, fornendo loro uno strumento di project management con funzionalità/funzione di collaborazione tra team come ClickUp .

ClickUp è un sistema all-in-one per il project management e la gestione dei progetti produttività costruito pensando ai team. È uno strumento di project management che consente a voi, al vostro team e all'intera organizzazione di pianificare le priorità, semplificare il flusso di lavoro e tenere traccia dello stato e della Sequenza, tutto in un unico posto.

Come per la collaborazione del team offre centinaia di funzioni, tra cui una funzionalità collaborativa Docs e Whiteboard con cui i team possono fare brainstorming, documentare strategie e altro ancora. Semplificate la comunicazione con la funzione la visualizzazione della chat integrata per dare al team uno spazio designato per chattare su progetti, domande e aggiornamenti.

Inoltre, è possibile accedere facilmente alle email e tenere le conversazioni in un unico posto grazie alla funzione Funzionalità/funzione Email in ClickUp che consente di inviare e ricevere email senza lasciare ClickUp. 🔥

Fornisce anche un'opzione di funzionalità/funzione di commento che consente al team di commentare attività, Teams e allegati per la Correzione di bozze e di assegnarli a una persona specifica, rendendo più facile che mai la collaborazione reciproca, il lavoro asincrono e il feedback, senza dover programmare una riunione. ☝️

Scambiate feedback in tempo reale, allegate file e semplificate la comunicazione con la visualizzazione chat integrata in ClickUp

E se siete studenti visivi o avete membri del team che lo sono, potete semplicemente usare Clip, il programma di registratore di schermo in-app di ClickUp per registrare video di alta qualità e inviarli al team con un commento. Questo è particolarmente utile per spiegare argomenti complessi, quando è necessario mostrare un tutorial passo dopo passo, o per presentare un aggiornamento con immagini.

Questa funzionalità/funzione elimina la necessità di partecipare a un'altra riunione o di creare lunghi thread di email, cosa che tutti i membri del team possono (e vogliono) apprezzare. 👌

Condividete le registrazioni dello schermo per trasmettere con precisione il vostro messaggio senza bisogno di una catena di email o di una riunione di persona con Clip by ClickUp

E se dovete programmare una riunione a distanza, non preoccupatevi. ClickUp può aiutarvi a prepararvi, a mantenere la produttività della riunione e a sfruttare al meglio il tempo con il vostro team.

Come? Basta seguire questi passaggi:

1. Programma della riunione: Creare da soli un'agenda strutturata per le riunioni, oppure utilizzare i modelli di riunione precostituiti di ClickUp e personalizzarli in base alle proprie esigenze
2. Costruire una visualizzazione a scelta: Venite alla riunione preparati e pronti a presentare. Costruite una vista a vostra sceltasequenza del progetto in Sequenza oppureVista Gantt Chart, mappare le strategie in Lavagne online o in Documenti, creare unadashboard personalizzato per riunire tutte le informazioni importanti e ottenere reportistica in un'unica visualizzazione e molto altro ancora
3. Attività ricorrenti e date di scadenza: Impostate un'attività di ClickUp specificamente per la riunione o impostatela come una data di scadenzaattività ricorrente per ricordare a voi e ai partecipanti la data della prossima riunione. È anche possibile consultare le attività e gli impegni nella cartellaVisualizzazione del calendario4. Identificare e invitare i partecipanti: Aggiungere assegnatari singoli o multipli all'attività per notificare chi è coinvolto nella riunione
4. Condivisione dell'attività, della Programma della riunione e di altre immagini: Allegare l'agenda della riunione, le visualizzazioni del lavoro e altro ancora all'attività nei commenti o nella descrizione dell'attività e condividerla con il team, una persona specifica o un gruppo di persone
5. Connessione di ClickUp a Zoom: Integrare Zoom a ClickUp per accedere in qualsiasi momento all'app Zoom all'interno di ClickUp e utilizzare l'opzione di condivisione dello schermo di Zoom per presentare l'agenda delle riunioni, le sequenze temporali, i report nelle dashboard di ClickUp e così via
6. Avere una chiamata produttiva e prendere note: Partecipate alla chiamata, prendetele note della riunioneed elencare elementi di azione in ClickUp Documenti, Lavagne online, Blocco note o all'interno di un'attività

Questo è solo un modo per utilizzare ClickUp per migliorare le vostre riunioni. Scoprite tutte le funzionalità/funzione di ClickUp per scoprire come sfruttare al massimo la piattaforma per supportare tutte le vostre esigenze aziendali, di progetto e di comunicazione.

Avviare e partecipare a riunioni direttamente dalle proprie attività con l'integrazione di ClickUp con Zoom

Migliorare la cadenza delle riunioni con ClickUp

La chiave per riunioni e giornate di lavoro produttive è trovare una cadenza di riunione efficace per voi e per il vostro team, quindi utilizzare ClickUp per gestire i progetti, migliorare la comunicazione del team e monitorare obiettivi e stati.

Poiché la piattaforma è completamente personalizzabile e offre centinaia di funzionalità per il project management e la collaborazione tra team, potete assolutamente configurare ClickUp in modo da supportare il vostro flusso di lavoro e migliorare la comunicazione interfunzionale.

Usate ClickUp come un'applicazione per la gestione dei progetti software di gestione delle riunioni e le sue funzionalità/funzione per comunicare aggiornamenti, feedback, domande e altro ancora per eliminare le riunioni non necessarie dalla vostra fitta agenda e offrire ai vostri team una linea di comunicazione aperta, indipendentemente dal fuso orario o da dove e quando lavorano. 🌎

Si integra inoltre con oltre 1.000 strumenti di lavoro, comprese le app per le videoconferenze, Slack e altro ancora, per aiutarvi a semplificare la comunicazione del team e a portare tutto il vostro lavoro in un unico luogo.

Iniziare è gratis. Accedete a ClickUp oggi stesso!