Oggi, con modalità di lavoro che spaziano dal completamente remoto, all'ibrido, al totalmente in ufficio, mantenere i team connessi e informati in ogni momento può essere difficile (aggiungete i diversi fusi orari per rendere le cose ancora più complicate). 👀
Quindi, nel tentativo di mantenere l'allineamento con i nostri team, abbiamo deciso di organizzare riunioni programmate per esaminare gli aggiornamenti, rivedere gli elementi da intraprendere, fornire feedback e così via. Ma il fatto è che il tempo è prezioso.
Questo è particolarmente vero quando si lavora in un ambiente di lavoro frenetico, perché dovrai assicurarti di sfruttare al massimo le tue riunioni.
È in questi casi che conoscere lo scopo della riunione, avere un programma e programmare la giusta frequenza delle riunioni può portare notevoli vantaggi al tuo team.
In questo articolo scoprirai qual è la giusta frequenza delle riunioni, con quale cadenza programmare gli incontri e quali strumenti di gestione delle riunioni puoi utilizzare per ridurre al minimo il numero di riunioni e mantenere il tuo team sempre aggiornato.
Abbiamo anche aggiunto alcuni consigli e suggerimenti per aiutarti a determinare cosa funziona meglio per il tuo team, insieme a modelli di riunione per strutturare le tue chiamate e renderle il più produttive possibile.
Che cos'è una cadenza delle riunioni?
La frequenza delle riunioni si riferisce semplicemente al ritmo delle riunioni, ovvero alla frequenza con cui vengono organizzate.
Ad esempio, se tu e un tuo diretto collaboratore vi incontrate ogni venerdì mattina, si tratta di una cadenza settimanale. Se ricevi una richiesta di riunione ogni due mesi, si tratta di una cadenza bimestrale.
Questo può essere più difficile per i team remoti. Ogni azienda deve affrontare la sfida di stabilire la frequenza con cui dovrebbero svolgersi le riunioni. In un contesto lavorativo sempre più distribuito, le chiamate Zoom faccia a faccia sembrano aver sostituito molte riunioni di persona e talvolta diventano l'unica interazione con il tuo team.
E anche se a tutti noi piace dare un'occhiata all'animale domestico di qualcuno sullo sfondo di una chiamata, queste riunioni virtuali possono in realtà ostacolare la felicità e la produttività dei dipendenti, poiché possono essere di disturbo se occupano troppo tempo della loro giornata.
Quindi, come bilanciare il tuo programma e trovare la giusta frequenza delle riunioni per il tuo team?
Scopriamolo insieme.
Come scegliere la giusta frequenza delle riunioni
La giusta frequenza delle riunioni sarà diversa per ogni azienda e per le sue esigenze. Alcuni team richiederanno una frequenza maggiore o minore a seconda dei loro ruoli, dei progetti e del tipo di riunione. Ecco alcune frequenze e tipologie di riunioni da prendere in considerazione, insieme a modelli che ti aiuteranno a mantenere le tue riunioni produttive per tutti i partecipanti.
Tipi di cadenza delle riunioni
A seconda del tipo di riunione, le frequenze più comuni sono:
1. Frequenza delle riunioni giornaliere
Le riunioni quotidiane vengono utilizzate per aggiornamenti importanti, annunci urgenti al team, condivisione di rapporti e controlli rapidi. In genere durano al massimo 15-30 minuti.
- Le riunioni quotidiane sono riunioni informali che si tengono ogni giorno. Sono necessarie e utili per i team, come quelli di ingegneria e sviluppo, per garantire l'allineamento, effettuare la condivisione dei risultati e aiutare a identificare gli ostacoli. Le riunioni Scrum che si tengono ogni giorno sono un tipo di riunione quotidiana.
- Le riunioni di controllo del team sono riunioni quotidiane che possono svolgersi sia virtualmente che di persona. Aiutano tutti i membri del team a sapere su cosa stanno lavorando i loro colleghi, quali sfide stanno affrontando e se possono essere d'aiuto.
Sebbene le riunioni quotidiane possano sembrare un ottimo modo per rimanere aggiornati sull'andamento e sui cambiamenti giornalieri, potrebbero rivelarsi controproducenti e di disturbo se non gestite correttamente.
Quindi, per sfruttare al meglio la frequenza delle riunioni quotidiane e garantire una sessione di alta produttività, è meglio arrivare alla riunione preparati con un programma e un documento modello che i membri del team possano facilmente consultare in qualsiasi momento e compilare prima della riunione.
Modello di cadenza giornaliera delle riunioni
Utilizza questo modello personalizzabile per riunioni quotidiane di ClickUp per fornire a te e ai tuoi team un sistema organizzato, strutturato e ripetibile per acquisire e visualizzare gli aggiornamenti quotidiani.
Questo modello è disponibile in ClickUp Whiteboards e può essere personalizzato in qualsiasi modo per supportare i tuoi flussi di lavoro specifici. Inoltre, salva i tuoi input e li riflette in tempo reale e, poiché è integrato in ClickUp, il tuo team può inserire link alle attività e collegare questo documento al proprio lavoro.
2. Frequenza delle riunioni settimanali
Esistono vari tipi di riunioni che possono essere programmate su base settimanale. Una cadenza settimanale significa solitamente che i partecipanti si incontreranno alla stessa ora nel giorno stabilito, ogni settimana.
- Le riunioni individuali offrono a manager e leader l'opportunità di trascorrere del tempo da soli con i propri diretti collaboratori o colleghi. Forniscono un momento dedicato per entrare in contatto e instaurare un rapporto reciproco e garantiscono ai dipendenti l'assistenza necessaria per avere successo nel proprio ruolo.
- Le riunioni del team di reparto possono svolgersi settimanalmente per esaminare i punti salienti della settimana precedente e concordare la strada da seguire per la settimana successiva.
- Gli aggiornamenti settimanali sul progetto vengono spesso organizzati per progetti a lungo termine con più fasi e attività cardine. In queste riunioni, il team di progetto o il project manager effettua la condivisione degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto, evidenzia le dipendenze e allinea le parti interessate sui passaggi successivi.
Modello di cadenza settimanale delle riunioni
Rendi produttive le tue riunioni settimanali e standardizza i tuoi incontri individuali settimanali utilizzando il modello per incontri individuali di ClickUp.
Questo modello può essere applicato a ClickUp Docs, dove puoi annotare dettagli importanti come priorità, azioni da intraprendere e altro ancora. Conserva tutti i tuoi appunti delle riunioni settimanali in un unico posto aggiungendo una nuova pagina all'interno dello stesso documento. Hai anche la possibilità di condividere questo documento con altri o di mantenerlo privato per garantire uno spazio sicuro ai tuoi dipendenti.
3. Frequenza delle riunioni mensili
Le riunioni mensili ricorrenti sono incontri importanti che aiutano i leader e i membri del team ad allinearsi sugli obiettivi e sui progetti. Di solito durano fino a un'ora e si svolgono alla stessa ora e nello stesso giorno ogni mese, ad esempio il primo martedì del mese, il 7 di ogni mese, ecc.
Durante queste riunioni, puoi ottenere aggiornamenti sugli obiettivi mensili, esaminare lo stato dei progressi per assicurarti che il tuo team sia sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi trimestrali e identificare i colli di bottiglia e gli ostacoli per preparare il tuo team all'esito positivo nei mesi a venire.
- Le riunioni aziendali con tutto il personale sono importanti riunioni mensili in cui il team dirigenziale effettua la condivisione di aggiornamenti e fa annunci importanti. Possono essere riunioni online o incontri di persona e possono durare da una a tre ore.
- Le riunioni di comitato sono discussioni di aggiornamento per tenere tutti i membri informati sugli sviluppi. Possono esserci molti tipi di comitati gestiti dai dipendenti dell'azienda, come il comitato per la sicurezza sul lavoro, il comitato per il divertimento sul lavoro e così via.
- Le riunioni della dirigenza riuniscono ogni mese i dirigenti e i manager dei vari reparti aziendali per discutere problemi importanti relativi all'azienda e effettuare la condivisione degli aggiornamenti dei reparti.
Modello di cadenza mensile delle riunioni
Fornisci sia ai team che agli stakeholder una rappresentazione visiva di facile comprensione del riepilogo/riassunto del tuo progetto utilizzando il modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp.
Questo modello è disponibile in ClickUp Whiteboards, dove il tuo team può collaborare, aggiungere aggiornamenti, apportare modifiche e altro ancora in modo simultaneo o asincrono. Utilizza questo modello per tenere aggiornati tutti gli stakeholder sullo sviluppo, prevenire i problemi prima che si verifichino e garantire che il progetto venga completato entro i tempi previsti.
Pianifica facilmente la tua prossima riunione aziendale e delega il lavoro con il modello di riunione generale di ClickUp.
Questo modello fornisce statuti personalizzati preimpostati, campi personalizzati e visualizzazioni multiple per offrirti una panoramica strutturata e dettagliata delle tue attività e assicurarti di coprire ogni annuncio importante. Utilizza il modello così com'è o personalizzalo in base alle tue esigenze. Include anche una guida introduttiva per aiutarti a sfruttare al meglio questo modello.
4. Frequenza delle riunioni trimestrali
Le riunioni trimestrali sono ottime per la condivisione degli aggiornamenti sui progetti, la discussione dei risultati dell'ultimo trimestre, la celebrazione dei successi e la preparazione al trimestre successivo con il tuo team o l'intera organizzazione. Se condotte correttamente, queste riunioni trimestrali possono aiutare a sollevare il morale del tuo team, migliorare l'allineamento interfunzionale e mantenere tutti sulla strada giusta per raggiungere i propri obiettivi.
Le riunioni trimestrali possono avere molti scopi, ma alcuni dei più comuni sono le riunioni di pianificazione, le riunioni del consiglio di amministrazione, ecc.
- Le riunioni del consiglio di amministrazione sono solitamente programmate una volta al trimestre, tenendo conto della difficoltà di riunire tutti i membri del consiglio ogni settimana o ogni mese. Durante queste riunioni i partecipanti discutono strategie di crescita, piani futuri, nuovi investimenti e così via. Possono durare da un paio d'ore a un'intera giornata lavorativa.
- Le revisioni aziendali terminate una volta al trimestre sono riunioni di aggiornamento di alto livello in cui i partecipanti discutono il raggiungimento degli obiettivi, i piani per il trimestre successivo, gli ostacoli e la strategia a lungo termine. A seconda della natura dell'azienda, queste revisioni aziendali trimestrali si svolgono tra la dirigenza e i responsabili dei team, oppure tra i clienti e te.
Modello di cadenza delle riunioni trimestrali
Il modello QBR completo di ClickUp ti aiuta a:
- Raccogli dati da più origini dati per creare informazioni utili.
- Monitora le prestazioni rispetto agli indicatori chiave di prestazione (KPI) in una dashboard organizzata.
- Condividi i risultati con gli stakeholder e i membri del team per un processo decisionale rapido.
5. Frequenza delle riunioni annuali
Le riunioni annuali sono eventi fondamentali che richiedono una pianificazione accurata. Possono durare da uno a diversi giorni, a seconda dell'obiettivo.
Esempio
- Le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti sono revisioni annuali delle prestazioni individuali, in cui i risultati vengono valutati rispetto a obiettivi e attività cardine definiti.
- I ritiri aziendali sono incontri informali organizzati una volta all'anno dalla direzione per dare a tutti i dipendenti l'opportunità di rilassarsi, festeggiare i risultati raggiunti e rafforzare i legami all'interno del team.
- Le riunioni annuali degli azionisti sono anche occasioni annuali in cui l'azienda effettua la reportistica sui risultati e sulle prestazioni finanziarie dell'anno. A volte possono anche essere un forum per scoprire nuove opportunità.
Modello di cadenza annuale delle riunioni
Presenta ciò che è accaduto nella tua azienda in modo professionale e visivamente accattivante utilizzando il modello di rapporto aziendale di ClickUp! È progettato per aiutarti a creare un rapporto efficace e completo sulle prestazioni o sullo stato della tua azienda.
Con questo modello puoi:
- Raccogli dati da fonti quali bilanci, sondaggi sui clienti e feedback dei dipendenti.
- Analizza l'andamento delle prestazioni nel tempo
- Presenta i tuoi risultati in un formato completo ma di facile comprensione.
Scegliere tra riunioni sincrone e asincrone
Oltre a decidere il tipo di riunione, dovrai anche determinare quali riunioni possono essere svolte in modo asincrono o virtuale e quali devono essere tenute in modo sincrono o in un luogo fisico.
Indipendentemente dal formato scelto, il tuo obiettivo è quello di mantenere i tuoi team aggiornati e in linea con il raggiungimento dei loro obiettivi, consentendo a tutti la libertà necessaria per lavorare in modo autonomo senza aggiungere troppe riunioni al loro programma di lavoro.
Riunioni asincrone vs. riunioni sincrone
Una volta stabilita una cadenza settimanale per un progetto e un'altra cadenza settimanale per un check-in con tutto il personale, ciò non significa che queste debbano necessariamente avere lo stesso formato.
Il primo passaggio per determinare il formato della tua riunione è decidere se la riunione è finalizzata alla ricerca di informazioni o alla condivisione di informazioni. Questo è molto importante quando si determina il modo migliore per verificare lo stato di avanzamento del lavoro.
Le riunioni finalizzate alla ricerca di informazioni possono rientrare in una delle seguenti categorie:
- Una riunione iniziale per un nuovo progetto
- Una riunione del team di progetto per discutere i prossimi passaggi
- Riunione di gestione per verificare il funzionamento dei team
- Un incontro individuale con un diretto subordinato per verificare gli obiettivi e le attività
Questo tipo di riunioni sono generalmente ottime da svolgere di persona o come rapido aggiornamento virtuale tramite una videochiamata o una sincronizzazione in ClickUp Chat.
Ecco alcuni esempi di riunioni informative:
- Una riunione quotidiana StandUp
- Aggiornamento sul progetto
- Il rapporto annuale di un'azienda
Questo tipo di riunioni è spesso adatto alla comunicazione asincrona. Puoi comunicare gli aggiornamenti tramite un'app di messaggistica aziendale o all'interno di uno strumento di project management con funzionalità di messaggistica.
Stabilire la giusta frequenza delle riunioni di team per la tua azienda, insieme al formato di riunione più adeguato, ridurrà le riunioni di scarso valore e consentirà a tutti di concentrarsi sull'essere produttivi e motivati al lavoro.
Lo sapevi? I team possono ridurre il numero di riunioni pianificando e tramite la condivisione di StandUp automatizzati con ClickUp Brain.
Come pianificare una cadenza delle riunioni
La chiave per riunioni di alta produttività è assicurarsi che siano necessarie in primo luogo. Ecco alcune domande da porre a te stesso o al tuo team prima di organizzare una riunione.
1. Qual è l'obiettivo di questa riunione?
L'obiettivo di questa riunione è fornire nuove informazioni ai protagonisti o semplicemente aggiornare il team?
Questa è sempre una buona prima domanda da porsi durante l'impostazione di una nuova frequenza.
Ecco alcune domande ed esempi di frequenza delle riunioni che potrebbero determinare la frequenza con cui programmare una riunione:
Nuovo progetto
- Scopo della riunione: Nuova iniziativa di marketing
- Frequenza delle riunioni del team: check-in settimanali per un rapporto sullo stato di avanzamento e sui passaggi successivi
Standup
- Scopo della riunione: aggiornamenti regolari con il manager e/o il team leader.
- Frequenza delle riunioni: standup quotidiano per vedere su cosa stanno lavorando attivamente tutti i membri del team.
Aggiornamenti sul progetto
- Scopo della riunione: aggiornamento sullo stato del progetto
- Frequenza delle riunioni di progetto: check-in giornaliero o settimanale, a seconda della priorità elevata
2. Questa riunione può svolgersi in modo asincrono?
Se si tratta di un rapido controllo o aggiornamento, pensa alle informazioni di cui hai bisogno e al tempo necessario. Considera il tempo necessario per la programmazione, la preparazione prima della riunione e la riunione stessa: tutto questo richiede tempo.
In un team remoto o distribuito, puoi utilizzare altri strumenti di comunicazione per fornire supporto alla comunicazione asincrona.
Alcune riunioni, per loro natura, come quelle relative a grandi progetti e decisioni aziendali importanti, richiedono che i diversi soggetti interessati possano esprimere la propria opinione in tempo reale, cosa che è sempre più facile fare di persona o tramite una chiamata Zoom.
Ma per le riunioni motivate principalmente da aggiornamenti, non è necessario riservare del tempo per un incontro di persona. Infatti, queste sono più adatte ad essere svolte in modo asincrono e, in tal caso, possono essere effettuate con maggiore frequenza.
3. Si tratta di un'attività di alta priorità o urgente?
Alcuni progetti avranno la priorità rispetto ad altri con scadenze ravvicinate. Solo i team leader sapranno quali sono questi progetti e saranno in grado di determinare la cadenza del team di progetto.
Se l'attività è urgente, stabilisci il modo migliore per comunicare con il tuo team, che si tratti di una chiamata Zoom, una registrazione video, un messaggio di chat all'interno dell'attività o la nota delle priorità all'interno dell'attività.
4. Questo tipo di riunioni supera regolarmente il tempo a disposizione?
Le riunioni che vengono spesso interrotte potrebbero essere un motivo per programmare riunioni più frequenti piuttosto che più lunghe, ma tutto dipende dal team. Per altri, partecipare a riunioni di oltre un'ora potrebbe non essere così produttivo. In questo caso, riunioni più brevi con una cadenza più regolare potrebbero aiutare a coprire più argomenti e mantenere le conversazioni concentrate. L'utilizzo di ClickUp come software per i verbali delle riunioni può aiutarti a rimanere in linea con il tuo programma.
5. Esauriamo gli elementi da discutere in questo tipo di riunioni?
D'altro canto, se fai chiamate quotidiane di controllo in cui non c'è molto da dire, valuta la possibilità di consolidarle in un controllo settimanale e di spostare gli aggiornamenti quotidiani su chiamate asincrone anziché di persona o in teleconferenza.
6. Chi parteciperà?
Le riunioni con un numero elevato di partecipanti possono diventare inefficaci e non portare a risultati specifici. Se devi condividere aggiornamenti con un gruppo numeroso di persone, ad esempio, potrebbe essere più efficace inviare gli aggiornamenti tramite email o una piattaforma come ClickUp.
In alternativa, puoi pianificare più riunioni con piccoli gruppi di persone invece di un unico grande incontro.
Decidere la frequenza delle riunioni: best practice
Ecco alcuni consigli utili che possono aiutarti a decidere la frequenza delle riunioni più adatta a te e ai tuoi stakeholder.
Limita gli inviti alle riunioni
Mantieni le riunioni in linea con gli obiettivi e i tempi previsti invitando solo le persone direttamente coinvolte nella discussione o nel processo. In questo modo le riunioni avranno dimensioni gestibili e si eviterà che i problemi vengano sviati da questioni secondarie.
Se è necessario tenere informati altri colleghi, utilizza le trascrizioni delle riunioni e i punti salienti per garantire che tutti possano rimanere aggiornati anche senza partecipare di persona.
Tieni a mente l'obiettivo e le dimensioni del team
Le dimensioni del tuo team e i risultati attesi dalle riunioni del team di progetto possono aiutarti a decidere la frequenza perfetta. Ad esempio, il lancio a livello aziendale di un nuovo piano di valutazione delle prestazioni potrebbe richiedere riunioni bisettimanali tra i team leader durante la fase di implementazione, ma anche riunioni quotidiane tra il project manager e il team di progetto più piccolo.
Rendi la partecipazione facile per tutti i partecipanti
Pianifica la frequenza delle riunioni tenendo conto delle posizioni e dei fusi orari di tutti i partecipanti. Dovrebbe essere un giorno e un orario che vada bene per tutti. Se stai pianificando una riunione ibrida o virtuale, assicurati che ogni partecipante abbia la possibilità di dire la propria, attraverso l'uso di strumenti come chat e lavagne online e regole di partecipazione chiare.
Raccogli feedback
Rimani flessibile mentre imposti la frequenza delle riunioni. Se ci sono feedback significativi sulla durata, il programma o altri aspetti, sii disposto a cambiare le cose per soddisfare le esigenze dei partecipanti. Accetta i suggerimenti sulla frequenza delle riunioni da parte dei partecipanti se sono pratici.
Come ottimizzare la frequenza delle riunioni del tuo team
Se devi programmare una riunione di persona o da remoto, non preoccuparti. ClickUp può aiutarti a prepararti, a garantire la produttività della tua riunione e a sfruttare al meglio il tempo con il tuo team.
Come? Basta seguire i passaggi riportati di seguito:
Come pianificare una cadenza efficace delle riunioni con ClickUp
- Programma della riunione: crea un programma strutturato per conto tuo oppure utilizza i modelli predefiniti di ClickUp e personalizzali in base alle tue esigenze.
- Crea una visualizzazione a tua scelta: arriva alla riunione preparato e pronto per la presentazione. Crea una sequenza del progetto nella visualizzazione Timeline o Vista Gantt, pianifica le strategie nelle lavagne online o nei documenti, crea un dashboard personalizzato per riunire tutte le informazioni importanti e ottenere report in un'unica visualizzazione e molto altro ancora.
- Attività ricorrenti e date di scadenza: imposta un'attività di ClickUp specificamente per la riunione o impostala come attività ricorrente per fornire un promemoria a te e ai partecipanti quando si terrà la prossima riunione. Puoi anche visualizzare le tue attività e il tuo programma nella vista Calendario.
- Identifica e invita i partecipanti: aggiungi uno o più assegnatari all'attività per comunicare chi è coinvolto nella riunione.
- Condividi le tue attività, l'ordine del giorno delle riunioni e altri elementi visivi: allega l'ordine del giorno della riunione, le viste di lavoro e altro ancora all'attività nei commenti o nella descrizione dell'attività e condividilo con il tuo team, una persona specifica o un gruppo di persone.
- Collega ClickUp a Zoom: integra Zoom con ClickUp per accedere all'app Zoom all'interno di ClickUp in qualsiasi momento e utilizza l'opzione di condivisione dello schermo in Zoom per presentare i tuoi appunti delle riunioni, il programma, le sequenze, i report nei dashboard in ClickUp e così via.
- Sfrutta ClickUp Chat per aggiornamenti istantanei: riduci al minimo le riunioni quotidiane utilizzando la messaggistica istantanea e SyncUps in ClickUp per effettuare la condivisione di informazioni e aggiornamenti.
- Organizza una riunione produttiva e prendi appunti: partecipa alla riunione, prendi appunti e crea un elenco delle azioni da intraprendere in ClickUp Docs, lavagne online, blocco note o all'interno di un'attività di ClickUp.
Mantieni i tuoi team connessi indipendentemente da dove si trovino nel mondo, fornendo loro uno strumento di project management con funzionalità di collaborazione di team come ClickUp.
ClickUp è uno strumento all-in-one per la gestione dei progetti, la comunicazione e la produttività, creato appositamente per i team. Si tratta essenzialmente di uno strumento di project management che consente a te, al tuo team e all'intera organizzazione di pianificare le priorità, semplificare il flusso di lavoro e tenere traccia dello stato e delle sequenze, il tutto in un unico posto.
Per quanto riguarda la collaborazione del team, offre centinaia di funzionalità/funzioni, tra cui una funzione collaborativa Docs e lavagna online che consente ai team di scambiarsi idee, documentare strategie e altro ancora.
Semplifica la comunicazione con la chat integrata per offrire al tuo team uno spazio dedicato alle chat e alle videochiamate su progetti, domande e aggiornamenti.
Accedi facilmente alle tue e-mail e conserva le tue conversazioni in un unico posto con la funzionalità Email in ClickUp, che ti consente di inviare e ricevere e-mail senza uscire da ClickUp. 🔥
Offre anche una funzionalità di commento che consente al tuo team di inserire commenti all'interno di attività, documenti e allegati per la Correzione di bozze e di assegnarli a una persona specifica, rendendo più facile che mai collaborare tra loro, lavorare in modo asincrono e fornire feedback, senza dover programmare riunioni settimanali. ☝️
Se sei un tipo visivo o hai membri del team che lo sono, usa semplicemente Clip, il registratore dello schermo integrato nell'app ClickUp, per registrare video di alta qualità e inviarli al tuo team con un commento. Questo è particolarmente utile quando devi spiegare argomenti complessi e hai bisogno di mostrare un tutorial passo dopo passo o presentare un aggiornamento con immagini.
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