Come prendere i migliori appunti per le riunioni (con modelli)

In parole povere: prendere nota rende migliore per tutti qualsiasi riunione di brainstorming, di processo o di progetto.

È un motore potente per costruire una cultura del lavoro produttiva per il futuro. Ma gli esseri umani non sono macchine, quindi abbiamo bisogno dei sistemi giusti per ricordare e richiamare le informazioni che abbiamo ascoltato.

Sapevate che la memoria inizia a diminuire entro le prime 24 ore dall'apprendimento? Questo fenomeno si chiama curva dell'oblio . Misura la velocità con cui dimentichiamo le informazioni nel tempo se non cerchiamo di conservarle.

Non dipende solo dalla nostra forza della memoria di conservare le informazioni delle riunioni, ma l'approccio per catturare e comunicare le informazioni a noi stessi e agli altri.

In questa guida vi forniamo i modelli, gli strumenti e i suggerimenti per trasformare le vostre riunioni in un'esperienza di lavoro le vostre riunioni virtuali e di persona produttività, in modo da sentirsi sicuri del proprio sistema di annotazione!

Tipi di note per le riunioni

Come esistono diversi tipi di riunione, esistono anche diversi tipi di note. Questa sezione fornisce una guida completa per aiutarvi a trovare il metodo migliore che si adatta al vostro stile di annotazione.

Note di Cornell: Si tratta di un format sistematico per condensare e organizzare le note, rendendole più facili da rivedere. La pagina è divisa in tre parti: spunti (domande o punti principali sulla sinistra), note (informazioni dettagliate della riunione sulla destra) e un riepilogo/riassunto in fondo.

**Questo metodo prevede la suddivisione della pagina in quadranti (o box) come importante, meno importante, delegare e rimandare. Ogni quadrante viene utilizzato per diversi tipi di note, consentendo l'assegnazione di priorità per l'esecuzione del follower.

Mappa mentale: Se preferite la rappresentazione visiva, l'approccio della mappa mentale potrebbe fare al caso vostro. Partite dal tema centrale e create rami per i diversi argomenti, riempiendo ogni ramo con le note pertinenti. Perfetto per le sessioni di brainstorming.

**Questo metodo parte dagli argomenti principali ed esegue il drill-down sui dettagli in ordine. È ottimo per documentare i verbali perché i punti principali del Programma sono già suddivisi.

Grafico: Questo approccio divide et impera è utile per registrare diversi tipi di informazioni specifiche. Creare un grafico e riempire le celle con i punti discussi durante la riunione.

**Note: questo metodo semplice e diretto consiste nell'annotare ogni punto come una breve frase, man mano che si presenta durante la riunione, senza formattare ulteriormente.

Ciascuno di questi metodi offre un vantaggio diverso. Sono tutti compatibili con ClickUp Documenti, quindi potete scegliere quello che meglio si adatta al vostro stile e alle esigenze della riunione. Che si tratti della struttura organica delle note delle mappe mentali o dell'orientamento alle attività delle note degli elementi d'azione, c'è un metodo che vi aiuterà a massimizzare la produttività durante e dopo ogni riunione.

Elementi chiave da includere nelle note delle riunioni

Una nota di riunione ben strutturata e dettagliata è una risorsa essenziale per la produttività aziendale. Vi aiuta a registrare le idee, le azioni e le decisioni prese durante la riunione. Ecco alcuni elementi chiave da includere nelle note delle riunioni:

Dettagli della riunione: Includere la data, l'ora di inizio e di fine e la posizione (fisica o virtuale) della riunione.

Elenco dei partecipanti: Documentate tutti i partecipanti e i loro ruoli come riferimento. Menzioni se qualcuno era assente o se c'erano ospiti speciali.

Programma della riunione: Elenco degli argomenti previsti per la riunione. In questo modo si imposta la struttura delle note e si ripercorrono i punti principali della discussione in ordine logico.

Punti di discussione: Questa è la parte più importante delle note. Assicuratevi di raccogliere gli argomenti, le opinioni, le idee e le domande principali emerse in relazione a ciascun elemento del programma.

Decisioni prese: Documentate le decisioni chiave. Chi le ha prese? Quali alternative sono state prese in considerazione? Menzionare la giustificazione della decisione per riferimenti futuri.

Elementi d'azione: Indicare chi è responsabile di cosa (attività o follow-up) dopo la riunione. Dovrebbe essere indicato chi è stato assegnato a ciascuna azione, di cosa si tratta e la data di scadenza, se è stata assegnata.

Passaggi successivi e scadenze: Delineare cosa deve accadere in seguito, chi è responsabile e quando deve essere completato. In questo modo si assicura che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità per il futuro.

Domande e risposte: Documentate tutte le domande che sono emerse e le relative risposte. Se una risposta non era disponibile, si noti chi troverà la risposta e quando.

**Fatti e statistiche importanti: registrare numeri, dati, fatti o statistiche importanti che sono stati citati. Potrebbero essere utili per riferimenti futuri o per lavorare su attività e progetti correlati.

**Allegati: se durante la riunione sono stati condivisi o discussi dei documenti, includeteli o inserite un link ad essi nelle note.

Incorporando questi elementi chiave nelle vostre note di riunione, creerete un resoconto completo che renderà chiare le azioni di follow-up, rafforzerà la responsabilità e servirà come risorsa preziosa per coloro che hanno perso la riunione, il tutto migliorando la produttività e la comunicazione del vostro team.

Come prendere le migliori note per le riunioni (6 strategie chiave)

Prima della riunione

Suggerimento 1: Condividere le responsabilità dell'agenda della riunione

Meeting Notes Modello CTA Blog

Nel sito di Reclaim.aiA Report sulle tendenze della produttività hanno appreso che i professionisti trascorrono in media 21,5 ore in riunione, oltre la metà di una settimana lavorativa standard!

Riunioni produttive sono essenziali per l'esito positivo di un'azienda sana e in crescita. In qualità di gestore del team, di project manager o di dirigente, avete il compito di alimentare i processi e le attività in modo che ogni dipendente abbia la possibilità di lavorare in modo efficiente strumenti per le riunioni e risorse da fare per terminare il lavoro.

Utilizzare un_ **Modello di itinerario **tra il programma della riunione e una pagina vuota per le note

Se avete la responsabilità di prendere i verbali delle riunioni -Note e decisioni prese nel corso di riunioni formali che richiedono l'approvazione da parte della dirigenza: consultate i nostri modelli di note di riunione gratuiti:

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-11.png Acquisite i verbali della riunione in un formato strutturato con il modello di verbale di riunione di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-15041&department=other&\_gl=1\*1vzd2k4\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjE3NjM2MjAuQ2p3S0NBandxZjIwQmhCd0Vpd0F0N2R0ZFljQWJT1M5Y3ZBLW5aTGllb2dFdkVKR2xvT2J6SnFTZUxFeXFnZTFMEtobGxwZEpZTElob0NkVW9RQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTc0ODc0ODE0Ni4xNzE4ODk5ODIyLjEzMzU2MDcxODEuMTcyMc2MjY1Ny4xNzIxNzYyNjU5 Scarica questo modello /%cta/

Durante la riunione

Suggerimento 3: Filtrare le informazioni più importanti

Tra gli um e i like ci sono dettagli importanti a cui prestare attenzione quando una persona parla in un flusso di coscienza. Ma con un po' di contesto, fiducia e creatività, diventerete dei maghi della nota in un attimo qualsiasi scenario di riunione .

Ecco come si presenta:

Ascolta gli indizi e le indicazioni che l'oratore ti sta dando per il contesto

La regola generale è di essere preparati a tutto. Ma ascoltate l'enfasi posta su ciò che sta dicendo, le domande poste e le spiegazioni condivise che influiscono sul progetto/attività/obiettivo.

Siate sicuri e chiedete all'oratore di chiarire ciò che sta dicendo

Riepilogare un punto e non sentire i dettagli chiave del successivo è un'esperienza che tutti sperimentiamo mentre prendiamo le note! Se vi perdete in ciò che l'oratore sta dicendo, è probabile che lo facciano anche gli altri partecipanti! L'ultima cosa da fare è condividere informazioni errate. Le note di queste riunioni verranno prese in considerazione più avanti nel tempo, quindi dovete dire la verità e nient'altro che la verità! (I membri del team vi ringrazieranno in seguito)

Diventate creativi e osservate chi vi circonda

C'è qualcuno nel vostro posto di lavoro che inchioda la produttività delle riunioni ogni volta? Chi fa sembrare le note e le conversazioni delle riunioni così facili? Prendete una pagina mentale dal loro libro e osservate come riescono a coinvolgere e motivare le persone nella stanza. La qualità delle loro riunioni si traduce in note chiare che ispirano all'azione.

Se non vi viene in mente nessuna persona, ci pensiamo noi! In ClickUp siamo ossessionati dal concentrarci sull'efficienza e sui risultati.

Scaricate la guida di ClickUp Documenti

La chiave dell'esito positivo della produttività delle riunioni è la organizzazione verso l'azione. Il nostro Documenti ClickUp sono sempre mobilitati per consentire ai team di ogni fuso orario di ottenere subito le informazioni di cui hanno bisogno.

Ecco una panoramica delle quattro sezioni standard delle nostre note di riunione: Elementi d'azione, Risorse necessarie, Follower e Resoconto della conversazione.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/meeting-notes-doc-template-example-in-clickup.png Prendete note dettagliate in un documento ClickUp durante una riunione di team per mantenere i membri della squadra sulla stessa pagina e per prepararsi alla riunione successiva /$$$img/

Scrivere le note di una riunione in ClickUp Docs

Suggerimento 4: Taggare i membri del team nel documento per il follower

Il mio lavoro con team interfunzionali e con più fusi orari richiede un accountability aiuto. Le persone saltano da una riunione all'altra e possono dimenticare di completare gli elementi d'azione o i follower.

Ricordate la curva dell'oblio?

I team di ClickUp utilizzano regolarmente le funzionalità di @menzione e di commento all'interno di Teams per monitorare, aggiornare e collaborare sui lavori. Questo è perfetto per tenere insieme le conversazioni correlate e i pensieri "mi sono appena ricordato!

Quando le persone vengono taggate in un commento, vedranno i loro nomi evidenziati nel loro feed di notifiche.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/CleanShot-2022-08-29-at-17.39.02.png

/$$$img/

Identificate i richiami e gli elementi d'azione importanti durante la scansione delle notifiche

Dopo la riunione

Suggerimento 5: Mantenere lo slancio con un riepilogo della riunione

Questo suggerimento va affrontato pensando che nessuno ha il tempo di leggere le note della riunione. Soprattutto se il management ha bisogno di un rapido stato o di un riepilogo di ciò che è successo, è bene fornire questa breve panoramica in una posizione priva di attriti.

Ogni riunione dovrebbe avere un'attività ricorrente dedicata per collegare i membri del team interessati, i documenti e persino altre attività per le riunioni passate, presenti e future.

Come funziona: Pubblicate un riepilogo dei punti chiave dell'attività con le note della riunione collegate. Risparmierete a voi stessi e agli altri il tempo necessario per cercare le informazioni. **Questo collega tutti i lavori in un'area di lavoro centrale e fuori dalle caselle di posta

Se siete curiosi di conoscere l'attività di ClickUp e volete iniziare con l'organizzazione di base, create attività per organizzare tutte le note delle vostre riunioni progetti di inizio anno , cerimonie agili e l'onboarding dei nuovi assunti -Iniziare con il Modello della riunione !

Scarica il modello di cartella per le riunioni

La creazione di questa risorsa è anche uno strumento prezioso per i team leader per monitorare il numero e la qualità delle riunioni a cui tutti partecipano!

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/clickup-list-meeting-notes-folder-template-1400x674.png Prendere note e verbali di riunione migliori da un elenco di clickup /$$$img/

Creare un Elenco ClickUp per centralizzare le riunioni ricorrenti in modo che tutti possano visualizzarle

Suggerimento 5: Utilizzare l'IA per riepilogare/riassumere e formattare le note

In un mondo guidato dalla tecnologia digitale, l'intelligenza artificiale (IA) svolge un ruolo importante nell'ottimizzazione della produttività. Questo è particolarmente importante quando si tratta di note di riunioni. Invece di riepilogare, parafrasare e formattare manualmente i contenuti, è possibile utilizzare le funzionalità dell'IA per svolgere queste attività in modo rapido e accurato. ClickUp Brain , uno strumento alimentato dall'IA, si rivela un vero e proprio cambiamento in questo senso. ClickUp Brain è stato progettato per aiutarvi a navigare in modo più efficace tra i grandi volumi di dati delle riunioni. È in grado di leggere le note delle riunioni, estrarre i punti chiave e fornire riepiloghi/riassunti. Generare conclusioni rapide da lunghe discussioni diventa più facile, risparmiando tempo prezioso per altre attività importanti.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-41.gif Generare note di riunione accurate senza sforzo con ClickUp Brain https://clickup.com/ai Provate ClickUp Brain /$$$cta/

Parafrasare non è più un'attività che richiede un notevole carico cognitivo. Con ClickUp Brain, la riscrittura delle idee con parole diverse viene automatizzata per evitare istanze di plagio e garantire una rappresentazione unica del pensiero.

Oltre a riepilogare/riassumere, la formattazione delle note è fondamentale per migliorare la leggibilità e facilitare una rapida consultazione. ClickUp Brain vi aiuta a strutturare le vostre note in modo chiaro con intestazioni, punti elenco e vari stili di testo per sottolineare le informazioni chiave.

Con ClickUp Brain è possibile generare automaticamente approfondimenti dalle note delle riunioni, catturando l'intera matrice di pensieri, idee, decisioni e elementi d'azione in un formato facilmente digeribile. Non solo aumenta la produttività durante la riunione, ma garantisce anche un efficace follower, fornendo subito i punti salienti e le azioni necessarie.

Con ClickUp Brain, sfruttate la potenza dell'IA nel prendere appunti e trasformate le vostre riunioni di routine in un terreno di coltura strategico per l'intelligenza operativa.

Chi trae vantaggio dalla presa di nota delle riunioni?

Appaltatori: Le note delle riunioni sono essenziali per gli appaltatori per tenere traccia delle decisioni prese o delle modifiche da implementare. Prendere note durante una riunione permette di rimanere organizzati e di assicurarsi di avere i giusti dettagli della discussione.
Aziende: La presa di nota delle riunioni consente alle aziende di tenere traccia delle conversazioni e delle decisioni importanti prese. Questo aiuta a garantire che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina e che tutti i membri del team siano a conoscenza di eventuali modifiche o aggiornamenti.

Suggerimento bonus: catturare istantaneamente brevi note sulle riunioni

Il vostro Google Drive ha questo aspetto?

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/meeting-notes-in-google-drive.png esempio di documento Google Drive /$$$img/

Esempio di come fare le cose nel modo più difficile in Google Drive

Succede anche ai migliori di noi!

A volte capita di voler annotare delle note rapide per i propri occhi o di scaricare pensieri mentre si è impegnati in una telefonata o in una riunione di Zoom. Il problema è che diventa quasi impossibile trovare quell'informazione che si sa di aver registrato.

In questi casi, non utilizzate un documento Google. Utilizzate invece il blocco note ClickUp, il compagno digitale tascabile perfetto per prendere note .

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/create-a-task-from-a-meeting-note-in-clickup-notepad.png Aprire una nota di una riunione nel blocco note di ClickUp per prendere appunti, ricordare le idee chiave e fare rapidi elenchi di cose da fare /$$$img/

Creazione di attività di ClickUp Notepad

Informazioni sul blocco note

Accedete al blocco note dal vostro browser o dispositivo mobile per creare un repository di pensieri, liste di controllo e attività quasi pronte in un unico luogo! Il blocco note di ClickUp include anche:

/Comandi slash: Formattazione della nota con intestazioni, font in grassetto, elenchi e molto altro ancora
Trascinamento: Aggiungere immagini, gif, video e altri file direttamente nelle note
Ricerca: Ricerca nelle note per parole chiave trovate nel titolo o nella descrizione di una nota
Archiviazione/disarchiviazione: Archiviare o disarchiviare le note
Convertire: Convertire la nota in un'attività o in un documento!

Un'ultima considerazione per ottenere le migliori esperienze con le note delle riunioni: Le vostre strategie e preferenze per prendere appunti si evolveranno nel tempo. Quando si cerca lo strumento perfetto per prendere appunti, privilegiare la personalizzazione e la flessibilità.

Lo strumento scelto deve farvi risparmiare tempo, non spendere le vostre energie Spendere le vostre energie in attività come la manutenzione delle note vi allontana dal lavoro che fa muovere l'ago delle vostre attività e dei vostri progetti.

Sappiamo che amerete il blocco note e i documenti di ClickUp per creare il vostro miglior sistema di annotazione. Se avete bisogno di lavorare su qualsiasi problema di produttività delle riunioni, contattateci in qualsiasi momento! Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso !