Guidare un team?
È probabile che passiate molto tempo a pensare a come comunicate o se lo state facendo bene. Non c'è da sorprendersi. Una comunicazione efficace è il fondamento di una sana dinamica di team.
Anche gli studi hanno evidenziato l'importanza della comunicazione, con risultati quali:
- I team con buone connessioni sperimentano una maggioreun aumento della produttività del 20-25% Riunioni improduttive, risultato di una scarsa comunicazione, costano alle grandi aziende statunitensi circa100 milioni di dollari ogni anno Un'enormità di $$$a97% dei dipendenti ritiene che il modo in cui comunicano influisca sull'efficienza del posto di lavoro
Per creare una strategia di comunicazione efficace sul posto di lavoro, i leader devono capire e considerare i tipi di abilità comunicative che meglio si adattano alla situazione. Sebbene alcune modalità di comunicazione possano sembrare ovvie, il diavolo si nasconde nei dettagli di come si applica ogni approccio e si iniziano a imparare i suggerimenti del linguaggio del corpo.
Per aiutarvi a perfezionare il modo in cui
team comunica
, prendete in considerazione 12 strategie di comunicazione che presentano numerosi vantaggi, indipendentemente dalle dimensioni del vostro team. 🚀
Perché le strategie di comunicazione sono importanti?
Sebbene non ci voglia uno scienziato missilistico per capire perché le strategie di comunicazione sul posto di lavoro siano così importanti, vale la pena di sottolinearne i vantaggi.
- Distribuire meglio le conoscenze indispensabili: La distribuzione di canali aperti per una comunicazione efficace sul posto di lavoro, come riunioni regolari, newsletter aziendali e valutazioni delle prestazioni, fornirà ai dipendenti le conoscenze necessarie per comprendere i loro ruoli e gestire le loro responsabilità. Una strategia di comunicazione aperta offre ai team migliori opportunità perdi raggiungere i propri KPI. 📈
- Incoraggiare la risoluzione collaborativa dei problemi: Promuovere un ambiente dicollaborazione del team e di problem-solving sul posto di lavoro, incoraggiando i dipendenti abrainstorming e a trovare soluzioni insieme. 🧠
- Tenere solo riunioni efficaci e necessarie: uno dei moduli più comuni della comunicazione del team èattraverso una riunione. Ma le riunioni inutili e improduttive sono dannose per una comunicazione efficace. Per questo motivo dovete concentrarvi solo sui punti critici, che dovete delineare prima della telefonata o dell'incontro. ⏰
- Incoraggiate l'allineamento : Un problema importante per i fileteam remoti è il disallineamento dovuto ai diversi fusi orari. Il vostropiano di comunicazione del progetto deve considerare i modi perrafforzare le relazioni del team-sia che si tratti dimembri del team da remoto o meno, con un regolareallineando tutti. 👯
- Costruire la fiducia e mantenere la trasparenza: La trasparenza è la chiave di ogni strategia di comunicazione, quandogestire un team. Stabilite un ambiente di ascolto attivo per costruire la fiducia. 🤝
12 Strategie di comunicazione
Senza cancellate comunicazione del team i progetti non tagliano il traguardo e la crescita si arresta. Ecco perché conoscere e mettere in atto le strategie di comunicazione che funzionano meglio per il vostro team è fondamentale per il suo esito positivo.
Scopriamo le 12 migliori strategie di comunicazione che potete iniziare a utilizzare subito per il vostro team:
1. Utilizzare più tipi di comunicazione
Il team dovrebbe avere diversi modi per comunicare, tra cui conversazioni di persona, email, telefonate, videochiamate e strumenti di chat. L'uso di una varietà di metodi fa sì che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina e abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.
Menziona i membri del team direttamente nelle attività con la possibilità di inviare una notifica
Ad esempio, se si utilizzano soluzioni di comunicazione tra team come ClickUp con la possibilità di taggare e menzionare i membri del team all'interno di attività, documenti e altro, si consente al team di comunicare mentre lavora. Questo riduce il cambio di contesto che rende più agevole il processo di terminazione del lavoro.
2. Impostazione delle regole di base della comunicazione
Stabilite delle linee guida su come e quando i membri del team devono comunicare. Queste potrebbero includere i tempi di risposta previsti, le modalità di utilizzo delle diverse piattaforme di comunicazione e i destinatari di determinate email. 📝
Questo vale anche per le riunioni, probabilmente una delle attività che occupano gran parte delle risorse del team. Prendete in considerazione l'impostazione di regole di base per la comunicazione verbale e il modo in cui i membri devono comunicare all'interno delle riunioni (ad esempio, specificate in anticipo le aspettative per il lavoro di preparazione).
3. Eliminare i silos di comunicazione
Assicurarsi che tutti i membri del team siano coinvolti nel ciclo di comunicazione è difficile quando non si dispone di strumenti digitali che lo rendano facile. Questo è particolarmente vero se si lavora con team ibridi -ovvero alcuni membri del team lavorano da remoto e in ufficio.
La funzionalità/funzione tabella di ClickUp consente di creare una matrice di comunicazione senza lasciare la dashboard
Nessuno deve essere escluso dalla conversazione, ecco perché una buona comunicazione elimina i silos. La vostra strategia di comunicazione deve coinvolgere un piccolo gruppo di persone selezione di strumenti di comunicazione sul posto di lavoro in modo da non disperdere le risorse con troppi strumenti aziendali .
Scarica il modello della matrice di comunicazione di ClickUp
4. Avere un facilitatore designato
Designare una persona che faciliti il processo di comunicazione e garantisca che tutti ricevano il loro punto di vista in modo tempestivo. L'obiettivo è sempre quello di mantenere le riunioni produttive e in linea con le attività.
Ma se volete fare un passo avanti, assegnate a qualcuno del team la responsabilità di tenere sotto controllo la comunicazione al di là delle riunioni. Un facilitatore designato aiuta a gestire la titolarità delle attività e a colmare le lacune.
5. Utilizzare strumenti di collaborazione in tempo reale
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp
comunicare facilmente con i numerosi strumenti di progetto integrati nella lavagna online, perfetti per il brainstorming e lo scambio di idee
Strumenti di collaborazione in tempo reale, come ad esempio ClickUp Mappe mentali le mappe mentali, le lavagne online e i documenti offrono un ottimo modo ai team di comunicare tra loro e di lavorare ai progetti contemporaneamente.
Pensate alle lavagne online come a una sandbox in cui i team utilizzano tipi di comunicazione visiva e scritta per condividere e perfezionare le idee. La cosa migliore è che gli strumenti di Whiteboard sono facili da usare e abbastanza personalizzabili da permettere ai team di fare riferimento e modificare man mano.
6. Impostare obiettivi chiari per il team
Avere obiettivi chiari e misurabili è essenziale per i team per rimanere in carreggiata e garantire che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi. Le funzionalità/funzione Obiettivi di ClickUp rendono facile l'impostazione, il monitoraggio e la gestione degli obiettivi raggiungere gli obiettivi del team con molta visibilità.
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
Create obiettivi tracciabili in connessione con le vostre attività lavorative, in modo da poter misurare i traguardi e visualizzare le sequenze temporali. In termini di stili di comunicazione, utilizza sia la forma scritta che quella visiva per mantenere il team in connessione con gli obiettivi .
7. Incoraggiare la comunicazione bidirezionale
Per una comunicazione efficace, la strada deve essere a doppio senso. Il detto "bisogna essere in due per ballare il tango" vale anche per la comunicazione sul posto di lavoro. 💃
Incoraggiate i membri del team a fare domande e a condividere apertamente le loro idee. Questo aiuta a creare un team più unito che lavora con le stesse idee e gli stessi feedback.
8. Usare app per la condivisione dello schermo
Condivisione di registrazioni dello schermo per trasmettere con precisione il vostro messaggio senza bisogno di una catena di email o di una riunione di persona
App per la condivisione dello schermo come Lo strumento Clip di ClickUp sono estremamente utili per i team remoti. Consentono ai membri del team di condividere il proprio lavoro in tempo reale, assicurando al contempo che ognuno sia allineati e possano collaborare .
Naturalmente esistono anche strumenti come Zoom che permettono ai team di condividere lo schermo in tempo reale. 💻
Si tratta di trovare il mix di strumenti più adatto a risolvere gli intoppi nel flusso di lavoro del team. In questo modo il passaggio delle informazioni diventa un gioco da ragazzi e gestione del cambiamento avviene in modo efficace.
9. Suddividere gli argomenti complessi
Scomponete gli argomenti complessi in parti più piccole per renderli più facili da capire. Questo include la suddivisione dei problemi in attività più piccole e gestibili, in modo da potersi concentrare su un aspetto alla volta.
Visualizzare e gestire la roadmap dei prodotti in ClickUp Sequenza
Presentazioni, documenti, modelli matrici e strumenti come le lavagne online sono tutti utili per suddividere attività complesse e sequenza dei progetti in modo che nulla vada perso.
Un aspetto positivo dell'utilizzo di questi strumenti è che tutti rendono i vostri lavori richiesti riferibili, in modo che i team siano sempre al passo con i tempi.
10. Centralizzare i lavori richiesti per la comunicazione
Centralizzare, centralizzare, centralizzare. Spesso i lavori richiesti per la comunicazione del team vengono vanificati a causa di alcuni errori nella gestione del team. Questo può accadere per una serie di motivi, come ad esempio:
- Uno stack tecnologico disarticolato
- Nessuna struttura di riferimento per l'approccio ai progetti
- Documenti scollegati che vivono su troppe piattaforme separate
Quando la comunicazione è centralizzata, i team tengono meglio traccia delle conversazioni, delle attività e dei progetti in un unico spazio. Questo riduce i cambi di attività e di contesto e aiuta il team a concentrarsi su ciò che conta.
È importante ricordare che le strategie di comunicazione, se ben utilizzate, aiutano i team a fare progressi nel lavoro stesso, anziché perdersi in attività gestionali. Un grande passaggio in questa direzione inizia con la centralizzazione delle modalità di comunicazione e condivisione delle informazioni.
11. Organizzare riunioni regolari del team
Organizzare riunioni regolari del team è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano aggiornati sulle loro attività e sulle loro attività in sincronizzazione con gli altri . Le riunioni del team sono anche un'ottima occasione per discutere e collaborare apertamente.
Tutto ciò che non è ovvio viene chiarito e i team possono sollevare tutti i potenziali problemi. Le normali riunioni del team sono per lo più verbali, ma non bisogna dimenticare di aggiungere la comunicazione visiva e scritta per trasmettere i propri punti di vista.
12. Privilegiare la comunicazione 1 a 1
I team leader non dovrebbero dimenticarsi di dare priorità alla comunicazione uno-a-uno . Per raccogliere i benefici di queste riunioni, è necessario avere forti capacità di comunicazione sul posto di lavoro.
Iniziate programmando riunioni regolari con i membri del team per discutere di argomenti specifici. Utilizzate questo momento per dare regolarmente feedback positivi, in modo che i membri del team si sentano sicuri e apprezzati. In questo modo, inizierete ad apprendere i segnali del linguaggio del corpo e altre forme di comunicazione non verbale.
Riunioni individuali dare ai membri del team la possibilità di porre domande di condividere idee e di aggiornarsi su eventuali problemi. Organizzate regolarmente queste riunioni e assicuratevi di stabilire regole di base chiare per la comunicazione.
Cancellate i ruoli e le aspettative nelle vostre riunioni 1 contro 1 con questo modello di ClickUp
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Tipi di strategie di comunicazione
In generale, ci sono quattro strategie di comunicazione fondamentali da considerare quando si lavora con il team. Vediamo nel dettaglio ogni strategia di comunicazione, in modo che possiate sapere quale sia la migliore per la vostra situazione o il vostro ruolo:
Comunicazione verbale
Quando i dipendenti usano il linguaggio verbale per scambiarsi informazioni, stanno usando la comunicazione verbale. Che si tratti di una conversazione faccia a faccia, di una presentazione o di una riunione Zoom, l'obiettivo è comunicare efficacemente attraverso le interazioni verbali.
Avviare e partecipare a riunioni direttamente dalle proprie attività con l'integrazione di ClickUp con Zoom
Per una comunicazione individuale ottimale, è necessario considerare le proprie capacità verbali, come spiegare efficacemente le idee, arrivare al punto e mantenere gli ascoltatori coinvolti.
Comunicazione non verbale
La comunicazione non verbale è quando i dipendenti trasmettono messaggi senza l'uso di parole. Si tratta del linguaggio del corpo, delle espressioni facciali, dei gesti e persino del contatto visivo. Tra tutte le strategie di comunicazione, questa è spesso la più importante da comprendere.
La comunicazione non verbale fornisce un contesto al messaggio verbale. E, in ultima analisi, aiuta a cogliere gli indizi non verbali dei dipendenti. Non tutti vogliono comunicare direttamente attraverso una conversazione.
Con l'aumento della comunicazione virtuale può essere molto più difficile cogliere il linguaggio del corpo, il tono di voce e altri indizi non verbali che sono più facili da vedere di persona.
È per questo che le telecamere sono incoraggiate a essere accese quando si partecipa a una chiamata del team Zoom. Capire la comunicazione non verbale è importante per comunicare a distanza perché aiuta a fornire un contesto e a minimizzare i rischi di fraintendimenti.
Comunicazione scritta
Email, memo, newsletter, note e persino simboli sono tutti esempi perfetti di comunicazione scritta. Le strategie di comunicazione efficace si basano semplicemente sulla scrittura: ogni cosa, dalle parole scelte, alla struttura delle frasi e all'organizzazione della scrittura, conta quando si comunica in questo modo.
ClickUp Docs permette di formattare in modo ricco e comandi slash per lavorare in modo più efficiente
Sul posto di lavoro, i dipendenti si scambiano informazioni attraverso documenti scritti che assumono diversi moduli. Questo tipo di comunicazione è vantaggioso perché consente di registrare in modo permanente la conversazione, in modo che tutti possano facilmente consultarla e rivederla.
Avere un'unica documentazione base di conoscenza il sistema da cui lavorare facilita la condivisione con più colleghi ed elimina il rischio di interpretazioni errate. Questa strategia di comunicazione è anche un modo eccellente per i dirigenti di delegare attività e responsabilità .
Bonus:_ Software di comunicazione interna !
Comunicazione visiva
Per trasmettere messaggi attraverso la comunicazione visiva si utilizzano immagini come diagrammi, grafici, video, fotografie e altro ancora. Tra le strategie di comunicazione più efficaci, questa è vantaggiosa perché aiuta a scomporre concetti complessi e a renderli più facili da capire.
Utilizzo di ClickUp Whiteboards come strumento di collaborazione visiva per qualsiasi esigenza
Simile a quello visivo ClickUp Lavagne online -aiutano ad aggiungere un contesto al messaggio, rendendolo più comprensibile. È il motivo per cui esistono i libri illustrati. Inoltre, questo tipo di strategia di comunicazione consente di spiegare concetti complessi, prendere decisioni più rapide, aumentare il coinvolgimento nelle riunioni ed è facilmente consultabile.
Usa le strategie di comunicazione con il tuo team in ClickUp
L'uso degli strumenti, delle strategie e dei metodi di comunicazione giusti aiuta a migliorare la comunicazione e la collaborazione del team. L'obiettivo è garantire che tutti lavorino per raggiungere gli stessi oggetti, e questo è meglio da fare attraverso una solida strategia di comunicazione.
Inoltre, l'utilizzo di strumenti di collaborazione in tempo reale per centralizzare la comunicazione del team garantirà a tutti l'accesso alle informazioni necessarie. ClickUp offre un ampio intervallo di funzionalità/funzione da fare!
Utilizzate gli strumenti di collaborazione in tempo reale, la funzionalità/funzione di monitoraggio del tempo, l'estensione per la registrazione delle schermate e i modelli di riunione di ClickUp per aiutare i team a rimanere allineati e produttivi.
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