Le riunioni con tutto il personale sono un modo intelligente per effettuare rapidamente la condivisione delle informazioni con tutte le persone e i reparti della tua azienda. Tuttavia, queste riunioni hanno molti partecipanti, il che significa che possono rapidamente andare fuori controllo senza un piano solido.
Che la riunione coinvolga cinque o 500 persone, è sempre meglio creare un piano d'azione per rendere la riunione plenaria il più produttiva possibile dal punto di vista della produttività.
Utilizza questa guida passo passo per pianificare riunioni significative e coinvolgenti per tutto il tuo team e ottenere alcuni modelli gratis per massimizzare il lavoro richiesto. Andiamo! 🙌
⏱️ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- Le riunioni con tutto il personale sono incontri che riuniscono tutti i dipendenti in un unico luogo o su una piattaforma virtuale. Aiutano a mantenere tutti informati e coinvolti e migliorano la collaborazione e la trasparenza.
- Il programma di una riunione generale può includere aggiornamenti e annunci aziendali, notizie su iniziative chiave, riconoscimenti ai dipendenti, storie di successo dei clienti e domande e risposte informali con la dirigenza.
- Per pianificare una riunione coinvolgente con tutto il personale, tieni a mente questi passaggi: Stabilisci un obiettivo e un programma chiari Prepara un piano di comunicazione e decidi il formato della riunione Identifica i relatori, gli argomenti da trattare e i contributi di cui avrai bisogno Invia gli inviti e programma i promemoria Verifica in anticipo il funzionamento delle attrezzature tecnologiche Mantieni vivo l'interesse del pubblico: includi quiz o sondaggi, aggiungi elementi visivi e rendi la sessione interattiva Rispondi alle domande, condividi le azioni da intraprendere e i punti chiave e chiedi un feedback
- Definisci un obiettivo e un programma chiari
- Prepara un piano di comunicazione e decidi il formato della riunione
- Identifica i relatori, gli argomenti da trattare e i contributi di cui avrai bisogno.
- Invia inviti e programma promemoria
- Prova in anticipo la tua attrezzatura tecnologica
- Mantieni vivo l'interesse del pubblico: includi quiz o sondaggi, aggiungi elementi visivi e rendi la sessione interattiva.
- Rispondi alle domande, effettua la condivisione degli elementi da intraprendere e dei punti chiave e chiedi un feedback.
- Le app di lavoro all-in-one come ClickUp possono rendere la pianificazione e l'esecuzione delle riunioni con tutto il personale un gioco da ragazzi, con tutto ciò che serve, dai modelli e l'assistenza IA agli strumenti di produttività per farti risparmiare tempo.
- Definisci un obiettivo e un programma chiari
- Prepara un piano di comunicazione e decidi il formato della riunione
- Identifica i relatori, gli argomenti da trattare e i contributi di cui avrai bisogno.
- Invia inviti e programma promemoria
- Prova in anticipo la tua attrezzatura tecnologica
- Mantieni vivo l'interesse del pubblico: includi quiz o sondaggi, aggiungi elementi visivi e rendi la sessione interattiva.
- Rispondi alle domande, effettua la condivisione degli elementi da intraprendere e dei punti chiave e chiedi un feedback.
Che cos'è una riunione generale?
Una riunione generale è un incontro virtuale o di persona che coinvolge tutti i dipendenti e i dirigenti della tua azienda. Dai dirigenti ai giovani lavoratori, questa riunione coinvolge praticamente tutti i membri dell'organigramma aziendale.
Le riunioni con tutto il personale differiscono dalle normali riunioni di team perché coinvolgono più reparti e parti interessate. Anche il numero dei partecipanti è molto diverso. Invece di pochi partecipanti, ti trovi a gestire decine e decine di persone in un'unica riunione.
In qualità di organizzatore della riunione, assumerai più un ruolo di moderatore per:
- Invita tutti i partecipanti interessati
- Crea il programma della riunione generale
- Mantieni il ritmo della riunione
La tua azienda potrebbe organizzare riunioni con tutto il personale su base regolare, come le riunioni pubbliche di Google, oppure organizzarle quando necessario, in occasione di eventi importanti o entusiasmanti.
Molto spesso, le aziende utilizzano le riunioni con tutto il personale per costruire la cultura aziendale, condividere notizie entusiasmanti o unire l'intera azienda. L'obiettivo non è solo quello di effettuare una condivisione di informazioni, ma anche di motivare il tuo team. 🏋️
Vantaggi di organizzare una riunione con tutto il personale per il tuo team
Pianificare una riunione con tutto il personale non è un'impresa da poco. Devi destreggiarti tra diversi inviti nel Calendario e domande da parte di molti partecipanti. Saranno presenti anche i dirigenti, quindi, come puoi immaginare, la pressione è alta. 👀
Le riunioni periodiche con tutto il personale sono vantaggiose per un'azienda perché aiutano ad allineare i team, creano una cultura della trasparenza e aumentano il coinvolgimento dei dipendenti. Ecco perché è importante avere un programma regolare di riunioni con tutto il personale:
1. Migliora la comunicazione sul posto di lavoro
Le riunioni con tutto il personale assicurano che tutti, dai dirigenti ai singoli collaboratori, siano sulla stessa lunghezza d'onda. Forniscono una piattaforma per la condivisione degli aggiornamenti aziendali, degli obiettivi e delle decisioni importanti.
Soprattutto per i team distribuiti, queste riunioni sono un ottimo modo per tenersi aggiornati su tutto ciò che accade in azienda.
Le riunioni periodiche con tutto il personale dell'organizzazione creano una connessione tra persone che di solito non lavorano insieme. Riunire le persone è una cosa positiva, soprattutto quando hanno esperienze e talenti diversi.
Se possibile, organizza riunioni plenarie che incoraggino i membri dei diversi reparti a interagire tra loro. Non si può mai sapere dove porteranno le loro conversazioni spontanee.
2. Migliora la trasparenza e la fiducia
È necessario promuovere la collaborazione tra i team non solo all'interno del proprio reparto, ma in tutta l'azienda. Una comunicazione aperta è il modo migliore per instaurare un clima di fiducia e incoraggiare i dipendenti a aprirsi maggiormente.
Durante una riunione aziendale aperta a tutti, la dirigenza può discutere apertamente delle prestazioni dell'azienda, delle sfide e dei piani futuri. Ciò aiuta i dipendenti a sentirsi informati, riducendo l'incertezza e le speculazioni.
Inoltre, offrono ai dipendenti un forum per sollevare dubbi, suggerire idee e ottenere chiarimenti sulle questioni aziendali.
Invece di isolare le informazioni in un unico reparto o solo tra i manager, le riunioni con tutto il personale consentono la condivisione delle informazioni con l'intera azienda in un forum che incoraggia la trasparenza.
3. Rafforza la cultura aziendale
Le riunioni regolari rafforzano i valori fondamentali, la missione e la visione. Creano un senso di unità, soprattutto nei team remoti o ibridi. Anche la collaborazione migliora quando tutti comprendono gli obiettivi aziendali più ampi.
Le riunioni con tutto il personale offrono al tuo team maggiori opportunità di interagire al di fuori delle normali responsabilità lavorative. Queste ulteriori connessioni tra i team favoriscono un senso di comunità essenziale per la creazione di una cultura aziendale. 🌻
Inoltre, le riunioni con tutto il personale consentono ai nuovi assunti di orientarsi nel modo di lavorare dell'azienda. Se avete recentemente assunto alcuni giovani lavoratori, le riunioni con tutto il personale sono un modo rapido per integrare i nuovi arrivati nella cultura aziendale.
4. Migliora il coinvolgimento e il morale dei dipendenti
Con quale frequenza vedi tutti i tuoi colleghi riuniti nello stesso posto?
Riunire tutti ti offre l'opportunità di vantarti dei risultati raggiunti dai tuoi dipendenti, il che fa miracoli per il morale del team. Quando pianifichi le riunioni con tutto il personale, assicurati di festeggiare:
- Attività cardine del lavoro
- Anniversari
- Persone che vanno oltre ogni aspettativa
I dipendenti si sentono apprezzati quando ascoltano direttamente i dirigenti e hanno l'opportunità di porre domande. I leader possono anche ispirare i team attraverso la condivisione dei successi e delle opportunità future in tali incontri informali.
5. Promuove la responsabilità e la concentrazione
Quando i dipendenti vedono come il loro lavoro contribuisce al successo dell'azienda, si sentono più coinvolti. Gli aggiornamenti chiave condivisi in una riunione con tutto il personale aiutano i team a mantenere la responsabilità degli obiettivi e dello stato.
I leader possono anche approfittare di una riunione aziendale per evidenziare le priorità e rafforzare le strategie aziendali al fine di creare allineamento.
6. Ottieni il consenso sul progetto
Le riunioni con tutto il personale trasmettono al tuo team sensazioni positive e rassicuranti, ma hanno anche uno scopo lavorativo. Il consenso è un ingrediente essenziale per il project management, quindi se stai cercando di convincere il tuo team (e il tuo capo) a intraprendere una nuova iniziativa, questo è il momento giusto per ottenere il consenso di tutti i membri del team.
Se hai deciso di intraprendere una nuova direzione audace, le riunioni con tutto il personale sono l'occasione giusta per la condivisione delle ragioni del cambiamento, perché è una cosa positiva e cosa devono aspettarsi i dipendenti in futuro.
L'obiettivo è quello di placare i timori del tuo team e allo stesso tempo rafforzare l'allineamento sugli obiettivi aziendali attraverso riunioni plenarie efficaci. ✨
Di cosa dovremmo parlare nelle riunioni con tutto il personale?
Hai la responsabilità di pianificare la prossima riunione generale nella tua azienda? Ecco alcuni argomenti chiave che potresti voler trattare:
- Aggiornamenti e risultati dell'azienda: condividi i risultati recenti, le sfide e lo stato complessivo verso gli obiettivi.
- Visione, missione e strategia: rafforza la direzione dell'azienda e il modo in cui ogni team contribuisce all'esito positivo.
- Progetti e iniziative chiave: evidenzia i progetti principali, gli aggiornamenti dei prodotti o i lanci imminenti.
- Riconoscimento dei dipendenti: festeggia le attività cardine raggiunte dal team e i contributi eccezionali
- Risultati finanziari e aziendali: fornisci una panoramica di alto livello su ricavi, crescita e metriche chiave.
- Cultura e valori: rafforza la cultura aziendale attraverso la condivisione di storie ed esempi dei valori fondamentali in azione.
- Sessione di domande e risposte: consenti ai dipendenti di porre domande alla dirigenza e di esprimere eventuali preoccupazioni.
- Storie di successo dei clienti: condividi feedback positivi dei clienti o casi di studio per far comprendere ai dipendenti l'impatto del loro lavoro.
- Sfide e ostacoli: discutete delle principali sfide e di come l'azienda le sta affrontando.
- Prossimi eventi e opportunità: annuncia eventi aziendali, sessioni di formazione o opportunità di crescita professionale.
Non sai cosa includere nel programma della riunione generale? Ci pensiamo noi. È facile creare un programma efficace con l'aiuto di un modello.
Il modello di programma per riunioni dirigenziali di ClickUp include sezioni dedicate a:
- Evidenzia i risultati raggiunti
- Revisione delle metriche
- Definizione delle attività cardine future
- Aggiornamenti del personale
Sono disponibili anche formati già pronti e grafici accattivanti. In questo modo, potrai dedicare meno tempo alla formattazione dei documenti e concentrare le tue energie sugli aspetti essenziali della riunione.
Come pianificare e condurre riunioni coinvolgenti con tutto il personale: processo dettagliato per ogni passaggio
Le riunioni con tutto il personale sono un'occasione magica per promuovere la trasparenza e la connessione, ma i partecipanti si annoieranno rapidamente se la riunione non è abbastanza coinvolgente. Segui questi passaggi per pianificare una riunione con tutto il personale che sia divertente e informativa in egual misura. 🤩
Per tua comodità, abbiamo suddiviso i passaggi in cose da fare prima, durante e dopo la riunione del team.
Prima della riunione
1. Definisci l'obiettivo
Definisci chiaramente lo scopo della riunione, che si tratti di una condivisione degli aggiornamenti aziendali, di una celebrazione dei risultati raggiunti, di un allineamento dei team o di un'affrontamento di eventuali preoccupazioni.
Comprendere l'obiettivo aiuta a definire il programma e garantisce che la riunione offra valore ai dipendenti. Lo scopo della riunione ti aiuterà anche a decidere il formato più adatto.
2. Decidi il formato della riunione
Ricorda che si tratta di un tipo di riunione diverso. Le riunioni con tutto il personale non sono uguali alle riunioni individuali: ci sono molte persone in chiamata, quindi devi sfruttare al massimo ogni secondo.
Prima di invitare tutti alla chiamata, pianifica la riunione in modo che le informazioni siano facili da assimilare. Ciò potrebbe significare:
- Inizia con attività rompighiaccio o quiz divertenti per creare un'impostazione positiva all'inizio della riunione.
- Condivisione degli aggiornamenti a livello aziendale in stile assemblea pubblica, consentendo al tuo team dirigenziale di condividere rapidi aggiornamenti per mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
- Inserisci sessioni "Chiedimi qualsiasi cosa" (AMA) con i dirigenti senior e dai spazio ai dipendenti
- Condurre domande e risposte o sondaggi in tempo reale
Se fai parte di un'organizzazione ibrida, pensa a come offrire ai lavoratori remoti un'esperienza il più equa possibile per migliorare la cultura aziendale e renderla più inclusiva. Ad esempio, se i partecipanti in presenza ricevono gadget aziendali divertenti, spediscili in anticipo ai partecipanti remoti in modo che non si sentano esclusi.
3. Stabilisci una data e un orario
Scegli un orario che vada bene per i dipendenti in diverse posizioni e fusi orari, così avrai più persone.
Per i team nazionali o multinazionali, considera i fusi orari prima di programmare una riunione. I tuoi dipendenti in Cina probabilmente non vorranno rispondere a una chiamata alle 23:00, quindi cerca di trovare un orario che vada bene per la maggior parte dell'azienda.
Valuta la possibilità di alternare gli orari delle riunioni per garantire la partecipazione di tutti o di offrire una versione registrata per coloro che non possono partecipare dal vivo.
4. Preparare il piano di comunicazione
Tutto il team parteciperà alla riunione, quindi è sempre una buona idea raccogliere i contributi degli altri prima di creare un programma. Potresti pensare che il team voglia concentrarsi su cose divertenti come gli anniversari di lavoro o i ringraziamenti, ma forse in realtà preferisce avere un colloquio sincero con l'amministratore delegato.
Prenditi il tempo necessario per raccogliere domande per le sessioni di domande e risposte o le riunioni pubbliche, crea domande originali per rompere il ghiaccio e raccogli idee per la riunione generale dal tuo team.
Invece di chiedere a tutti di rispondere a una catena di e-mail con idee per la riunione, crea un sondaggio e invialo a tutta l'azienda. Ad esempio, puoi personalizzare il modello di modulo di feedback dei dipendenti di ClickUp per tenere traccia delle idee.
Non tutte le idee saranno vincenti, ma sicuramente troverai nuove idee interessanti discutendo con altri team, soprattutto quando si tratta di questioni aziendali.
5. Progetta il programma della riunione
Per quanto le riunioni con tutto il personale possano essere divertenti, hanno comunque bisogno di una struttura. Altrimenti, rischi di andare fuori tema e di dedicare tempo prezioso dell'azienda ad argomenti meno importanti. Struttura la riunione con un flusso logico, coprendo gli aggiornamenti essenziali, i messaggi della leadership, il coinvolgimento dei dipendenti e le domande e risposte.
Mantieni l'equilibrio: evita un sovraccarico di informazioni e assicurati che tutti gli argomenti importanti siano trattati in modo conciso e coinvolgente.
💡 Suggerimento professionale: ClickUp Docs, basato sull'intelligenza artificiale e con connessione alle attività e alla chat, è lo strumento perfetto per creare e realizzare l'ordine del giorno della riunione.
Si tratta di un'occasione per aggiornare tutti sui risultati complessivi dell'azienda, quindi è opportuno preparare un programma mirato e coinvolgente. A seconda del tipo di attività, alcune best practice da seguire potrebbero essere quelle di dedicare del tempo a:
- Presentazione dei nuovi assunti a tutti i membri del team
- Commenti del CEO e aggiornamenti aziendali sui progetti chiave
- Brevi aggiornamenti da ciascun reparto e come questi si inseriscono nella missione aziendale
- Riconoscimento dei dipendenti per una sana cultura aziendale basata sull'apprezzamento del team
- Apri una sessione di domande e risposte per consentire ai membri del team di discutere gli aggiornamenti aziendali con i dirigenti.
Nel programma, indica quanto tempo hai pianificato di dedicare a ciascun relatore o argomento.
6. Raccogli contenuti e relatori
Identifica chi presenterà ciascuna sezione, assicurandoti di includere sia i dirigenti che i rappresentanti del team per mantenere dinamica la riunione. Prepara diapositive, punti chiave di discussione e dati di supporto per rendere le presentazioni chiare e di grande impatto.
💡 Suggerimento professionale: utilizza le attività di ClickUp per convertire i programmi delle riunioni in attività concrete con un solo clic e tagga chiunque nella tua organizzazione per facilitare la collaborazione tra i reparti.
7. Invia inviti e promemoria
Una volta preparato il programma, è il momento di invitare tutti alla riunione generale. Comunica i dettagli della riunione con largo anticipo tramite chat, email o calendari interni, includendo il programma e un link per partecipare.
Invia promemoria amichevoli alcuni giorni prima e il giorno stesso della riunione per garantire un'alta partecipazione.
Organizzare una riunione con tutto il personale non è un'impresa da poco, quindi se hai bisogno di aiuto per pianificare l'evento, utilizza il modello All Hands Meeting di ClickUp per velocizzare le cose.
Strumenti come ClickUp migliorano il processo delle riunioni plenarie, dalla pianificazione all'esecuzione.
8. Assicurati che la configurazione funzioni bene
Prova la piattaforma di videoconferenza, il microfono, la videocamera e qualsiasi strumento di presentazione per evitare problemi tecnici dell'ultimo minuto.
Se utilizzi funzionalità interattive come sondaggi in tempo reale, chat o sessioni di domande e risposte, assicurati che siano configurate e funzionanti prima dell'inizio della riunione.
Durante la riunione generale
9. Facilita la riunione
Inizia puntuale, crea un'atmosfera positiva e coinvolgente e rispetta il Programma per non far perdere tempo a nessuno. Incoraggia l'interazione attraverso sondaggi, commenti o chat dal vivo, rendendo la riunione coinvolgente anziché una presentazione a senso unico.
💡 Suggerimento professionale: imposta promemoria automatici con ClickUp Reminders per assicurarti che i team partecipino alla riunione in orario.
10. Rispondi alle domande e ai feedback
Dedica del tempo a una sessione aperta di domande e risposte in cui i dipendenti possano sollevare dubbi o chiedere chiarimenti. Se necessario, utilizza invii anonimi per incoraggiare feedback sinceri e garantire che la leadership risponda in modo trasparente.
11. Riassumi i punti chiave
Alla fine della riunione, riassumi i punti più importanti, le decisioni prese e i prossimi passaggi da compiere. Ribadisci i messaggi chiave in modo che i dipendenti abbiano ben chiari gli obiettivi dell'azienda, le aspettative e il loro ruolo nelle iniziative future.
💡 Suggerimento professionale: puoi utilizzare l'IA per riassumere gli appunti della riunione plenaria in pochi secondi. ClickUp Brain è integrato in ClickUp Docs, quindi puoi elaborare rapidamente i punti salienti dopo una riunione.
Con l'IA puoi migliorare la produttività delle riunioni in diversi modi:
- Crea i verbali delle riunioni: invece di affannarti a prendere appunti durante le riunioni, lascia che sia l'IA ad aiutarti. ClickUp AI può aiutarti a redigere verbali chiari e strutturati che catturano l'essenza della discussione, assicurandoti che nulla di importante venga tralasciato.
- Riassumi gli appunti della riunione: dopo una lunga riunione con tutto il personale, potresti ritrovarti con pagine e pagine di appunti. ClickUp Brain può condensare queste informazioni in riassunti concisi nei tuoi documenti, rendendo più facile rivedere e effettuare la condivisione dei punti principali.
Dopo la riunione
12. Condivisione di una registrazione e altri materiali
Poco dopo la riunione generale (entro 24 ore), invia un breve riassunto dell'incontro con la registrazione della riunione. Questo rafforza i punti discussi e aiuta chi non ha potuto partecipare a rimanere informato.
💡 Suggerimento professionale: registra la presentazione della riunione con ClickUp Clips per effettuare la condivisione in un secondo momento.
13. Dai seguito e raccogli feedback
Il follow-up è importante tanto quanto la pianificazione della riunione. Questo chiude il cerchio e rende il tuo team responsabile degli elementi da intraprendere.
Dopo la riunione, potresti dover:
- Assegna gli elementi di follow-up a determinati reparti o membri del team.
- Chiedi ai team leader di fornirti un feedback sulla riunione.
Raccogliere feedback tramite sondaggi o discussioni informali ti aiuterà a migliorare il formato, il contenuto e l'esperienza complessiva delle future riunioni con tutto il personale.
💡 Suggerimento professionale: raccogli feedback e suggerimenti e trasformali in attività tracciabili con i moduli ClickUp.
Anche se la probabilità è che tu speri di ricevere feedback entusiastici sulla tua riunione, è importante agire sulla base delle critiche costruttive. Questo è l'unico modo per garantire che le tue riunioni future siano più coinvolgenti ed efficaci. 🏆
Migliori pratiche per condurre riunioni con tutto il personale
Sii trasparente
Una comunicazione trasparente è la chiave per un esito positivo di una riunione con tutto il personale. I dipendenti apprezzano l'onestà e l'apertura dei loro leader.
Durante la riunione, effettua la condivisione degli aggiornamenti aziendali, delle novità, delle nuove iniziative, delle sfide e degli esiti positivi. Questo non solo crea fiducia, ma mantiene anche tutti i membri informati e attivamente coinvolti nell'attività aziendale.
Fornisci un feedback
Le riunioni con tutto il personale sono un'ottima occasione per fornire un feedback a tutto il team. Riconosci e applaudi i risultati raggiunti, sottolinea lo stato dei progressi e riconosci in modo positivo le aree che necessitano di miglioramenti.
Ciò contribuisce a mantenere alta la motivazione dei dipendenti e promuove una cultura di apprendimento e crescita continui.
Organizza sessioni di domande e risposte o chiacchierate informali
Incorporare sessioni di domande e risposte o chiacchierate informali nelle riunioni con tutto il personale è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento.
Il tuo team dirigenziale potrebbe rispondere alle domande o intrattenersi a chattare in un'atmosfera rilassata. Questa parte interattiva offre ai dipendenti un'opportunità unica per esprimere i propri pensieri, chiarimenti e opinioni.
Fornisci immagini
Le immagini coinvolgono il pubblico e rendono le informazioni più facili da assimilare. Includere diagrammi, grafici, presentazioni o video a supporto dei tuoi argomenti migliora la chiarezza e la comprensione.
Una rappresentazione visiva può spiegare informazioni complesse in modo più rapido, mantenendo il pubblico concentrato e con un alto livello di interesse.
💡 Suggerimento professionale: le dashboard di ClickUp sono il modo perfetto per visualizzare le prestazioni del team, il raggiungimento degli obiettivi o lo stato di avanzamento dei progetti.
Festeggia gli esiti positivi
Sfrutta la riunione come un'opportunità per celebrare gli esiti positivi, grandi o piccoli che siano. Riconoscere i risultati individuali o di squadra aumenta il morale e la motivazione.
Incoraggia la partecipazione
Incoraggia tutti i membri del team a partecipare attivamente alla riunione. Più saranno coinvolti, più saranno motivati.
Suggerimenti per riunioni con tutto il personale per team virtuali
Sebbene i principi fondamentali delle riunioni con tutto il personale rimangano invariati in un contesto virtuale, lo svolgimento di una riunione virtuale con tutto il personale richiede alcuni adeguamenti. Ecco alcuni suggerimenti rapidi per garantire che la tua riunione con tutto il personale coinvolga efficacemente i tuoi team virtuali:
- Scegli il software per conferenze telefoniche giusto: seleziona una piattaforma per riunioni virtuali affidabile che supporti la dimensione del tuo team e si integri bene con gli altri strumenti che utilizzi. Assicurati che disponga di funzionalità quali condivisione dello schermo, sale di discussione e possibilità di registrare la riunione per coloro che non possono partecipare dal vivo.
- Prove prima della riunione: fai una prova con il tuo team IT per risolvere eventuali problemi tecnici. Assicurarti che l'audio e il video funzionino alla grande ti permetterà di concentrarti sul contenuto della riunione invece che sui problemi tecnici.
- Coinvolgi il tuo pubblico: le riunioni virtuali possono rapidamente diventare esperienze passive per i partecipanti. Inserisci elementi interattivi come sondaggi, sessioni di domande e risposte e discussioni in piccoli gruppi per mantenere vivo l'interesse del tuo team. Valuta l'utilizzo di strumenti di coinvolgimento che si integrano con la tua piattaforma di riunioni.
- Immagini e presentazioni: utilizza immagini e diapositive concise per chiarire i tuoi punti e mantenere l'attenzione del pubblico. Una presentazione ben progettata può migliorare significativamente l'esperienza della riunione virtuale.
- Programma chiaro e gestione del tempo: poiché le riunioni virtuali possono mettere a dura prova la capacità di concentrazione, mantieni il programma serrato e prevedi delle pause, soprattutto se la riunione è lunga. Condividi il programma in anticipo per aiutare i partecipanti a prepararsi.
- Incoraggia la partecipazione: chiarisci che il contributo di tutti i membri del team ha valore. Incoraggia domande e commenti da parte del team per favorire un dialogo bidirezionale, assicurandoti che tutti si sentano ascoltati e apprezzati.
- Follow-up: dopo la riunione, condividi con il tuo team un riepilogo/riassunto della discussione, gli elementi da intraprendere e la registrazione. Questo non solo rafforza i contenuti trattati, ma mantiene anche tutti allineati sui passaggi successivi, in particolare coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione dal vivo.
Adattando il tuo approccio al formato virtuale, potrai mantenere l'efficacia delle riunioni con tutto il personale, mantenendo la connessione, l'informazione e la motivazione del tuo team, indipendentemente da dove si trovi.
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In linea con la nostra cultura e i nostri valori in ClickUp, teniamo una riunione mensile con tutto il personale per garantire che i nostri team distribuiti si sentano supportati nel fare del loro meglio. Naturalmente, utilizziamo ClickUp per mantenere efficiente il processo.
Ecco come Sarah Gold, Growth Program Manager presso ClickUp, descrive il suo processo:
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Ogni mese creiamo delle attività secondarie per organizzare i dettagli, taggare gli stakeholder rilevanti e semplificare la collaborazione. Queste attività secondarie ci aiutano a coordinarci con i relatori, concordare le date di scadenza e finalizzare i contenuti in modo efficace.
ClickUp rende il nostro processo di pianificazione efficiente, organizzato e davvero collaborativo!
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😎 Ecco alcune altre risorse utili per pianificare riunioni, grandi e piccole!
- Cosa sono le riunioni plenarie e come organizzarne una
- Come organizzare riunioni di alta produttività
- Modelli gratuiti per prendere appunti durante le riunioni e redigere verbali più efficaci
- Come creare un elenco di elementi da intraprendere
- Come utilizzare l'IA per gli appunti delle riunioni
- Regole di galateo per le riunioni virtuali
- Il miglior software per il coinvolgimento dei dipendenti per sondaggi e altro ancora
Piano per organizzare riunioni aziendali migliori in meno tempo con ClickUp
Le riunioni con tutto il personale offrono una rara opportunità per riunire tutti nello stesso momento e nello stesso luogo. Tuttavia, il numero elevato di partecipanti rende il processo di pianificazione piuttosto impegnativo.
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