Le riunioni di tutto il personale sono un modo intelligente per condividere rapidamente le informazioni con tutte le persone e i reparti della vostra azienda. Ma queste riunioni hanno molti partecipanti, il che significa che possono rapidamente uscire dai binari senza un piano solido.
Che si tratti di una riunione con cinque o 500 persone, è meglio creare un piano per organizzare una riunione con tutti i dipendenti il più produttiva possibile.
Utilizzate questa guida in step by step per pianificare riunioni all-hands significative e coinvolgenti per il vostro team, oltre a ottenere alcuni modelli gratis per massimizzare i vostri lavori richiesti. Andiamo! 🙌
Cos'è una riunione di tutte le mani?
Una riunione di tutte le mani è una riunione virtuale o di persona che include tutti i dipendenti e i leader aziendali. Dalla direzione generale alle api operaie, questa riunione include praticamente tutti i dipendenti della vostra azienda grafico. Le riunioni di tutte le mani si differenziano dalle normali riunioni di team perché includono più reparti e parti interessate. Anche il numero di partecipanti è una grande differenza. Invece di pochi partecipanti, si tratta di gestire decine e decine di persone in un'unica riunione.
In qualità di organizzatore della riunione, dovrete assumere un ruolo di moderatore:
- Invitare tutti i partecipanti interessati
- Creare il programma della riunione per tutti i membri del team
- Mantenere la riunione in movimento
La vostra azienda potrebbe organizzare riunioni di tutte le mani su base regolare, come le riunioni del municipio di Google oppure organizzarli all'occorrenza, quando succede qualcosa di importante o emozionante.
Il più delle volte le aziende utilizzano le riunioni di tutte le mani per costruire la cultura aziendale, condividere notizie interessanti o unire l'intera azienda. L'obiettivo non è solo quello di condividere le informazioni, ma anche quello di stimolare il team. 🏋️
Come pianificare e condurre riunioni coinvolgenti per tutte le mani
Le riunioni di tutto il personale sono un'opportunità magica di trasparenza e connessione, ma i partecipanti cadranno rapidamente nella noia se la riunione non è abbastanza coinvolgente. Seguite questi passaggi per pianificare una riunione di tutto il personale che sia in parti uguali divertente e informativa. 🤩
1. Creare un piano di comunicazione per tutta l'azienda
Prima di fare qualsiasi cosa, controllate il vostro piano di comunicazione. Questo va oltre gli obiettivi di comunicazione per una singola riunione di tutti i dipendenti. Un piano di comunicazione è la vostra strategia per costruire una cultura aziendale solida come una roccia attraverso una comunicazione efficace. Potrebbe sembrare un passaggio in più, ma la progettazione di un piano di comunicazione interna restringe il campo d'azione e fornisce alcune indicazioni indispensabili su come interagire con il team. Modello di piano di comunicazione di ClickUp incoraggerà i dipendenti a parlare e a condividere informazioni importanti.
Utilizzate i numerosi strumenti di formattazione di ClickUp per creare immagini del piano e organizzare rapidamente le informazioni
Il vostro piano di comunicazione dovrebbe includere gli oggetti e i risultati chiave (OKR) . Partite da questi obiettivi per progettare riunioni più ponderate a livello aziendale.
Ad esempio, se l'obiettivo è migliorare il coinvolgimento dei dipendenti del 10% prima del quarto trimestre, è necessario pianificare una riunione coinvolgente per tutti i dipendenti che non si limiti a guardare passivamente.
Monitorate i vostri obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizzate automaticamente e in modo dettagliato il vostro stato
Invece di presentare blande riunioni di gruppo in stile talking head, potreste includere cacce al tesoro per il team, la caduta di palloncini o la visita a Zoom di un lama vestito con cappelli sciocchi. 🎈
Comprendendo innanzitutto i vostri obiettivi, potrete progettare riunioni a tutte le mani che lavorino con il piano di comunicazione aziendale, anziché contro di esso.
2. Decidere il format della riunione
Ricordate che si tratta di un diverso tipo di riunione . Le riunioni con tutte le mani non sono come le riunioni a tu per tu: ci sono molte persone in questa chiamata, quindi è necessario sfruttare al meglio ogni secondo.
Prima di invitare tutti i partecipanti alla riunione, è necessario organizzare la riunione in modo da rendere le informazioni facilmente fruibili. Questo potrebbe significare:
- Iniziare con un rompighiaccio o un simpatico quiz con i membri del team per dare un tono positivo all'inizio della riunione
- Condividere gli aggiornamenti a livello aziendale in stile town hall, che consente al team di leadership di condividere aggiornamenti rapidi per avere tutti la stessa pagina
- Incorporare sessioni "Ask Me Anything" (AMA) con i dirigenti e aprire la parola ai dipendenti
- Conduzione di domande e risposte in tempo reale
Se siete in un'organizzazione ibrida, pensate a come offrire ai lavoratori remoti un'esperienza il più possibile equa per migliorare la cultura aziendale in quanto inclusiva. Ad esempio, se i partecipanti di persona ricevono un simpatico gadget aziendale, speditelo in anticipo ai partecipanti remoti per non lasciarli fuori.
3. Raccogliete i suggerimenti e mettete la leadership sulla stessa pagina
Personalizzate il vostro sondaggio con il modello di modulo di feedback dei dipendenti di ClickUp e utilizzate la visualizzazione Bacheca per semplici funzionalità di trascinamento
L'intero team parteciperà a questa chiamata, quindi è sempre una buona idea raccogliere i suggerimenti degli altri prima di creare un programma. Potreste pensare che il team voglia concentrarsi su argomenti divertenti come gli anniversari di lavoro o gli shout-out, ma forse in realtà vogliono avere una conversazione a cuore aperto con il CEO.
Prendete tempo per raccogliere domande per le sessioni di Q&A o per le riunioni cittadine, create domande per rompere il ghiaccio fuori dagli schemi e raccogliete idee per le riunioni di tutto il team.
Invece di chiedere a tutti di rispondere a un thread email con le idee per le riunioni, create un sondaggio e inviatelo a tutta l'azienda. Ad esempio, è possibile personalizzare il sondaggio Il modello di modulo per il feedback dei dipendenti di ClickUp per monitorare le idee.
Non tutte le idee saranno vincenti, ma sicuramente troverete nuovi spunti di interesse confrontandovi con altri team, soprattutto quando si tratta di discutere di questioni aziendali.
4. Creare un programma efficace
Per quanto divertenti possano essere le riunioni di tutte le mani, hanno bisogno di una struttura. Altrimenti, si rischia di andare fuori tema e di spendere tempo prezioso per l'azienda su argomenti meno importanti.
Si tratta di un'occasione per aggiornare tutti sull'andamento dell'azienda nel suo complesso, per cui è necessario preparare un programma mirato e coinvolgente. A seconda della vostra azienda, alcune best practice da seguire sono quelle di destinare del tempo a:
- Presentazione dei nuovi assunti a tutti i membri del team
- Commenti dell'amministratore delegato e aggiornamenti dell'azienda sui progetti chiave
- Brevi aggiornamenti da parte di ogni reparto e su come si inserisce nella missione dell'azienda
- Riconoscimenti ai dipendenti per una sana cultura aziendale di apprezzamento del team
- Domande e risposte aperte per i membri del team per discutere gli aggiornamenti dell'azienda con l'alta dirigenza
ClickUp Docs consente di lavorare in modo più efficiente con la formattazione ricca e i comandi slash
Nel vostro Programma, notate quanto tempo pensate di dedicare a ciascun relatore o argomento. Se la vostra azienda è nota per i tempi eccessivi (cosa piuttosto comune), assegnate a qualcuno il ruolo di cronometrista.
In questo modo la riunione si svolge in modo che ci sia abbastanza tempo per trattare tutti gli argomenti. ⏳
Naturalmente, se il tempo a disposizione per le riunioni di tutte le mani è sempre insufficiente, è necessario allungare la riunione o eliminare qualcosa dal Programma per la volta successiva.
5. Utilizzate un modello di Programma per le riunioni a mani riunite
Migliorate l'efficacia delle riunioni pianificando con il modello di Programma per riunioni di leadership di ClickUp
Non siete sicuri di cosa includere nel vostro all-hands programma della riunione ? Ci pensiamo noi. È facile creare un programma efficace con l'aiuto di un modello. Modello di Programma per riunioni di leadership di ClickUp include sezioni per:
- Evidenziare i risultati ottenuti
- Esaminare le metriche
- Impostazione delle future attività cardine
- Aggiornamenti sul personale
Viene anche fornito con una formattazione già pronta e una grafica accattivante. In questo modo, potrete dedicare meno tempo alla formattazione dei documenti e concentrare le vostre energie sulla carne e le patate della riunione.
6. Programmare la riunione di tutte le mani
Programma alla mano, è il momento di invitare tutti alla riunione di tutte le mani.
Per i team nazionali o multinazionali, prima di programmare una riunione è bene considerare i fusi orari. È probabile che i vostri dipendenti in Cina non vogliano rispondere a una chiamata alle 23.00, quindi cercate di trovare un orario che funzioni per la maggior parte dell'azienda.
Programmare una riunione di tutti i dipendenti non è un'impresa da poco, quindi se avete bisogno di aiuto per pianificare l'evento e condividere il programma, potete usare Il modello per le riunioni di tutti i dipendenti di ClickUp per accelerare le cose.
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È probabile che si debbano svolgere elementi d'azione prima, durante e dopo una riunione di tutte le mani. Strumenti come ClickUp migliorano il processo di riunione di tutte le mani, dal piano all'esecuzione.
Utilizzate le attività di ClickUp per promemoria:
- Programmare le riunioni con il team
- Assegnare compiti da svolgere dopo la riunione
- Effettuare i follower post riunione
Usate ClickUp per convertire le agende delle riunioni in attività realizzabili con un semplice clic e per taggare chiunque nella vostra organizzazione per facilitare la collaborazione tra i vari reparti.
7. Utilizzate l'IA per riepilogare/riassumere le note di una riunione a tutti i livelli
Generare note accurate per le riunioni senza sforzo con la tecnologia ClickUp AI ClickUp Brain è integrato in ClickUp Docs e consente di scrivere note rapidamente e di riepilogare/riassumere gli appunti dopo una riunione. Con IA è possibile migliorare la produttività delle riunioni in diversi modi:
- Creare i verbali delle riunioni: invece di affannarsi ad annotare ogni parola durante le riunioni, lasciatevi aiutare dall'IA. ClickUpL'IA può aiutare a redigere verbali chiari e strutturati che catturano l'essenza della discussione, assicurando che nulla di importante sfugga alle righe
- Riepilogare/riassumere le note della riunione: Dopo una lunga riunione, potreste ritrovarvi con pagine e pagine di note. ClickUp Brain è in grado di condensare queste informazioni in riepiloghi/riassunti nei vostri documenti, rendendo più facile la revisione e la condivisione dei punti principali
8. Follow-up dopo la riunione
Non lasciate che la riunione di tutte le mani muoia dopo la fine dell'evento. Il follow-up è importante quanto la programmazione della riunione. In questo modo si chiude il cerchio e si responsabilizza il team sugli elementi da intraprendere.
Dopo la riunione, potrebbe essere necessario:
- Condividere con il team le note e i punti salienti della riunione
- Assegnare elementi di follow-up a determinati reparti o membri del team
- Consultare i team leader per richiedere un feedback sulla riunione
Semplificate le richieste interne per i team di progettazione o IT per raccogliere le informazioni esatte necessarie nei vostri moduli
Anche se probabilmente sperate di ricevere un feedback entusiasta sulla vostra riunione, è importante agire in base alle critiche costruttive. È l'unico modo per garantire che le riunioni future siano più coinvolgenti ed efficaci. 🏆
Best Practices per la conduzione di riunioni con tutti i collaboratori
Siate trasparenti
Una comunicazione trasparente è la chiave dell'esito positivo di una riunione di tutti i dipendenti. I dipendenti apprezzano l'onestà e l'apertura dei loro leader. Durante la riunione, condividete aggiornamenti, notizie, nuove iniziative, sfide ed esiti positivi dell'azienda. Questo non solo favorisce una cultura della fiducia, ma mantiene tutti i membri informati e attivamente coinvolti nell'attività aziendale.
Fornire feedback
Le riunioni di tutto il team sono un'ottima occasione per fornire feedback a tutto il team. Riconoscere e applaudire i risultati ottenuti, sottolineare gli stati di avanzamento e riconoscere positivamente le aree che necessitano di miglioramenti. Questo aiuta a mantenere la motivazione dei dipendenti e promuove una cultura di apprendimento e crescita continui.
Organizzare domande e risposte o chattare con il fuoco
Incorporare sessioni di domande e risposte o chattare a bordo campo nelle riunioni di tutti i dipendenti è un ottimo modo per creare coinvolgimento. Invitate domande e discussioni da tutti i livelli dell'organizzazione. Il team dirigenziale può rispondere alle domande o partecipare a una chiacchierata informale, favorendo un'atmosfera rilassata e di conversazione. Questo segmento interattivo offre ai dipendenti un'opportunità unica di esprimere i propri pensieri, chiarimenti e opinioni.
Provider di immagini
Le immagini coinvolgono il pubblico e rendono le informazioni più facili da digerire. L'inclusione di diagrammi, grafici, presentazioni o video a supporto degli argomenti trattati aumenta la chiarezza e la comprensione. Una rappresentazione visiva può spiegare più rapidamente informazioni complesse, mantenendo l'attenzione e l'interesse del pubblico.
Celebrare gli esiti positivi
Utilizzate la riunione come un'opportunità per celebrare gli esiti positivi, grandi o piccoli che siano. Riconoscere i risultati individuali o del team aumenta il morale e la motivazione.
Incoraggiare la partecipazione
Incoraggiate ogni membro del team a partecipare attivamente alla riunione. Più sono coinvolti, più si impegneranno.
Vantaggi di una riunione di tutto il team
Pianificare una riunione di tutte le mani non è un'impresa da poco. Dovete destreggiarvi tra molteplici inviti a calendario e domande da parte di molti partecipanti. Sarà presente anche il C-suite, quindi non c'è pressione. 👀
Pianificare una riunione di tutte le mani richiede un po' di lavoro in anticipo, ma tutto il vostro impegno sarà ripagato. Questo tipo di riunioni porta benefici a tutti i livelli, dalla cultura aziendale alla qualità dei progetti.
Rafforzano la cultura aziendale
Riunioni all-hands efficaci offrono al team maggiori opportunità di entrare in contatto tra loro in modo positivo, al di fuori delle normali responsabilità di lavoro. Queste connessioni extra tra team favoriscono un senso di comunità che è essenziale per la costruzione della cultura. 🌻
Invece di contrapporre il team di account a quello di marketing, tutti esistono semplicemente sotto lo stesso banner aziendale. Potete anche inserire qualche esercizio di team-building per aiutare i dipendenti a fare amicizia con gli altri team. Non è bello?
Inoltre, le riunioni di tutte le mani orientano i nuovi assunti al vostro modo di Da fare. Se avete assunto di recente una manciata di giovani lavoratori, le riunioni di tutte le mani sono un modo rapido per far entrare i nuovi assunti nella cultura aziendale.
Aumentano il morale del team
Da quanto tempo vedete tutti i vostri colleghi in un unico posto? Che lavoriate di persona o in un team remoto, riunire l'intera banda è probabilmente un'occorrenza rara.
Se ci si ritrova tutti insieme, si ha la possibilità di vantarsi dei risultati raggiunti dai propri dipendenti, il che funziona a meraviglia per il morale del team. Quando pianificate le riunioni di tutti i collaboratori, fate in modo di festeggiare:
- Attività cardine del lavoro
- Anniversari
- Persone che vanno al di sopra delle aspettative
Quando i dipendenti si riuniscono con i membri del loro team, i riconoscimenti e gli elogi a livello aziendale contribuiscono ad aumentare il morale della società. In effetti, un recente sondaggio di Bonusly , una piattaforma di ricompense per i dipendenti, ha rilevato che quasi la metà degli intervistati ha lasciato un lavoro in cui non si sentiva apprezzata. Assicuratevi di distribuire gli elogi in modo uniforme, in modo che tutti abbiano il loro momento di gloria. 🤩
Risolvere grandi problemi
Nonostante il lavoro richiesto, è probabile che la vostra azienda abbia dei silos tra i vari reparti. Ma sapete come funziona il detto: due titoli sono meglio di uno. Se un dipartimento non riesce a risolvere un problema, potrebbe trovare la risposta in un altro dipartimento.
Regolari riunioni del personale con l'intera organizzazione mettono in contatto persone che di solito non lavorano insieme. Il marketing potrebbe non capire come far fare al sito web quello che vuole, ma una rapida conversazione con i responsabili dell'IT potrebbe risolvere il problema in pochi secondi. ⚒️
Riunire le persone è una buona cosa, soprattutto quando hanno esperienze e talenti diversi. Se possibile, progettate riunioni che incoraggino le persone dei diversi reparti a interagire tra loro. Non si può mai sapere dove porteranno le loro conversazioni spontanee.
Utilizzare Modello di rapporto sulla matrice di comunicazione di ClickUp per avere una panoramica completa di quali team sono in connessione e lavorano insieme, in modo da massimizzare ogni collaborazione.
Tenete aggiornati i membri del team su attività, responsabilità, scadenze e altro ancora con il modello di reportistica della matrice di comunicazione di ClickUp
Ottenere l'adesione al progetto
Le riunioni di tutte le mani danno al team sensazioni calde e confuse, ma hanno anche uno scopo legato al lavoro. Il coinvolgimento è un ingrediente essenziale per project management se state cercando di convincere il vostro team (e il vostro capo) di una nuova iniziativa, questo è il momento di guadagnarsi l'approvazione di tutti i membri del team.
Se avete deciso di intraprendere una nuova direzione coraggiosa, le riunioni di tutti i collaboratori sono il momento per condividere le ragioni del cambiamento, i motivi per cui è una buona cosa e ciò che i dipendenti devono aspettarsi in futuro.
L'obiettivo è placare i timori del team e aumentare l'allineamento sugli obiettivi aziendali in riunioni efficaci. ✨
Supporto alla comunicazione aperta e alla collaborazione
In un'azienda nulla avviene nel vuoto. È necessario promuovere la collaborazione del team non solo nel vostro reparto, ma in tutta l'azienda. Comunicazione aperta è il modo migliore per creare fiducia e incoraggiare i dipendenti ad aprirsi di più.
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per assegnare attività, taggare gli assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Sfruttate questa occasione per condividere le vostre idee:
- Aggiornamenti aziendali
- Aggiornamenti del team
- Notizie sull'azienda
Quando siete aperti e onesti con i vostri collaboratori, loro saranno aperti e onesti con voi. Invece di isolare le informazioni in un reparto o tra i soli manager, le riunioni di tutti i dipendenti condividono le informazioni con l'intera azienda in un forum che incoraggia la trasparenza.
Suggerimenti per le riunioni a quattro mani per i team virtuali
Anche se i principi fondamentali delle riunioni a mani riunite rimangono invariati in un'impostazione virtuale, la gestione di una riunione virtuale a mani riunite richiede alcuni aggiustamenti. Ecco alcuni suggerimenti rapidi per garantire che la riunione di tutte le mani coinvolga efficacemente i team virtuali:
- Scegliere il luogo giustoSoftware per chiamate in conferenza: Selezione di un programma affidabilepiattaforma per riunioni virtuali che supporti le dimensioni del team e si integri bene con gli altri strumenti utilizzati. Assicuratevi che abbia funzionalità/funzione come la condivisione dello schermo, le sale riunioni e la possibilità di registrare la riunione per coloro che non possono partecipare dal vivo.
- Esecuzione di test pre-riunione: Eseguite un test con il team IT per risolvere eventuali problemi tecnici. Assicurarsi che gli elementi audio e visivi lavorino in modo impeccabile permetterà alla riunione di concentrarsi sul contenuto piuttosto che sulle difficoltà tecniche.
- Coinvolgere il pubblico: Le riunioni virtuali possono rapidamente diventare esperienze passive per i partecipanti. Incorporate elementi interattivi come sondaggi, sessioni di domande e risposte e discussioni in piccoli gruppi per mantenere il team impegnato. Considerate l'utilizzo di strumenti di coinvolgimento che si integrano con la piattaforma per le riunioni.
- **Utilizzare immagini e diapositive concise per rendere i punti più chiari e mantenere l'attenzione del pubblico. Una presentazione ben progettata può migliorare in modo significativo la qualità del lavorol'esperienza di una riunione virtuale.
- Programma cancellato e gestione del tempo: Dato che le riunioni virtuali possono mettere a dura prova i tempi di attenzione, è bene tenere un programma preciso e prevedere delle pause, soprattutto se la riunione è lunga. Condividete il programma in anticipo per aiutare i partecipanti a prepararsi.
- Incoraggiare la partecipazione: Chiarite che i contributi di tutti i membri del team sono preziosi. Incoraggiate domande e commenti da parte del team per favorire un dialogo a due vie, assicurando che tutti si sentano ascoltati e valorizzati.
- Follow up: Dopo la riunione, condividete un riepilogo/riassunto della discussione,elementi di azionee la registrazione con il team. Questo non solo rafforza i contenuti trattati, ma mantiene tutti allineati sui prossimi passaggi, soprattutto coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione dal vivo.
Adattando il vostro approccio al formato virtuale, potrete maintainer l'efficacia delle vostre riunioni "all-hands", mantenendo il team in connessione, informato e motivato, indipendentemente da dove si trovi.
Pianificare riunioni aziendali migliori in meno tempo
Le riunioni di tutto il personale offrono la rara possibilità di riunirsi tutti nello stesso momento e nello stesso luogo. Ma il numero di partecipanti fa sembrare il processo di pianificazione scoraggiante.
Fortunatamente, con il giusto approccio, potrete pianificare una riunione all-hands da urlo, che il vostro team attende con ansia.
Chiunque può programmare una riunione e utilizzare una strumento per monitorare i verbali delle riunioni ma ci vuole un vero professionista per pianificare un'eccezionale riunione di tutti i dipendenti. Accelerate il processo di pianificazione e non lasciate nulla di intentato con il sistema giusto.
ClickUp fornisce modelli di programmi per le riunioni di tutte le mani, flussi di lavoro già pronti, attività e altri strumenti per semplificare la vostra giornata di lavoro.
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