Oggi le riunioni virtuali sono comuni e accettabili quanto lo era dieci anni fa lavorare in ufficio cinque giorni alla settimana.
Con il 28% dei dipendenti che lavora da casa almeno parte del tempo, il lavoro da remoto è diventato parte integrante della vita lavorativa. Con esso arrivano le riunioni online e il curioso incrocio tra formale e informale, con cui molti fanno fatica a confrontarsi.
Ma questo tipo di comunicazione richiede un codice di condotta virtuale. Come garantire che tutti i partecipanti alla chiamata si sentano ascoltati, coinvolti e in grado di partecipare a conversazioni significative?
Il galateo delle riunioni virtuali aiuta i team ad aumentare la produttività, dare il meglio di sé e costruire relazioni professionali.
Continua a leggere mentre esploriamo le regole fondamentali del galateo moderno delle riunioni, tra cui cos'è il galateo delle riunioni virtuali, i suoi vantaggi e le dieci regole essenziali per qualsiasi contesto online professionale.
Che cos'è il galateo delle riunioni virtuali?
Il galateo delle riunioni virtuali stabilisce gli standard di comportamento che i team e i leader devono seguire e il modo in cui devono trattare gli altri durante le riunioni online. Consideratelo come una serie di linee guida standardizzate per mantenere la professionalità a tutti i livelli. 🫱🏼🫲🏾
Quando ti colleghi con altri reparti tramite videochiamata, conduci riunioni di avvio di progetti o fai brainstorming con il tuo team, è importante seguire un buon galateo per le riunioni online. Il galateo delle riunioni remote di un'organizzazione è legato ai suoi valori fondamentali, alla sua filosofia e ai suoi obiettivi. 🎯
Sebbene alcuni aspetti possano essere specifici delle singole organizzazioni, esistono alcune regole comuni per le riunioni virtuali che possono aiutarti a lasciare un'impressione positiva e duratura su chiunque incontri. ⬇️
Ricordate che il rispetto reciproco e il galateo aziendale in generale non sono una novità! Tuttavia, esistono alcune differenze significative tra le riunioni virtuali e quelle di persona che è necessario tenere in considerazione per rimanere concentrati, puntuali e informati.
10 regole di galateo per le riunioni virtuali
Anche se ritieni di incarnare generalmente il galateo delle riunioni virtuali, sono i piccoli dettagli a fare la differenza. Ecco perché abbiamo raccolto queste regole di galateo per le riunioni virtuali in qualsiasi impostazione aziendale online.
Condividile con il tuo team in modo da poter migliorare insieme lo standard delle vostre riunioni online.
Inoltre, ti aspettano tantissime risorse, modelli e suggerimenti per offrirti ancora più supporto nell'acquisire questa nuova competenza. 😎
1. Conosci la tua piattaforma per le riunioni
Innanzitutto, è importante conoscere il software di videoconferenza che si utilizza per le riunioni virtuali.
Se sei l'organizzatore della riunione, familiarizza in anticipo con la piattaforma di riunioni virtuali in modo da sentirti sicuro nell'uso del software. Se utilizzi uno strumento che le persone non conoscono, preparati a rispondere rapidamente alle domande e aiutale a concentrarsi sulla riunione senza doversi concentrare sull'esperienza tecnica.
A proposito... se state scegliendo la piattaforma per le riunioni, optate per una che le persone abbiano già utilizzato in precedenza o che possano adottare rapidamente. Potrebbe trattarsi di strumenti di videoconferenza come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet oppure di una piattaforma integrata come ClickUp che combina chat, gestione del lavoro e project management.
💡Suggerimento professionale: avvia una riunione Zoom da un'attività di ClickUp con l'integrazione Zoom di ClickUp. Conduci le discussioni senza dover uscire dall'area di lavoro di ClickUp, mentre ClickUp avvisa automaticamente tutti i partecipanti di unirsi il prima possibile.
Assicurati che la piattaforma offra il supporto per la creazione di sale di discussione, la condivisione di schermate o la collaborazione su una risorsa condivisa, se la tua riunione lo richiede.
L'utilizzo di un software dinamico per la gestione delle riunioni come ClickUp è un ottimo modo per garantire un'esperienza fluida e di alta produttività ogni volta.
2. Preparati con un programma della riunione
Non lo ripeteremo mai abbastanza: preparatevi, preparatevi, preparatevi!
Prepara un piano per la riunione prima che inizi e crea un programma per dare alla discussione una direzione chiara dall'inizio alla fine. Per riunioni virtuali di alto livello, condividi il programma con i partecipanti con largo anticipo, in modo che abbiano il tempo di esaminarlo, sapere cosa aspettarsi e aggiungere eventuali elementi necessari.
Se ci sono materiali che i partecipanti devono leggere o a cui devono rispondere in anticipo per poter partecipare alla discussione, condividi anche quelli. Considera il programma della riunione online come una serie di istruzioni e concedi ai partecipanti il tempo e le risorse necessarie per prepararsi.
Il modo migliore per prepararsi a una riunione virtuale è utilizzare un modello di programma personalizzabile che copra tutte le vostre esigenze. La vasta libreria di modelli di ClickUp è ricca di risorse gratis per ogni caso d'uso, compreso questo!
Utilizza questo modello di riunione generale di ClickUp o il modello di relazione della commissione per comunicare obiettivi chiari.
Entrambi i modelli promuovono la trasparenza all'interno del team o dell'organizzazione e allineano i membri sugli obiettivi o traguardi chiave della riunione.
3. Rispettare il tempo degli altri
Prima di tutto, sii puntuale. ⏱
In qualità di organizzatore di una riunione, non è mai buona norma far attendere il proprio team o i potenziali clienti.
Ma la stessa regola vale anche per i partecipanti alla riunione: non fate aspettare il vostro ospite! Il vostro ospite è molto probabilmente uno dei vostri colleghi, un membro di un altro reparto o un manager. Probabilmente lavorate con loro quotidianamente o avete persino un rapporto di amicizia con loro. Trattateli con il rispetto che tutti meritiamo presentandovi pronti per iniziare la riunione all'ora prevista.
Se a volte hai difficoltà a gestire il tempo quotidiano, usa ClickUp per impostare un promemoria! Il tuo io futuro ti ringrazierà per l'avviso. 🙌🏼
Inoltre, abbiamo tutti impegni frenetici, ma risorse come questo modello interattivo di calendario del team di ClickUp garantiranno che ogni membro sia sempre aggiornato su quando e quali riunioni sono in programma nelle settimane successive.
📮ClickUp Insight: I dati del nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni mostrano che il 25% delle riunioni coinvolge in media 8 o più partecipanti. Abbiamo anche scoperto che una riunione dura in media circa 51 minuti. Queste riunioni di grandi dimensioni possono comportare almeno 6-8 ore di tempo collettivo dedicato alle riunioni a livello organizzativo ogni settimana. E se fosse possibile ridurre questo tempo? ClickUp trasforma il modo in cui i team comunicano! Invece di lunghe riunioni, collaborate direttamente all'interno delle attività utilizzando commenti, allegati, note vocali, video e altro ancora, tutto in un unico posto. 💫 Risultati reali: i team globali di STANLEY Security hanno già risparmiato più di 8 ore alla settimana in riunioni e aggiornamenti grazie alla nostra app per il lavoro!
4. Vestiti per l'esito positivo
Sia in ufficio che online, vestirsi in modo appropriato è molto importante. Il galateo suggerisce di indossare per le videochiamate lo stesso abbigliamento che si indosserebbe in un ambiente di lavoro tradizionale.
Ma la buona notizia è che c'è un po' di margine di manovra con le riunioni virtuali, dato che lo schermo è ritagliato ben al di sopra della vita, il che significa che sì, puoi indossare quegli stivali Ugg!
Oltre ad avere un aspetto gradevole, il tuo abbigliamento per le riunioni virtuali dovrebbe essere in linea con il tono della riunione stessa. Evita gioielli che distraggono, motivi che non rendono bene in video o magliette con stampe che gli altri potrebbero non capire.
5. Evita le distrazioni
Rimani concentrato sulla riunione in corso, evitando la tentazione di svolgere più attività contemporaneamente. Prima della riunione, ricordati di:
- Metti via il telefono
- Spegnete la TV o la musica
- Disattiva tutte le notifiche
- Chiudi le schede in eccesso
E, per favore, per amore di tutto ciò che è buono e di alta produttività, non mangiare durante la chiamata.
Condivisione dello schermo: assicurati di sapere cosa c'è prima di condividerlo. Avere 1.000 schede aperte non è una bella cosa. Anche se non sarebbe la prima volta che qualcuno condivide accidentalmente informazioni sensibili dell'azienda, una conversazione privata su Slack o la propria playlist di Spotify, non vorrai che succeda anche a te.
Gli sfondi caotici sono un altro fattore che spesso distrae l'attenzione durante le riunioni virtuali. Se ti trovi in un bar, hai i bambini con te o condividi uno spazio ufficio con il tuo partner, scegli uno sfondo alternativo o utilizza un effetto sfocato per mantenere te stesso e tutti gli altri partecipanti alla riunione concentrati sulla sessione.
Cerca qualcosa di pulito, minimalista e neutro. Quindi, puoi concentrarti sulla ricerca del punto della tua casa con la migliore illuminazione invece che sulla parete esteticamente più gradevole.
Non c'è bisogno di setacciare il web alla ricerca di uno di questi sfondi perfetti, però!
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6. Sapere quando parlare e quando ascoltare
L'ascolto attivo offre a ogni individuo la possibilità di parlare e dimostra che ti interessa ciò che ha da dire.
L'organizzatore della riunione e i partecipanti devono trovare il giusto equilibrio tra parlare, ascoltare e porre domande per comprendere gli altri, senza metterli in difficoltà. Una mentalità aperta e una comunicazione trasparente aiuteranno tutti i partecipanti a trarre il massimo dalla conversazione!
Ecco alcuni ulteriori suggerimenti sul galateo delle riunioni virtuali relativi a come parlare durante le chiamate:
- Parla con sicurezza, ma sii conciso
- Evita di ripeterti o di insistere troppo su un punto.
- Tieni il microfono in modalità silenziosa a meno che non stai parlando.
- Riservate le domande alla fine della discussione, a meno che l'organizzatore non chieda di porle.
Un altro problema che tutti abbiamo riscontrato durante le riunioni virtuali è il temuto ritardo audio. 🙄
Non importa quanto sia potente il tuo wifi, a volte la connessione si interrompe durante le riunioni online! Per evitare di parlare sopra qualcuno o di interrompere il flusso della conversazione, usa la funzionalità "alza la mano" sulla tua piattaforma, se possibile, oppure esprimi il tuo interesse a parlare nella chat. 🙋🏼♀️
7. Ridurre al minimo la presa di appunti
Anche se le tue intenzioni sono buone, evita di prendere appunti dettagliati durante la riunione, a meno che non ti venga chiesto di farlo. Concentrati invece sui punti chiave della conversazione e rivedi il verbale della riunione in un secondo momento se ci sono lacune evidenti nei tuoi appunti.
Uno dei principali vantaggi delle riunioni virtuali è la possibilità di registrare l'intera riunione o di creare un riepilogo/riassunto della stessa. Affidati a queste funzionalità/funzioni per rendere la riunione il più efficace possibile: le pause frequenti nella conversazione interrompono il flusso di informazioni, rallentano il programma e fanno perdere tempo prezioso.
In qualità di organizzatore della riunione, incarica un membro del tuo team per il monitoraggio del verbale della riunione e comunica ai partecipanti che la distribuzione avverrà tempestivamente al termine della riunione. Questo aiuterà te e i partecipanti a rimanere concentrati e ti eviterà di dover ripetere le stesse cose!
💡Suggerimento professionale: con ClickUp Docs, i partecipanti possono prendere note in modo collaborativo e trasformarle in azioni con un solo clic grazie alla creazione integrata di attività.
I verbali delle riunioni riepilogano la struttura e i punti chiave delle riunioni importanti. Vengono condivisi con tutte le persone coinvolte e consentono di tenere sotto controllo lo stato dei progressi compiuti per eseguire più rapidamente i follow-up e gli elementi da intraprendere.
Risorse come il nostro modello di verbale delle riunioni del consiglio di amministrazione e il modello di verbale delle riunioni di ClickUp rendono questo processo più organizzato ed efficiente grazie a pagine personalizzabili e predefinite per gestire team, note e dettagli in un documento ClickUp collaborativo!
Vuoi ricevere ulteriori informazioni su come i verbali possono migliorare la tua produttività durante le riunioni? Consulta questa guida pratica per redigere verbali di riunione efficaci ogni volta!
💡Suggerimento professionale: risparmia tempo prezioso dopo la riunione utilizzando ClickUp Brain per riassumere gli appunti della riunione e creare attività e attività secondarie in ClickUp. Se hai registrato la riunione, Brain può anche trascrivere e tradurre la registrazione per te!
8. Riunione lunga? Programmate delle pause
Se sai che la riunione sarà lunga, programma una breve pausa nel programma.
Concedete a voi stessi e ai vostri colleghi un momento per allontanarsi dallo schermo, fare uno spuntino o sgranchirsi le gambe. Non ostacolerà la conversazione, ma la migliorerà notevolmente! Brevi pause aiuteranno tutti a mantenere il buon umore senza combattere la stanchezza o il mal di testa.
Non deve essere necessariamente lunga, basta impostare il timer in ClickUp su cinque minuti e aprire quella bottiglia di acqua frizzante perché te la sei meritata.
E se la riunione a cui stai partecipando non specifica se sono previste pause, lascia un rapido "brb!" nella chat se hai bisogno di una pausa, è semplicissimo. 💬
9. Lascia spazio alle domande
Inserisci nel programma della riunione la parte dedicata alle domande e risposte, in modo che i tuoi colleghi abbiano il tempo necessario per preparare mentalmente le domande, esprimere le loro opinioni o offrire suggerimenti.
Se avete preso a cuore tutte queste regole di galateo per le riunioni virtuali, probabilmente avete appena concluso una conversazione intensa e coinvolgente: aspettatevi che le persone abbiano qualcosa da dire al riguardo. 🙂
💡Suggerimento professionale: incoraggia i partecipanti alla riunione a porre domande, proporre idee o commenti anche dopo che la riunione è stata chiusa.
10. Concludi con un commento finale
Concludi la tua riunione virtuale con una nota positiva dedicando un paio di minuti alla chiusura adeguata.
Prima che i tuoi colleghi si disconnettano, riassumi brevemente i prossimi passaggi da compiere, come e quando darai seguito alla riunione, eventuali risultati attesi e la Sequenza da seguire.
💡Suggerimento professionale: ClickUp può aiutarti a delegare azioni da documenti, lavagne online, commenti e altro ancora, così potrai portare a termine questi compiti senza perdere tempo! Trasforma testi, registrazioni dello schermo e oggetti in attività collegate direttamente ai tuoi flussi di lavoro per aumentare l'efficienza e mantenere lo slancio della riunione.
Infine, e soprattutto, ringrazia il tuo team per il tempo dedicato! Avete fatto tutti un ottimo lavoro oggi. 👏
Perché è importante il galateo delle riunioni virtuali?
Il galateo delle riunioni virtuali conferisce un tono professionale alle riunioni a distanza e favorisce solide relazioni di lavoro. Ecco alcuni motivi per cui è essenziale seguire le regole delle riunioni virtuali:
- Seguire un galateo adeguato dimostra professionalità, il che aiuta a costruire fiducia e credibilità tra colleghi, clienti o stakeholder.
- Dedicare tempo, riflessione e lavoro richiesto a una riunione prima che abbia luogo dimostra al tuo team, ai tuoi superiori e ai potenziali clienti che li rispetti. Inoltre, garantisce il corretto svolgimento delle riunioni, con l'impostazione e la guida della conversazione.
- Le riunioni virtuali spesso coinvolgono partecipanti provenienti da posizioni e fusi orari diversi. Un comportamento corretto, come arrivare puntuali, disattivare l'audio quando non si parla e rimanere in tema, riduce al minimo le distrazioni e mantiene la riunione concentrata ed efficiente.
- Aderire alle buone pratiche delle riunioni virtuali, come lasciare parlare gli altri, evitare interruzioni ed essere consapevoli delle sensibilità culturali, favorisce un ambiente di rispetto reciproco e collaborazione.
- Un comportamento corretto, come l'uso di audio e video chiari, il mantenimento del contatto visivo (tramite la videocamera) e la partecipazione attiva, garantisce che la comunicazione sia efficace e che tutti possano seguire senza confusione.
- Essere organizzati, evitare il multitasking e rispettare il programma delle riunioni aiuta i partecipanti a rimanere concentrati. Ciò riduce la frustrazione e lo stress, soprattutto nelle riunioni consecutive.
Senza queste regole di ingaggio, è facile sprecare minuti preziosi o addirittura ore della propria settimana in riunioni che avrebbero potuto essere sostituite da una semplice email. E per quanto sia bello vedere i membri del nostro team sullo schermo, ci sono modi più costruttivi per impiegare il nostro tempo. ⏳
Un galateo delle riunioni virtuali ben ponderato lascia molto tempo per ascoltare, riflettere e rispondere agli altri. Questo non solo crea fiducia tra i partecipanti, ma prepara tutti ad un esito positivo, facendo loro capire cosa possono aspettarsi da te e cosa ti aspetti da loro in cambio.
Domande frequenti e suggerimenti sul galateo delle riunioni virtuali
Cosa fare e cosa non fare durante le riunioni virtuali?
Le riunioni virtuali spesso hanno aspettative di partecipazione diverse rispetto alle riunioni di persona. Per garantire che tutti rimangano concentrati e contribuiscano alla conversazione, ecco alcune linee guida di galateo da seguire:
Da fare
- Siate puntuali. Accedere alla riunione virtuale con qualche minuto di anticipo consente di effettuare le necessarie configurazioni tecniche.
- Rimanete concentrati. Prestate attenzione a chi parla come se foste in una riunione faccia a faccia.
- Disattiva l'audio quando non parli. Questo aiuta a ridurre i rumori di fondo.
- Utilizza il video quando possibile. Aiuta a creare un'interazione più personale.
- Presentati in una stanza silenziosa e ben illuminata. Un ambiente chiaro e privo di distrazioni aiuta tutti a rimanere concentrati.
- Preparati in anticipo. Se devi fare una presentazione, assicurati che tutto il materiale sia pronto prima dell'inizio della riunione.
Cosa non fare
- Non svolgere più attività contemporaneamente. È irrispettoso e può portare a perdere informazioni importanti.
- Non interrompere. Lascia che gli altri finiscano di esprimere il proprio pensiero prima di iniziare a parlare.
- Non mangiare durante la riunione. Può essere fonte di distrazione e poco professionale.
- Non dimenticare di controllare la tua attrezzatura tecnologica. Assicurati in anticipo che la connessione Internet, il microfono e la videocamera funzionino correttamente.
- Non abbandonare bruscamente la riunione. Se devi lasciare la riunione in anticipo, informa preventivamente l'organizzatore.
Come si svolge una riunione virtuale di benvenuto?
Un incontro virtuale è un ottimo modo per instaurare un rapporto con i colleghi, anche quando si lavora da remoto. Ecco alcuni consigli per organizzare riunioni virtuali di esito positivo:
- Saluta le persone individualmente. Inizia ogni conversazione presentandoti e chiedendo all'altra persona come sta.
- Sii conciso e diretto. Cerca di mantenere la conversazione focalizzata sull'argomento e di evitare divagazioni.
- Ascolta attivamente. Ascolta con attenzione e presta attenzione ai commenti dell'altra persona.
- Assicurati di sapere come utilizzare la tecnologia in modo che tutti possano comunicare in tempo reale senza interruzioni o difficoltà tecniche.
- Presta attenzione al linguaggio del corpo. Anche se puoi vedere solo i volti degli altri partecipanti, il linguaggio del corpo rimane importante. Mantieni una postura corretta e presta attenzione alle espressioni facciali.
- Concludi la conversazione in modo cortese ringraziando l'altra persona per il tempo che ti ha dedicato ed esprimendo la tua intenzione di stabilire una nuova connessione con lei in futuro.
Come comportarsi correttamente in una riunione virtuale in qualità di partecipante?
I partecipanti alle riunioni hanno un ruolo importante nel garantire un esito positivo delle riunioni virtuali. Ecco alcuni consigli per una buona etichetta delle videoconferenze come partecipante:
- Siate preparati. Leggete tutti i materiali che vi sono stati inviati prima della riunione e preparate domande o commenti.
- Partecipa alla discussione. Non aver paura di esprimerti e di effettuare la condivisione delle tue opinioni sull'argomento in questione.
- Rimanete concentrati. Evitate il multitasking, poiché può distrarre tutti i partecipanti.
- Sii rispettoso. Ascolta attentamente e sii cortese con gli altri partecipanti alla discussione.
- Condividi il tuo schermo. Se hai materiali che devono essere condivisi, assicurati di effettuare la condivisione dello schermo con tutti in modo che possano seguire.
- Utilizza la tecnologia in modo appropriato. Assicurati che tutti i partecipanti sappiano come utilizzare la tecnologia prima dell'inizio della riunione.
- Rimanete concentrati sull'argomento e non abbiate paura di riportare la conversazione in carreggiata se inizia a deviare troppo dal tema in discussione.
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