Con 28% di dipendenti che lavorano da casa almeno una volta, il lavoro da remoto è diventato una parte integrante della vita lavorativa. Con esso arrivano anche le riunioni online e il curioso incrocio tra formale e informale, con cui molti si scontrano.
Oggi le riunioni virtuali sono comuni e accettabili come lo era lavorare in ufficio cinque giorni alla settimana un decennio fa.
Ma questo tipo di comunicazione comporta la necessità di un codice di condotta virtuale. Da fare per garantire che tutti i partecipanti si sentano ascoltati, coinvolti e in grado di partecipare a conversazioni significative?
Il galateo delle riunioni virtuali aiuta i team ad aumentare la produttività, a dare il meglio di sé e a costruire relazioni professionali.
Continuate a leggere mentre esploriamo le regole fondamentali delle moderne maniere di riunione, tra cui il galateo delle riunioni virtuali, i suoi vantaggi e le dieci regole essenziali per qualsiasi impostazione professionale online.
Che cos'è il galateo delle riunioni virtuali?
Il galateo delle riunioni virtuali imposta la barra del comportamento dei team e dei leader durante le riunioni online. Si tratta di una serie di linee guida standardizzate per sostenere la professionalità in tutte le impostazioni. 🫱🏼🫲🏾
Il galateo delle riunioni online è il protocollo specifico che ci si aspetta di seguire quando si è in connessione con altri dipartimenti, leader e collaboratori riunioni di avvio di un progetto oppure idee per il brainstorming con il proprio team. Il galateo per le riunioni a distanza di un'organizzazione è legato al suo valori fondamentali filosofie e obiettivi. 🎯
Anche se alcuni aspetti possono essere specifici delle organizzazioni, esistono alcune regole comuni per le riunioni virtuali che possono aiutarvi a fare un'impressione positiva e duratura su chiunque incontriate. ⬇️
Ricordate che il rispetto reciproco e l'etichetta aziendale in generale non sono una novità! Ma ci sono alcune differenze sostanziali tra le riunioni virtuali e quelle di persona, di cui dovete tenere conto in ordine al monitoraggio, alla puntualità e all'informazione.
Perché il galateo delle riunioni virtuali è importante?
Il galateo delle riunioni virtuali dà un'impostazione professionale alle riunioni a distanza e favorisce solide relazioni di lavoro.
Senza queste regole di ingaggio, è facile accumulare minuti preziosi o addirittura ore della vostra settimana in una riunione "che avrebbe potuto essere un'email", in cui alcuni membri del team fanno proiezioni astrali nello spazio mentre altri portano la discussione fuori tema.
Il tempo trascorso ad aspettare che gli altri si uniscano, si impegnino nella conversazione o recuperino i punti di discussione persi si accumula. E per quanto sia bello vedere i membri del team sullo schermo, ci sono modi più intenzionali per passare il tempo. ⏳
Sincronizzazione delle riunioni da altri strumenti di lavoro con ClickUp per gestire l'intera giornata in visualizzazione Calendario
Oltre al calendario giornaliero, ci sono altri vantaggi significativi nel mantenere un'etichetta corretta per le riunioni virtuali, a cominciare dal rispetto per i colleghi.
Quasi tutti gli aspetti del galateo delle riunioni aziendali sono legati al semplice "essere preparati".
Dedicare tempo, pensiero e lavoro richiesto a una riunione prima che si svolga dimostra al team, ai leader e ai potenziali client che li rispettate. Inoltre, fa sì che le riunioni si svolgano senza intoppi, impostando e guidando la conversazione per migliorare la collaborazione, la produttività e la comunicazione del team! ✅
Il galateo delle riunioni virtuali lascia molto tempo per ascoltare, pensare e rispondere agli altri. In questo modo non solo si instaura un rapporto di fiducia tra i partecipanti, ma si imposta un esito positivo per tutti, facendo capire loro cosa possono aspettarsi da voi e cosa voi vi aspettate da loro in cambio.
10 regole di galateo per le riunioni virtuali
Anche se vi sembra di incarnare il corretto galateo delle riunioni virtuali, i piccoli dettagli fanno la differenza.
Essere puntuali, educati e attenti non è sufficiente per mostrare ai vostri colleghi e agli organizzatori quanto lavoro o conoscenza avete messo in una riunione.
Ecco perché abbiamo messo insieme queste regole di galateo delle riunioni virtuali per qualsiasi impostazione aziendale online. Condividetele con il vostro team, in modo che possiate migliorare insieme gli standard delle vostre riunioni online.
Inoltre, tonnellate di risorse, modelli e suggerimenti vi aspettano per darvi ancora più supporto nel padroneggiare questa nuova abilità, giusto in tempo per la vostra prossima riunione Riunione agile . 😎
1. Conoscere la piattaforma per le riunioni
Come quando si visitano le aule prima del primo giorno di scuola o si posiziona la sala conferenze durante il tour di un nuovo ufficio, è importante conoscere il software di videoconferenza che si utilizza per le riunioni virtuali.
Se siete voi a ospitare la riunione, affermatevi come esperti della vostra piattaforma per riunioni virtuali, dimostrando sicurezza nell'uso del software. Se state usando uno strumento con cui le persone non hanno familiarità, siate pronti a rispondere rapidamente alle domande e aiutatele a concentrarsi sulla riunione senza dovervi concentrare sull'esperienza tecnica.
E già che ci siamo... se la scelta della piattaforma per le riunioni spetta a voi, sceglietene una che probabilmente le persone hanno già usato o che apprezzeranno rapidamente, come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet.
Un'altra parte importante della conoscenza della piattaforma per riunioni virtuali è la conoscenza delle sue funzionalità/funzione. Se la riunione richiede la possibilità di creare sale riunioni, la condivisione dello schermo o la collaborazione su una risorsa condivisa, assicuratevi che la piattaforma la supporti.
Utilizzo di sistemi dinamici software di gestione delle riunioni come ClickUp è un ottimo modo per assicurarsi che l'utilizzo di strumenti di videoconferenza come Zoom sia sempre fluido e produttivo.
Avviare e partecipare a riunioni direttamente dalle proprie attività con l'integrazione di ClickUp con Zoom Integrazione con Zoom di ClickUp vi aiuta a comandare meglio lo spazio per le riunioni virtuali, a seguire il programma e a condurre le discussioni senza dovervi allontanare dal vostro computer Area di lavoro .
Avviare le riunioni di Zoom, guardare la registrazione in un secondo momento o rivedere il riepilogo/riassunto della riunione, tutto dall'interno della propria area di lavoro Attività di ClickUp ! Se la riunione è già in corso, ClickUp pubblicherà automaticamente un commento con il collegato per consentire a tutti i partecipanti di unirsi al più presto.
2. Venite preparati con un programma per la riunione
Lo abbiamo già menzionato e non lo sottolineeremo mai abbastanza: preparatevi, preparatevi, preparatevi!
Pianificate la riunione prima che inizi e create un Programma per dare alla discussione una direzione chiara dall'inizio alla fine. Per riunioni di team virtuali di altissimo livello, condividete il vostro programma della riunione con i partecipanti ben prima della riunione, in modo che abbiano il tempo di esaminarlo, sapere cosa aspettarsi e aggiungere tutto ciò che è necessario.
Se i partecipanti devono leggere o rispondere a qualche materiale in anticipo per poter partecipare alla discussione, trattate l'agenda come una serie di indicazioni e date ai partecipanti il tempo e le risorse necessarie per prepararsi.
Il modo migliore per assicurarsi di essere pronti per qualsiasi riunione è un modello di agenda per riunioni personalizzabile che copra tutte le basi. La vasta libreria di modelli di ClickUp è piena di risorse gratis per ogni caso d'uso, compreso questo!
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Preparate un programma specifico per la vostra situazione utilizzando questo modello Modello di riunione per tutti i partecipanti di ClickUp o il sito Modello di reportistica della commissione per comunicare oggetti chiari.
Entrambi i modelli promuovono la trasparenza all'interno del team o dell'organizzazione e allineano i membri su obiettivi o traguardi chiave grazie a funzionalità/funzione quali Documenti ClickUp , stati personalizzati e visualizzazioni multiple dei progetti per fare chiarezza e incoraggiare la collaborazione.
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Un altro modo per prepararsi alla riunione? **Sapere cosa c'è sullo schermo prima di condividerlo.$$$a Avere 1.000 schede aperte non è un bel vedere. E anche se non sarebbe la prima volta che qualcuno condivide per sbaglio informazioni aziendali sensibili, una conversazione privata su Slack o la propria playlist di Spotify Wrapped, non volete che succeda a voi.
3. Rispettate il tempo degli altri
Prima di tutto, siate puntuali. ⏱
In qualità di organizzatori di riunioni, non è mai un buon galateo delle riunioni virtuali far aspettare il proprio team e soprattutto i potenziali client.
Ma la stessa regola vale per i partecipanti alla riunione: non fate aspettare il vostro ospite! Il vostro ospite è molto probabilmente un vostro collega, un membro di un altro reparto o un manager. Probabilmente lavorate con loro quotidianamente o addirittura avete un rapporto di amicizia. Trattateli con il rispetto che tutti noi meritiamo presentandovi pronti a iniziare la riunione all'ora prevista.
Se siete persone che a volte lottano con la gestione del tempo quotidiano, utilizzate ClickUp per impostare un promemoria ! Il vostro futuro vi ringrazierà per il titolo di avviso. 🙌🏼
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Inoltre, tutti noi abbiamo un'agenda fitta di impegni, ma risorse come questa interattiva Modello di calendario del team di ClickUp si assicurerà che ogni membro sia al corrente di quando e quali riunioni aspettarsi nelle prossime settimane. In qualità di leader, potrete anche vedere come i vostri del vostro team, il suo itinerario si sta riempiendo, in modo da poter prendere decisioni strategiche sull'uso migliore del loro tempo!
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4. Vestito per l'esito positivo
Potremmo scherzare sulla combinazione pantaloni della tuta e bottoni, ma dovreste comunque seguirla per tutte le riunioni virtuali.
Sia in ufficio che online, vestirsi in modo appropriato è molto importante. Il galateo suggerisce di indossare per la videoconferenza ciò che si indosserebbe in un ambiente di lavoro personale. Ma la buona notizia è che c'è un certo margine di manovra nelle riunioni virtuali, dato che lo schermo è ritagliato ben al di sopra della testa: quindi, sì, potete indossare gli Ugg!
Oltre all'aspetto gradevole, il guardaroba delle riunioni virtuali deve essere in linea con il tono della riunione stessa. Evitate gioielli che distraggono, motivi che non si traducono bene in video o magliette grafiche che gli altri potrebbero non capire.
5. Evitare le distrazioni
Evitare le distrazioni significa anche evitare l'impulso al multitasking. Se il vostro ospite ha preparato e condiviso il Programma in anticipo, potete presumere che ogni punto di discussione sia intenzionale e pertinente alla conversazione. Prima della riunione, ricordatevi di..
- Mettere via il telefono
- Spegnere la TV o la musica
- Silenziare tutte le notifiche
- Chiudere le schede aggiuntive
E per favore, per amore di tutte le cose buone e produttive, Da fare senza mangiare durante la chiamata.
Gli sfondi caotici sono un altro comune killer della concentrazione durante le riunioni virtuali. Se vi trovate in una caffetteria, se avete i bambini per un giorno o se condividete uno spazio in ufficio con il vostro partner, scegliete uno sfondo alternativo o utilizzate un effetto di sfocatura per mantenere voi stessi e tutti gli altri partecipanti alla riunione concentrati sulla sessione.
Cercate qualcosa di pulito, minimalista e neutro. In questo modo, potrete concentrarvi sulla ricerca del punto della casa con l'illuminazione migliore, anziché della parete esteticamente più gradevole.
Non c'è bisogno di setacciare il web per trovare uno di questi sfondi perfetti!
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6. Sapere quando parlare e quando ascoltare
Gli ascoltatori attivi non solo danno a ogni individuo la possibilità di parlare, ma dimostrano che vi interessa ciò che hanno da dire.
L'organizzatore della riunione e i partecipanti devono trovare l'equilibrio tra parlare, ascoltare e fare domande per capire qualcuno, non per demolirlo. Questo aiuterà tutti i partecipanti a ottenere di più dalla conversazione, promuovendo l'apertura mentale e la comunicazione aperta!
Ecco altri modi per incorporare il galateo delle riunioni virtuali nel vostro stile di discussione:
- Parlare con sicurezza, ma in modo conciso
- Evitate di ripetervi o di farvi notare troppo
- Mantenere il microfono su "muto", a meno che non vi venga detto diversamente o che non si stia parlando
- Lasciare le domande per la fine della discussione, a meno che l'ospite non le chieda
Un altro problema in cui tutti ci siamo imbattuti durante le riunioni virtuali è il temuto ritardo audio. 🙄
Non importa quanto sia forte il vostro wifi, a volte la connessione cade durante le riunioni online! Per evitare di parlare sopra qualcuno o di interrompere il flusso della conversazione, usate la funzionalità/funzione della mano alzata sulla vostra piattaforma, se possibile, o esprimete il vostro interesse a parlare nella chat. 🙋🏼♀️
7. Ridurre al minimo la presa di note
Anche se le vostre intenzioni sono nel posto giusto, evitate di prendere note dettagliate sulle riunioni da fare, a meno che non si ricevano istruzioni in tal senso. Limitatevi invece ai punti chiave della conversazione e rivedete il verbale della riunione in un secondo momento se ci sono buchi evidenti nelle vostre note.
Uno dei principali vantaggi delle riunioni virtuali è la possibilità di registrare l'intera riunione o di creare un riepilogo/riassunto. Sfruttate queste funzionalità per rendere la riunione il più solida possibile: frequenti pause nella conversazione disturbano il flusso delle informazioni, rallentano il vostro programma e fanno perdere tempo prezioso.
In qualità di organizzatore della riunione, designate un membro del vostro team che si occupi di monitorare i verbali delle riunioni e informate i partecipanti che verranno distribuiti prompt dopo la fine della riunione. Questo aiuta voi e i vostri partecipanti a essere presenti e vi eviterà di dovervi ripetere!
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Scrivere in modo veloce, collaborativo e condividere le note delle riunioni e verbali in ClickUp Documenti
I verbali delle riunioni riepilogano/riassumono il quadro e le chiavi di lettura delle riunioni importanti. Vengono condivisi con tutti i partecipanti e consentono di tenere a mente lo stato di avanzamento per eseguire più rapidamente i follow-up e gli elementi d'azione.
Risorse come questa Modello di verbale di riunione del consiglio di amministrazione e il Modello di verbale di riunione di ClickUp rendere questo processo più organizzato ed efficiente con pagine personalizzabili e precostituite per la gestione del team, delle note e dei dettagli in un documento ClickUp collaborativo!
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8. Riunione lunga? Programmate le pause
Se sapete che la riunione sarà lunga, programmate una pausa nel Programma.
Lasciate che voi e i vostri colleghi vi prendiate un momento per allontanarvi dallo schermo, per fare uno spuntino o per sgranchirvi un po'. Non ostacolerà la conversazione, ma la migliorerà notevolmente! Brevi pause aiutano tutti a mantenere il buon umore senza combattere la stanchezza o il mal di testa.
Non è necessario che siano lunghe, basta impostare le pause in modo che siano in ClickUp per cinque minuti e aprite quella soda perché ve la meritate.
Monitoraggio del tempo, impostazione di stime, aggiunta di note e visualizzazione di reportistica da qualsiasi luogo con il Global Timer di ClickUp
E se la riunione a cui state partecipando non prevede pause, lasciate un rapido "brb!" nella chat se avete bisogno di una pausa, semplicemente. 💬
9. Lasciare spazio alle domande
Inserite nel Programma la parte della riunione dedicata alle domande e risposte, in modo che i vostri colleghi abbiano il tempo necessario per preparare mentalmente le domande, esprimere le loro opinioni o offrire suggerimenti.
...Se avete preso a cuore tutte queste regole di galateo delle riunioni virtuali, probabilmente avete appena terminato una conversazione intensa e coinvolgente: aspettatevi che le persone abbiano qualcosa da dire in proposito. 🙂
Suggerimento: incoraggiate i partecipanti alla riunione a rispondere con domande, idee o commenti anche dopo che la riunione si è conclusa.
10. Fare un commento conclusivo
Avete presente quella sensazione di panico prima di scattare una foto che vi fa esclamare "Da fare con le mani?" Beh, chiudere una riunione virtuale senza una dichiarazione conclusiva è l'equivalente professionale di questo.
Prima che i vostri colleghi chiudano la riunione, illustrate brevemente i passaggi successivi, come e quando darete seguito alla riunione, gli eventuali risultati da raggiungere e la Sequenza da seguire.
Suggerimento: ClickUp può aiutarvi a delegare elementi di azione da Documenti, Lavagne online , commenti e altro ancora, in modo da poter affrontare queste attività senza perdere tempo! Testo di svolta, registrazioni su schermo e oggetti in attività connesse direttamente ai flussi di lavoro per aumentare l'efficienza e mantenere il ritmo della riunione.
Convertite le forme in attività di ClickUp Whiteboard per mettere immediatamente in pratica le vostre idee
Infine, e soprattutto, ringraziate il vostro team per il tempo che vi ha dedicato! Oggi avete fatto tutti un ottimo lavoro. 👏
Domande e suggerimenti sul galateo delle riunioni virtuali
Quali sono i Da fare e i non fare delle riunioni virtuali?
Le riunioni virtuali hanno spesso aspettative di partecipazione diverse rispetto alle riunioni di persona. Per garantire che tutti rimangano in carreggiata e contribuiscano alla conversazione, ecco alcune linee guida di galateo da seguire:
Da fare
- Essere puntuali. Accedere alla riunione virtuale con qualche minuto di anticipo consente di effettuare le configurazioni tecniche necessarie.
- Rimanere concentrati. Prestare attenzione all'oratore come se si fosse in una riunione faccia a faccia.
- Silenziare quando non si parla. Questo aiuta a ridurre il rumore di fondo.
- Usare il video quando è possibile. Aiuta a creare un'interazione più personale.
- Presentare in una stanza tranquilla e ben illuminata. Un ambiente chiaro e privo di distrazioni aiuta tutti a rimanere concentrati.
- Preparatevi in anticipo. Se dovete presentare, assicuratevi che tutto il materiale sia pronto prima dell'inizio della riunione.
Non fare
- Non fate il multitasking. È irrispettoso e può portare a perdere informazioni importanti.
- Non interrompere. Permetti agli altri di finire i loro pensieri prima che tu inizi a parlare.
- Non mangiare durante la riunione Può essere fonte di distrazione e non è professionale.
- Non dimenticate di controllare la vostra tecnologia. Assicuratevi che la connessione a Internet, il microfono e la fotocamera lavorino correttamente in anticipo.
- **Se dovete lasciare la riunione in anticipo, informate il conduttore in anticipo.
Da fare per una riunione virtuale?
Una riunione virtuale è un ottimo modo per stabilire un rapporto con i colleghi, anche quando si lavora da remoto. Ecco alcuni consigli per organizzare riunioni virtuali dall'esito positivo:
- **Iniziare ogni conversazione presentandosi e chiedendo all'interlocutore come sta Da fare.
- **Cercate di mantenere la conversazione concentrata e di evitare di divagare.
- **Ascoltate attentamente e prestate attenzione ai commenti dell'altra persona.
- Assicuratevi di sapere come usare la tecnologia in modo che tutti possano comunicare in tempo reale senza interruzioni o difficoltà tecniche.
- **Anche se non ci si può vedere, il linguaggio del corpo è sempre importante. Assicuratevi di mantenere una buona postura e di essere consapevoli delle espressioni facciali.
- Concludete la conversazione in modo educato ringraziando l'interlocutore per il suo tempo ed esprimendo la vostra intenzione di ricontattarlo in futuro.
Come mantenere un buon galateo delle riunioni virtuali come partecipante?
I partecipanti alle riunioni hanno un ruolo importante nel garantire l'esito positivo delle riunioni virtuali. Ecco alcuni suggerimenti per un buon galateo delle riunioni virtuali come partecipante:
- **Leggere il materiale inviato prima della riunione e arrivare preparati con domande o commenti.
- **Non abbiate paura di parlare e condividere i vostri pensieri sull'argomento in questione.
- Rimanere concentrati. Evitare il multitasking perché può distrarre tutti i partecipanti3.
- Rispetto. Ascoltate con attenzione e siate cortesi con gli altri partecipanti alla discussione.
- Condividi il tuo schermo. Se hai del materiale da condividere, assicurati di condividere il tuo schermo con tutti, in modo che possano seguirti.
- **Assicuratevi che tutti i partecipanti sappiano come usare la tecnologia prima dell'inizio della riunione.
- Rimanete in attività e non abbiate paura di riportare la conversazione sui binari giusti se inizia ad allontanarsi troppo dall'argomento in questione.
Le moderne riunioni virtuali iniziano in ClickUp
Indipendentemente dalla formalità o dalla frequenza delle riunioni, queste 10 regole di galateo per le riunioni virtuali vi permetteranno di trasmettere il messaggio giusto. Il vostro lavoro richiesto sarà percepito da tutti i partecipanti e, che siate ospiti o ospitanti, il tempo dedicato alla vostra professionalità sarà apprezzato e ricambiato dieci volte!
Il tutto semplicemente rispettando i vostri colleghi. 💜 Appoggiarsi al ClickUp accessibili in questo blog per migliorare la vostra produttività complessiva e stabilire gli standard di galateo per le riunioni virtuali che voi e il team dovreste rispettare ogni volta.
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