Oggi le riunioni virtuali sono comuni e accettate tanto quanto lo era, dieci anni fa, lavorare in ufficio cinque giorni alla settimana.
Con il 28% dei dipendenti che lavora da casa almeno parte del tempo, il lavoro da remoto è diventato parte integrante della vita lavorativa. Con esso arrivano le riunioni online e quel curioso confine tra formale e informale, con cui molti fanno fatica a confrontarsi.
Ma questo tipo di comunicazione richiede un codice di condotta virtuale. Come garantire che tutti i partecipanti alla chiamata si sentano ascoltati, coinvolti e in grado di partecipare a conversazioni significative?
Il galateo delle riunioni virtuali aiuta i team ad aumentare la produttività, a presentarsi al meglio e a costruire relazioni professionali.
Continua a leggere mentre esploriamo le regole fondamentali del galateo delle riunioni moderne, tra cui cos'è il galateo delle riunioni virtuali, i suoi vantaggi e dieci regole essenziali per qualsiasi contesto professionale online.
Che cos'è il galateo delle riunioni virtuali?
Il galateo delle riunioni virtuali definisce gli standard di comportamento che i team e i leader devono seguire e il modo in cui devono trattare gli altri durante le riunioni online. Consideratelo come un insieme standardizzato di linee guida volte a garantire la professionalità a tutti i livelli. 🫱🏼🫲🏾
Ci si aspetta da te una buona etichetta nelle riunioni online quando effettui la connessione con altri reparti tramite videochiamata, conduci riunioni di avvio di progetto o fai brainstorming di idee con il tuo team. L'etichetta delle riunioni a distanza di un'organizzazione è strettamente legata ai suoi valori fondamentali, alle sue filosofie e ai suoi obiettivi. 🎯
Sebbene alcuni aspetti possano essere specifici delle singole organizzazioni, esistono alcune regole comuni per le riunioni virtuali che possono aiutarti a lasciare un'impressione positiva e duratura su chiunque incontri. ⬇️
Ricordate che il rispetto reciproco e il galateo aziendale in generale non sono certo una novità! Tuttavia, esistono alcune differenze significative tra le riunioni virtuali e quelle in presenza che dovete tenere in considerazione per rimanere concentrati, puntuali e informati.
10 regole di galateo per le riunioni virtuali
Anche se pensi di rispettare generalmente il galateo delle riunioni virtuali, sono i piccoli dettagli a fare la differenza. Ecco perché abbiamo raccolto queste regole di galateo per le riunioni virtuali, applicabili a qualsiasi impostazione aziendale online.
Condividile con il tuo team in modo da poter migliorare insieme lo standard delle vostre riunioni online.
Inoltre, ti aspettano tantissime risorse, modelli e consigli per offrirti ancora più supporto nella padroneggiatura di questa nuova competenza. 😎
1. Conosci la tua piattaforma per le riunioni
Innanzitutto, è importante conoscere il software di videoconferenza che si utilizza per le riunioni virtuali.
Se sei l'organizzatore della riunione, familiarizza in anticipo con la piattaforma utilizzata in modo da sentirti sicuro nell'uso del software. Se utilizzi uno strumento che i partecipanti non conoscono, preparati a rispondere rapidamente alle domande e aiutali a concentrarsi sulla riunione evitando che debbano distrarsi con gli aspetti tecnici.
Già che ci siamo... se state scegliendo la piattaforma per le riunioni, optate per una che i partecipanti abbiano già utilizzato in precedenza o che possano adottare rapidamente. Potrebbe trattarsi di strumenti di videoconferenza come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, oppure di una piattaforma integrata come ClickUp che combina chat, gestione del lavoro e project management.
💡Consiglio da esperto: Avvia una riunione Zoom direttamente da un'attività di ClickUp grazie all'integrazione di ClickUp con Zoom. Conduci le discussioni senza dover uscire dall'area di lavoro di ClickUp, mentre ClickUp avvisa automaticamente tutti i partecipanti di unirsi al più presto.
Assicurati che la piattaforma offra il supporto per la creazione di sale di discussione, la condivisione degli schermi o la collaborazione su una risorsa condivisa, se la tua riunione lo richiede.
L'utilizzo di un software dinamico per la gestione delle riunioni come ClickUp è un ottimo modo per garantire un'esperienza fluida e di alta produttività in ogni occasione.
2. Presentati preparato con un programma della riunione
Non lo ripeteremo mai abbastanza: preparatevi, preparatevi, preparatevi!
Prepara un piano per la riunione prima che inizi e crea un programma per dare alla discussione una direzione chiara dall'inizio alla fine. Per riunioni virtuali di alto livello, condividi il programma con i partecipanti con largo anticipo, in modo che abbiano il tempo di esaminarlo, sappiano cosa aspettarsi e possano aggiungere eventuali punti necessari.
Se ci sono materiali che i partecipanti devono leggere o a cui devono rispondere in anticipo per poter partecipare alla discussione, condividi anche quelli. Considera il programma della riunione online come una serie di indicazioni e concedi ai partecipanti il tempo e le risorse adeguate per prepararsi.
Il modo migliore per prepararsi a una riunione virtuale è utilizzare un modello di programma personalizzabile che copra tutti gli aspetti. La vasta libreria di modelli di ClickUp è ricca di risorse gratis per ogni esigenza, compresa questa!
Utilizza questo modello di riunione generale di ClickUp o il modello di relazione della commissione per comunicare obiettivi chiari.
Entrambi i modelli favoriscono la trasparenza all'interno del team o dell'organizzazione e allineano i membri sugli obiettivi chiave della riunione.
3. Rispettate il tempo degli altri
Prima di tutto, sii puntuale. ⏱
In qualità di organizzatore della riunione, non è mai buona norma far aspettare il proprio team o i potenziali clienti.
Ma la stessa regola vale per i partecipanti alla riunione: non fate aspettare il vostro ospite! Il vostro ospite è molto probabilmente uno dei vostri colleghi, un membro di un altro reparto o un manager. Probabilmente lavorate con loro quotidianamente o avete persino un rapporto di amicizia. Trattateli con il rispetto che tutti meritiamo presentandovi pronti a iniziare la riunione all'ora prevista.
Se a volte fai fatica a gestire il tuo tempo quotidiano, usa ClickUp per impostare un promemoria! Il te stesso del futuro ti ringrazierà per l'avviso. 🙌🏼
Inoltre, abbiamo tutti impegni frenetici, ma risorse come questo modello interattivo di calendario del team di ClickUp garantiranno che ogni membro sia sempre aggiornato su quando e quali riunioni sono in programma nelle prossime settimane.
📮ClickUp Insight: I dati del nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni mostrano che il 25% delle riunioni coinvolge in media 8 o più partecipanti. Abbiamo anche scoperto che una riunione media dura circa 51 minuti. Queste riunioni di grandi dimensioni possono comportare almeno 6-8 ore di tempo collettivo dedicato alle riunioni ogni settimana a livello organizzativo. E se fosse possibile ridurlo? ClickUp trasforma il modo in cui i team comunicano! Invece di lunghe riunioni, collabora direttamente all'interno delle attività utilizzando commenti, allegati, note vocali, video e altro ancora, tutto in un unico posto. 💫 Risultati reali: i team globali di STANLEY Security hanno già risparmiato più di 8 ore a settimana in riunioni e aggiornamenti grazie alla nostra app completa per il lavoro!
4. Vestiti per l'esito positivo
Che si tratti dell'ufficio o di un contesto online, vestirsi in modo appropriato è fondamentale. Il galateo suggerisce di indossare durante una videochiamata ciò che indosseresti in un ambiente di lavoro in presenza.
Ma la buona notizia è che nelle riunioni virtuali c'è un po' di margine di manovra, dato che lo schermo è ritagliato ben al di sopra della vita: il che significa che sì, puoi indossare quegli Ugg!
Oltre ad avere un bell'aspetto, il tuo abbigliamento per le riunioni virtuali dovrebbe essere in linea con il tono della riunione stessa. Evita gioielli che possano distrarre, fantasie che non risaltano bene sul video o magliette con stampe che gli altri potrebbero non capire.
5. Evita le distrazioni
Rimani concentrato sulla riunione in corso, evitando la tentazione di svolgere più attività contemporaneamente. Prima della riunione, ricordati di:
- Metti via il telefono
- Spegnete la TV o la musica
- Disattiva tutte le notifiche
- Chiudi le schede superflue
E per favore, per il bene di tutto ciò che è buono e di grande produttività, non mangiare durante la chiamata.
Condivisione dello schermo? Controlla cosa c'è prima di condividerlo. Avere 1.000 schede aperte non fa una bella figura. Anche se non sarebbe la prima volta che qualcuno condivide accidentalmente informazioni aziendali sensibili, una conversazione privata su Slack o la propria playlist di Spotify, non vorrai certo che capiti a te.
Gli sfondi caotici sono un altro fattore che spesso distrugge la concentrazione durante le riunioni virtuali. Se ti trovi in un bar, hai i bambini a casa per la giornata o condividi uno spazio di lavoro con il tuo partner, scegli uno sfondo alternativo o usa un effetto sfocato per mantenere te stesso e tutti gli altri partecipanti concentrati sulla sessione.
Cerca qualcosa di pulito, minimalista e neutro. In questo modo potrai concentrarti sulla ricerca del punto della casa con la migliore illuminazione, anziché sulla parete esteticamente più gradevole.
Non c'è bisogno di setacciare il web alla ricerca di uno di questi sfondi perfetti, però!
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6. Sapere quando parlare e quando ascoltare
L'ascolto attivo offre a ogni persona la possibilità di parlare e dimostra che ti interessa ciò che ha da dire.
L'organizzatore della riunione e i partecipanti devono trovare l'equilibrio tra parlare, ascoltare e porre domande per comprendere l'altro, senza sminuirlo. L'apertura mentale e una comunicazione aperta aiuteranno tutti i partecipanti a trarre il massimo dalla conversazione!
Ecco alcuni ulteriori consigli sul galateo delle riunioni virtuali relativi all'intervento durante le chiamate:
- Parla con sicurezza, ma sii conciso
- Evita di ripeterti o di insistere troppo su un punto
- Tieni il microfono disattivato a meno che tu non stia parlando
- Riservate le domande alla fine della discussione, a meno che il moderatore non inviti a porle
Un altro problema che tutti abbiamo riscontrato durante le riunioni virtuali è il temuto ritardo audio. 🙄
Non importa quanto sia potente il tuo Wi-Fi, a volte la connessione si interrompe comunque durante le riunioni online! Per evitare di parlare sopra a qualcuno o di interrompere il flusso della conversazione, usa la funzionalità "alza la mano" sulla tua piattaforma, se possibile, oppure esprimi il tuo interesse per l'intervento nella chat. 🙋🏼♀️
7. Ridurre al minimo la presa di appunti
Anche se le tue intenzioni sono buone, evita di prendere appunti dettagliati durante la riunione, a meno che non ti venga richiesto di farlo. Concentrati invece sui punti chiave della conversazione e rileggi il verbale della riunione in un secondo momento, se dovessi notare delle lacune evidenti nei tuoi appunti.
Uno dei principali vantaggi delle riunioni virtuali è la possibilità di registrare l'intero incontro o di creare un riepilogo della riunione. Sfruttate queste funzionalità/funzioni per rendere la riunione il più efficace possibile: le pause frequenti nella conversazione interrompono il flusso di informazioni, rallentano il programma e fanno perdere tempo prezioso.
In qualità di organizzatore della riunione, incarica un membro del tuo team per il monitoraggio del verbale e informa i partecipanti che la distribuzione avverrà tempestivamente al termine della riunione. Questo aiuterà te e i partecipanti a rimanere concentrati e ti eviterà di dover ripetere le cose!
💡Consiglio dell'esperto: Con ClickUp Docs, i partecipanti possono prendere note in modo collaborativo e trasformarle in azioni concrete con un solo clic grazie alla creazione integrata delle attività.
I verbali delle riunioni riepilogano la struttura e i punti chiave delle riunioni importanti. Vengono condivisi con tutte le persone coinvolte e consentono di tenere sempre presenti gli stati di avanzamento, per dare seguito alle decisioni e attuare gli elementi necessari più rapidamente.
Risorse come il nostro modello di verbale delle riunioni del consiglio di amministrazione e il modello di verbale delle riunioni di ClickUp rendono questo processo più organizzato ed efficiente grazie a pagine personalizzabili e predefinite per gestire team, note e dettagli in un documento collaborativo di ClickUp!
Vuoi ricevere ulteriori informazioni su come i verbali possono migliorare la tua produttività durante le riunioni? Dai un'occhiata a questa guida pratica per redigere verbali efficaci ogni volta!
💡Consiglio da esperto: Risparmia tempo prezioso dopo la riunione utilizzando ClickUp Brain per riassumere gli appunti della riunione e creare attività e attività secondarie in ClickUp. Se hai registrato la riunione, Brain può anche trascrivere e tradurre la registrazione per te!
8. Riunione lunga? Prevedi delle pause
Se sai che la riunione sarà lunga, inserisci una breve pausa nel programma.
Concedi a te stesso e ai tuoi colleghi un momento per allontanarsi dallo schermo, fare uno spuntino o sgranchirsi le gambe. Non ostacolerà la conversazione, anzi la migliorerà notevolmente! Brevi pause aiuteranno tutti a mantenere il buon umore senza combattere la stanchezza o il mal di testa.
Non deve essere necessariamente lungo: basta impostare il timer su ClickUp per cinque minuti e stappare quella bibita, perché te lo meriti.
E se la riunione a cui stai partecipando non specifica se sono previste delle pause, lascia un breve "brb!" nella chat se hai bisogno di una pausa, è semplicissimo. 💬
9. Lascia spazio alle domande
Inserisci la sessione di domande e risposte nel programma della riunione, in modo che i tuoi colleghi abbiano il tempo necessario per preparare mentalmente le domande, esprimere le loro opinioni o offrire suggerimenti.
Se hai preso a cuore tutte queste regole di galateo per le riunioni virtuali, probabilmente hai appena concluso una conversazione intensa e coinvolgente: aspettati che le persone abbiano qualcosa da dire al riguardo. 🙂
💡Consiglio dell'esperto: Incoraggiate i partecipanti alla riunione a inviare domande, idee o commenti anche dopo che la riunione è stata chiusa.
10. Concludi con un commento finale
Concludi la tua riunione virtuale in bellezza dedicando un paio di minuti a chiuderla nel modo giusto.
Prima che i tuoi colleghi si disconnettano, ripercorri brevemente i prossimi passaggi da compiere, come e quando darai seguito alla questione, eventuali risultati attesi e la Sequenza per il futuro.
💡Consiglio da esperto: ClickUp può aiutarti a delegare le azioni da intraprendere da documenti, lavagne online, commenti e altro ancora, così potrai metterti subito al lavoro su queste attività senza perdere un colpo! Trasforma testo, registrazioni dello schermo e oggetti in attività collegate direttamente ai tuoi flussi di lavoro per aumentare l'efficienza e mantenere vivo lo slancio della riunione.
Infine, e soprattutto, ringrazia il tuo team per il tempo dedicato! Avete fatto tutti un ottimo lavoro oggi. 👏
Perché il galateo delle riunioni virtuali è importante?
Il galateo delle riunioni virtuali crea un'atmosfera professionale durante gli incontri a distanza e favorisce solide relazioni di lavoro. Ecco alcuni motivi per cui è fondamentale seguire le regole delle riunioni virtuali:
- Seguire il galateo corretto dimostra professionalità, il che contribuisce a creare fiducia e credibilità tra colleghi, clienti o stakeholder
- Dedicare tempo, attenzione e lavoro richiesto a una riunione prima che abbia luogo dimostra al tuo team, ai tuoi superiori e ai potenziali clienti che li rispetti. Inoltre, contribuisce a garantire il regolare svolgimento delle riunioni, preparando e guidando la conversazione
- Le riunioni virtuali coinvolgono spesso partecipanti provenienti da posizioni e fusi orari diversi. Un comportamento corretto, come arrivare puntuali, disattivare l'audio quando non si parla e rimanere in tema, riduce al minimo le distrazioni e mantiene la riunione concentrata ed efficiente
- Attenersi alle buone pratiche delle riunioni virtuali — come lasciare parlare gli altri, evitare interruzioni ed essere consapevoli delle sensibilità culturali — favorisce un ambiente di rispetto reciproco e collaborazione
- Un comportamento corretto, come l'utilizzo di audio e video di buona qualità, il mantenimento del contatto visivo (tramite la videocamera) e la partecipazione attiva, garantisce che la comunicazione sia efficace e che tutti possano seguire senza confusione
- Essere organizzati, evitare il multitasking e rispettare il programma delle riunioni aiutano i partecipanti a rimanere concentrati. Questo riduce la frustrazione e lo stress, specialmente nelle riunioni consecutive
Senza queste regole di comportamento, è facile sprecare minuti preziosi o addirittura ore della propria settimana in una riunione che "avrebbe potuto essere una semplice email". E per quanto sia bello vedere i membri del nostro team sullo schermo, ci sono modi più proficui per impiegare il nostro tempo. ⏳
Un galateo delle riunioni virtuali ben ponderato lascia ampio spazio per ascoltare, riflettere e rispondere gli uni agli altri. Questo non solo crea un clima di fiducia tra i partecipanti, ma pone le basi per un esito positivo, facendo sapere loro cosa possono aspettarsi da te e cosa ti aspetti da loro in cambio.
Domande frequenti e consigli sul galateo delle riunioni virtuali
Cosa si deve fare e cosa non si deve fare durante le riunioni virtuali?
Le riunioni virtuali spesso comportano aspettative di partecipazione diverse rispetto alle riunioni di persona. Per garantire che tutti rimangano concentrati e contribuiscano alla conversazione, ecco alcune linee guida di galateo da seguire:
Da fare
- Siate puntuali. Accedere alla riunione virtuale con qualche minuto di anticipo consente di effettuare eventuali configurazioni tecniche necessarie.
- Rimanete concentrati. Prestate attenzione a chi parla come se foste in una riunione faccia a faccia.
- Disattiva l'audio quando non parli. Questo aiuta a ridurre eventuali rumori di fondo.
- Utilizzate il video quando possibile. Aiuta a creare un'interazione più personale.
- Partecipa da una stanza silenziosa e ben illuminata. Un ambiente tranquillo e privo di distrazioni aiuta tutti a rimanere concentrati.
- Preparati in anticipo. Se devi fare una presentazione, assicurati che tutto il materiale sia pronto prima dell'inizio della riunione.
Cosa non fare
- Non fare più cose contemporaneamente. È irrispettoso e può portare a perdere informazioni importanti.
- Non interrompere. Lascia che gli altri finiscano di esprimersi prima di prendere la parola.
- Non mangiare durante la riunione. Può essere fonte di distrazione e risultare poco professionale.
- Non dimenticare di controllare la tua attrezzatura. Assicurati in anticipo che la connessione Internet, il microfono e la videocamera funzionino correttamente.
- Non andartene all'improvviso. Se devi lasciare la riunione prima del previsto, avvisa l'organizzatore in anticipo.
Come si svolge una riunione virtuale di presentazione?
Un incontro virtuale è un ottimo modo per instaurare un rapporto con i colleghi, anche quando si lavora da remoto. Ecco alcuni consigli per organizzare riunioni virtuali di esito positivo:
- Saluta le persone individualmente. Inizia ogni conversazione presentandoti e chiedendo all'altra persona come sta
- Siate concisi e chiari. Cercate di mantenere la conversazione incentrata sull'argomento e di evitare di divagare.
- Siate ascoltatori attivi. Ascoltate con attenzione e prestate attenzione ai commenti dell'altra persona
- Assicurati di sapere come utilizzare la tecnologia in modo che tutti possano comunicare in tempo reale senza interruzioni o difficoltà tecniche
- Presta attenzione al linguaggio del corpo. Anche se potete vedere solo i volti degli altri, il linguaggio del corpo è comunque importante. Mantieni una buona postura e presta attenzione alle espressioni facciali
- Concludi la conversazione in modo cortese ringraziando l'interlocutore per il tempo dedicato ed esprimendo l'intenzione di stabilire una nuova connessione in futuro
Come comportarsi correttamente durante una riunione virtuale in qualità di partecipante?
I partecipanti alle riunioni hanno un ruolo importante nel garantire un esito positivo delle riunioni virtuali. Ecco alcuni consigli per un corretto comportamento durante le videoconferenze in qualità di partecipante:
- Preparatevi. Leggete tutti i materiali che vi sono stati inviati prima della riunione e presentatevi con domande o commenti
- Partecipa alla discussione. Non aver paura di intervenire e effettuare la condivisione delle tue opinioni sull'argomento in questione
- Rimanete concentrati. Evitate il multitasking, poiché può distrarre tutti i partecipanti
- Siate rispettosi. Ascoltate con attenzione e siate cortesi con gli altri partecipanti alla discussione
- Condividi lo schermo. Se hai dei materiali da condividere, assicurati di effettuare la condivisione dello schermo con tutti in modo che possano seguire
- Utilizzate la tecnologia in modo appropriato. Assicuratevi che tutti i partecipanti sappiano come utilizzare la tecnologia prima dell'inizio della riunione
- Rimanete concentrati sull'argomento e non esitate a riportare la conversazione in carreggiata se inizia a deviare troppo dall'argomento in questione.
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