Quando vi sedete per inviare un'email di invito a una riunione efficace, quella casella vuota può intimidire un po'. Ci sono molti dettagli logistici da mettere a punto, dai collegamenti alla riunione video, agli orari di inizio, a un programma di riunione ben organizzato.
Ma si vuole anche impostare il tono giusto: non troppo informale, non troppo minaccioso, ma nemmeno frivolo.
Il tono giusto garantisce che tutti si presentino puntuali e pronti a mettersi all'opera, e significa anche che i partecipanti sono meno propensi a saltare la vostra riunione in caso di conflitto.
Questa guida è il piano d'azione per creare un invito alla riunione via email efficace ogni volta. Vi forniremo alcuni esempi da cui partire e vi forniremo una lista di controllo degli elementi da includere, in modo che possiate perfezionare questi esempi per ottenere esattamente ciò che vi serve per qualsiasi riunione aziendale. 🏅
Perché è importante un buon invito a una riunione?
Non lasciate che l'invito a una riunione diventi un ripensamento. L'invito stabilisce l'impostazione della riunione e deve essere un hub di risorse per tutto ciò di cui i partecipanti hanno bisogno per prepararsi e contribuire durante la riunione. Quando si crea un invito alla riunione via email solido, si ottiene un vantaggio per tutti i partecipanti:
- **Includete il collegato alla riunione video o la posizione fisica, la data e l'ora, le password o i dettagli necessari per entrare nella stanza e rendeteli facilmente visibili. In questo modo si riducono le domande, i ritardi e le mancate presentazioni. Inoltre, si evitano quei cinque minuti imbarazzanti di chattare mentre si aspetta che tutti si presentino
- Tutti sanno qual è l'oggetto della riunione: Sia che abbiate un oggetto o una riunione ben organizzata, non è un problemaprogramma della riunioneun invito efficace alla riunione via email dice a tutti di cosa si tratta. In questo modo è facile mantenere l'intero evento sul binario giusto e fermare un deragliamento. Inoltre, se le persone devono presentarsi con un lavoro di preparazione in corso, un invito chiaro permette a tutti di tenere conto della situazione
- **I clienti sapranno che siete dei professionisti che tengono il passo, i colleghi sapranno che fate sul serio e le persone a tutti i livelli del grafico sapranno che le vostre riunioni sono importanti
Il fatto che gli inviti alle riunioni siano fondamentali non significa che dobbiate dedicare loro molto tempo. Ora che siamo sulla stessa pagina sul perché è importante creare inviti alle riunioni via email efficaci, esploriamo esempi, liste di controllo e modifiche al flusso di lavoro per iniziare a inviare i migliori inviti via email che abbiate mai visto in un paio di minuti.
Esempi di inviti a riunioni interne
Costruire modelli in ClickUp per invitare efficacemente via email alle riunioni interne
Dovete inviare email di invito a una riunione interna oggi e siete in cerca di ispirazione. Utilizzate questi esempi per iniziare la vostra email e poi modificate i dettagli o riempite gli spazi vuoti.
Esempio #1: La riunione video di gruppo
Le riunioni di gruppo sono frequenti, soprattutto nel lavoro da remoto e ibrido. Inviate un'email di invito alla riunione del team con un argomento conciso che renda chiaro lo scopo e l'agenda della riunione:
buon pomeriggio [Nome],_
spero che questa email ti trovi bene! Ci riuniremo il [data] per discutere di [argomento.] Per favore, raggiungimi a [ora con fuso orario] in modo da poter [obiettivo].\
durante questa riunione, discuteremo di:{\i}
- punto 1
- punto 2
- punto 3
prima della riunione, vi prego di farmi sapere se avete domande o se pensate che qualcosa debba essere aggiunto al programma della riunione
i migliori auguri,{\i}
{\an8}Non è un nome da poco
L'ideale è inviare questo messaggio attraverso la richiesta di riunione stessa, in modo che includa automaticamente l'URL della riunione e si sincronizzi con il calendario di Google Calendar del partecipante.
Esempio #2: Riunioni ricorrenti del team
Note ricorrenti per le riunioni in ClickUp Docs
Chi gestisce del team sa quanto sia importante riunire regolarmente tutti per un check-in. Comunicazione nel team la comunicazione di gruppo tramite strumenti di testo e messaggi istantanei vi porta al 90% della strada, ma le riunioni ricorrenti forniscono il restante 10%. L'email di invito alle riunioni ricorrenti può essere un po' informale, ma deve comunque essere ricca di informazioni.
ciao!
è il momento della nostra prossima riunione! Questo ´[giorno], discuteremo di ´[argomento/i]. Il nostro programma riguarderà:{\i}
- punto 1
- punto 2
- punto 3
avremo anche tempo per domande generali e per qualsiasi situazione di cui vogliate discutere con il team. Date un'occhiata al nostro programma e fatemi sapere se avete domande nel frattempo.{\i}
ci sentiamo presto
{\a6}Ci sentiamo presto,{\a6}
Poiché queste riunioni avvengono di routine, è un'ottima occasione per salvare un modello in modo da poterlo toccare e inviare.
Esempio #3: Riunione individuale
A volte le riunioni individuali tra gestori e membri del team possono essere incredibilmente stressanti per i vostri riporti diretti. Quindi, prima di tutto, chiarite lo scopo della riunione e non lasciateli mai in sospeso. Se la riunione è improvvisa o inaspettata, rassicurateli o fategli sapere quando ci sono buone notizie (se potete).
ciao!
ho messo in calendario il nostro prossimo incontro a tu per tu, così potremo discutere dell'argomento e confrontarci. Ti prego di portare un elenco di tutte le domande che hai su ‗argomento' o sul tuo lavoro
ci vediamo, allora
{\a6}[Il tuo nome]
Esempio #4: Riunioni con un grande gruppo o riunioni di presentazione
Le grandi riunioni traggono vantaggio dall'aggiunta di documenti e risorse per la riunione all'invito via email, cosa che i numerosi modelli pronti all'uso di ClickUp possono aiutarvi a fare
Con l'aumentare delle dimensioni del gruppo, cresce anche la necessità di una struttura rigorosa e di un organizzatore ben organizzato. È possibile fare riferimento all'esempio della prima email aggiungendo maggiori dettagli e togliendo la possibilità di aggiungere altri elementi al programma in modo casuale. Una riunione di presentazione trae particolare vantaggio da un itinerario chiaro e bloccato.
ciao a tutti
la nostra riunione per discutere di [argomento] è prevista per [giorno, data] a [ora con fuso orario]. Vi preghiamo di RSVP, e registreremo la riunione nel caso in cui non possiate partecipare.{\i}
abbiamo un programma completo per questa riunione, in ordine all'oggetto, e il programma della riunione è il seguente
- {\code(0144)}: Punto 1
- punto 1: Punto 2
- punto 3 Punto 3
- punto X..: Punto X..._
si prega di prendere visione del programma allegato e di essere pronti a rispondere a qualsiasi domanda sull'argomento
grazie,{\i}
{\an8}[Il suo nome]
Esempio #5: Una riunione di cui tutti hanno già parlato
Molte riunioni avvengono in modo organico: un nuovo argomento è emerso in una precedente riunione del team, oppure tutti sono d'accordo su un argomento che è già stato discusso app per la comunicazione del team che una riunione funzionerebbe meglio. L'uso di uno degli altri esempi potrebbe non essere adatto, quindi provate questo.
ciao!
la nostra riunione per discutere più approfonditamente di [argomento] è prevista per [data]. Discuteremo dell'impatto sul team e avremo tempo per rispondere alle domande. Vi preghiamo di leggere questa rapida risorsa prima di aspettare e di portare alla riunione qualsiasi domanda o commento
ci sentiamo presto,{\i}
{\an8}Non è un problema, ma un problema..
Esempi di inviti a riunioni esterne
Usare ClickUp AI per perfezionare gli inviti via email ai potenziali clienti
Gli inviti alle riunioni esterne sono molto più variegati, e da essi dipende gran parte delle relazioni. I diversi dipartimenti trarranno vantaggio dall'avere modelli diversi di inviti a riunioni e risorse diverse da allegare agli inviti.
Quando programmate riunioni esterne, soprattutto con i client, offrite una maggiore flessibilità nell'email per l'orario della riunione. Se utilizzate questi inviti di riunione di esempio, includete un pulsante o un collegamento a uno strumento di pianificazione delle riunioni, in modo che entrambi possiate ottenere un orario di riunione che vada bene per voi.
Esempio n. 1: riunione con il cliente
Siete nel vostro software di collaborazione client e ci si accorge che è passato un minuto dall'ultima riunione con i client. Ma questo è facilmente risolvibile con un invito ben fatto. Queste email lavorano al meglio quando sono amichevoli e avvicinabili, ma anche un po' formali (ma solo un po').
ciao!
spero che questa email ti trovi bene!
il tuo account è ´[stato´] e questa è un'ottima occasione per iniziare a pensare a ´[obiettivo a lungo termine precedentemente stabilito´] per le settimane a venire. Sei libero questa settimana per incontrarci e discutere di [progetto in corso]? Fammi sapere qual è l'orario migliore per te, oppure fissa una riunione sul mio calendario quando ti conviene.{\i}
non vedo l'ora di chattare su [benefici ricevuti dal cliente]!
tanti auguri
{\an8}[Il suo nome]
$$$a Esempio n. 2: Riunione con un ex client
Un ex cliente della vostra rete potrebbe aver cambiato lavoro, oppure potreste averlo incontrato a un evento del settore. Cogliete l'occasione per rafforzare la relazione.
ciao,
è stato bello rivederti a [occasione] e chattare su [dettaglio rilevante]]_
OPPURE
_Ho visto che ora lavora per/su [nuova azienda o progetto]. Congratulazioni! È un cambiamento entusiasmante e sono fortunati ad averti con loro.{\i}
mi piacerebbe approfondire l'argomento e chattare su ciò a cui stai lavorando. Il mio team ha aiutato le persone a ottenere [benefici rilevanti], e sarebbe fantastico se potessimo aiutare lei a ottenere [obiettivi probabili del destinatario]
se hai un po' di tempo la prossima settimana, incontriamoci! Ecco il collegato al mio calendario.{\i}
chattiamo presto!
{\a6}Il tuo nome è il mio
Esempio #3: Invito a una riunione di sensibilizzazione a caldo
I venditori e i marketer possono creare attività per gestire inviti e riunioni via email
Questo è per i marketer e i venditori che vogliono colmare il divario tra un touchpoint e un contatto diretto. Iniziate con un invito su modello, ma personalizzatelo, personalizzatelo, personalizzatelo!
ciao!
è un ottimo momento per iniziare a chattare su [un beneficio che apprezzeranno dalla vostra azienda/servizi]. Grazie per aver ´[tipo specifico di interazione con la vostra azienda], e ci auguriamo che sia ancora interessato a come ´[argomento] possa ´[riformulazione del beneficio].{\i}
voglio aiutarvi a esplorare tutti i modi in cui potete ottenere risultati con [servizio]. Avete tempo per una breve dimostrazione o per chattare? Entriamo nei dettagli: basta programmare una riunione di 15 minuti che si adatti ai vostri impegni
nel frattempo, ecco un rapido assaggio di ciò che abbiamo fatto da Da[restatement of benefit].{\i}
parliamone presto!
{\a6}Il tuo nome è il mio
Esempio #4: Contatto commerciale con un referral
A metà strada tra il warm e il cold outreach, un outreach basato su un referral può eliminare alcuni attriti e imbarazzi iniziali. Provate questo modello di esempio per iniziare.
salve [Nome], [...]
ti sto contattando perché ho recentemente chattato con [contatto reciproco/referente] e mi ha suggerito che potrei essere in grado di aiutarti con [punto dolente del destinatario]. Sono [titolo dell'azienda], e possiamo aiutarvi con [attività o preoccupazioni chiave del destinatario]
sarei lieto di chattare di più su [scopo della riunione] e di fornirle una rapida dimostrazione. Fatemi sapere qual è l'orario migliore per voi!
nel frattempo, ecco una rapida panoramica di come noi $$$a beneficiamo di questo servizio
non vedo l'ora di riunirmi con voi
{\an8}il suo nome...{\an8}
Esempio #5: L'email di contatto a freddo
Questo è spesso il tipo più difficile di richiesta di riunione. Volete condividere le informazioni chiave, ma devono essere di facile comprensione. Soprattutto, cancellate il valore. Iniziando con un oggetto conciso, stabilite cosa state offrendo e perché dovrebbero incontrarvi nel minor numero di parole possibile.
salve [Nome], [Nome], [Nome], [Nome], [Nome], [Nome], [Nome]
mi sto rivolgendo a lei perché noi/noi abbiamo bisogno di sapere cosa lei può offrire loro. Questo può essere il [il beneficio o il valore per il destinatario]. \Opzionale: A questo punto, spiegate chi siete e perché avete le loro informazioni]
{\code(0144)}Prendiamo appuntamento per discutere i dettagli. Da fare: hai 15 minuti a [data e ora della riunione] per chattare sul [beneficio]? Ecco il mio calendario, se per lei va bene un altro orario.{\i}
grazie per il suo tempo
{\an8}[Il suo nome]
Cosa includere in un invito a una riunione via email
Il messaggio che includete negli inviti via email è spesso la parte più difficile da realizzare, ma non è l'unica cosa da includere. Cercate di includere tutto ciò di cui i destinatari hanno bisogno per ottenere il massimo valore possibile dalla riunione. Ecco alcuni elementi indispensabili:
- Una chiara riga dell'oggetto: Andate dritti al punto dell'argomento della riunione nella prima parte del titolo. Se il titolo funge da nome della riunione nei loro calendari, potrebbero vedere solo i primi 40 caratteri o giù di lì quando scrutano la loro agenda. Nella seconda parte, menzionate brevemente gli impegni o i vantaggi come utile promemoria
- **Anche se il programma non è ancora definito, fornite a tutti un collegato al documento. In questo modo, potrete completarlo nel tempo senza dover inviare a tutti un'ulteriore email
- Un documento vuoto per le note della riunione: Includetelo fin dall'inizio, riempitelo con unmodello per le note della riunionee aggiungere i dettagli durante la riunione. Chiunque cerchi spunti importanti saprà esattamente dove andare a cercarli
- **Se l'orario della riunione è stato fissato, includete un link per consentire a tutti di partecipare rapidamente alla riunione. Idealmente, sia il messaggio che l'invito al calendario saranno contenuti in un'unica email. Ma se state inviando una promemoria o un'email separata, assicuratevi di includere di nuovo il link
- **Se le persone devono RSVP, diteglielo (e date loro una scadenza). Se devono rivedere o completare qualcosa, includete una promemoria e un collegato all'attività.
- Allegato di marketing utile: Per le email esterne, valutate quando è opportuno includere un PDF gratuito o un altro omaggio
Con il tempo, sarete in grado di sviluppare una lista di controllo specifica delle cose che ogni tipo di invito via email dovrebbe includere. In questo modo, potrete evitare il temuto doppio invio e ottimizzare il vostro flusso di lavoro .
Come creare l'invito alla riunione perfetto per il vostro team
Questi esempi di inviti via email vi permetteranno di organizzare riunioni interne ed esterne ben organizzate. Tuttavia, quando è necessario perfezionare le email o ottenere la messaggistica giusta per eventi unici, non tornate al tavolo da disegno vuoto per creare un'email di invito a una riunione di successo.
Il team di ClickUp ha creato un intervallo di modelli, strumenti e funzioni utili per la gestione delle riunioni, in modo da avere tutto ciò che serve per creare l'invito perfetto per il vostro team.
Utilizzate ClickUp Documenti per creare (e modellare!) i vostri inviti
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Docs.gif Formattazione ricca e comandi slash in ClickUp Documenti /$$$img/
Create, revisionate e sviluppate i vostri inviti via email con le funzionalità/funzione di ClickUp Doc
In Documenti di ClickUp è possibile scrivere, perfezionare e rivedere il testo degli inviti via email che voi e il vostro team avete inviato in passato. Create una libreria di messaggi con esito positivo, preparatevi a fare test A/B su formulazioni specifiche e ottenete un feedback quando la formulazione è davvero importante. (A tutti noi è capitato di far leggere un'email a un compagno di scrivania, per aiutarci a farla bene. Da oggi potete farlo anche senza il cubicolo)
ClickUp Docs vi permette di creare e gestire documenti, creare wiki con liste di controllo e promemoria utili e collegare tutte le risorse delle guide di stile di cui avete bisogno. È anche possibile collegare i documenti alle attività come documentazione.
Inviare inviti video con ClickUp Clip
Condividete molti dettagli e create inviti più dinamici con ClickUp Clip
Volete dare un tocco di classe ai vostri inviti alle riunioni via email? Inviate un video messaggio per invitare le persone. ClickUp Clip è un semplice strumento di registrazione dello schermo che consente di catturare lo schermo o un video dell'utente. È perfetto per includere una breve guida o un teaser per la riunione. Aggiunge anche un tocco personale. È possibile delineare l'ordine del giorno, presentarsi o comunicare ai colleghi se è stato cambiato il modo di accedere alla videochiamata.
Con ClickUp AI, le parole e i dettagli sono perfetti
Utilizzate ClickUp AI per creare modelli di invito alle riunioni e tutte le altre risorse necessarie per la vostra prossima riunione
Fate un ulteriore passo avanti nelle creazioni dei documenti ClickUp e negli esiti positivi delle email di convocazione delle riunioni grazie a ClickUp AI . Ora, il nostro utile Strumenti di IA sono integrati in Documenti per facilitare il brainstorming di inviti a riunioni, suggerimenti precisi sulla formulazione degli inviti e la gestione delle riunioni.
Utilizzo Strumenti di IA per le riunioni prima ancora che la riunione abbia inizio, per definire il programma, compilare tutti i dettagli della riunione, riepilogare le note o creare elementi d'azione. I nostri strumenti precostituiti Strumenti di IA per la scrittura hanno anche il know-how specifico del reparto per creare una libreria completa di inviti email personalizzati per tutte le fasi del marketing, delle vendite, delle assunzioni e del project management interno.
Inviare una sintesi post riunione con note e risorse
Questo è un consiglio in più. Una volta terminata la riunione, inviate un altro messaggio per ringraziare tutti per il tempo dedicato. Discutete i risultati della riunione e il valore specifico che essa ha fornito. Con ClickUp AI, potete anche inviare i collegamenti alle risorse appena realizzate note del verbale della riunione un riepilogo/riassunto della riunione e gli impegni da prendere per ogni partecipante.
Lasciate che ClickUp faccia il lavoro pesante per gli inviti alle riunioni via email al vostro team
Preoccuparsi della formulazione specifica ed esitare con il mouse sul pulsante di invio fa parte dell'anno scorso. Con la collaborazione, la creatività e il strumenti di documentazione di ClickUp, potete inviare ogni volta l'invito perfetto a una riunione via email. E ancora meglio, voi e il vostro team non dovrete nemmeno pagare per questo. Iscriviti oggi per un account gratuito che vi permette di gestire ogni riunione come un professionista, prima, durante e dopo.