Come project manager, è facile sentirsi il capobanda di un circo selvaggio. 🎪
Un flusso di lavoro ottimizzato richiede una sana combinazione di precisione, struttura e organizzazione per destreggiarsi in quello che altrimenti sembrerebbe un circo selvaggio troppe attività da gestire .
Una cosa è avere un flusso di lavoro, un'altra è ottimizzarlo per renderlo efficiente. I flussi di lavoro non sono mai unici e terminati: sono processi vivi che cambiano man mano che si impara a conoscere meglio i membri del team, il progetto, il pubblico o il client.
Non c'è bisogno di padroneggiare le tecniche di ottimizzazione dei flussi di lavoro alla School of Hard Knocks. Consultate questa guida per scoprire i dettagli dell'ottimizzazione del flusso di lavoro esistente, i motivi per cui è così importante e le strategie comprovate per mettere in forma il vostro flusso di lavoro. ✨
Che cos'è l'ottimizzazione del flusso di lavoro?
L'ottimizzazione del flusso di lavoro è il processo di analisi, riprogettazione e implementazione di nuovi flussi di lavoro per rendere più efficace la vostra azienda. Si tratta di un approccio sistematico per individuare le inefficienze nei processi di project management e modificarli fino a ottenere processi complessivamente migliori.
Utilizzate la vista Gantt di ClickUp per pianificare le attività, seguire lo stato di avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
L'obiettivo finale dell'ottimizzazione del flusso di lavoro è rendere il team più efficiente, produttivo e redditizio. Anche se ritenete che il vostro flusso di lavoro attuale sia in linea con i migliori processi del settore, c'è sempre spazio per miglioramenti e stati.
Non siete sicuri di cosa significhi? Ecco alcuni esempi di ottimizzazione del flusso di lavoro in azione:
Automazioni nella voce dei dati
I vostri dipendenti stanno facendo la voce manuale dei dati? I fogli di calcolo Excel possono risultare eccessivamente ripetitivi, richiedere molto tempo e introdurre ulteriori errori nel lavoro. Con automazioni del flusso di lavoro teams offre ai membri del team una maggiore capacità di concentrarsi su attività critiche che sono di loro gradimento.
Elaborazione delle fatture
Se il team di contabilità riceve i pagamenti per posta e li inserisce manualmente nel sistema contabile, il lavoro richiesto è molto. L'ottimizzazione dei flussi di lavoro offre al personale finanziario strumenti di acquisizione digitale delle fatture per automatizzare gli aggiornamenti, inviare notifiche e conservare le firme digitali.
Monitoraggio del tempo
Quante volte avete chiesto al vostro team di compilare i fogli di presenza? Fortunatamente, l'ottimizzazione dei flussi di lavoro rende il monitoraggio del tempo un gioco da ragazzi. Basato su cloud strumenti di monitoraggio del tempo basati sul cloud come ClickUp significa che non dovrete più compilare manualmente i fogli di presenza.
Le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consentono di registrare e monitorare il tempo in modo più efficiente
Vedete come le cose funzionano meglio con flussi di lavoro ottimizzati? Con un po' di TLC, i flussi di lavoro migliori supportano un lavoro di qualità superiore e rendono felice il vostro team.
L'ottimizzazione dei flussi di lavoro aiuta a comprendere i flussi di lavoro esistenti e a identificare le aree che necessitano di un po' di amore. Se siete aperti alla possibilità di fare le cose in modo diverso, la vostra azienda sarà più produttiva e redditizia.
Vantaggi di un'efficace ottimizzazione del flusso di lavoro
Sappiamo che siete molto impegnati. A volte è difficile gestire tutti i progetti che avete sul piatto ed è difficile trovare il tempo per introdurre strumenti completamente nuovi nei vostri processi. 🛠️
Ma se volete avere più respiro e progetti migliori che convincano tutti i vostri interlocutori, l'ottimizzazione del flusso di lavoro è ciò che vi serve. La buona notizia è che un'ottimizzazione del flusso di lavoro di esito positivo comporta una serie di vantaggi.
Aumento della redditività
Chi non vuole guadagnare di più? L'ottimizzazione del flusso di lavoro consente di monitorare le metriche che contano, con un impatto diretto sulla qualità delle vostre capacità decisionali. Inoltre, riduce gli errori e aumenta la produttività, il che si traduce in più soldi sul vostro account.
Migliorare le relazioni con i clienti
I clienti si aspettano molto da voi. Il 97% dei consumatori afferma che le interazioni con il servizio clienti influenzeranno la loro fedeltà al vostro marchio, quindi niente pressioni.
Relazioni migliori equivalgono a una maggiore fedeltà dei clienti. L'ottimizzazione dei flussi di lavoro è il collante tra le aspettative dei clienti e i migliori processi aziendali.
Con flussi di lavoro efficienti, il team ha la capacità di aiutare più clienti in meno tempo. Le richieste di assistenza clienti che prima richiedevano giorni possono essere risolte in poche ore grazie a flussi di lavoro migliori, e questo si traduce in clienti felici.
Eliminare i silos e i colli di bottiglia
Lo sapevate che i silos di dati fanno perdere ai dipendenti 12 ore alla settimana ? Non aiuta il fatto che il 22% di tutti i colli di bottiglia avviene nel marketing e nel project management.
Aggiungere assegnatari multipli, delegare commenti e creare calcoli utilizzando campi personalizzati, il tutto dalle attività di ClickUp
Silos interdipartimentali, carichi di lavoro irragionevoli e processi inefficienti vi rallentano. Investite nell'ottimizzazione del flusso di lavoro per individuare le aree di miglioramento ed eliminare una volta per tutte quei fastidiosi colli di bottiglia.
Risparmiare tempo con l'automazione
È stato riscontrato che ben 60% dei lavori del vostro team potrebbe trarre vantaggio dalle Automazioni. Ma non preoccupatevi, la tecnologia innovativa non ha preso di mira il vostro lavoro: i datori di lavoro vogliono solo liberare il vostro tempo per permettervi di concentrarvi sulle cose che contano davvero. Addio attività ripetitive. 👋🏻
L'ottimizzazione del flusso di lavoro prevede l'automazione dei processi manuali che richiedono tempo per risparmiare tempo e seccature. Sia che si tratti di ordini di acquisto per o l'inserimento di nuovi dipendenti , flusso di lavoro software di automazione è un vero e proprio cambiamento di rotta.
Aumenta la soddisfazione dei dipendenti
Nessuno vuole passare ore e ore in attività monotone e complicate come la voce dei dati. L'ottimizzazione dei flussi di lavoro semplifica il lavoro di tutti e vi garantiamo che il vostro team lo apprezzerà.
6 Strategie di ottimizzazione dei flussi di lavoro per un flusso di lavoro semplificato
Ok, sapete quanto sia importante l'ottimizzazione del flusso di lavoro. Ma come si fa a Da fare?
Ognuno ha i suoi trucchi preferiti, ma queste sei tecniche di ottimizzazione sono le migliori per un flusso di lavoro ottimizzato.
1. Usare un software di project management
Gestite facilmente le attività del team e utilizzate viste personalizzate come la vista Bacheca per delegare il lavoro in modo più efficiente con il software di project management di ClickUp
Probabilmente lo conoscete già, ma nel caso in cui non abbiate ancora aggiunto una scheda dinamica software di project management se non avete ancora aggiunto un software al vostro pacchetto tecnologico, questo è il segnale che vi invita a procurarvene uno, al più presto. Non solo tiene traccia delle attività, delle comunicazioni e dei membri del team in un unico posto, ma gli strumenti software di project management consentono di condurre facilmente le attività di gestione del progetto analisi del flusso di lavoro .
La maggior parte strumento di project management hanno anche la funzione di software per il flusso di lavoro . Ciò significa che non solo potrete godere dei vantaggi della gestione dei progetti in un'unica piattaforma intuitiva, ma potrete anche condurre analisi del flusso di lavoro a un livello superiore grazie a funzionalità di reportistica come dashboard e analisi. È il modo migliore per analizzare i flussi di lavoro a livello macro e micro.
2. Abbracciare i modelli
Il vostro team sta creando dei documentazione di processo , diagrammi di flusso e dashboard per il project management da zero ogni volta? Questo si traduce in ore di lavoro richiesto ogni settimana, soprattutto se si utilizzano sempre gli stessi tipi di documenti. 📚
Soluzioni come Modelli ClickUp il team risparmia un sacco di tempo in questo lavoro richiesto. Anche se si risparmia solo un'ora alla settimana per ogni persona, si arriva a centinaia di ore di lavoro ore risparmiate nel corso di un anno.
3. Automazioni possibili
I processi manuali richiedono troppo tempo e causano colli di bottiglia nei progetti. Il miglior regalo che potete fare al vostro team è l'automazione. Ci sono così tanti esempi di automazione per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro, tra cui:
- Automazioni per l'onboarding dei dipendenti con un flusso di lavoro automatizzato per l'onboarding
- Pre-programmazione dei post sui social media
- Automazioni per la gestione dei lead attraverso regole automatizzate nel vostro sistema di gestione dei contattidella vostra piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) La chiave è scegliere un software per flussi di lavoro senza codice e con automazioni. In questo modo, il team può aggiungere qualsiasi automazione del flusso di lavoro a proprio piacimento, senza dover chiamare in aiuto la brava gente dell'IT.
4. Visualizzare il flusso di lavoro
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/Views\_Animazione\_1.gif Ottimizzazione del flusso di lavoro: diverse visualizzazioni in ClickUp /$$$img/
Visualizzate le vostre attività con oltre 15 viste di ClickUp, tra cui Elenco, Bacheca e Calendario
A volte è utile avere più occhi sul flusso di lavoro. Invece di gestire i progetti esclusivamente in vista Elenco, utilizzate il vostro software per il flusso di lavoro per visualizzare il vostro lavoro da ogni angolazione utilizzando metodologie come Grafici di Gantt o di un Bacheca Kanban . 👀 Visualizzazione è un must per l'ottimizzazione del flusso di lavoro, perché evidenzia tutti i passaggi dei processi di lavoro. Il miglioramento dei processi è molto più facile quando si può vedere esattamente cosa funziona e cosa no.
Inoltre, il software di project management consente di giocare con diversi o più flussi di lavoro fino a trovare il modo più produttivo di Da fare.
5. Provare una nuova metodologia di lavoro
Creare il perfetto Flusso di lavoro agile e costruire un sistema Kanban flessibile per visualizzare il lavoro e migliorare il project management con la vista Bacheca di ClickUp
Non vogliamo sconvolgere il vostro mondo, ma se pensate che i vostri flussi di lavoro attuali non siano efficaci, potrebbe essere il momento di provare qualcosa di completamente nuovo. Non tutte le aziende possono beneficiare delle stesse tecniche, ma queste sono alcune delle metodologie più comuni per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro:
- **Questo metodo è più comune nel settore manifatturiero, ma i principi Lean possono essere applicati a qualsiasi cosa. Con il Lean si cerca di eliminare gli sprechi e di ottenere il massimo valore possibile da risorse limitate. Ad esempio, un ospedale potrebbe eliminare i passaggi non necessari nel processo di ammissione dei pazienti per accelerare le cose e ridurre i costi
- Agile:Agile è un approccio iterativo al lavoro che consente miglioramenti e aggiustamenti costanti. Questa metodologia è popolare tra i programmatori perché è molto incentrata sulla collaborazione. Ma anche il marketing, il settore commerciale e altri dipartimenti che si occupano di progetti ne traggono beneficio
- Six Sigma : Se siete appassionati di statistiche, amerete il Six Sigma. Questa metodologia consiste nell'utilizzare le statistiche per ridurre la variabilità delle prestazioni. È popolare nel settore manifatturiero, ma anche le aziende basate sulle prestazioni, come i call center, la utilizzano per individuare le lacune nel servizio clienti
6. Mobilitare i dati con l'analisi
Con le funzionalità di ClickUp Reportistica è possibile vedere a colpo d'occhio quali attività sono state affrontate e chi ha bisogno di ulteriore motivazione
I project manager hanno a disposizione una grande quantità di dati. Il problema è che la maggior parte dei project manager ha troppi dati a disposizione, per cui è difficile capire quali informazioni sono importanti e quali sono solo rumore di fondo.
L'analitica trasforma i dati grezzi in informazioni utili per individuare (si spera) le inefficienze nei flussi di lavoro. Utilizzate uno strumento come ClickUp Reportistica per monitorare le metriche del team e tenere sotto controllo i progetti.
Come ottimizzare il flusso di lavoro con ClickUp
Siete liberi di utilizzare qualsiasi strumento di project management, ma se desiderate una piattaforma che combini modelli, collaborazione, metriche, progetti, attività e perfino Strumenti di IA per la scrittura clickUp è l'unico strumento di project management abbastanza potente da centralizzare tutto il lavoro tra le app e ottimizzare i flussi di lavoro per i team di tutti i settori.
Inoltre, ClickUp ha i risultati che lo dimostrano.
ClickUp ha lavorato con società di materiali da costruzione, CEMEX per ridurre il time-to-market di ben il 15%. CEMEX ha riunito 50 membri del team in un unico spazio e ha ridotto i tempi di trasferimento da ore a pochi secondi.
Sì, secondi. 🤩
Siete curiosi di sapere come ha fatto ClickUp? Risparmiate tempo, lavorate meglio e create un team più coeso con queste funzionalità flessibili di ClickUp. ⬇️
Stati del flusso di lavoro
Siete curiosi di sapere in che fase si trovano i vostri progetti? Ci pensiamo noi. Gli stati del flusso di lavoro di ClickUp definiscono tutte le attività e i relativi stati in un unico posto. Visualizzateli nella vista Elenco o in un pannello Kanban per tenere sotto controllo tutte le attività del progetto.
ClickUp è dotato di stati personalizzati come Da fare e Terminato, ma potete personalizzarli quanto volete. Create un nuovo tipo di stato, assegnategli un colore diverso e aggiungetelo a qualsiasi elenco, spazio o cartella nella vostra cartella Area di lavoro di ClickUp .
Per risparmiare tempo, si consiglia di standardizzare gli stati a livello di cartella o di spazio. Il team utilizzerà le stesse fasi del flusso di lavoro per tutti i progetti, riducendo così al minimo le email di ritorno.
Automazioni ClickUp
Utilizzate le ricette di automazione precostituite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi sugli aspetti più importanti
Le Automazioni sono l'asso nella manica per l'ottimizzazione del flusso di lavoro. Scegliete tra oltre 100 ricette precostituite Automazioni di ClickUp per snellire il flusso di lavoro del team ed eliminare le attività ripetitive per fare di più in meno tempo.
Alcune delle nostre Automazioni preferite per l'ottimizzazione del flusso di lavoro includono:
- Assegnazione automatica delle attività
- Spostamento degli stati delle attività
- Applicazione di un modello quando si crea un'attività in uno Spazio o per un progetto specifico
Se non trovate l'automazione che desiderate, non preoccupatevi. La piattaforma senza codice di ClickUp è dotata di flussi logici che utilizzano trigger e condizioni.
Traduzione: Utilizzate la nostra interfaccia drag-and-drop per costruire le vostre Automazioni, senza bisogno di codice.
Cercate uno strumento di IA per automatizzare il vostro carico di lavoro? Abbiamo qualcosa anche per questo. ClickUp AI è un assistente IA creato appositamente per il vostro lavoro o ruolo. Utilizzate ClickUp AI per riepilogare/riassumere testi, generare elementi di azione, velocizzare la formattazione e molto altro ancora.
Modelli ClickUp
I project manager utilizzano spesso le stesse reportistiche e gli stessi modelli dashboard del progetto sempre più spesso. Tuttavia, nessuno ha il tempo di creare e formattare questi documenti da zero per ogni nuova iniziativa. Utilizzate invece una risorsa personalizzabile e che vi fa risparmiare tempo, come la Libreria dei modelli di ClickUp .
Esistono innumerevoli modelli per il project management per le lavagne online, i programmi, le verifiche, il budget, la gestione del cambiamento, i quadri OKR e molto altro ancora.
ClickUp: Il vostro sistema di gestione dei flussi di lavoro all-in-one
I flussi di lavoro non sono mai fissi. La tecnologia, i progetti e le persone cambiano nel tempo, quindi l'ottimizzazione dei flussi di lavoro dovrebbe essere una parte normale del vostro ruolo di project manager.
Sappiamo che l'ottimizzazione del flusso di lavoro non è sempre facile, soprattutto se avete molti progetti in ballo. Risparmiate tempo e migliorate la collaborazione portando tutti i vostri lavori - e intendiamo proprio tutti - in ClickUp. Creazione di un'area di lavoro di ClickUp per iniziare gratis, per sempre, senza carta di credito.