Con la continua evoluzione dei diversi tipi di configurazione del lavoro nell'era moderna, la diversità del luogo di lavoro è più grande che mai. Le aziende operano oggi all'interno di uffici fisici, in ambienti completamente remoti e modelli ibridi che combinano entrambe le cose. Con i Teams sparsi in posizioni, fusi orari o anche solo piani diversi di un edificio, una sfida rimane universale: una comunicazione efficace tra team.
A differenza delle impostazioni tradizionali, dove una rapida chattare durante la pausa caffè o una breve riunione giornaliera potevano risolvere problemi o ispirare nuove idee, i diversi modelli di posto di lavoro di oggi richiedono meccanismi di comunicazione più strutturati. L'interazione faccia a faccia, per quanto auspicabile, non è sempre un'opzione.
La sfida di una comunicazione chiara ed efficace è amplificata in questi casi ambienti di lavoro diversificati . Ma la soluzione non è così semplice come accettare di comunicare meglio. Al contrario, richiede pratiche deliberate e l'uso di strumenti specifici progettati per colmare il divario della separazione fisica.
In questo blog esamineremo i motivi per cui la comunicazione di gruppo è essenziale in vari ambienti di lavoro ed esploreremo dieci strategie per ottimizzarla, indipendentemente dal fatto che il vostro team si trovi in un ufficio, sia distribuito in tutto il mondo o utilizzi una miscela di entrambi. Tuffiamoci!
Che cos'è la comunicazione del team sul posto di lavoro?
La comunicazione di team è lo scambio di informazioni tra due o più persone che lavorano per obiettivi comuni. Collaborazione tra team e la comunicazione possono avvenire in moduli diversi, come le app per chattare, le email, software di project management videochiamate, riunioni di persona, newsletter o semplici conversazioni faccia a faccia.
Lo stile di comunicazione del team può variare. Ma alla fine si tratta di condividere le intuizioni, migliorare i cicli di feedback e aggiornamenti del progetto e, allo stesso tempo, favorire la collaborazione e promuovere la trasparenza. Una comunicazione efficace tra team è fondamentale per aumentare la produttività, migliorare il morale del team e di portare a termine con successo il progetto.
Perché la comunicazione del team è importante?
La comunicazione del team è la linfa vitale di qualsiasi impostazione professionale, sia essa completamente remota, una struttura in loco o un luogo di lavoro ibrido. È la chiave per trasformare i singoli collaboratori in un'unità coesa, promuovendo una cultura del lavoro sana che valorizza la collaborazione e il dialogo.
Anche prima dello spostamento contemporaneo verso il lavoro da remoto, gli studi indicavano che i dipendenti trascorrevano una parte significativa del loro tempo a collaborare: un chiaro segnale del ruolo cruciale che la comunicazione riveste in qualsiasi ambiente di lavoro. In team diversificati che si trovano in posizioni e fusi orari diversi, o anche in un unico ufficio, la comunicazione rimane un'esigenza fondamentale e costante.
Una comunicazione inadeguata o inefficace porta spesso a una diminuzione dei livelli di produttività, poiché i dipendenti faticano a comprendere i propri ruoli, obiettivi e incarichi senza direttive o feedback chiari. Le ricerche indicano che molti lavoratori ritengono che il loro rendimento diminuisca a causa di una scarsa comunicazione strategie di comunicazione all'interno dei loro luoghi di lavoro. Lacune nella comunicazione possono influire anche sulla percezione della leadership aziendale. Senza trasparenza e canali di comunicazione aperti, i dipendenti possono perdere la fiducia nei loro leader, con conseguente calo del morale e della motivazione.
In breve, migliorare la comunicazione del team permette a tutti di avere la botte piena e la moglie ubriaca. 🎂
Tipi di comunicazione del team
Il modo in cui il team comunica può avere un impatto significativo sull'efficacia della collaborazione. Un ottimo modo per raggruppare i diversi moduli di comunicazione è il modo in cui vengono presentate le informazioni.
Ecco un elenco dei quattro tipi di comunicazione e di come i team li utilizzano:
- **Quando i membri del team parlano tra loro e usano le parole per trasmettere le idee, stanno comunicando verbalmente. Poiché tutti sono a distanza, si tratta di una telefonata o di una videochiamata 📣
- Comunicazione non verbale: Il modulo più potente della comunicazione umana, quello non verbale, viene spesso tralasciato negli ambienti di lavoro digital-first. Azioni come il linguaggio del corpo, il tono di voce, i gesti, il contatto visivo e soprattutto le espressioni facciali possono essere potenti indizi di ciò che qualcuno intende dire. Uno studio ha dimostrato che fino a93% della comunicazione può essere non verbalecon il 38% veicolato dal tono di voce e il 55% da una combinazione di espressioni facciali e linguaggio del corpo. Ecco perché vedersi è così importante per la comunicazione sul luogo di lavoro 👍
- Comunicazione scritta: Quando le parole vengono scritte, si ha una comunicazione scritta. Per il lavoro da remoto, si usa la comunicazione onlinestrumenti di comunicazione come email, documenti, note e app per chattare, per condurre una comunicazione scritta di gruppo. Un vantaggio della comunicazione scritta è che si può fare riferimento ad essa ogni volta che si vuole e non ci si deve affidare alla memoria. ✒️
- Comunicazione visiva: Le parole sono ottime, ma come dice il proverbio, un'immagine può valere più di mille parole. In ambito aziendale, è molto più efficiente trasmettere informazioni complesse in modo visivo. Utilizziamo grafici, video, infografiche, diagrammi, immagini o una combinazione di essi per trasmettere non solo i fatti, ma anche il modo in cui questi fatti sono collegati tra loro 🖼️
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Come migliorare la comunicazione del team con 10 strategie
Ora che abbiamo capito il cosa, il perché e il come, iniziamo a rompere i silos e discutiamo alcuni modi comprovati per aumentare la produttività del team.
Quando leggete questo elenco, considerate i punti in cui il vostro team ha difficoltà e quelli in cui sta facendo bene. Da fare per migliorare la velocità di comunicazione o la precisione? O forse avete bisogno di ritrovare la scintilla creativa?
Queste 10 strategie di comunicazione efficace dovrebbero essere utili in quasi tutte le situazioni.
1. Impostare le linee guida sul tipo di comunicazione da utilizzare
Ognuno di noi ha stili di comunicazione diversi. Una persona può usare sempre la messaggistica istantanea, mentre un'altra comunica solo chiamando gli altri e parlando. Anche se una certa flessibilità è importante, la coerenza all'interno del team può creare un ambiente di lavoro molto più efficiente.
La strategia di comunicazione interna e il piano d'azione di ClickUp sono le impostazioni visive perfette per documentare e mettere in atto le azioni
Per prima cosa, valutate le attuali norme di comunicazione utilizzando il modello Modello di strategia e piano d'azione per la comunicazione interna di ClickUp . Il modello fornisce un quadro di riferimento per mappare l'organizzazione, rilevare le modalità di comunicazione esistenti, raccogliere le esigenze degli stakeholder, documentare le sfide e definire la nuova tabella di marcia.
Una volta ottenuta la roadmap, stabilite delle linee guida chiare e documentatele. Standardizzate quali tipi di informazioni utilizzano quale modalità di comunicazione, ad esempio Lavagne online di ClickUp per il brainstorming, il chattare per i problemi immediati e i commenti sulle attività per i messaggi non urgenti.
E poiché sappiamo che a volte l'email è il vostro metodo di comunicazione preferito, è possibile inviare e ricevere email in qualsiasi parte di ClickUp .
2. Riunirsi frequentemente per le riunioni di standup
Ci sono molti tipi diversi di riunioni di team che mettono in contatto i team remoti, e ognuno ha il suo posto. Un'abitudine di molti gruppi che si occupano di progetti è la riunione standup. In genere si tengono una volta al giorno e il nome deriva dalla pratica di stare in piedi per mantenere le riunioni brevi.
In una riunione di standup, ci si muove all'interno del team uno alla volta e ogni persona parla di ciò che ha lavorato dall'ultima riunione, di ciò che ha in programma per quel giorno e delle sfide che sta affrontando. Si tratta di uno strumento standard del team metodo di sviluppo agile del software .
Lo scopo della riunione giornaliera di StandUp è quello di favorire il coordinamento del team. Questo rapido ciclo di feedback aiuta i team ad allinearsi e a rimanere in carreggiata, in modo simile alla riunione giornaliera nel calcio. Se emerge un problema, è possibile affrontarlo rapidamente e mantenere i progetti in carreggiata
Le riunioni di standup possono essere fondamentali per team interfunzionali che non hanno un vocabolario comune, dando a tutti una migliore possibilità di capire cosa stanno facendo i loro colleghi di altri ruoli. Gli StandUp aiutano i team a comunicare in modo efficace favorendo la connessione, l'organizzazione e l'allineamento su obiettivi di comunicazione .
Tuttavia, pianificarli può essere un compito arduo con strumenti obsoleti. Modello di riunione giornaliera StandUp di ClickUp semplifica questo processo fornendo un hub centrale per pianificare, prendere nota e monitorare lo stato, liste di controllo individuali per garantire la completezza e un'unica posizione per gli aggiornamenti in tempo reale per tenere tutti informati.
3. Rispettare le diverse esigenze di comunicazione
In una chiamata Zoom o in un thread Slack, è facile che alcuni membri del team dominino la conversazione e che la voce degli altri rimanga inascoltata. È anche comune che alcuni partecipanti siano distratti o non si presentino alla conversazione.
Tuttavia, è probabile che non sia perché non gliene importa nulla!
Sebbene spetti alla leadership incoraggiare l'impegno dei dipendenti e la collaborazione del team, alcuni lavoratori sono semplicemente introversi o si sentono sopraffatti in gruppo, e non c'è nulla di male in questo. Assicuratevi che sappiano che possono condividere le loro idee in qualsiasi formato: dopo una riunione, per iscritto, su documenti collaborativi, tramite commenti o chattare, o direttamente con voi.
Nel caso di persone nuove o improvvisamente in difficoltà, è consigliabile programmare un check-in per determinare se c'è qualcosa che le blocca. I bravi gestori del team sanno che a volte c'è un problema più grande, come il fatto che gli altri membri del team rifiutino le loro idee durante i brainstorming o che la loro voce non venga mai ascoltata.
In uno studio, il 50% dei lavoratori ha riferito di aver taciuto al lavoro le proprie preoccupazioni. La verità è che potrebbe spettare a voi fare un cambiamento o parlare con altri dipendenti per creare un ambiente più inclusivo in cui le persone sappiano che è sicuro parlare.
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È inoltre utile definire le impostazioni del proprio stile di comunicazione e documentarlo per aumentare la produttività del team . Questo può includere cose come accendere sempre la videocamera per le riunioni virtuali e rispondere a tutte le email o chattare con il team entro un certo tempo.
In questo modo i membri del team si sentiranno ascoltati, riducendo al contempo l'ansia di coloro che amano le regole e le indicazioni. Indipendentemente dal modo in cui si affrontano le riunioni di gruppo, è importante che tutti sentano che il loro contributo è importante e che si eliminino gli ostacoli alla comunicazione aperta.
Bonus: Comunicare con i dipendenti da Utilizzando riunioni a livello di salto !
4. Sviluppare l'importante abilità comunicativa dell'ascolto
La comunicazione del team consiste nello scambio di informazioni tra i membri, non solo nell'invio di email. Per questo motivo, ogni membro del team deve essere disposto ad ascoltare tanto quanto a parlare. Ciò include l'attenzione agli indizi non verbali e la lettura ponderata dei contenuti scritti.
Impostate il tono ascoltando attivamente: ciò significa che invece di pensare a cosa dire mentre qualcuno sta parlando, liberate la mente e ascoltate davvero ciò che sta dicendo. Fate domande di follower per continuare a parlare, invece di puntare i riflettori sulla vostra idea.
Se il vostro team ha difficoltà con l'ascolto attivo, organizzate una riunione più strutturata in cui un dipendente condivide un'idea e devono essere poste tre domande di follow-up prima di passare all'idea successiva. Anche se l'idea è davvero pessima, il membro del team saprà che la sua voce sarà ascoltata. 📣
L'ascolto è un'abilità difficile anche per la C-suite, quindi potreste prendere in considerazione l'ipotesi di di pianificare un corso di formazione sull'ascolto attivo.
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I commenti assegnati assicurano che elementi di azione non vengono persi, indipendentemente da dove vengono creati
Se si tratta di una riunione virtuale o di un brainstorming insieme in tempo reale nei vostri progetti utilizzate i commenti di ClickUp per incoraggiare l'ascolto reciproco. È possibile assegnare thread e menzioni nei commenti per invitare il team a leggere e riflettere su ciò che gli altri dicono nei commenti.
Questo è particolarmente utile per i team che sono sparsi in diversi fusi orari.
5. Avere un programma visibile con consegne cancellate
Tutti i membri di un team devono conoscere il piano di lavoro i risultati del progetto e quando devono essere consegnati. È difficile rispettare le scadenze se c'è una comunicazione errata su cosa e quando le cose devono essere fatte.
Un ottimo modo per trasmettere queste informazioni a tutto il team è quello di lavorare con uno strumento di collaborazione che gestisca con facilità la programmazione dei progetti, come la piattaforma di project management all-in-one di ClickUp. Ogni membro del team può visualizzare le proprie attività nel modo più adatto a lui e le viste di ClickUp possono essere impostate come pubbliche o private per migliorare la trasparenza.
ClickUp dispone inoltre di numerosi modelli di progetti con campi personalizzati precostituiti per essere operativi più rapidamente.
6. Assegnare attività e tenere traccia dello stato di avanzamento
Per terminare le consegne in tempo è necessaria la condivisione di ciò che deve essere terminato, di chi lo sta facendo e dello stato di avanzamento dei lavori. Con un team remoto, è necessario uno strumento digitale che supporti l'assegnazione delle attività e consenta al team di vedere lo stato e di interagire in modo collaborativo su ogni attività.
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinate facilmente le attività per riallocare le risorse
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Iniziate a suddividere il vostro progetto in attività e attività secondarie con ClickUp Attività di ClickUp è possibile aggiungere campi personalizzati, assegnare membri del team e creare dipendenze tra le attività.
È quindi possibile monitorare lo stato di avanzamento da oltre 15 visualizzazioni personalizzabili. La vista Attività di ClickUp mostra, ad esempio, chi ha fatto cosa nel progetto, mentre la vista Carico di lavoro mostra quanto tempo richiederà ogni attività.
Con ClickUp come area di lavoro di ClickUp, nessuno dovrà più chiedere al team chi sta lavorando a cosa.
7. Prendere note per catturare le discussioni
Parlare è un ottimo modo per creare comprensione e prendere decisioni. Uno strumento di comunicazione virtuale del team come Zoom, Microsoft Teams o l'area di lavoro di Google semplifica sicuramente la comunicazione verbale. Ma la memoria umana è imperfetta e gli elementi delle riunioni possono talvolta entrare in un orecchio e uscire dall'altro.
Il modo migliore per assicurarsi di catturare le discussioni del team è prendere note e archiviarle nell'area di lavoro collettiva. Ogni attività, Whiteboard, Mappa mentale e documento di ClickUp include la possibilità di aggiungere commenti.
È semplice aggiungere note a tutto il progetto e coinvolgere l'intero team nel processo. Inoltre, poiché in ClickUp i commenti sono multimediali, è possibile aggiungere immagini, file, clip vocali e perfino registrazioni dello schermo .
ClickUp include anche uno strumento di blocco note per prendere note a modo vostro mentre lavorate. È possibile collegarsi a persone, attività e documenti in modo che tutto sia collegato. Quando siete pronti, potete convertirli in attività o documenti da condividere con il vostro team.
Qualunque sia lo strumento utilizzato, cercatene uno che sia collaborativo e disponibile ovunque per una comunicazione più snella.
8. Budget per le riunioni di persona
Oggigiorno è comune che un team faccia colloqui, assuma e lavori con un nuovo membro senza mai incontrarlo di persona. Ma le ricerche dimostrano che le riunioni faccia a faccia creano legami più stretti e possono migliorare le prestazioni di un team del 35% .
Mettete da parte un po' di budget per riunire tutti nello stesso posto una o due volte all'anno.
Più che un'opportunità di lavorare insieme nella stessa posizione, gli incontri di persona dovrebbero concentrarsi sulla socializzazione e sul legame in altri modi. Nominate qualcuno che faciliti l'interazione, programmate team building e assicuratevi sempre di avere dei tempi morti in cui le persone possano entrare in contatto a livello personale.
Anche se si tratta di una sola volta all'anno, riunire tutti insieme creerà un team più forte, che si fida l'uno dell'altro e che quindi comunica in modo più efficace.
**Provate queste
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9. Usare un sistema con notifiche configurabili
Se qualcuno crea un documento importante e lo inserisce in una directory senza avvisare nessuno, è possibile che si verifichi un'interruzione della comunicazione. Non si può contare sul fatto che i membri del team controllino le attività tutto il giorno, tutti i giorni, e si accorgano di cambiamenti minimi (ma importanti).
Personalizzare le notifiche per attivarle automaticamente quando lo stato di un'attività viene modificato in ClickUp
Una piattaforma di collaborazione con impostazioni di notifica configurabili risolve questo problema. Poiché sappiamo quanto sia importante controllare le notifiche, ClickUp è dotato della possibilità di personalizzare completamente le notifiche .
Si può iniziare scegliendo le azioni che generano messaggi e poi stabilire dove ricevere le notifiche, tra cellulare, email, desktop o browser. Se si preferisce controllare quando si ricevono i messaggi, è possibile attivare i riepiloghi/riassunti giornalieri o disattivare le notifiche quando si è attivi nella web app.
10. Lavorare all'interno di un'unica piattaforma collaborativa
Quando si lavora di persona, il modo migliore per ottenere una buona collaborazione è mettere tutti nella stessa stanza. Da fare la stessa cosa con un team remoto, assicurandosi che tutti i membri del team utilizzino lo stesso set di strumenti. Se un gruppo di lavoratori è su una piattaforma diversa, è come se si trovasse in un'altra stanza e gli altri membri del team non possono vedere cosa stanno facendo.
Se potete, scegliete un'unica soluzione di collaborazione che supporti tutte le funzionalità/funzione necessarie in un unico luogo. ClickUp è uno strumento all-in-one che sostituisce tutte le soluzioni separate. Ogni funzionalità/funzione è completamente collaborativa per una comunicazione efficiente.
Collaborate alle idee e create documenti o wiki straordinari con pagine annidate e opzioni di formattazione personalizzate per roadmap, basi di conoscenza e altro ancora
Invece di inviare email a tutti per raccogliere feedback e far sì che una sola persona li sintetizzi in un documento, potete prendere nota di un documento ClickUp e aggiungere commenti alle idee degli altri, trasformando le attività più importanti in attività di ClickUp.
Naturalmente, a volte è necessario lavorare con altri strumenti. Ci integriamo con oltre 1.000 altri strumenti per semplificare la vostra giornata lavorativa. Con ClickUp è possibile riunire tutti nella stessa stanza virtuale, lavorando come un team con le stesse informazioni e gli stessi obiettivi.
Teams - Capacità di comunicazione del team
Padroneggiare la comunicazione del team non significa solo saper mettere insieme delle frasi o inviare un'email settimanale al gruppo. Si tratta di alcune abilità che possono aumentare in modo significativo la produttività collettiva, il morale e la fluidità del lavoro esecuzione del progetto .
Ecco alcune abilità fondamentali di comunicazione di squadra che possono migliorare il modo in cui il team lavora insieme:
Ascolto attivo: Si tratta di comprendere e assorbire i pensieri dei compagni di squadra, portando alla collaborazione creativa e alla risoluzione dei conflitti.
Chiarezza e concisione: Essere chiari e concisi rende i messaggi facilmente comprensibili, evitando errori di comunicazione.
Comunicazione non verbale: Riconoscere i cambiamenti nel tono o nel linguaggio del corpo aiuta a capire le emozioni e gli atteggiamenti per ottenere interazioni più empatiche.
Intelligenza emotiva: Decodificare e rispondere alle emozioni dei compagni di squadra favorisce conversazioni più sane e sensibili.
Risolvere i problemi: Facilitare le soluzioni ai problemi, attraverso il dialogo, contribuisce direttamente a rendere più fluide le prestazioni del team e a creare dinamiche armoniose.
**Feedback rispettoso: il feedback costruttivo, dato con rispetto, può motivare i membri del team e migliorare le prestazioni complessive.
**Promozione del rispetto e dell'apertura: la promozione dell'ascolto di ogni voce promuove la fiducia e rafforza le relazioni del team.
Comunicazione scritta efficace: Una comunicazione scritta chiara, precisa e priva di errori riduce al minimo i malintesi.
**Flessibilità e adattabilità: l'adattamento a diversi stili di comunicazione aiuta a sviluppare connessioni più forti e comprensione reciproca.
**Uso efficace degli strumenti di comunicazione: la conoscenza di strumenti di comunicazione come ClickUp semplifica i processi, migliora la collaborazione e riduce i malintesi.
Pazienza: L'esercizio della pazienza nella comunicazione favorisce un dialogo cortese, la comprensione e la tranquillità nelle situazioni di tensione.
Gestione del tempo: Per i team distribuiti su diversi fusi orari, gestire la comunicazione in modo da rispettare gli orari di lavoro di ciascuno assicura interazioni tempestive e rispettose.
La padronanza di queste abilità di comunicazione del team può contribuire a creare un ambiente di lavoro più armonioso, efficiente e produttivo. Promuovere queste abilità all'interno del team può aiutare a creare connessioni più forti, comprensione reciproca e fiducia, componenti fondamentali per un esito positivo del lavoro di squadra. Ricordate che una comunicazione efficace all'interno del team non si ottiene da un giorno all'altro: si evolve e migliora con il tempo, il lavoro richiesto e la pratica. Ma con questi strumenti a disposizione, siete già sulla strada giusta.
Unisci il tuo team con la comunicazione di squadra
Speriamo che queste strategie vi siano utili per consentire una comunicazione efficace del team nel vostro prossimo progetto. Siete già partiti alla grande con strumenti di comunicazione, una piattaforma di collaborazione e una cultura aziendale incentrata sulla collaborazione del team.
Che il vostro team sia remoto o in ufficio, ClickUp è stato progettato da zero per mantenere i team sulla stessa pagina e lavorare per gli stessi obiettivi. Cattura e trasmette informazioni e incoraggia il lavoro di squadra in un'unica piattaforma che si integra con i più comuni canali di comunicazione per videoconferenze, chattare o creare documenti.
Il modo migliore per scoprire come ClickUp può aiutarvi a bandire la cattiva comunicazione dal vostro team è quello di provarlo gratis oggi stesso .