Con l'evoluzione delle diverse configurazioni di lavoro nell'era moderna, la diversità sul posto di lavoro è più grande che mai. Le aziende ora operano all'interno di uffici fisici, in contesti completamente da remoto e in modelli ibridi che combinano entrambi. Con team sparsi in diverse posizioni, fusi orari o anche solo piani diversi di un edificio, una sfida rimane universale: una comunicazione efficace all'interno del team.
A differenza delle impostazioni tradizionali, dove una breve chiacchierata durante la pausa caffè o una breve riunione giornaliera davanti al distributore dell'acqua potevano risolvere i problemi o ispirare nuove idee, i modelli di lavoro diversificati di oggi richiedono meccanismi di comunicazione più strutturati. L'interazione faccia a faccia, per quanto desiderabile, non è sempre possibile.
La sfida di una comunicazione chiara ed efficace è amplificata in questi ambienti di lavoro eterogenei. Ma la soluzione non è così semplice come concordare semplicemente di comunicare meglio. Richiede invece pratiche deliberate e l'uso di strumenti specifici progettati per colmare il divario della separazione fisica.
In questo blog esamineremo perché la comunicazione di squadra è essenziale per vari ambienti di lavoro ed esploreremo dieci strategie per ottimizzarla, indipendentemente dal fatto che il vostro team lavori in un ufficio, sia distribuito in tutto il mondo o utilizzi una combinazione di entrambi. Immergiamoci nell'argomento!
Che cos'è la comunicazione di squadra sul posto di lavoro?
La comunicazione di gruppo è lo scambio di informazioni tra due o più persone che lavorano per raggiungere obiettivi comuni. La collaborazione e la comunicazione di gruppo possono assumere molte forme diverse, come app di chat, email, software di project management, videochiamate, riunioni di persona, newsletter o semplici conversazioni faccia a faccia.
Lo stile di comunicazione del tuo team può variare. Ma alla fine, comporta la condivisione di intuizioni, il miglioramento dei feedback e gli aggiornamenti sui progetti, favorendo al contempo la collaborazione e promuovendo la trasparenza. Una comunicazione efficace all'interno del team è fondamentale per aumentare la produttività, migliorare il morale del team e completare con esito positivo i progetti.
Perché la comunicazione all'interno del team è importante?
La comunicazione all'interno del team è la linfa vitale di qualsiasi ambiente professionale, sia esso completamente remoto, in loco o ibrido. È la chiave per trasformare i singoli collaboratori in un'unità coesa, promuovendo una cultura del lavoro sana che valorizza la collaborazione e il dialogo.
Anche prima del recente passaggio al lavoro da remoto, alcuni studi indicavano che i dipendenti dedicavano una parte significativa del loro tempo alla collaborazione, un chiaro indicatore del ruolo cruciale che la comunicazione riveste in qualsiasi ambiente di lavoro. In team diversificati che si estendono su diverse località e fusi orari, o anche in un unico ambiente di ufficio, la comunicazione rimane un'esigenza fondamentale e costante.
Una comunicazione inadeguata o inefficace spesso porta a una diminuzione dei livelli di produttività, poiché i dipendenti faticano a comprendere i propri ruoli, obiettivi e compiti senza direttive o feedback chiari. La ricerca indica che molti lavoratori ritengono che le loro prestazioni diminuiscano a causa di strategie di comunicazione inadeguate sul posto di lavoro.
Le lacune comunicative possono anche influire sulla percezione della leadership di un'azienda. Senza trasparenza e canali di comunicazione aperti, i dipendenti potrebbero perdere fiducia nei propri leader, con un conseguente calo del morale e della motivazione.
In breve, migliorare la comunicazione all'interno del team permette a tutti di avere la botte piena e la moglie ubriaca. 🎂
Tipi di comunicazione di squadra
Il modo in cui il tuo team comunica può influire in modo significativo sull'efficacia della collaborazione. Un ottimo modo per raggruppare diverse forme di comunicazione è il modo in cui presenti le informazioni.
Ecco un elenco dei quattro tipi di comunicazione e di come i team li utilizzano:
- Comunicazione verbale: quando i membri del team parlano tra loro e usano le parole per trasmettere idee, stanno comunicando verbalmente. Poiché tutti lavorano da remoto, ciò avviene tramite telefonate o videochiamate 📣.
- Comunicazione non verbale: il modulo più potente di comunicazione umana, quello non verbale, è spesso trascurato nei luoghi di lavoro digitali. Azioni come il linguaggio del corpo, il tono di voce, i gesti, il contatto visivo e, in particolare, le espressioni facciali possono essere indizi importanti per capire cosa intende dire una persona. Uno studio ha dimostrato che fino al 93% della comunicazione può essere non verbale, con il 38% trasmesso attraverso il tono di voce e il 55% attraverso una combinazione di espressioni facciali e linguaggio del corpo. Ecco perché vedersi di persona è così importante per la comunicazione sul posto di lavoro 👍
- Comunicazione scritta: quando le parole vengono messe per iscritto, si instaura una comunicazione scritta. Per il lavoro da remoto, utilizziamo strumenti di comunicazione online come email, documenti, note e app di chat per condurre comunicazioni scritte di gruppo. Uno dei vantaggi della comunicazione scritta è che è possibile consultarla in qualsiasi momento senza dover fare affidamento sulla memoria ✒️.
- Comunicazione visiva: le parole sono ottime, ma come dice il proverbio, un'immagine vale più di mille parole. Nel contesto aziendale, è molto più efficiente trasmettere informazioni complesse in modo visivo. Utilizziamo grafici, video, infografiche, diagrammi, immagini o una combinazione di questi elementi per trasmettere non solo i fatti, ma anche il modo in cui questi fatti sono collegati tra loro 🖼️
Come migliorare la comunicazione all'interno del team con 10 strategie
Ora che abbiamo chiarito cosa, perché e come, iniziamo ad abbattere quei silos e discutiamo alcuni modi comprovati per aumentare la produttività del tuo team.
Quando leggi questo elenco, valuta in che modo il tuo team sta incontrando difficoltà e in che modo sta ottenendo buoni risultati. È necessario migliorare la velocità o l'accuratezza della comunicazione? O forse è necessario ritrovare quella scintilla creativa?
Queste 10 strategie di comunicazione efficaci dovrebbero essere d'aiuto in quasi tutte le situazioni.
1. Stabilire delle linee guida sul tipo di comunicazione da utilizzare
Ognuno ha uno stile di comunicazione diverso. Una persona potrebbe usare sempre la messaggistica istantanea, mentre un'altra comunicherà solo telefonando e parlando con gli altri. Sebbene una certa flessibilità sia importante, la coerenza all'interno del team può creare un ambiente di lavoro molto più efficiente.
In primo luogo, valuta le attuali norme di comunicazione utilizzando il modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp. Esso fornisce un quadro di riferimento per mappare la tua organizzazione, acquisire le modalità di comunicazione esistenti, raccogliere le esigenze delle parti interessate, documentare le sfide e definire la tua nuova tabella di marcia.
Una volta definita la roadmap, stabilisci linee guida chiare e documentale. Standardizza i tipi di informazioni da utilizzare per ciascuna modalità di comunicazione, come le lavagne online ClickUp per il brainstorming, la chat per i problemi immediati e i commenti sulle attività per i messaggi non urgenti.
E poiché sappiamo che a volte l'email sarà il tuo metodo di comunicazione preferito, puoi inviare e ricevere email ovunque in ClickUp.
2. Organizzate riunioni frequenti standup
Esistono molti tipi diversi di riunioni di gruppo che mettono in contatto i team remoti, e ognuna ha la sua importanza. Uno strumento indispensabile per molti gruppi orientati ai progetti è la riunione standup. Tipicamente tenuta una volta al giorno, il nome deriva dalla pratica di stare in piedi per mantenere brevi gli incontri.
In una riunione standup, si lavora con il team uno alla volta e ogni persona parla di ciò su cui ha lavorato dall'ultima riunione, di ciò che ha in programma per quel giorno e delle sfide che sta affrontando. Si tratta di uno strumento standard nel metodo di sviluppo agile del software.
Le riunioni in piedi possono essere fondamentali per i team interfunzionali che non hanno un vocabolario comune, offrendo a tutti una migliore opportunità di comprendere ciò che stanno facendo i propri colleghi che ricoprono altri ruoli. Le riunioni in piedi aiutano i team a comunicare in modo efficace favorendo la connessione, l'organizzazione e l'allineamento sugli obiettivi di comunicazione.
Tuttavia, pianificarli può essere un compito arduo con strumenti obsoleti. Il modello Daily Standup Meeting di ClickUp semplifica questo processo fornendo un hub centrale per la pianificazione, la presa di appunti e il monitoraggio dei progressi, liste di controllo individuali per garantire la completezza e un unico luogo per gli aggiornamenti in tempo reale per tenere tutti informati.
3. Rispettare le diverse esigenze di comunicazione
Che si tratti di una chiamata Zoom o di un thread su Slack, è facile che alcuni membri del team dominino la conversazione e che la voce degli altri non venga ascoltata. È anche comune che alcuni partecipanti siano distratti o non partecipino alla conversazione.
Tuttavia, probabilmente non è perché non gli interessa!
Sebbene spetti alla leadership incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti e la collaborazione tra i team, alcuni lavoratori sono semplicemente introversi o si sentono sopraffatti nei gruppi, e non c'è nulla di sbagliato in questo. Assicurati che sappiano che possono condividere le loro idee in qualsiasi formato: dopo una riunione per iscritto, su documenti collaborativi, tramite commenti o chat, o direttamente con te.
Per le persone che sono nuove o improvvisamente sottotono, potresti voler programmare un incontro per determinare se c'è qualcosa che le sta frenando. I buoni manager sanno che a volte c'è un problema più grande, come altri membri del team che bocciano le loro idee durante i brainstorming o la sensazione che la loro voce non venga mai ascoltata.
In uno studio, il 50% dei lavoratori ha dichiarato di non esprimere le proprie preoccupazioni sul posto di lavoro. La verità è che potrebbe spettare a te apportare un cambiamento o parlare con gli altri dipendenti per creare un ambiente più inclusivo in cui le persone sappiano che è sicuro esprimersi.
È inoltre utile definire le aspettative relative al proprio stile di comunicazione e documentarle per aumentare la produttività del team. Ciò può includere aspetti quali accendere sempre la videocamera durante le riunioni virtuali e rispondere a tutte le email o alle chat del team entro un determinato periodo di tempo.
Farai sentire i membri del team ascoltati, riducendo al contempo l'ansia di coloro che amano le regole e le indicazioni. Indipendentemente dal modo in cui affronti le riunioni di gruppo, ciò che conta è che tutti sentano che il loro contributo è importante e che vengano rimossi gli ostacoli alla comunicazione aperta.
Bonus: comunica con i dipendenti utilizzando riunioni skip-level!
4. Sviluppare l'importante capacità comunicativa dell'ascolto
La comunicazione all'interno del team consiste nello scambio di informazioni tra i membri, non solo nell'invio di email. Ecco perché ogni membro del team deve essere disposto ad ascoltare tanto quanto a parlare. Ciò significa prestare attenzione ai segnali non verbali e leggere attentamente i contenuti scritti.
Dai il tono ascoltando attivamente: invece di pensare a cosa dire mentre qualcuno sta parlando, libera la mente e ascolta davvero ciò che sta dicendo. Fai domande di approfondimento per continuare la conversazione, invece di spostare l'attenzione sulla tua idea.
Se il tuo team ha difficoltà con l'ascolto attivo, organizza una riunione più strutturata in cui un dipendente effettua la condivisione di un'idea e devono essere poste tre domande di follow-up prima di passare all'idea successiva. Anche se l'idea è davvero pessima, quel membro del team saprà che la sua voce sarà ascoltata. 📣
L'ascolto è un'abilità difficile anche per i dirigenti, quindi potresti prendere in considerazione l'idea di pianificare una formazione sull'ascolto attivo.
Se tenete una riunione virtuale o fate brainstorming in tempo reale, utilizzate i commenti di ClickUp nei vostri progetti come strumento per incoraggiare l'ascolto reciproco. Potete assegnare thread e fare menzioni di persone nei commenti per coinvolgere il vostro team nella lettura e nella riflessione su ciò che gli altri dicono nei commenti.
Ciò è particolarmente utile per i team distribuiti in diversi fusi orari.
5. Avere un programma visibile con risultati chiari
Tutti i membri del team devono conoscere i risultati attesi dal progetto e le relative scadenze. È difficile rispettare tali scadenze se c'è una comunicazione errata su cosa deve essere terminato e quando.
Un ottimo modo per trasmettere queste informazioni all'intero team è lavorare con uno strumento di collaborazione che gestisca facilmente la pianificazione dei progetti, come la piattaforma di project management all-in-one ClickUp. Ogni membro del team può visualizzare i propri compiti nel modo più adatto alle proprie esigenze e le visualizzazioni di ClickUp possono essere impostate come pubbliche o private per migliorare la trasparenza.
ClickUp offre anche tantissimi modelli di deliverable di progetto con campi personalizzati predefiniti per essere operativi più rapidamente.
6. Assegnare le attività e effettuare il monitoraggio dello stato
Per portare a termine i propri obiettivi in tempo è necessario effettuare la condivisione di ciò che deve essere fatto, chi lo sta facendo e a che punto si è arrivati. Con un team remoto, è necessario uno strumento digitale che supporti l'assegnazione dei compiti e consenta al team di vedere lo stato di avanzamento e interagire in modo collaborativo su ogni attività.
Utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp per vedere chi è in anticipo o in ritardo e trascina facilmente le attività per riassegnare le risorse.
Inizia suddividendo il tuo progetto in attività e attività secondarie con ClickUp. Mentre crei le attività di ClickUp, puoi aggiungere dati di campi personalizzati, assegnare membri del team e creare dipendenze tra le attività.
È quindi possibile effettuare il monitoraggio dei progressi da oltre 15 visualizzazioni personalizzabili. La vista Azioni di ClickUp mostra chi ha fatto cosa nel progetto, ad esempio, mentre la vista Carico di lavoro mostra quanto tempo richiederà ogni attività.
Con ClickUp come area di lavoro collaborativa, nessuno dovrà mai più chiedere al team chi sta lavorando a cosa.
7. Prendere note per registrare le discussioni
Discutere apertamente è un ottimo modo per favorire la comprensione e prendere decisioni. Uno strumento di comunicazione virtuale per team come Zoom, Microsoft Teams o Google Workspace semplifica sicuramente la comunicazione verbale. Tuttavia, la memoria umana è imperfetta e talvolta gli elementi da intraprendere durante le riunioni possono entrare da un orecchio e uscire dall'altro.
Il modo migliore per assicurarsi di catturare le discussioni del proprio team è prendere appunti e salvarli nella propria area di lavoro collettiva. Ogni attività, lavagna online, mappa mentale e documento in ClickUp include la possibilità di aggiungere commenti.
È semplice aggiungere note al tuo progetto e coinvolgere l'intero team nel processo. E poiché i commenti in ClickUp sono multimediali, puoi aggiungere immagini, file, clip audio e persino registrazioni dello schermo.
ClickUp include anche uno strumento Blocco note che ti consente di prendere appunti mentre lavori. Puoi collegarlo a persone, attività e documenti in modo che tutto rimanga connesso. Convertilo in un'attività o in un documento da condividere con il tuo team quando sei pronto.
Qualunque sia lo strumento che utilizzi, cercane uno che favorisca la collaborazione e sia disponibile ovunque per una comunicazione più efficiente.
8. Budget per le riunioni di persona
Oggigiorno è normale che un team intervisti, assuma e lavori con un nuovo membro senza mai incontrarlo di persona. Tuttavia, alcune ricerche dimostrano che le riunioni faccia a faccia creano legami più stretti e possono migliorare le prestazioni di un team del 35%.
Metti da parte un po' di soldi per riunire tutti una o due volte all'anno.
Più che un'opportunità per lavorare insieme nello stesso luogo, gli incontri di persona dovrebbero concentrarsi sulla socializzazione e sulla creazione di legami in altri modi. Nomina qualcuno che faciliti l'interazione, organizza attività di team building e assicurati sempre che ci siano momenti di pausa in cui le persone possano interagire a livello personale.
Anche se solo una volta all'anno, riunire tutti i membri del team contribuirà a rafforzare lo spirito di squadra e la fiducia reciproca, favorendo una comunicazione più efficace.
Prova queste app per il team building!
9. Utilizza un sistema con notifiche configurabili
Se qualcuno crea un documento importante e lo inserisce in una cartella senza dirlo a nessuno, c'è il rischio che la comunicazione si interrompa. Non puoi contare sul fatto che i membri del team controllino le attività tutto il giorno, tutti i giorni, e notino cambiamenti minimi (ma importanti).
Una piattaforma di collaborazione con impostazioni di notifica configurabili risolve questo problema. Poiché sappiamo quanto sia importante controllare le notifiche, ClickUp offre la possibilità di personalizzarle completamente.
Puoi iniziare scegliendo quali azioni genereranno messaggi e poi decidere dove ricevere le notifiche, ad esempio sul cellulare, via email, sul desktop o sul browser. Se preferisci controllare quando ricevere i messaggi, puoi attivare i riepiloghi giornalieri o disattivare le notifiche mentre sei attivo nell'app web.
10. Lavorare all'interno di un'unica piattaforma collaborativa
Quando si lavora di persona, il modo migliore per ottenere una buona collaborazione è riunire tutti nella stessa stanza. È possibile ottenere lo stesso risultato con un team remoto assicurandosi che tutti i membri del team utilizzino lo stesso set di strumenti. Se un gruppo di lavoratori utilizza una piattaforma diversa, è come se si trovasse in una stanza diversa: gli altri membri del team non possono vedere cosa stanno facendo.
Se possibile, scegliete un'unica soluzione di collaborazione che offra il supporto per tutte le funzionalità di cui avete bisogno in un unico posto. ClickUp è uno strumento all-in-one che sostituisce tutte quelle soluzioni separate. Ogni funzionalità/funzione è completamente collaborativa per una comunicazione efficiente.
Invece di inviare email a tutti per raccogliere feedback e affidare a una sola persona il compito di sintetizzarli in un documento, potete prendere appunti su un unico documento ClickUp Doc e aggiungere commenti alle idee degli altri, trasformando le attività più importanti in attività di ClickUp.
Naturalmente, a volte è necessario lavorare con altri strumenti. Ci integriamo con oltre 1.000 altri strumenti per semplificare la tua giornata lavorativa. Con ClickUp, puoi riunire tutti nella stessa stanza virtuale, lavorando in team con le stesse informazioni e gli stessi obiettivi.
Capacità di comunicazione del team
Padroneggiare la comunicazione di squadra non significa solo saper costruire frasi o inviare un'email settimanale al gruppo. Richiede determinate competenze che possono aumentare significativamente la produttività collettiva, migliorare il morale e garantire un'esecuzione fluida dei progetti.
Ecco alcune competenze fondamentali di comunicazione di squadra che possono migliorare il modo in cui il tuo team lavora insieme:
Ascolto attivo: implica comprendere e assimilare i pensieri dei propri colleghi, favorendo la collaborazione creativa e la risoluzione dei conflitti.
Chiarezza e concisione: essere chiari e concisi rende i messaggi facilmente comprensibili, evitando malintesi.
Comunicazione non verbale: riconoscere i cambiamenti nel tono o nel linguaggio del corpo aiuta a comprendere le emozioni e gli atteggiamenti per interazioni più empatiche.
Intelligenza emotiva: decodificare e rispondere alle emozioni dei propri colleghi favorisce conversazioni più sane e sensibili.
Risoluzione dei problemi: facilitare la risoluzione dei problemi attraverso il dialogo contribuisce direttamente a migliorare le prestazioni del team e a creare dinamiche armoniose.
Feedback rispettoso: un feedback costruttivo, fornito con rispetto, può motivare i membri del team e migliorare le prestazioni complessive.
Promuovere il rispetto e l'apertura: incoraggiare ogni voce a farsi sentire promuove la fiducia e rafforza le relazioni all'interno del team.
Comunicazione scritta efficace: una comunicazione scritta chiara, precisa e priva di errori riduce al minimo le incomprensioni.
Flessibilità e adattabilità: adattarsi a diversi stili di comunicazione aiuta a sviluppare connessioni più forti e una comprensione reciproca.
Uso competente degli strumenti di comunicazione: la competenza nell'uso di strumenti di comunicazione come ClickUp semplifica i processi, migliora la collaborazione e riduce le incomprensioni.
Pazienza: esercitare la pazienza nella comunicazione favorisce un dialogo cortese, la comprensione e la tranquillità durante le situazioni di tensione.
Gestione del tempo: per i team distribuiti in fusi orari diversi, gestire la comunicazione in modo da rispettare gli orari di lavoro di tutti garantisce interazioni tempestive e rispettose.
Padroneggiare queste abilità di comunicazione di squadra può contribuire a creare un ambiente di lavoro più armonioso, efficiente e di alta produttività. Promuovere queste abilità all'interno del vostro team può aiutare a creare connessioni più forti, comprensione reciproca e fiducia, componenti fondamentali per un lavoro di squadra di successo. Ricordate, una comunicazione di squadra efficace non si ottiene dall'oggi al domani, ma si evolve e migliora con il tempo, il lavoro richiesto e la pratica. Ma con questi strumenti a vostra disposizione, siete già sulla strada giusta.
Riunisci il tuo team con la comunicazione di squadra
Ci auguriamo che queste strategie ti siano utili per garantire una comunicazione efficace all'interno del team nel tuo prossimo progetto. Hai già fatto un ottimo inizio con gli strumenti di comunicazione, una piattaforma di collaborazione e una cultura aziendale incentrata sulla collaborazione di squadra.
Che il tuo team lavori da remoto o in ufficio, ClickUp è stato progettato da zero per mantenere i team allineati e lavorare verso gli stessi obiettivi. Acquisisce e trasmette informazioni e incoraggia il lavoro di squadra in un'unica piattaforma che si integra con i canali di comunicazione più comuni per videoconferenze, chat o creazione di documenti.
Il modo migliore per scoprire come ClickUp può aiutarti a eliminare la cattiva comunicazione dal tuo team è provarlo gratis oggi stesso.