Una parte fondamentale di qualsiasi strategia di project management è essere aggiornati sullo stato del progetto e sullo stato di avanzamento in qualsiasi momento.
Questo è fondamentale per i gestori del progetto, gli stakeholder e i membri del team per affrontare eventuali colli di bottiglia, rimanere allineati sugli obiettivi e pianificare in modo efficace. Il tipo di progetto e i suoi requisiti determineranno quali dettagli sono più utili in ogni aggiornamento.
Inoltre, non esiste un solo modo per ricevere gli aggiornamenti sul progetto! Considerate le preferenze del team, l'attuale software di project management , sequenza del progetto e i canali di comunicazione più utilizzati quando si crea un processo di aggiornamento del progetto standardizzato. Ma sia che siate project manager esperti o nuovi del ruolo, suggeriamo sempre di iniziare con un modello di aggiornamento del progetto.
I modelli forniscono una base flessibile e pronta per sviluppare il processo di aggiornamento del progetto. Non solo vi aiutano a risparmiare tempo con la possibilità di inserire i dettagli del progetto man mano che si procede, ma possono anche ridurre il rischio di errori. 🙌🏼
L'enorme numero di modelli di aggiornamento dei progetti a disposizione può rendere il processo decisionale lungo e opprimente. Ma noi siamo qui per aiutarvi a evitare tutto questo! Utilizzate questo articolo per guidare la ricerca del miglior modello di aggiornamento del progetto per il vostro team.
Vi illustreremo i vantaggi dell'uso dei modelli in qualsiasi progetto, le funzionalità/funzione da ricercare e vi illustreremo 10 dei nostri modelli di aggiornamento del progetto preferiti per ClickUp e Word.
Che cos'è un modello di aggiornamento del progetto?
Un modello di aggiornamento del progetto è una risorsa pre-progettata per aiutare il project manager a stabilire il processo di aggiornamento del progetto, a visualizzare i dati relativi al progetto attività cardine del progetto stato e comunicarli alle parti interessate. Questi strumenti dovrebbero anche essere collaborativi e dare ai membri del team la possibilità di visualizzare, modificare, condividere e chattare con i loro colleghi e i gestori del team.
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I modelli di aggiornamento del progetto sono disponibili in molti moduli, come i documenti formattare, lavagne online precostruite ma il modello giusto per il vostro team dipenderà dalla complessità del progetto e dai suoi requisiti specifici. Tuttavia, il modello di aggiornamento del progetto dovrebbe includere sezioni cancellate per alcune informazioni chiave, indipendentemente dal tipo di progetto che state portando avanti. Queste informazioni comprendono:
- Il vostroriepilogo/riassunto del progetto e obiettivi
- La Sequenza del progetto
- Le attività cardine
- Possibili rischi e sfide
E altro ancora! Avere a disposizione questi elementi consente di risparmiare tempo e assicura che i project manager coprano sempre le giuste basi in ogni aggiornamento. In questo modo si riduce il margine di errore, standardizzando la frequenza e il processo del progetto o del progetto stesso gestione del programma aggiornamenti. Inoltre, imposta le aspettative per ogni aggiornamento e fornisce una coerenza su cui gli stakeholder del progetto possono fare affidamento.
Inoltre, i migliori modelli di aggiornamento del progetto sono personalizzabili. Da fare senza perdere l'integrità del modello, se è necessario aggiungere, modificare o eliminare qualche componente
Cosa rende un buon modello di aggiornamento del progetto?
Prima di investire completamente nel primo modello di aggiornamento del progetto che compare automaticamente nella barra di ricerca, ci sono alcuni fattori significativi da considerare. Non tutti i modelli includono le stesse funzioni, funzionalità e complessità di un altro, quindi è importante considerare le vostre esigenze specifiche, strumento per il project management e le risorse e le esigenze del progetto prima di presentare al team un modello qualsiasi.
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Ecco alcuni punti fermi da ricercare nel miglior modello di aggiornamento del progetto per il vostro team:
- Rilevanza per il tipo di progetti a cui lavora il vostro team con le sezioni appropriate incluse
- Facilità d'uso per navigare, usare correttamente e aggiornare rapidamente il modello
- Orientamento al dettaglio con visualizzazioni multiple, sezioni o tabelle per affrontare obiettivi, stati di avanzamento, rischi, attività cardine del progetto e altro ancora
- Altamente visuale per comunicare facilmente gli aggiornamenti del progetto in diversi modi. Questo rende gli aggiornamenti più coinvolgenti da guardare e chiari quando si presentano informazioni di alto livello agli stakeholder
- Personalizzabile in modo che il modello possa essere adattato alle esigenze e ai requisiti degli stakeholder e salvato per replicare il processo per progetti futuri
- Accessibile a tutti i soggetti coinvolti. Sia che il modello si integri con lo strumento di analisi preferito o con il software di project management, sia che sia integrato nella piattaforma, ciò garantisce che le informazioni del modello rimangano sempre affidabili
- Automazioni per eliminare le incombenze del flusso di lavoro del progetto e tenere informato il team con i dati, il piano o l'elenco delle attività più recenti
E molto altro ancora! La vostra lista di controllo personale potrebbe essere ancora più lunga e specifica per includere integrazioni, funzionalità e funzioni specifiche del vostro team o della vostra organizzazione. Detto questo, questo elenco sarà il trampolino di lancio perfetto per avviare la vostra ricerca se siete utenti del modello per la prima volta!
10 Modelli per gli aggiornamenti dei progetti
Queste funzionalità possono essere confezionate in molti modi diversi, a seconda dello strumento di project management utilizzato o del modello stesso! Questi 10 modelli di aggiornamento del progetto ne sono un esempio - e ce n'è uno praticamente per ogni tipo di progetto! Sfogliate i dettagli di ogni modello di aggiornamento del progetto per trovare quello più adatto al vostro team.
1. Modello di aggiornamento del progetto di ClickUp
Modello di lavagna online per l'aggiornamento del progetto di ClickUp
Se siete alla ricerca del modo più rapido e collaborativo per raccogliere gli aggiornamenti del progetto allora non cercate altro che la dinamica software per lavagne online ! Iniziare con una vera e propria tela bianca può intimidire, ma con i modelli da sovrapporre alla lavagna online, saprete esattamente da dove iniziare e a che titolo. Il modello di aggiornamento del progetto di ClickUp è lo strumento perfetto per testare le acque utilizzando Lavagne online ClickUp in qualsiasi progetto.
Visualizzare lo stato generale del progetto, affrontare le questioni aperte elementi di azione anticipare le sfide e invitare le persone chiave a lavorare al vostro fianco, il tutto da un'unica lavagna online! Questo modello vi dà la struttura per prendere rapidamente nota di ogni aggiornamento significativo che gli stakeholder vogliono sentire. E dal momento che tutto vive sulla vostra lavagna online, avete anche la possibilità di convertire il testo direttamente in attività attuabili, perfette per agire sui vostri prossimi passaggi senza perdere tempo. Controllate la nostra guida su_ tutto ciò che riguarda le lavagne online ClickUp per portare i vostri progetti più lontano, più velocemente!_
2. Modello di rapporto di aggiornamento del progetto di ClickUp
Modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp
Se vi è piaciuto il modello di aggiornamento del progetto di ClickUp e siete pronti a fare un salto di qualità, abbiamo pensato a voi. Il modello di relazione sullo stato del progetto di ClickUp applica una struttura più dettagliata alla Lavagna online per riepilogare lo stato del progetto, organizzando gli aggiornamenti in sei sezioni:
- Informazioni generali
- Dettagli sullo stato di avanzamento
- Assistenza e risorse necessarie
- Punti salienti e risultati chiave
- Cosa deve essere migliorato e cosa è andato bene
- Prossimi passaggi
Un vantaggio di questo modello di lavagna online è che può essere personalizzato per adattarsi praticamente a qualsiasi progetto, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità. Inoltre, grazie alle opzioni di privacy e autorizzazione personalizzabili, la lavagna online può essere modificata, visualizzata o condivisa da tutto il team per mantenere sempre allineati i membri e le parti interessate, anche se si lavora in modo asincrono. Inoltre, ClickUp offre oltre 1.000 integrazioni e flessibilità nell'incorporare media e collegamenti, Documenti ClickUp e altro ancora, in modo che gli stakeholder possano vedere il quadro generale di ogni aggiornamento senza dover lasciare la lavagna online del progetto.
3. Modello di aggiornamento per progetti di servizi professionali di ClickUp
Modello di aggiornamento del progetto di servizi professionali di ClickUp
Ruoli e settori che richiedono formazione, requisiti o licenze specifiche possono rendere più complicati anche gli aggiornamenti dei progetti di routine. Il Modello di aggiornamento dei progetti di servizi professionali di ClickUp aiuta i project management di questo campo a semplificare il processo con un modello di aggiornamento del progetto attività pre-costruita per assicurarsi di coprire ogni dettaglio chiave.
Questo modello di attività può essere applicato a qualsiasi Elenco nell'area di lavoro e adattato a qualsiasi progetto unico che il team di servizi professionali sta portando avanti. La descrizione dell'attività funge da lista di controllo per gli aggiornamenti di alto livello che gli stakeholder vogliono conoscere. Partendo dall'inizio, si passa a un riepilogo/riassunto per identificare i protagonisti, la Sequenza, i rischi e altro ancora del progetto. Da qui, è possibile aggiornare la descrizione dell'attività per comunicare quali aree del progetto sono in regola, a rischio o non saranno riunite. Queste aree includono:
- Lo stato generale del progetto
- Lo stato del flusso di lavoro
- Rischi identificati con l'implementazione
- Ore del consulente
Poiché questo modello è personalizzabile, è possibile aggiungere attività secondarie, liste di controllo, allegati e commenti per mantenere gli aggiornamenti del progetto organizzati e approfonditi come necessario. Il nostro suggerimento? Aggiungete questo modello di attività ricorrente a ogni progetto e impostate una scadenza settimanale o mensile per mantenere gli aggiornamenti coerenti e affidabili per gli stakeholder. 🤓
4. Modello di aggiornamento del programma di ClickUp
Modello di aggiornamento del programma di ClickUp
Arriva un altro modello di attività! Il Modello di aggiornamento del programma di ClickUp è meno adatto ai servizi professionali, ma altrettanto utile per scrivere e inviare aggiornamenti efficaci per qualsiasi programma o progetto.
Questo modello di attività include sei attività secondarie preconfezionate per guidarvi attraverso il processo di scrittura di aggiornamento del programma email. Partendo dal titolo e suddividendo ogni sezione fino alla dichiarazione di chiusura, ogni attività secondaria è corredata da una breve descrizione a cui fare riferimento durante la scrittura.
Con una Guida introduttiva e molteplici Documenti di aiuto collegato all'attività principale, questo modello è una risorsa di apprendimento tanto quanto un modello! Ha lo scopo di insegnare come personalizzare il modello di attività e applicarlo ai programmi futuri per semplificare il lavoro.
5. Modello di relazione di aggiornamento del progetto esecutivo di ClickUp
Modello di rapporto esecutivo sullo stato del progetto di ClickUp
Una volta acquisita la padronanza dei modelli delle attività, il Modello di rapporto esecutivo sullo stato del progetto di ClickUp è pronto ad aiutarvi ad approfondire la ricca serie di funzionalità/funzione di Project Management di ClickUp. Questo modello di Elenco è uno strumento indispensabile per la raccolta di report sullo stato del progetto esecutivo e per mantenere gli stakeholder sulla stessa pagina.
Questo modello è dotato di quattro stati personalizzati per comunicare lo stato delle singole attività e delle attività cardine del progetto. Inoltre, 11 Campi personalizzati per mantenere le informazioni rilevanti facilmente accessibili all'interno di ogni attività, come ad esempio:
- Fase del progetto
- Budget pianificato e rimanente
- Spese correnti
- Responsabile del progetto
- Programma
Sono inoltre disponibili sette visualizzazioni del flusso di lavoro per gestire i diversi aspetti del progetto. Utilizzare La vista Bacheca di ClickUp per supervisionare le fasi e i reparti del progetto, la vista Tabella per gestire i budget, la vista Elenco per visualizzare gli elementi d'azione e gli stati del progetto e una Guida introduttiva per aiutarvi a utilizzare al meglio questo modello.
Soprattutto se siete gestendo più progetti alla volta questo modello vi aiuterà a tenere traccia degli aggiornamenti senza sudare troppo.
6. Modello di rapporto mensile di aggiornamento del progetto di ClickUp
Modello di reportistica mensile di ClickUp
Il Modello di report mensile sullo stato del progetto di ClickUp illustra lo stato di avanzamento di un progetto nell'arco di un mese e può essere confrontato con i dati di piano del progetto per determinare se il progetto è in linea con la tabella di marcia, in ritardo o in anticipo. Più che un normale rapporto sullo stato del progetto, questo modello di ClickUp Doc è formattato con sezioni da aggiungere:
- Dettagli del progetto
- Progetti mensili
- Aggiornamenti generali
- Elementi del progetto
- Rischi potenziali
- Riconoscimenti
All'interno di ogni sezione, troverete descrizioni, tabelle personalizzabili, liste di controllo e prompt per rendere questo documento prezioso e presentabile per gli stakeholder in qualsiasi momento.
Suggerimento_pro: Create un documento di reportistica per ogni progetto e aggiungete
sottopagine annidate
ogni mese utilizzando questo modello per avere una traccia organizzata del vostro stato mese per mese!
7. Modello di rapporto settimanale di aggiornamento sullo stato da ClickUp
Modello di reportistica settimanale di ClickUp
Per progetti complessi o in rapida evoluzione, un aggiornamento mensile potrebbe non essere sufficiente. Inoltre, gli aggiornamenti sul progetto non sono destinati solo ai vostri principali stakeholder: i membri possono fornire ai project management aggiornamenti sui progressi compiuti su base settimanale. È qui che il Modello di reportistica settimanale di ClickUp è utile!
Questo modello, un altro ClickUp Doc adatto ai principianti, è composto da due pagine: una per raccogliere un rapporto settimanale sullo stato del progetto e l'altra per fornire suggerimenti sulla personalizzazione del documento da cima a fondo.
Nel documento Rapporto settimanale sullo stato, troverete sezioni formattate per la panoramica del progetto, i principali risultati, la suddivisione delle attività e i prossimi passaggi. Si tratta di una risorsa eccellente per i project manager e i membri per allinearsi rapidamente sui carichi di lavoro settimanali, sullo stato di avanzamento e sulle priorità.
8. Modello di rapporto di aggiornamento per progetti multipli di ClickUp
Modello di rapporto sullo stato dei progetti multipli di ClickUp
Se vi state destreggiando tra più progetti alla volta, questo Modello di reportistica sullo stato di più progetti di ClickUp vi offre la massima tranquillità. Questo modello viene fornito con cinque pagine separate per quattro progetti, ma è sempre possibile duplicare o eliminare le pagine per adattarle al numero di progetti in corso in un determinato momento.
Nella relazione sullo stato del progetto principale, è presente una tabella formattata che funge da tabella di riferimento dashboard del progetto . Da qui è possibile determinare lo stato di salute, le priorità, la fase del progetto, i costi, la qualità e la Sequenza di ogni progetto. Inoltre, all'interno di ogni pagina del progetto, avrete la possibilità di aggiungere ulteriori informazioni, creare attività, gestire il tempo e calcolare i costi.
9. Modello di Project Tracker di ClickUp
Modello di tracciatore di progetti di ClickUp
Una parte importante della fornitura di aggiornamenti sui progetti di alta qualità è sapere se i progetti sono in corso. Il Modello di Project Tracker di ClickUp da fare per aiutarvi a raggiungere questo obiettivo. Questo modello applica un Elenco precostituito all'area di lavoro con molteplici viste per gestire diversi aspetti del progetto, tra cui:
- Un Elenco per vedere quali attività sono in preparazione, in produzione, in corso o in condizioni critiche
- Un grafico Gantt personalizzabile per supervisionare le attività cardine del progetto e la sua tempistica
- Due tavole Kanban per visualizzare lo stato di avanzamento delle attività e il carico di lavoro del team
All'interno di ogni attività e nella vista Elenco, troverete anche quattro campi personalizzati per aggiungere dettagli come la fase del progetto, la durata e la data di completamento.
Siete pronti per altre risorse per il monitoraggio dei progetti? Vi abbiamo preparato 10 delle nostre risorse preferite
modelli di project tracker preferiti
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10. Modello di aggiornamento del progetto per Word
Modello di stato del progetto per Word
Per tutti i nostri amici di Microsoft 365, abbiamo un modello anche per voi! Questo Modello di rapporto di aggiornamento del progetto per Microsoft Word mantiene le cose semplici e si modifica facilmente. Con tabelle pre-formattate per i dettagli e le metriche, aiuta i manager e i principali stakeholder cogliere rapidamente i principali spunti di riflessione. Scendendo nella pagina, troverete diverse sezioni che coprono le vostre esigenze:
- Riepilogo/riassunto del progetto
- Riepilogo/riassunto dello stato
- Panoramica del progetto
- Panoramica del budget
- Cronologia dei rischi e dei problemi
- Conclusioni e raccomandazioni
Un altro vantaggio di questo modello? La tematizzazione può essere personalizzata per adattarsi al vostro branding e può supportare immagini, video e transizioni per rendere il modello più coinvolgente.
Rimanete aggiornati sui progetti con i modelli di aggiornamento del progetto
Se siete arrivati a questo punto, avete capito che i modelli di aggiornamento dei progetti sono indispensabili! Queste risorse sono state progettate per rendere il vostro processo di project management più efficiente, privo di errori e semplice. Anche i vostri stakeholder vi ringrazieranno. 😎
Con così tanti modelli gratis ed efficaci a portata di mano, non c'è motivo di non scaricare Ma se siete indecisi su quale provare per primo, vi suggeriamo di iniziare con un modello personalizzabile di ClickUp!
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