Vi è mai capitato di guardare il vostro elenco di cose da fare e di pensare: "Potremmo accelerare la pianificazione del programma e passare direttamente alla parte in cui festeggiamo?
Vi ascoltiamo e capiamo perché la gestione dei programmi sembra sottrarre più tempo alla vostra giornata di lavoro di quanto ne dia. Se state spendendo tempo, denaro e risorse nei modi sbagliati, è una possibilità incombente. Ma noi non permetteremo che ciò accada.
Al contrario, vi mostreremo come rivedere il vostro approccio per scalare e gestire i vostri programmi.
Spesso scambiato per project management la gestione dei programmi ha una distinzione strategica e merita il suo momento! Da fare per distinguere un programma da un progetto? Quali programmi ha senso perseguire? Qual è il valore dei programmi per un'organizzazione, le sue persone e i suoi personalizzati?
Voi avete delle domande e noi abbiamo le risposte! Scopriamo come i programmi sono diversi dai progetti, il ruolo di un program manager e gli elementi essenziali del tech stack per un esito positivo del project management!
Che cos'è la gestione dei programmi?
il program management è la strategia e il coordinamento di programmi per realizzare iniziative e apportare cambiamenti a un'organizzazione. Un programma è un insieme di progetti, processi e attività correlati, gestiti come un gruppo per raggiungere un oggetto comune.
Vi starete chiedendo: "Se sostituisco la parola programma con progetto nella vostra definizione, significa la stessa cosa... la vostra mossa"
Se trattiamo i programmi come i progetti, abbiamo già creato il nostro primo ostacolo. Ecco perché:
Voi (il project manager) siete il capitano di una barca (il progetto) che supervisiona le operazioni e raggiunge la destinazione nei tempi previsti. Intorno a voi ci sono altre barche (progetti) con i loro capitani (project manager). Sarebbe possibile per voi gestire tutte le navi e le loro operazioni e gli orari? Non è probabile.
Provate la nostra_ Modelli di gestione del programma !
Program management Vs. Project Management
Qual è la differenza tra program e project management? Un progetto si occupa del percorso e delle risorse per raggiungere la destinazione. Un programma va oltre le tradizionali responsabilità del progetto e si concentra su ciò che accade dopo che i progetti hanno raggiunto la loro destinazione. I benefici, la trasformazione e il cambiamento per l'organizzazione. ✨
Il ciclo di vita di un programma
Da questo punto di vista, come si presenta il ciclo di vita di un programma? Per cominciare, ci sono tre fasi principali da considerare, tra cui:
- Fase di concettualizzazione del programma.Stakeholder e dirigenti si riuniscono per produrre un brief di programma che comprenda la visione, lo scopo e gli oggetti minimi,stima del budget,gestione delle risorsee benefici. Il brief viene passato al program manager per identificare i collaboratori del programma, le dipendenze del progetto, i fattori di rischio, la programmazione e i requisiti tecnici
- Fase di consegna del programma. la parola "consegna" ha un doppio significato. Il primo significato è quello di risultati di consegna realizzati dai team del progetto. Il secondo significato è il periodo di transizione, in cui avvengono l'integrazione e il cambiamento nell'organizzazione
- Fase di chiusura del programma. I programmi durano finché un'organizzazione beneficia del loro valore. Ma prima di partire senza le rotelle attaccate, il programma deve passare attraverso molteplici controlli e istruzioni per sostenersi. I team di progetto si sciolgono, i risparmi sui costi vengono valutati e le informazioni sul programma vengono salvate come patrimonio organizzativo per futuri miglioramenti (o altri programmi)
Vediamo alcuni esempi di programmi rilevanti per qualsiasi settore:
- programma Process gateway per l'assistenza a processi complessiingegneria del software problemi
- Programma di talento e cultura per elevare le carriere dei dipendenti al livello successivo
- **Programma di onboarding per i client per formare i responsabili commerciali
- Programma di accessibilità per guidare ilsistema di progettazione della produttività *Programma di crescita per costruire e formare team internazionali
Non è scalabile per questi iniziative aziendali di esistere in un unico progetto. Ricordate l'analogia con la barca?
Nel suo nucleo, un programma coinvolge più funzioni che esulano dall'ambito di un progetto terminato, richiedendo quindi persone specializzate che si occupino dello sviluppo e della governance continua di un programma.
i manager di programma sono entrati in chat
Cosa fa un program manager?
Il cuore di ogni ecosistema di programmi è il program manager. Le loro priorità quotidiane includono:
- Porre domande chiarificatrici per individuare i problemi aziendali e definire l'aspetto dell'esito positivo
- Fornire una navigazione di alto livello per aiutare i team dei progetti a prendere decisioni informate
- Gestire il ritmo del programma, in modo che i risultati misurabili siano consegnati regolarmente
- Concentrarsi sullo stato di salute generale di un programma
Spesso un program manager non ha autorità diretta sui project manager e sui collaboratori del programma. Se ci pensate, un programma comprende tutti i diversi tipi di team: Marketing, Commerciale, Recruiting, Customer Enablement, IT, Risorse Umane, ecc. Questi team sono specializzati nel loro campo e il gestore del programma fornisce la strategia a lungo termine per mantenere tutti i team allineati sugli oggetti e sui risultati del programma.
Il fatto è che un program manager potrebbe non avere tutte le risposte subito. Se state affrontando qualcosa che non è mai stato fatto prima nel vostro settore o nella vostra organizzazione, ci sono livelli straordinari di ambiguità. E i programmi sono principalmente vaghi all'inizio. Ecco un esempio reale di programma:
Il programma SparkShorts è progettato per scoprire nuovi narratori, esplorare nuove tecniche di narrazione e sperimentare nuovi flussi di lavoro per la produzione. Questi film sono diversi da tutto ciò che abbiamo mai terminato alla Pixar e offrono l'opportunità di usufruire del potenziale dei singoli artisti e dei loro approcci inventivi alla regia su una scala più piccola rispetto a quella normale.
Jim Morris, Presidente degli Studi di Animazione Pixar
Già la prima frase è piena di domande. No, tutte le domande: Da fare per scoprire gli storyteller? Quali sono i nostri criteri per definire uno storyteller? Qual è l'ambito di applicazione di questi esperimenti? Questi nuovi flussi di lavoro richiederanno l'aiuto del nostro team principale?
I responsabili di programma partono da ciò che conoscono e si fanno un'idea del resto man mano che procedono. Poiché non sono presenti in ogni progetto (si pensi ancora all'analogia con la barca), si affidano ai project manager per fornire un supporto tattico. Ad alto livello, i responsabili di programma:
- Praticametodologie agili all'interno dell'ecosistema del programma per raggiungere gli obiettivi aziendali
- Argomentare i principi, i processi e le competenze in materia per raggiungere i risultati
- Essere un leader di pensiero per risolvere query complesse emitigare i rischi* Creare il budget, l'ambito e gli standard di qualità del programma
- Allineare o riallinearei deliverable del progetto ai risultati del programma
- Utilizzare le metriche per informare e coinvolgere regolarmente gli stakeholder
- Gestire le interdipendenze tra i progetti
- Eliminare i lavori richiesti doppi o non necessari
- Esaminare le proposte di programma in arrivo
- Mantenere la documentazione del programma
Che ne dite di qualche altro esempio di programma? ⬇️
Suggerimenti per una gestione positiva del programma
Dalle start-up alle aziende più esperte, i passaggi necessari per trasformare le idee in risultati organizzativi effettivi sembrano schiaccianti. Quanto, quanto presto e come fare per far funzionare un programma? Ecco tre consigli da applicare oggi per programmi di esito positivo e di impatto.
Suggerimento 1: incoraggiate i team a dire le loro idee in anticipo e spesso
La qualità delle nostre capacità umane ci rende migliori performer e leader.
Rileggete questa frase.
Abbiamo stabilito in precedenza che i gestori del team non hanno autorità diretta sui team. Da fare, però, sono responsabili dello stato e dei risultati del programma. Incoraggiare i team a dire la propria opinione in anticipo e spesso è un'ottima cosa:
- I colli di bottiglia imminenti vengono richiamati all'attenzione e risolti efficacemente
- Le diverse prospettive danno vita a soluzioni creative per problemi complessi
- Ai membri viene fornito un feedback utile per migliorare
- La fiducia si costruisce organicamente
L'esito positivo di un programma dipende dal lavoro di squadra. È fondamentale comunicarlo fin dal primo giorno del ciclo di vita del programma, ma non è mai troppo tardi per iniziare. Quindi, se siete alla ricerca di informazioni pratiche consigli per costruire un lavoro di squadra efficace vi abbiamo pensato noi!
Suggerimento 2: Valutare completamente l'idea del programma
Non prendete per buone le poche parole scambiate per un'idea di programma! La definizione del programma è la fase più critica del ciclo di vita del programma, perché l'energia, il denaro e le risorse della vostra organizzazione saranno spesi in questo grande sforzo. Quindi, prima di scrivere un'email con il vostro dream team in CC, prendetevi un po' di tempo per pensare a ciò che deriverà da questo programma.
- Quali sono le aree aziendali interessate dal programma? (Risorse umane,Eccellenza della qualità,Marketing, ecc.)
- Quali sono le potenziali minacce e conseguenze? (Interruzione dei servizi organizzativi,insinuazione del campo d'azione, disinformazione, ecc.)
- Che impatto avrà sui nostri sistemi, servizi, strumenti e tecnologie?
- Chi è il traguardo?
Suggerimento 3: Usare i migliori della classe software di gestione del programma Da cosa deriva il software migliore della categoria? Piani tariffari competitivi e affidabilità della piattaforma? Assolutamente sì, ma per una gestione dei programmi di esito positivo è necessario anche:
- Potenteintegrazione con altri strumenti per portare i dati sotto lo stesso tetto
- Solida funzione di dipendenza da attività e progetti
- visualizzazione a 360 gradi di tutti i lavori dell'azienda
Spieghiamo il punto 3: visualizzazione a 360 gradi di tutti i lavori dell'azienda. Sapete quante ore perdiamo a settimana? passando da un contesto all'altro e da uno strumento all'altro ? Qatalog e i ricercatori dell'Ellis Idea Lab della Cornell University da fare i conti ed ecco cosa hanno scoperto sul posto di lavoro moderno:
5
Il numero di ore che perdiamo a settimana cercando di trovare informazioni intrappolate nelle app.
7 su 10
La percentuale di persone che dichiarano che trovare le informazioni da fare richiede molto tempo.
⅔
Il numero di persone che dichiara di non essere certo che tutti i reparti utilizzino le stesse app online.
Potete capire?
Se le vostre spalle sono un po' pesanti, vediamo di cambiare le cose!
Capisco se vi siete affaticati con il software dopo aver provato Monday, Asana, Jira e altri ancora . Le prime settimane sono fantastiche, ma poi, all'improvviso, i team si trovano di fronte a priorità contrastanti e i progetti si bloccano.
3 funzionalità/funzione di ClickUp necessarie per la gestione dei programmi
ClickUp è il software di gestione del programma che i team vorranno usare ogni giorno. Con ClickUp, i team hanno il controllo dell'ottimizzazione della produttività e lavorano in modo collaborativo per realizzare le iniziative del programma. Ecco tre funzionalità/funzione di ClickUp indispensabili per gestire il vostro programma:
1. ClickUp Obiettivi per collegare ogni attività ai risultati del programma
" Obiettivi di ClickUp aiutano a mantenere l'attenzione di ogni membro del dipartimento su ciò che è veramente importante, il che è fondamentale quando la nuovo prodotto è in fase di lancio ." Darya
IPERVSN
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
2. ClickUp Dashboard per mostrare la storia dei dati
Gestite tutto nel vostro programma con un centro di controllo personalizzabile
"L'uso di ClickUp ci ha aiutato molto, soprattutto per il risparmio di tempo. Prima utilizzavamo un sistema in cui alla fine della settimana ogni membro del team inviava via email i report settimanali, che venivano analizzati nel fine settimana. Ma con ClickUp, stiamo gradualmente eliminando i report ridondanti, risparmiando così tempo, che ora viene incanalato verso attività più produttive" studio di caso di eHealth4Everyone
3. 15+ visualizzazioni personalizzabili per visualizzare attività e flussi di lavoro
"Anche se queste funzionalità sembrano minime in apparenza, hanno un ruolo enorme nel colmare il divario per noi, dato che i nostri team lavorano da remoto. Con tre diversi Visualizzazioni in ClickUp i nostri client e manager hanno una visualizzazione a 360 gradi di ciò che accade a livello locale, consentendo loro di concentrarsi maggiormente sulla strategia e sul pensiero creativo rispetto al pantano del gestione delle attività e del team ." Giosuè Rozario
Mindshare Digital
Esempi di gestione dei programmi in ClickUp
Ci viene chiesto spesso se noi di ClickUp usiamo ClickUp per gestire i nostri programmi. Francamente, è una delle domande che aggiungiamo ai preferiti, perché ci promemoria di quanto la piattaforma sia in grado di gestire sia le attività più banali che quelle più complesse, in modo da metterci in posizione di scalare.
Tutti i nostri lavori sono interconnessi. Lavoriamo nello stesso elenco di progetti e prendiamo decisioni informate come team. Tutti hanno accesso a informazioni centralizzate per terminare il proprio lavoro.
Ecco un esempio di alcuni programmi ClickUp lanciati che hanno richiesto molti program manager e tutto il cold brew disponibile per avere un esito positivo. team, potete aiutarmi?
ClickUp espande il team senior EMEA con un aumento della domanda europea del 233%
Non abbiamo perso tempo a configurare il nostro team di leadership EMEA, inserendo talenti eccezionali in grado di ottenere risultati e mantenendo l'attenzione sul nostro valore fondamentale: "divertirsi, trovare la gioia ed essere se stessi"
Abbiamo già una solida base di dipendenti nella regione, con membri del team sparsi in tutta Europa. Stiamo assumendo le persone migliori per il lavoro e sfruttando ClickUp per garantire che i nostri team siano iperproduttivi quando non sono in sede. Siamo profondamente impegnati a costruire l'azienda con la collaborazione, la cultura e la comunità al centro"
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Ambra Coster, vicepresidente delle operazioni di ClickUp per l'area EMEA
ClickUp University, una piattaforma di apprendimento online gratuita
ClickUp University
> Il nostro obiettivo con ClickUp University (CUU) è semplice: Aiutare la nostra comunità a raggiungere gli obiettivi più velocemente, a risparmiare tempo, a continuare a crescere dell'1% nel proprio campo ogni giorno e a eliminare le frustrazioni inutili causate dalle inefficienze del lavoro.
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> Sia che siate nuovi utenti di ClickUp, sia che lo siate da anni, la CUU vi aiuterà ad acquisire le conoscenze e l'esperienza pratica necessarie per creare il vostro flusso di lavoro ideale e aumentare la vostra produttività.
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> Imparerete a usare ClickUp, a personalizzarlo per adattarlo alle vostre esigenze di progetto e alle vostre preferenze di flusso di lavoro e diventerete un guru di ClickUp in grado di risparmiare tempo e di essere super-produttivi.
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Leila Cruz, coordinatrice editoriale di ClickUp
LevelUp by ClickUp (edizione 2021)
Per LevelUp, pur essendo tutto terminato all'interno dell'azienda, avevamo bisogno di integrare il processo di utilizzo di terze parti esterne, come società di produzione e servizi di live streaming. Abbiamo quindi creato degli Elenchi dedicati, chiave dell'intera organizzazione di questo evento.
Abbiamo creato un Elenco principale e reso pubbliche alcune attività ai nostri partner. Abbiamo invitato gli ospiti e abbiamo permesso ai nostri partner di coordinare le attività. Questo ci ha permesso di muoverci più velocemente rispetto all'utilizzo di più strumenti, comprese le email. Riuscite a immaginare di dover gestire migliaia di email? ClickUp ha risolto tutto questo per noi.
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Melissa Rosenthal, direttore creativo di ClickUp
L'esito positivo dei nostri programmi non sarebbe stato possibile senza il gruppo eterogeneo di gestori del programma e di team in grado di comunicare le richieste e condividere il feedback in modo rapido ed efficiente. E noi vogliamo lo stesso per voi. 🤝
Affrontate i vostri obiettivi organizzativi più importanti con ClickUp
ClickUp è un software onnipotente per coordinare le vostre grandi idee, vedere lo stato di avanzamento in tempo reale e gestire i progetti con piena visibilità. Con ClickUp e la gestione del programma, potrete creare un team sano e funzionale fin dal primo giorno!
Il nostro team è qui per aiutarvi se avete un caso d'uso specifico e avete bisogno di supporto. Onestamente, possiamo parlare di programmi tutto il giorno e amiamo riunirci con altri che lo fanno! 👋 Iniziare