Come project manager, potreste sentirvi un eroe non celebrato. Non solo gestite del team, delle attività, dei budget e delle sequenze, ma siete anche responsabili della presentazione dello stato alle parti interessate.
Nessuna pressione, giusto?
Invece di sudare freddo quando è il momento di mostrare all'amministratore delegato ciò per cui avete lavorato duramente, generate un report sullo stato del progetto. Questo rapporto riepiloga il lavoro completato fino a quel momento e i prossimi passaggi, il che è un vero e proprio salvavita per il vostro rapporto settimanale sullo stato nelle riunioni del PM.
In questa guida spiegheremo cos'è un rapporto sullo stato del progetto, cosa includere e come generare rapporti migliori. Aggiungeremo anche alcuni esempi e modelli di rapporti sullo stato del project management per ridurre il tempo dedicato alla generazione dei rapporti sullo stato.
Perché alla fine si tratta di lavorare in modo più intelligente, non più difficile. 💪
Che cos'è una relazione sullo stato del progetto?
Una relazione sullo stato del progetto è un documento dettagliato che fornisce i principali stakeholder una panoramica dello stato attuale di un progetto importante. I project manager di solito preparano regolarmente questi report e li condividono con i membri del team, il project management o i client.
Invece di eseguire le attività a velocità sostenuta, la creazione di report la reportistica del progetto la relazione di progetto costringe a fermarsi e a riflettere sul modo in cui si completano i progetti. I progetti vengono analizzati in modo retroattivo e proattivo, semplificando così il ciclo di vita del progetto.
Suddividete i progetti nella vista Bacheca per visualizzare facilmente lo stato, l'avanzamento e il potenziale colli di bottiglia in un colpo d'occhio Non guasta che una relazione solida renda felici anche gli stakeholder.
L'obiettivo è tenere tutti informati sullo stato del progetto. Da fare con i clienti, lo stato di avanzamento di un progetto è un'altra cosa reportistica assicura ai client che siete al lavoro.
E se generate solide reportistiche sullo stato di avanzamento dei lavori per i vostri check-in settimanali, non stupitevi se il vostro capo vi darà un'abbondante pacca sulla spalla. 🤩
Come scrivere una relazione sullo stato del progetto con esempi utili
A questo punto, potreste avere un'idea di cosa includere nella relazione sullo stato del progetto. Ma da fare per mettere tutto insieme?
Non c'è bisogno di creare un rapporto di progetto fai-da-te. Basta seguire questi passaggi e seguire esempi e modelli comprovati per creare reportistica sullo stato del progetto in pochissimo tempo. ⏲️
Passaggio 1: capire le esigenze degli stakeholder del progetto
Non c'è bisogno di aggiungere una marea di dati alle vostre relazioni sullo stato del progetto. Sono sufficienti le informazioni più importanti per gli stakeholder del progetto.
Conoscete il vostro traguardo. Da fare: cosa hanno bisogno di vedere? Da fare, cosa gli interessa davvero? 👀
Ad esempio, se siete programmatori ma i vostri interlocutori sono manager non tecnici, non è il momento di illustrare le complessità di Javascript. Al vostro sponsor del progetto interessano solo funzionalità/funzione, quindi create una relazione significativa e priva di gergo che li aiuti a prendere decisioni più rapidamente.
Passaggio 2: Programmarlo regolarmente
La reportistica di progetto non è qualcosa che si crea quando se ne ha voglia. Deve essere una parte regolare del vostro flusso di lavoro per capire lo stato di salute generale del progetto. Aggiungetelo al vostro gestione delle attività per non dimenticarsene.
È anche una buona idea impostare un invito ricorrente sul calendario con tutti gli stakeholder chiave, in modo da rivedere il rapporto sullo stato su base costante.
Passaggio 3: iniziare a raccogliere dati
Ogni reportistica sullo stato di salute del progetto deve essere unica. Estraete i dati più rilevanti dai vostri sistemi per aggiornare il rapporto prima di rivederlo con il team.
Potreste inserire i dati del progetto manualmente, ma siamo pronti a scommettere che siete troppo impegnati per farlo. Creare un rapporto di salute dashboard personalizzato per tenere traccia di tutto, in modo da non perdere la testa nel monitoraggio di ogni attività, progetto e persona.
Creare dashboard personalizzate in ClickUp per avere una panoramica di alto livello di tutti i lavori svolti
Non dovete nemmeno Da fare da soli. Chiedete ai membri del team di contribuire con le loro intuizioni. Software per il project management non sempre racconta tutta la storia, soprattutto con i dati qualitativi. Invitate il team a condividere le intuizioni entro una certa data, in modo da poterle includere nella reportistica.
Passaggio 4: partire da un modello completo di rapporto sullo stato del progetto
Alcuni project manager costruiscono i rapporti a partire da fogli di calcolo Excel o Documenti Google, ma questo richiede un sacco di copia e incolla. Invece, è meglio generare un report a partire dai dati presenti nel sistema di project management, in modo da poterlo fare in un batter d'occhio.
Naturalmente, è necessario utilizzare un file di modello di reportistica sullo stato del progetto in base al tipo di progetto a cui si sta lavorando. La vostra organizzazione avrà le sue peculiarità, ma è bene tenere conto delle sfumature di questi tipi di progetto:
- $$$a report giornalieri: La generazione di report giornalieri richiede molto lavoro, quindi un modello vi farà risparmiare un sacco di tempo. Poiché è probabile che i tempi siano rapidi, i report giornalieri devono essere il più possibile brevi e pertinenti. È probabile che dobbiate modificare questo modello in tempo reale per non perdere nulla
- **Rapporti settimanali sullo stato di avanzamento: il team sceglierà probabilmente lo stesso giorno ogni settimana per chattare sullo stato del progetto. I report settimanali sullo stato del progetto sono comuni per i progetti intensivi e rivolti ai client, quindi prestate molta attenzione al vostro programma, al budget e ai prossimi passaggi
- **Rapporti mensili sullo stato di avanzamento: sono comuni se state facendo un progetto di marketing in cui avete bisogno di tempo tra un rapporto e l'altro per monitorare KPI e metriche
- Reportistica trimestrale: Mantenete i report trimestrali a un livello molto alto. È facile addentrarsi nei meandri quando si hanno a disposizione tre mesi di dati da esaminare, ma è bene concentrarsi solo sui risultati più importanti
Il modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp
Capire la frequenza del report rende molto più semplice la scelta del modello. Da qui è facile inserire i dati in un modello con sezioni, grafici e splendidi codici colore, pronto per essere utilizzato.
Ad esempio, il modello Modello di reportistica sullo stato del progetto ClickUp è in realtà una lavagna online che può essere convertita in un rapporto sullo stato in pochi clic.
Modello di rapporto sullo stato del progetto da ClickUp in Lavagne online
Utilizzare il modello per:
- Organizzare i progetti in base a determinate etichette, filtri o attività
- Generare automaticamente grafici e diagrammi sullo stato di salute dei progetti
- Condividere le attività, le date di scadenza e i dettagli del budget con il team e le parti interessate chiave
Il modello di report sullo stato del progetto è dotato anche di stati, campi e visualizzazioni personalizzabili, in modo da poterlo personalizzare. Invece di passare dal software di project management al documento di reportistica sullo stato di avanzamento del progetto, tutto si svolge all'interno della piattaforma ClickUp, accelerando in modo significativo i tempi di generazione dei report.
È un vantaggio per tutti, non credete? 🏆
Passaggio 5: Aggiornamento in corso d'opera
Una relazione sullo stato del progetto è un documento vivo. Le informazioni al suo interno dovrebbero cambiare regolarmente per riflettere lo stato attuale del progetto, ma va bene cambiare il modello.
Raccogliete il feedback di tutti gli stakeholder per verificare se gli aggiornamenti sono utili. Se non ritengono che il stato di avanzamento è utile, ma potrebbe essere necessario aggiungere o tagliare delle sezioni.
Ma non prendetela sul personale: se queste modifiche rendono il report più accattivante, vale la pena di modificare il processo di reportistica.
Vantaggi dell'uso di una reportistica sullo stato del progetto nel project management
Certo, potreste mettere insieme alcuni punti di discussione prima della prossima riunione. Ma questo non ha lo stesso aspetto professionale di una vera e propria reportistica sullo stato del progetto.
Con il modello giusto o la visualizzazione del progetto, non ci vuole affatto tempo per generare un solido rapporto sullo stato del project management. In pochi clic, voi o i vostri project manager potrete generare un documento di qualità con una serie di vantaggi.
1. Rendi felici i tuoi stakeholder
Il vostro capo non vede l'ora di ricevere aggiornamenti sullo stato dei lavori? Da fare: avete un client che cerca disperatamente dei risultati?
Le relazioni sullo stato del progetto placano le preoccupazioni dei clienti ansiosi e dimostrano al vostro capo che fate sul serio. Sono una solida fonte di strumento per il project management che aggiorna tutti su attività cardine del progetto e il vostro stato generale.
Visualizzazione delle attività cardine del progetto con la vista Gantt in ClickUp
Inoltre, è possibile utilizzare un ottimo rapporto sullo stato del progetto come strumento per il monitoraggio delle prestazioni. Questo non solo mostra come sta andando il progetto, ma giustifica anche i lavori richiesti da tutti i membri del team.
2. Aumenta la collaborazione del team
Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno, ma è complicato gestire un gruppo numeroso. Fortunatamente, le reportistiche sullo stato del progetto mettono tutti sulla stessa pagina e aumentano la collaborazione tra i team la collaborazione del team .
Invece di lasciare che i to-dos del progetto fluttuino nell'etere, un report sullo stato di avanzamento dà a tutti i partecipanti la possibilità di elementi d'azione cancellati . Fornisce struttura e account per motivare il team del progetto a fare il suo lavoro al meglio. 🙌
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-4-1400x1055.png ClickUp Documenti, Chat e Vista Elenco in ClickUp /%img/
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp
Inoltre, le reportistiche periodiche possono aumentare il morale del team. La visualizzazione degli esiti positivi e delle attività cardine completate pone l'accento sui risultati ottenuti dal team, invece di concentrarsi solo sulle attività future. E dati recenti dimostrano che il riconoscimento migliora il benessere dei dipendenti
3. Accelerare le sequenze dei progetti
A nessuno piacciono i ritardi nei progetti. Sebbene non si possano evitare tutti gli intoppi, regolari reportistica sullo stato del progetto consente al team di rispettare la tabella di marcia del progetto.
Pianificate più progetti, gestite le dipendenze e definite le priorità nella timeline del vostro progetto personalizzato con la vista Tutto di ClickUp
Le reportistiche sullo stato offrono la necessaria struttura al processo di project management, riducendo le perdite di tempo e il lavoro richiesto. Tenete sotto controllo la vostra sequenza temporale con una tracker del progetto .
Da lì, è facile esportare i dati per fornire a tutti un rapporto approfondito in pochi clic.
4. Identificare i problemi il prima possibile Identificazione dei rischi mantiene il vostro
bilancio del progetto e le attività sono puntuali, a patto che si individuino i rischi potenziali con sufficiente anticipo. I report sullo stato di avanzamento del project management dovrebbero includere una sezione dedicata alle sfide e agli ostacoli, in modo da poterne discutere con il team del progetto.
Mostrare le relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp
Questo vi dà la possibilità di riunirvi al controllo missione e di trovare al più presto una soluzione per le attività a rischio. ⚒️
Invece di dover affrontare le questioni secondarie inaspettate, anticipare i problemi consente al team di concentrarsi e di essere produttivo. Se lavorate in un settore altamente regolamentato, questo può anche aiutarvi a gestire i rischi, cosa che piacerà molto al vostro ufficio legale.
5. Prendete decisioni migliori
A volte il project management richiede di seguire l'istinto, ma 9 volte su 10 è necessario giustificare le proprie decisioni con i dati. Reportistiche regolari sullo stato del progetto forniscono informazioni sufficienti a supportare un processo decisionale basato sui dati.
I report sullo stato del progetto includono metriche importanti che vi dicono se è il momento di correggere la rotta o se è tutto A-OK. Quantificate l'esito positivo del progetto con metriche quali:
- Completamento in tempo utile
- Date di lavoro
- Tempo impiegato
- Percentuale di progetti completati
- Soddisfazione del cliente
- Valutazione degli errori
Creare dashboard personalizzate in ClickUp per avere una panoramica di alto livello di tutto il lavoro svolto
L'ideale sarebbe esaminare i dati dei periodi reportistici precedenti per identificare le tendenze. Ad esempio, se si sfora spesso il budget su alcuni tipi di progetti (o con particolari client), potrebbe essere necessario aumentare l'offerta per il prossimo progetto o trovare opportunità di risparmio.
6. Migliorare la comunicazione
Che si tratti di chattare con il capo, il client o i membri del team, un report sullo stato del progetto supporta una comunicazione trasparente. Da fare non solo per formattare tutti i dettagli del progetto in modo digeribile e con bei colori, ma anche per incoraggiare il team a comunicare più frequentemente. 🌻
Comunicate con il vostro team direttamente in un'attività, condividete altre attività e caricate file con i commenti thread in ClickUp!
Se il vostro capo vuole un quadro più chiaro dello stato di salute del progetto, un report sullo stato del project management mette tutto nero su bianco per ridurre il rischio di malintesi.
Cosa includere in un rapporto sullo stato del progetto
Mentre vi preparate a creare il vostro primo rapporto sullo stato del progetto, potreste chiedervi cosa includere nel rapporto stesso. Non volete trascurare informazioni importanti, ma non volete nemmeno sommergere tutti con un romanzo di 20 pagine.
Cercate di trovare un equilibrio tra condivisione delle informazioni e brevità. Assicuratevi che la relazione sullo stato del project management includa i seguenti elementi chiave. 🔑
Un riepilogo esecutivo dettagliato ma succinto
Il riepilogo esecutivo deve offrire informazioni di alto livello con i punti salienti della reportistica. Questo è il riepilogo/riassunto del progetto che il vostro CEO guarderà 60 secondi prima della riunione di stato, quindi non fatelo in modo superficiale.
Anche se il riepilogo/riassunto viene prima, per scriverlo avete bisogno delle informazioni contenute nel resto della relazione. Ecco perché il riepilogo/riassunto deve essere sempre scritto per ultimo.
Il team leggerà l'intero rapporto se vuole maggiori dettagli, quindi mantenete il riepilogo/riassunto breve, non più di sei frasi. Iniziare con una sintesi guida ben documentata utilizzando l'elemento Modello di stato del progetto ClickUp Executive .
Modello di riepilogo/riassunto esecutivo
Stato visivo del progetto
La sezione sullo stato di avanzamento illustra in dettaglio lo stato attuale e le attività cardine completate consegnabili . Le persone hanno la memoria corta, quindi promemoria di ciò che avete realizzato fino a quel momento è un'ottima dimostrazione del lavoro straordinario del vostro team. ✨
Questa è la sezione in cui vi vantate dei risultati ottenuti dal vostro team. Esaltateli con grafici e diagrammi di Gantt che visualizzano i vostri risultati o i vostri progetti obiettivi del progetto .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-goals.png funzionalità/funzione ClickUp Obiettivi /$$$img/
Monitorate i vostri obiettivi fino ai KPI più essenziali e visualizzate automaticamente e in modo dettagliato il vostro stato
Una barra di stato, un grafico a linee o dei box selezionati attireranno sicuramente l'attenzione del vostro capo nei punti giusti. La sezione sullo stato di avanzamento di un report dovrebbe riprendere quella dell'ultimo report.
Se si creano rapporti sullo stato del progetto su base trimestrale, è facile dimenticare dove si è lasciato. Confrontate sempre la relazione attuale con quelle precedenti, per non trascurare nulla.
Il programma generale del progetto
Programmate i post sui social, i blog e gli annunci insieme alle altre attività e alle riunioni utilizzando la visualizzazione Calendario di ClickUp
I progetti vivono e muoiono in base alle scadenze. Quest'area del report sullo stato del progetto dovrebbe includere la Sequenza generale del progetto e fornire aggiornamenti sulla situazione attuale. Notate se siete in anticipo sulla tabella di marcia, se siete sulla buona strada o se siete in ritardo.
Invece di elencare la tabella di marcia con un testo, create una tabella di dashboard visivo per rendere più facile per tutti digerire tempi complessi in meno tempo.
Approfondimenti sul budget del progetto
Dopo riunione delle scadenze la gestione del budget è la vostra maggiore responsabilità come project manager. Che si tratti del client o del project management, la relazione sullo stato del progetto deve analizzare le prestazioni finanziarie del progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/add\\_budget\_client-1400x728.gif aggiungere un budget per il client in ClickUp /$$$img/
Anche in questo caso, cercate di visualizzarlo il più possibile. Ad esempio, se il budget è basato su percentuali, si può notare quanto del budget del progetto è stato speso con un grafico a torta. Utilizzate questa sezione della reportistica anche per fare previsioni su come pensate di spendere il budget in futuro.
Sfide e blocchi comuni
Cosa vi ostacola in questo momento? Questa è la vostra occasione per parlare.
Invece di lasciare che i problemi rimangano in sordina, fateli notare. Ad esempio, se il client non vi ha fornito le informazioni giuste per il progetto, fatelo notare. O se il vostro team non ha accesso agli strumenti giusti per andare avanti, fatelo presente. 📣
L'intero team si riunirà per esaminare la relazione sullo stato del progetto, quindi questa è l'occasione per esaminare insieme gli ostacoli e i rischi del progetto.
Passaggi successivi ben comunicati
A meno che non abbiate terminato il progetto al 100%, dovrete specificare cosa succederà in seguito. In questa sezione del rapporto sullo stato del progetto, chiarite le attività e le cardine che dovete ancora completare.
Ma non limitatevi a elencare le attività. Aggiungete un pizzico di responsabilità assegnando i passaggi successivi a specifici membri del team, insieme alle date di scadenza. In questo modo, avrete un percorso molto chiaro per andare avanti, oltre alla responsabilità, così nessuno dovrà chiedersi di cosa è responsabile.
Tutti i kPI del progetto e metriche
Infine, ogni report sullo stato del progetto dovrebbe includere una sezione dedicata alle metriche. Siete liberi di inserire le metriche in tutto il rapporto, ma anche in questo caso alcuni potrebbero voler visualizzare una vista dettagliata delle prestazioni del progetto in un unico punto.
L'elenco delle metriche in un'unica sezione consente di monitorarle nel tempo. Guardate le medie nel corso del progetto e il confronto tra questo report e quelli precedenti, per capire se siete sulla buona strada.
Ogni progetto è diverso, ma è bene monitorare metriche quali:
- Prestazioni in termini di costi
- Tempo registrato
- Margini lordi
- Soddisfazione del cliente
- Produttività
- Completamento della data di scadenza con successo
Meno si riesce a far sembrare tutto questo un muro di numeri noiosi, meglio è. Utilizzate un modello di reportistica di progetto con una grafica accattivante per far risaltare le metriche.
Creare reportistica sullo stato del progetto in un clic
Un project management di successo è un'arte. Al vostro capo potrebbe sembrare che tutto stia andando bene, ma un report sullo stato del progetto mostra quanto lavoro avete fatto voi e il vostro team per realizzarlo. 🎨
Mantenere il team sulla stessa pagina, rassicurare gli stakeholder e creare un rapporto più strutturato piani di progetto più strutturati con un modello di rapporto sullo stato del progetto.
Sebbene i modelli siano un buon inizio, hanno ancora bisogno di dati. ClickUp Dashboard velocizza i report collegando il centro di controllo del progetto ai report, ai modelli, alle chat e a molto altro ancora.
Create la vostra prossima relazione sullo stato in ClickUp: Create subito il vostro dashboard.. è Free Forever !