Ogni project manager sa che la chiave per la gestione di un progetto inizia con il suo piano di progetto -ma non finisce qui.
Quando si gestisce un progetto, è fondamentale tenere il polso di ciò che sta accadendo. Se un solo elemento non va secondo i piani, può provocare un'enorme reazione a catena. La domanda è: qual è il modo migliore per monitorare lo stato di salute del progetto in modo da poter vedere sempre esattamente cosa sta succedendo?
Entrate nel rapporto sullo stato del progetto modello.
Che cos'è un modello di rapporto sullo stato del progetto?
Un modello di rapporto sullo stato di avanzamento del progetto vi offre una visione d'insieme di tutte le tappe e dei progressi del progetto rispetto al piano originale. Vi permette di gestire i rischi del progetto in tempo reale, anziché essere colti alla sprovvista dopo il fatto, e vi aiuta a ottimizzare il vostro lavoro la gestione delle risorse per migliorare la produttività e ridurre al minimo i costi.
Naturalmente, se si preferisce una tecnologia più semplice e il progetto è di piccole dimensioni, si può sempre creare un progetto di tipo Struttura di ripartizione del lavoro in Excel . Non appena si iniziano a gestire progetti più ampi o elementi aggiuntivi come team interfunzionali tuttavia, le vostre metriche e documentazione del progetto diventano molto più complessi.
In questi casi, strumenti come software di gestione dei progetti e i modelli di rapporto sullo stato del progetto possono aiutarvi risparmiare tempo e di energia, assicurando al tempo stesso che i vostri controllo del progetto -la tempistica e il budget del progetto sono in linea con le previsioni. 🙌
Cosa rende un buon modello di rapporto sullo stato del progetto?
Un modello di rapporto sullo stato del progetto di solito offre una combinazione di diverse caratteristiche chiave. Per scegliere il modello di gestione del progetto giusto, è importante capire le funzionalità di cui avete bisogno e il vostro budget.
A seconda dei casi d'uso e del tipo di reportistica da fornire, un buon modello di rapporto sullo stato del progetto può offrire una combinazione dei seguenti elementi:
- Mostrare le informazioni chiave del progetto, come il nome del progetto e i nomi distakeholder del progetto all'interno delstruttura di gestione del progetto* Semplificare la visione dei progressi rispetto al progettopietre miliari del progetto e ai deliverable
- Forniscono al project manager un quadro chiaro di dove siete sulla buona strada o in ritardo rispetto alle scadenze
- Tenere traccia dei costi rispetto al budget per aiutarvi a gestire la salute del progetto
- Aiutano a monitorare e tenere traccial'ambito del progetto con i principali stakeholder
- Aiutano a registrare e gestire le richieste di modifica che si presentano durante l'avanzamento del progetto
- Consente ai project manager di evidenziare i principali risultati raggiunti durante il periodo di rendicontazione in esame
- Aiutano i project manager a individuare facilmente i rischi e i possibili ostacoli che potrebbero far deragliare il progetto
- Consentire a tutti i principali stakeholder, come i clienti e gli sponsor del progetto, di mantenere la supervisione del progetto
- Mantenere i membri del team, i project manager e voi aggiornati sui progetti completatiazioni completate e sulle attività future, rendendogestione del team molto più semplice
- Semplificare la presentazione degli aggiornamenti sullo stato generale ai vostri interlocutori, fornendo a voi (e a loro) le informazioni di cui hanno bisogno in un formato strutturato e facile da digerire
In poche parole, un buon rapporto sullo stato del progetto vi fa risparmiare tempo e vi permette di concentrarvi sul vostro lavoro effettivo: la gestione del progetto. 🛠️
10 Modelli di rapporto sullo stato del progetto da usare nel 2024
Se avete il budget necessario, investite pure in un software di gestione dei progetti a pagamento con funzionalità di reporting integrate.
Ma ci sono molti modelli gratuiti di rapporti sullo stato del progetto disponibili online. Si tratta semplicemente di individuare quale modello di rapporto sullo stato di avanzamento è quello che meglio si adatta alle vostre esigenze.
Per aiutarvi a decidere, considerate l'arco di tempo che volete misurare e la quantità di dettagli che volete mostrare per quell'arco di tempo. Ciò dipenderà dall'intensità con cui si sta monitorando ogni aspetto dell'avanzamento del progetto e dalle informazioni di cui si ha bisogno per identificare eventuali segnali di pericolo.
In linea di massima, prima si colgono potenziali problemi e rischi, più è facile affrontarli. Pensate anche al vostro pubblico più ampio.
Chi altro leggerà questo rapporto sullo stato del progetto e a cosa potrebbe essere interessato? Ad esempio, un pubblico di livello dirigenziale cercherà solo una panoramica, probabilmente incentrata sulla puntualità e sul rispetto del budget del progetto.
Mentre i membri del team che lavorano direttamente al progetto sono interessati a ciò che è stato completato e a ciò che accadrà in seguito, in modo da sapere su cosa concentrarsi nella prossima settimana o mese. Tenendo presente tutto ciò, esploriamo alcune delle caratteristiche dei migliori modelli gratuiti in circolazione, in modo da poter scegliere quello giusto per voi. 🤩
1. Modello di rapporto sullo stato del progetto ClickUp
Tracciate i progressi del progetto e decidete i passi successivi con questo modello di rapporto sullo stato del progetto di ClickUp
Il Modello di rapporto sullo stato del progetto ClickUp riassume lo stato di avanzamento del progetto rispetto al piano originale. È anche un forum per discutere eventuali problemi e identificare i passi successivi.
Il pratico modello di rapporto sullo stato del progetto vi aiuta a individuare i problemi quando sono ancora facilmente affrontabili, gestire il calendario del progetto e tenere aggiornati gli stakeholder con un rapporto sullo stato di avanzamento dei lavori di facile lettura.
Questo strumento di gestione dei progetti utilizza la codifica a colori per identificare rapidamente i diversi elementi del progetto, in modo da poter vedere a colpo d'occhio l'avanzamento di ciascuno di essi. È anche possibile aggiungere note adesive alla lavagna per evidenziare dettagli o facilitare una discussione. Scarica questo modello
2. Modello di rapporto mensile sullo stato del progetto commerciale ClickUp
Utilizzate questo modello di ClickUp per esaminare il flusso di lavoro e le prestazioni dei singoli membri del team, in modo da poterlo gestire nel modo più efficace
A volte, piuttosto che guardare un riepilogo dello stato attuale dell'intero progetto, si desidera approfondire l'analisi di uno specifico membro del team di progetto. Questo è estremamente utile quando è il momento di rivedere il flusso di lavoro o le prestazioni di un membro del team di progetto prima che il suo revisione annuale .
Il Modello di rapporto mensile sullo stato dell'azienda di ClickUp è un documento di una pagina che mette in evidenza il lavoro che un individuo ha completato ogni mese, così come il lavoro imminente e le potenziali sfide che potrebbe incontrare nel completare i prossimi compiti. Fornisce inoltre un rapido aggiornamento su questioni urgenti come modifiche dell'ambito, progetti i risultati del progetto e qualsiasi problema di capacità del carico di lavoro che potrebbe influire sullo stato di salute del progetto. Scarica questo modello
3. ClickUp Modello semplice di rapporto settimanale sullo stato del progetto
Aggiornate i vostri stakeholder sullo stato generale del progetto e sui progressi settimanali delle attività con questo modello di ClickUp
Il Modello semplice di rapporto settimanale sullo stato del progetto di ClickUp inizia con un indicatore di stato per mostrare lo stato generale del progetto. È quindi possibile completare una rapida panoramica dei progressi compiuti in una determinata settimana, includendo le attività completate, in corso e in arrivo nella settimana successiva.
Questo semplice documento è un modo rapido ed efficiente per aggiornare le parti interessate, rendendole felici senza dover passare ore a preparare un rapporto per loro. 🙌 Scarica questo modello
4. Modello di rapporto settimanale sullo stato del progetto ClickUp
Evidenziate le vittorie dei vostri progetti e gestite gli elenchi di attività con questo modello settimanale di ClickUp
Piuttosto che reinventare la ruota ogni volta, il modello di Modello di rapporto settimanale ClickUp aiuta i vostri stakeholder a seguire i progressi del progetto con un modello standardizzato di stato del progetto.
Il report mostra i dettagli generali del progetto, come il nome del progetto, il project manager e lo sponsor chiave, e offre uno spazio per vantarsi dei principali risultati raggiunti. Si concentra poi sulle attività in corso e su quelle successive, tra cui le attività livello di priorità e la data di scadenza. Scarica questo modello
5. Modello di rapporto esecutivo sullo stato del progetto ClickUp
Personalizzate questo modello per fornire una panoramica di alto livello del vostro portafoglio di progetti
Quando i dirigenti impegnati e gli altri stakeholder a cui fate riferimento vogliono semplicemente vedere un riepilogo esecutivo dei vari progetti che gestite, il modello Modello di rapporto esecutivo sullo stato dei progetti di ClickUp è la risposta.
Potete scegliere il formato che preferite tra 7 tipi di visualizzazione per fornire, ad esempio, un aggiornamento sullo stato generale del progetto codificato con colori rossi, gialli e verdi e incentrato su budget, tempistica e qualità. Oppure ordinare i dati per mostrare i progressi di ogni sottoattività o di ogni reparto per il proprio aspetto del progetto.
Il formato dell'elenco consente anche di giocare con 11 campi personalizzati, come Ambito, Stato del budget e Valutazione del progetto, in modo da poter visualizzare i dati più importanti per voi e per il team esecutivo. Scarica questo modello
6. Modello di rapporto mensile sullo stato del progetto ClickUp
Utilizzate questo modello con codice colore per tenere traccia dei progressi mensili del progetto rispetto al piano di progetto, in modo da sapere esattamente a che punto è la situazione
Per avere una visione d'insieme dell'avanzamento del progetto nell'arco di un mese, la scelta migliore è quella del modello Modello di rapporto mensile sullo stato del progetto ClickUp . Questo modello di aggiornamento contrappone lo stato attuale del progetto al piano di progetto per mostrare dove il vostro progetto è sulla buona strada e dove non lo è, con un focus sul mese precedente e su quello in corso. Vi aiuta a non perdere di vista la situazione e ad aggiornare facilmente i vostri stakeholder ogni mese.
Questo documento di facile utilizzo utilizza una codifica a colori per indicare lo stato di ciascun elemento del progetto, ad esempio se i tempi, i budget, la qualità e l'ambito sono rispettati e se i rischi sono gestiti correttamente. E se la responsabilità è particolarmente importante per voi, c'è anche uno spazio in cui i revisori del rapporto e le parti interessate possono confermare di aver letto il rapporto e aggiungere eventuali osservazioni. 👀 Scarica questo modello
7. Modello di rapporto sullo stato dei progetti multipli ClickUp
Utilizzate questo modello di ClickUp per avere una panoramica visiva dello stato di salute di tutti i vostri progetti
Quando si hanno diversi progetti in corso, il modello di Modello di rapporto sullo stato dei progetti multipli di ClickUp offre una comoda istantanea visiva dell'intero portafoglio.
Questo semplice report prevede una pagina per ogni progetto, con un cruscotto del portafoglio sulla prima pagina. Il cruscotto riassume la priorità, la fase e lo stato di salute generale di ogni progetto, suddividendolo poi in Costi, Qualità e Tempi. I marcatori di stato indicano se i vari fattori sono sani, a rischio o in ritardo. Scarica questo modello
8. Modello di rapporto sullo stato del programma ClickUp
Questo modello ClickUp codificato a colori mostra lo stato del budget, della tempistica e della qualità del progetto
Il Modello di rapporto sullo stato del programma ClickUp mostra a colpo d'occhio tutti i dettagli importanti del programma e lo stato di avanzamento del progetto. Le celle colorate evidenziano se la tempistica, il budget e la qualità sono in linea con le previsioni e indicano se ci sono rischi che richiedono attenzione. È inoltre possibile allegare immagini come il diagramma di Gantt, l'allocazione delle risorse e il budget del programma per avere un quadro chiaro di ciò che sta accadendo. Scarica questo modello
9. Google Docs Modello di rapporto sullo stato del progetto da Project Management Docs
Tracciate le tappe e i prodotti da consegnare con le date previste e pianificate per mantenere l'intero team sulla stessa pagina
Questo modello gratuito di rapporto sullo stato di avanzamento del progetto fornisce una buona panoramica dei vostri progetti, con sufficienti dettagli per aiutarvi a mantenere il controllo e a far felici i manager.
Mostra un riepilogo dello stato del progetto codificato a colori, con spazio per spiegare eventuali problemi. Mostra anche lo stato delle principali consegne e tappe, ed elenca i problemi aperti, i rischi e le richieste di modifica, nonché le variazioni dei tempi e dei costi.
Per aiutarvi a gestire il vostro team, evidenzia il flusso di lavoro, con un focus sulle attività pianificate nell'ultimo mese e nell'ultima settimana, e poi le fasi successive per la settimana successiva. E per i manager alla ricerca di metriche specifiche, tiene traccia di indicatori chiave di prestazione (KPI) .
Bonus:_
**Modelli di registro RAID_ Scarica questo modello
10. Modello di rapporto settimanale sullo stato di Google Docs di Template.Net
Concentratevi sul vostro obiettivo settimanale con questo modello professionale e mirato
Questo rapporto sullo stato di avanzamento settimanale è ideale se gestite il vostro team da vicino. Offre inoltre un modello molto dettagliato che facilita la compilazione e l'invio ai vostri interlocutori.
Il modello di esempio di rapporto sullo stato di avanzamento comprende una lettera di presentazione, un riassunto esecutivo e un'introduzione al progetto. Si concentra poi sulle milestone in corso di lavorazione con la relativa percentuale di completamento e scende fino ai singoli dipendenti e al loro livello di produttività. Saprete sempre esattamente chi sta lavorando su cosa e come lo sta facendo. 👀 Scarica questo modello
Eseguire progetti migliori con i modelli di rapporto sullo stato del progetto
La messa a punto del piano di progetto è solo il primo passo per una gestione efficace del progetto. Dopodiché, si tratta di monitorare i progressi, gestire il team, le scadenze e il budget e tenere d'occhio eventuali bandiere rosse, in modo da poter gestire efficacemente i rischi. E tutto questo prima di aggiornare gli stakeholder, come il cliente o lo sponsor del progetto, perché tenerli informati è un'altra parte fondamentale del lavoro.
Per fare tutto questo in modo efficace è necessario avere a portata di mano i dati giusti, in un formato che vi aiuti a svolgere il vostro lavoro, anziché crearvi ulteriore lavoro.
Qualunque siano le vostre priorità, prendetevi il tempo necessario per trovare il modello di rapporto sullo stato di avanzamento del progetto che fa per voi. Su ClickUp troverete tutto ciò di cui avete bisogno per far funzionare al meglio il vostro progetto e collaborare con il vostro team e le parti interessate, ed è anche gratuito.
Con Modelli ClickUp vi sentirete più padroni della situazione, gestirete il progetto in modo più efficace e risparmierete tempo e denaro. È un vantaggio per tutti. 🙌