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Ogni project manager sa che la chiave per il project management inizia con il piano di progetto, ma non finisce lì.
Quando gestisci un progetto, è fondamentale tenere sotto controllo ciò che sta accadendo. Se anche un solo elemento non va secondo il piano, può verificarsi una reazione a catena di proporzioni enormi. La domanda è: qual è il modo migliore per monitorare lo stato di salute del tuo progetto in modo da poter sempre vedere esattamente cosa sta succedendo?
Inserisci il modello di report sullo stato del progetto.
Che cos'è un modello di report sullo stato di avanzamento di un progetto?
Un modello di report sullo stato di avanzamento dei progetti ti offre una panoramica completa di tutte le attività cardine e lo stato del tuo progetto rispetto al piano originale. Ti consente di gestire i rischi di qualsiasi progetto in tempo reale, anziché trovarti di fronte a sorprese spiacevoli a posteriori, e ti aiuta a ottimizzare la gestione delle risorse per migliorare la produttività e ridurre al minimo i costi.
Naturalmente, se preferisci una tecnologia meno avanzata e il tuo progetto è di piccole dimensioni, puoi sempre creare una struttura di suddivisione del lavoro in Excel. Tuttavia, non appena inizi a occuparti di progetti più grandi o di elementi aggiuntivi come i team interfunzionali, le tue metriche e la documentazione del progetto diventano molto più complesse.
In questi casi, strumenti come il software di project management e i modelli di report sullo stato dei progetti possono aiutarti a risparmiare tempo ed energia, assicurandoti al contempo che i controlli critici del progetto, ovvero la tempistica e il budget, siano in linea con gli obiettivi. 🙌
Cosa rende efficace un modello di report sullo stato di avanzamento di un progetto?
Un modello di report sullo stato di avanzamento di un progetto offre solitamente una combinazione di diverse funzionalità chiave. Per scegliere il modello di project management più adatto, è importante capire quali sono le funzionalità di cui hai bisogno e qual è il tuo budget.
A seconda dei casi d'uso e del tipo di reportistica che devi fornire, un ottimo modello di report sullo stato di avanzamento dei progetti potrebbe combinare le seguenti caratteristiche:
- Mostra le informazioni chiave del progetto, come il nome del progetto e i nomi delle parti interessate all'interno della struttura di project management.
- Ottimizza la tua visione dello stato rispetto alle attività cardine e ai risultati attesi del tuo progetto.
- Fornisci al project manager un quadro chiaro di dove siete in linea con i tempi previsti e dove siete in ritardo rispetto alle scadenze.
- Effettua il monitoraggio dei costi rispetto al budget per aiutarti a gestire lo stato di salute del tuo progetto.
- Aiutano a monitorare e tenere traccia delle variazioni dell'ambito del progetto con le principali parti interessate.
- Aiutano a registrare e gestire le richieste di modifica man mano che si presentano durante lo stato del progetto.
- Consenti ai project manager di evidenziare i risultati chiave raggiunti durante il periodo di riferimento oggetto della reportistica.
- Aiuta i project manager a individuare facilmente i rischi e i possibili ostacoli che potrebbero compromettere il progetto.
- Consenti a tutti i principali stakeholder, come clienti e sponsor del progetto, di mantenere la supervisione del progetto.
- Tieni aggiornati i membri del team, i project manager e te stesso sulle azioni completate e sulle attività imminenti, semplificando notevolmente la gestione del team.
- Rendi più semplice la presentazione degli aggiornamenti sullo stato generale ai tuoi stakeholder, fornendo a te (e a loro) le informazioni necessarie in un formato strutturato e di facile comprensione.
In poche parole, un buon report sullo stato di avanzamento dei progetti ti fa risparmiare tempo, permettendoti di concentrarti sul tuo vero lavoro: gestire il tuo progetto. 🛠️
11 modelli gratuiti di report sullo stato dei progetti in Excel e documenti
Se disponi del budget necessario, non esitare a investire in un software di project management a pagamento con funzioni di reportistica integrate.
Ma online sono disponibili molti modelli gratuiti di report sullo stato dei progetti. Si tratta semplicemente di identificare quale modello di report sui progressi soddisfa al meglio le tue esigenze.
Per aiutarti a decidere, considera il periodo di tempo che desideri misurare e il livello di dettaglio che desideri mostrare per quel periodo. Ciò dipenderà da quanto attentamente stai monitorando ogni aspetto dello stato del progetto e dalle informazioni di cui hai bisogno per poter identificare eventuali segnali di allarme.
Come regola generale, prima si individuano potenziali problemi e rischi, più facile sarà affrontarli. Inoltre, pensa al tuo pubblico più ampio.
Chi altro leggerà questo rapporto sullo stato di avanzamento del progetto e a cosa potrebbe essere interessato? Ad esempio, un pubblico di livello dirigenziale cercherà solo una panoramica, concentrandosi molto probabilmente sul fatto che il progetto sia in linea con i tempi e il budget previsti.
I membri del team che lavorano direttamente al progetto sono interessati a ciò che è stato completato e a ciò che accadrà in seguito, in modo da sapere su cosa concentrarsi nella settimana o nel mese successivo. Tenendo presente tutto ciò, esploriamo alcune delle funzionalità dei migliori modelli gratis disponibili, in modo che possiate scegliere quello più adatto a voi. 🤩
1. Modello di report sullo stato di avanzamento del progetto ClickUp
Quando i dirigenti impegnati e gli altri stakeholder a cui fai riferimento desiderano semplicemente vedere un riepilogo/riassunto dei vari progetti che gestisci, il modello di report sullo stato dei progetti ClickUp Executive è la risposta che fa per te.
Puoi scegliere il formato che preferisci tra 7 tipi di visualizzazione per fornire, ad esempio, un aggiornamento dello stato generale del progetto codificato con i colori rosso, giallo e verde, con particolare attenzione al budget, alla tempistica e alla qualità. Oppure ordina i tuoi dati per mostrare lo stato di avanzamento di ogni attività secondaria o di ogni reparto in relazione al proprio aspetto del progetto.
Il formato elenco ti consente anche di giocare con 11 campi personalizzati, come Ambito, Stato del budget e Valutazione del progetto, in modo da poter visualizzare i dati più importanti per te e per il team esecutivo.
2. Modello di report mensile sullo stato dei progetti aziendali di ClickUp
A volte, invece di esaminare un riassunto dello stato attuale dell'intero progetto, è preferibile eseguire il drill-down sul lavoro di un membro specifico del team di progetto. Ciò è estremamente utile quando è il momento di esaminare il flusso di lavoro o le prestazioni di un membro del team di progetto prima della sua valutazione annuale.
Il modello di rapporto mensile sullo stato dell'attività di ClickUp è un documento di una pagina che evidenzia il lavoro completato da un individuo ogni mese, nonché il lavoro imminente e le potenziali sfide che potrebbe dover affrontare nel completamento dei prossimi compiti. Fornisce inoltre rapidi aggiornamenti su questioni urgenti come modifiche dell'ambito, risultati del progetto non raggiunti ed eventuali problemi di capacità di carico di lavoro che potrebbero influire sullo stato di salute del progetto.
3. Modello semplice di report settimanale sullo stato dei progetti di ClickUp
Il modello di report settimanale sullo stato dei progetti di ClickUp inizia con un indicatore di stato che mostra lo stato generale del tuo progetto. Puoi quindi completare una rapida panoramica dei progressi compiuti in una determinata settimana, inclusi gli impegni Completati, In corso e Prossimi nella settimana successiva.
Questo semplice documento è un modo rapido ed efficiente per aggiornare i tuoi stakeholder, mantenendoli soddisfatti senza dover passare ore a preparare un report per loro. 🙌
4. Modello di report settimanale sullo stato dei progetti ClickUp
Anziché reinventare la ruota ogni volta, il modello di report settimanale sullo stato di avanzamento di ClickUp aiuta i tuoi stakeholder a seguire i progressi del progetto con un modello standardizzato.
Il report mostra i dettagli generali del progetto, come il nome, il project manager e lo sponsor principale, e ti offre uno spazio per vantarti dei risultati più importanti. Si concentra poi sulle attività in corso e su quelle future, includendo il livello di priorità delle attività e la data di scadenza.
5. Modello di report mensile sullo stato di avanzamento dei progetti ClickUp
Per una panoramica dei progressi del tuo progetto nell'arco di un mese, la soluzione migliore è il modello di report mensile sullo stato di avanzamento del progetto di ClickUp. Questo modello di aggiornamento mette a confronto lo stato attuale del progetto con il piano di progetto per mostrare dove il tuo progetto è in linea con gli obiettivi e dove non lo è, concentrandosi sul mese precedente e su quello corrente. Ti aiuta a tenere d'occhio la situazione e ad aggiornare facilmente i tuoi stakeholder ogni mese.
Questo documento di facile utilizzo utilizza un codice colore per indicare lo stato di ciascun elemento del progetto, ad esempio se le tempistiche, i budget, la qualità e l'ambito sono in linea con gli obiettivi e se i rischi sono gestiti correttamente. E se la responsabilità è particolarmente importante per te, c'è anche uno spazio in cui i revisori del report e le parti interessate possono confermare di aver letto il report e aggiungere eventuali commenti. 👀
6. Modello di report sullo stato di più progetti ClickUp
Quando hai diversi progetti in corso, il modello di report sullo stato di più progetti di ClickUp ti offre una pratica panoramica visiva dell'intero portfolio.
Questo semplice report fornisce una pagina per ogni progetto, con un dashboard del portfolio nella prima pagina. Il dashboard riepiloga la priorità, la fase e lo stato generale di ogni progetto, suddividendoli ulteriormente in Costo, Qualità e Sequenza. Gli indicatori di stato indicano se i vari fattori sono Sani, A rischio o Fuori compito.
7. Modello di report sullo stato del programma ClickUp
Il modello di report sullo stato del programma ClickUp ti mostra a colpo d'occhio tutti i dettagli importanti del tuo programma insieme allo stato del tuo progetto. Le celle contrassegnate da colori diversi evidenziano se la tempistica, il budget e la qualità sono in linea con gli obiettivi e indicano se ci sono rischi che richiedono attenzione. Puoi anche allegare immagini come il tuo diagramma di Gantt, l'allocazione delle risorse e il budget del programma per avere un quadro chiaro della situazione.
8. Modello di report sullo stato di avanzamento dei progetti di Documenti Google di Project Management Docs
Questo modello gratis di rapporto sullo stato di avanzamento dei progetti offre una buona panoramica dei tuoi progetti, con dettagli sufficienti per aiutarti a tenere tutto sotto controllo e soddisfare i tuoi manager.
Mostra in primo piano un riepilogo dello stato del progetto codificato a colori, con spazio per spiegare eventuali problemi. Mostra anche lo stato dei principali risultati e delle attività cardine, ed elenca le questioni aperte, i rischi e le richieste di modifica, nonché le variazioni di programma e di costo.
Per aiutarti a gestire il tuo team, mettono in evidenza il flusso di lavoro, concentrandosi sulle attività pianificate nell'ultimo mese e nell'ultima settimana, e poi sui passaggi successivi per la settimana successiva. E per i manager che cercano metriche specifiche, effettuano il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Bonus: modelli di registro RAID
9. Modello di rapporto settimanale sullo stato di avanzamento dei lavori dei Documenti Google di Template. Net
Questo rapporto settimanale sullo stato di avanzamento dei lavori è l'ideale se gestisci il tuo team da vicino. Fornisce inoltre un modello molto dettagliato che rende facile completarlo e inoltrarlo ai tuoi stakeholder.
Il modello di esempio di rapporto sullo stato di avanzamento include una lettera di presentazione, un riassunto esecutivo e un'introduzione al progetto. Si concentra poi sulle attività cardine attualmente in fase di elaborazione con la loro percentuale di completamento e esegue il drill-down sui singoli dipendenti e il loro livello di produttività. Saprai sempre esattamente chi sta lavorando a cosa e come sta procedendo. 👀
10. Modello Excel per il monitoraggio dei progetti
Semplifica la gestione dei tuoi progetti con il nostro modello Excel Project Tracker. Progettato per garantire la massima efficienza, questo modello ti aiuta a monitorare i progressi, gestire le attività e rispettare le scadenze. Perfetto per i project manager che desiderano mantenere i propri team organizzati e informati con report di stato chiari e facili da aggiornare.
Gestisci meglio i tuoi progetti con i modelli di report sullo stato dei progetti
Mettere a punto il piano di progetto è solo il primo passaggio per un project management efficace. Dopodiché, si tratta di monitorare lo stato dei lavori, gestire il team, le sequenze e il budget e tenere d'occhio eventuali segnali di allarme, in modo da poter gestire efficacemente i rischi. E tutto questo prima di aggiornare le parti interessate, come il client o lo sponsor del progetto, perché tenerli informati è un altro aspetto fondamentale del lavoro.
Da fare tutto questo in modo efficace è necessario avere a portata di mano i dati giusti, in un formato che ti aiuti a svolgere il tuo lavoro, invece di crearti ulteriore lavoro.
Qualunque siano le tue priorità, prenditi il tempo necessario per trovare il modello di report sullo stato di avanzamento del progetto gratuito più adatto alle tue esigenze. Su ClickUp troverai tutto ciò che ti serve per portare a termine il tuo progetto e collaborare con il tuo team e le parti interessate, il tutto gratis.
Con i modelli ClickUp avrai un maggiore controllo, potrai gestire il tuo progetto in modo più efficace e risparmiare tempo e denaro. È una soluzione vantaggiosa sotto tutti i punti di vista. 🙌