Excel è uno strumento versatile, non c'è dubbio.
Uno dei suoi grandi vantaggi è che permette di creare e gestire una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) come un professionista. In questa guida vi spieghiamo esattamente come fare,
Inoltre, scoprirete i migliori modelli per risparmiare tempo durante la pianificazione e l'organizzazione delle attività del progetto.
Ma prima di tutto, scopriamo cos'è una Struttura di ripartizione del lavoro di Excel.
Cos'è una struttura di ripartizione del lavoro?
Una Work Breakdown Structure (WBS) è una rappresentazione gerarchica di attività, sottoattività e pacchetti di lavoro necessari per completare un progetto. Aiuta i project manager a a visualizzare l'ambito del lavoro allocare le risorse e monitorare lo stato di avanzamento.
Una struttura di ripartizione del lavoro in Excel viene creata e gestita con Microsoft Excel e fornisce anche una panoramica della pianificazione del progetto. Permette ai team di vedere le attività del progetto e il flusso di un processo nell'altro, il tutto in un file Excel se il modello di WBS è stato creato in Microsoft.
Inoltre, un modello di WBS chiaro e conciso dovrebbe aiutarvi a comunicare più efficacemente gli obiettivi e le aspettative del progetto con i membri del team, gli stakeholder e i client. Indipendentemente dalla fase del progetto, un diagramma o una struttura ad albero della WBS fornisce informazioni più dettagliate per attività più gestibili all'interno del file Excel da scaricare.
Creazione di una struttura di ripartizione del lavoro in Excel
Sapere come costruire una struttura di ripartizione del lavoro o un modello di WBS aiuta seriamente l'intero team a gestire parti del progetto più piccole e digeribili. Strutture di ripartizione del lavoro ben progettate aiutano a stimare con maggiore precisione la portata del progetto, la sua Sequenza e i costi complessivi.
il che può aiutarvi a prendere decisioni più informate su come allocare le risorse e gestire i rischi.
Creando una WBS chiara e completa, è possibile comunicare in modo più efficace gli obiettivi e le aspettative del progetto con i membri del team, gli stakeholder e i client, il che può portare a una collaborazione e a risultati migliori.
Ecco un processo in cinque passaggi per creare una struttura di lavoro per il vostro prossimo progetto.
Passaggio 1: Impostazione del foglio di calcolo
Iniziate aprendo una nuova cartella di lavoro di Excel. Rinominate il primo foglio di lavoro come "WBS" facendo clic con il tasto destro del mouse sulla scheda in fondo allo schermo e selezionando "Rinomina" Nella prima riga del foglio di lavoro, create le intestazioni per le seguenti colonne:
- Codice WBS: Un identificatore unico per ogni attività della struttura.
- Nome dell'attività: Il nome o la descrizione di ogni attività.
- Livello: Il livello gerarchico dell'attività (ad esempio, attività principale, attività secondaria).
- Predecessore: Il codice WBS di qualsiasi attività che deve essere completata prima di quella attuale.
- Data di inizio: La data di inizio pianificata dell'attività.
- Data di fine: La data di fine prevista per l'attività.
- Durata: La durata stimata dell'attività, solitamente misurata in giorni.
- Risorse: Il personale, le attrezzature o i materiali necessari per completare l'attività.
Formattare la riga di intestazione con testo in grassetto o colore di sfondo per distinguerla visivamente dalle righe di dati.
Passaggio 2: Inserire le attività e le attività secondarie
Per prima cosa, elencate le attività principali del progetto nella colonna Nome attività. Assegnate un codice WBS univoco (o una numerazione WBS) a ciascuna attività principale, in genere utilizzando un sistema di numerazione (ad esempio, 1.0, 2.0, 3.0).
Quindi, inserite le attività secondarie sotto ogni attività principale, assegnando di nuovo un numero WBS appropriato.
Ad esempio, le attività secondarie sotto l'attività principale "1.0" possono essere etichettate come "1.1", "1.2" e "1.3" Per separare visivamente le attività secondarie da quelle principali, utilizzare il pulsante "Rientro" nella barra degli strumenti o premere "Ctrl + Alt + Scheda" mentre la cella è selezionata.
Se il progetto richiede un'ulteriore suddivisione, è possibile aggiungere altri livelli di attività secondarie seguendo gli stessi schemi di numero e rientro.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/drag-and-drop-tasks-on-a-clickup-table.gif trascinare e rilasciare le attività in una tabella di ClickUp /$$$img/
Trascinare e rilasciare le attività su una vista Tabella ClickUp per una semplice organizzazione
SPOSTARE FACILMENTE ATTIVITÀ E SOTTOATTIVITÀ DALLA VISTA TABELLA DI CLICKUP È possibile creare attività in qualsiasi parte dell'area di lavoro e poi trasferirle in altri elenchi all'interno della stessa area di lavoro. Questa funzionalità/funzione consente di costruire un piano di progetto in un singolo Elenco e di spostare le attività in altri Elenchi per rappresentare le diverse fasi del progetto. Inoltre, è possibile trasferire le attività assegnate ad altri team nei rispettivi elenchi.
Passaggio 3: Assegnare livelli e predecessori
Per ogni attività della WBS, assegnate un livello in base alla sua posizione nella gerarchia. Ad esempio, alle attività principali viene assegnato il livello 1, alle attività secondarie il livello 2 e così via.
Quindi, identificare tutte le attività che devono essere completate prima che una determinata attività possa iniziare. Queste attività sono i predecessori.
Inserite il codice WBS della/e attività predecessore nella colonna Predecessore per ogni attività pertinente. Se un'attività ha più predecessori, separare i codici WBS con delle virgole.
Passaggio 4: Inserire date e durate
Per ogni attività, inserite la data di inizio prevista nella colonna Data di inizio. Si può scegliere di inserire le date manualmente o di usare il selezionatore di date di Excel, selezionando la cella e facendo clic sull'icona del calendario che appare.
Quindi, inserire la durata stimata di ogni attività nella colonna Durata. Per calcolare automaticamente le date di fine in base alle date di inizio e alla durata, utilizzare le funzioni di Excel per le date.
Ad esempio, nella colonna Data di fine, digitare =Data di inizio + Durata - 1 (sostituire "Data di inizio" e "Durata" con i riferimenti di cella corrispondenti) e premere Invio. Copiare la formula lungo la colonna per applicarla a tutte le attività.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/unscheduled-tasks-on-a-calendar-view-in-clickup.gif attività non pianificate in una visualizzazione del calendario in ClickUp /$$$img/
Trascinare facilmente le attività nella visualizzazione Calendario per modificare le date di scadenza, creare nuove attività o rimuoverle
La visualizzazione Calendario offre diverse opzioni per adattare il calendario alle esigenze specifiche del team. Per iniziare a personalizzarlo, accedere alla visualizzazione Calendario e selezionare "Mostra" nella posizione in alto a destra dello schermo. È possibile mostrare o nascondere facilmente le date di inizio e di scadenza o i campi personalizzati per rendere l'intera struttura di ripartizione del lavoro più digeribile per il team.
UNA MIGLIORE VISUALIZZAZIONE DI IMPORTANTI DATE DI SCADENZA La vista Calendario di ClickUp offre diverse opzioni per adattare il calendario alle esigenze specifiche del team. Per iniziare a personalizzarlo, accedete alla visualizzazione del Calendario e selezionate "Mostra" in posizione superiore destra dello schermo. È possibile mostrare o nascondere facilmente le date di inizio e di scadenza o i campi personalizzati per rendere l'intera struttura di ripartizione del lavoro più digeribile per il team.
Passaggio 5: Assegnare le risorse
In quest'ultimo passaggio, identificate le risorse necessarie per ogni attività ed elencatele nella colonna Risorse. Le risorse possono includere il personale, le attrezzature o i materiali necessari per completare l'attività.
È possibile elencare le risorse come semplici descrizioni in testo o, se si dispone di un foglio risorse separato, fare riferimento alle celle corrispondenti. Dopo aver completato questi passaggi, la WBS di Excel è pronta.
Ricordate di salvare regolarmente il vostro lavoro e di utilizzare la convalida dei dati, la formattazione condizionale o altre funzionalità di Excel per migliorare l'organizzazione e la presentazione della vostra WBS.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif vista Carico di lavoro ClickUp /$$$img/
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
LA VISTA CARICO DI LAVORO DI CLICKUP Visualizzate la quantità di lavoro assegnata a ciascun membro del team per un periodo specifico. Potete scegliere di visualizzare una o due settimane o un mese intero. Utilizzando il Vista Carico di lavoro ClickUp consente di vedere se i membri del team sono sovraccarichi o se c'è spazio per assegnare altro lavoro. Il carico di lavoro di ogni persona viene confrontato con la capacità assegnata, in modo da prendere decisioni più informate sulla distribuzione del lavoro.
Modelli di struttura di ripartizione del lavoro in Excel
Se bazzicate da queste parti, sapete che amiamo i modelli perché sono un risparmio di risorse. Non si deve partire da zero, i progetti si concludono in meno tempo e sono riutilizzabili.
Cosa c'è da non amare?
Date un'occhiata a tre Modelli di WBS per aiutarvi a crearne uno in Excel:
1. Modello di struttura di ripartizione del lavoro in Excel Vertex
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/Vertex-Excel-Work-Breakdown-Structure-Template.png Modello di struttura di ripartizione del lavoro di Vertex Excel /$$$img/
Via Vertex
Un modello semplice con colonne preformate e dati campione. Questo Modello Gantt di Excel ha una formula per generare i numeri della WBS in base al livello scelto. In Excel, inserire manualmente il numero del livello o utilizzare un elenco a discesa creato da Convalida dati.
2. Modello di Gantt Chart e WBS di Vertex Excel
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/Vertex-Excel-WBS-Gantt-Chart-Template-.png Modello di diagramma di Gantt della WBS di Vertex Excel /$$$img/
Via Vertex
Questo modello è un'opzione più avanzata che include un grafico Gantt per la visualizzazione delle sequenze temporali dei progetti. Con questo modello, è possibile creare un grafico Gantt semplice con le funzioni principali necessarie. Il foglio di lavoro è diviso in righe che rappresentano le diverse attività. È sufficiente specificare la data di inizio e la durata di ogni attività. Facile, vero?
2. Modello di bilancio di progetto WBS di Vertex Excel
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/Vertex-Excel-WBS-for-Project-Budget-Template.png Modello di WBS per il budget di progetto di Vertex Excel /$$$img/
Via Vertex
Utilizzate questo modello di budget di progetto per una varietà di progetti. Ad esempio, si può usare per la ristrutturazione della casa, per lavori su commissione, per piccoli progetti di servizio alla comunità e persino per grandi progetti informatici. Probabilmente non è necessario investire in un software di project budgeting complesso o costoso, a meno che non stiate facendo un progetto pluriennale e multimilionario.
Risorse correlate per Excel
Adoriamo Excel - probabilmente è per questo che abbiamo una tonnellata di tutorial aggiuntivi su Excel sul blog. Migliorate le vostre capacità di project management con le altre esercitazioni su Excel:
Modelli di Excel per il project management
Con un foglio Excel condiviso, è più facile mantenere il team sulla stessa pagina, anche in caso di cambiamenti. Nei giorni migliori, Excel è utile anche come strumento di base per il project management creare elenchi di cose da fare ad esempio. 10 modelli Excel di project management gratis
Creare un database in Excel
Se avete bisogno di creare un semplice database, Excel vi aiuta in questo campo. Prendete in considerazione l'idea di utilizzarlo per creare un comodo KPI dashboard .
Se utilizzate Excel per le importazioni e le esportazioni temporanee, provate ClickUp: avrete accesso gratis ad utili automazioni, ai registri delle modifiche e a un lungo elenco di potenti integrazioni, in modo da poterlo collegare facilmente al vostro flusso di lavoro esistente, senza il mal di testa tecnico che ne deriva. Come creare un database in Excel (con modelli ed esempi)
Creare un dashboard in Excel
Un dashboard è un insieme di dati centralizzati in un unico luogo di facile lettura. Excel funziona se il monitoraggio è semplice, come i numeri dello stato di avanzamento di un progetto o un elenco di attività.
Tuttavia, per un dashboard più sofisticato, completato da promemoria automatizzati, widget configurabili e funzionalità/funzione di collaborazione, è molto meglio usare strumenti più versatili . Come creare un dashboard in Excel? (Passaggi e modelli) 2023
Creare un timesheet in Excel
Se preferite seguire la via manuale, provate la nostra guida ai modelli di tabella oraria in Excel. D'altra parte, se preferite lavorare con un metodo più automatizzato e organizzato per tenere il monitoraggio del tempo, soprattutto per progetti multipli, vi servirà uno strumento più robusto che sia in grado di gestire tutto. 💪 Come creare una tabella oraria in Excel (guida con modelli) & Come calcolare il tempo in Excel
Limiti dell'uso di Excel per una struttura di ripartizione del lavoro
Excel è utile. Ma questo non significa che non abbia dei limiti. Considerate quanto segue prima di affidarvi solo a Excel per creare grafici o una struttura ad albero della WBS:
- Limitata collaborazione: Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, rendendo difficile per i membri del team lavorare insieme su una WBS.
- Mancanza di strumenti di visualizzazione nativi: Come strumento, non dispone di strumenti di visualizzazione della WBS integrati, richiedendo un lavoro manuale e del tempo per creare una WBS attraente e di facile comprensione.
- Non è adatto al project management e alle attività: Excel è un foglio di calcolo di uso generale, non specificamente progettato per la gestione dei progetti, quindi manca di alcune funzionalità/funzione cruciali per l'esito positivo del project management, come la dipendenza delle attività, la programmazione automatica e il monitoraggio dello stato.
Se Excel può essere perfetto per progetti semplici, potrebbe non essere l'opzione migliore per progetti più complessi che richiedono funzionalità/funzione avanzate.
Un approccio superiore alla creazione di una struttura di ripartizione del lavoro Funzionalità mappe mentali di ClickUp è perfetta per creare e gestire
Strutture di ripartizione del lavoro . L'aspetto interessante di ClickUp è che consente di visualizzare facilmente la struttura del progetto con una semplice funzione di trascinamento. Inoltre, è ottimo per la collaborazione del team, poiché è possibile collaborare in tempo reale.
Ma non è tutto: ClickUp offre anche altre funzionalità/funzione essenziali per il project management, come i grafici di Gantt, le dipendenze delle attività e il monitoraggio dello stato.
Se siete curiosi di saperne di più, date un'occhiata a ClickUp Mappe mentali.