Excel è uno strumento versatile, non c'è dubbio.
Uno dei suoi grandi vantaggi è che ti consente di creare e gestire una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) come un professionista. In questa guida ti spiegheremo esattamente come fare.
Inoltre, scoprirai i modelli migliori per risparmiare tempo nel piano e nell'organizzazione delle attività del progetto.
Ma prima, scopriamo cos'è una struttura di suddivisione del lavoro in Excel.
Che cos'è una struttura di suddivisione del lavoro?
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è una rappresentazione gerarchica delle attività, delle attività secondarie e dei pacchetti di lavoro necessari per completare un progetto. Aiuta i project manager a visualizzare l'ambito di lavoro, allocare le risorse e monitorare lo stato dei progressi.
Una struttura di suddivisione del lavoro in Excel viene creata e gestita utilizzando Microsoft Excel e fornisce anche una panoramica della pianificazione del progetto. Consente ai team di visualizzare le attività del progetto e come un processo fluisce in un altro, il tutto in un file Excel se il modello WBS è stato creato in Microsoft.
Inoltre, un modello WBS chiaro e conciso dovrebbe aiutarti a comunicare in modo più efficace gli obiettivi e le aspettative del progetto ai membri del tuo team, agli stakeholder e ai clienti. Indipendentemente dalla fase del progetto, un diagramma ad albero WBS o una struttura ad albero ti forniscono informazioni più dettagliate per attività più gestibili all'interno di quel download Excel.
Creazione di una struttura di suddivisione del lavoro in Excel
Saper creare una struttura di suddivisione del lavoro o un modello WBS aiuta notevolmente l'intero team di progetto a gestire parti più piccole e più facilmente gestibili del progetto. Strutture di suddivisione del lavoro ben progettate consentono di stimare con maggiore precisione l'ambito del progetto, la Sequenza e i costi complessivi.
che possono aiutarti a prendere decisioni più informate su come allocare le risorse e gestire i rischi.
Creando una struttura di suddivisione del lavoro chiara e completa, potrai comunicare gli obiettivi e le aspettative del progetto in modo più efficace ai membri del tuo team, agli stakeholder e ai clienti, ottenendo una collaborazione e risultati migliori.
Ecco una procedura in cinque passaggi per creare una struttura di suddivisione del lavoro per il tuo prossimo progetto.
Passaggio 1: configura il foglio di calcolo
Inizia aprendo una nuova cartella di lavoro Excel. Rinomina il primo foglio di lavoro come "WBS" facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda nella parte inferiore dello schermo e selezionando "Rinomina". Nella prima riga del foglio di lavoro, crea le intestazioni per le seguenti colonne:
- Codice WBS: un identificatore univoco per ogni attività nella struttura.
- Nome attività: il nome o la descrizione di ciascuna attività.
- Livello: il livello gerarchico dell'attività (ad esempio, attività principali, attività secondarie).
- Predecessore: il codice WBS di tutte le attività che devono essere completate prima dell'attività corrente.
- Data di inizio: la data di inizio prevista dell'attività.
- Data di fine: la data di fine prevista dell'attività.
- Durata: la durata stimata dell'attività, solitamente misurata in giorni.
- Risorse: il personale, le attrezzature o i materiali necessari per completare l'attività.
Formatta la riga dell'intestazione con testo in grassetto o colore di sfondo per distinguerla visivamente dalle righe dei dati.
Passaggio 2: inserisci attività e attività secondarie
Per prima cosa, crea un elenco delle attività principali del tuo progetto nella colonna Nome attività. Assegna un codice WBS univoco (o numerazione WBS) a ciascuna attività principale, in genere utilizzando un sistema di numerazione [ad esempio, 1. 0, 2. 0, 3. 0].
Successivamente, inserisci le attività secondarie sotto ciascuna attività principale, assegnando nuovamente un numero WBS appropriato.
Ad esempio, le attività secondarie sotto l'attività principale "1. 0" potrebbero essere etichettate come "1. 1", "1. 2" e "1. 3". Per separare visivamente le attività secondarie da quelle principali, utilizza il pulsante "Rientro" nella barra degli strumenti o premi "Ctrl + Alt + Tab" mentre la cella è selezionata.
Se il tuo progetto richiede un'ulteriore suddivisione, aggiungi ulteriori livelli di attività secondarie seguendo gli stessi schemi di numerazione e rientro.
SPOSTA FACILMENTE ATTIVITÀ E ATTIVITÀ SECONDARIE DALLA VISTA TABELLA DI CLICKUPPuoi creare attività in qualsiasi parte del tuo spazio di lavoro e poi trasferirle ad altri elenchi all'interno dello stesso spazio di lavoro. Questa funzionalità ti consente di creare un piano di progetto in un unico elenco e poi spostare le attività in altri elenchi per rappresentare le diverse fasi del progetto. Inoltre, puoi trasferire le attività assegnate ad altri team nei rispettivi elenchi.
Passaggio 3: assegnare livelli e predecessori
Per ogni attività nella WBS, assegna un livello in base alla sua posizione nella gerarchia. Ad esempio, alle attività principali verrebbe assegnato il Livello 1, alle loro attività secondarie immediate il Livello 2 e così via.
Successivamente, identifica tutte le attività che devono essere completate prima che una determinata attività possa avere inizio. Queste sono le attività precedenti.
Inserisci il codice WBS delle attività precedenti nella colonna Predecessore per ogni attività pertinente. Se un'attività ha più attività precedenti, separa i codici WBS con delle virgole.
Passaggio 4: inserisci date e durate
Per ogni attività, inserisci la data di inizio prevista nella colonna Data di inizio. Puoi scegliere di inserire le date manualmente o utilizzare il selettore di date di Excel selezionando la cella e facendo clic sull'icona del Calendario che appare.
Quindi, inserisci la durata stimata di ciascuna attività nella colonna Durata. Per calcolare automaticamente le date di fine in base alle date di inizio e alle durate, utilizza le funzioni data di Excel.
Ad esempio, nella colonna Data di fine, digita =Cella_Data_Inizio + Cella_Durata – 1 (sostituisci "Cella_Data_Inizio" e "Cella_Durata" con i riferimenti di cella corrispondenti) e premi Invio. Copia questa formula nella colonna per applicarla a tutte le attività.
La vista Calendario offre diverse opzioni per personalizzare il calendario in base alle esigenze specifiche del tuo team. Per iniziare a personalizzarlo, vai alla vista Calendario e seleziona "Mostra" nell'angolo in alto a destra dello schermo. Da lì, puoi facilmente mostrare o nascondere le date di inizio e di scadenza o i campi personalizzati per rendere l'intera struttura di suddivisione del lavoro più comprensibile per il tuo team.
UNA VISUALIZZAZIONE MIGLIORE DELLE SCADENZE IMPORTANTI La vista Calendario di ClickUp offre diverse opzioni per personalizzare il calendario in base alle esigenze specifiche del tuo team. Per iniziare a personalizzarlo, vai alla vista Calendario e seleziona "Mostra" nell'angolo in alto a destra dello schermo. Da lì, puoi facilmente mostrare o nascondere le date di inizio e di scadenza o i campi personalizzati per rendere l'intera struttura di suddivisione del lavoro più comprensibile per il tuo team.
Passaggio 5: Assegnare le risorse
In questo ultimo passaggio, identifica le risorse necessarie per ciascuna attività e elencale nella colonna Risorse. Le risorse possono includere il personale, le attrezzature o i materiali necessari per completare l'attività.
Puoi elencare le risorse come semplici descrizioni di testo oppure, se disponi di un foglio risorse separato, fare riferimento alle celle corrispondenti. Dopo aver completato questi passaggi, la tua WBS Excel è pronta.
Ricordati di salvare regolarmente il tuo lavoro e valuta la possibilità di utilizzare la convalida dei dati integrata in Excel, la formattazione condizionale o altre funzionalità/funzioni per migliorare l'organizzazione e la presentazione della tua WBS.
VISTA CARICO DI LAVORO DI CLICKUPScopri quanto lavoro è stato assegnato a ciascun membro del team per un determinato periodo di tempo. Puoi scegliere di visualizzare una o due settimane o un mese intero. Utilizzando la vista Carico di lavoro di ClickUp, puoi vedere se alcuni membri del team sono sovraccarichi o se c'è spazio per assegnare altro lavoro. Il carico di lavoro di ciascuna persona viene confrontato con la sua capacità assegnata, in modo da poter prendere decisioni più informate sulla distribuzione del lavoro.
Modelli di struttura di suddivisione del lavoro in Excel
Se frequenti queste pagine, sai che amiamo i modelli perché consentono di risparmiare risorse. Non devi partire da zero, puoi completare i tuoi progetti in meno tempo e sono riutilizzabili.
Cosa c'è da non amare?
Dai un'occhiata a tre modelli di struttura di suddivisione del lavoro che ti aiuteranno a crearne uno in Excel:
1. Modello di struttura di suddivisione del lavoro Vertex Excel
Un modello semplice con colonne preformattate e dati di esempio. Questo modello Gantt Excel contiene una formula per generare numeri WBS in base al livello scelto. In Excel, inserisci manualmente il numero di livello o utilizza un elenco a discesa creato dalla convalida dati.
2. Modello WBS per grafico Gantt in Excel di Vertex
Questo modello è un'opzione più avanzata che include un diagramma di Gantt per visualizzare le tempistiche del progetto. Con questo modello, puoi creare un semplice diagramma di Gantt con le funzioni di base di cui hai bisogno. Il foglio di lavoro è suddiviso in righe che rappresentano diverse attività. Devi solo specificare la data di inizio e la durata di ciascuna attività. Facile, vero?
2. Modello WBS per il budget del progetto Vertex Excel
Utilizza questo modello di budget di progetto per una varietà di progetti. Ad esempio, potresti utilizzarlo per ristrutturazioni domestiche, lavori a contratto, piccoli progetti di servizio alla comunità e persino grandi progetti IT. Probabilmente non è necessario investire in software di budgeting di progetto complessi o costosi, a meno che non si tratti di un progetto pluriennale e multimilionario.
Risorse correlate per Excel
Adoriamo Excel: probabilmente è per questo che sul blog abbiamo tantissimi tutorial aggiuntivi su Excel. Migliora le tue competenze nel project management con gli altri nostri tutorial su Excel:
Modelli Excel per la gestione dei progetti di project management
Con un foglio Excel condiviso, è più facile mantenere il tuo team allineato, anche quando si verificano dei cambiamenti. Nei giorni migliori, Excel è utile anche come strumento di base per il project management, ad esempio per creare elenchi di cose da fare.
10 modelli gratuiti per il project management in Excel
Crea un database in Excel
Se hai bisogno di creare un database semplice, Excel ti può aiutare. Valuta la possibilità di utilizzarlo per creare un pratico dashboard KPI.
Se utilizzi Excel per importazioni ed esportazioni temporanee, prova ClickUp. Avrai accesso gratis a utili automazioni, registri delle modifiche e un lungo elenco di potenti integrazioni, così potrai effettuare la connessione con il tuo flusso di lavoro esistente, senza i grattacapi tecnici che ne derivano.
Come creare un database in Excel (con modelli ed esempi)
Crea un dashboard in Excel
Un dashboard è un insieme di dati centralizzati in un unico posto di facile lettura. Excel è l'ideale se quello che stai monitorando è semplice, come i numeri relativi allo stato di avanzamento di un progetto o un elenco di attività.
Tuttavia, per un dashboard più sofisticato, completo di promemoria automatici, widget configurabili e funzionalità collaborative, è molto meglio utilizzare strumenti più versatili.
Come creare un dashboard in Excel? (Passaggi e modelli) 2023
Crea una tabella oraria in Excel
Se preferisci procedere manualmente, prova la nostra guida al modello di tabella oraria Excel. Se invece preferisci lavorare in modo più automatizzato e organizzato per tenere traccia del tempo, soprattutto per più progetti, ti servirà uno strumento più robusto in grado di gestire tutto. 💪
Come creare una tabella oraria in Excel (guida con modelli) & Come calcolare il tempo in Excel
Limiti dell'utilizzo di Excel per una struttura di suddivisione del lavoro
Excel è utile, ma ciò non significa che non abbia dei limiti. Prima di affidarti esclusivamente a Excel per creare grafici WBS o una struttura ad albero, considera quanto segue:
- Collaborazione limitata: Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, rendendo difficile per i membri del team lavorare insieme su una struttura di suddivisione del lavoro.
- Mancanza di strumenti di visualizzazione nativi: come strumento, non dispone di strumenti di visualizzazione WBS integrati, richiedendo un lavoro richiesto e tempo per creare una WBS attraente e di facile comprensione.
- Non adatto alla gestione di progetti e attività: Excel è un software per fogli di calcolo generico, non progettato specificamente per il project management, quindi manca di alcune funzionalità fondamentali per una gestione efficace dei progetti, come le dipendenze tra le attività, la pianificazione automatica e il monitoraggio dei progressi.
Sebbene Excel sia perfetto per progetti semplici, potrebbe non essere l'opzione migliore per progetti più complessi che richiedono funzionalità avanzate.
Un approccio superiore alla creazione di una struttura di suddivisione del lavoro
La funzionalità di mappe mentali di ClickUp è perfetta per creare e gestire strutture di suddivisione del lavoro. La cosa interessante di ClickUp è che ti consente di visualizzare facilmente la struttura del tuo progetto con una semplice funzionalità drag-and-drop. Inoltre, è ottimo per la collaborazione in team poiché ti permette di collaborare in tempo reale.
Ma non è tutto: ClickUp offre anche altre funzionalità essenziali per la gestione dei progetti, come diagrammi di Gantt, dipendenze delle attività e monitoraggio dei progressi.
Se sei curioso di ottenere ulteriori informazioni, dai un'occhiata a ClickUp mappe mentali.