Come creare un foglio di presenza in Excel (guida con modelli)

Abbiamo fatto molta strada da quando le persone timbravano il cartellino e compilavano tabelle orarie cartacee.

Oggi disponiamo di strumenti automatici di monitoraggio del tempo sui nostri computer.

E lungo il percorso, le persone hanno scoperto il monitoraggio del tempo in Excel.

Ma come si fa?

In questo articolo ti mostreremo come creare un foglio per il monitoraggio del tempo in Excel, ti presenteremo alcuni modelli ed esploreremo gli svantaggi del monitoraggio del tempo in Excel. Ti presenteremo anche uno strumento alternativo intelligente che semplifica il monitoraggio del tempo.

Chi è pronto a eccellere nella creazione di un foglio per il monitoraggio del tempo in Excel?

Come creare una tabella oraria in Excel?

Se sei un titolare di azienda o un project manager, vorrai sapere dove il tuo team impiega tutto il suo tempo, soprattutto se gestisci un team remoto.

Dopo tutto, i dati relativi al tempo sono fondamentali per le risorse umane, i provider di servizi di elaborazione delle buste paga, la fatturazione dei clienti, ecc.

Fortunatamente, il monitoraggio del tempo è qualcosa che puoi fare con un foglio di calcolo Excel.

Vediamo come creare una tabella oraria in Excel...

Passaggio 1: formatta il foglio di calcolo

Apri un nuovo file Excel.

Per creare una tabella oraria Excel leggibile, devi formattare le celle del foglio di lavoro in modo da renderle più larghe.

Come?

Seleziona la colonna A e trascina il bordo fino alla larghezza desiderata.

Quindi fai clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna A > seleziona Copia > evidenzia l'intervallo di colonne da B a L > premi Ctrl+V per incollare la formattazione.

Questo copierà la formattazione su tutte le colonne della selezione (B-L).

Passaggio 2: aggiungi il titolo della tabella oraria

Evidenzia l'intervallo di celle A1–L1.

Quindi seleziona Unisci e centra dalla barra degli strumenti. Lo troverai nella scheda Home.

Digita il nome della tua azienda nella cella A1.

Allinea al centro e formattare il testo della cella (il nome dell'azienda) come preferisci.

Gioca con il font, la dimensione e il colore. 🌈

Non dimenticare di metterlo in grassetto. Il nome della tua azienda deve risaltare!

Dopo aver reso colorato il titolo della tua azienda, il tuo foglio di calcolo potrebbe apparire simile a questo:

Passaggio 3: aggiungi le etichette richieste

Ora è il momento di aggiungere tutte le etichette alla tua tabella oraria Excel.

In quale altro modo le persone sapranno dove aggiungere le loro voci orarie e altri dettagli relativi ai dipendenti?

Inizia ad aggiungere etichette come dipendente, manager, reparto, ecc.

Per questo esempio di tabella oraria dei dipendenti, aggiungiamo:

Per tutte queste etichette, seleziona Avvolgi testo.

È l'icona con "abc con una freccia" nella barra degli strumenti.

In questo modo le parole entreranno tutte in una cella, indipendentemente dalla lunghezza del nome dell'etichetta.

terminato?

Il tuo foglio Excel dovrebbe apparire simile a questo:

Nelle celle che seguono ciascuna etichetta, crea una riga in cui i dipendenti e i manager possano inserire i dati.

E se decidi che questa deve essere una tabella oraria stampabile, la linea indicherà dove scrivere.

Per creare la linea, evidenzia le celle da B2 a D2, quindi effettua una selezione di Bordo inferiore dalla barra degli strumenti.

Apparirà una riga per l'etichetta Dipendente.

Quindi unisci le celle.

Ripeti questo processo per tutte le altre etichette che hai aggiunto.

Passaggio 4: aggiungi etichette relative al tempo

Il passaggio precedente conteneva dettagli che riguardavano maggiormente il dipendente. Ora è il momento di aggiungere etichette relative al tempo!

Sono cose diverse, non credi?

Uniremo quindi le celle da A6 a L6 per creare un piccolo modulo tra i dettagli dei dipendenti e la serie successiva di etichette relative al tempo.

Puoi aggiungere le etichette relative al tempo nella riga 7 per creare titoli per ogni colonna.

Aggiungi:

Queste sono solo alcune delle etichette comuni che riteniamo possano fare al caso tuo.

Ma puoi aggiungere o rimuovere etichette più adatte alla tua organizzazione, come ore regolari, ore festive, ore dei dipendenti, ore fatturabili, ecc.

Se noti che Time in e Time out sono stati aggiunti due volte in due celle diverse. (C7, D7, E7 e F7)

Questo vale per la pausa pranzo. 🍲

Puoi sempre apportare modifiche in base alle esigenze della tua organizzazione.

Aggiungi una o due pause caffè, o anche di più!

Il caffè non è mai troppo. ☕

Dopo aver aggiunto tutte le etichette relative al tempo, avrai un foglio di calcolo simile a questo:

C'è qualcosa che non va, vero?

Sì, la formattazione.

Risolviamo il problema.

Per prima cosa, riempi la riga con un colore a tua scelta. Da fare, evidenzia le celle da A7 a J7, seleziona l'opzione Colore di riempimento dalla barra degli strumenti, quindi scegli un colore.

Successivamente, contrassegna il testo nelle celle evidenziate come grassetto, centra il testo e allinealo al centro. Non dimenticare di selezionare Avvolgi testo come prima per assicurarti che il testo venga visualizzato all'interno della cella senza traboccare in altre celle.

Quindi vai allo strumento Bordi e effettua una selezione di Tutti i bordi dal menu a discesa per inserire delle Box attorno alle etichette.

Cosa resta da fare?

Devi aggiungere i giorni della settimana!

Per questa tabella oraria settimanale, aggiungi Monday fino a domenica a partire dalla cella A8 e terminando nella cella A14. Puoi iniziare la settimana in qualsiasi giorno desideri.

Dopo aver terminato l'inserimento dei giorni della settimana, formattali per renderli più leggibili.

Ecco come fare:

Passaggio 5: Ritocchi finali

Se noti che il tuo foglio di calcolo Excel contiene griglie e celle extra con bordi che non sono necessari per la tua tabella oraria, rimuovili.

Rimuovendo gli elementi superflui otterrai una tabella oraria settimanale Excel dall'aspetto pulito.

Infine, apporta le modifiche finali al font, alla dimensione, all'allineamento e al colore, e il gioco è fatto!

Congratulazioni, la creazione della tabella oraria in Excel è stata completata con successo! 🎉

La tua tabella oraria potrebbe avere un aspetto simile a questo:

Inizia subito a registrare le voci relative alle ore lavorative per tenere sotto controllo la produttività e le retribuzioni!

Tuttavia, esiste anche una soluzione più semplice che non richiede la creazione di un foglio di calcolo Excel per il monitoraggio del tempo partendo da un foglio di lavoro vuoto.

Ah, il potere segreto dei modelli!

Abbiamo effettuato una selezione curata di alcuni modelli Excel per il monitoraggio del tempo, così non dovrai cercarli tu.

Correlato: Software per il monitoraggio del tempo

3 modelli Excel per il monitoraggio del tempo

Il vantaggio principale dei modelli Excel per il monitoraggio del tempo è che consentono di risparmiare molto tempo e lavoro richiesto.

Ma i modelli con formule sono ancora meglio.

Alcuni dei modelli Excel per il monitoraggio del tempo possono eseguire calcoli per te sulla base di una o due formule della tabella oraria Excel.

Sono già inclusi nelle celle del foglio di calcolo, quindi non è necessario aggiungerli!

Ecco tre opzioni di modelli Excel per il monitoraggio del tempo:

1. Modello di tabella oraria mensile

Si tratta di un modello Excel gratis per il monitoraggio del tempo con più schede dedicate a ciascun dipendente.

Questo lo rende un modello di tabella oraria organizzato che semplifica il calcolo della retribuzione totale di più dipendenti.

Scarica questo modello di tabella oraria mensile.

2. Modello di tabella oraria bisettimanale

Questo è un file modello di tabella oraria Excel che contiene tre modelli. Sono disponibili un modello di tabella oraria settimanale, uno mensile e uno bisettimanale.

Scarica questo modello di tabella oraria Excel.

3. Modello di tabella oraria giornaliera

Questo modello Excel per il monitoraggio del tempo è progettato con etichette quali informazioni sui dipendenti, tariffa oraria, totale ore lavorate e altro ancora. È anche un modello di tabella oraria molto semplice con cui iniziare.

Puoi personalizzare o aggiungere etichette in base alle tue esigenze per effettuare una menzione di altri dettagli come la tariffa oraria, la tariffa di fatturazione, le ore di straordinario, la data di inizio del periodo di paga, ecc.

Scarica questo modello di tabella oraria giornaliera.

Queste sono solo alcune delle opzioni disponibili.

Troverai diverse altre opzioni, come la produttività dei dipendenti, l'attività nelle 24 ore e i modelli Excel per il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti.

Tuttavia, c'è un problema.

Prima o poi ti imbatterai in questi limiti del monitoraggio del tempo con i modelli Excel.

Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata a questi modelli di tabella oraria!

3 svantaggi del monitoraggio del tempo con Excel

Il monitoraggio del tempo con Excel sembra un approccio piuttosto semplice, ma è anche incredibilmente obsoleto.

Perché?

Perché esistono strumenti automatici di monitoraggio del tempo e di gestione delle buste paga!

Ecco alcuni dei limiti del monitoraggio del tempo in Excel:

1. Lavoro richiesto superfluo

Ogni ora di lavoro monitorata deve essere inserita manualmente.

È l'unico modo in cui funziona Excel.

Passerai un'eternità a inserire i dati relativi al tempo.

E questo ogni volta che effettui il login e il logout.

OGNI VOLTA!

Poi si procede con le operazioni di addizione, sottrazione e moltiplicazione per trovare il totale delle ore di lavoro...

Spero che ti piacciano i numeri, perché ne avrai a che fare spesso.

Inoltre, il monitoraggio manuale del tempo è soggetto a errori umani.

Pensaci.

Dovrai affidarti alla tua memoria per ricordare il tempo che hai dedicato al lavoro.

Dovrai anche ricordarti di compilare la tabella oraria ogni giorno, altrimenti questo influirà sulla tua retribuzione. Scoffs

Nel peggiore dei casi, potresti commettere un errore di calcolo, inserire minuti errati o accidentalmente compromettere una formula Excel in un modello.

Ti stai già facendo prendere dal panico?

Dovresti farlo perché ciò potrebbe portare a gravi errori di calcolo e costosi errori nella gestione delle buste paga.

Di conseguenza, il costo del tuo progetto potrebbe aumentare in modo imprevisto!

Cosa ne pensi ora del monitoraggio del tempo in Excel?

2. Impossibile integrarlo con il tuo strumento di project management

Gli strumenti Microsoft non sono i più intuitivi.

È come quel vicino che ha un problema con tutti nel blocco.

Perché quando si crea un elenco di strumenti Microsoft facilmente integrabili, Excel potrebbe proprio essere l'ultimo della lista.

Quindi non aspettarti di avere dati utili o pratici già pronti nel tuo software di project management.

MS Excel va da solo. 🙄

3. Impossibile generare report automatici di reportistica

Microsoft Excel è un foglio di calcolo con funzionalità quali tabelle pivot, formattazione condizionale e convalida dei dati.

Non sono però disponibili funzionalità/funzioni per il monitoraggio del tempo.

Non è in grado di effettuare il monitoraggio automatico del tempo, né di generare un report utilizzando le voci inserite.

Può contenere grafici e formule, ma a cosa serve?

A meno che non si inseriscano e si elaborino manualmente i dati, non ci saranno report da analizzare.

Questa soluzione non è ideale.

Un foglio Excel per il monitoraggio del tempo contiene grandi quantità di dati visualizzati in un unico foglio di lavoro, rendendo difficile individuare modelli o trarre informazioni utili.

Il punto fondamentale è: hai bisogno di reportistica.

E Excel non ne genererà alcuno.

Consulta la nostra guida dettagliata su Project management in Excel .

Ma la domanda è: e adesso?

La risposta a questa domanda è ClickUp, uno degli strumenti di produttività più valutati al mondo , amato da team di tutte le dimensioni in tutto il mondo.

Bonus: modelli per il time blocking

Goditi un monitoraggio del tempo senza sforzo in ClickUp

Il monitoraggio del tempo nativo di ClickUp è tutto ciò di cui hai sempre avuto bisogno.

Perché?

Per prima cosa, è integrato.

Ciò significa che non avrai bisogno dell'aiuto di alcuna app di terze parti.

Con il nostro strumento di monitoraggio del tempo nativo, puoi:

Utilizzo della funzionalità nativa di monitoraggio del tempo in ClickUp

Puoi anche aggiungere ulteriori dettagli alle voci di monitoraggio del tempo aggiungendo etichette e note.

Impara come utilizzare il monitoraggio del tempo per completare i progetti più rapidamente.

Sapevi che puoi avviare il nostro timer per un'attività su un computer e interromperlo su un altro computer? 🤯

Sì.

Il nostro timer globale può farlo.

Tutto ciò che devi fare è assicurarti di aver effettuato l'accesso ai dispositivi che utilizzi.

Oltre al nostro fantastico timer globale, siamo orgogliosi delle funzionalità di reportistica del tempo di ClickUp.

Puoi ottenere tutti i tipi di dati utilizzando i widget di monitoraggio del tempo.

Alcuni di essi includono:

Reportistica sulle ore lavorative in ClickUp

Ecco un'idea ancora migliore.

Basta usare i widget per creare il tuo dashboard personalizzato per il monitoraggio del tempo in ClickUp. 😎

Hai anche la libertà di integrare ClickUp con la tua app di monitoraggio del tempo preferita, come Time Doctor, Harvest, Everhour, ecc.

In questo modo otterrai una soluzione completa, personalizzata in base alle tue esigenze e non solo a ciò che noi riteniamo sia meglio per te. 😇

Puoi anche accedere a una tabella oraria Excel esistente direttamente qui su ClickUp utilizzando la nostra visualizzazione Embed.

In questo modo, non perderai nessuno dei dati tracciati da Excel quando passerai al monitoraggio del tempo di ClickUp.

Ma aspetta, abbiamo ancora molto altro in serbo per te.

Ecco una panoramica delle funzionalità/funzioni di ClickUp per farti un'idea:

Dite addio al monitoraggio del tempo con Excel!

Certo, il metodo del foglio di calcolo Excel può aiutarti nel monitoraggio dei tuoi dati relativi al tempo.

Ma è troppo dispendioso in termini di tempo e rischioso.

Non c'è precisione nei tempi e nei dati, gli errori sono inevitabili e gli errori nei calcoli delle buste paga potrebbero non essere qualcosa con cui vuoi avere a che fare alla fine del mese.

La soluzione migliore sarebbe automatizzare il processo con uno strumento di monitoraggio del tempo.

Come ClickUp!

Perché?

Perché è una soluzione completa.

ClickUp può effettuare il monitoraggio del tempo e dei progetti mentre genera report sulla reportistica per entrambi.

Sei pronto per il monitoraggio automatico del tempo? Allora iscriviti oggi stesso a ClickUp e dì addio alla compilazione delle tabelle orarie, una noiosa cella alla volta. 👋

Letture correlate: