In un modo o nell'altro, tutti noi effettuiamo il monitoraggio del tempo durante la giornata di lavoro.
Che si tratti di guardare attentamente l'orologio, di suddividere il proprio programma in blocchi di tempo o di gridare "Alexa! Imposta un timer di 25 minuti!", lo facciamo tutti. 🙃
Questi metodi possono funzionare quando siamo in difficoltà, ma in realtà non rappresentano l'uso più produttivo del tuo tempo e possono costare di più a lungo termine! Ecco perché hai bisogno di un modello di monitoraggio del tempo nella tua vita. 🙌🏼
Il monitoraggio del tempo aiuta i team a sapere quanto tempo richiedono le attività, quanto hanno completato, quanto costano e altro ancora. Inoltre, la maggior parte dei modelli di monitoraggio del tempo è personalizzabile per qualsiasi caso d'uso!
Che tu sia un avvocato, uno scrittore freelance, un consulente o una mamma casalinga con un cane, il tuo modello di monitoraggio del tempo soddisferà le tue esigenze specifiche.
Continua a leggere per ottenere ulteriori informazioni sulla gestione del tempo tramite modelli, su come trovare quelli migliori e sui 10 migliori modelli per il monitoraggio del tempo per ClickUp, Excel e Fogli Google. 🤓
Che cos'è un modello di monitoraggio del tempo?
I modelli per il monitoraggio del tempo sono tabelle, fogli di calcolo, cartelle o elenchi predefiniti che aiutano le aziende e i dipendenti a monitorare il tempo trascorso al lavoro. Come stampini per biscotti, i modelli si sovrappongono a diversi strumenti di gestione del tempo per aiutare i team a utilizzare il software in modo più efficiente e completo.
Questi modelli possono essere già personalizzati per un caso d'uso specifico o essere facilmente adattati per allinearsi ai processi esistenti del tuo team.
Come le tabelle orarie o altri modelli di pianificazione, i modelli per il monitoraggio del tempo raccolgono informazioni chiave sul tempo che dedichi al lavoro, alle diverse attività, ai progetti completi o ai clienti, rendendo facile identificare le aree di miglioramento e visualizzare la tua produttività nel tempo.
Il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti è una parte fondamentale della gestione della produttività per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, ma i modelli per il monitoraggio del tempo offrono molto più di un semplice timer: consentono infatti di aggiungere facilmente note, etichette, modifiche e dati aggiuntivi alle voci inserite.
I migliori modelli per lo strumento di monitoraggio del tempo includono anche formule di automazione per calcolare gli stipendi basati sul tempo o le ore fatturabili.
10 modelli gratuiti per il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti (con fogli di calcolo Excel)
Il tuo modello di monitoraggio del tempo fungerà da base di conoscenze per tutte le informazioni relative al tempo, e il tempo è denaro! Quindi questa è una decisione importante. Ma non sei solo: siamo qui per aiutarti. 🙂
Abbiamo setacciato il web alla ricerca dei migliori fogli di calcolo e risorse per il monitoraggio del tempo per diversi casi d'uso e siamo qui per condividere i nostri 10 preferiti! Che tu lavori da solo o in team, ecco i 10 migliori modelli per il monitoraggio del tempo per ClickUp, Excel e Fogli Google.
1. Modello di monitoraggio del tempo per ClickUp Consultant
Ideale per: Tutte le attività legate al lavoro di consulenza
I consulenti monitorano il tempo dedicato ai servizi dei clienti per fatturare in modo accurato e tenere traccia delle attività completate. Farlo manualmente può essere un processo noioso, ma fortunatamente esistono diversi strumenti che aiutano a semplificarlo! 🛠
Uno di questi strumenti è il modello di monitoraggio del tempo ClickUp Consultant, progettato specificamente per registrare attività, riunioni e ogni attività relativa ai clienti.
ClickUp offre ai consulenti la flessibilità di monitorare il tempo tramite web, desktop o app mobile. Consente inoltre di raccogliere dati e approfondimenti su come viene impiegato il tempo, permettendo di adeguare le strategie di conseguenza.
I project manager avranno una visione completa di tutte le attività e i progetti in corso. (Bonus: se il tuo team di contabilità fornitori ha bisogno di una traccia digitale per verificare le fatture dei consulenti, avrà a disposizione una vista Elenco per controllare i dettagli delle attività!)
📮 ClickUp Insight: Il nostro sondaggio sull'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata ha rilevato che il 46% dei lavoratori dedica 40-60 ore alla settimana al lavoro, mentre un incredibile 17% supera le 80 ore! Ma il lavoro non finisce qui: il 31% fatica a ritagliarsi del tempo per sé in modo costante. È la ricetta perfetta per il burnout. 😰
Ma sai una cosa? L'equilibrio sul lavoro inizia con la visibilità! Le funzionalità integrate di ClickUp, come la vista Carico di lavoro e il monitoraggio del tempo, rendono facile visualizzare il carico di lavoro, effettuare la distribuzione equa delle attività e monitorare le ore effettivamente impiegate, in modo da sapere sempre come ottimizzare il lavoro e quando farlo.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando ClickUp Automazioni, con un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
2. Modello di allocazione del tempo ClickUp
Ideale per: stabilire la durata stimata per rispettare le scadenze
L'allocazione del tempo è essenziale perché aiuta le persone e le organizzazioni a lavorare entro un determinato lasso di tempo. Ti motiverà a completare le attività più rapidamente e ti assicurerà che nulla venga trascurato o dimenticato.
Prima di iniziare qualsiasi lavoro, stabilisci degli obiettivi e valuta quanto tempo richiederà ogni attività, quindi rivedi il tutto una volta terminato. Questo ti aiuterà a garantire che le attività non rimangano incompiute troppo a lungo, consentendoti di portare a termine il lavoro in modo più rapido ed efficiente. ⚡️
Il modello di allocazione del tempo di ClickUp semplifica questo processo strategico. Utilizzalo come strumento di onboarding per i manager per definire le aspettative di lavoro o offrire consigli sul tempo da dedicare alle attività quotidiane:
- Team commerciale: ricerca di potenziali clienti, preparazione di piani di vendita e partecipazione a riunioni di vendita
- Team di marketing: gestione dei collaboratori esterni, creazione di contenuti e ricerca sulla concorrenza
- Team di sviluppo software : generazione di report, scrittura di codice e raccolta dei requisiti
💡Suggerimento professionale: monitora il tempo, crea attività e visualizza il tuo programma ovunque ti trovi con l'app mobile ClickUp!
3. Modello di gestione del tempo personale ClickUp
Ideale per: suddivisione del tempo in fasce orarie per aiutare a raggiungere gli obiettivi di produttività
Utilizza il modello di gestione del tempo personale ClickUp per fare di più in meno tempo ed evitare di sentirti sopraffatto.
Organizza le categorie della tua vita (fitness, famiglia, cura di sé, lavoro, pause, socialità e finanze) in singole attività. Da lì, aggiungi campi personalizzati per acquisire le informazioni più importanti: date di inizio e di scadenza, durata stimata, tempo monitorato e altro ancora!
Questo modello di tabella oraria funge sia da strumento di monitoraggio del tempo che da elenco delle attività da fare, tutto in un unico posto. Una volta creata l’attività, passa alla vista del Calendario per visualizzare la suddivisione giornaliera o settimanale.
Man mano che completi le attività, spuntale dall'elenco per aiutarti a rimanere in carreggiata e concentrato. Rivedi il tuo Elenco a intervalli regolari per assicurarti di stare facendo progressi e modifica il tuo programma secondo necessità. 🔍
💡Suggerimento professionale: tutti i modelli ClickUp sono completamente personalizzabili. Basta configurarli una volta e apportare le modifiche desiderate senza dover ricominciare da zero!
4. Modello di monitoraggio del tempo ClickUp Gantt
Ideale per: appassionati di diagrammi di Gantt e monitoraggio del tempo per pianificazioni di progetti complessi.
I grafici di Gantt aiutano a monitorare progetti complessi fornendo una rapida rappresentazione della sequenza, delle dipendenze e delle attività cardine del progetto. Ciò rende facile identificare potenziali conflitti di pianificazione, ritardi e aree in cui potrebbero essere necessarie risorse aggiuntive.
I fogli di calcolo statici per il monitoraggio del tempo con diagramma di Gantt tralasciano una componente fondamentale della pianificazione di un progetto: il monitoraggio automatico del tempo! ⏲
Se sei un appassionato dei diagrammi di Gantt, adorerai il modello di monitoraggio del tempo ClickUp Gantt. Il modello offre tre visualizzazioni separate (settimanale, mensile e annuale) per visualizzare uno o più programmi di progetto in qualsiasi momento. Puoi avviare il timer delle attività o registrare manualmente il tempo monitorato, senza uscire dal tuo diagramma di Gantt!
5. Modello di pianificazione della gestione del tempo ClickUp
Ideale per: qualsiasi fase del tuo percorso di gestione del tempo
Il modello di pianificazione della gestione del tempo di ClickUp è progettato per aiutarti a sviluppare l'abitudine di stimare il tuo tempo. Con questi dati, potrai apportare modifiche alla tua pianificazione e creare spazio per lavori ed esperienze significative. 🌱
Dando priorità al tuo lavoro, puoi gestire il tuo tempo in modo più efficace concentrandoti prima sulle attività più importanti e urgenti. Completarle prima di passare a attività meno critiche ti aiuterà anche a proteggere la tua energia creativa e le tue capacità intellettuali per il lavoro che fa davvero la differenza.
Questo modello di tabella oraria ha tre diverse visualizzazioni ClickUp per aiutarti a iniziare il tuo percorso di gestione del tempo:
- L'elenco dei registri delle attività riepiloga tutte le tue attività per giorno.
- La vista Carico di lavoro mostra tutte le tue durate stimate.
- La vista Tabella attività giornaliere raggruppa le categorie in base al Tipo di attività
6. Modello di monitoraggio del tempo orario ClickUp
Ideale per: monitoraggio del tempo per liberi professionisti, appaltatori e dipendenti retribuiti su base oraria.
Il modello di monitoraggio del tempo ClickUp è progettato per aiutare i manager ad assicurarsi che i dipendenti e i collaboratori vengano retribuiti per le ore di lavoro regolari e straordinarie. Con un programma orario visibile in ClickUp, i manager e i collaboratori hanno piena visibilità sulle attività relative alle buste paga.
Nella guida introduttiva troverai consigli su come personalizzare il tuo modello. Esplora quindi le visualizzazioni Calendario e Elenco e scegli quella (o quelle) che ritieni più utile per la visibilità quotidiana. 🗓
💡Suggerimento professionale: modifica le impostazioni delle schede attività per ridurre il disordine nella vista Calendario di ClickUp, in modo che siano visualizzate solo le informazioni più rilevanti a colpo d'occhio!
7. Modello di sequenza compilabile ClickUp
Ideale per: creare un programma di progetto personalizzato partendo da zero.
Una sequenza di progetto è un ottimo strumento per definire la sequenza del tuo progetto, evento, lezione o attività. Ciò è particolarmente utile per i progetti che non si adattano perfettamente ai tuoi flussi di lavoro e processi.
Il modello di timeline compilabile di ClickUp offre diverse visualizzazioni e campi personalizzati che consentono di visualizzare le attività e monitorare il tempo mentre vengono completate. Ecco alcune funzionalità incluse in questo modello che potrebbero ispirarti:
- Sequenza: un modo lineare per visualizzare e pianificare le tue attività.
- Vista Bacheca: uno strumento agile con un'interfaccia drag-and-drop per spostare facilmente le schede delle attività da una colonna all'altra.
- Campo personalizzato "Denaro": un importo in valuta qualsiasi per visualizzare i costi allocati e quelli effettivi.
- Campo personalizzato barra di avanzamento: una barra di avanzamento calcolata automaticamente che tiene traccia del completamento di attività secondarie, liste di controllo e commenti assegnati.
La creazione di un programma di progetto personalizzato richiede diversi passaggi. Innanzitutto, raccogli quante più informazioni possibili sul progetto: obiettivi, attività, risorse, budget e tempistiche. Quindi, organizza tutte le attività che devono essere completate in fasi e crea le attività. Successivamente, determina in che modo le attività sono interdipendenti e quali attività devono essere completate prima di poter passare a quelle successive.
Non appena viene stabilita una sequenza approssimativa, il programma può essere perfezionato man mano che si procede! ⚡️
8. Modello di monitoraggio del tempo per avvocati ClickUp
Ideale per: tutti i lavori legati alla professione legale
Il monitoraggio del tempo per gli avvocati impegnati può avvenire alla fine della settimana, del mese o alla chiusura di un caso. Ma con un potente software di monitoraggio del tempo, rendere il monitoraggio del tempo un'abitudine quotidiana diventa più facile. 💪
Se sei stanco delle app, prova il modello di monitoraggio del tempo per avvocati di ClickUp. Questo strumento consente a qualsiasi avvocato di gestire facilmente le tabelle orarie settimanali, bisettimanali e mensili in viste organizzate.
Il modello Cartella include anche campi personalizzati suggeriti per iniziare subito:
- Giorno della settimana: un campo con un elenco a discesa di opzioni, inclusi i giorni della settimana.
- Nome dell'avvocato: un campo personale per specificare quale avvocato, paralegale o assistente legale sta effettuando il monitoraggio delle ore fatturabili.
- Numero del caso: un campo di testo in cui inserire il numero del caso su cui sta lavorando un avvocato o un gruppo di avvocati.
- Nome del cliente: un campo per specificare il cliente
- Tariffa oraria: un campo monetario in cui inserire la tariffa oraria.
Desideri altre opzioni di modelli ClickUp per il monitoraggio del tempo? Eccoti servito:
- Modello di analisi del tempo di ClickUp per analizzare la produttività del team
- Modello di tabella oraria dei servizi di ClickUp per il monitoraggio delle ore lavorative dei dipendenti
- Modello Time Box di ClickUp per semplificare il time blocking
- Modello di sequenza Gantt di ClickUp per gli appassionati dei diagrammi di Gantt
- Modello di studi sui tempi di ClickUp per ottimizzare i processi
9. Modello di foglio di calcolo Excel per il monitoraggio del tempo
Ideale per: lavoro freelance e a contratto per piccoli progetti
La gestione del tempo in Excel è un'opzione utile se sei un libero professionista o un appaltatore e desideri effettuare il monitoraggio dell'orario di entrata, dell'orario di uscita e delle pause pranzo ogni giorno della settimana.
Questo foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo è progettato in modo eccellente. Presenta sezioni organizzate per le informazioni di contatto di una persona, i dettagli del client e il riepilogo/riassunto del monitoraggio delle attività. Non dispone di uno strumento automatico per il monitoraggio del tempo, quindi pianifica circa trenta minuti in più per raccogliere i tuoi dati e calcolare le ore totali. 📈
Una volta registrate le ore nel foglio di calcolo Excel, puoi utilizzare queste informazioni per creare fatture per i tuoi clienti. Queste fatture mostreranno il tempo dedicato al loro progetto e l'importo totale dovuto.
10. Modello di foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo in Fogli Google
Ideale per: un'esperienza intuitiva migliore di Excel per gli utenti.
Se il tuo cliente ha bisogno di informazioni aggiuntive come descrizioni delle attività e risultati finali del progetto, un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo in Excel potrebbe sembrare disordinato. Il modello di tabella oraria giornaliera di Google è perfetto per acquisire una visione dettagliata di tutte le ore lavorate su attività e progetti. 🔎
Il modello di monitoraggio del tempo può aiutare le persone e le organizzazioni a capire come stanno impiegando il loro tempo.
Oltre alle sezioni relative ai costi fissi, alle ore stimate e alle ore effettive, questo modello di strumento di monitoraggio del tempo di Fogli Google offre anche una sezione dedicata che può essere utilizzata per identificare le aree in cui è possibile migliorare l'efficienza, le risorse e la produttività.
Leggi anche: Scopri le alternative a Google per il project management!
Cosa rende efficace un modello di monitoraggio del tempo per i progetti?
Anche se sei l'esperto di time blocking del team, ci sono molti altri aspetti da considerare per una corretta gestione del tempo del progetto, e il tuo modello è qui per aiutarti! Ecco le funzionalità indispensabili da cercare nel tuo prossimo strumento di monitoraggio del tempo:
- Visualizzazioni multiple per visualizzare il tuo Calendario, le attività, i progetti e il tempo da ogni angolazione.
- Monitoraggio flessibile del tempo che consente di gestire il tempo trascorso in diverse app, attività e finestre.
- Campi personalizzati per tenere a portata di mano le informazioni chiave relative al tempo e calcolare le fatture con precisione.
- Reportistica temporale per una visione d'insieme della tua produttività su base giornaliera, settimanale o mensile.
- Integrazioni per estendere le funzioni del tuo modello e tenere traccia delle tue prossime riunioni, eventi e riunioni.
Sembra molto, ma queste cinque funzionalità/funzioni sono solo una minima parte del numero di opzioni di monitoraggio del tempo disponibili oggi per i manager! Il trucco sta nel trovare un modello che le includa tutte e sia progettato per aiutarti a utilizzarle nel modo più efficiente possibile.
Leggi anche: Alternative a Excel per aumentare la produttività personale e del team!
Svantaggi dell'utilizzo di fogli di calcolo per il monitoraggio del tempo
Se devi effettuare il monitoraggio del tempo in modo regolare e costante, gli strumenti di monitoraggio del tempo non sono la soluzione migliore per te a causa dei seguenti svantaggi:
- Rischio di imprecisione: il monitoraggio del tempo tramite fogli di calcolo comporta l'inserimento manuale delle voci, il che aumenta il rischio di errori. Se si dimentica di registrare le attività, ad esempio, il risultato sarà distorto.
- Lavoro richiesto: inserire e monitorare manualmente il tempo in un foglio di calcolo può richiedere molto lavoro e tempo, ridurre la produttività e distrarre dal lavoro. Potrebbe persino portare ad abbandonare l'attività di monitoraggio del tempo.
- Funzionalità limitate: utilizzare Excel per la gestione del tempo significa perdere i vantaggi di uno strumento specializzato per il monitoraggio del tempo. I fogli di calcolo non dispongono di funzionalità avanzate come il monitoraggio automatico del tempo, i promemoria, la visualizzazione dei dati, la convalida dei dati o le integrazioni con altri strumenti (ad esempio, gestione delle attività o Calendari).
- Difficoltà nell'ottenere informazioni approfondite: sebbene i fogli di calcolo siano in grado di gestire i dati, l'analisi delle tendenze o la generazione di informazioni approfondite richiede competenza nelle formule e capacità di visualizzazione dei dati. Se non si dispone di tali competenze, un foglio di calcolo di questo tipo potrebbe creare un sovraccarico di dati.
- Mancanza di flessibilità: i fogli Excel e i fogli Google non sono la soluzione migliore quando si desidera lavorare in modo collaborativo con il proprio team. L'aggiornamento in tempo reale può creare problemi di controllo delle versioni.
Puoi superare questi svantaggi dei fogli di calcolo utilizzando software specializzati per il monitoraggio del tempo e della produttività come ClickUp.
Gestisci e monitora il tempo con ClickUp
ClickUp è l'unico software di produttività all-in-one abbastanza potente da consolidare il tuo lavoro su diverse app in un'unica piattaforma. Invece di lottare con un modello di tabella oraria Excel, scegli di ottimizzare la gestione del tuo tempo con le funzionalità di monitoraggio del tempo di progetto di ClickUp!
- Registra il tempo dal tuo desktop, dispositivo mobile o browser web con l'estensione per browser di ClickUp.
- Visualizza il tempo monitorato per giorno, settimana, mese o qualsiasi intervallo personalizzato con tabelle orarie dettagliate.
- Aggiungi il tempo in modo retroattivo o crea voci per intervallo di date con il monitoraggio manuale del tempo.
- Collega facilmente il tempo tracciato a qualsiasi attività su cui stai lavorando in ClickUp.
- Collega la tua app di monitoraggio del tempo preferita a ClickUp per effettuare la sincronizzazione del tempo monitorato direttamente all'interno di ClickUp.
- Crea e applica etichette per classificare e filtrare facilmente il tempo dedicato alle attività.
- Aggiungi note alle tue voci di tempo per indicare esattamente a cosa hai dedicato il tuo tempo.
- Ordina le attività in base al tempo impiegato per individuare potenziali colli di bottiglia o dove è necessario un maggiore aiuto.
- Filtra il tempo monitorato per data, stato, priorità, tag e altro ancora.
- Regola manualmente il monitoraggio aggiungendo o sottraendo tempo ogni volta che è necessario.
- Visualizza il totale combinato di tutto il tempo impiegato per le attività e le attività secondarie.
- Ottieni una vista dettagliata del monitoraggio del tempo del tuo team e confrontalo con la durata stimata.
Il monitoraggio del tempo in ClickUp ha consentito ai team di gestire meglio le risorse e spostare l'attenzione secondo necessità sia internamente che nell'azienda nel suo complesso.
Il monitoraggio del tempo in ClickUp ha consentito ai team di gestire meglio le risorse e spostare l'attenzione secondo necessità sia internamente che nell'azienda nel suo complesso.
Ritrova il tuo tempo con il monitoraggio del tempo in ClickUp
Il monitoraggio del tempo dedicato ai progetti richiede molto più di un semplice timer: ecco perché hai bisogno di una soluzione di monitoraggio del tempo per tenere traccia dello stato di avanzamento dei progetti!
Ma non tutti i modelli di monitoraggio del tempo offrono le stesse funzioni. Sebbene i fogli di calcolo per la gestione del tempo siano utili, presentano molti svantaggi che possono influire sulla produttività.
Sul mercato sono disponibili numerose risorse per la gestione del tempo, quindi assicurati di scegliere quella più adatta alle tue esigenze. Naturalmente, con una piattaforma di produttività all-in-one come ClickUp non puoi sbagliare. 🙂
Con centinaia di funzionalità che consentono di risparmiare tempo, una vasta libreria di modelli e oltre 1.000 integrazioni, ClickUp è l'unico software di monitoraggio del tempo abbastanza potente da collegare il tuo tempo, i tuoi progetti, le tue chat e il tuo team in un unico hub di lavoro centralizzato.
Iscriviti a ClickUp e lascia che sia lui a occuparsi del monitoraggio del tempo al posto tuo. 🙌🏼