Puoi dirci: La creazione di un grafico richiede ore del tuo tempo.
Non solo devi raccogliere informazioni da tutti i 47 membri del team per compilare l'organigramma (È Senior o Sr? Si usa il secondo nome?), ma devi anche lottare con la formattazione di ogni casella e riga in Excel.
L'organigramma è una risorsa preziosa per ogni dipendente, in particolare per i progetti di collaborazione incrociata e la gestione della comunicazione. Accelerare il processo di creazione dell'organigramma in Excel consente di dedicare più tempo ed energie a prendere decisioni rapide ed efficienti per avvicinare la forza lavoro agli obiettivi organizzativi.
Questo articolo tratterà le differenze tra un organigramma tradizionale e uno moderno, come creare un organigramma in Excel e alcuni suggerimenti per evitare di duplicare il lavoro!
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Un organigramma aiuta a visualizzare la struttura del team, facilitando la collaborazione e il processo decisionale. Excel offre un modo semplice per crearne uno, anche se la formattazione e gli aggiornamenti possono richiedere tempo.
Passaggi per creare un organigramma in Excel:
- Elenco dei dettagli dei dipendenti (nomi, ruoli, reparti) in un foglio di calcolo
- Inserisci un grafico di gerarchia SmartArt dalla scheda Inserisci.
- Copia e incolla i dati dei dipendenti nel grafico
- Modifica il layout e la formattazione per migliorare la leggibilità.
- Salva come modello per futuri aggiornamenti
Sebbene Excel funzioni bene per gli organigrammi di base, mantenerli aggiornati e accessibili può essere una sfida.
Un'alternativa più intelligente: ClickUp
Con lavagne online, moduli e un elenco dei dipendenti, ClickUp semplifica la creazione, l'aggiornamento e la collaborazione sugli organigrammi in tempo reale.
Per un approccio più flessibile ed efficiente, prova il modello di organigramma di ClickUp.
Che cos'è un organigramma grafico Excel?
Un organigramma è un diagramma che mostra la struttura interna di un'azienda in termini di reportistica e relazioni. Gli organigrammi tradizionali hanno una struttura top-down a forma di piramide.
Le posizioni dirigenziali dell'azienda sono elencate al livello superiore. Il resto dei dipendenti dell'organizzazione si trova al secondo, terzo e ai livelli successivi. Le linee sull'organigramma mostrano il percorso gerarchico collegando i dipendenti.
Supponiamo che tu voglia comprendere meglio le interdipendenze all'interno del team o che debba valutare le funzioni delle diverse posizioni. In questi casi, un organigramma tradizionale in Excel risulta insufficiente in termini di design e funzionalità.
L'utilizzo di un moderno software per organigrammi offre molti più vantaggi, consentendo alle aziende di rimanere agili e proattive durante le ristrutturazioni organizzative, i cambiamenti di leadership e l'espansione del personale.
In che modo gli organigrammi moderni superano quelli tradizionali? Oltre a fornire una visione d'insieme immediata, gli organigrammi moderni aiutano i team a:
- Valuta le responsabilità specifiche dei dipendenti e dei reparti
- Dimostra la necessità di nuove posizioni per colmare le lacune di risorse
- Accedi alle informazioni di contatto dirette
- Pianifica progetti interfunzionali
- Chiarisci chi sono gli stakeholder del progetto
- Fornisce una panoramica dei ruoli e delle responsabilità
Come creare un grafico organigrammatico in Excel?
In questo tutorial sugli organigrammi utilizziamo Microsoft Word per Mac versione 16. 54. I passaggi e le funzionalità/funzioni potrebbero apparire diversi se utilizzi un'altra piattaforma o versione.
Passaggio 1: crea un elenco dei dipendenti
L'organigramma dovrebbe includere il nome e il cognome del dipendente, il ruolo e il reparto, a seconda del caso d'uso. Organizza questi dati nel foglio di calcolo insieme ad altri dettagli, se necessario.
Nel nostro esempio, un team leader desidera conoscere lo stato dei dipendenti a tempo pieno e part-time della divisione creativa per giustificare un aumento dell'organico del reparto.
Suggerimento: metti in grassetto il nome di ogni manager e crea un elenco dei loro diretti subordinati sotto di esso, così quando effettui la modifica dell'organigramma non dovrai ricordarti tutto a memoria! In alternativa, puoi aggiungere un simbolo prima del loro nome, ad esempio *, e cancellarlo in seguito utilizzando la funzione Trova e sostituisci.
Passaggio 2: effettua la selezione del grafico SmartArt giusto
L'uso che farai dell'organigramma influenzerà il tipo di grafico. Excel offre un organigramma standard, un grafico con immagini circolari, un grafico della gerarchia e altro ancora. Qualunque grafico SmartArt tu scelga, potrai passare facilmente a un altro in qualsiasi momento!
Per aggiungere un'immagine Smart Art, vai alla scheda Inserisci > icona SmartArt > scegli Gerarchia dal menu a tendina > seleziona Organizzazione Grafico.
Passaggio 3: aggiungi i dati dei dipendenti all'organigramma
Per prima cosa, evidenzia e copia tutte le informazioni sui dipendenti, quindi incolla il testo nella finestra SmartArt. L'organigramma apparirà piccolo e difficile da leggere, ma risolveremo questo problema quando organizzeremo i dipendenti nella loro struttura gerarchica appropriata per la reportistica.
Suggerimento: se non vedi la finestra Riquadro di testo, assicurati di aver effettuato la selezione dell'organigramma e, dalla barra degli strumenti del menu, apri la scheda Progettazione SmartArt e fai clic su Riquadro di testo.
Passaggio 4: organizza e personalizza l'organigramma
Ora organizziamo la struttura di reportistica dalla finestra Riquadro testo! I simboli nella parte superiore del riquadro aiutano a eseguire azioni specifiche:
- Segno più: aggiungi una nuova Box (dipendente)
- Segno meno: rimuovi una Box (dipendente)
- Frecce sinistra, destra, giù e su: sposta una Box (dipendente)
Suggerimento: le chiavi di scheda e Canc sulla tastiera consentono anche di spostare le Box a sinistra o a destra (risparmiando clic)!
Esamina i nomi di tutti i dipendenti per posizionarli all'interno della gerarchia. Man mano che sposti le caselle, vedrai il tuo organigramma prendere forma.
Quindi, clicca sull'organigramma grafico e usa il tasto Invio sulla tastiera per assegnare a ciascun dettaglio (Nome, Ruolo, Reparto e stato) una riga dedicata.
Suggerimento: se desideri modificare i colori o lo stile generale dell'organigramma, vai alla barra degli strumenti del menu e, nella scheda Progettazione SmartArt, scegli le personalizzazioni che preferisci.
Passaggio 5: salva come modello di organigramma
Sei soddisfatto del tuo organigramma? Ottimo! Salvalo come modello per future revisioni. Vai alla barra degli strumenti del menu > File > Salva come modello.
Correlati: Modelli di alberi genealogici 🌲
Modello di organigramma Excel
Modello di organigramma Microsoft Excel
Risorse correlate:
- Come creare una sequenza di progetto in Excel
- Come creare un organigramma in Fogli Google
- Come creare un calendario in Excel
- Come creare un database in Excel
- Come creare un grafico in Excel
- Come creare un grafico a cascata in Excel
- Come creare un dashboard KPI in Excel
- Esempi di struttura organizzativa a matrice
3 problemi comuni di Excel (e come risolverli)
Il principale svantaggio dell'utilizzo di un organigramma in Excel è che non è possibile ottenere altre informazioni oltre a quelle minime fornite su ciascun reparto o dipendente. Nomi, titoli e volti non forniscono un percorso diretto per contattare i membri del team.
In precedenza abbiamo visto i vantaggi dei moderni software per organigrammi. Se stai cercando una soluzione per sostituire Excel come strumento di produttività o sei curioso di conoscere ClickUp, ecco tre motivi per passare a questo software!
Problema 1: Excel non è progettato per il lavoro collaborativo
I team separati da fusi orari hanno bisogno di un organigramma intuitivo per pianificare riunioni, progetti e viaggi di lavoro in qualsiasi momento. Quando le informazioni di contatto di tutti sono raccolte in un unico organigramma, non è più necessario perdere tempo in inutili scambi di email.
Piano per impiegare più tempo piuttosto che risparmiarne nella creazione di un grafico in Excel.
Soluzione: lavagne online e mappe mentali ClickUp
Se preferisci la collaborazione in tempo reale e desideri che siano i dipendenti stessi ad aggiornare le loro informazioni di contatto e di assenza dall'ufficio, utilizza le lavagne online e le mappe mentali!
Gli strumenti di visualizzazione di ClickUp consentono ai team di aggiungere più contenuti e risorse multimediali al proprio organigramma, in modo che tutti rimangano in connessione con le persone e le risorse. Ecco alcuni modi per personalizzare le lavagne online ClickUp:
- Allinea gli oggetti per creare relazioni con le linee guida di allineamento intelligente.
- Personalizza il tuo grafico con banner, titoli, evidenziazioni e pulsanti.
- Converti forme, note adesive o testo in un'attività di ClickUp
- Modifica colori, dimensioni e tipi di connettori
- @fai una menzione per persone, attività e documenti ClickUp
📮ClickUp Insight: il 92% dei knowledge worker rischia di perdere decisioni importanti sparse tra chat, email e fogli di calcolo. Senza un sistema unificato per acquisire e effettuare il monitoraggio delle decisioni, le informazioni aziendali critiche vanno perse nel rumore digitale.
Con le funzionalità di gestione delle attività di ClickUp, non dovrai più preoccuparti di questo. Crea attività da chat, commenti alle attività, documenti ed email con un solo clic!
Problema 2: i grafici degli organigrammi in Excel richiedono ore di preparazione
Con Excel, puoi estrarre informazioni da più risorse come email, Slack e PDF. Quindi, copia, incolla e formattate ogni casella relativa ai dipendenti nell'organigramma. Esiste un modo più veloce per semplificare il processo. E tutto inizia con un Modulo!
Soluzione: raccogli le informazioni giuste con i moduli ClickUp
Ecco come funziona: invii un link al modulo ClickUp con tutte le domande che una persona deve completare per il proprio profilo (foto, titolo, fuso orario, canale di comunicazione preferito, ecc. ). Dopo che la persona ha completato il modulo, il suo invio viene inviato all'elenco di tua scelta.
Dopo aver raccolto tutte le risposte, puoi raggruppare, ordinare e filtrare le attività per creare un elenco in tempo reale con cui tutti i dipendenti possono interagire in qualsiasi momento e ovunque!
Problema 3: un organigramma in Excel mostra solo le relazioni formali tra persone e team
Un organigramma tradizionale in Excel tralascia importanti informazioni sul contesto relativo ai team interfunzionali che lavorano insieme. Ad esempio, un assistente esecutivo riporta al direttore creativo e al vicepresidente senior del marketing sulla carta. Ma informalmente, supporta anche il reparto di progettazione come coordinatore del team.
Oppure stai mettendo insieme un team interfunzionale per una campagna aziendale volta a promuovere il marchio del datore di lavoro e hai bisogno di collaboratori provenienti dai reparti Marketing, Legale, Creativo e Risorse umane. Questa campagna richiederà che le persone si trovino nella sede centrale dell'azienda per le riprese in loco. Un organigramma nativo in un software collaborativo sarebbe una risorsa preziosa per trovare rapidamente e mettersi in contatto con queste persone specifiche.
Soluzione: crea un potente elenco dei dipendenti con ClickUp Lists
Fai parte di un'organizzazione composta da decine, centinaia o migliaia di persone? Tenersi aggiornati sui cambiamenti e sulle transizioni del personale è più facile con i potenti elenchi di ClickUp.
Il modello di database dei dipendenti all-in-one di ClickUp include viste predefinite, campi personalizzati e stati personalizzati per creare facilmente un hub con l'elenco dei dipendenti e crescere insieme alla tua organizzazione!
- Ordina le informazioni sui dipendenti in un colpo d'occhio per reparto, posizione e titolo.
- Registra le ore di lavoro dei dipendenti, i piani di viaggio, i compleanni e altro ancora.
- Pianifica e assegna i progetti con piena visibilità
Il modello di elenco dei dipendenti di ClickUp
Crea semplici grafici organici con ClickUp
Abbiamo illustrato come Excel può essere utilizzato per costruire un organigramma, ma esistono alternative più semplici e collaborative. ClickUp rende la creazione di organigrammi un gioco da ragazzi! Il modello di organigramma di ClickUp offre un modo unico per organizzare la struttura del tuo team in modo intuitivo e visivo. Non dovrai più armeggiare con le caselle di Excel o lottare con la formattazione: inizia con il modello di organigramma di ClickUp!
Sono disponibili risorse gratuite 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con supporto live, webinar on demand e formazione online. Se l'efficienza operativa è una priorità per la tua organizzazione, prova ClickUp per avvicinare la tua forza lavoro agli obiettivi di produttività! 🧑💻