Non sappiamo se l'hai già notato, ma il tempo non è quasi mai dalla tua parte quando ci sono tantissime scadenze e date di scadenza. 😠
Tuttavia, con un piano adeguato e un diagramma di Gantt, puoi evitare che ciò accada.
I diagrammi di Gantt (dal nome dell’autore, Henry Gantt) sono strumenti che aiutano a pianificare le risorse, impostare tempistiche realistiche, gestire le dipendenze tra le attività, identificare gli ostacoli e mantenere tutti allineati. Forniscono una visione chiara del piano del progetto e dello stato dei progressi, consentendo di garantirne la consegna tempestiva.
Ma come si creano diagrammi di Gantt efficaci?
In questo post del blog ti mostreremo come creare un grafico di Gantt in Excel. Inoltre, abbiamo alcuni modelli e un software alternativo per la creazione di grafici di Gantt.
Quindi, resta con noi fino alla fine!
TL;DR: Come creare un grafico Gantt in Excel
Come creare un grafico Gantt in Excel
Ecco i passaggi dettagliati su come creare un diagramma di Gantt in Excel in pochi minuti. 👇
Passaggio 1: inserisci i dati del progetto
Inizia inserendo tutti i dati del tuo progetto in un foglio Excel: attività, data di inizio, data di fine e durata. Una volta inserite le date, puoi calcolare la durata utilizzando una delle due formule di Excel:
Durata = Data di fine – Data di inizio
Oppure
Durata = Data di fine – Data di inizio + 1
Passaggio 2: crea un grafico a barre in Excel basato sulle date di inizio
In questo passaggio, crea un tipico grafico a barre sovrapposte. Ecco come fare:
- Seleziona la colonna Data di inizio. Ricorda di selezionare le celle con i dati e non l'intera colonna.
- Clicca sulla scheda Inserisci.
- Aggiungi elemento grafico grafico
- Scegli Barra
- Seleziona il tipo di barra 2D sovrapposta
Una volta seguiti questi passaggi, avrai il tuo grafico a barre pronto come mostrato di seguito:
Passaggio 3: aggiungi la durata al grafico
Ora, il tuo grafico a barre sovrapposte di Excel ha bisogno di una serie per diventare un diagramma di Gantt. Per farlo, da fare:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse all'interno dell'area del grafico.
- Seleziona Seleziona dati
Quando si apre la finestra Seleziona dati, vedrai che la data di inizio è già stata aggiunta sotto Voci legenda (Serie). Devi solo aggiungere la durata.
- Clicca sul pulsante Aggiungi per scegliere i dati che desideri inserire nel tuo grafico di Gantt in Excel. Una volta cliccato, si aprirà la finestra Modifica serie.
- Digita Durata nel campo Nome serie o clicca semplicemente sull'intestazione della colonna nel foglio per aggiungere il nome della serie.
- Clicca sull'icona di selezione dell'intervallo accanto al campo Valori serie.
- Scegli i dati relativi alla durata del tuo progetto. Assicurati di non effettuare alcuna selezione sull'intestazione o su alcuna cella vuota.
- Fai clic su OK per tornare alla finestra Modifica serie precedente, dove hai già inserito i dati. Ora vedrai che la sezione Seleziona origine dati contiene la data di inizio e la durata nella sezione Voci della legenda (serie).
- Fai clic su OK. Otterrai un grafico a barre come questo👇
Passaggio 4: aggiungi le descrizioni delle attività al grafico Excel
Ora devi aggiungere le attività nel tuo diagramma Gantt in Excel. Ecco come fare:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'area del grafico.
- Clicca su Seleziona dati per aprire nuovamente la finestra Seleziona origine dati.
- Fai clic su Modifica sotto Etichette asse orizzontale (categoria) assicurandoti che la data di inizio sotto Voci legenda (serie) sia selezionata.
- Seleziona le attività del progetto sul tuo foglio di calcolo Excel. Ti inviamo un promemoria per selezionare solo le celle contenenti dati.
- Ora clicca due volte su OK e chiudi le finestre.
A questo punto, dopo aver rimosso il titolo del grafico, il tuo grafico a barre avrà un aspetto simile a questo 👇
Passaggio 5: convertire il grafico a barre di Excel in un diagramma di Gantt di Excel
Il grafico che vedi sopra è ancora il tuo grafico a barre di Excel, non ancora trasformato in un diagramma di Gantt.
Ora, segui questi passaggi finali per ottenere il diagramma di Gantt perfetto:
- Clicca sulla barra blu (data di inizio) del tuo grafico. Una volta selezionate tutte le aree blu, clicca con il tasto destro del mouse per selezionare l'opzione Formato serie dati. Si aprirà la finestra Formato serie dati.
- Vai alla scheda Riempimento e seleziona Nessun colore.
- Vai alla scheda Bordo e seleziona Nessuna linea.
Come puoi vedere, le attività del progetto vengono visualizzate in ordine inverso. Segui questi passaggi per risolvere il problema:
- Clicca sull'area delle attività del tuo grafico (lato sinistro). Si aprirà la finestra Formato asse.
- Seleziona Categorie in ordine inverso nelle Opzioni asse.
- Clicca su Chiudi per salvare automaticamente le modifiche.
A questo punto, il tuo grafico a barre assomiglierà a un diagramma di Gantt. Ecco come appare il nostro grafico a barre trasformato in diagramma di Gantt.
Passaggio 6: personalizza il tuo grafico Gantt in Excel
Uff! Il tuo grafico Gantt è pronto, ma ha bisogno di qualche ritocco per avere un aspetto migliore.
Suggerimenti per modificare lo stile del grafico:
Per prima cosa, rimuovi lo spazio vuoto per avvicinare le barre arancioni alle attività. Da fare: segui questi passaggi:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla prima data di inizio nella tabella, ovvero 04-10-2024.
- Seleziona Formato celle, quindi fai clic su Generale.
- Prendi nota del numero che vedi. Ecco il suo 45569
- Clicca su Annulla, poiché non desideri apportare modifiche alle date.
- Clicca sulle date del grafico Gantt e clicca con il tasto destro del mouse per effettuare una selezione di Formato asse.
- Modifica il valore Minimo nelle Opzioni asse digitando il numero visualizzato nel passaggio precedente: 45569.
Nota: se utilizzi Excel 2010-2013, troverai due opzioni: Automatico e Fisso. Scegli Fisso e poi digita il numero.
- Regola i valori Maggiori e Minori digitando gli intervalli che preferisci. In genere, i numeri più piccoli vengono utilizzati per le sequenze di progetto più brevi. Ad esempio, puoi scegliere 2 o 3 nel valore Maggiore per visualizzare una data sì e una no sul tuo grafico Gantt. Tuttavia, assicurati che il tuo grafico non risulti troppo affollato.
- Regola il valore minore in base alle tue preferenze.
- Modifica lo spazio e la larghezza delle barre per renderle più compatte. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulle barre per aprire la finestra Formato serie dati e apportare le modifiche desiderate.
Suggerimenti per modificare l'aspetto del tuo grafico Gantt in Excel:
- Seleziona le barre blu e fai clic con il pulsante destro del mouse per aprire la finestra Formato serie dati. In Opzioni serie troverai varie impostazioni per modificare l'aspetto delle barre: colore, 3D, preimpostazioni, opzioni di luminosità, trasparenza, dimensioni, ecc.
- Scegli le impostazioni che preferisci per rinnovare rapidamente il tuo grafico Gantt.
Dopo aver formato il grafico, ecco come appare il nostro grafico Gantt finale:
Se utilizzi le opzioni 3D, il tuo grafico avrà questo aspetto👇
L'idea è quella di sperimentare e vedere cosa funziona meglio per te. Quindi, apporta modifiche al tuo grafico e, se non ti piacciono, ripristina le impostazioni precedenti.
Una volta pronto il grafico, puoi modificare le descrizioni delle attività e le date in base alle tue esigenze. Il grafico Gantt in Excel verrà ridimensionato di conseguenza. Tuttavia, le funzionalità standard rimarranno invariate fino a quando non apporterai delle modifiche.
Infine, puoi salvare il grafico come immagine o come modello di grafico di Gantt Excel per un utilizzo futuro.
Per saperne di più: Come creare grafici Gantt in Fogli Google
Modelli di diagrammi Gantt in Excel
Per quanto riguarda i modelli, Microsoft Excel non offre grandi opzioni per i grafici Gantt. Tuttavia, le versioni 2013-2021 includono alcuni modelli di sequenza di progetto.
1. Modello di pianificatore di progetto Gantt
tramite Microsoft
Il modello Project Planner è un semplice modello di diagramma di Gantt in Excel che consente di tenere traccia delle attività di un progetto. Aiuta a monitorare le date di inizio e di fine delle attività e la loro percentuale di completamento.
Questo modello non richiede alcuna curva di apprendimento. È sufficiente inserire i dati e iniziare a utilizzarlo.
2. Modello di grafico di Gantt per il monitoraggio agile
tramite Microsoft
Puoi trovare questo modello di progetto di diagramma di Gantt in Excel nella sezione File > Altri modelli > Grafici. Ti consente di creare una sequenza visiva per i progetti e di effettuare il monitoraggio degli assegnatari delle attività e delle attività cardine per ciascuna attività.
Inoltre, puoi effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto nella colonna delle percentuali.
3. Modello di grafico di Gantt per il monitoraggio delle date
tramite Microsoft
Questo modello di diagramma di Gantt per il monitoraggio delle date è leggermente più completo rispetto agli altri due. Include tre schede: attività cardine, attività e diagramma di Gantt.
Il modello include anche una scheda con le istruzioni per i principianti. Per utilizzare questo modello, è sufficiente inserire le attività del progetto con le date di inizio e fine e le attività cardine delle attività con le date per creare automaticamente il grafico Gantt.
Limiti della creazione di un diagramma Gantt in Excel
Non importa quanti modelli di diagrammi di Gantt Excel provi, i risultati finali non saranno soddisfacenti come quelli ottenuti con altri strumenti di project management. Perché? Perché Excel presenta alcune limitazioni intrinseche che influiscono sul modo in cui si lavora con i diagrammi di Gantt.
Ecco alcune limitazioni relative alla creazione di un diagramma Gantt in Excel:
- Automazione limitata: Excel limita i passaggi che è possibile automatizzare in un diagramma di Gantt. Le tabelle di progetto sono statiche e devono essere create da zero inserendo manualmente i dati. Ciò rende Excel un programma che richiede molto tempo.
- Visualizzazione dei dati inefficiente: con Excel, il tuo team di progetto non può visualizzare a colpo d'occhio le attività interconnesse. Deve mappare manualmente le dipendenze. Inoltre, se la data di fine di un'attività specifica viene posticipata, i membri del team devono aggiornare manualmente tutte le attività dipendenti. Ciò aumenta il rischio di errori e rende lo strumento inefficiente per la gestione dei tempi di progetto.
- Nessuna scalabilità: gestire progetti di grandi dimensioni in Excel può essere difficile. Questo perché, con l'aumentare dei dati e delle risorse, lo strumento diventa lento. Inoltre, potrebbe bloccarsi se ci sono troppe operazioni in corso contemporaneamente.
- Mancanza di collaborazione in tempo reale: con Excel, i membri del team non possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Ogni volta che apporti una modifica al diagramma Gantt, devi effettuare la condivisione del file con il tuo team tramite email o altre piattaforme di comunicazione. Ciò rende l'intero processo confuso, causando comunicazioni errate e ritardi nelle attività.
- Funzionalità di base: Excel non offre funzionalità avanzate per semplificare il project management. Non si integra con altri strumenti, non invia notifiche per le scadenze imminenti e offre possibilità di personalizzazione limitate. Inoltre, per sfruttare al meglio le funzionalità di Excel è necessario un certo periodo di apprendimento.
Crea grafici Gantt con ClickUp
Come abbiamo visto, Excel non è lo strumento migliore per lavorare con i diagrammi di Gantt. Ecco perché hai bisogno di uno strumento di project management efficiente come ClickUp.
ClickUp è uno strumento di project management all-in-one che funge anche da software gratuito per la creazione di diagrammi di Gantt. Rende la gestione delle tempistiche e delle risorse estremamente semplice.
La vista Diagramma di Gantt di ClickUp ti consente di visualizzare i flussi di lavoro e le tempistiche dei progetti. Puoi visualizzare attività, attività secondarie, cartelle, elenchi e spazi. A differenza dei grafici di Excel, ClickUp ti consente anche di gestire automaticamente le dipendenze. Puoi eliminare gli ostacoli collegando le attività collegate e riprogrammando le catene di attività.
👉 Per ottenere ulteriori informazioni sui diagrammi di Gantt di ClickUp, guarda la nostra analisi dettagliata della vista Gantt di ClickUp in questo breve video!
I grafici Gantt di ClickUp, facili da creare con il drag-and-drop, monitorano i progressi in tempo reale. Puoi tenere traccia delle sequenze e garantire consegne puntuali grazie agli avvisi automatici e all'identificazione dei percorsi critici e del margine di flessibilità.
Non ci credi? Scopri tu stesso come ClickUp funziona meglio di Excel per i diagrammi Gantt:
Ma non è tutto: ClickUp semplifica il tuo lavoro con i modelli di diagrammi di Gantt. Questi modelli ricchi di funzionalità possono essere personalizzati per adattarsi a diversi progetti, dall'edilizia e il project management ai settori del marketing, della pianificazione degli eventi, dell'inserimento dei dipendenti e altro ancora.
Ecco tre modelli gratuiti di diagrammi di Gantt di ClickUp per aiutarti a pianificare le tempistiche dei tuoi progetti.
Modello Gantt semplice ClickUp
Il modello ClickUp Simple Gantt ti offre una visione d'insieme del progetto. Ti consente di visualizzare le sequenze e le dipendenze e di identificare potenziali ostacoli prima che interferiscano con il tuo flusso di lavoro.
Inoltre, il modello ti consente di visualizzare le sequenze settimanali, mensili e persino annuali dei tuoi progetti, rendendolo ideale per i progetti a lungo termine.
Modello di sequenza Gantt ClickUp
La pianificazione e il monitoraggio dei progetti non sono mai stati così semplici. Con il modello di sequenza di Gantt di ClickUp, non solo puoi visualizzare le tempistiche, ma anche collaborare in modo efficiente con i team. Questo modello gratuito di diagramma di Gantt ti aiuta a:
- Crea attività di progetto con barre di sequenza che si aggiornano automaticamente
- Organizza le attività e modifica le relative sequenze
- Tieni traccia della pianificazione del progetto a colpo d'occhio con stati contrassegnati da colori diversi.
- Identifica e pianifica le risorse
- Monitorare lo stato di avanzamento effettivo rispetto a quello pianificato del progetto
- Riduci il rischio di ritardi
💡Suggerimento professionale: prima di creare le attività di progetto utilizzando questo modello, utilizza ClickUp Docs per creare un elenco delle attività e dei principali stakeholder e acquisire i dettagli del progetto.
Modello di diagramma Gantt per roadmap IT
Se sei un professionista IT che utilizza Excel per il project management, questo modello fa al caso tuo. Il modello di diagramma Gantt ClickUp IT Roadmap è lo strumento perfetto per semplificare i processi di sviluppo software.
Questo modello ti aiuta a creare una tabella di marcia che delinea attività, sequenze e risorse. Ti consente di monitorare i progressi del tuo team verso gli obiettivi del progetto. Inoltre, include KPI per facilitare la valutazione delle prestazioni.
👉Vuoi ricevere ulteriori informazioni sull'utilizzo di questi modelli per diversi tipi di progetti? Leggi 20 esempi di diagrammi di Gantt per il project management.
Ottieni un quadro completo dei tuoi progetti con ClickUp
Puoi usare i diagrammi di Gantt di Microsoft Excel per progetti individuali o di piccole dimensioni con dati limitati. Ma quando si tratta di gestire progetti più grandi, i diagrammi di Gantt di Excel non sono sufficienti. Mancano di funzionalità importanti come la collaborazione in tempo reale, la personalizzazione e l'automazione. Di conseguenza, non garantiscono una gestione e una consegna dei progetti senza intoppi.
D'altra parte, la piattaforma flessibile di project management ClickUp ti consente di creare diagrammi di Gantt personalizzati acquisendo dati, visualizzando attività, effettuando il monitoraggio delle tempistiche, gestendo le risorse, identificando i percorsi critici e molto altro ancora.
Inoltre, puoi anche utilizzare i modelli di ClickUp e altre funzionalità/funzioni come documenti, dashboard e automazioni per gestire i progetti e creare un diagramma di Gantt efficace.
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