Come fare una tabella di marcia in Excel (con modelli)

Il tempo di produttività di un dipendente medio è di appena 2 ore e 53 minuti al giorno!

Quindi, se state cercando un modo efficace e personalizzabile per organizzare i vostri impegni e massimizzare la produttività nel tempo che avete a disposizione, Microsoft Excel può aiutarvi!

I fogli di calcolo di Excel, grazie alle loro versatili capacità, sono uno strumento potente per creare programmi personalizzati. In questo post esploreremo l'arte di creare una tabella di marcia in Excel, completata da istruzioni passo passo e modelli da scaricare per semplificare il processo. 🎯

Come creare una tabella di marcia in Excel

Che siate professionisti o persone che desiderano semplificare il proprio lavoro quotidiano, questa guida con passaggi vi aiuterà a costruire una tabella di marcia personalizzata basato su modelli in Microsoft Excel.

Dall'impostazione dei blocchi temporali di base all'aggiunta di dettagli come scadenze e priorità, potete creare una rappresentazione visiva dei vostri piani che vi aiuti a rimanere organizzati e produttivi.

Passaggio 1: scaricare un modello

Siete pronti a imparare a creare un programma in Excel? Ecco come iniziare:

• Scaricate il semplice modellomodello di programma settimanale dal menu "Altri modelli" di Microsoft Excel

via Microsoft Excel

• Fare clic su "Crea" e il modello si aprirà in Microsoft Excel
• Se viene visualizzato il banner "Visualizzazione protetta", fare clic su "Abilita modifica" In questo modo è possibile apportare modifiche e aggiungere le proprie informazioni

Passaggio 2: inserire le date e l'ora

Ora riempiamo gli spazi vuoti:

• Data di inizio della settimana: Inserire la data della domenica che dà il via alla settimana (qualcosa come 09/01/24)

• Ora di inizio del programma: Digitare l'ora in cui si desidera iniziare la giornata (ad esempio le 9:00). Se è nel pomeriggio, basta aggiungere 'PM' dopo l'ora (ad esempio le 14:00)

Passaggio 3: personalizzare i dettagli dell'evento

Una parte importante dell'apprendimento di come creare un programma in Excel è l'organizzazione efficace degli eventi:

• Posizionare la prima cella selezionata per la fascia oraria di inizio
• Fare clic sulla cella e digitare l'orario da fare
• Ripetere l'operazione per tutti gli eventi della settimana

Ecco alcuni consigli utili:

• Eventi lunghi? Fare clic sulla cella dell'ora di inizio, afferrare il quadratino verde nell'angolo in basso a destra e trascinarlo verso il basso per coprire l'intero tempo. Quindi, fare clic su 'Unisci e centra' per dare un aspetto ordinato

• Volete copiare un evento? Basta fare clic sulla cella che si desidera copiare, premere Ctrl+C, quindi fare clic sul punto in cui si desidera copiare il testo e premere Ctrl+V

• Microsoft Excel non salva automaticamente le modifiche. Premete File > Salva o usate le chiavi di scorciatoia: Ctrl+S (PC) o Comando+S (Mac)

Passaggio 4: formattare il modello

Regolare il layout delle pagine e formattare il modello per rendere il programma più leggibile. Passare alla scheda "Page Layout" per modificare i margini, l'orientamento e le dimensioni della carta.

• Aggiungere colori: fare clic con il tasto destro del mouse su una cella, scegliere "Formatta celle", andare alla scheda "Riempimento" e scegliere un colore. È possibile dare un codice colore a eventi, orari o persino ai giorni della settimana!
• Rendi i bordi più spessi: fai clic con il pulsante destro del mouse su una cella, scegli 'Formatta celle', vai alla scheda 'Bordo' e seleziona un colore e uno stile di linea più spessi

Per aggiornamenti simultanei, tenere premuto Ctrl per scegliere più celle selezionate e applicare le modifiche contemporaneamente.

💡Pro Tip: Tenere premuto Ctrl (o Selezione+Opzione su Mac) per selezionare più celle contemporaneamente per apportare modifiche simultanee.

Ed ecco fatto! Il vostro programma settimanale personalizzato in Excel. Con un po' di colore e di formattazione, sarà più facile da leggere e da usare. 🗓️

Modelli di programma Excel

Per iniziare subito, ecco alcuni modelli di programma Excel che potete provare:

1. Modello di pianificazione degli orari settimanali di Microsoft 365

Organizzate la vostra settimana con questo modello personalizzabile Modello di pianificazione dell'agenda settimanale di Microsoft 365 e impostare un intervallo di tempo efficiente per le attività. Progettato in Excel, questo modello combina un calendario e un elenco di cose da fare per una pianificazione efficiente.

via Microsoft 365 È possibile personalizzare facilmente il modello con diversi testi, immagini e opzioni di formattazione. Migliorate la vostra agenda con immagini, foto, grafici e font.

Rendete la vostra agenda più dinamica con animazioni, transizioni o video. Condividete i vostri piani con gli altri in modo facile e veloce.

📌 Esempio: Un project manager potrebbe usare questo modello per fissare obiettivi settimanali e delegare attività, assicurando uno stato regolare e il completamento tempestivo del progetto.

I professionisti possono usare questo modello per:

• Definire obiettivi e attività settimanali per rimanere organizzati e produttivi
• Assegnare le attività ai membri del team in base al loro carico di lavoro e alle loro priorità
• Monitorare lo stato di avanzamento delle attività e identificare ogni potenziale problema
• Mantenere il controllo delle scadenze e garantire che il progetto sia completato in tempo

2. Modello di pianificazione dei turni dei dipendenti di Microsoft 365 Modello di programma dei turni dei dipendenti di Microsoft 365 offre una soluzione completa per la gestione degli orari dei dipendenti.

via Microsoft 365 Fornisce una panoramica settimanale Calendario basato su Excel dal lunedì alla domenica, calcolando automaticamente il totale delle ore lavorate dai dipendenti. Il modello è altamente personalizzabile e consente di aggiungere o rimuovere facilmente i dipendenti, regolare gli orari dei turni e modificare il layout.

Per migliorare l'aspetto visivo e il coinvolgimento, è possibile personalizzare il modello con varie immagini, font e grafici. Inoltre, è possibile incorporare animazioni, transizioni o video per creare una presentazione dinamica e coinvolgente.

Una volta completata la pianificazione, è possibile condividerla rapidamente con il team o pubblicarla online per un facile accesso.

📌 Esempio: I professionisti delle risorse umane possono utilizzare questo strumento per assegnare i turni e monitorare le ore dei dipendenti, evitando di sovra o sottoutilizzare il personale.

È anche possibile:

• Assegnare i membri del team alle attività in base alla loro disponibilità e competenza
• Assicurarsi che i membri del team non siano sovraccarichi o sottoutilizzati
• Monitorare le ore di lavoro dei membri del team e calcolare i costi della manodopera
• Identificare le aree in cui è possibile ottimizzare le risorse e ridurre gli sprechi

3. Modello di pianificazione giornaliera di Microsoft 365

Il Modello di programma giornaliero di Microsoft 365 rende la gestione del tempo una passeggiata. Permette di creare il programma di lavoro per l'intera settimana. Inoltre, questo modello di facile utilizzo consente di impostare intervalli di tempo e di assegnare priorità alle attività quotidiane senza problemi.

via Microsoft 365 Il modello consente di iniziare la giornata in qualsiasi momento e di impostare gli intervalli di tempo in base alle proprie impostazioni. È sufficiente scaricare il modello, inviarlo al telefono o al tablet e prendere in mano il piano giornaliero.

Questo modello è facile da usare e completamente personalizzabile. È possibile modificare facilmente testi, immagini e altro ancora. Esplorate migliaia di foto, grafici e font per aggiungere il vostro tocco personale.

Esempio: I professionisti più impegnati possono pianificare riunioni, dare priorità alle attività e monitorare lo stato quotidiano.

Rendete tutto efficiente e visivamente attraente con animazioni, transizioni o video. Se vi affidate a Excel per il project management è possibile utilizzarlo per:

• Organizzare le attività quotidiane e stabilire le priorità delle attività
• Assegnare attività ai membri del team in base alla loro disponibilità e alle loro priorità
• Monitorare lo stato delle attività nel corso della giornata
• Tenere sotto controllo le scadenze e assicurarsi che le attività siano completate in tempo

/Riferimenti/ https://create.microsoft.com/en-us/template/daily-schedule-792c56ff-5931-4f2e-bbd3-a00d737f9b57 Scarica questo modello /%href/

4. Gantt Project Planner di Microsoft 365

Microsoft 365 Modello di pianificazione del progetto Gantt è stato progettato sul modello del popolare grafico di Gantt ed è uno strumento utile per la gestione dei progetti.

via Microsoft 365 Rappresenta visivamente la sequenza temporale di un progetto, mostrando le date di inizio, la durata e lo stato attuale di ogni attività. È possibile condividere questo modello con il team per tenere tutti informati e responsabili.

📌 Esempio: Un team di marketing potrebbe delineare le attività per il lancio di un prodotto, tenendo tutti informati sulle scadenze e sullo stato di avanzamento.

Che il progetto sia grande o piccolo, a breve o a lungo termine, questo modello può essere facilmente personalizzato per adattarsi alle vostre esigenze. È possibile:

• Delineare le attività, fissare le scadenze e determinare le dipendenze
• Monitorare lo stato delle attività, identificare i ritardi e riassegnare le risorse
• Condividere con il team, facilitare le riunioni e rispondere alle preoccupazioni
• Allocare le risorse, ottimizzarne l'utilizzo ed evitare la sovrallocazione
• Rivedere la Sequenza nel modello Excel, identificare i rischi e mantenere la flessibilità

Leggi anche: Come creare una Sequenza di progetti in Excel (con modelli!)

5. Calendario dei turni di lavoro di Microsoft 365

Organizzate e gestite gli orari dei vostri dipendenti con il calendario dei turni di lavoro di Microsoft 365 Modello di calendario dei turni di lavoro da Microsoft 365.

via Microsoft 365 È possibile creare pianificazioni per un massimo di tre lavori all'anno e vedere facilmente i giorni di lavoro dei dipendenti grazie ai codici colore.

Esempio: I responsabili delle operazioni possono usarlo per organizzare i turni e monitorare eventuali istanze di straordinari o sottoutilizzo.

È anche possibile condividere facilmente la pianificazione con altri. Questo modello consente anche di:

• Visualizzare e pianificare i turni grazie ai giorni con codice colore e al layout chiaro
• Gestire gli orari dei dipendenti inserendo le informazioni sui dipendenti e i loro turni assegnati
• Monitorare lo stato di avanzamento dei progetti collegando turni specifici ad attività di progetto
• Identificare le istanze di straordinario o sottoutilizzo. Queste informazioni possono essere utilizzate per apportare modifiche alla pianificazione o al carico di lavoro
• Creazione rapida ed efficiente dei programmi dei turni, con conseguente risparmio di tempo e lavoro richiesto

Leggi anche: 25 trucchi e hack di Excel per aumentare la produttività nel 2024

Limiti della creazione di una pianificazione in Excel

Sebbene Microsoft Excel sia un programma versatile, strumento gratuito per la creazione di orari ha alcuni limiti. Come molte altre applicazioni di Microsoft Office, soffre di:

• Complessità: Diventa complicato da gestire per pianificazioni complesse con dipendenze multiple, vincoli e variabili, richiedendo input e calcoli manuali che richiedono tempo e sono soggetti a errori
• Mancanza di funzionalità/funzione specializzate: Non offre strumenti specializzati come il tracciamento degli obiettivi, la gestione delle attività o il monitoraggio del tempo, limitando l'efficacia per progetti più grandi o intricati
• Limitata collaborazione: Manca di funzionalità/funzione integrate come aggiornamenti in tempo reale, controllo delle versioni o assegnazione di attività, il che lo rende meno efficiente per progetti di team
• **Integrità dei dati: può essere compromessa se il piano non viene mantenuto e aggiornato regolarmente, con conseguenti imprecisioni nella pianificazione e nell'esecuzione
• Scalabilità limitata: Fatica a gestire in modo efficiente l'aumento del carico di lavoro al crescere delle dimensioni e della complessità del progetto, risultando in problemi di prestazioni e difficoltà nella gestione di grandi quantità di dati

Non c'è da meravigliarsi che molti utenti cerchino alternative a Excel per la pianificazione, come Google Calendar e altri. In realtà, abbiamo un'opzione che è molto più avanzata della concorrenza: continuate a leggere.

Iniziare a programmare le attività di ClickUp

A differenza di Excel, che è ottimo per i numeri ma non ha la profondità necessaria per progetti complessi, ClickUp , un versatile strumento di project management, è costruito appositamente per affrontare facilmente attività, dipendenze e sottoattività.

È un'area di lavoro visiva che può funzionare come software di pianificazione. Con esso è possibile trascinare e rilasciare rapidamente le attività, impostare le date di scadenza, assegnare i membri del team, migliorare la comunicazione e la collaborazione e gestire facilmente i progetti.

Inoltre, gli strumenti di monitoraggio del tempo e di reportistica integrati in ClickUp consentono di visualizzare in modo cristallino lo stato di avanzamento del progetto. E con funzionalità/funzione quali commenti, notifiche e condivisione di file, la collaborazione è più facile che mai. Dayana Mileva , Account Director di Pontica Solutions, ha commentato così ClickUp:

Questo blocco contiene contenuti inaspettati o non validi.

Tentativo di recupero del blocco

_Le menti innovative all'interno della nostra organizzazione si sforzano sempre di essere migliori e cercano costantemente modi per risparmiare un altro minuto o un'altra ora, o a volte anche un'intera giornata. ClickUp ci ha risolto molti problemi che, ripensandoci, cercavamo di gestire con strumenti poco scalabili come tabelle di Excel e documenti di Tabella" Dayana Mileva , Account Director di Pontica Solutions

Esploriamo alcune delle offerte chiave di ClickUp che possono migliorare significativamente il vostro processo di pianificazione delle attività:

1. ClickUp Calendario visualizzato

Il Visualizzazione del calendario di ClickUp rappresenta visivamente le attività, i progetti e le scadenze. È uno strumento utile per rimanere organizzati e assicurarsi di non perdere eventi importanti.

Visualizzate il flusso di lavoro delle vostre attività in modo chiaro con ClickUp Calendar View

È possibile visualizzare in modo personalizzato le attività di progetti, elenchi o cartelle specifiche.

Non solo: è possibile filtrare le attività in base alle date di scadenza, alle priorità o ad altri criteri. In questo modo è possibile concentrarsi sulle attività più urgenti o importanti in un determinato momento.

📌 Esempio: Un coordinatore marketing pianifica e tiene traccia delle campagne sui social media, utilizzando i codici colore per differenziare i tipi di post e regolando le sequenze temporali con la funzionalità di trascinamento e rilascio, se necessario.

Questa funzionalità/funzione ha anche:

• Funzione drag-and-drop: Riorganizza facilmente le attività e regola le scadenze semplicemente trascinandole sul calendario
• Codice colore: Assegnazione di colori diversi alle attività in base alla priorità, al progetto o allo stato per una rapida identificazione
• Tracciamento del tempo: Integrazione del monitoraggio del tempo con il calendario per monitorare con precisione la durata e lo stato delle attività
• Eventi ricorrenti: Creare attività ricorrenti o eventi per attività che si ripetono regolarmente, come standup giornalieri o riunioni settimanali del team, e ricevere notifiche automatiche per queste attività
• Gestione del fuso orario: Gestione delle attività e delle scadenze in diversi fusi orari per collaborare efficacemente con team globali
• Condivisione del calendario: Condividere il calendario con i membri del team o con i client per migliorare la visibilità e il coordinamento
• Visualizzazioni personalizzate: Creazione di visualizzazioni personalizzate del calendario, come la vista settimana, la vista mese o la vista Gantt, per soddisfare le vostre preferenze ed esigenze specifiche

2. Attività di ClickUp Le attività di ClickUp è la funzionalità/funzione centrale del software. Ogni attività rappresenta un'azione specifica che deve essere completata.

Tenere il passo con tutte le attività di ClickUp Tasks

È possibile assegnare attività ai membri del team, impostare date di scadenza, aggiungere allegati e commenti. Le attività possono essere organizzate in elenchi, cartelle e progetti.

Questa struttura gerarchica consente di creare un flusso di lavoro chiaro e organizzato per il vostro team.

📌 Esempio: Il responsabile di un team di sviluppo software crea attività per ogni fase dello sprint, le assegna e utilizza attività secondarie e liste di controllo per un monitoraggio dettagliato, con commenti che consentono una comunicazione continua con il team.

ClickUp Tasks può aiutarvi anche con:

• Informazioni dettagliate sulle attività: Creare attività con dettagli completi, tra cui date di scadenza, membri del team assegnati, livelli di priorità e campi personalizzati
• **Suddivisione di attività complesse in attività secondarie più piccole e gestibili per migliorare l'organizzazione e la concentrazione
• Lista di controllo: Creare liste di controllo all'interno delle attività per garantire che tutti i passaggi necessari siano completati
• Commenti: Collaborare con i membri del team aggiungendo commenti, allegati e file di testoClickUp @menzioni alle attività
• Dipendenze: Definire le dipendenze tra le attività per garantire che vengano completate nell'ordine corretto
• Automazione delle attività: Automazione di attività o flussi di lavoro ripetitivi usandoAutomazioni di ClickUp regole
• **Visualizzazione dell'età delle attività per identificare quelle scadute o invecchiate che richiedono attenzione

3. Modello di agenda giornaliera ClickUp

Il Modello di agenda giornaliera ClickUp è un modello pre-progettato da utilizzare per pianificare la giornata. Il modello include sezioni per gli obiettivi giornalieri, le priorità, le attività e le note.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-167.png Modello di pianificatore giornaliero ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-129056450&department=personal-use Scaricare questo modello /$$$cta/

Utilizzando questo modello, potete creare un piano strutturato per la vostra giornata e assicurarvi di concentrarvi sulle attività più importanti.

📌 Esempio: Un grafico freelance delinea gli obiettivi giornalieri, stabilisce le priorità dei progetti dei clienti e blocca il tempo per le attività, assicurando il rispetto delle scadenze e integrando il monitoraggio del tempo per le ore fatturabili.

Questo modello presenta anche le seguenti funzionalità/funzione:

• Personalizzazione: Personalizzazione del modello per includere sezioni, attività e blocchi di tempo specifici
• Blocco del tempo: Assegnazione di blocchi di tempo specifici per diverse attività o compiti per migliorare la produttività e la concentrazione
• Obiettivi giornalieri: Impostare obiettivi giornalieri e monitorare lo stato per rimanere motivati e responsabili
• Priorità delle attività: Definire le priorità delle attività all'interno dei modelli di pianificazione giornaliera utilizzando tecniche come la matrice di Eisenhower o il metodo ABCDE
• Integrazione del monitoraggio del tempo: Integrazione del monitoraggio del tempo direttamente nei modelli di agenda giornaliera per monitorare accuratamente l'utilizzo del tempo
• Monitoraggio dei progressi: Tracciate lo stato di avanzamento degli obiettivi giornalieri e modificate il vostro programma in base alle necessità
• **Integrare le sezioni per prendere appunti nei modelli di agenda giornaliera per catturare pensieri, idee o elementi d'azione importanti

4. ClickUp Brain ClickUp Brain l'assistente IA di ClickUp offre un ampio intervallo di funzionalità che possono semplificare e migliorare vari aspetti del vostro lavoro.

Automazioni per la pianificazione e la gestione delle attività con ClickUp Brain

Ha tre funzionalità/funzione-AI Knowledge Manager, AI Project Manager, e AI Writer for Work-che possono generare riepiloghi di documenti lunghi, creare attività da note di riunioni, redigere email e post di blog e persino riepilogare/riassumere le attività.

📌 Esempio: Un project manager utilizza ClickUp Brain per generare riepiloghi di attività dalle note delle riunioni, ottimizzare la pianificazione dei compiti e identificare potenziali conflitti, migliorando l'efficienza del flusso di lavoro.

ClickUp Brain vi aiuta anche con:

• Suggerimenti intelligenti: Sfrutta i suggerimenti dell'IA per ottimizzare la pianificazione delle attività, identificare potenziali conflitti e consigliare flussi di lavoro efficienti
• Creazione automatizzata di attività: Generazione automatica di attività in base a criteri specifici, come il contenuto delle email o le note delle riunioni
• Prioritizzazione intelligente: Prioritizzazione delle attività in base a fattori quali l'urgenza, l'importanza e le dipendenze
• Raccomandazioni intelligenti per le attività: Ricevere raccomandazioni basate sull'IA per l'assegnazione delle attività, le date di scadenza e le dipendenze, in base ai dati del progetto e alle prestazioni storiche
• Analisi predittiva: Sfrutta l'analisi predittiva per prevedere i tempi di completamento delle attività, identificare potenziali colli di bottiglia e regolare in modo proattivo le pianificazioni
• Integrazione con altri strumenti: Integrazione di ClickUp Brain con altri strumenti e piattaforme, come email e calendario, per facilitare i livelli di produttività e ridurre il lavoro manuale

Pianificare le attività in modo efficiente con ClickUp

Sebbene Excel sia uno strumento familiare, la mancanza di funzionalità/funzione specializzate e di capacità collaborative può ostacolare la produttività e l'efficienza.

Se cercate una soluzione più robusta, prendete in considerazione le piattaforme di project management come ClickUp, una delle piattaforme di project management più efficienti migliori app di programmazione che offre una suite completa di funzionalità, tra cui il monitoraggio del tempo, l'allocazione delle risorse e la collaborazione tra team.

L'adozione di una soluzione di project management dedicata consente di migliorare la produttività, semplificare il flusso di lavoro e raggiungere gli obiettivi in modo più efficace.

Il futuro della pianificazione delle attività va oltre i confini di Excel. Iscrivetevi a ClickUp oggi stesso! 🚀