Come creare un elenco di cose da fare in Excel (con modelli)
Microsoft Excel

Come creare un elenco di cose da fare in Excel (con modelli)

La mente umana è una cosa potente.

Ma a volte può improvvisamente spegnersi!

Come quando ci si dimentica di annotare i prodotti della spesa che mancano nella dispensa o le modifiche al progetto che il cliente vuole apportare entro la fine della giornata.

Sebbene il nostro cervello sia in grado di fare molto, a volte affidarsi alla memoria non è sempre il modo migliore per tenere traccia dei nostri compiti.

Ecco perché una lista di cose da fare in Excel può essere utile.

Vi aiuta a suddividere i vostri compiti in diverse sezioni su un unico foglio di calcolo, che potete visualizzare in qualsiasi momento.

In questo articolo illustreremo i sei passaggi per creare un elenco di cose da fare in Excel e parleremo anche di un'alternativa migliore, in grado di gestire requisiti più complessi in modo più semplice.

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Che cos'è un elenco di cose da fare in Excel?

Un elenco di cose da fare in Microsoft Excel aiuta a organizzare le attività più importanti in forma tabellare. È dotato di righe e colonne per aggiungere un nuovo compito, date e altre note specifiche.

In pratica, vi permette di riunire tutti i vostri impegni in un unico foglio di lavoro.

Sia che stiate preparando una lista di controllo per il trasloco o un elenco di attività per un progetto, un elenco di cose da fare in Excel può semplificare il vostro processo di lavoro e archiviare tutte le informazioni.

Anche se esistono altre potenti applicazioni per la creazione di elenchi di cose da fare, le persone usano Excel perché:

  • Fa parte del sistema diMicrosoft Office Suite che le persone conoscono bene
  • Offre potenti regole di formattazione condizionale e convalida dei dati per analisi e calcoli
  • Include una serie di strumenti di reporting comematricigrafici e tabelle pivot, rendendo più facile la personalizzazione dei dati

In effetti, è possibile creare elenchi di cose da fare in Excel per un'ampia gamma di attività, compresa la gestione dei progetti, l'inserimento dei clienti itinerario di viaggio, inventario e gestione degli eventi .

Senza ulteriori indugi, scopriamo come creare un elenco di cose da fare in Excel.

6 semplici passi per creare un elenco di cose da fare in Excel

Ecco una semplice guida passo passo su come creare un elenco di cose da fare in Excel.

Passo 1: aprire un nuovo file Excel

Per aprire un nuovo file, cliccate sull'applicazione Excel e vi troverete nella pagina Home di Excel. Fate doppio clic su Libro di lavoro vuoto per aprire un nuovo foglio di lavoro Excel.

Modello di cartella di lavoro vuota in Excel

Se siete già in un foglio di Excel e volete aprire un nuovo file:

  • Fate clic sulla scheda File, che vi porterà alla vista backstage. Qui è possibile creare, salvare, aprire, stampare e condividere documenti
  • Selezionare Nuovo, quindi fare clic su Cartella di lavoro vuota

Aprire una cartella di lavoro vuota in Excel

Volete un percorso ancora più veloce?

Premete Ctrl+N dopo aver aperto Excel per creare una cartella di lavoro vuota.

La nuova cartella di lavoro è ora pronta per voi.

Fase 2: Aggiungere le intestazioni di colonna

Nel nostro elenco di cose da fare di Excel, vogliamo tenere traccia delle attività e tenere d'occhio i progressi aggiungendo le intestazioni di colonna: Data, Nome attività, Obiettivo, Stato e Commenti. È possibile inserire le intestazioni di colonna sulla riga superiore del foglio di calcolo.

Aggiungere intestazioni di colonna in una cartella di lavoro Excel

Le intestazioni di colonna consentono a chiunque visualizzi il foglio di lavoro di avere un quadro generale di tutte le informazioni contenute.

Fase 3: Inserire i dettagli dell'attività

Inserite i dettagli dell'attività sotto ogni intestazione di colonna per organizzare le informazioni nel modo desiderato.

Nella tabella dell'elenco delle cose da fare, abbiamo raccolto tutte le informazioni rilevanti che vogliamo tenere sotto controllo:

  • Data: menziona le date specifiche
  • Nome attività: contiene il nome delle nostre attività
  • Obiettivo: il numero di attività che intendiamo completare
  • Status: riflette il progresso del nostro lavoro

Come compilare la cartella di lavoro di Excel

È inoltre possibile correggere l'allineamento della tabella selezionando le celle desiderate e facendo clic sull'icona per l'allineamento al centro dalla scheda Home.

Allineare il testo in una cartella di lavoro Excel

Passo 4: Applicare i filtri

Troppi impegni?

Utilizzate l'opzione Filtro di Excel per recuperare i dati che corrispondono a criteri particolari.

È sufficiente selezionare una cella qualsiasi all'interno dell'intervallo dei dati (A1-E11) > Selezionare Dati > quindi selezionare Filtro.

Nell'intestazione di ogni colonna appariranno degli elenchi a discesa, come mostrato nell'immagine seguente.

Opzioni a discesa per le colonne della cartella di lavoro in Excel

Fare clic sulla freccia a discesa della colonna a cui si desidera applicare un filtro.

Filtrare le colonne in Excel

Come mostrato nella tabella dell'elenco di cose da fare, vogliamo applicare il filtro alla colonnaStatus, quindi abbiamo selezionato l'intervallo di celle D1-D11.

Colonne filtrate e ordinate in Excel

Quindi, nel menu Filtro che appare, è possibile deselezionare le caselle accanto ai dati che non si desidera visualizzare e fare clic su OK. È anche possibile deselezionare rapidamente tutte le caselle facendo clic su Seleziona tutto

Filtro per ciò che si desidera visualizzare in Excel

Nel nostro elenco di attività, vogliamo visualizzare solo le attività Aperte, quindi applichiamo il filtro per questi dati.

Filtro per le attività aperte in Excel

Dopo aver salvato questo file Excel, il filtro sarà presente automaticamente alla successiva apertura del file.

Fase 5: Ordinamento dei dati

È possibile utilizzare l'opzione Ordinamento di Excel per visualizzare e comprendere meglio i dati.

Vogliamo ordinare i dati nella colonna Obiettivo, quindi selezioneremo l'intervallo di celle C1-C11\ . Fare clic sulla scheda Dati e selezionare Ordina

Apparirà una finestra di dialogo Avviso di ordinamento che chiederà se si desideraEspandere la selezione_o_Continuare con la selezione corrente. Si può scegliere quest'ultima opzione e fare clic su Ordinamento.

Avviso di ordinamento in Excel

Si aprirà la finestra di dialogo Ordinamento in cui è necessario inserire i valori:

  • La colonna che si desidera ordinare in base a
  • i valori delle celle su cui si desidera effettuare l'ordinamento
  • l'ordine in cui si desidera ordinare i dati

Per la nostra tabella, abbiamo scelto la colonna Target e mantenuto l'ordine dal più piccolo al più grande

Ordinare le colonne per valore target in Excel

Fase 6: modificare e personalizzare l'elenco delle cose da fare

È possibile modificare i campi, aggiungere colonne, utilizzare colori e caratteri per personalizzare l'elenco di cose da fare nel modo desiderato.

Come nella nostra tabella, abbiamo evidenziato la colonna Status, in modo che chiunque la visualizzi possa capire rapidamente l'avanzamento delle attività.

Evidenziare le colonne per farle risaltare in Excel

E voilà! ✨

Abbiamo creato un semplice elenco di cose da fare in Excel che vi aiuterà a tenere traccia di tutti i vostri compiti.

Volete risparmiare più tempo?

Create un modello dalla vostra cartella di lavoro esistente per mantenere le stesse opzioni di formattazione che utilizzate di solito per gli elenchi di cose da fare.

Oppure potete utilizzare un qualsiasi modello di Excel di elenco di cose da fare per iniziare immediatamente.

10 Modelli di elenchi di cose da fare in Excel

I modelli possono aiutare a mantenere le cartelle di lavoro coerenti, soprattutto quando sono legate a un particolare progetto o cliente. Per esempio, un elenco Excel giornaliero di un elenco di cose da fare migliora l'efficienza e consente di completare i compiti più rapidamente.

Ecco alcuni modelli di elenco delle cose da fare in Excel che possono aiutare a migliorare l'efficienza e a risparmiare tempo:

1. Modello di elenco delle attività di gestione del progetto in Excel

Modello di elenco di attività di gestione del progetto in Excel

Scarica questo modello di elenco delle attività di gestione del progetto .

2. Excel

elenco dell'inventario modello

Modello di lista d'inventario in Excel

Scarica questi modelli di lista d'inventario .

3. Modello di elenco di azioni in Excel

Modello di elenco di elementi d'azione in Excel

Scaricare questo modello di elenco di voci di azione .

4. Modello di lista delle cose da fare in Excel

Modello di lista delle cose da fare in Excel

Scaricare questo semplice modello di lista delle cose da fare .

5. Modello di lista di controllo per il pagamento delle fatture in Excel

Modello di lista di controllo Excel per il pagamento delle fatture

Scarica questo modello di lista di controllo per il pagamento delle bollette .

6. Modello di lista delle cose da fare per gli incarichi settimanali in Excel

Modello di lista delle cose da fare settimanali in Excel

Scarica questo modello di compito settimanale .

7. Modello di lista delle cose da fare con priorità in Excel

Modello di elenco delle cose da fare con priorità in Excel

Scaricare questo modello di lista delle cose da fare con priorità .

8. Modello di lista delle cose da fare a casa in Excel

Modello di lista dei compiti da fare in Excel

Scarica questo modello di lista delle cose da fare a casa .

9. Modello di lista delle cose da fare in Excel con scadenze

Elenco delle cose da fare in Excel con modello di scadenze

Scaricare questo modello di lista delle cose da fare con scadenze .

10. Modello di elenco di attività di progetto in Excel

Modello di elenco di attività di progetto in Excel

Scarica questo modello di elenco di attività del progetto .

Tuttavia, non sempre è possibile trovare un modello che soddisfi le vostre esigenze specifiche.

Inoltre, la gestione dei dati in Excel è soggetta a errori umani.

Ogni volta che un utente copia e incolla le informazioni da un foglio di calcolo all'altro, aumenta il rischio di nuovi errori nei report successivi.

Prima di passare agli elenchi di cose da fare in Excel, ecco alcune limitazioni da considerare.

3 Svantaggi principali degli elenchi di cose da fare in Excel

Anche se molto utilizzati, i fogli di calcolo Excel non sono sempre l'opzione migliore per creare gli elenchi di cose da fare.

Ecco i tre svantaggi più comuni dell'uso di Excel per gli elenchi di cose da fare:

1. Mancanza di proprietà

Quando più persone lavorano sullo stesso foglio di calcolo, non è possibile sapere chi lo sta modificando.

Potreste finire per ripetere invano un'attività se una persona dimentica di aggiornare la colonna Stato del lavoro negli elenchi di cose da fare condivisi dopo che è stata completata.

Inoltre, le persone possono facilmente modificare i dettagli delle attività, i valori e altre voci negli elenchi di cose da fare (intenzionalmente o meno). Non saprete chi ritenere responsabile dell'errore o della modifica!

2. Modelli poco flessibili

Non tutti i modelli di Excel per le attività da svolgere che si trovano online sono affidabili. Alcuni sono estremamente difficili da manipolare o personalizzare.

Si rischia di passare un'eternità su Internet per trovarne uno che faccia al caso nostro.

3. Lavoro manuale

La creazione di elenchi di cose da fare in Excel comporta una notevole quantità di lavoro manuale.

Potrebbe essere necessario un po' di tempo per compilare gli elenchi di cose da fare e creare un sistema organizzato.

Questo non ci piace, perché tonnellate di strumenti di gestione dei progetti possono farvi risparmiare tempo e fatica creando e gestendo i vostri impegni.

Inoltre, la complessità aumenta con l'aumentare delle dimensioni dei dati contenuti nel file Excel. Naturalmente, si desidera un sostituto per snellire i propri to-dos, per tenerne traccia e ridurre il monotono lavoro manuale.

E onestamente, Excel non è applicazione per gli elenchi di cose da fare .

Per gestire le cose da fare, è necessario uno strumento specifico.

Come ClickUp , uno degli elementi produttività più alta e di gestione dei progetti che vi permette di creare e gestire facilmente i vostri impegni.

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Creare liste di cose da fare senza problemi con ClickUp

ClickUp può aiutarvi a creare elenchi di cose da fare intelligenti per organizzare le vostre attività.

Dall'aggiunta di date di scadenza all'impostazione di priorità, le funzioni complete di ClickUp vi permettono di creare e conquistare tutti i vostri impegni!

Come?

Con una sola parola: Liste di controllo! Le liste di controllo di ClickUp vi offrono l'opportunità perfetta di organizzare le informazioni sulle vostre attività in modo da non perdere nemmeno il più piccolo dei dettagli.

Tutto ciò che dovete fare è cliccare su Aggiungi accanto a Da fare (si trova all'interno di qualsiasi attività di ClickUp), quindi selezionare Lista di controllo. Potete dare un nome alla vostra lista di controllo e iniziare ad aggiungere gli elementi di azione. Facile!

Le liste di controllo in ClickUp

Organizzate facilmente le informazioni sulle attività in modo da non perdere mai un colpo con le liste di controllo di ClickUp

Le liste di controllo di ClickUp forniscono un quadro chiaro delle attività. Oltre ad annotare i dettagli essenziali, è possibile anche suddividere le attività in sotto-attività.

È inoltre possibile organizzare e riorganizzare gli elementi della lista di controllo con la semplice funzione drag-and-drop.

Riorganizzare le liste di controllo ClickUp

Riorganizzare la lista di controllo ClickUp trascinando e rilasciando gli elementi

**Preoccupati che alcuni compiti vengano trascurati?

Con ClickUp, potete aggiungere degli assegnatari ai vostri compiti specifici per portarli a termine.

Assegnare elementi nelle liste di controllo di ClickUp

Gestite gli elementi della vostra Checklist assegnandoli a voi stessi o al team in ClickUp

Consente inoltre di riutilizzare i vostri elementi preferiti **Modelli di liste di controllo per aumentare l'efficienza del vostro lavoro.

Per scegliere un modello:

  • Fare clic su Aggiungi dalla sezione Da fare di qualsiasi attività
  • Fare clic su Elenco di controllo per visualizzare le opzioni disponibili
  • Scegliere un modello e selezionare Usa modello

Modelli di liste di controllo in ClickUp

Utilizzate i modelli di lista di controllo di ClickUp per essere efficienti con le diverse attività ricorrenti

Siete ancora alle prese con Excel? Non c'è problema. Vista tabella di ClickUp può aiutare ad andare avanti.

Ma la nostra vista Tabella non è una semplice matrice di righe e colonne.

È possibile visualizzare i dati in modo chiaro e creare campi personalizzati per registrare quasi tutto, dall'avanzamento delle attività agli allegati dei file e ad altri 15 tipi di campi.

Inoltre, potete facilmente importare i dettagli del vostro progetto in corso in ClickUp con le nostre opzioni di importazione Excel e CSV!

Ma aspettate, non è tutto!

Ecco altre funzioni di ClickUp che vi faranno dimenticare Excel in un istante:

  • Assegnazione di compiti: assegna i compiti a uno o più assegnatari per accelerare il ritmo di lavoro
  • Tag personalizzati: organizzate efficacemente i dettagli delle vostre attività aggiungendo dei tag
  • Dipendenze dei compiti: aiutate i vostri compagni di squadra a capire quali sono i loro compiti da svolgere in relazione ad altri compiti impostandoDipendenze *Compiti ricorrenti: risparmia tempo e fatica razionalizzando i compiti ripetitivi
  • Sincronizzazione del calendario di Google: sincronizzate facilmente gli eventi del vostro calendario di Google con l'applicazioneVista calendario ClickUp. Qualsiasi aggiornamento nel vostro calendario Google si rifletterà automaticamente anche su ClickUp
  • Ricerca intelligente: ricerca facilmente i documenti e altri elementi creati, aggiornati o chiusi di recente
  • Stati personalizzati: indicano lo stato dei vostri compiti, in modo che il team sappia in quale fase del flusso di lavoro si trovano attualmente
  • Blocco note: annota rapidamente le idee con il nostro blocco note digitale portatile
  • Visualizzazione embed: per ridurre l'ingombro dello schermo e aggiungere le app o i siti web accanto alle attività
  • Grafici Gantt: tracciano l'avanzamento del lavoro, gli assegnatari e le dipendenze con una semplice funzionalità di trascinamento e rilascio (guardate questoGuida alle dipendenze in Excel)

Domare gli elenchi di cose da fare con ClickUp

Excel può essere un'opzione decente per pianificare gli impegni quotidiani e semplici elenchi di attività. Tuttavia, quando si lavora con più collaboratori e compiti, Excel potrebbe non essere l'ideale per le vostre esigenze. La collaborazione non è facile, c'è troppo lavoro manuale e non c'è responsabilità del team.

Ecco perché è necessario uno strumento robusto per gestire le attività, tenere traccia delle scadenze, seguire l'avanzamento del lavoro e favorire la collaborazione del team.

Per fortuna ClickUp offre tutto questo e molto di più.

È possibile creare attività da svolgere, impostare promemoria, tenere traccia degli obiettivi e visualizzare rapporti dettagliati. Passate a ClickUp gratuitamente e smettete di sprecare tutta la vostra energia cerebrale con semplici elenchi di cose da fare!