Un dashboard KPI è uno dei più potenti strumenti di visualizzazione dei dati per mostrare i progressi verso gli obiettivi aziendali e le opportunità di crescita strategica. Tuttavia, la creazione di un dashboard in Excel comporta una serie di sfide in termini di produttività e utilizzo. È un'attività che richiede molto tempo!
Nella nostra guida passo passo alla dashboard di Excel abbiamo imparato a creare una dashboard standard partendo da zero. Ora torniamo con alcuni passaggi pratici per passare al livello successivo! Questa guida tratterà i seguenti argomenti:
- Come gestire meglio il tuo tempo durante il processo di creazione della dashboard di Excel
- Quali metriche di alto livello includere nei tuoi dashboard Excel per un pubblico specifico
- Modelli di dashboard Excel gratis per iniziare
- Un'alternativa a Excel per la visualizzazione dei dati su dispositivi mobili
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- Dashboard KPI di Excel: uno strumento potente per visualizzare le metriche chiave, ma la loro creazione e manutenzione può richiedere molto tempo ed essere complessa.
- Definisci lo scopo e il pubblico: chiarisci l'obiettivo del dashboard e determina chi lo utilizzerà per assicurarti che sia in linea con le loro esigenze.
- Raccogli e organizza i dati: raccogli i dati rilevanti e suddividili in schede (dati grezzi, calcoli e dashboard finale) per una struttura e una chiarezza migliori.
- Pulizia dei dati: correggi gli errori, rimuovi i duplicati e pulisci i caratteri non stampabili per garantire l'accuratezza e la coerenza dei dati.
- Scegli i tipi di grafici giusti: seleziona i grafici appropriati (ad esempio, a colonne, a torta, a linee) per rappresentare al meglio ogni KPI e rendere i dati facilmente comprensibili.
- Test con il feedback del team: effettua la condivisione della dashboard con i membri del team per ottenere feedback, garantire la chiarezza e identificare eventuali informazioni mancanti o confuse.
- Limiti di Excel: i dashboard di Excel richiedono aggiornamenti manuali, contengono dati statici e non dispongono di solide funzionalità di collaborazione o integrazione, il che li rende meno efficienti per l'uso in team.
4 passaggi per creare un dashboard KPI in Excel
Una dashboard KPI Excel è una raccolta di vari grafici e tabelle organizzati in un foglio di calcolo. Rappresenta gli indicatori chiave di prestazione più importanti per un pubblico specifico.
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Passaggio 1: ponete le domande giuste per definire il tipo di dashboard KPI più adatto
Preparandoti adeguatamente, risparmierai molto tempo durante il processo. Quindi, prima di iniziare qualsiasi lavoro in Excel, poni queste domande fondamentali al pubblico del tuo dashboard:
Qual è lo scopo del dashboard KPI?
Verrà utilizzato per la condivisione di approfondimenti o per stimolare l'azione?
Quale versione di Excel utilizzano?
Excel ha migliorato la sua interfaccia nel corso degli anni, ma alcune funzionalità/funzioni non sono state trasferite o potrebbero essere state spostate in posizioni diverse sulla barra dei menu. Ciò influirà sull'accessibilità e, cosa ancora più importante, sulla funzionalità del dashboard di Excel.
Quali metriche chiave specifiche collegate agli obiettivi aziendali devono essere incluse?
I KPI variano a seconda del pubblico e della funzione aziendale. Ricorda che un eccesso di informazioni può causare confusione e disordine! Per un elenco di KPI suddivisi per team, consulta la guida Esempi di KPI di ClickUp!
Dove verrà visualizzata la dashboard KPI?
Il design e la composizione del dashboard Excel saranno fortemente influenzati dalla sua collocazione. Ad esempio, se viene presentato su uno schermo TV montato in ufficio, dovrai ridimensionare i grafici di conseguenza, in modo che siano leggibili da lontano.
Questo sarà monitorato quotidianamente/settimanalmente/mensilmente/trimestralmente/annualmente?
Se il dashboard Excel deve essere aggiornato frequentemente, potresti prendere in considerazione uno strumento intuitivo che si aggiorna in tempo reale. La probabilità di errore umano aumenta quando devi tornare indietro e rielaborare i dati sul tuo dashboard Excel.
Passaggio 2: suddividi le aspettative relative alla raccolta dei dati
Spesso non consideriamo quanto tempo richieda la raccolta di informazioni finché non apriamo un file con un formato danneggiato. E così, due ore in più vengono dedicate alla correzione di questo unico file. Condividi con le tue fonti come i dati devono essere formattati e salvati, in modo da non dover fare supposizioni!
Passaggio 3: Controlla e organizza i dati grezzi
È ora di inserire i tuoi dati in Excel! Apri una nuova cartella di lavoro Excel e crea tre schede separate:
- Scheda Dati grezzi per ospitare le informazioni raccolte dalle tue origini dati
- Scheda Calcoli per creare e organizzare i grafici pivot
- Scheda Dashboard per la condivisione e la presentazione del dashboard KPI finale
Quindi, rimboccati le maniche e esamina i dati grezzi per correggere gli errori, eliminare i duplicati, rimuovere i caratteri non stampabili, correggere le colonne di testo e pulire gli spazi extra.
Suggerimento: evita il mal di testa causato dalla tecnologia ordinando i dati dall'intervallo più alto a quello più basso, in modo da poter svolgere questo processo in modo efficiente.
Passaggio 4: scegli i grafici che meglio rappresentano i tuoi indicatori chiave di prestazione
Ecco una panoramica dei grafici più comunemente utilizzati nei dashboard KPI:
| Tipo di grafico | Descrizione del grafico | Utilizza questo grafico quando... |
|---|---|---|
| Visualizza l'asse orizzontale (categoria) e i valori lungo l'asse verticale (asse dei valori) | Vuoi illustrare i confronti tra gli elementi | |
| Mostra le dimensioni degli elementi in una serie di dati. I punti dati in un grafico a torta sono mostrati come percentuale dell'intera torta. | Esiste solo una serie di dati con più di due categorie e nessun valore è negativo. | |
| Organizza le categorie lungo l'asse verticale e i valori lungo l'asse orizzontale. | Vuoi mostrare come si sono sviluppati i dati in un breve periodo di tempo | |
| Illustra i confronti tra i singoli elementi | I valori sono durate (stime vs effettivi) | |
| Traccia i cambiamenti nel tempo e attira l'attenzione sul valore totale di una tendenza. | Vuoi mostrare come si sono sviluppati i dati in un lungo periodo di tempo |
Se desideri un'anteprima di come appariranno i dati sotto forma di grafico, utilizza lo strumento Grafici consigliati dalla scheda Inserisci. Excel analizzerà i dati e visualizzerà diversi grafici con i tuoi dati tracciati.
Suggerimento: prima di distribuire il dashboard Excel all'intero gruppo, chiedi ad alcuni membri del team di fornirti un feedback utile per apportare miglioramenti. I due obiettivi principali di questo passaggio sono confermare che il dashboard KPI riesca a riepilogare chiaramente i KPI e verificare se ci sono domande di follow-up da prendere in considerazione per la prossima iterazione.
Risorse correlate:
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- Come visualizzare una struttura di suddivisione del lavoro in Excel
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- Come creare un grafico a cascata in Excel
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Modelli ed esempi gratuiti di dashboard KPI in Excel
Se stai cercando modelli di dashboard per avviare il tuo processo, scaricali da Geek Dashboard o usali come fonte di ispirazione!
1. Modello di dashboard di marketing
2. Modello di dashboard esecutivo
3. Modello di dashboard per la gestione commerciale
4. Modello di dashboard KPI per le risorse umane
Limiti della creazione di dashboard KPI in Excel
La realtà è che non tutti usano Excel. È un ostacolo al processo di collaborazione e la creazione manuale di singoli grafici Excel è un'attività ardua che dovrebbe avere l'effetto opposto. I dati diventano rapidamente obsoleti nei fogli di calcolo statici e la mancanza di integrazioni rende Excel un'app autonoma. Questo è un chiaro segno che i dashboard Excel non sono la soluzione più efficace per la business intelligence. E altri la pensano allo stesso modo.
In un sondaggio globale condotto da McKinsey, i risultati hanno mostrato che le aziende ad alte prestazioni sono molto più propense rispetto alle loro concorrenti ad aver implementato un'architettura dati moderna. Cosa dovrebbero fare quindi le aziende per superare i propri concorrenti? McKinsey afferma quanto segue:
- Rendi disponibili i dati
- Trattate i dati come un prodotto con un reale ritorno sull'investimento
- Adotta un approccio agile alla trasformazione dei dati
Crea un nuovo standard di reportistica con ClickUp
Se ci pensi bene, i dashboard KPI in Excel hanno più a che fare con la traduzione dei dati provenienti da più origini dati che con l'effettiva attuazione di azioni basate su tali informazioni. È qui che dobbiamo essere cauti, perché il lavoro frenetico può essere scambiato per produttività.
Cambiare l'attenzione è facile, con il software KPI giusto. Una piattaforma di produttività come ClickUp include tutti gli strumenti e le integrazioni necessari per utilizzare dati e grafici per diversi tipi di pubblico.
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Come importare un file di dati in ClickUp
Abbiamo un file a tua disposizione che puoi scaricare se desideri seguire le istruzioni! 📁
Passaggio 1: scegli l'opzione Excel e CSV dalle impostazioni dell'area di lavoro per caricare un file o inserire manualmente i tuoi dati.
Passaggio 2: ricontrolla che i tuoi dati siano corretti nella finestra di anteprima e mappa i tuoi dati nei campi ClickUp.
Passaggio 3: invia il file revisionato per l'importazione
Passaggio 4: effettua la selezione della posizione dell'area di lavoro in cui importare e finalizza gli ultimi dettagli
Passaggio 5: personalizza le colonne scegliendo un campo personalizzato per mappare i tuoi dati nella visualizzazione migliore
Passaggio 6: controlla lo stato di avanzamento dell'importazione del tuo file Excel in ClickUp
Passaggio 7: apri la posizione selezionata durante il processo di importazione nella barra laterale.
Ecco fatto! Con ClickUp i tuoi dati sono condivisibili, sicuri e garantiscono la sicurezza. 🔒
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Ci auguriamo che questa guida ti abbia aiutato a chiarire alcuni dubbi sui dashboard KPI! Hai ancora domande? Siamo a tua disposizione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con supporto live, webinar on demand e formazione online per aiutarti a gestire i tuoi dati! 📈
Caso di studio: come i dashboard di ClickUp aiutano i team
Le dashboard di ClickUp sono progettate per riunire tutte le metriche più importanti in un unico posto. Dai un'occhiata a questo caso di studio della Wake Forest University per vedere come hanno migliorato la reportistica e l'allineamento con le dashboard di ClickUp:
Qualunque cosa tu debba misurare, i dashboard di ClickUp sono il modo perfetto per ottenere una panoramica in tempo reale delle prestazioni del tuo team.