Come calcolare il tempo in Excel (tutorial completo e formule utili)

Se ti affidi a Excel per gestire i tuoi progetti e hai bisogno di aiuto con i calcoli temporali, non sei l'unico. Calcolare il tempo trascorso per un progetto o un'attività è fondamentale per i responsabili di team che devono sapere a quali attività dare la priorità e come allocare correttamente le risorse.

In poche parole, i valori temporali sono complicati in Excel, specialmente quando si tratta di calcolare la differenza di tempo, le ore lavorate o la differenza tra due dipendenti.

Per tua fortuna, il nostro lavoro più difficile è terminato e abbiamo fatto tutto ciò che ti serve per formattare le celle e calcolare il tempo trascorso in Excel più velocemente. Acquisiamo sicurezza nell'uso di Excel per il monitoraggio del tempo dei progetti e scopriamo i vari modi per monitorare il tempo.

Quali tipi di calcoli relativi al tempo è possibile eseguire in Microsoft Excel?

Non esiste un'unica formula o un unico formato per calcolare il tempo in Excel. Dipende dal tuo set di dati e dall'obiettivo che vuoi raggiungere. La maggior parte delle persone utilizza un formato personalizzato (funzione "numero su testo") per visualizzare i valori di data e ora o le differenze di tempo.

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Per iniziare, ci sono due tipi di calcoli, ovvero:

Come si calcolano il tempo e le ore in Excel utilizzando formule e la formattazione delle celle?

I calcoli del tempo in Excel funzionano sottraendo o sommando valori numerici formattati come ora. È necessario inserire gli orari di inizio e fine nelle celle, applicare le formule di sottrazione o SOMMA, quindi convertire il risultato utilizzando la formattazione personalizzata o Numero. Senza una formattazione corretta, Excel visualizza valori errati. Sia il tempo trascorso che le ore di lavoro totali si basano sulla conversione numerica di data e ora.

Esaminiamo alcune formule per il calcolo del tempo in Excel, in modo da ottenere ore, minuti e secondi esatti nel tuo formato di ora personalizzato.

Differenza di tempo in Excel

Prima di spiegarti come calcolare il tempo in Excel, devi capire innanzitutto cosa sono i valori temporali. I valori temporali sono i numeri decimali a cui Excel ha applicato un formato orario per farli apparire come ore (ovvero, ore, minuti e secondi).

Poiché i tempi in Excel sono numeri, è possibile sommarli e sottrarli. La differenza tra un'ora di inizio e un'ora di fine è chiamata "differenza di tempo" o "tempo trascorso".

Questi sono i passaggi per sottrarre gli orari la cui differenza è inferiore a 24 ore:

1. Inserisci la data di inizio e l'ora nella cella A2 e premi Invio. Non dimenticare di scrivere "AM" o "PM"2. Inserisci l'ora di fine nella cella B2 e premi Invio3. Inserisci la formula =B2-A2 nella cella C2 e premi Invio.

AVVISO Come puoi vedere dalla figura, questa formula non funziona per gli orari che appartengono a giorni diversi. Questo esempio mostra la differenza di tempo tra due valori temporali all'interno di un periodo di 24 ore.

4. Fai clic con il pulsante destro del mouse su C2 e seleziona Formattazione celle.

5. Seleziona la categoria Personalizzato e digita "h:mm"

NOTA A MARGINE Potresti voler ottenere la differenza di tempo espressa in ore o in ore, minuti e secondi. In tal caso, digita rispettivamente "h" o "h:mm:ss". Questo ti aiuterà a evitare valori di tempo negativi.

6. Fai clic su OK per visualizzare la modifica complessiva in un formato che descrive solo il numero di ore e minuti trascorsi tra A2 e B2.

Dai un'occhiata al nostro blog dettagliato per trovare un elenco di strategie di gestione del tempo che puoi mettere in pratica subito!

Data e ora in Excel

Nella sezione precedente hai imparato a calcolare le ore in Excel. Tuttavia, la formula che hai imparato si applicava solo a differenze di tempo inferiori a 24 ore.

Se devi sottrarre orari la cui differenza è superiore a 24 ore, devi utilizzare le date anziché gli orari. Da fare (finestra di dialogo Formato celle):

1. Inserisci l'ora di inizio nella cella A2 e premi Invio. 2. Inserisci l'ora di fine nella cella B2 e premi Invio. 3. Fai clic con il tasto destro su A2 e seleziona Formato celle. 4. Scegli la categoria Personalizzato e digita “m/d/yyyy h:mm AM/PM”. 5. Fai clic su OK per vedere A2 cambiare in un formato che inizia con “1/0/1900” e modifica la data. 6. Usa Copia formato per copiare la formattazione di A2 in B2 e modifica la data. 7. Inserisci la formula =(B2-A2)*24 nella cella C2 e premi Invio per vedere il totale cambiare in un formato che descrive il numero di ore trascorse tra A2 e B2.

AVVISO Devi formattare la cella C2 con il formato "Numero" per ottenere il valore corretto nella formula sopra riportata.

Somma dei tempi in Excel

Supponiamo che tu voglia sommare la differenza di tempo tra i membri del tuo team che lavorano su più attività di progetto. Se la somma delle durate è inferiore a 24 ore, segui questi passaggi:

1. Inserisci una durata nella cella B2 (nel formato h:mm) e premi Invio. 2. Inserisci l'altra durata nella cella B3 e premi Invio. 3. Inserisci la formula =B2+B3 nella cella B4 e premi Invio.

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Se preferisci cliccare su un singolo pulsante invece di inserire una formula, puoi posizionare il cursore in B4 e premere il pulsante Σ (o Somma automatica) nella scheda Home. Il pulsante applicherà la formula =SOMMA(B2:B3) alla cella nell'esempio sopra riportato.

Se la durata totale delle attività del tuo progetto supera le 24 ore, segui invece questi passaggi:

1. Inserisci una durata nella cella B2 (nel formato h:mm) e premi Invio. (Avviso: tieni presente che la durata massima è di 23 ore e 59 minuti)2. Inserisci l'altra durata nella cella B3 e premi Invio. 3. Inserisci la formula =B2+B3 nella cella B4 e premi Invio. 4. Fai clic con il tasto destro su B4 e seleziona Formattazione celle. 5. Scegli la categoria Personalizzato e digita “[h]:mm;@. ”6. Fai clic su OK per vedere B4 visualizzare correttamente la somma dei tempi in B2 e B3.

Se desideri saperne di più sul project management in Excel , il nostro blog è il punto di partenza perfetto!

Altre risorse di Excel:

Quali sono le formule di Excel più utili per i calcoli relativi al tempo?

Excel offre formule dedicate per calcolare ore, minuti, secondi e tempo trascorso utilizzando la sottrazione, TIMEVALUE, TEXT, INT, NOW e moltiplicatori aritmetici. I risultati dipendono in larga misura dalla formattazione delle celle e dal fatto che le differenze superino le 24 ore. Alcune formule restituiscono valori numerici, mentre altre generano testo per la reportistica. Una formattazione errata è la causa principale degli errori di calcolo.

Conoscere le formule è utile quando si calcolano le differenze di fuso orario in Excel. Per impostare correttamente la differenza di fuso orario e il valore, abbiamo fornito un elenco di formule per semplificare i tuoi calcoli.

🎥 Scopri come questa piccola impresa ha abbandonato il flusso di lavoro basato sui fogli di calcolo!

Qual è un'alternativa più semplice al calcolo manuale del tempo in Excel?

Sebbene le formule riportate in questo articolo funzionino, esiste un modo migliore di Excel per calcolare il tempo: ClickUp!

Invece di creare e gestire formule complesse, puoi monitorare il tempo direttamente utilizzando i campi data e ora integrati all'interno dell'area di lavoro Converged AI di ClickUp.

Ecco come funziona nella pratica:

Tieni traccia del tempo senza abbandonare le tue attività

ClickUp dispone di un timer globale integrato che funziona su web, desktop e app mobili. Avvia un timer sul tuo laptop e fermalo dal tuo telefono. Non è necessaria alcuna estensione Chrome.

Puoi anche aggiungere manualmente le voci relative al tempo digitando durate naturali come "2h 30m" o "2:30" direttamente dalla vista Tabella, dalla vista Elenco, dalla vista Bacheca, dalla vista Gantt o dalla barra degli strumenti mobile. Ogni voce può essere contrassegnata come fatturabile o non fatturabile, etichettata con tag personalizzati e annotata con descrizioni.

Calcola automaticamente il tempo con i campi formula

È qui che ClickUp sostituisce completamente le formule temporali di Excel. I campi formula supportano oltre 70 funzioni e possono fare riferimento a:

Ad esempio, puoi calcolare il costo del lavoro con campo("Tariffa oraria") * campo("Monitoraggio del tempo"), oppure trovare la durata del progetto con DAYS(campo("Data di scadenza"), campo("Data di inizio")). Le funzioni di data e ora di ClickUp includono DAYS, MONTH, YEAR, NETWORKDAYS, WEEKDAY, EDATE, EOMONTH e altre ancora. Puoi persino chiedere a ClickUp AI di scrivere le formule al posto tuo.

Ottieni i totali istantanei con i calcoli sulle colonne

Non serve la formula SOMMA. Nella vista Tabella o vista Elenco, passa il mouse su una colonna qualsiasi e fai clic su Calcola per visualizzare:

Il monitoraggio del tempo nelle attività secondarie viene automaticamente aggregato alle attività principali e i calcoli delle colonne includono tali valori aggregati. Raggruppa la vista Tabella per assegnatario o stato e vedrai i calcoli per gruppo oltre al totale dell'intera vista.

Questa semplice interfaccia ti consente di trascinare e rilasciare righe e colonne per modificare rapidamente la visualizzazione.

Gestisci le tabelle orarie e le approvazioni in un unico posto

Timesheets Hub ti offre uno spazio dedicato per visualizzare tutte le ore registrate per attività o per data. Imposta la tua capacità settimanale, filtra per voci fatturabili o non fatturabili e aggiungi etichette di monitoraggio del tempo per classificare le tue ore.

Puoi anche utilizzare le approvazioni delle tabelle orarie per eseguire un flusso di lavoro completo di invio, revisione e approvazione. I membri del team inviano i propri fogli presenze settimanali, i manager approvano o richiedono modifiche e le voci relative al tempo vengono bloccate al momento dell'invio, in modo che nulla venga modificato accidentalmente. Puoi persino approvare in blocco più fogli presenze contemporaneamente.

Pianifica il tuo tempo con l'IA

Dimentica il piano manuale del tempo. Queste tre funzionalità/funzioni si occupano di tutto:

Visualizza i dati relativi al tempo sui dashboard

Crea dashboard con schede di tabella oraria, schede di calcolo (somma, media, min, max) e grafici a barre o a torta raggruppati per tempo monitorato, assegnatario o stato. I modelli di dashboard AI come l'AI Team Center ti offrono viste predefinite dei dati relativi al tempo e alla produttività del tuo team senza alcuna configurazione.

Tieni traccia e valuta i tempi di inattività utilizzando il modello di analisi dei tempi di ClickUp

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Se non vuoi partire da zero, prova il modello di analisi del tempo di ClickUp per iniziare! Questo modello ti permette di monitorare le tempistiche dei progetti, tenere traccia dei tempi delle singole attività e analizzare il tempo dedicato a ciascuna attività o progetto per una visione d'insieme completa.

Fornendo una visione chiara e completa dell'utilizzo del tempo, contribuisce ad aumentare la produttività e a garantire un'allocazione efficiente delle risorse. Dì addio alle complicate formule di Excel e inizia a ottimizzare la gestione del tempo del tuo team con ClickUp!

Vuoi conservare i tuoi fogli di calcolo in Excel o Fogli Google, ma desideri poter fare di più e più velocemente con i tuoi dati? Prova il modello di foglio di calcolo di ClickUp. Ti aiuta a:

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