La maggior parte di noi si è trovata in una situazione in cui non c'era abbastanza lavoro da fare. Siamo anche consapevoli dell'impatto che può avere un lavoro eccessivo e dei rischi che comporta. La gestione della capacità e del carico di lavoro delle persone è un'attenta operazione di bilanciamento, che l'utilizzo delle risorse cerca di risolvere.
In questa guida illustreremo i passaggi pratici che un gestore del team deve seguire per sfruttare al meglio le risorse del suo team. Inoltre, abbiamo alcuni fantastici modelli per aiutarvi in questo percorso.
Immergiamoci e usufruiamo dei segreti per gestione efficace delle risorse !
Che cos'è l'utilizzo delle risorse?
L'utilizzo delle risorse è una metrica che i project manager e i leader utilizzano per valutare come vengono utilizzate le risorse all'interno di un progetto. Misura il tasso di utilizzo delle risorse (spesso le persone) nel tempo per determinare se sono sottoutilizzate, sovrautilizzate o utilizzate a sufficienza.
Il tasso di utilizzo misura quanto tempo disponibile dei membri del team viene utilizzato per lavori fatturabili. Questa metrica permette di capire quanto sono produttivi i membri del vostro team, se state utilizzando le risorse in modo efficace e come potete ottimizzare il vostro modo di lavorare per ottenere maggiore produttività e redditività.
L'utilizzo delle risorse viene spesso confuso con allocazione delle risorse . Si trovano in uno spazio simile, ma entrambi hanno ruoli unici. L'utilizzo si concentra su come gestire e ottimizzare tutte le risorse. L'allocazione è la scienza dell'assegnazione di risorse specifiche ai singoli progetti, una volta deciso il modo migliore per organizzarle.
La vista Riquadro di ClickUp consente di visualizzare i lavori del team, i risultati ottenuti e la capacità di utilizzo delle risorse
Come calcolare l'utilizzo delle risorse
Capire se le risorse sono sotto o sovrautilizzate è incredibilmente prezioso, ma Da fare per misurare l'utilizzo delle risorse? Potrebbe sembrare complicato, ma in realtà esiste una formula tipica per l'utilizzo delle risorse:
Tasso di utilizzo delle risorse = Ore totali fatturabili / Ore totali disponibili
In questo modo si ottiene una cifra che può essere utilizzata per confrontare risorse, membri del team e progetti diversi. Moltiplicate il risultato finale per 100 se volete trasformare il numero in una percentuale.
Vediamo un esempio di questa formula nella vita reale.
Il vostro sviluppatore software ha un contratto a tempo pieno di 40 ore settimanali. Gli chiedete di completare un foglio di presenza e scoprite che dedica 30 ore alla settimana a lavori fatturabili. Applichiamo la formula:
Tasso di utilizzo delle risorse= 30 / 40
Questo ci dà un tasso di utilizzo delle risorse di 0,75, ovvero del 75%.
Con le informazioni di cui sopra, è chiaro che il tempo del membro del team non viene utilizzato in modo efficace. Cercate di ridurre il tempo trascorso nelle riunioni, assegnate le attività di amministratore a un altro membro del team e investite in strumenti di project management che semplificano i flussi di lavoro. In questo modo, le loro competenze possono essere utilizzate per completare attività fatturabili.
Trovare il costo di intere campagne, le ore fatturabili e molto altro ancora con le formule avanzate nei campi personalizzati di ClickUp
Vediamo un altro esempio. Il vostro digital marketing manager ha un contratto part-time di 20 ore settimanali, ma spesso lavora per più ore. Si scopre che in realtà il manager dedica 25 ore settimanali ad attività fatturabili.
Tasso di utilizzo delle risorse = 25 / 20
Questo membro del team ha un tasso di utilizzo di 1,25, pari al 125%. Questo dato va oltre le ore previste dal contratto e lo espone al rischio di burnout. È importante ridurre le ore di lavoro assegnando le attività ad altri membri del team, facendo crescere il team o risparmiando sull'efficienza o sui processi. ⚒️
Vantaggi di un utilizzo efficace delle risorse
È quasi impossibile trovare l'equilibrio giusto, ma i migliori project manager si sforzano di gestire e di risorse di livello nel modo più efficace possibile. Un utilizzo intelligente delle risorse porta molti vantaggi a tutto il team. Ecco alcuni dei tanti motivi per cui vale la pena di investire tempo ed energie.
Aumento della felicità del team
I membri del team possono creare Obiettivi personali all'interno di ClickUp e fissare traguardi per monitorare il proprio stato e tenere sotto controllo le proprie capacità
La maggior parte di noi prospera quando c'è un buon flusso costante di lavoro che ci sembra gestibile, ma che ci aiuta anche a crescere e a metterci alla prova. Troppo lavoro è una strada verso il burnout e l'infelicità, mentre troppo poco può renderci annoiati e infelici.
I project manager efficaci mirano a ottimizzare la gestione delle risorse in modo che i membri del loro team siano felici. Sanno che bisogna evitare il sovrautilizzo e il superamento dei tempi di lavoro previsti e si impegnano a gestire in modo proattivo l'utilizzo delle risorse per migliorare la qualità del lavoro la felicità dei dipendenti morale e soddisfazione. 🤩
Livelli di produttività più elevati
In quasi tutte le organizzazioni ci sono risorse che non vengono utilizzate al meglio. La valutazione del tasso di utilizzo delle risorse vi dà la possibilità di identificare il sottoutilizzo e di apportare modifiche per aumentare i livelli di produttività.
Con gli strumenti, le formule e i piani giusti, potete controllare regolarmente l'utilizzo delle risorse e adattarvi rapidamente per utilizzare al meglio il vostro team di progetto. Distribuite più lavoro ai membri del team con accesso completo e cercate di allontanare le attività da quelle che rischiano di diventare improduttive a causa del sovrautilizzo. 📈
Maggior controllo sui progetti
Utilizzate la vista Carico di lavoro di ClickUp per gestire la capacità delle risorse e trascinare facilmente le attività per riallocarle
Il project management comporta molte parti in movimento e la comprensione dell'utilizzo delle risorse è solo una di queste. Un piano di utilizzo delle risorse efficace rende piano di capacità più facile e vi offre una maggiore comprensione e un maggiore controllo sui vostri progetti.
Se non si sa a cosa stanno lavorando i membri del team o qual è la loro produttività, è difficile mantenere il controllo. Evitate di superare le ore fatturate ai client, di assegnare membri del team all'ultimo minuto e di pagare di più per assumere risorse aggiuntive, gestendo attentamente l'uso delle risorse. 👀
Migliore gestione delle risorse individuali
Sia che lavoriate con un grande team di progetto o con uno piccolo, è difficile controllare ogni volta tutti i membri per capire la loro capacità in tempo reale. Uno strumento che semplifichi l'utilizzo delle risorse vi offre un modo migliore per capire il tempo di ogni singolo individuo su base continuativa.
Con un piano, una formula o uno strumento che fornisca una panoramica delle risorse disponibili e della loro efficacia, è possibile prendere decisioni più strategiche a livello individuale. Fate il check-in con i membri del team per assicurarvi che il loro carico di lavoro sia gestibile, affrontate l'allocazione delle risorse in modo più equo e comprendete il tempo del vostro team sia in generale che a livello più dettagliato. ✨
Maggiore redditività
L'adozione di una pratica di utilizzo efficace delle risorse non rende solo le persone più felici, ma può anche farvi guadagnare di più. Lavorando sui livelli di produttività e snellendo i flussi di lavoro, è possibile ottenere una maggiore redditività.
Una gestione più efficace delle risorse ha un impatto diretto sui profitti. Un buon tasso di utilizzo vi garantisce di non dover dedicare ai progetti dei clienti più tempo del previsto, il che può avere un impatto sulla redditività. I membri del team più felici e più impegnati fanno anche un lavoro migliore, il che significa che potete comandare valutazioni più alte per il miglior prodotto o servizio. 💰
Come migliorare l'utilizzo delle risorse nel team
Un'efficace allocazione delle risorse porta molti vantaggi, ma da fare per ottenere questo risultato all'interno del vostro team di progetto? Ecco come migliorare l'utilizzo delle risorse e godere dei vantaggi all'interno del vostro team.
1. Capire la disponibilità di ogni membro del team
Per utilizzare le risorse in modo più efficace è necessario conoscerle più a fondo. Assicuratevi di avere ben chiari gli orari e i modelli di lavoro dei membri del team, in modo da avere a disposizione le informazioni giuste quando assegnate le risorse ai progetti.
Utilizzate uno strumento come ClickUp per memorizzare tutti i dati e vedere la disponibilità delle risorse in tempo reale. Utilizzate il file la gestione dei carichi di lavoro per visualizzare il carico di lavoro disponibile dei membri del team, in modo da poter prendere decisioni più intelligenti quando si tratta di assegnare attività, ruoli e responsabilità. 📄
2. Usate la formula per determinare l'utilizzo delle risorse da parte del vostro team
Non è possibile ottenere risparmi di efficienza se non si sa da dove si parte. Prima di iniziare l'ottimizzazione, provate a calcolare l'utilizzo delle risorse nel vostro stato attuale.
Prendete la formula precedente e usatela per calcolare il tasso di utilizzo di tutti i membri del vostro team di progetto. In questo modo si otterrà una metrica utile da utilizzare per apportare miglioramenti, in modo da capire l'impatto delle modifiche e se stanno spostando il tasso di utilizzo nella giusta direzione. 🙌
3. Assegnare le risorse giuste ai progetti
Una volta che sapete qual è il vostro tasso di utilizzo, potete usarlo per sapere quali risorse assegnare a quali progetti. Questa metrica fa sì che la pianificazione dei progetti e la pianificazione delle risorse, in quanto è possibile prendere decisioni strategiche in base al carico di lavoro e alla capacità.
L'assegnazione delle risorse giuste non riguarda solo chi ha tempo a disposizione. Si tratta anche di impostazioni, compatibilità e competenze. I migliori project manager sanno come bilanciare ogni esigenza per costruire un team di progetto forte. ✨
4. Assegnare le ore come fatturabili o non fatturabili
Capire la differenza tra attività fatturabili e non fatturabili significa prendere decisioni più intelligenti su come utilizzare le risorse. Se ci sono troppe ore non fatturabili, il team di progetto non ha il tempo di lavorare su progetti fatturabili che fruttano un compenso.
Considerate tutte le attività a cui lavorano i membri del team e assegnatele come attività fatturabili o non fatturabili. Stabilite se l'equilibrio è giusto o se dovete assegnare le attività non fatturabili a un altro membro del team per liberare tempo prezioso. Campi personalizzati di ClickUp consentono di classificare facilmente le attività in modo da poter vedere rapidamente come i membri del team impiegano il loro tempo. 📚
5. Utilizzare il monitoraggio del tempo
Il monitoraggio del tempo in ClickUp consente al team di visualizzare in modo granulare dove viene speso il tempo, in modo da consentire ai processi di essere migliorare continuamente i processi Non è possibile capire a cosa stiano lavorando i membri del team senza fogli di presenza accurati e aggiornati regolarmente. Introducete un sistema che preveda che i membri del team completino i timesheet settimanali, in modo da poter visualizzare in modo realistico il tempo impiegato per ogni progetto.
ClickUp dispone di un'ampia gamma di strumenti modelli di gestione del tempo e funzionalità che facilitano il monitoraggio del tempo dei membri del team. Il Modello di tabella oraria per i servizi di ClickUp è ideale per monitorare le ore di servizio o il tempo fatturabile. C'è anche un modello di strumento di monitoraggio del tempo incorporato che si può utilizzare da desktop, web o dispositivi mobili, consentendo di aggiungere tempo ai progetti ovunque si trovino i membri del team. 👀
6. Confronto tra le ore previste e quelle effettivamente fatturate
Create dashboard personalizzate in ClickUp per avere una panoramica di alto livello delle ore fatturabili previste e di quelle effettive di tutto il team
Anche i progetti meglio gestiti possono incontrare ostacoli e vincoli di risorse che hanno fatto sì che il totale effettivo delle ore fatturabili fosse diverso da quello previsto. Monitorate l'utilizzo delle risorse durante tutto il progetto e valutatelo alla fine per vedere quanto vi siete avvicinati alla vostra stima.
Misurare le ore previste rispetto a quelle effettivamente fatturate consente di capire meglio come si stanno gestendo le risorse. Se è vicino, siete sulla strada giusta. Se si è andati oltre, forse è il caso di monitorare più da vicino l'utilizzo delle risorse nel corso del progetto per evitare che lo slittamento dell'ambito . Se il risultato è inferiore alle aspettative, è possibile che si potesse fare di più per consegnare il lavoro al client. Sono tutte informazioni utili da portare con sé nei progetti futuri. 🌻
**Gestire le risorse con una
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7. Utilizzare strumenti e modelli per un utilizzo ottimale delle risorse
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Monitoraggio delle attività aziendali e rapido voce dei dati su una vista Elenco, Tabella o Sequenza, quindi massimizzare le risorse del team gestendo la capacità con le viste Carico di lavoro e Box
Sapere che è necessario misurare il tasso di utilizzo e assegnare le risorse in modo strategico è sensato, ma è necessario avere il giusto strumento per gestire il carico di lavoro strumenti di gestione delle risorse per realizzarlo. Investite in un software di gestione delle risorse che semplifichi il processo, utilizzi l'automazione per le attività ripetitive e vi dia un maggiore controllo sulle vostre risorse.
ClickUp è ricco di funzionalità/funzione per rendere più efficace l'utilizzo delle risorse. Il nostro funzionalità/funzione di gestione delle risorse vanno oltre i fogli di calcolo e i database di base, offrendovi un hub digitale per tutte le vostre esigenze di risorse.
Potete vedere e tenere traccia delle risorse aziendali in un colpo d'occhio attraverso diversi tipi di visualizzazione, come elenchi, bacheche e sequenze. Utilizzate lo strumento di monitoraggio del tempo integrato per aggiungere voci, impostare stime e utilizzarle per allocare il tempo in modo più intelligente. ClickUp combina il monitoraggio del tempo, la gestione delle risorse e i dashboard intelligenti per offrire una migliore esperienza di project management. ✨
3 Modelli utili per l'utilizzo delle risorse
Iniziare da zero può sembrare opprimente, soprattutto se si tratta della prima avventura nel mondo dell'utilizzo strategico delle risorse. Fortunatamente, ClickUp ha una raccolta di modelli per l'utilizzo delle risorse modelli per il piano delle risorse progettati per facilitare il vostro ruolo.
1. Modello di piano delle risorse ClickUp
Utilizzate il modello di pianificazione delle risorse per visualizzare la capacità residua in un colpo d'occhio
Il Modello di piano delle risorse di ClickUp offre un modo semplice per visualizzare e allocare le risorse nel team o nel reparto del progetto. Utilizzate la vista Carico di lavoro per capire la capacità di ogni membro del team, quindi assegnate le risorse apportando modifiche direttamente nel piano delle risorse.
2. Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp
Pianificate le risorse in modo efficace con questo modello di matrice per determinare il costo totale previsto delle risorse disponibili
Godetevi un modo più semplice per capire i costi totali del vostro progetto con il modello Modello di matrice delle risorse del progetto di ClickUp . Questo modello utilizza campi personalizzati come il reparto, il tipo di risorsa, i giorni e la tariffa, in modo da poter determinare il costo, preparare budget accurati e allocare le risorse in modo più efficace.
3. Modello di gestione delle risorse ClickUp per le persone
Individuate rapidamente le inefficienze del progetto e lo squilibrio delle attività con il modello Resource Management People
Presentato qui in un formato di sequenza temporale, questo Modello di gestione delle risorse per le persone di ClickUp è un ottimo modo per controllare il tempo, la disponibilità e l'utilizzo dei membri del team. Potete vedere la loro capacità, il tipo di progetto e le attività a cui stanno lavorando da un'unica postazione centrale.
Migliorare l'utilizzo delle risorse con ClickUp
Gestire le risorse in modo efficace ha perfettamente senso. Da fare per migliorare la produttività, l'utilizzo corretto delle risorse ha un impatto sulla felicità dei dipendenti e sui profitti.
Utilizzate i passaggi sopra descritti per migliorare l'utilizzo delle risorse all'interno del vostro team o nell'intera organizzazione. Semplificate l'intero processo e create un hub dedicato per tutte le vostre esigenze di project management con ClickUp. Registratevi per un account gratuito di ClickUp e godetevi un modo migliore per gestire i vostri nuovi progetti. 🤩