Il software di gestione delle risorse è come una mappa: fornisce indicazioni chiare su come suddividere tutte le risorse per raggiungere un obiettivo specifico.
Proprio come una mappa stradale guida i viaggiatori verso la loro destinazione, il software di gestione delle risorse aiuta le organizzazioni a ottimizzare i costi dei progetti, i membri dei team o la forza lavoro software di project management o uno spazio fisico specifico per garantire la massima produttività.
In questa guida vi mostreremo le regole del gioco, cosa serve per ottimizzare il processo di gestione delle risorse dall'inizio alla fine e metteremo in evidenza alcuni modelli per iniziare il vostro viaggio.
Entriamo nel vivo.
Che cos'è la gestione delle risorse?
La gestione delle risorse è il processo di gestione efficiente delle risorse aziendali, come beni, risorse finanziarie o lavoro, per ottenere il miglior risultato nel tempo più efficiente.
Le tecniche più comuni di gestione delle risorse prevedono il piano, il controllo e la supervisione dell'uso di capitale, risorse umane, tecnologia, informazioni e beni. Una corretta gestione delle risorse si basa sull'esito positivo del modo in cui si governa la disponibilità e la capacità delle risorse.
La pianificazione della gestione delle risorse, o previsione delle risorse, aiuta a garantire il rispetto del budget, l'allocazione appropriata del lavoro al team e la gestione efficiente dei dati o delle risorse strumenti aziendali .
Perché la gestione delle risorse è importante?
La gestione delle risorse è importante perché garantisce un'ottimizzazione efficiente delle risorse, in modo che i project manager o i gestori delle risorse minimizzino i costi e massimizzino i risultati.
Inoltre, il piano delle risorse aiuta le organizzazioni a definire strategie per il futuro, in modo che le risorse giuste siano disponibili quando servono. L'uso delle giuste tecniche di project management è fondamentale per le aziende, perché aiuta a garantire la consegna dei progetti nei tempi previsti.
I team utilizzano il software di gestione delle risorse per prepararsi alla carenza di risorse o a qualsiasi cambiamento importante in arrivo. In sostanza, il vantaggio della gestione delle risorse consiste nell'utilizzare una migliore gestione del rischio.
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I 4 tipi comuni di gestione delle risorse
1. Allocazione delle risorse Allocazione delle risorse assicura che le risorse giuste siano disponibili nel posto giusto e al momento giusto. Le organizzazioni stabiliscono le priorità dei progetti e si assicurano che per ogni attività vengano utilizzate le risorse appropriate. L'allocazione delle risorse minimizza i costi del progetto e massimizza i risultati.
Questo tipo di gestione delle risorse consente anche ai Teams di sapere come impiegare al meglio il personale di un team. Questo è molto importante quando si assegna il lavoro a un progetto o si utilizzano le competenze specifiche dei dipendenti per ottenere un vantaggio competitivo.
Se non si assegnano le risorse in modo efficace, si corre il rischio di un carico di lavoro sbilanciato, che può portare al burnout o al risentimento dei dipendenti.
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I favoritismi sono una sfida enorme da evitare per i team leader. Per questo è necessaria una soluzione efficace per la gestione delle risorse che dia uno sguardo trasparente al lavoro assegnato o al budget pianificato per il team.
2. Utilizzo delle risorse
Come vengono utilizzate le risorse per raggiungere il vostro obiettivo? Utilizzo delle risorse consente di capire come vengono utilizzate tutte le risorse, quando sono necessarie e come allocarle per ottenere il risultato desiderato.
Questo aiuta i membri del team a evitare di lavorare sulle stesse risorse, in modo da non puntare tutto su un unico paniere. E se siete gestori del team, dovete utilizzare le competenze dei vostri membri.
Se gestiste del team di content marketing e avete una scadenza rigida per il progetto, non usereste i copywriter per produrre whitepaper o guide approfondite, né fareste lavorare i vostri scrittori di long-form sulla copia delle email. Utilizzo delle risorse assicura che i membri del team lavorino a progetti legati alle loro competenze.
3. Livellamento delle risorse Livellamento delle risorse-o livellamento delle risorse, è il processo di gestione delle risorse in anticipo per garantire che la domanda di risorse sia bilanciata con l'offerta. In parole povere, il livellamento delle risorse consente di spostare le risorse disponibili su altri progetti, in modo da non sovraccaricare i team o far perdere loro tempo in attesa di lavoro.
Un'organizzazione vuole avere a disposizione le risorse giuste quando sono necessarie. Il livellamento delle risorse garantisce che ciò avvenga. Questo è particolarmente vero per chi lavora nei servizi professionali.
A volte alcuni client hanno bisogno di più copertura o tempo di altri. Il livellamento delle risorse consente di distribuire uniformemente il lavoro al team per massimizzare l'efficienza delle risorse.
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4. Previsione delle risorse
La previsione delle risorse aiuta a pianificare il fabbisogno futuro di risorse, anticipando eventuali cambiamenti dovuti a fattori esterni. Che si tratti di analizzare i dati storici o di usare modelli predittivi per determinare il fabbisogno e la disponibilità futuri di risorse, la previsione delle risorse è importante per rimanere nell'ambito del progetto.
Il piano previsionale per i progetti futuri è una tecnica di gestione delle risorse che vi evita di essere colti alla sprovvista.
Esempi di gestione delle risorse
In generale, le risorse di un progetto si dividono in due categorie:
- Risorse immateriali: idee, processi, competenze e proprietà intellettuale
- Risorse tangibili: Software, materiali,risorse di marketing immobiliaree risorse umane
Ogni team gestirà un elenco di risorse che è più o meno lo stesso. Queste includono:
- Orario di lavoro
- **Competenze
- Potenza
- Bilanci dei progetti
- Materiali
Per essere più specifici, ecco le risorse che probabilmente utilizzerete e che rientrano in ciascuna categoria:
- Risorse umane (dipendenti, appaltatori, stagisti, volontari)
- Risorse (fornitori, venditori, partner)
- Comunicazioni (riunioni, conversazioni)
- Materiali (attrezzature, tecnologia, strumenti)
- Risorse finanziarie (budget, finanziamenti,spese)
- Proprietà intellettuale (processi, idee, conoscenze)
- Beni immobili (spazi, uffici, aree di lavoro)
- Tempo (scadenze, programmi, attività cardine)
- Software (applicazioni, piattaforme, strumenti)
Ora che conoscete le risorse tipiche con cui lavorano i team, vediamo una panoramica dei passaggi della gestione delle risorse.
Come costruire un processo efficace di gestione delle risorse
La preparazione e il piano vi permetteranno di sfruttare al meglio le vostre risorse. Per la maggior parte, la gestione delle risorse può essere suddivisa in quattro fasi generali:
Passaggio 1: scegliere uno strumento di gestione delle risorse personalizzabile in base alle proprie esigenze
Il gestore delle risorse ha bisogno di software e funzionalità di automazione per gestire e supervisionare al meglio i progetti. A maggior ragione, la personalizzazione è importante nel software di project management delle risorse, perché permette ai manager delle risorse di snellire i processi, aumentare l'accuratezza e monitorare più progetti contemporaneamente.
Con l'automazione, i responsabili delle risorse generano rapidamente reportistica, analizzano i dati in tempo reale e identificano le aree di miglioramento dei progetti. Poiché i progetti diventano sempre più complessi e sensibili al tempo, il software e l'automazione rendono più accurata la raccolta e l'analisi dei dati.
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In questo modo i gestori delle risorse hanno il tempo libero per concentrarsi su attività di livello superiore. L'automazione facilita anche il monitoraggio dello stato e la previsione dei cambiamenti, il monitoraggio delle prestazioni e dell'utilizzo del team e la tracciabilità delle risorse assegnate.
Senza un software di gestione delle risorse e le funzionalità/funzione automatizzate fornite dagli strumenti di project management personalizzabili, le attività si muovono a passo di lumaca a causa del lavoro manuale richiesto. 🐌
Passaggio 2: pianificare e identificare le risorse disponibili
Il primo passaggio piano di capacità è identificare tutte le risorse disponibili. Queste comprendono sia le risorse fisiche e umane, sia le risorse immateriali come il denaro e le informazioni.
Una volta identificate le risorse, è importante valutarle per determinarne il valore e l'importanza. 🗺️
La vista Riquadro consente di visualizzare i lavori del team, i risultati ottenuti e la capacità di lavoro
Il passaggio successivo consiste nello sviluppare un piano per utilizzare efficacemente le risorse. La capacità delle risorse può richiedere l'impostazione di routine e orari specifici per ottimizzare l'uso delle risorse. Oppure può richiedere la creazione di un budget per allocare le risorse in modo appropriato.
Passaggio 3: Monitoraggio delle risorse per progetti futuri
L'automazione della gestione delle risorse facilita la gestione dei budget da parte dei project manager, pianificare gli sprint e rispettare i vincoli di Sequenza. Un modo semplice Da fare è utilizzare gli strumenti di project management e di collaborazione di ClickUp.
Ecco una panoramica di ciò che è possibile fare con l'aiuto di ClickUp:
- Creare un progetto: Per prima cosa, creare un progetto in ClickUp e dargli un nome. Questo sarà il progetto principale a cui verranno assegnate le risorse.
- Definire le risorse disponibili: Identificare ed elencare le risorse disponibili per il progetto. Questo include sia le risorse umane (come ingegneri, designer e copywriter) sia altre risorse come software, budget e materiali.
- Assegnare attività: Creare attività e assegnarle ai membri del team appropriati. In questo modo è più facile monitorare lo stato delle attività in relazione alla risorsa assegnata.
- Impostazione del budget: Stabilite il budget per ogni risorsa e assicuratevi che sia monitorato per tutta la durata del progetto, in modo che il team rientri nel budget.
- **ClickUp consente di monitorare le risorse disponibili in tempo reale per controllare facilmente lo stato di avanzamento e regolare rapidamente le risorse, se necessario.
- Creare reportistica: Generare report sull'utilizzo delle risorse e sui budget per esaminare le prestazioni complessive. Ottenete dati in tempo reale per garantire che il progetto rimanga sul monitoraggio grazie ai widget e alla dashboard personalizzabili di ClickUp.
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Seguendo questi passaggi di esempio con strumenti come ClickUp, vi assicurate che i vostri progetti si svolgano in modo più fluido all'interno di una piattaforma centralizzata.
Passaggio 4: prevedere o ipotizzare i progetti in programma
La previsione è un processo di piano che prevede la previsione dei bisogni futuri di risorse in base alle tendenze attuali e a quelle progettate. È un passaggio cruciale nella gestione delle risorse, in quanto comporta l'anticipazione di eventuali carenze o eccedenze di risorse disponibili.
Da fare, il manager delle risorse può utilizzare una serie di tecniche e strumenti, tra cui l'analisi storica, la previsione delle tendenze e le analisi quantitative.
Trovare istantaneamente i dati necessari con i widget in ClickUp Dashboards
I clienti possono attingere a diverse fonti di informazioni, tra cui dati finanziari, dati sulla forza lavoro, tendenze del settore, domanda dei clienti e attività dei concorrenti, per valutare gli scenari futuri più probabili e prepararsi di conseguenza.
I migliori strumenti di gestione delle risorse che potete utilizzare ClickUp rende la gestione delle risorse più semplice che mai. Le sue visualizzazioni personalizzabili permettono di sapere rapidamente chi è responsabile di un'attività. La parte migliore è che potete usare le tecniche di gestione delle risorse appena apprese per assegnare le attività alle persone giuste e per impostare scadenze che vi sentirete sicuri di rispettare.
Le sue potenti funzionalità/funzione, come la dipendenza dalle attività, le impostazioni di priorità e gli strumenti di comunicazione integrati, permettono di non dover utilizzare un milione di altre piattaforme per Da fare. Ad esempio, la condivisione e l'archiviazione dei documenti dei progetti è un gioco da ragazzi e la collaborazione è ancora più semplice con la funzione collaborativa di ClickUp Lavagna online strumenti. 📝
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Con le viste Gantt, i team visualizzano le loro attività e identificano potenziali colli di bottiglia durante il processo. Non solo, ma come strumento di gestione è completamente personalizzabile, in modo da adattarsi alle vostre esigenze di gestione delle risorse e non viceversa.
$$$a Le migliori funzionalità/funzioni per uno strumento di gestione delle risorse
Un project manager deve vedere il quadro generale, creare flussi di lavoro efficienti e massimizzare l'impatto dei suoi progetti. Fortunatamente, alcune delle migliori funzionalità/funzione di ClickUp per la gestione delle risorse fanno proprio questo:
- Calendari e visualizzazioni del progetto: Visualizzate le risorse e le attività in tempo reale con sequenze temporali interattive, calendari e visualizzazioni 📈
- Assegnazione di attività: Aggiungi visibilità a chi è responsabile di cosa, in modo che tutti i membri del team siano informati e il processo di livellamento delle risorse rimanga equo.
- Dashboard personalizzati: Analizzate le prestazioni delle risorse con dashboard personalizzati con i widget più rilevanti di vostra scelta.🛠️
- Reportistica: Generazione di report per identificare l'efficienza delle risorse, la capacità e altro ancora.
- Automazioni personalizzabili: Automatizzate l'assegnazione delle risorse e la loro gestioneaggiornamento dello stato del progetto per risparmiare tempo. ⏰
Non è tutto. I team hanno accesso a un sistema di tonnellate di modelli alcuni dei quali costruiti appositamente per la gestione delle risorse. Ecco un approfondimento su alcuni modelli che si possono usare per gestire meglio le risorse.
3 modelli di gestione delle risorse personalizzabili da provare
I modelli di project management di ClickUp sono incredibilmente utili per i responsabili dei progetti o delle risorse. Permettono di risparmiare tempo prezioso, consentendo ai project manager di avviare rapidamente i progetti senza dover partire da zero.
I modelli di gestione delle risorse sono progettati per aiutare i team a sviluppare flussi di lavoro efficienti, ottimizzare l'uso delle risorse e massimizzare il loro impatto. Includono funzionalità/funzione quali dipendenza delle attività, impostazioni di priorità e strumenti di comunicazione integrati.
1. Modello di piano delle risorse di ClickUp
Distribuite le risorse con facilità grazie al modello di pianificazione delle risorse di ClickUp
Il Modello di piano delle risorse ClickUp è un ottimo strumento per i team che hanno bisogno di mettere in piedi rapidamente un piano di gestione delle risorse. La vista Carico di lavoro offre visibilità sulla reale capacità e sull'utilizzo del team.
La visualizzazione Kanban Bacheca è ideale per i project manager che hanno bisogno di un flusso di lavoro visivo per la gestione delle risorse e di semplici funzionalità di trascinamento.
2. Modello di allocazione delle risorse ClickUp
Utilizzate il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia dei materiali, della manodopera e così via dell'organizzazione per ogni progetto.
Volete funzionalità di drag-and-drop ancora più personalizzabili per spostare attività e sottoattività secondarie da uno stato all'altro? Il Modello di allocazione delle risorse di ClickUp è costruito esattamente in base alle vostre esigenze specifiche.
Questo modello di gestione delle risorse consente di vedere con facilità dove vengono utilizzate tutte le risorse e i campi personalizzati permettono di monitorare i budget per attività specifiche.
3. Modello di matrice di risorse ClickUp
Pianificate le risorse in modo efficace con questo modello di matrice per determinare il costo totale previsto delle risorse disponibili
Tenete sempre d'occhio il costo totale previsto delle risorse con il modello Modello di matrice delle risorse ClickUp . questo modello è perfetto per i principianti ed è dotato di cinque stati e sei campi personalizzati da formattare in base alle proprie esigenze.
Che si tratti di ore, budget o costi del progetto, questo modello è una buona soluzione per il project management delle risorse, con una visualizzazione chiara dello stato, del tipo di risorsa, della scadenza e di qualsiasi altra informazione finanziaria di cui si ha bisogno per il monitoraggio.
Una buona gestione delle risorse inizia con uno strumento che Da fare tutto
Con strumenti come ClickUp, la gestione delle risorse avviene senza sforzo, in modo che i gestori del team possano assegnare le attività alle persone giuste e identificare potenziali problemi di risorse per i membri del team prima che si presentino.
I modelli e le funzionalità/funzione malleabili di ClickUp sono costruiti per ottimizzare l'uso delle risorse organizzative nel miglior modo possibile. Da dashboard e reportistica personalizzati a Sequenze e calendari interattivi, i team ottengono il massimo valore dalle loro risorse. Iniziare a lavorare con ClickUp e scoprite perché tante piccole e medie imprese e agenzie si affidano a noi per la gestione delle risorse.