Come utilizzare l'appianamento delle risorse per garantire la consegna puntuale dei progetti

Vi siete mai sentiti come se il carico di lavoro del vostro team oscillasse tra gli estremi? Una settimana tutti si affannano per rispettare una scadenza, un'altra si girano i pollici in attesa dell'attività successiva. È abbastanza per frustrare qualsiasi project manager.

E se ci fosse un modo per distribuire questo carico di lavoro in modo uniforme e mantenere una cadenza regolare del progetto? Il Resource Smoothing è una tecnica di project management che consente di ottimizzare e allocare le risorse per garantire un'esperienza di progetto di tipo zen.

Sono diversi i fattori che contribuiscono al lavoro di questa tecnica. Accettando la flessibilità, adattandosi ai cambiamenti e mantenendo le esigenze del progetto in primo piano, è possibile trasformare il project management da una corsa sulle montagne russe a un viaggio fluido e costante.

Che cos'è il Resource Smoothing?

Il livellamento delle risorse è una tecnica di project management che aiuta a ottimizzare le risorse per completare il progetto in tempo. Consente di bilanciare l'utilizzo delle risorse in modo da non sovraccaricare né sottoutilizzare le risorse organizzative.

Immaginate di gestire una campagna di marketing con esplosioni di attività frenetiche intorno al lancio seguite da momenti di pausa. Il bilanciamento delle risorse può aiutarvi a distribuire uniformemente il budget e il carico di lavoro del team, evitando i picchi e le depressioni nella domanda e nell'utilizzo delle risorse.

Pensate a un team di assistenza clienti. La semplificazione del modello di pianificazione dei progetti potrebbe comportare lo spostamento di attività non urgenti, la formazione trasversale del personale e l'assunzione di personale temporaneo per far fronte all'afflusso stagionale di query di supporto.

I project manager in genere applicano lo smoothing delle risorse per garantire la consegna tempestiva di un progetto con scadenze ravvicinate.

Chiavi di lettura e funzioni dello smussamento delle risorse

Ora che avete capito il livellamento delle risorse, ecco un assaggio delle sue caratteristiche principali.

• Si concentra sull'ottimizzazione delle risorse all'interno di una sequenza temporale fissa del progetto
• Mira a uniformare l'utilizzo delle risorse, evitando picchi e vallate
• Assicura il rispetto delle dipendenze principali del progetto o della data di consegna

Le principali funzioni di ottimizzazione delle risorse includono lo spostamento delle attività tra i vari periodi per bilanciare il carico di lavoro, la formazione incrociata dei compagni di squadra e l'utilizzo di strumenti come le tavole Kanban per tenere traccia dei tempi di esecuzione l'allocazione delle risorse .

Benefici e limiti della lisciatura delle risorse

Vediamo come lo spianamento delle risorse può essere utile a voi e al vostro team e come potete sfruttarlo al meglio evitando i suoi limiti.

Vantaggi

• L'ottimizzazione evita il burnout e mantiene alto il morale, portando a risultati di lavoro migliori e a una produttività più elevata
• Assicura che ogni risorsa sia utilizzata in modo efficiente, eliminando i tempi morti e riducendo al minimo i conflitti tra le risorse
• Risparmia costi inutili. Non è più necessario cercare personale extra durante i periodi di punta o pagare gli straordinari ai dipendenti sovraccarichi di lavoro
• L'uniformità significa sapere cosa ci si aspetta, fare piani epianificazione delle risorse più gestibile

Limiti

• Quando le cose non vanno secondo il piano, la lisciatura può rendere più difficile adattarsi a cambiamenti inaspettati, come un'improvvisa impennata degli ordini
• L'appianamento può comportare il rinvio delle attività per adattarle al piano, ritardando potenzialmente le scadenze. Pensate al lancio di un prodotto, per il quale la riduzione del carico di lavoro potrebbe ritardare la data di uscita
• In generale, la gestione delle risorse è un elemento essenzialestrumento per il project managementma non è una soluzione valida per tutti

Come applicare il livellamento delle risorse allo sviluppo agile del software

Lo sviluppo agile del software si basa sulla flessibilità e sull'adattamento ai cambiamenti. Il livellamento delle risorse può essere applicato in vari modi:

• Durante la pianificazione dello sprint, stimare le attività non solo in base al lavoro richiesto, ma anche pianificare in modo da ottimizzare le risorse. Dare priorità alle attività per evitare di sovraccaricare i membri del team
• Formare i membri del team con competenze diverse, consentendo loro di passare da un'attività all'altra in base al carico di lavoro senza problemi
• Impostare limiti di tempo per le attività (timeboxing), ma lasciare uno spazio cuscinetto per le sfide impreviste del progetto. Usare le tavole Kanban per visualizzare il carico di lavoro dei team e regolare le attività in corso

Dare priorità alla flessibilità e all'adattamento al cambiamento vi aiuterà a gestire i progetti di sviluppo agile senza problemi e sorprese spiacevoli.

Lisciatura delle risorse vs. livellamento delle risorse

Forse vi starete chiedendo perché il livellamento delle risorse assomiglia molto a livellamento delle risorse . Entrambi i metodi mirano a ottimizzare l'efficienza del progetto e l'allocazione non uniforme delle risorse, utilizzando approcci di prioritizzazione, formazione incrociata e timeboxing. Entrambi portano a un miglioramento della produttività, a una riduzione dei costi del progetto e a un aumento del morale del team.

Ma non sono del tutto simili. Ecco alcuni modi in cui il livellamento delle risorse differisce dal livellamento delle risorse:

I migliori scenari di utilizzo per entrambi i metodi

Lo smoothing delle risorse è ideale per i project management con scadenze fisse e limiti fisici, vincoli e richieste di risorse variabili.

D'altra parte, il livellamento delle risorse è perfetto per gestire progetti multipli con risorse limitate e scadenze flessibili, come i progetti di costruzione con una forza lavoro limitata.

Fattori essenziali da considerare nella livellazione delle risorse

L'uso del livellamento delle risorse nei progetti può migliorare l'efficienza, ma per ottenere una vera armonia è necessario considerare i seguenti fattori:

• Il ruolo della web analytics nell'ottimizzazione delle risorse: Analizzando i modelli di traffico del sito web e il comportamento degli utenti, è possibile prevedere i periodi di picco della domanda e allocare tutte le risorse di conseguenza
• **Il metodo del percorso critico (CPM) e la sua relazione con le risorse: il CPM mostra quali attività sono essenziali e non possono essere ritardate. Analizzando le esigenze di risorse per queste attività, è possibile individuare più rapidamente i colli di bottiglia. È anche possibile dare priorità a queste attività, assegnandole alle persone migliori
• Comprendere la programmazione della produzione nel contesto delle risorse: La programmazione della produzione prevede il piano di ogni passaggio di un progetto di produzione e il monitoraggio delle risorse per evitare il caos. Monitorando le risorse necessarie nelle varie fasi della produttività, è possibile individuare i colli di bottiglia e spostare le risorse per ottenere un flusso più fluido
• **Importanza della struttura di ripartizione del lavoro (WBS) nell'allocazione delle risorse: la WBS è come un progetto che suddivide il progetto in attività più piccole e gestibili. La determinazione del numero di risorse necessarie per ciascuna attività fornisce un quadro chiaro della capacità e dei vincoli della forza lavoro. Questo vi aiuta ad allocare le risorse in modo saggio, evitando spese eccessive e assicurando che ogni attività venga assegnata al team giusto

Riduzione delle risorse, livellamento e sviluppo agile

Lo sviluppo agile si basa sulla flessibilità e sull'adattamento, ma senza una gestione strategica delle risorse può essere come correre una maratona su un terreno irregolare. È in questo caso che l'appianamento e il livellamento delle risorse possono essere d'aiuto.

Come lo sviluppo agile abbraccia questi metodi

Sia lo smoothing che il leveling sono tecniche utili per garantire carichi di lavoro equilibrati e team più felici.

Il primo elimina gli alti e bassi dei carichi di lavoro regolando le attività e le risorse senza sopraffare nessuno. Il secondo assicura che il piatto di tutti sia pieno in modo ottimale grazie alla condivisione delle attività tra più progetti e team, in modo che ognuno contribuisca in modo equo all'obiettivo finale.

Tecniche di gestione delle risorse in agile

Per consentire lo sviluppo agile, è necessario assicurarsi che le risorse non siano lasciate al caso. Ecco due tecniche di ottimizzazione delle risorse nella metodologia agile:

1. Pianificazione con un tocco: Agile utilizza unità di lavoro richieste (story point) per stimare le risorse delle attività invece di stime rigide della durata stimata. Questo metodo dà priorità al valore, non solo al tempo dedicato a un'attività, ed evita di impegnare eccessivamente le risorse.

Ad esempio, se il team sta lavorando a due funzionalità/funzione, una complessa (13 punti storia) e l'altra semplice (3 punti), si affronta prima quella più semplice, liberando risorse per gestire successivamente quella complessa.

Ora, visualizzate il carico di lavoro e l'allocazione delle risorse con le Bacheche Kanban. Le attività fluiscono attraverso fasi come "Da fare", "In corso" e "Terminato", fornendo a tutti un quadro chiaro di chi sta lavorando su cosa

2. Cambio di marcia, non di programma: Le riunioni giornaliere di standup tengono tutti informati e favoriscono l'adattabilità. I membri del team condividono gli stati di avanzamento, identificano gli ostacoli e modificano i carichi di lavoro secondo le necessità.

Riflettete regolarmente su ciò che funziona e su ciò che non funziona. Identificate i problemi di allocazione delle risorse e modificate i processi per gli sprint futuri.

Ricordate che l'agilità gestione delle risorse il processo è un lavoro richiesto dalla collaborazione. Fidatevi delle capacità del vostro team, accettate i cambiamenti e adattatevi per mantenere il flusso

Casi di studio di team che utilizzano lo smoothing e il leveling

1. L'impatto della lisciatura delle risorse sulla razionalizzazione delle operazioni: Un'azienda manifatturiera ha riconosciuto il potenziale di miglioramento dell'utilizzo delle risorse e ha implementato una serie di tecniche di lisciatura delle risorse.

Un modo per migliorare i processi è analizzare criticamente i programmi di produttività e identificare le aree in cui i macchinari e la manodopera sono sottoutilizzati o in cui si verificano periodi di forte domanda.

L'azienda ha ottenuto un carico di lavoro più equilibrato ed efficiente regolando strategicamente i programmi di produzione e dando priorità alle attività in base alla disponibilità e all'urgenza delle risorse.

Questo ha migliorato significativamente l'efficienza, con macchinari e manodopera che operano in modo ottimale.

{\a6}(Fonte:{\a6}) PMI Dizionario, Lisciatura delle risorse, Sezione V, Sottosezione B, Caso di studio 1)

2. L'impatto del livellamento delle risorse sulla gestione delle risorse : Un'impresa di costruzioni ha ridotto i costi e la durata del progetto livellando e allocando correttamente le risorse. Questo ha ridotto le perdite causate dalle variazioni nell'utilizzo delle risorse.

L'azienda ha ottimizzato la gestione delle risorse attraverso varie tecniche, come il ritardo delle attività in attesa della disponibilità delle risorse, la suddivisione delle attività all'interno del flottante disponibile e la riduzione dei vincoli delle risorse controllando le ore di lavoro e fornendo il massimo delle risorse nei momenti di picco.

Questo studio ha dimostrato che il livellamento e la programmazione delle risorse sono fondamentali per massimizzare l'efficienza dell'utilizzo delle risorse nei cantieri.

fonte: "Il lavoro di pianificazione è un'attività che non può essere svolta in modo autonomo" Programmazione delle risorse di un progetto di costruzione: Caso di studio (ijsr.net) ; )

Questi casi di studio reali dimostrano come le organizzazioni impieghino con esito positivo le tecniche di lisciatura e livellamento all'interno dei loro team.

Grazie all'implementazione strategica di questi metodi, possono utilizzare tutto il potenziale dello sviluppo agile e ottenere risultati significativi in termini di prestazioni, efficienza e valore aziendale complessivo.

Applicazioni reali ed esempi di livellamento delle risorse

Lo smoothing e il leveling delle risorse non sono solo concetti teorici. Sono strumenti potenti utilizzati in diversi settori per raggiungere l'eccellenza operativa. Vediamo alcuni scenari reali.

Scenari in cui sono stati utilizzati questi metodi

Scenario 1: Un'agenzia di marketing ha utilizzato una strategia di gestione collaborativa delle risorse per rispettare le scadenze più strette. Ciò comportava la condivisione delle risorse e la promozione del lavoro di squadra per utilizzare in modo ottimale le competenze disponibili nei vari progetti.

Da fare, l'agenzia è riuscita ad attenuare la richiesta di risorse. L'agenzia ha completato il progetto entro le sequenze stabilite, assegnando con cura i talenti e stabilendo le priorità delle attività.

Questo approccio di ottimizzazione delle risorse ha garantito la soddisfazione dei client e ha promosso una cultura di condivisione delle conoscenze e di collaborazione all'interno dell'agenzia.

{\a6}(Fonte:{\a6}) PMI Dizionario, Lisciatura delle risorse, Sezione V, Sottosezione B, Caso di studio 2)

Scenario 2: Un team di progetto per lo sviluppo di software ha adottato passaggi proattivi per affrontare potenziali colli di bottiglia delle risorse, utilizzando tecniche di lisciatura delle risorse in risposta a una carenza di sviluppatori.

Si trattava di un approccio su due fronti:

• l'aggiustamento della durata delle attività per adeguarle alla capacità degli sviluppatori disponibili
• allocare i membri del team tra le attività in base alle loro impostazioni, bilanciando e ottimizzando il carico di lavoro

Grazie a questi lavori richiesti, il team ha ottimizzato l'utilizzo degli sviluppatori, garantendo un'allocazione efficiente delle risorse e la riunione delle scadenze del progetto senza comprometterne la qualità.

fonte PMI Dizionario, Smussamento delle risorse, Sezione V, Sottosezione A, Esempio 1)

Un team di sviluppo agile utilizza una combinazione di approcci. Danno priorità alle attività in base ai requisiti delle risorse (smoothing) e regolano la pianificazione degli sprint in base alla disponibilità di manodopera (leveling), per garantire una consegna puntuale.

nota: gli scenari e i casi di studio sono stati resi anonimi alla fonte

Risultati ed efficacia di questi metodi

Entrambi gli approcci riducono al minimo i vincoli primari, come i tempi morti e il sovraccarico delle risorse, portando a una produttività e a una resa maggiori. La riduzione dello stress e il senso di controllo aumentano il morale e la motivazione del team, mentre la qualità costante del servizio e la consegna puntuale del progetto rendono i clienti più felici.

L'appianamento evita inutili straordinari e il livellamento può ottimizzare le risorse e la loro allocazione, riducendo i costi complessivi del progetto.

Scegliete l'approccio giusto e utilizzate ClickUp per il project management per navigare senza problemi verso l'esito positivo!

Strumenti e applicazioni per la gestione delle risorse

Dalla semplificazione del flusso di lavoro all'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse, ClickUp vi consente di assumere il controllo e di aumentare l'efficienza del vostro team. Vediamo alcune delle funzionalità/funzione chiave di questo strumento di project management per una migliore pianificazione delle risorse.

Cinque funzionalità/funzione di ClickUp per il livellamento e l'uniformazione delle risorse

1. Vista Carico di lavoro

Visualizzate il carico di lavoro di ciascun membro del team tramite la vista Carico di lavoro di ClickUp

Impostazione e visualizzazione dei carichi di lavoro individuali e di team all'interno di Vista Carico di lavoro di ClickUp . Si può usare per confrontare il carico di lavoro attuale o assegnato di ciascun membro del team con la capacità impostata.

È possibile stimare il lavoro richiesto da un'attività in uno dei quattro modi disponibili:

• Tempo: La quantità di tempo che ogni persona ha a disposizione
• Attività: Il numero di attività che una persona può completare in un giorno. Questo è particolarmente utile se le attività richiedono lo stesso lavoro richiesto
• Punti: Per dare una dimensione relativa alle attività durante uno sprint
• Campi personalizzati: Per monitorare la capacità e le prestazioni se i metodi precedenti non catturano bene i flussi di lavoro

È possibile visualizzare il carico di lavoro per una o due settimane o mesi. È possibile rilasciare le attività esistenti nella vista Carico di lavoro e crearne di nuove facendo clic su un punto qualsiasi.

Queste funzionalità/funzione semplificano il monitoraggio delle attività, rendendo più facile la pianificazione delle risorse. Man mano che il team raggiunge gli obiettivi prefissati e vede lo stato di avanzamento, sarà motivato a mantenere lo slancio e ad essere più produttivo.

2. Monitoraggio del tempo

Comprendere il tempo impiegato da ciascun gruppo di attività con le funzionalità di ClickUp per il monitoraggio del tempo

Registrate il tempo dal desktop, dal cellulare o dal browser. Collegate e integrate la vostra app di monitoraggio del tempo preferita a ClickUp per sincronizzare il tempo registrato direttamente all'interno di ClickUp.

Visualizzate il tempo del progetto tracciato per giorno, settimana, mese o qualsiasi intervallo personalizzato con tabelle orarie dettagliate, mostrate i totali del tempo raggruppati per date di inizio e visualizzate le singole attività e voci di tempo per capire dove è stato speso il tempo.

Questa funzionalità/funzione aiuta a tenere sotto controllo la durata di ogni attività. Questo aiuta a stimare meglio le attività dei progetti futuri, evitando le temute sorprese del sovraccarico.

3. Campi personalizzati

Utilizzate i campi personalizzati di ClickUp per registrare e lavorare con diversi tipi di dati I campi personalizzati di ClickUp consentono di visualizzare in modo dettagliato l'utilizzo delle risorse.

Utilizzate campi personalizzati come "Livello di competenza" o "Certificazione" per abbinare i membri del team alle attività in base alle loro competenze ed esperienze specifiche. È inoltre possibile approfondire le stime delle attività rispetto al tempo effettivamente impiegato con campi personalizzati come "Ore di progettazione" e "Tempo di codifica"

Immaginate una nuova funzionalità che richiede un intenso lavoro di progettazione. Potete identificare rapidamente le vostre rockstar in base alle loro "ore di progettazione" e assegnare loro l'attività.

Tenete sotto controllo il budget del progetto con campi personalizzati come "Budget speso" e "Budget rimanente" In base a queste informazioni, potete modificare il vostro approccio per le attività rimanenti, assicurandovi di rimanere in linea con le finanze del progetto.

4. Modello di piano delle risorse di ClickUp

Se i vostri sprint agili sono più simili a corse sconnesse che a viaggi tranquilli, utilizzate Modello di piano delle risorse di ClickUp per risolvere gli intoppi legati alle risorse.

Visualizzate il programma e le attività del vostro team in un solo colpo d'occhio, identificate le potenziali zone di sovraccarico prima che si verifichino e spostate facilmente le attività tra i membri del team in base alla disponibilità e alle impostazioni, assicurando che tutti stiano lavorando al ritmo migliore.

Date priorità alle attività in base al lavoro richiesto e all'impatto sulle risorse, evitando di sovraccaricare i dipendenti e migliorando l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Mantenete il vostro team equilibrato e pieno di energia durante lo sprint!

ClickUp offre anche altre opzioni modelli di piano delle risorse per aiutarvi a pianificare meglio lo sviluppo agile.

5. Bacheca Kanban per la gestione dei prodotti

Maggiore flessibilità con il Kanban per la gestione del prodotto di ClickUp Il pannello Kanban di ClickUp è un'ottima soluzione per la semplificazione.

Le attività fluiscono attraverso fasi come "Da fare", "In corso" e "Terminato", fornendo un quadro chiaro del fabbisogno di risorse in ogni passaggio. Niente più colli di bottiglia nascosti che rallentano lo stato!

Trascinate e rilasciate le attività per regolare le priorità in base alla disponibilità e all'impatto delle risorse, assicurando che le funzionalità/funzioni giuste ricevano l'attenzione giusta al momento giusto.

Vedete chi sta lavorando su cosa con aggiornamenti in tempo reale e spostate le risorse secondo le necessità per far fluire il processo di sviluppo del prodotto senza intoppi.

Vantaggi dell'utilizzo di ClickUp per il flusso di lavoro della gestione delle risorse

Il vostro team si sente affogare nelle attività e sommerso dai fogli di calcolo? Dite addio al caos della gestione delle risorse con ClickUp Software di gestione delle risorse ClickUp .

Gestire le risorse con il software di gestione delle risorse di ClickUp

• Centralizzate i vostri dati: Abbandonate le email, le note appiccicose e i documenti sparsi. ClickUp centralizza tutto: attività, orari, comunicazioni in un hub organizzato
• Superpoteri di collaborazione: Gli aggiornamenti in tempo reale e le funzionalità/funzione di ClickUp mantengono tutti sulla stessa pagina, assicurando passaggi di consegne e sinergie senza intoppi
• Monitoraggio del tempo: Il timer globale di ClickUp aiuta a tenere traccia del tempo da qualsiasi dispositivo. Impostazione delle durate stimate e allocazione efficiente del tempo
• Decisioni guidate dai dati: I potenti strumenti di reportistica di ClickUp forniscono informazioni sulle prestazioni del team e sull'utilizzo delle risorse, consentendo di prendere decisioni guidate dai dati

ClickUp non è solo un software: è il vostro partner per i processi di gestione delle risorse.

Agevolare il viaggio del progetto con ClickUp

Più che un termine elegante, l'ottimizzazione delle risorse è la chiave per gestire progetti efficienti e senza stress. Ottimizzando la distribuzione del carico di lavoro, si responsabilizza il team, si evita il burnout e si mantengono i progetti in carreggiata.

I pratici strumenti di ClickUp, dalla vista Carico di lavoro ai Campi personalizzati, vi aiuteranno a ridurre i costi del progetto e a migliorarne i risultati grazie alla distribuzione delle risorse.

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FAQ comuni

1. Che cos'è l'appianamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse appiattisce il carico di lavoro del progetto ottimizzando le risorse. Regola le attività e le risorse per evitare di sovraccaricarne alcune e di sottoutilizzarne altre. Pensate a flussi di progetto equilibrati, non alle montagne russe!

2. Qual è la differenza tra l'appianamento delle risorse e il crash?

Entrambe le tecniche ottimizzano il carico di lavoro, ma con approcci diversi. Lo smoothing regola le attività e le pianificazioni per ottenere una distribuzione uniforme, come se si trattasse di spianare una strada collinare.

Il crashing, invece, prevede l'impiego di più risorse in attività specifiche per accelerare i tempi, aumentando potenzialmente i costi e i rischi del progetto.

3. Cosa si intende per livellamento delle risorse?

Le tecniche di livellamento delle risorse regolano le Sequenze del progetto o l'allocazione delle risorse per garantire che tutti lavorino contemporaneamente, evitando eroi sovraccarichi o astanti inattivi.