Ti è mai capitato di trovarti a corto di personale, di sforare il budget e di preoccuparti di tenere una riunione con le scadenze a metà di un progetto? 👀
Se sì, sarai felice di sapere che esiste un modo per ridurre le possibilità che ciò si ripeta. Entra nella pianificazione della capacità.
Conosciuta anche come piano della domanda o previsione della domanda, la pianificazione della capacità è un elemento fondamentale del project management. Se terminata correttamente, può far risparmiare molto tempo, energia e spese durante lo svolgimento del progetto.
In questa guida definiremo diversi tipi di strategie di pianificazione della capacità e ti forniremo un processo per iniziare, con esempi e modelli per facilitare il lavoro. Applica questi principi al tuo prossimo progetto e vedrai quanto sarà più facile il flusso!
Che cos'è la pianificazione della capacità?
L'obiettivo della pianificazione della capacità è stimare le risorse necessarie per completare un determinato progetto in un determinato lasso di tempo.
Un piano efficace della capacità tiene conto dei seguenti aspetti:
- Quanto lavoro è necessario da fare e quanto tempo potrebbe richiedere
- Le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere questo lavoro
- I membri del team disponibili a lavorare al progetto
- Il tempo che i team possono dedicarle
- Tutti i materiali, le attrezzature o i software necessari
- I limiti del budget del progetto
Il piano della capacità è essenzialmente un'equazione tra domanda e offerta. In altre parole, avrai le risorse di cui hai bisogno quando ne avrai bisogno? ⚖️
In caso contrario, avrai bisogno di un piano per ottenerle al momento giusto. Ad esempio, potresti dover aumentare il personale o prendere in prestito risorse da un altro reparto per aiutarti temporaneamente. D'altra parte, se hai capacità in eccesso, puoi reindirizzarle verso altre iniziative.
La pianificazione della capacità delle risorse è solo il primo passaggio della gestione delle risorse. Una volta terminata la pianificazione, dovrai allocare tali risorse alla parte specifica del progetto in cui sono più adatte.
Successivamente, monitorerai l'utilizzo delle risorse del progetto per verificare se le tue stime erano accurate. Se tali risorse vengono utilizzate in modo eccessivo o insufficiente, o se le tue esigenze di capacità cambiano, potrai apportare rapidamente le modifiche necessarie per migliorare l'allocazione delle risorse.
Vantaggi della pianificazione della capacità
Una buona pianificazione della capacità apporta numerosi vantaggi all'intero progetto:
- Migliore gestione della catena di approvvigionamento: una buona pianificazione delle risorse ti assicura di non dover affrontare carenze di materie prime o attrezzature. Avrai tutto ciò che ti serve per continuare la produzione secondo il tuo piano del progetto.
- Team più produttivi: un piano accurato della capacità della forza lavoro semplifica la gestione del carico di lavoro. Conoscendo la capacità e le competenze del tuo team, puoi garantire che tutti lavorino al loro livello ottimale, con il risultato di un elevato livello di soddisfazione del team e di un notevole calo del burnout.
- Meno inefficienze di processo: dipendenze di progetto chiare e un buon piano delle risorse ti aiutano ad allocare risorse sufficienti nei posti giusti. Ciò previene i colli di bottiglia che causano perdite di tempo e riducono la tua capacità produttiva.
- Riduzione delle rotture di stock: con un buon piano della capacità di prodotto, sarai sempre in grado di offrire ai clienti ciò che desiderano quando lo desiderano, assicurandoti che spendano i loro soldi con te e non con i tuoi concorrenti.
- Migliori processi decisionali: quando si dispone di un piano di gestione dei requisiti chiaro e di una buona gestione della capacità, è possibile prendere decisioni informate in ogni passaggio del processo, anche quando le cose cambiano o si desidera scalare.
- Processi riutilizzabili: una volta testata una strategia di pianificazione della capacità e verificato che funziona, puoi riutilizzare quel piano come modello per progetti futuri, così non dovrai ricominciare da zero ogni volta.
- Maggiore redditività: grazie all'ottimizzazione di tutti i processi e a un buon tasso di utilizzo delle risorse, i costi vengono ridotti, migliorando i profitti.
- Stakeholder soddisfatti: quando tutto funziona senza intoppi e i profitti aumentano, gli stakeholder saranno probabilmente soddisfatti.
Usa ClickUp per impostare un ordine chiaro delle operazioni aggiungendo dipendenze "blocco" o "in attesa" tra le attività.
Come avrai probabilmente intuito, una pianificazione della capacità con esito positivo non è frutto di supposizioni. Richiede dati reali e una pianificazione degli scenari, oltre forse a un pizzico di intuito. Fortunatamente, sono disponibili modelli e strategie di pianificazione della capacità collaudati, con supporto da un'ampia gamma di strumenti di pianificazione della capacità.
Strategie di pianificazione della capacità
Esistono diversi modi per affrontare la pianificazione della capacità. Ogni metodo presenta vantaggi e svantaggi ed è adatto a diversi tipi di aziende e profili di rischio. Vediamo cosa hanno da offrire.
Strategia di ritardo
La pianificazione della capacità in base al ritardo è la strategia più conservativa. Il suo obiettivo è soddisfare la domanda effettiva in un determinato periodo, senza andare oltre.
Il vantaggio di questa strategia in tempo reale è che non si sprecano risorse, poiché si paga solo ciò che serve. Tuttavia, se la domanda dei clienti cambia, ad esempio se gestisci un ristorante e c'è un improvviso afflusso di clienti, è probabile che ci sia un ritardo prima di poter aumentare la capacità per soddisfare tale domanda.
I clienti non sono generalmente noti per la loro pazienza, quindi potrebbero rivolgersi alla concorrenza invece di aspettare che tu riesca a stare al passo. Di conseguenza, potresti perdere denaro nel breve termine e forse anche nel lungo termine se apprezzano ciò che offre la concorrenza.
Questa strategia è spesso utilizzata dalle aziende che vendono prodotti o servizi di alto valore o da quelle che sanno di poter contare sulla fedeltà dei propri clienti.
Strategia di leadership
La pianificazione della capacità lead è molto più lungimirante. In questo caso, poni a piano i tuoi requisiti di capacità in base alla domanda futura prevista per un determinato periodo. Questo ti aiuta a trarre vantaggio da eventuali picchi di vendite imminenti, per esempio durante determinate festività o periodi dell'anno. 📊
Tuttavia, comporta anche rischi molto maggiori. Se la previsione per quel periodo si rivela eccessivamente ottimistica, potresti ritrovarti con scorte in eccesso che non riesci a vendere o con membri che non fanno altro che stare con le mani in mano, costandoti denaro.
Molte aziende di vendita al dettaglio utilizzano questa strategia per pianificare i periodi di alta domanda stagionali, come le festività.
Abbina la strategia
La pianificazione della capacità di adattamento si colloca tra questi due estremi. Il suo obiettivo è trovare una via di mezzo monitorando attentamente le fluttuazioni del mercato e pianificando regolarmente la capacità. Comprende anche la pianificazione di contingenza in base alle risorse disponibili, in modo da sapere esattamente cosa fare se le cose cambiano.
Esempio, se la domanda aumenta, potresti aumentare leggermente la tua capacità solo all'inizio, ma tenere altre risorse a disposizione nel caso fossero necessarie. Questo ti permette di sfruttare le opportunità senza commit risorse con troppo anticipo.
Questa strategia non è rischiosa come l'approccio lag e consente comunque la scalabilità. Per questo motivo, è una buona strategia per molte aziende aziendali. ✅
Come implementare un processo di pianificazione della capacità
Una pianificazione efficace della capacità richiede alcuni passaggi di lavoro per assicurarsi di aver coperto tutte le basi.
È possibile fare la pianificazione della capacità in Excel, ed è sicuramente molto meglio che provare a farla manualmente utilizzando carta e calcolatrice. Tuttavia, un foglio di calcolo Excel non è il miglior software di pianificazione della capacità da fare.
Online sono disponibili numerose risorse utili sulla pianificazione della capacità e una delle migliori è ClickUp.
ClickUp è uno strumento all-in-one per project management e produttività, progettato per aiutarti nella pianificazione della capacità. Vediamo come puoi utilizzarlo per implementare i passaggi del processo.
Passaggio 1: Comprendere i requisiti del progetto
Ricorda che il tuo obiettivo è assicurarti di avere tutte le risorse necessarie per completare con successo il progetto. Quindi, è importante iniziare esaminando esattamente ciò che deve essere terminato.
Idealmente, dovresti disporre di un documento che descriva l'ambito del progetto o di una carta del progetto. In caso contrario, documenta tutti i passaggi del progetto nel miglior modo possibile, insieme alle tempistiche, alle priorità e alle dipendenze. Puoi utilizzare un documento ClickUp, una lavagna online ClickUp o un grafico Gantt. 📝
Passaggio 2: Stima della capacità necessaria
Utilizza il tuo piano di progetto per stimare il tempo necessario per completare ogni passaggio del progetto. A tal fine, avvaliti delle tue conoscenze ed esperienze, oltre che dei dati storici a tua disposizione, e non esitare a consultare altre persone che potrebbero esserti d'aiuto. Quindi somma le ore stimate per ottenere il totale.
Se per i diversi passaggi sono richieste competenze particolari, evidenziale poiché dovranno essere assegnate a persone specifiche. Identifica le persone che vorresti nel tuo team, in particolare quelle con le competenze specialistiche di cui hai bisogno. Inoltre, elenca tutti i materiali o le attrezzature che potrebbero servirti. 💻
Passaggio 3: Verifica la capacità attuale del tuo team
La vista Carico di lavoro di ClickUp è progettata per aiutarti a garantire che tutti i membri del tuo team lavorino in modo ottimale.
La funzione "vista Carico di lavoro" utilizza le attività che assegni e le durate stimate per mostrarti esattamente quanto lavoro ha (o non ha) ogni membro del team. 🏖️
Il carico di lavoro di un membro del team viene visualizzato sotto forma di grafico a barre in relazione alla sua capacità, ovvero al tempo che ha a disposizione per lavorare, su un arco di tempo di una settimana, due settimane o un mese (a tua scelta). Puoi vedere facilmente quanto tempo gli rimane per svolgere lavoro extra. E se vuoi eseguire il drill-down sui dettagli, puoi semplicemente cliccare per vedere le attività specifiche di cui si sta occupando.
Passaggio 4: Attenzione al divario
Ora che sai di quanta larghezza di banda dispone il tuo team per lavorare al nuovo progetto, puoi calcolare eventuali lacune di capacità. Ad esempio, supponiamo che il progetto richieda 200 ore di un tipo specifico di lavoro a settimana, ma il tuo team abbia solo 100 ore di capacità disponibile. In tal caso, dovrai assumere collaboratori temporanei o freelance per le 100 ore in più. 🙋♀️
Passaggio 5: Monitorare continuamente la capacità
La stima è essenziale per iniziare con la pianificazione della capacità, ma le cose cambiano e la vita reale non sempre va secondo il piano. Alcune attività potrebbero richiedere più tempo del previsto, potrebbero verificarsi dei cambiamenti di portata o i membri del team potrebbero ammalarsi.
Tieni d'occhio l'andamento delle cose in modo da poter mettere a punto la tua pianificazione della capacità man mano che procedi. Utilizza la dashboard personalizzabile di ClickUp per visualizzare analisi in tempo reale e generare rapidamente report quando ne hai bisogno, in modo da sapere sempre cosa sta succedendo e poter rispondere rapidamente a eventuali segnali di allarme. 🚩
Se desideri approfondire le tue conoscenze su come ottimizzare la pianificazione della capacità, iscriviti gratis al corso della ClickUp University su come massimizzare la pianificazione della capacità con la vista Carico di lavoro.
Esempi e modelli di pianificazione della capacità
Vediamo come queste strategie e questi processi possono tradursi in scenari reali, utilizzando il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp.
Esempio di strategia di ritardo
Riley è il responsabile della produzione di una piccola azienda che produce borse esclusive fatte a mano. L'azienda conosce il numero di borse vendute mensilmente tramite il proprio negozio online e segue un piano di conseguenza. 👜
Un giorno, l'azienda ha un colpo di fortuna e un'influencer scopre i suoi prodotti. Promuove la sua borsa preferita sui suoi canali YouTube e TikTok e, improvvisamente, tutti ne vogliono una. Gli ordini arrivano a valanga e l'aziendale esaurisce rapidamente le scorte.
L'azienda approfitta di questa opportunità e crea una lista d'attesa per le borse, che pubblicizza attraverso i propri canali. Riley esegue la pianificazione della capacità all'interno del modello di carico di lavoro e si rende conto che è necessario aggiungere tre artigiani esperti alla produzione di borse al team di quattro persone. Ciò aumenterà i livelli delle scorte in modo sufficiente per soddisfare la nuova domanda.
Ci vorrà un po' di tempo per assumere i nuovi membri del personale e raggiungere la piena velocità di produzione, ma la strategia di ritardo funziona in questo caso perché si tratta di un prodotto esclusivo e la lista d'attesa altamente pubblicizzata lo rende ancora più esclusivo. I clienti sono disposti ad aspettare e sono entusiasti quando finalmente ricevono le loro borse.
Esempio di strategia di lead
Alex è il project manager di un'azienda aziendale di marketing. L'azienda ha appena vinto un contratto per la produzione di materiale di marketing per una grande società, che inizierà tra due mesi, e c'è anche un altro possibile contratto in cantiere.
Quando Alex utilizza il modello per la pianificazione della capacità, si rende conto che il suo attuale team di sei persone non è in grado di gestire le ore di lavoro extra richieste da questi due contratti senza fare molti straordinari. 🕜
Quindi, mentre il primo contratto è ancora in fase di finalizzazione e prima che il secondo sia confermato, intervistano e assumono quattro nuovi dipendenti. Quando il primo contratto entra ufficialmente in vigore, i nuovi assunti sono già operativi e pronti a iniziare.
Alex sta correndo un certo rischio perché i contratti non sono ancora definitivi ed è possibile che qualcosa vada storto, ma stanno scommettendo sulla probabilità che entrambi vadano in porto. L'azienda potrà anche sfruttare il fatto di avere già un team in grado di far fronte al lavoro come punto di forza per il secondo contratto.
Ovviamente, se non si aggiudicheranno il secondo contratto, il loro team avrà una capacità in eccesso. A quel punto, dovranno rapidamente cercare altri lavori o licenziare alcuni dipendenti in esubero.
Esempio di strategia di abbinamento
Jamie gestisce un team di otto operatori di call center che lavorano a turni per un'azienda di vendita al dettaglio. 🎧
L'azienda sta per lanciare un'offerta speciale che probabilmente susciterà molto interesse. Potrebbero ricevere molte chiamate in più al contact center, ma ci sono anche molte informazioni sul loro sito web e su altri canali.
Jamie utilizza il modello di carico di lavoro e calcola che ogni agente ha una certa capacità, ma se ricevono troppe chiamate, avranno bisogno di ulteriore aiuto. Anziché assumere personale aggiuntivo, hanno chiesto ad alcuni membri del team del turno alternativo di essere disponibili su chiamata.
La strategia di abbinamento consente a Jamie di essere cauta nelle sue decisioni, ricorrendo a ulteriore assistenza solo quando necessario. Non ci saranno spese inutili se non saranno necessari ulteriori membri del team. Tuttavia, se fosse necessario ricorrere a ulteriori membri del team, l'aumento del commerciale derivante dalle ulteriori richieste telefoniche dovrebbe essere sufficiente a compensare il costo.
Padroneggia il piano della capacità per aiutare la tua azienda a prosperare
Il piano della capacità ti aiuta a capire esattamente quanto lavoro può gestire il tuo team. Confronta la capacità attuale con la domanda futura e determina se è necessario assumere membri aggiuntivi. Ciò garantisce efficienza, produttività e un processo decisionale migliore, il che porta a profitti più elevati. 🙌
Il metodo lag è la strategia di pianificazione della capacità più conservativa, che aumenta le risorse solo quando esiste una domanda comprovata. Il metodo lead è proattivo, con rischi e ricompense potenzialmente più elevati, mentre la strategia match mira a trovare un compromesso tra questi due estremi. Ogni strategia funziona per diversi tipi di aziende e situazioni, ma il potere risiede in un buon piano.
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