Soluzioni per il sovraccarico dei dipendenti: Prevenire il burnout e aumentare la produttività

Tim Ferriss è famoso per sostenere la settimana lavorativa di 4 ore, suggerendo che l'efficienza, e non il tempo, è la chiave per migliorare la produttività. Questa filosofia sottolinea un aspetto fondamentale della gestione del posto di lavoro: l'equilibrio tra il carico di lavoro dei dipendenti e il loro benessere.

Se ritieni che i dipendenti siano la tua risorsa più importante, probabilmente stai già cercando dei modi per aiutarli a raggiungere tale equilibrio. Probabilmente è anche il motivo per cui sei qui.

Ecco perché siamo venuti in tuo aiuto. In questo post esploreremo il concetto di carico di lavoro dei dipendenti, le ripercussioni del sovraccarico dell'intero team e le strategie pratiche per mantenere un equilibrio sano.

Che cos'è il sovraccarico dei dipendenti?

Il sovraccarico dei dipendenti si verifica quando il volume e la complessità delle attività assegnate a un dipendente superano la sua capacità di gestirle efficacemente entro il tempo e le risorse disponibili.

Prendiamo ad esempio uno sviluppatore che lavora già a pieno regime, correndo contro il tempo per realizzare un prodotto entro lo sprint. Se gli aggiungi un'altra funzionalità/funzione da sviluppare senza modificare il suo carico di lavoro o le sue scadenze, stai creando un sovraccarico di lavoro.

Questo può avere conseguenze disastrose. Capiamo come.

Comprendere l'impatto di un carico di lavoro eccessivo

Un carico di lavoro eccessivo, per sua stessa natura, è indesiderabile, poiché sottopone i dipendenti a uno stress eccessivo, causando una miriade di problemi di salute sul lavoro. È un predatore silenzioso sul posto di lavoro, che spesso passa inosservato fino a quando il danno non è fatto. Alcuni dei maggiori effetti del sovraccarico sulla salute fisica e mentale dei dipendenti sono i seguenti.

Deterioramento della salute: come una macchina che funziona troppo a lungo senza pause o manutenzione, il corpo umano inizia a logorarsi sotto una pressione costante. Questo deterioramento porta a una reale diminuzione di energia, affaticamento cronico, mal di testa, ecc. Gli studi dimostrano che i dipendenti stressati hanno il 40% di probabilità in più di sviluppare malattie cardiache.

Stress e problemi di salute mentale: lo stress è sia una causa che una conseguenza dell'eccessivo carico di lavoro. Oltre il 41% dei dipendenti cita il sovraccarico di lavoro come la principale causa di stress sul posto di lavoro, che a sua volta porta a un rallentamento della produttività, aggravando il problema.

Burnout: l'Organizzazione Mondiale della Sanità definisce il burnout come "una sindrome concettualizzata come il risultato di uno stress cronico sul posto di lavoro che non ha avuto un esito positivo". Ciò porta poi all'esaurimento delle energie, a sentimenti di negativismo/cinismo o a una ridotta efficacia professionale, che si trasformano in un ciclo vizioso di burnout prolungato. Tale condizione influirà anche sulla vita personale del dipendente.

Abitudini lavorative tossiche: i dipendenti finiscono per accettare il sovraccarico di lavoro stressante come la norma. I manager esercitano pressioni sui membri del proprio team affinché assorbano lo stress e lavorino di più. Ciò perpetua cattive abitudini come lavorare fino a tardi, telefonare a ore insolite, mangiare in modo irregolare, ecc.

Risentimento dei dipendenti: il sovraccarico di lavoro toglie la gioia di lavorare e influisce sulla soddisfazione dei dipendenti. Fa sentire i dipendenti come se non avessero scelta, uccidendo sia la produttività che l'innovazione.

In generale, nessuno si sente bene quando è sovraccarico di lavoro, almeno non a lungo termine. Se non sei sicuro che i tuoi team si sentano sovraccarichi, ecco alcuni sintomi che puoi cercare.

Riconoscere i sintomi del sovraccarico di lavoro

Per evitare qualcosa, è necessario prima identificarla e darle un nome. Riconoscere i sintomi del sovraccarico di lavoro è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sano e con alta produttività. Può insinuarsi in modo impercettibile, ma i suoi segni sono inconfondibili una volta che si sa cosa cercare.

Diminuzione della produttività: i dipendenti che prima svolgevano molto lavoro ora ne svolgono meno. È facile attribuire questo fenomeno a problemi personali, ma spesso potrebbe essere dovuto al fatto che sono stati sovraccarichi fin dall'inizio e stanno vivendo una paralisi da carico di lavoro o un esaurimento.

A seconda della natura del calo, potrebbero essere utili alcuni accorgimenti per aumentare la produttività. Se i livelli di rendimento di una persona sono in costante calo, ricalibra i tuoi standard di produttività per riconoscere il sovraccarico di lavoro.

Calo della qualità del lavoro: lo scrittore commette troppi errori grammaticali? Lo sviluppatore crea software pieno di bug? L'avvocato tralascia clausole fondamentali in un contratto? I dipendenti che devono affrontare un carico di attività eccessivo potrebbero affrettare il completamento delle attività, commettendo errori e causando un calo della qualità del loro lavoro.

Diminuzione della motivazione: se il grafico che un tempo era pieno di energia e traboccava di idee creative ora progetta opere ripetitive e poco brillanti, probabilmente è sovraccarico. Sovraccarico non significa solo avere troppo da fare, ma anche fare troppe cose uguali.

In questo caso, ravviva un po' le cose per loro rimescolando leggermente le loro attività.

Congedi per malattia: se i membri del tuo team soffrono troppo spesso di problemi di salute fisica, ad esempio mal di testa o mal di schiena ricorrenti, o di problemi di salute mentale come ansia e depressione, potrebbe trattarsi semplicemente dell'effetto del sovraccarico di lavoro. Prima di ripensare la tua politica in materia di congedi, cerca di capire se la causa è la distribuzione del lavoro.

Comportamenti professionali indesiderati: il rigirarsi nel letto di una mente oppressa da troppo lavoro porta alla privazione del sonno, che a sua volta causa sbalzi d'umore. Ciò può creare conflitti inutili all'interno dell'organizzazione. Immaginate un manager che sbraita contro il proprio team o un account manager che urla contro un client. Potrebbe trattarsi semplicemente del risultato dello stress.

Minore coinvolgimento: c'è un membro del team che evita regolarmente i pranzi di gruppo e gli eventi aziendali? Probabilmente è sovraccarico di lavoro e desidera solo prendersi una pausa dal team. Questo potrebbe valere anche per qualsiasi altro benefit che offri. Se un dipendente è distante, controlla il suo carico di lavoro.

Per tutti i sintomi sopra elencati, è sempre possibile immaginare una causa alternativa. Si potrebbe pensare che le persone si assentino dal lavoro perché malate per altri motivi. Oppure che non siano coinvolte perché timide o introverse. In molti casi questo potrebbe essere vero.

Tuttavia, attribuire la responsabilità a fattori esterni e ignorare i problemi legati al sovraccarico di lavoro può portare a conseguenze disastrose per l'organizzazione.

Le conseguenze dell'ignorare il sovraccarico dei dipendenti

Il sovraccarico dei dipendenti non è un problema occasionale e di breve durata. Si tratta, infatti, di un problema cronico che influisce su ogni aspetto dell'organizzazione.

Assenteismo: l'American Institute of Stress ha rilevato che oltre 1 milione di dipendenti è assente dal lavoro ogni giorno a causa dello stress da sovraccarico. Quando un dipendente è assente, non si perde solo il suo lavoro di quel giorno, ma anche le dipendenze. Il giorno successivo potrebbero essere necessarie alcune ore per recuperare il ritardo.

Aumento del turnover dei dipendenti: una delle conseguenze più immediate dell'ignorare il sovraccarico di lavoro dei dipendenti è l'aumento del turnover. I dipendenti sovraccarichi, che si sentono sottovalutati e oberati di lavoro, sono più propensi a cercare un impiego altrove, portando alla perdita di persone esperte e di talento.

Quiet quitting: probabilmente hai sentito parlare di questa tendenza che vede i dipendenti disimpegnarsi dal proprio lavoro, scegliendo di fare il minimo indispensabile che ci si aspetta da loro. Si tratta di un modo non aggressivo con cui i dipendenti ti fanno capire che sono sovraccarichi di lavoro. Il risultato può essere

Abbassamento del morale del team: quando i dipendenti sono sovraccarichi, si sentono costretti a fare più di quanto possano ragionevolmente fare. Nessuno è motivato da tale pressione. Ciò crea un basso morale e una cultura di paura e frustrazione.

Questo ambiente soffoca la creatività, l'innovazione e la collaborazione, componenti essenziali per un ambiente di lavoro prospero. Con il crollo del morale, diminuisce anche la volontà dei dipendenti di andare oltre, riducendo ulteriormente il potenziale per un esito positivo dell'organizzazione.

Ripercussioni finanziarie: la cattiva salute mentale dei dipendenti costa alle organizzazioni miliardi ogni anno. Aggiungete a questo la perdita di produttività, qualità, impegno e comportamenti scorretti, e i vostri profitti ne risentiranno se ignorerete i sintomi.

Quando i dipendenti lasciano l'azienda, il costo per sostituirli è notevole, non solo in termini di spese di reclutamento e formazione, ma anche in termini di perdita di conoscenze istituzionali e coesione del team.

Si sparge la voce sui luoghi di lavoro tossici. Con il tempo, sarà difficile attrarre i talenti giusti, con un conseguente aumento dei costi di assunzione. Questa pubblicità negativa può anche influire sulle relazioni con i clienti e sul valore per gli azionisti.

Problemi legali: le organizzazioni potrebbero violare le leggi sul lavoro relative all'orario di lavoro, al pagamento degli straordinari o alla sicurezza sul posto di lavoro, con conseguenti costose battaglie legali e multe.

In riepilogo/riassunto, sovraccaricare i tuoi dipendenti non ha assolutamente alcun vantaggio. Quindi, da fare è prevenire il sovraccarico dei dipendenti. Ecco come.

Implementazione di soluzioni al sovraccarico dei dipendenti

Ridurre il numero di attività assegnate ai dipendenti non è sempre efficace per evitare il sovraccarico di lavoro. È necessario un approccio olistico che dia priorità all'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, alla salute mentale e alla soddisfazione sul lavoro.

Diverse aziende leader hanno stabilito dei parametri di riferimento nell'implementazione di soluzioni innovative per combattere efficacemente questo problema. Di seguito sono riportate alcune delle best practice per la creazione di politiche relative alla salute e al benessere dei dipendenti.

Abbracciare il ruolo della prevenzione sanitaria

Le iniziative di prevenzione sanitaria mirano a mantenere e migliorare la salute dei dipendenti prima che insorgano problemi. Google, ad esempio, dispone di centri fitness, sale massaggi e personale medico disponibile per consulenze all'interno del campus. Questo approccio proattivo non solo aiuta a identificare tempestivamente i problemi di salute, ma promuove anche una cultura del benessere, riducendo lo stress e prevenendo il burnout.

Presentazione dei programmi di assistenza ai dipendenti

I programmi di assistenza ai dipendenti (EAP) offrono ai dipendenti un canale riservato per chiedere aiuto in caso di problemi personali o legati al lavoro. Questo sistema di supporto garantisce ai dipendenti l'accesso alle risorse necessarie per gestire lo stress, riducendo così l'impatto del sovraccarico di lavoro. L'EAP di EY (Ernst & Young) include servizi di consulenza, assistenza legale e pianificazione finanziaria.

Valorizzare l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata nella gestione del sovraccarico di lavoro

Netflix offre giorni di ferie illimitati e un orario di lavoro flessibile per promuovere un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. La politica si basa sulla fiducia nei dipendenti, che sono in grado di gestire in modo efficiente il loro carico di lavoro e la loro vita personale, prendendosi il tempo necessario per ricaricarsi. Questo, a sua volta, dà ai dipendenti la titolarità del proprio tempo e l'autonomia di prendere decisioni.

Comunicazione efficace

Nelle organizzazioni in rapida crescita, le richieste tendono ad essere elevate e in continua evoluzione. Ciò può comportare un aumento del lavoro da svolgere in tempi brevi. In molti casi, questo è inevitabile.

Una comunicazione aperta ed efficace può aiutare ad alleggerire il peso di tali situazioni. Aiuta i dipendenti a comunicare ai propri manager quando si sentono sopraffatti. Aiuta i colleghi a farsi avanti e ad assumersi più lavoro, se disponibile.

Definire aspettative realistiche

Un manager con 15 anni di esperienza potrebbe essere in grado di completare un'attività in 30 minuti, mentre un analista della qualità all'inizio della carriera impiegherebbe tre ore. Per avere aspettative realistiche, i manager devono investire tempo ed energie nella comprensione delle capacità e della disponibilità dei dipendenti.

L'importanza del project management nella gestione di un carico di lavoro eccessivo

Un efficace project management può alleviare in modo significativo il sovraccarico dei dipendenti, semplificando le attività e garantendo un'equa distribuzione del carico di lavoro. Approfondiremo questo argomento in una sezione successiva di questo post del blog.

Tutte quelle sopra citate sono strategie a livello organizzativo che aiutano a creare un ambiente di lavoro sicuro e di alta produttività. Sebbene siano assolutamente necessarie, non affrontano i dettagli specifici. Il vero cambiamento può derivare solo dal miglioramento della relazione tra manager e leader.

Ecco alcuni modi per assumere il controllo della creazione di una cultura dell'equilibrio tra lavoro e vita privata nella tua organizzazione.

Il ruolo dei manager e dei datori di lavoro nell'affrontare il sovraccarico dei dipendenti

I manager e i datori di lavoro sono i primi responsabili nell'affrontare il sovraccarico dei dipendenti, in quanto sono quelli che hanno più potere e autorità. In qualità di manager, devi assumerti la responsabilità di garantire che i membri del tuo team non siano sovraccarichi, abbiano un buon equilibrio tra vita lavorativa e vita privata e abbiano un coinvolgimento sano nel loro lavoro.

Ecco alcuni modi da fare.

Rendi il benessere dei dipendenti il tuo obiettivo

In qualità di manager, includi il benessere dei dipendenti nella tua area di responsabilità chiave (KRA). Impara a riconoscere i segnali di allarme. Assicurati che il tuo team:

Costruisci la fiducia

Il sovraccarico o l'insoddisfazione dei dipendenti si verificano quando questi ultimi non hanno un senso di titolarità. Per superare questo problema, i membri del team dovrebbero essere coinvolti attivamente nel processo decisionale. Adotta un approccio democratico alla leadership, incoraggiando l'autonomia del team e consentendo loro di autogestirsi. Abbi fiducia nella loro capacità di gestire bene il proprio tempo.

Comunicare

Il processo "V2MOM" di Salesforce, che incoraggia la trasparenza e l'allineamento su vari aspetti del lavoro, compreso il benessere, è un esempio di come conversazioni strutturate possano aiutare ad affrontare e mitigare le preoccupazioni relative al carico di lavoro.

Quindi, comunica regolarmente con i membri del tuo team:

Ascoltali: crea un ambiente in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nell'esprimere le loro preoccupazioni riguardo al carico di lavoro.

Resta in contatto con loro: organizza incontri regolari e dialoga apertamente con i tuoi team sul tema della salute mentale. Queste conversazioni rassicurano i dipendenti sul fatto che il loro benessere è una priorità e che è giusto chiedere aiuto o adeguamenti al proprio carico di lavoro.

Accetta i feedback: accetta i feedback. Modifica i carichi di lavoro e implementa politiche che proteggano i dipendenti dal sovraccarico.

Introspezione: molti problemi legati al sovraccarico di lavoro possono rimanere inespressi. Ad esempio, un dipendente potrebbe assumere antidolorifici ed essere ansioso di dire a qualcuno che il lavoro gli provoca mal di testa. Osserva e rifletti continuamente su come puoi migliorare e mantenere i tuoi team felici, soddisfatti e con una buona produttività.

Mentre apporti tutti i cambiamenti comportamentali sopra indicati, investi anche nella gestione efficace dei carichi di lavoro dei dipendenti con strumenti di project management affidabili.

Rendere il posto di lavoro a prova di futuro contro il sovraccarico dei dipendenti

Il carico di lavoro dei dipendenti non è come un piano Business che si redige una volta all'anno. È una pratica quotidiana. Per assicurarti di avere sotto controllo il carico di lavoro giornaliero del tuo team, hai bisogno di un software di project management come ClickUp.

Progettato appositamente per gestire i progetti in modo efficace, ClickUp offre una serie di funzionalità/funzioni per ogni esigenza.

Inserimento corretto

L'eliminazione del sovraccarico inizia ancora prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare. Glassdoor riferisce che un inserimento efficace può aumentare i tassi di fidelizzazione fino all'82%!

Crea un programma di inserimento completo che descriva i diritti, i vantaggi, i ruoli, le responsabilità e le aspettative dei nuovi dipendenti. Rendilo accessibile loro in ogni momento.

ClickUp Docs è un ottimo modo per consolidare i documenti relativi all'inserimento dei dipendenti. È anche possibile effettuare la connessione di questi documenti ad attività quali l'invio delle coordinate bancarie, la firma dell'accordo di riservatezza, ecc.

Fornisci al team alcuni modelli di produttività per effettuare il monitoraggio, l'adeguamento e il bilanciamento dei propri programmi di lavoro.

Assegnare il lavoro in modo corretto

Conoscere il proprio carico di lavoro attuale è il punto di partenza per migliorare la produttività. La vista Carico di lavoro di ClickUp è progettata proprio per questo.

Ricordati di non riempire completamente l'agenda dei tuoi dipendenti. Concedi loro un margine del 10-15% per consentire loro di essere creativi.

Crea una zona di lavoro virtuale

I team remoti sono ormai la norma, almeno in modalità ibrida. Quindi, crea un'area di lavoro online simile all'ufficio.

La lavagna online di ClickUp consente ai team di scambiarsi idee o collaborare alla risoluzione dei problemi. I team possono riunirsi in una videochiamata, tramite condivisione della lavagna, per inserire le loro idee. Quindi, convertire l'elenco in attività o azioni da intraprendere.

La vista Chat di ClickUp consolida i messaggi tra i membri del team per discutere e appianare le lacune comunicative. I team in diversi fusi orari rispondono ai messaggi nei momenti più opportuni per loro.

Fornisci istruzioni complete

Per essere efficaci, i team devono disporre di tutte le informazioni. Ad esempio, descrivete la user story, i requisiti delle funzionalità/funzioni, i criteri di accettazione, ecc. all'interno del software di gestione delle attività di ClickUp. Impostate le liste di controllo o le azioni da intraprendere di conseguenza.

Consenti agli assegnatari di porre domande contestualizzate nella sezione commenti e mantieni le conversazioni pertinenti.

Prendete in considerazione i registri giornalieri

Invita alcuni membri del tuo team a utilizzare uno degli strumenti di monitoraggio della produttività dei dipendenti. I modelli di registro delle attività lavorative aiutano a comprendere meglio come i dipendenti trascorrono le loro giornate. Se il loro tempo è dedicato a riunioni, chiacchierate o altre distrazioni inutili, cerca di ridurle al minimo.

Nonostante tu stia facendo tutto nel modo giusto, potresti trovarti di fronte a situazioni in cui i dipendenti sono sovraccarichi di lavoro. In tali circostanze, è necessario reagire in modo adeguato. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti.

Strategie di mitigazione per il sovraccarico dei dipendenti

Se i tuoi team si sentono sovraccarichi, è necessario un intervento urgente e immediato. Tuttavia, una riassegnazione affrettata delle attività può avere solo un effetto limitato. Ma è comunque un buon inizio.

Gestire e ridurre il carico di lavoro

Quando noti sintomi di sovraccarico, torna al punto di partenza. Utilizza i tuoi strumenti di gestione del carico di lavoro per vedere come è attualmente distribuito il lavoro e comprendere le disparità. Quindi, prova le seguenti tattiche.

Prevenire e affrontare il sovraccarico di lavoro

Una volta ricalibrato il carico di lavoro, è il momento di assicurarsi che questa situazione non si ripeta. Ecco alcuni modi da fare.

Sfruttare gli strumenti per una migliore gestione del carico di lavoro

Non sentitevi in dovere di fare tutto personalmente. Utilizzate la tecnologia, gli strumenti e le automazioni per gestire il vostro carico di lavoro.

Utilizza un modello: il modello di ClickUp relativo al carico di lavoro dei dipendenti fornisce un quadro perfetto per eliminare il sovraccarico e prevenire il burnout. Scaricalo, inizia a utilizzarlo e pianifica il tuo carico di lavoro in modo efficace.

Rimani informato: mantieni attive le notifiche di ClickUp per le attività scadute, il tempo di monitoraggio che supera la durata stimata, ecc. Presta particolare attenzione ai sintomi del sovraccarico.

Automatizza: utilizza ClickUp Automations per automatizzare le attività ripetitive di project management.

Prevenire il sovraccarico dei dipendenti con ClickUp

La gestione del carico di lavoro va oltre il rispetto delle scadenze dei progetti: non si tratta solo di determinare quante ore dovresti lavorare. Consegnare in tempo soddisfa solo le esigenze dei clienti. Per avere davvero successo, devi assicurarti che anche le esigenze dei tuoi team siano soddisfatte.

È necessario creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano supportati, apprezzati e motivati. Sarebbe meglio mostrare loro che stai utilizzando tutti gli strumenti a tua disposizione per aumentare la loro produttività, motivarli, renderli efficienti e soddisfatti.

Lo strumento di project management ClickUp offre le migliori funzionalità per consentirti di gestire il carico di lavoro del tuo team. Ti offre la visibilità necessaria per creare strategie e pianificazioni efficaci. Fornisce inoltre interfacce visive e automazioni per metterle in pratica.

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Domande frequenti

1. Che cos'è il sovraccarico dei dipendenti?

Il sovraccarico dei dipendenti si verifica quando a una persona viene assegnato più lavoro di quanto possa ragionevolmente svolgere nell'ambito del proprio orario di lavoro, portando a una situazione in cui le richieste lavorative superano la capacità del dipendente di svolgerle.

2. Come gestisci il sovraccarico di lavoro?

I modi migliori per affrontare il sovraccarico di lavoro sono:

Pianificazione adeguata: comprendi la capacità e pianifica di utilizzarla in modo efficace.

Priorità: identifica le attività urgenti e importanti per concentrarti su ciò che richiede attenzione immediata. Rimanda il resto senza sovraccaricare il tuo team.

Fissare scadenze realistiche: comunica con il tuo team e fissa scadenze raggiungibili, che consentiranno di svolgere un lavoro di alta qualità senza stress eccessivo.

Comunicare apertamente: valutare regolarmente il carico di lavoro del team e riassegnare i compiti in caso di sovraccarico.

3. Qual è il problema del sovraccarico di lavoro?

Il sovraccarico di lavoro è dannoso per le organizzazioni, i dipendenti, la loro vita personale, le famiglie e la società in generale.

Per le organizzazioni, le ripercussioni includono una riduzione della produttività, un aumento dell'assenteismo, un aumento dei tassi di turnover e una cultura lavorativa negativa, tutti fattori che incidono sui profitti.

Per gli individui, essere costantemente sovraccarichi di attività porta ad un aumento dello stress, al burnout, a disturbi del sonno, all'indebolimento della risposta immunitaria e ad un aumento del rischio di condizioni croniche.

Questo riduce la quantità e la qualità del tempo che trascorrono con la loro famiglia, influendo sulla loro felicità. Le famiglie infelici creano una società stressata, ansiosa e pronta a scattare, che non giova a nessuno.