Stipulare accordi di riservatezza (NDA) è una pratica comune tra le aziende, grandi o piccole che siano. Alcune informazioni devono rimanere private, persino riservate.
Non sono solo le ricerche innovative o i segreti commerciali a dover essere protetti. Le aziende trattano regolarmente informazioni sensibili: dati dei clienti, campagne di marketing, informazioni finanziarie, accordi con investitori o partner e altro ancora. Questi dati devono rimanere protetti.
Una gestione impropria di tali informazioni può avere gravi conseguenze, quali il deterioramento della reputazione, la perdita di vantaggio competitivo e problemi legali.
Sebbene l'ideale per le aziende sarebbe operare esclusivamente sulla base della buona volontà e della fiducia, ciò non è sempre pratico. È invece necessario affidarsi ad accordi aziendali per garantire operazioni senza interruzioni e proteggere gli interessi aziendali.
Uno di questi contratti è l'accordo di non divulgazione o NDA, noto anche come accordo di riservatezza (CA) o accordo sulle informazioni proprietarie (PIA). Un NDA è un contratto legale tra due o più parti che impedisce loro di divulgare informazioni riservate.
In questo blog esploreremo cosa rende valido un accordo di non divulgazione e come redigere un contratto legalmente vincolante che garantisca la responsabilità di tutte le parti coinvolte.
Inoltre, condivideremo cinque modelli di NDA pronti all'uso che potrai personalizzare per le tue relazioni commerciali e inviare gli NDA in qualsiasi momento.
Cosa sono i modelli di accordo di riservatezza?
Un modello di accordo di riservatezza è un documento precompilato che delinea i termini e le condizioni di un accordo di non divulgazione. Include clausole standard che vietano alle parti contraenti di divulgare informazioni aziendali riservate senza previo consenso scritto.
Questi modelli forniscono alle aziende un framework già pronto che possono utilizzare per creare accordi di riservatezza personalizzati per diversi scenari, come l'inserimento di nuovi dipendenti, contratti di lavoro a progetto e negoziazioni.
L'utilizzo di un modello di accordo di riservatezza semplifica la creazione di accordi di riservatezza legalmente validi. Consente di risparmiare tempo, aumenta l'efficienza e fornisce alle aziende un formato coerente e standardizzato per definire le informazioni riservate. I modelli garantiscono che tutti i punti chiave siano coperti e riducono il rischio di trascurare clausole essenziali.
Un modello di accordo di riservatezza tipico include le seguenti sezioni:
- Introduzione: questa sezione identifica l'oggetto dell'accordo di riservatezza, ad esempio se riguarda una partnership, l'accesso ai dati o un progetto di funzionalità/funzione.
- Definizione: illustra i diversi termini che saranno utilizzati nell'accordo di riservatezza, come i nomi delle parti, i dettagli sulle parti che divulgano e ricevono le informazioni, se le parti sono entità individuali o società e qualsiasi altro dettaglio simile.
- Informazioni riservate: definisce e descrive la natura dei dati effettivamente riservati.
- Esclusioni: questa sezione contiene l'elenco delle informazioni che non sono protette dall'accordo di riservatezza e che possono essere condivise con altri.
- Obblighi: questa sezione spiega come la parte ricevente deve gestire le informazioni riservate e in quali circostanze può rivelarle ad altri.
- Restituzione delle informazioni riservate: questa sezione descrive le procedure per la restituzione delle informazioni riservate una volta concluso l'accordo.
- Rimedi: questa sezione spiega le conseguenze di una violazione dell'accordo e può includere sanzioni pecuniarie, accuse penali e cessazione del rapporto di lavoro.
- Avvisi e modifiche: questa sezione facoltativa contiene un avviso scritto che contiene un elenco di eventuali modifiche o componenti aggiuntivi all'accordo di riservatezza originale.
- Giurisdizione: spiega lo Stato o la giurisdizione del tribunale in cui saranno risolte eventuali controversie relative all'accordo di riservatezza.
- Blocco firma: include blocchi per ciascuna parte e comprenderà i loro nomi, le firme e la data.
Cosa rende valido un modello di accordo di riservatezza?
La maggior parte degli accordi di non divulgazione segue questo schema di base, ma alcuni modelli gratuiti di accordi di non divulgazione rendono più facile redigere l'accordo senza partire da zero.
Scopriamo cosa rende alcuni modelli di NDA migliori di altri. Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione.
- Linguaggio chiaro: come qualsiasi accordo legale, un modello di accordo di riservatezza deve essere chiaro, conciso e sintetico per evitare ambiguità. È necessario evitare un linguaggio giuridico eccessivo e un gergo inutile, rendendolo facile da comprendere.
- Struttura completa: il modello deve essere coerente con le best practice NDA e contenere tutti i segmenti chiave, quali definizione, informazioni riservate, rimedi e altro ancora.
- Legalmente valido: il modello deve essere legalmente applicabile e conforme alle leggi e ai regolamenti pertinenti. Deve avere una menzione delle parti e della giurisdizione competente e indicare chiaramente i termini e le clausole per garantire che sia ritenuto valido in tribunale.
- Flessibilità: con vari tipi di accordi NDA disponibili, come quelli per dipendenti, partnership, doppia parte e multiparte, è fondamentale scegliere un modello che possa essere facilmente personalizzato per adattarsi alle diverse situazioni aziendali.
- Integrazioni: un altro fattore critico da considerare è l'integrazione della firma elettronica. Verifica che il tuo modello e lo strumento di redazione siano compatibili con gli strumenti di firma elettronica. Ciò ti consentirà di firmare e autenticare digitalmente i contratti.
- Formattazione e stile: assicurati che il modello sia anche visivamente accattivante. Prendi in considerazione fattori quali la spaziatura della pagina e del testo, l'uso dei titoli, il tipo di font e la struttura dei paragrafi.
5 modelli gratuiti di accordi di riservatezza da utilizzare
Ecco un breve elenco dei nostri modelli di accordo di riservatezza preferiti, scaricabili e utilizzabili gratis.
1. Modello di accordo NDA ClickUp
Il primo è il modello di accordo di riservatezza di ClickUp. In questo modello intuitivo per i principianti, puoi trovare tutte le sezioni necessarie in un accordo di riservatezza standard del settore.
Questo modello ti aiuta anche a creare attività di ClickUp con vari stati personalizzati per gestire i tuoi accordi. Puoi classificare e aggiungere funzionalità/funzioni per visualizzare e effettuare il monitoraggio delle informazioni sensibili.
Basta duplicare questo modello su ClickUp Docs e aggiungere tutti i dettagli essenziali, come i nomi e i dettagli delle parti coinvolte, una breve descrizione dell'accordo di riservatezza e altro ancora.
Il modello ti consente di effettuare il monitoraggio degli accordi di collaborazione con commenti, attività secondarie annidate, più assegnatari ed etichette di priorità.
Inoltre, gli strumenti di produttività e l'area di lavoro di ClickUp semplificano il processo di gestione dei contratti, la collaborazione tra le parti e molto altro ancora.
Puoi anche redigere e modificare i contenuti dei tuoi documenti legali con lo strumento di intelligenza artificiale generativa di ClickUp Brain. L'AI Writer for Work fornisce immediatamente le risposte alle domande e redige un contratto in pochi secondi. Stai tranquillo, tutti i tuoi contratti rimarranno al sicuro su ClickUp; i tuoi dati non saranno mai utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Puoi anche utilizzare l'AI Knowledge Manager di ClickUp Brain per cercare informazioni, trovare clausole aggiunte a contratti precedenti, ecc.
Puoi localizzare le tue copie gratis dell'accordo con le funzionalità di traduzione di ClickUp per rimanere in contatto con i tuoi dipendenti o fornitori dislocati in tutto il mondo.
Una volta redatto il tuo NDA, puoi creare un'attività di ClickUp e assegnarla al tuo manager e al team legale per la revisione. Una volta finalizzato l'accordo, esportalo in formato PDF e condividilo con le parti riceventi e firmatarie per la firma elettronica. Oppure, se preferisci fare le cose alla vecchia maniera, stampalo in un attimo!
2. Modello di accordo di non divulgazione in formato Word di LegalTemplates
Il nostro prossimo modello è il modello NDA in formato Word di LegalTemplates. Questo modello è ben strutturato e comprende tutti i componenti essenziali di un modello NDA standard. È possibile scegliere tra un accordo di non divulgazione standard o uno personalizzato per contratti di lavoro, invenzioni, transazioni commerciali o transazioni di acquisto. Inoltre, è possibile modificare il modello in base alle leggi statali e alla giurisdizione locale.
Non solo, LegalTemplates include anche un generatore gratis di moduli per documenti legali. Basta aggiungere i dettagli del contratto nelle caselle di testo e in pochi secondi verrà generato il contratto legale. LegalTemplates offre anche una funzionalità di firma elettronica a pagamento, se preferisci passare al digitale.
3. Modello di accordo di non divulgazione in Word di Simul
Il prossimo modello in questo elenco è di Simul, uno strumento di controllo della versione e collaborazione di Microsoft Word. Il modello di accordo di non divulgazione in Word di Simul è un semplice modello di accordo di non divulgazione in formato documento che puoi scaricare con un solo clic e modificare sul tuo software di elaborazione testi, che sia Documenti Google, MS Word o Apple Pages.
Una volta terminato, puoi caricarlo sul tuo strumento di firma digitale o inviare una copia cartacea al destinatario.
Il modello contiene molti dettagli e puoi aggiungerne altri a seconda del tipo di informazioni riservate che desideri includere in un accordo.
Per impedire qualsiasi divulgazione o accesso non autorizzato, assicurati che i tuoi accordi di riservatezza per dipendenti, stagisti o appaltatori coprano tutto ciò che è previsto dal modello di accordo di riservatezza, quali informazioni relative alle attrezzature aziendali, informazioni contabili, processi di produzione e proprietà intellettuale.
Quando utilizzi questo modello, assicurati che le parole e le frasi corrispondano a quelle utilizzate negli altri contratti. Ad esempio, se nei tuoi accordi utilizzi comunemente termini come "Parte divulgatrice" e "Parte ricevente", utilizzali al posto di "Fornitore di informazioni" e "Destinatario" in questo modello.
Inoltre, sarebbe buona norma confrontare questo modello di accordo di riservatezza con il formato prescritto dallo Stato competente per garantire che entrambi siano allineati in termini di struttura e terminologia.
4. Modello di accordo NDA in formato PDF di Signaturely
Su Signaturely puoi creare e firmare i tuoi accordi senza alcuna difficoltà. La piattaforma è uno strumento di firma digitale online che offre modelli gratis scaricabili in formato Doc e PDF.
Tuttavia, il loro piano Free consente di firmare un solo documento al mese. Per firmare più documenti è necessario sottoscrivere un piano a pagamento.
Sebbene il modello di accordo di riservatezza in formato Word di Signaturely segua il formato standardizzato, è relativamente conciso. Dovrai creare da zero sezioni quali Obblighi, Rimedi e Modifiche. Ti consigliamo di utilizzare questo modello per contratti più semplici che non richiedono dettagli approfonditi, poiché non riguardano informazioni altamente sensibili.
5. NDA Documenti Google per consulenti HR di Template.net
L'ultimo modello gratis di questo elenco è piuttosto specifico: si tratta di un accordo di riservatezza pensato per i consulenti delle risorse umane. La maggior parte delle organizzazioni utilizza un accordo di riservatezza diverso per i dipendenti delle risorse umane, poiché questi hanno accesso ai dati dei dipendenti, alle informazioni sensibili dell'azienda e ai processi aziendali interni.
Questo modello di accordo di riservatezza nei Documenti Google per consulenti HR di Template.net è personalizzato per divulgare informazioni riservate che i consulenti HR trattano abitualmente, quali operazioni aziendali, strategie e piani, gestione dei clienti, dati dei dipendenti, proprietà intellettuale, ecc.
Puoi aggiungere le informazioni direttamente nell'editor di documenti nei modelli di Templates.net, insieme a qualsiasi elemento di branding come il logo aziendale, le combinazioni di colori e altro ancora.
Puoi anche condividere l'accordo di riservatezza con altri membri del tuo team in modo che possano esaminarlo e apportare modifiche. Una volta confermato l'accordo, puoi scaricarlo in formato PDF e condividerlo con la parte ricevente.
Leggi anche: Modelli di contratto di consulenza
Proteggi le informazioni riservate con i modelli di accordo di riservatezza
Che tu stia assumendo dipendenti o collaboratori indipendenti, richiedendo un brevetto top secret o avviando trattative per acquisire un'azienda, un accordo di non divulgazione è fondamentale per mantenere la riservatezza e proteggere le informazioni sensibili.
Personalizzare i modelli di accordo di riservatezza che abbiamo elencato sopra è un processo semplice. Assicurati di far controllare il documento finale dal tuo consulente legale prima di finalizzare l'accordo di riservatezza.
Conserva i tuoi accordi di non divulgazione in un unico posto salvandoli come documenti ClickUp e effettuando la condivisione con le parti coinvolte. Funzionalità/funzioni come il controllo delle versioni e degli accessi manterranno al sicuro le tue informazioni riservate. Grazie alla modifica collaborativa in tempo reale, potrai apportare rapidamente modifiche quando necessario.
Oltre a mantenere le tue informazioni riservate al sicuro e accessibili, ClickUp può aiutare il tuo team a risparmiare tempo e aumentare la produttività sul posto di lavoro. Grazie alle sue funzionalità/funzioni che favoriscono l'efficienza, questa piattaforma di produttività all-in-one può far risparmiare ai tuoi team fino a un giorno alla settimana.
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