L'idea di apportare miglioramenti coerenti, regolari e incrementali al lavoro è diffusa ovunque. Toyota ha introdotto il Kaizen, Motorola ha creato il Six Sigma, e I team di ingegneria agile utilizzano il miglioramento continuo.
Il tema generale è il miglioramento costante per evitare la stagnazione aziendale.
Questi miglioramenti assumono una miriade di moduli. Può essere semplice come spostare alcuni prodotti al banco degli acquisti d'impulso in un supermercato o riorganizzare l'intera catena di montaggio per ridurre gli sprechi.
In ogni caso, c'è sempre spazio per i miglioramenti. È possibile creare significativi efficienza prestando attenzione ai vostri processi e ottimizzandoli regolarmente.
Continuate a leggere e scoprite come utilizzare i concetti e i metodi di ottimizzazione dei processi per snellire le operazioni aziendali.
Che cos'è l'ottimizzazione dei processi?
L'ottimizzazione dei processi è un'attività continua di osservazione, comprensione, miglioramento, verifica e ottimizzazione dei processi aziendali per massimizzare i risultati aziendali desiderati, come la produttività, l'efficienza, la produttività, la redditività o la riduzione dei costi e degli sprechi.
Tipi di ottimizzazione dei processi
A seconda del processo, della scala, dell'impatto, dei passaggi coinvolti e degli obiettivi aziendali, esistono diversi metodi di ottimizzazione dei processi. Alcuni dei tipi più comuni di ottimizzazione dei processi sono:
Ottimizzazione per punti
Alcune situazioni possono essere ottimizzate rapidamente, identificando le lacune e adottando passaggi immediati per risolverle. Per esempio, se un project manager si accorge che alcune attività non sono state svolte, può impostare una lista di controllo.
Creare semplici liste di controllo dalle attività nell'area di lavoro per esaminare rapidamente priorità, stati e date importanti
Ottimizzazione del sistema
Altri richiedono un approccio più strategico. Un responsabile dell'ingegneria che sta distribuendo decine di microservizi nel cloud potrebbe voler studiare attentamente l'intero processo per capire l'interconnessione dei passaggi e apportare miglioramenti olistici.
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Ottimizzazione snella
Resa popolare dalla metodologia Kaizen, l'ottimizzazione snella si concentra sulla riduzione degli sprechi. Questo obiettivo viene spesso raggiunto con l'automazione, la collaborazione e l'uso di strumenti di la semplificazione dei flussi di lavoro .
Le automazioni attivano automaticamente i risultati quando viene eseguita un'azione in ClickUp
Ottimizzazione del process mining
Utilizzato nell'ingegneria e nello sviluppo del software, utilizza i dati e il monitoraggio continuo per identificare i colli di bottiglia e le inefficienze.
Ottimizzazione Six Sigma
Si concentra tipicamente sulla coerenza, utilizzando i dati per identificare difetti e variazioni.
Modellazione del processo e simulazione
È uno dei passaggi più utilizzati nella maggior parte dei programmi di ottimizzazione dei processi e consiste nel visualizzare e testare attivamente varie versioni di miglioramenti del processo per identificare la migliore.
Indipendentemente dal tipo, i passaggi fondamentali per progettare un'ottimizzazione efficace dei processi rimangono costanti. È di questo che parleremo in seguito.
Tecniche di ottimizzazione dei processi
1. Identificare e dare priorità ai processi da ottimizzare
Ogni processo ha il potenziale per essere ottimizzato. Un buon analista aziendale sa cosa ottimizzare e quando. Come best practice, iniziate ponendo le seguenti domande ai team del progetto.
- Quali processi aziendali richiedono troppo tempo?
- Quali processi falliscono troppo spesso?
- Da dove si verificano gli sprechi?
- Quali team attendono informazioni/approvazioni, ecc
- Quali processi non producono risultati all'altezza degli standard fissati dall'organizzazione?
Queste domande dovrebbero fornirvi un elenco di processi da ottimizzare. Una volta ottenuto questo elenco, iniziate a stabilire le priorità. Da fare tenendo conto di tre fattori: lavoro richiesto, interruzione prevista e risultati potenziali.
Se state iniziando a ottimizzare i processi aziendali nell'organizzazione, potreste dare priorità a quelli che richiedono un lavoro richiesto moderato, causano interruzioni minime e offrono risultati medio-alti.
Matrice dell'impatto del lavoro richiesto da ClickUp
è stata progettata per aiutarvi a valutare rapidamente e con precisione l'impatto e i costi, in modo da sapere quali processi devono avere la massima priorità.
In questo modo è possibile apportare modifiche senza stravolgere il carrello delle mele e dimostrando i risultati.
Se disponete di una struttura matura ottimizzazione del flusso di lavoro programma, potreste scegliere processi aziendali che richiedono un lavoro richiesto elevato e che causano un'elevata interruzione, pur producendo risultati elevati. Il rischio di interruzione potrebbe valere la pena di considerare i risultati che si otterranno.
2. Analizzare e mappare il processo corrente
Durante il passaggio precedente, potreste aver compreso le basi del processo. Ora è il momento di analizzarlo più a fondo.
Elencate ogni passaggio del processo nel modo più dettagliato possibile. Parlate con i team del progetto. Se collaborano con altri reparti, parlate anche con loro.
Visualizzate il flusso delle attività in ogni fase del progetto e categorizzatele in obiettivi, attività ed elementi d'azione con la mappa di ClickUp Modello di mappa dei processi di ClickUp Notate ogni inadeguatezza/inefficienza in ogni passaggio. Ad esempio, in un processo di account, il caricamento delle fatture nel sistema ERP potrebbe richiedere troppo tempo, il che lo rende maturo per l'automazione. Nel reparto marketing, alcuni disegni potrebbero essere fuori marca e richiedere misure di controllo della qualità migliori.
Chiedete perché il processo è così com'è. Spesso i team operativi modificano i processi esistenti senza comprendere chiaramente il processo attuale.
Questo può avere effetti disastrosi su altre parti del processo o su altri processi in connessione.
Una volta documentata l'analisi, mappare i processi visivamente. Includete i processi correlati per comprendere l'intero panorama.
Utilizzare una Grafico Gantt per distribuirlo su un certo periodo di tempo. Questo ci aiuta a vedere chiaramente questi processi e a disporli su vari scenari.
La vista Gantt di ClickUp consente di pianificare le attività, di seguire lo stato del progetto, di gestire le scadenze e di gestire i colli di bottiglia.
3. Cercate di migliorare i processi aziendali
Pensate a vari miglioramenti da apportare ai processi aziendali inefficienti. Chiedete al team del progetto di darvi dei suggerimenti: spesso sanno meglio di chiunque altro di cosa hanno bisogno.
Ispiratevi ad altri dipartimenti che potrebbero aver già risolto il problema. Esplorate tutte le soluzioni possibili.
Un suono mappa mentale è un ottimo modo per documentare tutte queste idee senza temere una pagina vuota o vincoli di righe e colonne.
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4. Privilegiare i miglioramenti
Una volta stilato un elenco di possibili ottimizzazioni dei processi, discutetene in dettaglio. Identificate quelle che hanno maggiori probabilità di risolvere il problema e di ottenere i risultati desiderati, rispettando i vincoli operativi e di budget.
Ad esempio, se il problema è rappresentato dai ritardi causati dal caricamento manuale delle fatture cartacee nell'ERP, il potenziale miglioramento del processo potrebbe essere:
- Implementare un programma di scansione alimentato dall'IA che estragga automaticamente i dati e aggiorni l'ERP. Si tratta di un'operazione ad alto costo e lavoro richiesto con un ROI discutibile
- Aggiungere altro personale Da farevoce dei dati è costoso e non scalabile
- Richiedere a tutti i fornitori di inviare fatture digitali via email. Si tratta di una soluzione a basso costo, ad alto lavoro richiesto e con un lungo ciclo di cambiamento
In base alle vostre priorità e ai vostri vincoli, scegliete la soluzione più adatta a voi.
5. Testare i miglioramenti del processo
Prima di implementare i miglioramenti del processo, testateli su scala ridotta. Da fare applicando le modifiche a un piccolo gruppo di utenti o per un breve periodo.
Monitorate le risposte degli utenti ai miglioramenti. Misurare i risultati. Raccogliete feedback qualitativi e quantitativi da tutte le parti interessate per assicurarvi che le vostre intenzioni siano state raggiunte.
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6. Implementare e migliorare
Se il vostro test ha successo, implementatelo per l'intera organizzazione preparandovi alla gestione del cambiamento.
- Informare tutti gli stakeholder sulle modifiche apportate
- Invitarli a porre domande e a rispondere in modo proattivo
- Impostare un sistema per risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere a causa dell'ottimizzazione dei processi implementata
- Progettare le metriche e i meccanismi per misurare i risultati su scala
Soprattutto, monitorate il modo in cui ogni utente sta adottando il nuovo processo. Identificate le potenziali opportunità per ottimizzarlo ulteriormente. Tenete la finestra In arrivo aperta al feedback.
Benefici e sfide dell'ottimizzazione dei processi
L'ottimizzazione dei processi può essere un'impresa complessa. Si tratta di apportare piccole ma significative modifiche ai processi che le persone seguono quotidianamente, spesso in modo inconsapevole. Ogni ottimizzazione dei processi comporta un certo livello di interruzione.
L'unica differenza tra quelle con esito positivo e le altre è che i risultati delle prime superano gli effetti delle interruzioni. Una buona ottimizzazione dei processi può portare benefici in uno dei seguenti modi.
Vantaggi dell'ottimizzazione dei processi
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Esempio di un processo commerciale in un'organizzazione
- Minimizzazione delle inefficienze: Molto spesso, il vantaggio più significativo dell'ottimizzazione dei processi è l'eliminazione delle inefficienze. Riduce il tempo, il lavoro manuale, la perdita di produttività, ecc. per consentire ai team di fare di più con meno.
- Risparmio sui costi: I processi ottimizzati riducono al minimo gli sprechi e prevengono le perdite di produttività come parte del processo. Ciò consente di risparmiare sui costi dell'organizzazione. Ad esempio, se uno sviluppatore attende sei ore per il provisioning di un ambiente cloud, la riduzione di questo tempo può far risparmiare sulla produttività e sui compensi.
- Miglioramento della qualità: Un processo solido è alla base di un prodotto di buona qualità. L'ottimizzazione dei processi garantisce il rispetto di tutte le produttività, migliorando il prodotto finale.
- Promuovere la collaborazione: Sebbene un processo sia tipicamente una serie di passaggi, molti coinvolgono più persone o team che lavorano insieme. Un processo ottimizzato richiede una condivisione delle conoscenze e un passaggio di consegne senza soluzione di continuità. Ottimizzazione continua dei processi consente di ottenere questo risultato, favorendo una collaborazione più intensa.
- Mitigazione dei rischi: Il vantaggio spesso ignorato dell'ottimizzazione dei processi è la sua capacità di ridurre significativamente i rischi. Nei servizi finanziari, un processo ben ottimizzato può prevenire le frodi. Nel settore sanitario, può salvare vite umane. Nel software, può ridurre al minimo le violazioni della sicurezza e rafforzare le posizioni di privacy, riservatezza, sicurezza e conformità.
Un intervento operativo in grado di fare ottenere questi vantaggi eccezionali non è esente da sfide. Vediamo quali sono le sfide che probabilmente incontrerete nel vostro percorso di ottimizzazione dei processi e come superarle.
Sfide dell'ottimizzazione dei processi
- Visione limitata del processo: Spesso le persone si affrettano ad apportare modifiche ai processi che ritengono inefficienti. Quindi, apportano modifiche senza comprenderne l'impatto sulle persone, sui processi e sui flussi di lavoro connessi. Immaginate di spostare la caffetteria in terrazza per risparmiare sull'illuminazione, perché non ha accesso per le sedie a rotelle. Questi cambiamenti possono avere conseguenze controproducenti.
- Complessità dei processi: Non tutti i processi sono semplici e sequenziali. Pertanto, la modifica di un passaggio potrebbe far crollare il resto dei processi complessi come una pila di schede.
- Resistenza al cambiamento: Le persone spesso resistono al cambiamento, anche se non lo rifiutano del tutto. Potrebbero continuare inconsciamente a seguire il vecchio processo, causando inefficienze per sé e per gli altri.
- Insufficiente ROI: La maggior parte dei programmi di ottimizzazione dei processi cerca un ritorno sull'investimento attraverso l'aumento delle vendite, della produttività, della velocità, ecc. I processi aziendali che non sono in grado di rendere evidenti tali ritorni potrebbero essere ignorati, perdendo così importanti opportunità.
- Mancanza di consenso da parte della leadership: I cambiamenti piccoli e incrementali sono spesso fuori dal radar della leadership aziendale. Ciò rende più difficile l'implementazione e l'applicazione di tali ottimizzazioni dei processi.
Come si può notare, queste sfide non riguardano l'ottimizzazione dei processi in sé, ma la loro attuazione. Con la giusta strumenti di miglioramento dei processi è possibile superare queste sfide e snellire le operazioni. Ecco come fare.
Come utilizzare gli strumenti per migliorare l'ottimizzazione dei processi
Viviamo in un mondo di sovraccarico di strumenti. Esistono decine di strumenti per la collaborazione, project management comunicazione e così via. Sfruttate la giusta combinazione di strumenti per migliorare i risultati dei vostri lavori richiesti.
Aumentate la produttività con la funzione di collaborazione gestione delle attività assegnando attività, taggando i commenti e condividendo le registrazioni dello schermo in un'unica piattaforma
Raccogliere dati accurati e pertinenti
La raccolta dei dati non è un'attività occasionale. Pertanto, è necessario un approccio sistematico da più punti di vista per rendere efficace la raccolta dei dati.
Eseguite dei sondaggi per capire quali sono le preoccupazioni del team in merito al processo che state cercando di ottimizzare
Usare uno strumento di monitoraggio del tempo per misurare quanto tempo richiede ogni passaggio del processo. Il Strumento di monitoraggio del tempo ClickUp è un ottimo strumento da fare. È possibile avviare/arrestare il timer o aggiungere manualmente il tempo trascorso. Da fare ovunque: mobile, browser o app native.
Guardate gli archivi dei progetti completati per saperne di più su come vengono svolte le attività. Esaminate i commenti e le liste di controllo per analizzare i processi attuali.
Collaborare efficacemente
Nessun processo può essere ottimizzato con esito positivo senza la collaborazione, che si tratti della raccolta dei dati, del brainstorming delle idee, dell'implementazione del cambiamento o della misurazione dei risultati. Da fare con i moderni strumenti di collaborazione.
Usare ClickUp Blocco note per prendere note e condividerle con il team. Cosa c'è di più? Utilizzate il Strumenti di IA per correggere e riepilogare i testi.
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Riepilogare/riassumere il thread in ClickUp AI
Utilizzate strumenti come le lavagne online di ClickUp per visualizzare i processi aziendali. Trascinate i passaggi, aggiungete le dipendenze e rendeteli visibili a tutti per i commenti. In questo modo si crea una visibilità completa, portando tutti sulla stessa lavagna!
È inoltre possibile utilizzare ClickUp Mappe mentali per simulare potenziali miglioramenti e permettere ai team di annotare.
Discutere le idee. Proporre modifiche a un documento, ad esempio Documenti di ClickUp invitando i membri del team a rivederlo e a fornire un feedback. Utilizzate la funzionalità/funzione commenti per discutere i miglioramenti suggeriti, esplorando i pro e i contro in modo asincrono.
Pianificare e presentare processi migliori ai Teams
Le sfide legate alla resistenza a al cambiamento e alla leadership l'acquisizione può essere affrontata con un migliore piano, una migliore presentazione e una migliore comunicazione. Abbiamo gli strumenti per farlo!
Utilizzate il Vista Gantt di ClickUp per visualizzare il processo nel tempo. Create visualizzazioni prima e dopo per mostrare la differenza che fa l'ottimizzazione del processo. Questo aiuterà i team a immaginare i potenziali vantaggi dell'accettazione del cambiamento.
Semplificate i processi in connessione con Dipendenze di ClickUp **Attività collegate, clienti, ordini, affari, utenti, segnalazioni di bug, documenti, ecc. Visualizzate tutte le relazioni e le dipendenze in un unico punto per prendere le decisioni giuste.
Utilizzo Automazioni ClickUp da fare il lavoro più impegnativo. Modificare automaticamente assegnatari e priorità e applicare tag per accelerare il programma di ottimizzazione dei processi. Attivare attività in base a qualsiasi azione o condizione.
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