Sapevi che una piccola startup norvegese sta per lanciare il processo di rilevamento dei danni alle auto più veloce della storia entro la pubblicazione di questo articolo?
In media, questo processo richiede 15 minuti per essere completato, ma grazie alla tecnologia IA e all'automazione dei processi aziendali (BPA), Wenn è riuscita a ridurre tale numero a 6 secondi, ovvero il 99,33% in meno rispetto allo standard attuale del settore.
Sebbene possa sembrare qualcosa uscito da un film di fantascienza, grazie all'automazione dei processi aziendali (BPA) innovazioni come queste stanno diventando sempre più comuni.
Tuttavia, il rapporto tra automazione e processi aziendali non è sempre chiaro, e uno dei modi migliori per comprenderlo è guardare degli esempi, che è esattamente ciò che faremo in questo articolo. Vedrai esempi reali di automazione dei processi aziendali basati su strumenti di gestione dei processi aziendali che chiunque può implementare in pochi minuti.
Ora definiamo l'automazione dei processi aziendali, in modo da essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda prima di immergerci negli esempi!
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
In termini generali, l'automazione dei processi aziendali (BPA) si riferisce all'uso della tecnologia per automatizzare e ottimizzare i processi aziendali al fine di aumentare l'efficienza operativa, ridurre gli errori umani e i costi e migliorare la produttività complessiva.
Tutto sommato, l'obiettivo principale della BPA è l'efficienza. ⚡️
Il BPA è uno sforzo pianificato e di alto livello volto ad automatizzare più attività manuali all'interno di un processo per migliorare la produttività e l'efficienza. Questo è il punto di riferimento di ogni strategia BPA, il motore principale di tutti i lavori richiesti per l'automazione dei processi in un'azienda.
In che modo l'automazione dei processi aziendali aiuta le organizzazioni?
Migliorando l'efficienza dei processi aziendali, la BPA aumenta la produttività, riduce i costi e consente alle persone di concentrarsi su attività di alto valore che richiedono competenze e creatività umane.
Ciò si traduce in molteplici vantaggi, quali:
- Riduzione dei costi operativi
- Meno dipendenza da risorse umane ad alta intensità di capitale
- Scalabilità dei processi
- Meno errori dovuti all'inserimento manuale delle voci
- Servizio clienti personalizzato
- Operazioni aziendali ottimizzate
- E altro ancora
Oltre a questi vantaggi tangibili e misurabili, la BPA può migliorare la soddisfazione dei dipendenti liberandoli dalle attività più ripetitive e lasciando loro responsabilità che richiedono pensiero critico, creatività e capacità di risoluzione dei problemi.
Nel complesso, i vantaggi della BPA sono evidenti: aiutano le organizzazioni a raggiungere una maggiore efficienza, accuratezza e coerenza nelle loro operazioni, riducendo al contempo i costi e migliorando la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA La mappatura dei processi è un elemento fondamentale per l'esecuzione di flussi di lavoro e processi aziendali efficienti. Utilizza strumenti di mappatura dei processi affidabili e altamente funzionali e il modello di diagramma di flusso dei processi di ClickUp per creare una rappresentazione visiva dei tuoi processi. La creazione di un diagramma di flusso dettagliato prima dell'impostazione delle automazioni può aiutare a garantire che il processo sia fluido e privo di errori.
Il BPA prevede soluzioni software?
L'automazione dei processi aziendali è terminata principalmente con prodotti software dedicati e/o codice personalizzato, solitamente, ma non esclusivamente, una combinazione di entrambi.
Il software BPA può coinvolgere una varietà di tecnologie, tra cui codice, automazione dei processi robotici (RPA), automazione dei flussi di lavoro basata su cloud, apprendimento automatico, intelligenza artificiale ed elaborazione del linguaggio naturale.
Inoltre, è possibile utilizzare più di uno strumento per automatizzare i processi aziendali contemporaneamente. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare strumenti RPA per automatizzare i processi che coinvolgono applicazioni legacy o self-hosted e poi utilizzare un altro set di strumenti per automatizzare i processi e i flussi di lavoro che coinvolgono applicazioni basate su cloud o API interne.
Gli strumenti e i software che consentono alle aziende di automatizzare i processi aziendali includono ClickUp e Make, in particolare se il tuo stack di applicazioni è basato sul cloud, ma esistono anche altri software di automazione dei processi aziendali che puoi prendere in considerazione a seconda delle tue esigenze, delle applicazioni che utilizzi e dei processi in atto.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA L'integrazione tra ClickUp e Make ti consente di risparmiare tempo e automatizzare qualsiasi processo tra ClickUp e altre app di lavoro, senza bisogno di competenze tecniche. Utilizzando ClickUp come software BPA e effettuando la connessione con Make, potrai progettare, creare e automatizzare flussi di lavoro semplici o complessi per ottimizzare il tuo lavoro. Basta impostare trigger e condizioni per automatizzare centinaia di azioni e utilizzare modelli predefiniti per iniziare subito.
Quali tipi di processi rientrano nella categoria BPA?
È importante notare che la BPA copre molte attività, dall'inserimento manuale quotidiano dei dati all'automazione di interi processi, flussi di lavoro e attività. La differenza tra questi risiede nella complessità, nel numero di attività o passaggi e nelle attività secondarie coinvolte.
Ad esempio, la tua strategia BPA potrebbe prevedere l'automazione dell'intero processo di assunzione dei candidati o di inserimento dei dipendenti. Tale processo includerebbe anche flussi di lavoro e attività specifici. Un esempio di flusso di lavoro all'interno di tale processo potrebbe essere il coordinamento del processo di colloquio con i candidati e la pianificazione delle sessioni di formazione.
All'interno di tale flusso di lavoro è possibile automatizzare anche attività specifiche, come la creazione di riunioni Zoom, l'invio di inviti a tali riunioni tramite email, l'archiviazione delle registrazioni delle riunioni per ulteriori analisi e così via. Le automazioni dei processi digitali semplificheranno e ottimizzeranno tutte queste attività, flussi di lavoro e processi.
Quali processi aziendali dovrebbero essere automatizzati?
Il numero di processi aziendali che possono essere automatizzati è pari a migliaia. Infatti, la maggior parte dei processi aziendali può essere automatizzata, in modo totale o parziale, indipendentemente dall'area o dal reparto.
Ad esempio, le risorse umane possono automatizzare processi quali il reclutamento, l'inserimento dei dipendenti e l'uscita dall'azienda. Il marketing può automatizzare quasi tutti i processi manuali, dalla ricerca di parole chiave e produzione di contenuti alle campagne pubblicitarie e alla gestione dei social media. L'IT, ovviamente, è un altro settore che può ottimizzare i processi con l'automazione, inclusi il monitoraggio dei bug, il monitoraggio, lo sviluppo di app, la gestione dei database e altri processi manuali.
Non ci sono praticamente limiti a ciò che puoi fare con gli strumenti e le piattaforme giusti, ed è proprio questo che ti mostreremo di seguito: esempi di automazione BPA che puoi implementare immediatamente con l'integrazione Make e ClickUp.
Per aiutarti a decidere se effettuare un'automazione di un processo, poniti queste domande:
- Il processo richiede troppo tempo al tuo team?
- Si tratta di attività ripetitive o di inserimento manuale dei dati?
- Ciò comporta più passaggi e più parti coinvolte all'interno della tua organizzazione?
- L'errore umano è un fattore determinante in questo processo?
Se hai risposto sì a una di queste domande, allora è chiaro che il BPA può aiutarti a migliorare l'efficienza e l'accuratezza di quel processo.
CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTAScopri come implementare l'automazione in ClickUp e dai un'occhiata a 10 esempi di automazione che ti aiuteranno a creare flussi di lavoro automatizzati, aumentare la produttività e sfruttare i modelli per risparmiare tempo.
15 esempi reali di automazione dei processi aziendali
Esempio 1: Documentazione dei processi aziendali
Idea di automazione: flusso di lavoro per la revisione dei documenti
La revisione dei documenti è un'attività che si ritrova in diversi processi nella maggior parte delle organizzazioni.
Dai contratti e dagli accordi sul livello di servizio ai post sui blog e ai comunicati stampa, le aziende dedicano innumerevoli ore alla revisione dei documenti prima che questi raggiungano il loro scopo. E mentre la revisione può essere un'operazione delicata, tutti i passaggi che la circondano possono essere facilmente automatizzati con strumenti come Make.
Questo modello include Google Drive, ClickUp, Make e Slack e ti consente di automatizzare il processo di revisione dei documenti in generale "monitorando" i nuovi documenti Google Docs in una cartella di Google Drive.
Una volta che un file viene caricato su Google Drive, Make crea e assegna un'attività di ClickUp e invia il file in questione tramite Slack alla persona incaricata di esaminarlo.
Il risultato è un processo di revisione dei documenti agile che consegna i documenti ai revisori e crea la documentazione cartacea necessaria, il tutto senza intervento umano.
Bonus: reingegnerizzazione dei processi aziendali!
Esempio 2: Commerciale
Idea di automazione: avvia attività per coltivare e convertire nuovi lead
Le opportunità Salesforce di solito triggerano una serie di attività correlate che sono fondamentali per chiudere un potenziale affare. Queste attività possono essere di vario tipo, dall'invio di documenti con informazioni aggiuntive all'assegnazione di uno specialista e, spesso, per avviare queste attività è necessario un intervento manuale da parte della persona che ha creato l'opportunità Salesforce.
Questo è tutt'altro che ideale, poiché consuma risorse ed è soggetto a errori (di solito qualcuno dimentica di assegnare le attività richieste). Tuttavia, è anche evitabile e facile da automatizzare.
Questo modello, che include ClickUp, Make, Salesforce, Slack e Flow Control, è incredibilmente utile a tal fine, poiché consente di automatizzare il processo di lead nurturing, triggerando qualsiasi attività immaginabile dopo la creazione di un'opportunità in Salesforce.
Immaginiamo un semplice caso d'uso: hai un eBook per generare lead e lo offri gratis a chi ti fornisce i propri dati di contatto.
Quando si presenta un nuovo potenziale cliente, crei l'opportunità Salesforce e devi coltivarla tramite email e ritargettizzarla con gli annunci Facebook.
Con il modello sopra riportato, puoi trigger automaticamente queste (e altre) attività ogni volta.
Esempio 3: Analisi dei dati web
Idea di automazione: monitoraggio e aggregazione dei dati sulle prestazioni web
Proprio come la revisione dei documenti, anche il monitoraggio delle prestazioni dei siti web è un'attività che la maggior parte delle aziende, se non tutte, deve svolgere costantemente.
Tuttavia, c'è un inconveniente: Google Analytics non è esattamente un'app velocissima e accedere ogni giorno per ottenere i dati è un enorme spreco di tempo.
Ma poi, puoi automatizzare l'intero processo e iniziare a ricevere i dati invece di cercarli.
Oltre ad aggregare i dati analitici su un foglio di calcolo, Make può assegnare a chiunque il compito di esaminarli creando un'attività di ClickUp: in questo modo, nessun evento importante passerà inosservato.
Esempio 4: Influencer marketing
Idea di automazione: creare attività di outreach per influencer
Il processo manuale di contattare gli influencer, effettuare il monitoraggio delle loro risposte e dare seguito alle richieste può richiedere molto tempo. Automatizzare questo processo può far risparmiare al tuo team una notevole quantità di tempo e risorse.
Esempio 5: Supporto clienti
Idea di automazione: risposta automatica ai ticket di supporto clienti
L'automazione della risposta iniziale alle query dei clienti può garantire un rapido riconoscimento e consentire di classificare i problemi in base alla loro natura per una risoluzione efficiente.
Esempio 6: Project management
Idea di automazione: assegnazione di ruoli e responsabilità
L'assegnazione automatica dei ruoli e la delega delle attività all'interno di un progetto possono migliorare la produttività eliminando la delega manuale e il monitoraggio delle responsabilità.
Scopri come automatizzare i processi con un software gratis per la gestione dei progetti!
Esempio 7: Contabilità
Idea di automazione: automazione della generazione delle fatture
La generazione delle fatture per i servizi completati o i prodotti consegnati può essere automatizzata, riducendo gli errori manuali e garantendo l'invio tempestivo delle fatture.
L'automazione di processi come la contabilità non solo elimina il rischio di errore umano, ma garantisce anche una gestione accurata e tempestiva dei registri finanziari, contribuendo a migliorare il processo decisionale aziendale.
Esempio 8: Garanzia di qualità
Idea di automazione: test triggerati automaticamente
L'automazione dell'attivazione dei controlli di qualità e dei test dopo ogni aggiornamento o modifica contribuisce a mantenere costante la qualità del prodotto.
Scopri gli strumenti di test QA!
Esempio 9: Risorse umane
Idea di automazione: raccolta automatizzata dei feedback dei dipendenti
Disporre di un sistema automatico per raccogliere e analizzare il feedback dei dipendenti può aiutare i reparti HR a comprendere in modo efficace e tempestivo il sentiment dei dipendenti.
Scopri come effettuare le automazioni dei processi HR con un software dedicato alle risorse umane!
Esempio 10: Marketing
Idea di automazione: pianificazione dei contenuti
L'automazione della pianificazione dei contenuti per diverse piattaforme può aiutare i team di marketing a garantire una presenza e un coinvolgimento coerenti del marchio su vari canali.
Dai un'occhiata a questi modelli di calendario dei contenuti per iniziare ad automatizzare la pianificazione dei contenuti del tuo team.
Esempio 11: IT
Idea di automazione: report generati automaticamente
L'automazione della generazione e dell'invio dei report IT consente di risparmiare una notevole quantità di tempo, garantendo al contempo il monitoraggio e la reportistica regolari dell'infrastruttura IT.
Esempio 12: Operazioni
Idea di automazione: gestione dell'inventario
L'automazione della gestione dell'inventario può aiutare al monitoraggio dei livelli delle scorte, triggerando nuovi ordini quando necessario e riducendo le possibilità di esaurimento delle scorte o di eccedenze di magazzino.
Esempio 13: Logistica
Idea di automazione: ottimizzazione automatizzata dei percorsi
L'automazione della pianificazione e dell'ottimizzazione dei percorsi di consegna può aiutare le aziende di logistica a ridurre i tempi e i costi del carburante, aumentando al contempo l'efficienza. Esempio 14: Coinvolgimento dei clienti
Esempio 14: Coinvolgimento dei clienti
Idea di automazione: contenuti personalizzati generati automaticamente
L'automazione della personalizzazione della comunicazione con i clienti può garantire un'esperienza più personalizzata per i clienti, aumentando il loro coinvolgimento e la loro fedeltà.
Esempio 15: Finanza
Idea di automazione: reportistica finanziaria automatizzata
L'automazione della creazione dei rendiconti finanziari può far risparmiare una notevole quantità di tempo ai team finanziari, riducendo al contempo le possibilità di errori nella reportistica finanziaria.
Come utilizzare il software di automazione dei processi aziendali
Esistono due semplici modi per iniziare ad automatizzare i processi ClickUp.
La prima opzione è affidarsi a ClickUp Automazioni, una serie di soluzioni native offerte da ClickUp.
Troverai un grande valore in questa offerta se ti affidi a ClickUp per gestire e effettuare il monitoraggio dei processi aziendali fondamentali.
La seconda opzione è quella di adottare una piattaforma di automazione come Make, che consente di progettare, costruire e automatizzare qualsiasi cosa in un'unica piattaforma visiva.
Se disponi di uno stack di app cloud-first in crescita e desideri scalare la tua strategia di automazione, troverai in Crea una soluzione unica in grado di gestire qualsiasi tipo di processo.
Ottimizza i flussi di lavoro con l'automazione dei processi aziendali
Uno degli aspetti più interessanti dell'automazione è che, secondo il rapporto 2023 State of SaaSOps, 7 aziende su 10 hanno già automatizzato almeno un processo chiave e 4 su 10 hanno creato ruoli dedicati all'automazione.
Questo la dice lunga sull'automazione dei processi aziendali: non è solo una possibilità, qualcosa che può accadere o meno.
Si tratta invece di qualcosa che è già stato implementato nelle aziende leader del settore.
Alla luce di ciò e considerando quanto siano ormai intuitivi gli strumenti di automazione, è solo questione di tempo prima che ogni azienda inizi a sbarazzarsi delle attività noiose e ripetitive per dedicarsi a quelle più gratificanti, in modo da far progredire il proprio business e ridurre i rischi dovuti all'errore umano.
Il modo migliore per avviare questi sforzi è utilizzare insieme due potenti software di automazione dei processi aziendali: ClickUp e Make. Con questi strumenti, sarai in grado di creare facilmente processi aziendali automatizzati con un lavoro richiesto e uno sforzo umani minimi.
È ora di potenziare la tua attività aziendale. Inizia oggi stesso la tua trasformazione digitale con il software BPA: automatizza i processi manuali per lavorare in modo più rapido e intelligente che mai. ⚡️
Autore ospite:
Martin Etchegaray è Content Manager e Senior Editor presso Make. Ama leggere e scrivere di storia, scienza e tecnologia.