Pontica Solutions era in difficoltà. In qualità di agenzia di outsourcing in rapida crescita con un team di oltre 800 persone, ogni nuova assunzione comportava un ulteriore passaggio di consegne che andava a monte quando qualcuno non riceveva un messaggio.
Non hanno assunto altro personale per risolvere il problema. Hanno invece automatizzato più di 25 processi. Oggi eseguono 60.000 automazioni all’anno, risparmiando oltre 2.000 ore. I cambi di turno, gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento e la reportistica per i clienti ora vengono gestiti automaticamente in ClickUp. Il tempo così risparmiato viene reinvestito in attività creative e strategiche.
Puoi fare lo stesso su qualsiasi scala. Ogni volta che riassegni manualmente un'attività o avvisi un collega, svolgi un lavoro che potrebbe essere gestito da una macchina. Questo articolo illustra 20 esempi di automazione in ClickUp. Ciascuno di essi ti mostra cosa creare e come configurarlo senza scrivere codice.
In breve
Ogni automazione segue una formula: Trigger + Condizione + Azione. Se riesci a individuare il passaggio manuale che sostituisce, vale la pena creare quella regola.
- Le automazioni delle attività quotidiane gestiscono riassegnazioni, modelli, commenti, archiviazione e date di scadenza, così nessuno dovrà fare da "vigile". Gli stati attivano le revisioni, la creazione fissa le date di scadenza e le condizioni dei campi individuano i brief incompleti prima dell’inizio del lavoro
- Le automazioni per approvazioni e passaggi di consegne garantiscono il flusso di lavoro tra le persone senza necessità di solleciti manuali. I valori dei campi indirizzano le approvazioni di budget, i trigger di dipendenza sbloccano l’attività successiva in coda e i trigger delle attività secondarie avvisano il PM quando un deliverable completo è pronto
- Le automazioni di team e integrazione collegano ClickUp a strumenti esterni e all’intelligenza artificiale. Le opportunità di vendita di HubSpot vengono assegnate come attività, i commit di GitHub aggiornano lo stato delle attività e ClickUp Brain crea regole complesse a partire da descrizioni in linguaggio naturale
Il metodo: Assegna un nome al passaggio manuale che intendi sostituire, definisci una regola specifica di tipo "trigger-condizione-azione", impostala inizialmente a livello di Elenco, quindi effettua la promozione una volta che ne hai verificato l'affidabilità.
Automatizza il lavoro di coordinamento che ti ruba ore senza che te ne accorga, così il tuo team potrà dedicare il tempo alle decisioni importanti invece che agli aggiornamenti di stato.
Cosa sono le automazioni in ClickUp?
Un'automazione di ClickUp è un flusso di lavoro basato su regole che gestisce al posto tuo le attività di routine. Invece di riassegnare manualmente le attività e inviare notifiche, ti basta definire una regola una sola volta. ClickUp eseguirà poi quella regola ogni volta che si verificherà l'evento.
Ogni automazione segue una formula rigorosa:
Automazioni = Trigger + Condizione + Azione
- Il Trigger è l'evento che avvia la regola (ad es., un cambiamento di stato o una nuova attività)
- La Condizione è un filtro facoltativo che deve essere vero affinché la regola venga eseguita (ad es., la priorità deve essere "Urgente")
- L'Azione è la modifica automatica effettuata da ClickUp (ad es., la riassegnazione dell'attività)
Ad esempio, supponiamo che un'attività passi allo stato "Revisione" e che la sua priorità sia "Urgente". ClickUp la assegna automaticamente al membro del team competente. In questo caso, il trigger è il passaggio allo stato "Revisione", mentre la condizione è la priorità "Urgente". L'azione è invece la riassegnazione. Una singola automazione supporta fino a 1 trigger, 15 condizioni e 6 azioni. Ciò consente a una sola regola di gestire un flusso di lavoro complesso.
Le automazioni in ClickUp tengono conto della gerarchia. È questa a determinarne la portata. Un’automazione impostata su un elenco influisce solo sulle attività contenute in quell’elenco. Se impostata su una cartella, influisce su tutti gli elenchi al suo interno. Se impostata su uno spazio, regola tutte le attività che si trovano al di sotto di esso. Puoi creare la regola al livello che corrisponde al suo ambito di applicazione, anziché copiare la stessa logica nei progetti.
Puoi creare un'automazione in tre modi diversi.
- Scegli tra oltre 100 modelli predefiniti organizzati per caso d'uso, come il marketing o il project management
- Descrivi ciò che desideri con un linguaggio semplice e lascia che ClickUp Brain generi la logica di trigger e azioni
- Crea una regola completamente personalizzata partendo da zero nell’Automazione Builder
In che modo l’automazione si differenzia dagli agenti IA?
Sia l’automazione che l’agente IA lavorano per conto tuo. Tuttavia, elaborano le decisioni in modo diverso.
Un'automazione segue una regola rigida e fissa. Verifica se il trigger e le condizioni corrispondono. Se è così, esegue ogni volta esattamente la stessa azione. Non si discosta mai da questo schema, rendendola perfetta per lavoro prevedibile e ripetibile.
Al contrario, un agente di IA analizza il contesto completo di un'attività prima di agire. Anziché applicare un filtro predefinito, interpreta i dati, ad esempio leggendo una segnalazione di bug per decidere quale team debba risolverlo. È uno strumento utile quando un'attività richiede un giudizio simile a quello umano che non può essere ridotto a una regola del tipo "se questo, allora quello".
Regola pratica: ricorri all’automazione quando puoi descrivere il risultato come una regola fissa. Scegli un agente IA quando l’attività richiede un’interpretazione.
| Funzionalità | Automazioni | Agente IA |
|---|---|---|
| Logica decisionale | Segue una regola fissa e predefinita | Valuta i motivi piuttosto che il contesto e prendi una decisione |
| Ideale per | Passaggi prevedibili e ripetibili | Lavori che richiedono un'interpretazione |
| Esempio | Sposta un'attività nello stato "Terminata" quando tutte le attività secondarie sono state completate | Leggi una segnalazione di bug e inoltrala al team giusto |
In che modo le automazioni di ClickUp differiscono dalle integrazioni?
È facile confondere le automazioni con le integrazioni, poiché compaiono nello stesso flusso di lavoro. Tuttavia, svolgono funzioni opposte.
- Un'automazione è il livello logico: determina cosa succede quando si verifica un evento all'interno di ClickUp
- Un'integrazione è il livello di connessione: collega ClickUp a uno strumento esterno in modo che i dati possano passare da uno all'altro
In pratica, queste due funzionalità lavorano in sinergia. L’integrazione collega ClickUp ad app come GitHub, Slack, HubSpot, Google Calendar o alla posta elettronica per sincronizzare gli eventi esterni. L’automazione, a sua volta, rileva quell’evento e decide come ClickUp debba reagire. Ad esempio, aggiornando automaticamente lo stato di un’attività quando uno sviluppatore esegue il merge di una richiesta pull.
| Funzionalità | Automazioni | Integrazione |
|---|---|---|
| Lavoro | Decidi cosa succede quando si verifica un evento | Collega ClickUp a un'app esterna |
| Dove si trova | All'interno di uno spazio, una cartella o un elenco | Tra ClickUp e strumenti come GitHub o HubSpot |
| Esempio | Imposta una data di scadenza al momento della creazione di un'attività | Aggiorna lo stato di un'attività quando viene unito il codice di una richiesta pull |
Ecco una panoramica di come i team di marketing, ingegneria, project management e agenzie possono sfruttare le automazioni per aumentare la produttività.
20 esempi di automazioni in ClickUp per tipo di flusso di lavoro
Ciascuno degli esempi di automazione riportati di seguito include una formula, un tipo di trigger e una guida passo passo alla configurazione.
Confronto rapido: tutti i 20 esempi di automazione in ClickUp
Utilizza la tabella qui sotto per dare un'occhiata a tutti e 20 gli esempi di automazione in un colpo solo. Poi passa alla sezione che corrisponde a ciò che stai cercando di automatizzare.
| Tipo di flusso di lavoro | Automazioni | Trigger | Azione | Ideale per |
|---|---|---|---|---|
| Attività quotidiane | Riassegna un'attività quando lo stato passa a "Da revisionare" | Stato | Cambia l'assegnatario in revisore | Passaggi di consegne relativi a contenuti, design e revisione tecnica |
| Attività quotidiane | Applica un modello quando un'attività viene spostata in un nuovo Elenco | Attività spostata | Applica il modello | Onboarding, lanci, pianificazione degli sprint |
| Attività quotidiane | Invia un commento quando lo stato di un campo di approvazione passa a "Approvato" | Campo | Pubblica un commento taggando il prossimo titolare | Flussi di lavoro legali e con numerose approvazioni |
| Attività quotidiane | Archivia un'attività quando la priorità scende a "Bassa" | Priorità | Sposta nell'elenco degli archivi | Triage e gestione del backlog |
| Attività quotidiane | Imposta automaticamente una data di scadenza alla creazione di un'attività | Creazione | Modifica la data di scadenza | Assistenza, servizi clienti, conformità |
| Attività quotidiane | Modifica lo stato in "Completato" quando la fase raggiunge lo stato "Pubblicato" | Campo | Modifica lo stato | Team di contenuti di marketing |
| Attività quotidiane | Segnala un'attività quando manca un campo obbligatorio | Stato + condizione | Pubblica un commento per richiedere informazioni | L'IA redige un riepilogo/riassunto in tempo reale |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Inoltra per l’approvazione del responsabile in base al valore di un campo | Campo | Modifica l'assegnatario e lo stato | Finanza e approvvigionamenti |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Blocca la completazione se il controllo qualità non è stato superato | Stato + condizione | Ripristina stato + commento | Controllo qualità nei settori ingegneria e produzione |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Trigger l'attività successiva quando una dipendenza viene cancellata | Dipendenza | Modifica lo stato + invia notifica | Progetti sequenziali e ordinati |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Invia un’email a un cliente quando il lavoro passa allo stato “In corso” | Stato | Invia un'email | Agenzie e società di consulenza |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Avvisa le parti interessate quando ogni attività secondaria è stata terminata | Attività secondaria | Commenta + avvisa gli osservatori | Responsabili di progetto di project management |
| Approvazioni e passaggi di consegne | Applica modelli specifici per ogni fase man mano che il progetto procede | Stato | Applica il modello | Progetti in più fasi (onboarding, costruzione) |
| Team e integrazioni | Trasforma le opportunità di vendita di HubSpot in attività commerciali assegnate | Integrazione | Crea un'attività + assegna un responsabile | Team commerciale |
| Team e integrazioni | Avvia il processo di inserimento quando un candidato accetta un'offerta | Stato | Crea un'attività + applica un modello | Risorse umane e reclutamento |
| Team e integrazioni | Invia una bozza all'editor quando l'autore ha terminato | Stato | Modifica l'assegnatario e lo stato | Team di contenuti |
| Team e integrazioni | Inserisci i bug segnalati dai clienti nel backlog dello sviluppo | Campo + condizione | Crea un'attività collegata | Supporto ↔ sviluppo |
| Team e integrazioni | Aggiorna automaticamente le attività dai commit di GitHub | Integrazione | Modifica lo stato + aggiungi un commento | Teams di ingegneri |
| Team e integrazioni | Crea automazioni in un linguaggio semplice con ClickUp Brain | Generatore basato sull'IA | /IA redige la regola | Colleghi senza competenze tecniche |
| Team e integrazioni | Genera automaticamente i riepiloghi delle attività con un campo IA | IA sempre attiva | Crea un'attività collegata | Preparazione degli StandUp, aggiornamenti in tempo reale |
Esempi di automazioni delle attività quotidiane in ClickUp
Queste sette automazioni delle attività gestiscono il lavoro ripetitivo che ogni team svolge quotidianamente: riassegnazione, creazione di modelli, inserimento di commenti, archiviazione e impostazione delle date. Mantengono in ordine la tua area di lavoro, così nessuno dovrà fare da "vigile urbano".
1. Riassegnare un'attività quando lo stato passa a "Da revisionare"
I team di contenuti, design e sviluppo fanno passare ogni risultato finale attraverso un revisore dedicato. Normalmente, questo passaggio di consegne dipende dal fatto che gli autori si ricordino di aggiornare l'assegnatario. Quando se ne dimenticano, le attività rimangono in sospeso.
Questa regola sposta l'attività nella coda del revisore quando lo stato cambia. Il revisore riceve immediatamente una notifica; l'autore passa alla fase successiva.
Formula: Quando lo stato passa a "In revisione", modifica l'assegnatario indicando il revisore
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Accedi all’elenco (o alla cartella/allo spazio) in cui si trovano le attività
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine) nella barra superiore
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "Revisione"
- Nella sezione "Azione", seleziona Cambia assegnatari → scegli il revisore designato
- (Facoltativo) Aggiungi una condizione se desideri che questa azione venga attivata solo per tipi di attività o assegnatari specifici, ad esempio: «L'assegnatario appartiene al [team dei contenuti]».
- Fai clic su Crea
L'automazione si attiverà d'ora in poi su ogni attività presente in quella posizione. Se la imposti a livello di Elenco, saranno interessate solo le attività di quell'Elenco. A livello di Cartella, invece, coprirà tutti gli Elenchi al suo interno.
2. Applica un modello quando un'attività viene spostata in un nuovo Elenco
L'onboarding, il lancio delle campagne e la pianificazione degli sprint richiedono tutti che le attività abbiano liste di controllo o strutture di attività secondarie identiche. Allegare manualmente questi modelli comporta la perdita di passaggi e flussi di lavoro incoerenti all'interno del tuo team.
Questa regola applica il modello non appena un'attività viene inserita nell'Elenco. Ogni attività arriva già completamente strutturata, garantendo che il lavoro inizi su una base completa anziché partendo da zero.
Formula: Quando un'attività viene spostata nel tuo Elenco, applica il tuo modello di attività
Tipo di trigger: attività spostata in questa posizione
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco di destinazione (quello in cui vengono spostate le attività)
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Attività spostata in questa posizione
- Nella sezione "Azione", seleziona "Applica modello" → scegli il modello di attività che desideri allegare
- Fai clic su Crea
Ogni attività che viene inserita in questo elenco riceverà automaticamente il modello. Imposta questa regola a livello di elenco in modo che si applichi solo a quel punto di inserimento specifico.
3. Aggiungi un commento quando lo stato di un campo di approvazione passa a "Approvato"
I flussi di lavoro che richiedono numerose approvazioni, come le revisioni legali, necessitano di passaggi di consegne immediati. In questo modo, la persona successiva sa che è il suo turno. Questa regola pubblica un commento e tagga il titolare successivo non appena il campo cambia. Crea un registro delle approvazioni con data e ora e trasferisce il lavoro in un unico passaggio.
Formula: Quando il campo "Stato di approvazione" passa a "Approvato", pubblica un commento che tagghi il titolare successivo
Tipo di trigger: Campo
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le attività di approvazione
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche ai campi personalizzati → scegli il campo "Stato di approvazione" → impostalo su "Approvato"
- Nella sezione Azione, seleziona Aggiungi un commento → scrivi il tuo messaggio e usa il token dinamico dell’assegnatario per effettuare una menzione al prossimo titolare (ad es., “Approvato. @[Prossimo titolare], è tutto pronto per te.”)
- (Facoltativo) Aggiungi una seconda azione come Cambia assegnatari se desideri trasferire formalmente l'attività
- Fai clic su Crea
Il commento appare nel registro delle attività dell’attività con un timestamp. Fornisce una traccia di audit integrata dell’approvazione senza richiedere un sistema di monitoraggio separato.
4. Archivia un'attività quando la sua priorità scende a "Bassa"
I team di triage devono riorganizzare regolarmente i propri backlog per mantenere la bacheca incentrata sulle attività ad alto impatto. Gli elementi a bassa priorità ingombrano le visualizzazioni attive e nascondono le attività urgenti.
Questa regola sposta le attività in un elenco di archivio quando la loro priorità scende a "Bassa". Di conseguenza, la tua bacheca attiva rimane ordinata, mentre le attività archiviate rimangono ricercabili per riferimento futuro. Abbina questa regola a una revisione periodica del backlog per assicurarti che gli elementi importanti non passino inosservati.
Formula: Quando la priorità passa a "Bassa", sposta l'attività nell'elenco "Archivio"
Tipo di trigger: Priorità
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco, la cartella o lo spazio a cui desideri applicare questa impostazione
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di priorità → impostalo su "Bassa"
- Nella sezione "Azione", seleziona Sposta nell'elenco → scegli l'elenco di archiviazione designato
- Fai clic su Crea
Questa operazione sposta l’attività (comprese tutte le attività secondarie) nell’elenco “Archivio”. Pertanto, i suoi stati saranno conformi a quelli utilizzati da tale elenco. Assicurati che l’elenco “Archivio” abbia uno stato predefinito appropriato oppure aggiungi una seconda azione per impostare lo stato in modo esplicito (ad es. “Archiviato”). Da notare inoltre che le attività spostate rimangono pienamente ricercabili e possono essere riportate indietro se viene ridefinita la loro priorità.
5. Imposta automaticamente una data di scadenza quando viene creata un'attività
I team di supporto, servizi clienti e conformità devono rispettare le scadenze quando arriva una richiesta. Questa regola assegna una data di scadenza a ogni attività non appena viene creata. In questo modo, le tue dashboard e le viste Carico di lavoro rimangono accurate fin dal primo giorno.
Formula: Quando viene creata un'attività nell'Elenco, imposta la sua data di scadenza a un numero fisso di giorni nel futuro
Tipo di trigger: Creazione
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco in cui vengono inserite le attività in arrivo (ad es., il tuo elenco delle richieste o delle attività in entrata)
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Attività creata
- Nella sezione "Azione", seleziona Modifica data di scadenza → scegli "Giorni dopo la data di trigger" e inserisci il numero desiderato
- Fai clic su Crea
In questo modo si garantisce che nessuna attività venga visualizzata senza una data e che la pianificazione della capacità non risulti distorta.
6. Modifica lo stato in "Completato" quando la fase raggiunge lo stato "Pubblicato"
I team di marketing monitorano un campo "Fase" (Bozza, In fase di modifica, Pubblicato) separatamente dallo stato principale dell'attività. Questa regola mantiene allineati i due campi chiudendo l'attività quando la fase raggiunge lo stato "Pubblicato".
Formula: Quando il campo "Fase" passa a "Pubblicato", modifica lo stato in "Completato"
Tipo di trigger: Campo
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le attività relative ai tuoi contenuti
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche ai campi personalizzati → scegli il campo "Fase" → impostalo su "Pubblicato"
- Nella sezione "Azione", seleziona Modifica stato → scegli "Completato"
- Fai clic su Crea
Assicurati che "Completo" sia presente come stato nel flusso di lavoro di quella Lista. Se la tua Lista utilizza un nome diverso, come "Terminato", seleziona quello. Questa regola garantisce l'accuratezza delle viste Bacheca, dei Dashboard e delle viste filtrate senza richiedere agli utenti di aggiornare due campi separati.
7. Segnalare un'attività quando manca un campo obbligatorio
Prima di iniziare il lavoro è necessario disporre di brief di progettazione, specifiche tecniche e dettagli sui clienti. Senza una guida chiara, i membri del team iniziano attività prive del contesto essenziale, sprecando il lavoro richiesto su priorità sbagliate.
Questa regola verifica la presenza di informazioni mancanti all’inizio del lavoro e le richiede automaticamente. Individua tempestivamente le attività incomplete, riducendo il lavoro di rielaborazione e le comunicazioni ripetitive.
Formula: Quando lo stato passa a "In corso" e il campo "Link al brief" è vuoto, pubblica un commento richiedendo il brief
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano queste attività
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "In corso"
- Aggiungi una Condizione (fai clic sul segno + sotto il Trigger) → seleziona il campo personalizzato "Brief Link" → imposta l'operatore su non è impostato (vuoto/nullo)
- Nella sezione Azione, seleziona Aggiungi un commento → scrivi qualcosa del tipo: «In questa attività manca il link al brief. Ti preghiamo di aggiungerlo prima di iniziare a lavorare. @[Autore o Assegnatario dell'attività]»
- Fai clic su Crea
Questa regola si attiva solo quando entrambe le condizioni sono vere: lo stato cambia in "In corso" e il campo è vuoto. Le attività con un brief completato procedono automaticamente. Puoi anche aggiungere o modificare l'azione per riportare lo stato a "Da fare" se desideri bloccare il lavoro fino a quando il campo non viene compilato.
Cosa succede quando un'automazione viene eseguita più velocemente di quanto chiunque possa fermarla?
Le automazioni eliminano le attività di routine che rallentano i team. Ma proprio questa rapidità comporta il rischio che una regola errata possa causare danni prima che una persona riesca a reagire.
È proprio quello che è successo a Knight Capital nell’agosto 2012. Il nuovo software di trading dell’azienda ha sviluppato un malfunzionamento. I suoi computer hanno iniziato a comprare e vendere rapidamente milioni di azioni su oltre un centinaio di titoli. Il trading fuori controllo è proseguito per 45 minuti prima di fermarsi.
- Cosa è andato storto: il nuovo software ha triggerato automaticamente le operazioni di trading alla velocità di una macchina. Le perdite si sono accumulate al ritmo di circa 10 milioni di dollari al minuto, mentre l’azienda si affannava a risolvere il problema. Un sistema automatizzato a piena velocità moltiplica gli errori molto più rapidamente di quanto una persona riesca a individuarli.
- Le conseguenze: Knight ha perso circa 440 milioni di dollari. Si trattava di una cifra superiore all’intero fatturato dell’azienda nel trimestre precedente (289 milioni di dollari). Le sue azioni sono crollate di oltre il 60% il giorno in cui è stata resa nota la perdita. L’azienda ha dichiarato che la propria base patrimoniale era stata gravemente compromessa, mettendo in dubbio la sua stessa sopravvivenza.
Una regola applicata all’intero spazio di lavoro comporta lo stesso rischio, ma su scala ridotta. Un’automazione mal concepita non fallisce solo una volta. Fallisce ovunque sia attiva, all’istante.
La tua migliore misura di sicurezza: riduci il raggio d’azione al minimo, in modo da poterlo annullare in cinque minuti. Ciò significa aggiungere una condizione affinché la regola intervenga solo sulle attività che deve interessare. E non implementare mai una regola senza averne prima verificato il funzionamento su almeno un’attività reale. La velocità è il vero scopo delle automazioni. È l’ambito di applicazione che impedisce a quella velocità di diventare un ostacolo.
Esempi di automazioni delle approvazioni e dei passaggi di consegne in ClickUp
Le approvazioni e i passaggi di consegne sono i punti in cui i flussi di lavoro subiscono ritardi. I membri del team completano la propria parte, ma la persona successiva non sa che è il suo turno. Peggio ancora, le attività rimangono in sospeso perché nessuno le ha segnalate per la revisione. Queste sei automazioni eliminano l’attesa tra il completamento da parte di una persona e l’inizio da parte di quella successiva.
8. Inoltra un'attività al responsabile per l'approvazione in base al valore di un campo
I team finanziari e di approvvigionamento devono approvare le spese che superano un determinato importo. Questo processo di solito si basa sulla segnalazione manuale degli elementi di spesa di importo elevato da parte di una persona. Se ne viene tralasciato uno, un'attività viene approvata al livello sbagliato.
Questa regola legge il valore di un campo personalizzato e inoltra automaticamente l'attività.
Formula: Quando il campo "Budget" supera la soglia impostata, assegna l'assegnatario al responsabile e imposta lo stato su "In attesa di approvazione"
Tipo di trigger: Campo
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le tue attività relative alla finanza o agli acquisti
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche ai campi personalizzati → scegli il campo "Budget"
- Aggiungi una Condizione → impostala su "Budget" superiore a la tua soglia (ad es., 5.000 $)
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Cambia assegnatari → seleziona il responsabile che deve approvare Cambia stato → imposta su "In attesa di approvazione"
- Modifica gli assegnatari → seleziona il responsabile incaricato dell'approvazione
- Modifica lo stato → imposta su "In attesa di approvazione"
- Fai clic su Crea
- Modifica gli assegnatari → seleziona il responsabile incaricato dell'approvazione
- Modifica lo stato → imposta su "In attesa di approvazione"
Questa regola si attiva quando qualcuno inserisce o aggiorna il valore di un campo "Budget" superando la soglia impostata. Le attività al di sotto della soglia rimangono invariate e proseguono nel flusso di lavoro senza ritardi. Se disponi di più livelli di approvazione, crea automazioni separate con condizioni e assegnatari distinti per ciascun livello.
9. Blocca il completamento se il controllo qualità non è stato superato
Prima che un'attività possa essere chiusa, è necessario superare i controlli di qualità. Se ci si affida alla memoria, è possibile che le persone contrassegnino le attività come terminate troppo presto. Questa regola impedisce che ciò accada.
Se qualcuno chiude un'attività prima che superi il controllo qualità, la regola la riapre e pubblica un commento. In questo modo mantieni elevati i tuoi standard di qualità senza dover fare affidamento sulla memoria.
Formula: Quando lo stato cambia in "Completato" e il campo "Stato QA" non è "Superato", riportare lo stato a "In corso". Successivamente, pubblica un commento che spieghi il blocco
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le tue attività di ingegneria/produzione
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "Completato"
- Aggiungi una Condizione → seleziona il campo personalizzato "Stato QA" → imposta l'operatore su non è "Superato"
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Cambia stato → reimposta su "In corso" Aggiungi un commento → ad es. "L'attività non può essere completata finché non viene superato il controllo qualità. Aggiorna il campo "Stato controllo qualità" una volta superati i controlli, quindi riportala nuovamente su "Completata"."
- Modifica lo stato → reimpostalo su "In corso"
- Aggiungi un commento → ad es., «L'attività non può essere completata finché non viene superato il controllo qualità. Aggiorna il campo "Stato del controllo qualità" una volta superati i controlli, quindi riportala allo stato "Completata".»
- Fai clic su Crea
- Modifica stato → reimpostare su "In corso"
- Aggiungi un commento → ad es., «L'attività non può essere completata finché non viene superato il controllo qualità. Aggiorna il campo "Stato del controllo qualità" una volta superati i controlli, quindi riportala allo stato "Completata".»
Questo crea un blocco inderogabile: l’attività non può rimanere nello stato “Completata” finché il controllo qualità non la approva. Viene immediatamente rinviata con una spiegazione, come forma di standardizzazione del processo. La persona sa cosa correggere invece di chiedersi perché la propria attività sia stata spostata.
10. Trigger l'attività successiva quando una dipendenza viene risolta
A volte i progetti seguono un ordine rigoroso, come la stesura prima della modifica o la progettazione prima della realizzazione. In queste sequenze, l’attività successiva rimane inattiva perché il titolare non sa che l’ostacolo è stato rimosso. Questa regola imposta lo stato dell’attività successiva su “Pronta” e avvisa il titolare.
Formula: Quando lo stato di un'attività bloccante passa a "Completata", imposta lo stato dell'attività dipendente su "Pronta" e avvisa l'assegnatario.
Tipo di trigger: Dipendenza
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le tue attività sequenziali
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona "Attività sbloccata" (ciò avviene quando tutte le dipendenze che bloccano un'attività sono contrassegnate come completate)
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Cambia stato → imposta su "Pronto" Aggiungi un commento → ad es., "Tutti gli ostacoli sono stati cancellati. Questa attività è pronta per essere avviata. @[Assegnatario]"
- Modifica lo stato → imposta su “Pronto”
- Aggiungi un commento → ad es., «Tutti gli ostacoli sono stati cancellati. Questa attività è pronta per essere avviata. @[Assegnatario]»
- Fai clic su Crea
- Modifica lo stato → imposta su “Pronto”
- Aggiungi un commento → ad es., «Tutti gli ostacoli sono stati cancellati. Questa attività è pronta per essere avviata. @[Assegnatario]»
Se un'attività presenta tre ostacoli, rimane bloccata finché tutti e tre non vengono cancellati. Tieni presente che, affinché ciò funzioni, le tue attività devono utilizzare le impostazioni di dipendenza di ClickUp. La regola legge tali collegamenti, non solo i nomi degli stati delle attività.
11. Invia un’email a un client quando il lavoro passa allo stato “In corso”
Le agenzie e le società di consulenza devono tenere aggiornati i clienti senza concedere loro l’accesso completo all’area di lavoro. Di solito, ciò comporta interrompere il lavoro per scrivere un’email di aggiornamento manuale.
Questa regola invia l'email al posto tuo quando il lavoro ha inizio. I clienti vengono informati automaticamente e il tuo team rimane concentrato sul progetto.
Formula: Quando lo stato passa da "Da fare" a "In corso", invia un'email al client
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le attività rivolte ai clienti
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → imposta il passaggio da "Da fare" a "In corso"
- Nella sezione Azione, seleziona Invia un'email → configura: A: usa il token dinamico per un campo personalizzato (ad es. il campo "E-mail cliente") oppure digita un indirizzo statico Oggetto: qualcosa del tipo "Lavori avviati su: [Nome attività]" Corpo: scrivi il tuo messaggio destinato al cliente. Puoi inserire variabili dinamiche come il nome dell’attività, la data di scadenza e l’assegnatario
- A: Utilizza il token dinamico per un campo personalizzato (ad es. il campo "Email cliente") oppure digita un indirizzo statico
- Oggetto: Qualcosa del tipo "Sono iniziati i lavori su: [Nome attività]"
- Corpo del messaggio: Scrivi il messaggio destinato al cliente. Puoi inserire variabili dinamiche come il nome dell'attività, la data di scadenza e l'assegnatario
- Fai clic su Crea
- A: Utilizza il token dinamico per un campo personalizzato (ad es. il campo "Email cliente") oppure digita un indirizzo statico
- Oggetto: Qualcosa del tipo "Sono iniziati i lavori su: [Nome attività]"
- Corpo del messaggio: Scrivi il messaggio destinato al cliente. Puoi inserire variabili dinamiche come il nome dell'attività, la data di scadenza e l'assegnatario
L’email viene inviata dal tuo account collegato tramite la ClickApp Email di ClickUp, quindi assicurati prima di attivarla nel tuo spazio. Impostando sia lo stato “Da” che “A” nel trigger, eviterai falsi allarmi causati da attività che passano allo stato “In corso” da stati come “In sospeso”.
12. Avvisa le parti interessate quando ogni attività secondaria è stata terminata
I project manager monitorano deliverable composti da più parti, come ad esempio una campagna con cinque elementi. Controllare ogni attività secondaria per verificare quando l’intero insieme sarà completato è un’operazione lenta e noiosa.
Questa regola invia un avviso non appena l'ultima attività secondaria viene chiusa. Il project manager sa che il risultato finale è pronto senza dover controllare ogni singola parte.
Formula: Quando tutte le attività secondarie sono contrassegnate come "Completate", invia una notifica agli utenti nell'elenco degli osservatori e pubblica un commento indicando che il risultato è pronto per la revisione
Tipo di trigger: Attività secondaria
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le attività principali
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Tutte le attività secondarie risolte
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Aggiungi un commento → ad es., "Tutte le attività secondarie sono state completate. Questo deliverable è pronto per la revisione finale. @[Watchers/PM]" Modifica i follower → aggiungi il PM/gli stakeholder come follower (oppure Modifica gli assegnatari utilizzando un token di osservatore) se desideri inviarlo direttamente alla loro finestra In arrivo
- Aggiungi un commento → ad es., «Tutte le attività secondarie sono state completate. Questo deliverable è pronto per la revisione finale. @[Watchers/PM]»
- Modifica i follower → aggiungi il PM e gli stakeholder come follower (oppure Modifica gli assegnatari utilizzando un token di osservatore) se desideri inviare il messaggio direttamente nella loro finestra In arrivo
- Fai clic su Crea
- Aggiungi un commento → ad es., «Tutte le attività secondarie sono state completate. Questo deliverable è pronto per la revisione finale. @[Watchers/PM]»
- Modifica i follower → aggiungi il PM e gli stakeholder come follower (oppure Modifica gli assegnatari utilizzando un token di osservatore) se desideri inviare il messaggio direttamente nella loro finestra In arrivo
Questo trigger monitora le attività secondarie dell’attività principale. Si attiva una sola volta, quando l’ultima attività secondaria viene completata, anziché ad ogni singolo aggiornamento delle attività secondarie. Se un membro del team riapre una attività secondaria e la chiude nuovamente, la regola viene eseguita di nuovo, rendendola autocorrettiva.
13. Applica modelli specifici per ogni fase man mano che il progetto procede
I progetti articolati in più fasi, come l’onboarding dei clienti e le attività cardine dei lavori di costruzione, richiedono liste di controllo e documenti specifici. Questa regola carica il modello di lista di controllo corretto non appena un’attività entra in una nuova fase. Ogni fase inizia con la struttura giusta, senza lasciare nulla alla memoria.
Formula: Quando lo stato passa a "Fase 2: Esecuzione", applica il modello di lista di controllo della Fase 2
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le attività del tuo progetto suddivise in fasi
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "Fase 2: Esecuzione"
- Nella sezione "Azione", seleziona Applica modello → scegli il tuo modello di lista di controllo/attività per la Fase 2
- Fai clic su Crea
Per i progetti articolati in più fasi, crea un’automazione per ogni fase (Fase 1 → modello Fase 1, Fase 2 → modello Fase 2). Ogni regola si attiva autonomamente quando un’attività raggiunge quello stato. I modelli sono cumulativi, il che significa che non sovrascriveranno il testo esistente. Al contrario, aggiungono nuove liste di controllo o attività secondarie a quelle già presenti. Un’attività che attraversa tutte le fasi raccoglierà tutti i file necessari senza perdere i dati delle fasi precedenti.
L'automazione di un'attività può consolidare le tue peggiori abitudini?
Nel 2014, Amazon ha sviluppato uno strumento di IA per vagliare i curriculum e effettuare la valutazione dei candidati da una a cinque stelle. L’azienda sperava di automatizzare la ricerca dei migliori talenti. Tuttavia, il sistema era stato addestrato su dieci anni di curriculum precedenti, la maggior parte dei quali proveniva da uomini.
Di conseguenza, l’IA ha imparato autonomamente che i candidati maschi fossero migliori. Ha penalizzato i curriculum delle candidate donne e ha declassato le laureate provenienti da due college esclusivamente femminili. Amazon ha infine chiuso il progetto.
Ricorda: un'automazione si limita a replicare il processo che le fornisci. Ripeterà esattamente i tuoi schemi esistenti, comprese le parti che già presentavano dei problemi.
Ecco perché la logica alla base di una regola è importante tanto quanto la regola stessa.
- Aggiungi una condizione o un commento in modo che ci sia sempre un modo chiaro per individuare una decisione errata
- Verifica manualmente il passaggio prima di automatizzarlo
- Prevedi un controllo umano su tutto ciò che riguarda persone, denaro o priorità
Esempi di automazione per team e integrazioni in ClickUp
Le automazioni all’interno di ClickUp collegano il tuo spazio di lavoro ad altri strumenti e team. In questo modo, non dovrai copiare i dati manualmente. Questi sette esempi riguardano flussi di lavoro con HubSpot e GitHub, la collaborazione interfunzionale e le regole create con ClickUp Brain.
14. Trasforma le opportunità commerciali di HubSpot in attività commerciali assegnate
I rappresentanti commerciali utilizzano HubSpot per le trattative e ClickUp per le attività. Quando collegano manualmente i due sistemi, si affidano alla memoria e spesso i lead più promettenti sfuggono loro.
Questa regola crea un'attività di ClickUp quando un affare viene inserito in HubSpot e la assegna a un rappresentante. Ogni lead riceve un'attività in pochi secondi, mantenendo attiva la tua pipeline commerciale.
Formula: Quando viene creata una nuova trattativa in HubSpot, crea un'attività nel tuo elenco commerciale con i dettagli della trattativa e assegnala a un rappresentante
Tipo di trigger: Integrazione
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco in cui dovrebbero essere inserite le attività di follow-up commerciali
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- Nella barra laterale sinistra, alla voce Integrazioni, effettua la selezione di HubSpot
- Scegli il modello "Quando viene creata un'opportunità in HubSpot, crea un'attività" oppure creane uno personalizzato: nella sezione "Trigger", seleziona HubSpot: Opportunità creata. Collega/autorizza il tuo account HubSpot se non è già collegato
- In "Trigger", seleziona HubSpot: Deal creato
- Collega/autorizza il tuo account HubSpot se non è già collegato
- Nella sezione Azione, seleziona Crea un'attività → configura: Elenco: il tuo elenco di follow-up commerciali Nome attività: utilizza la variabile del nome dell'affare di HubSpot Assegnatario: imposta un rappresentante specifico oppure utilizza un campo dinamico come il titolare dell'affare, se mappato Descrizione: inserisci i dettagli dell'affare utilizzando le variabili di HubSpot
- Elenco: Il tuo elenco di follow-up delle vendite
- Nome dell'attività: Utilizza la variabile "nome dell'affare" di HubSpot
- Assegnatario: imposta un rappresentante specifico oppure utilizza un campo dinamico come il titolare dell’affare, se mappato
- Descrizione: Importa i dettagli delle trattative utilizzando le variabili di HubSpot
- Fai clic su Crea
- In "Trigger", seleziona HubSpot: Deal creato
- Collega/autorizza il tuo account HubSpot se non è già collegato
- Elenco: Il tuo elenco di follow-up commerciale
- Nome attività: Utilizza la variabile "nome dell'affare" di HubSpot
- Assegnatario: imposta un rappresentante specifico oppure utilizza un campo dinamico come il titolare dell’affare, se mappato
- Descrizione: Importa i dettagli dell'affare utilizzando le variabili di HubSpot
Prima di utilizzarlo, devi autorizzare il collegamento a HubSpot a livello di area di lavoro una sola volta. Per indirizzare diversi tipi di trattative o regioni a rappresentanti specifici, crea automazioni separate con condizioni basate sulle proprietà delle trattative di HubSpot.
15. Avvia il processo di inserimento quando un candidato accetta un'offerta
I team delle risorse umane gestiscono il passaggio di consegne dal reclutamento all’inserimento. Se devono creare manualmente nuove attività, le pratiche burocratiche e la configurazione tecnica subiscono ritardi. Questa regola avvia il flusso di lavoro di inserimento quando un candidato accetta un’offerta. Crea l’attività, applica il modello e assegna il coordinatore.
Formula: Quando un'attività nel tuo elenco di reclutamento passa allo stato "Offerta accettata", crea un'attività nel tuo elenco di inserimento applicando il modello di inserimento e assegnala al coordinatore delle risorse umane
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri il tuo Elenco di reclutamento (dove si trovano le attività relative ai candidati)
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "Offerta accettata"
- Nella sezione Azione, seleziona Crea un'attività → configura: Elenco: Il tuo elenco di onboarding Nome attività: Utilizza la variabile del nome dell'attività di trigger (ad es. "Onboarding: [Nome attività]") Modello: Seleziona il tuo modello di onboarding (questa opzione si trova all'interno della configurazione di "Crea un'attività") Assegnatario: Il tuo coordinatore delle risorse umane
- Elenco: Il tuo elenco di onboarding
- Nome dell'attività: utilizza la variabile del nome dell'attività del trigger (ad es. "Onboarding: [Nome attività]")
- Modello: Seleziona il tuo modello di onboarding (questa opzione si trova nella configurazione "Crea un'attività")
- Assegnatario: Il tuo coordinatore delle risorse umane
- Fai clic su Crea
- Elenco: Il tuo elenco di onboarding
- Nome dell’attività: utilizza la variabile del nome dell’attività del trigger (ad es. «Onboarding: [Nome attività]»)
- Modello: Seleziona il tuo modello di onboarding (questa opzione si trova nella configurazione "Crea un'attività")
- Assegnatario: Il tuo coordinatore delle risorse umane
L'azione "Crea un'attività" dispone di un campo "Modello" integrato, quindi la nuova attività viene inserita nell'elenco di onboarding già completamente strutturata in un unico passaggio. Se invece aggiungessi "Applica modello" come azione separata, questa verrebbe applicata all'attività di trigger (l'attività "Reclutamento"), non a quella appena creata. Mantieni tutto all'interno dell'unica azione "Crea un'attività" per ottenere il risultato corretto.
16. Consegna una bozza all'editor quando l'autore ha terminato
I team di creazione di contenuto seguono un percorso che va dall’autore all’editor fino al pubblicatore. Questi passaggi di consegne possono fallire se un autore dimentica di riassegnare l’attività.
Questa regola invia la bozza all'editor e modifica lo stato in "In fase di modifica" quando l'autore ha terminato. Utilizziamo proprio questa regola per iniziare la modifica prima e mantenere il Calendario in linea con le scadenze.
Formula: Quando lo stato passa a "Bozza completata", assegna il compito all'editor e imposta lo stato su "In fase di modifica"
Tipo di trigger: Stato
Ecco la configurazione:
- Apri il tuo elenco dei contenuti (dove si trovano i post del blog, gli articoli, ecc.)
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Modifiche di stato → impostalo su "Bozza completata"
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Cambia assegnatari → seleziona il tuo editor Cambia stato → imposta su "In fase di modifica"
- Modifica gli assegnatari → seleziona il tuo editor
- Modifica stato → imposta su "In fase di modifica"
- Fai clic su Crea
- Modifica gli assegnatari → seleziona il tuo editor
- Modifica lo stato → imposta su "In fase di modifica"
Le azioni vengono eseguite dall’alto verso il basso. Prima cambia l’assegnatario, poi si aggiorna lo stato. Ciò garantisce che il redattore trovi immediatamente l’attività nella propria coda con lo stato corretto. Se hai più redattori, utilizza un campo personalizzato “Persone” per l’azione relativa all’assegnatario invece di selezionare un singolo nome. In questo modo, la regola indirizza il lavoro a chiunque sia stato preassegnato a quel contenuto.
17. Inserisci i bug segnalati dai clienti nel backlog del team di sviluppo
I team di supporto e di sviluppo lavorano in elenchi diversi. Una segnalazione di bug è utile agli sviluppatori solo se contiene il contesto corretto. Tuttavia, chiedere agli addetti al supporto di navigare nell’area di lavoro degli sviluppatori comporta la perdita di dettagli.
Questa regola crea un'attività collegata nel backlog del reparto di ingegneria quando il supporto tecnico registra un bug. Gli ingegneri ricevono report strutturati ed entrambi i team effettuano il monitoraggio dello stato delle attività dalle rispettive viste.
Formula: Quando viene creata un'attività nel tuo Elenco di assistenza e il campo "Tipo" è uguale a "Bug", crea un'attività collegata nel Backlog di ingegneria con i dettagli copiati
Tipo di trigger: Campo
Ecco la configurazione:
- Apri il tuo Elenco di assistenza (dove vengono raccolti i bug)
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- In "Trigger", seleziona Attività creata
- Aggiungi una Condizione → seleziona il campo personalizzato “Tipo” → impostalo su “Bug”
- Nella sezione Azione, seleziona Crea un'attività → configura: Elenco: il tuo elenco di backlog tecnico Nome attività: utilizza la variabile del nome dell'attività di trigger Descrizione: inserisci la variabile della descrizione dell'attività di trigger in modo che venga riportata l'intera segnalazione di bug Assegnatario: lascia vuoto per la valutazione iniziale, oppure imposta il nome del tuo responsabile tecnico
- Elenco: Il tuo elenco di attività in sospeso per l'ingegneria
- Nome attività: Utilizza la variabile "nome" dell'attività trigger
- Descrizione: Inserisci la variabile di descrizione dell’attività di trigger in modo che venga riportato il rapporto completo sul bug
- Assegnatario: Lascia vuoto per la valutazione iniziale, oppure imposta il nome del tuo responsabile tecnico
- (Facoltativo) Aggiungi una seconda azione → Aggiungi un collegamento all'attività tra l'attività trigger e quella appena creata, in modo che entrambi i team possano fare riferimento incrociato
- Fai clic su Crea
- Elenco: Il tuo elenco di attività in sospeso per l'ingegneria
- Nome attività: Utilizza la variabile "nome" dell'attività trigger
- Descrizione: Inserisci la variabile di descrizione dell’attività di trigger in modo che venga riportato il rapporto completo sul bug
- Assegnatario: Lascia vuoto per la valutazione iniziale, oppure imposta il nome del tuo responsabile tecnico
Si noti che questa regola utilizza un trigger di creazione con una condizione basata su un campo. La condizione garantisce che il trigger si attivi solo per i bug, non per ogni ticket di assistenza. Entrambi i team mantengono le proprie attività collegate tramite un link. Ciò consente al team di assistenza di effettuare il monitoraggio del problema e al team di sviluppo di risolverlo senza duplicare il lavoro richiesto.
18. Aggiorna automaticamente le attività dai commit di GitHub
I team di ingegneri hanno bisogno che l’attività di programmazione si rifletta in ClickUp senza dover aggiornare manualmente le attività. Questa regola legge l’ID attività in un commit di GitHub e sposta l’attività nella categoria “In sviluppo”. Successivamente, pubblica il link del commit come commento.
Funziona grazie all’integrazione nativa di ClickUp con GitHub. Gli sviluppatori effettuano il commit del codice come di consueto e i project manager possono monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale senza dover richiedere aggiornamenti.
Formula: Quando un commit su GitHub fa riferimento a un ID attività di ClickUp, modifica lo stato dell’attività in “In fase di sviluppo” e pubblica un commento con il messaggio del commit e il link
Tipo di trigger: Integrazione
Ecco la configurazione:
- Apri l’elenco (o la cartella/lo spazio) in cui si trovano le tue attività di ingegneria
- Fai clic sul pulsante Automate (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione
- Nella barra laterale sinistra, alla voce Integrazioni, effettua la selezione di GitHub
- Collega/autorizza il tuo repository GitHub se non è già collegato
- In "Trigger", seleziona GitHub: Commit (si attiva quando un messaggio di commit fa riferimento a un ID attività di ClickUp utilizzando il formato CU-[task_id])
- Nella sezione "Azione", aggiungi due azioni: Cambia stato → imposta su "In sviluppo" Aggiungi un commento → usa le variabili GitHub per inserire il messaggio del commit, l'autore e il link al commit
- Modifica lo stato → imposta su "In fase di sviluppo"
- Aggiungi un commento → usa le variabili GitHub per inserire il messaggio di commit, l'autore e il link al commit
- Fai clic su Crea
- Modifica lo stato → imposta su "In fase di sviluppo"
- Aggiungi un commento → usa le variabili GitHub per inserire il messaggio di commit, l'autore e il link al commit
Affinché ciò funzioni, gli sviluppatori devono includere l’ID attività di ClickUp nei propri messaggi di commit. L’integrazione legge quel link e individua l’attività corretta. Ciò non richiede alcun passaggio aggiuntivo da parte degli sviluppatori, ma solo una semplice abitudine nella denominazione.
19. Crea automazioni in inglese semplice con ClickUp Brain
Gli strumenti tradizionali ti costringono a imparare i termini esatti relativi a trigger, condizioni e azioni prima di poter creare una regola. Questa curva di apprendimento scoraggia la maggior parte delle persone dall’utilizzarli. ClickUp Brain elimina questa barriera.
Descrivi ciò che desideri con parole semplici e l’IA configurerà la regola che potrai poi verificare. Anche i membri del team senza competenze tecniche possono creare regole complesse senza bisogno di tutorial, consentendo a tutto il team di risparmiare tempo.
Come funziona:
- Apri Automation Builder e seleziona "Crea con l'IA"
- Digita una descrizione del tipo: «Se un assegnatario non ha avviato un'attività contrassegnata come "Urgente" entro 24 ore, riassegnala al responsabile del team. Aggiungi un commento che ne spieghi il motivo».
Brain redige la regola affinché tu possa esaminarla e attivarla. Non esegue mai alcuna implementazione senza prima chiederti il permesso.
È utile per regole complesse con più condizioni, quando sai esattamente cosa vuoi, ma non vuoi perdere tempo a cercare tra gli elenchi a discesa per configurarle. È ottimo anche per i colleghi meno esperti di tecnologia che ragionano in termini di risultati piuttosto che di sintassi trigger/azione.
20. Genera automaticamente i riepiloghi delle attività con un campo IA
I colleghi che ricevono in carico attività con lunghe catene di commenti si trovano di fronte a un compito noioso: devono leggere ogni singolo aggiornamento per mettersi al passo. Un campo IA risolve questo problema.
Quando aggiungi questo campo a un Elenco, ClickUp Brain redige un riepilogo dinamico della descrizione, dei commenti e dell’attività dell’attività. Successivamente, aggiorna il riepilogo man mano che l’attività cambia, fornendo un contesto immediato senza richiedere un’analisi approfondita della cronologia dell’attività.
Come funziona: questa funzionalità non utilizza una regola tradizionale del tipo "trigger-condizione-azione". Si tratta invece di un campo IA sempre attivo che sintetizza automaticamente il contesto. Mentre l’esempio precedente utilizza l’IA per creare regole, in questo caso l’IA viene impiegata per svolgere un lavoro continuo all’interno di un campo. Entrambe le funzionalità girano in modo nativo su ClickUp Brain.
Ecco la configurazione:
- Apri l'elenco in cui desideri che compaiano i riepiloghi/riassunti
- Clicca sul simbolo + per aggiungere una nuova colonna (oppure vai su Impostazioni Elenco → Campi personalizzati)
- Aggiungi un campo personalizzato Area di testo (Testo lungo) (i campi con l'IA sono disponibili nei tipi di campo "Testo lungo" e "Elenco a discesa")
- Attiva/disattiva l'opzione IA e seleziona Riassunto (ClickUp Brain riepilogherà la descrizione, i commenti e l'attività)
- Configura l’ambito del campo: applicalo a questo Elenco oppure alla cartella/all’area se desideri che sia visibile ovunque
- Salva (il campo si compila automaticamente sia per le attività esistenti che per quelle nuove)
Non è necessario creare un'automazione per questa funzione. Il campo si aggiorna automaticamente. Man mano che vengono aggiunti nuovi commenti, modifiche o cambiamenti di stato, ClickUp Brain aggiorna il testo. Puoi visualizzare questo riepilogo/riassunto come colonna nella vista Elenco, all'interno del pannello dei dettagli dell'attività o nelle dashboard. È ideale per la preparazione degli standup, la gestione del backlog o per chiunque debba subentrare in un'attività già in corso.
Le automazioni funzionano al meglio se accompagnate da un sistema di controllo. Ogni regola che accelera il lavoro deve essere affiancata da una condizione o da un punto di controllo. Altrimenti, si finisce per accelerare anche gli errori.
| Automazioni | Quando le cose vanno male | Quando è terminato bene |
| Riassegnare in caso di cambiamento di stato a "Revisione" | Si attiva ad ogni modifica di stato e trasferisce il lavoro incompiuto nella coda del revisore | Una condizione limita il tutto ai passaggi di consegne, in modo che il revisore veda solo il lavoro pronto |
| Archivia quando la priorità scende a "Bassa" | Nasconde le attività che contano ancora, che non vengono più visualizzate | Abbinato a una revisione periodica del backlog, in modo che gli elementi archiviati rimangano ricercabili e vengano riesaminati |
| Imposta una data di scadenza al momento della creazione di un'attività | Inserisce una data arbitraria che distorce le viste Carico di lavoro e induce le persone a ignorare le scadenze | L'offset riflette lo SLA effettivo, garantendo così una pianificazione accurata della capacità |
| Modifica lo stato in "Completato" quando la fase raggiunge lo stato "Pubblicato" | Chiude le attività che presentano ancora controlli di qualità in sospeso o questioni irrisolte, nascondendo il lavoro incompiuto dietro un'etichetta verde | Funzionalità protetta, in modo che la fase passi alla successiva solo quando il lavoro è terminato, garantendo l’affidabilità dei dashboard |
| Blocca il completamento fino al superamento del controllo qualità | Diventa un ostacolo senza alcuna spiegazione, e le persone aggirano il cancello | Restituisce l’attività con un commento che indica cosa correggere, in modo che il gate possa insegnare |
| Invia un’email a un cliente quando il lavoro passa allo stato “In corso” | Si attiva ad ogni rientro (anche dallo stato "In sospeso") e inonda il client di falsi allarmi | Blocca il trigger su una specifica transizione da→a, in modo che il client riceva una tua risposta |
| Crea un'attività da un'opportunità HubSpot | Genera duplicati privi di dettagli, creando più lavoro di smistamento di quanto ne risparmi | Contiene i dettagli dell’affare e li indirizza in base alle condizioni, in modo che ogni lead diventi un’attività assegnata e pronta per essere gestita |
Come scrivere un'automazione che sia davvero utile
Hai visto 20 esempi. Ecco come crearne di tuoi, in modo che ciascuno ti faccia risparmiare tempo.
Abbiamo già fatto una menzione al fatto che ogni automazione segue una formula: Automazione = Trigger + Condizione + Azione
Prima di creare una regola, sottoponila a un test: indica l’attività manuale che sostituisce. Se riesci a individuare un passaggio che qualcuno svolge manualmente oggi, vale la pena creare l’automazione. Se non riesci a individuare quel passaggio, stai automatizzando qualcosa che comunque nessuno stava facendo. Quindi, la regola non fa altro che creare confusione.
La differenza tra una regola utile e una fastidiosa sta tutta nel livello di specificità. Confronta questi esempi:
| Vago (viene ignorato) | Specifico (funziona) |
|---|---|
| Avvisa il team quando qualcosa cambia | Quando lo stato passa a "Bloccato", aggiungi un commento e tagga il responsabile del progetto |
| Sposta le attività una volta terminate | Quando manca un giorno alla data di scadenza e lo stato è ancora "Da fare", invia una notifica all'assegnatario |
| Invia un promemoria alle persone per le date di scadenza | Quando manca un giorno alla data di scadenza e lo stato è ancora "Da fare", invia una notifica all'assegnatario |
| Assegna il lavoro alla persona giusta | Quando il campo "Tipo" è impostato su "Bug", assegna l'attività al tecnico di turno |
Le versioni vaghe a sinistra non funzionano perché non specificano quale evento, quale attività o chi deve agire successivamente. La versione specifica indica un trigger esatto, individua con precisione le attività coinvolte e termina con un chiaro passaggio di consegne a una persona ben identificata.
Inserisci tutti e tre i campi e la regola si attiverà automaticamente. Se ne lasci uno incompleto, riceverai avvisi su attività irrilevanti oppure l'automazione si attiverà solo per creare confusione.
Come ha affermato Bill Gates nel suo libro Business @ the Speed of Thought:
La prima regola di qualsiasi tecnologia utilizzata in un'azienda è che l'automazione applicata a un'operazione efficiente ne amplificherà l'efficienza. La seconda è che l'automazione applicata a un'operazione inefficiente ne amplificherà l'inefficienza.
La prima regola di qualsiasi tecnologia utilizzata in un'azienda è che l'automazione applicata a un'operazione efficiente ne amplificherà l'efficienza. La seconda è che l'automazione applicata a un'operazione inefficiente ne amplificherà l'inefficienza.
Il vantaggio per te: un'automazione riproduce esattamente il tuo processo, errori compresi. Se la tua fase di revisione prevede tre approvatori non necessari, automatizzarla farà passare il lavoro attraverso tutti e tre più velocemente. Mappa prima il flusso di lavoro che desideri, elimina le parti ridondanti, quindi automatizza i passaggi rimanenti.
Dove si trovano le automazioni: spazio, cartella o elenco
Una volta definita una regola specifica, il livello a cui la imposti determina la sua portata. Scegli quello giusto ed eviterai di ripetere la stessa logica in tutti i progetti.
| Ambito | Cosa riguarda | Ideale per |
|---|---|---|
| Spazio | Ogni cartella e ogni elenco nello spazio | Regole a livello di organizzazione, come l’invio di una notifica al PM quando un’attività supera la scadenza |
| Cartella | Tutti gli elenchi presenti nella cartella | Regole a livello di progetto, come l’applicazione della lista di controllo di controllo qualità nella fase di test |
| Elenco | Solo quell'elenco | Regole del team, come la riassegnazione all'editor una volta completata la bozza |
Una regola di livello superiore si applica a cascata, ma una regola a livello di elenco può sovrascriverla. Inizia dall’elenco, verifica che funzioni, poi promuovila al livello superiore. In questo modo, una regola errata non potrà interessare l’intera area di lavoro prima che tu l’abbia testata.
Documentare i processi prima di implementare l’automazione garantisce che ogni trigger, condizione e azione corrisponda a un passaggio concreto svolto dal tuo team.
Il modello "Processi e procedure" di ClickUp ti aiuta a suddividere ogni flusso di lavoro in fasi chiare e ordinate, con titolari assegnati. Puoi individuare con precisione dove deve essere eseguita un'automazione e chi deve ricevere il passaggio di consegne.
Come creare e scalare le automazioni in ClickUp
I 20 esempi sopra riportati illustrano cosa è possibile automatizzare. ClickUp ti offre il sistema per definire tali regole e monitorarne l’impatto. Collega i tuoi flussi di lavoro a risultati concreti, il tutto in un unico spazio di lavoro.
Dashboard: monitora l’attività delle tue automazioni
Ogni automazione fa risparmiare tempo che non puoi vedere a meno che non lo misuri. I dashboard di ClickUp estraggono i dati direttamente dalle attività attive per mostrare cosa sta cambiando.
Utilizza una scheda di calcolo per aggregare il tempo registrato prima e dopo l’attivazione di una regola. Aggiungi un grafico di stato per vedere con quale rapidità le attività passano attraverso le fasi di passaggio di consegne. I dati si aggiornano automaticamente, quindi non dovrai creare una presentazione ogni venerdì per dimostrare che le tue automazioni funzionano.
Campi personalizzati: il livello dati che alimenta i tuoi trigger
L'accuratezza delle automazioni dipende dalla precisione dei dati che utilizza. I campi personalizzati consentono di memorizzare valori strutturati, come elenchi a discesa, numeri e etichette, direttamente nelle attività.
Quando imposti un trigger che si attiva in caso di "Budget superiore a 5.000 $" o una condizione che verifica che "Lo stato del controllo qualità non sia 'Superato'", tali valori provengono dai campi personalizzati. I dati rimangono aggiornati in tempo reale perché le persone che svolgono il lavoro li aggiornano man mano che procedono.
ClickUp Brain: crea e verifica le regole con l’IA
Non è necessario memorizzare la sintassi "trigger-condizione-azione". Descrivi ciò che desideri in un linguaggio semplice e Brain redigerà la regola. Oltre alla creazione, Brain è in grado di individuare opportunità di automazione rispondendo a domande come "Quali flussi di lavoro prevedono ancora passaggi di consegne manuali?" direttamente dai dati della tua area di lavoro.
E quando un flusso di lavoro richiede più di una regola fissa, i Super Agent di ClickUp subentrano là dove le automazioni si fermano. Analizzano il contesto, interpretano i dettagli delle attività e agiscono con un giudizio simile a quello umano. In questo modo, le automazioni gestiscono il lavoro prevedibile, mentre gli agenti si occupano del resto.
Nota veloce: Le automazioni native di ClickUp sono progettate per i flussi di lavoro che si svolgono all’interno della tua area di lavoro. Se la tua infrastruttura dipende dalla sincronizzazione di decine di app esterne con trasferimenti di dati complessi, abbina ClickUp a una piattaforma di integrazione dedicata come Make o Zapier.
Inizia in piccolo, espandi in modo intelligente
Ciascuna automazione qui presente sostituisce un passaggio manuale. Risolve un passaggio di consegne dimenticato, un avviso non ricevuto o un campo di attività non aggiornato. È proprio qui che risiede il vero valore. Non è necessario automatizzare tutto. Concentrati invece sul lavoro di coordinamento invisibile che ogni settimana assorbe ore preziose del tuo team.
Il procedimento è semplice. Scegli un passaggio di consegne che presenta regolarmente delle difficoltà. Crea la regola a livello di Elenco. Osserva come viene applicata alle attività reali. Una volta che ti fidi, spostala a livello di Cartella o Spazio. Poi, passa a quella successiva.
I team che considerano le automazioni come un sistema in continua evoluzione creano aree di lavoro che diventano sempre più intelligenti nel tempo. I 20 esempi sopra riportati non sono teorici. Rispecchiano flussi di lavoro che i team utilizzano quotidianamente e sono tutti disponibili su ClickUp.
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Domande frequenti sulle automazioni in ClickUp
Le automazioni di ClickUp si applicano alle attività esistenti o solo a quelle nuove?
Le automazioni si attivano solo sulle azioni che avvengono dopo la creazione della regola. Non modificano le attività già presenti nell’Elenco. Se devi applicare la logica ad attività precedenti, devi trigger l’evento manualmente o utilizzare un’azione in blocco. Testare una nuova regola su un’attività appena creata è il modo più sicuro per verificare che funzioni come previsto.
Perché la mia automazione ClickUp non funziona?
I motivi più comuni sono una condizione non soddisfatta, un trigger che non corrisponde all’evento o un’azione in conflitto con gli stati della tua lista. Verifica che i nomi degli stati o dei campi nella tua regola corrispondano esattamente a quelli presenti in quella lista. Ad esempio, una regola che fa riferimento a “Terminato” non si attiverà in un elenco che utilizza solo “Completo”. Puoi anche controllare il registro delle attività dell’automazione per vedere se è stata eseguita e cosa ha fatto.
È possibile che un'automazione ne triggeri un'altra in ClickUp?
Sì, un'azione di un'automazione può attivare un'altra automazione. Questo ti permette di concatenare le regole tra elenchi o fasi diverse. Si tratta di una funzionalità potente, ma devi monitorarla attentamente. Concatenazioni pianificate male possono creare loop infiniti o risultati indesiderati. Quindi crea e testa ogni regola singolarmente prima di collegarle tra loro.
Chi, all’interno del mio team, può creare o effettuare delle modifiche alle automazioni?
Le autorizzazioni relative alle automazioni dipendono dal ruolo dell’utente e dal suo accesso allo Space, alla cartella o all’elenco specifico. Gli ospiti non possono creare automazioni. I membri devono disporre di diritti di modifica per la posizione in cui si trovano per creare o modificare le regole. Per garantire la coerenza delle regole all’interno del team, chiedi a un amministratore di impostarle a livello di cartella o Space, in modo che i singoli utenti non possano modificarle.
È possibile mettere in pausa un'automazione senza eliminarla?
Sì, puoi disattivare e riattivare un'automazione senza perdere la sua configurazione. Ciò è utile durante i periodi di maggiore attività, gli audit o la risoluzione dei problemi. Mettere in pausa una regola è molto più intelligente che eliminarla quando stai effettuando test per individuare eventuali bug. Controlla spesso le tue regole attive e metti in pausa quelle che non ti servono più.
Un'automazione annullerà una modifica se ho commesso un errore?
No, le automazioni non dispongono di un pulsante "Annulla". Un'azione viene eseguita immediatamente, come ad esempio lo spostamento di 50 attività in un altro Elenco. Se una regola non funziona come previsto, è necessario annullare manualmente le modifiche o creare una nuova regola per risolvere il problema. Ecco perché è importante definire con precisione l'ambito di applicazione. Esegui prima i test a livello di Elenco, in modo che una regola errata influisca solo su poche attività.
Le automazioni di ClickUp sono gratis? E quante ne posso utilizzare?
Sì, le automazioni sono disponibili su tutti i piani, compreso il piano Free Forever, che include 5 automazioni attive e 100 azioni al mese. Il piano Unlimited aumenta questi limiti a 500 automazioni attive e 1.000 azioni mensili, mentre il piano Business offre automazioni attive illimitate con 10.000 azioni al mese. Ogni volta che una regola viene eseguita, conta come un'azione e il limite si azzera il 1° di ogni mese (ora del Pacifico). Se esaurisci le azioni, puoi acquistarne altre nei piani superiori.