In qualità di project manager, sai bene che il modo in cui porti a termine le cose è importante tanto quanto il motivo per cui lo fai e ciò su cui stai effettivamente lavorando. Essere in grado di effettuare il monitoraggio di tutti i tuoi processi aziendali è fondamentale per mantenere il team sulla strada giusta ed evitare intoppi.
Il software di documentazione dei processi è un'aggiunta fondamentale al tuo framework di project management.
Qui ti mostreremo cosa cercare in un software di documentazione dei processi aziendali (BPMS) e condivideremo alcuni dei nostri strumenti preferiti per terminare il lavoro. 💪
Cosa dovresti cercare in un software di documentazione dei processi aziendali?
La documentazione dei processi funge da roadmap per i tuoi progetti. È uno strumento fondamentale che puoi sfruttare per inserire i nuovi assunti, effettuare il monitoraggio dei progetti che generano grandi ricavi e fornire una panoramica di tutto ciò su cui sta lavorando l'azienda.
Trovare un buon software di documentazione dei processi semplifica questo processo, consentendoti di risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo. ✨
Un ottimo software di documentazione dei processi aziendali dovrebbe:
- Offri strumenti per raccogliere e documentare il feedback sui processi: interviste, riunioni e diari sul campo ti forniscono informazioni dai membri chiave del team che comprendono i processi di cui fanno parte. Questo feedback ti aiuta poi a stabilire le procedure.
- Funzionalità/funzione per le visualizzazioni organizzative: alcuni processi di documentazione sono migliori sotto certi aspetti. I buoni strumenti di documentazione dei processi dovrebbero disporre di strumenti organizzativi per vari mezzi, tra cui articoli, casi di studio e registri.
- Fornisci integrazioni: se lavori con più di un software aziendale, vorrai che funzionino insieme, non in modo contrastante. Cerca uno strumento di processo che si integri con gli altri software che utilizzi regolarmente.
- Facile da usare e condivisibile: molti project manager utilizzano software di processo per i nuovi dipendenti e la gestione del flusso di lavoro. Scegli uno che sia facilmente condivisibile con tutti i membri del tuo team e che abbia un'interfaccia intuitiva.
I 10 migliori software di documentazione dei processi
Visualizza o organizza i processi alla base di qualsiasi attività, progetto o operazione aziendale con il software di documentazione dei processi.
Qui troverai 10 dei migliori strumenti di documentazione dei progetti da provare, sia che tu stia cercando modi per semplificare l'inserimento dei dipendenti, registrare le procedure operative standard o creare una base di conoscenze approfondita. 🛠️
1. ClickUp
Con ClickUp, documentare i processi e effettuare il monitoraggio delle procedure operative standard è più facile che mai. Con decine di processi documentali nei modelli, puoi creare facilmente liste di controllo per attività ricorrenti, monitorare i passaggi del processo e redigere diagrammi di flusso per i vari stakeholder.
Utilizza le diverse visualizzazioni di ClickUp per ottenere una rappresentazione visiva di tutte le attività in corso nella vista Elenco oppure passa alla vista Bacheca per esaminare più da vicino i singoli segmenti di attività e progetti.
Con il modello di documento sui processi aziendali di ClickUp, inserisci i dettagli delle attività o delle procedure per fornire ai membri del team informazioni dettagliate su come funzionano le cose nella tua azienda. Utilizzalo per assumere e inserire nuovi dipendenti o per definire le aspettative dell'azienda.
Il modello integrato per i verbali delle riunioni S-Corp e il modello per le ferie rendono facile gestire i tuoi dipendenti, il tutto con pochi clic. ✍️
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Grazie all'interfaccia utente facile da usare e personalizzabile, puoi personalizzare lo strumento in base alle tue specifiche esigenze aziendali.
- Crea un wiki aziendale utilizzando ClickUp Docs, che puoi organizzare, collegare ai flussi di lavoro e condividere con gli utenti interessati alla condivisione.
- La collaborazione in tempo reale mantiene tutti aggiornati sui progetti in corso e sulle procedure di processo.
- Diverse visualizzazioni e diversi tipi di documentazione, inclusi strumenti di diagrammazione, consentono di creare processi di documentazione scritti e visivi.
Limiti di ClickUp
- La versione gratuita ha un limite di cinque utenti, il che potrebbe rappresentare un ostacolo se hai un team più grande.
- Alcuni nuovi utenti trovano che il numero elevato di funzionalità/funzioni possa essere inizialmente scoraggiante, ma l'alto livello di personalizzazione rende la curva di apprendimento di questo software di documentazione davvero vantaggiosa.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 6.500 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3.500 recensioni)
2. Integrify
Integrify offre un software di automazione dei documenti che non richiede alcun codice. Il Process Builder dispone di una funzionalità drag-and-drop che consente di creare, collaborare e testare le vostre procedure. Le viste Foresight e Hindsight offrono una panoramica delle dipendenze tra le attività, consentendo di identificare eventuali colli di bottiglia.
Le migliori funzionalità/funzioni di Integrify
- Si integra con una varietà di sistemi aziendali e offre funzionalità di importazione ed esportazione con Excel.
- Imposta facilmente promemoria e notifiche personalizzabili per tenere informati i membri del team e rispettare le scadenze.
- L'ambiente low-code rende lo strumento più accessibile a tutti i membri del team, non solo a quelli che conoscono i linguaggi di programmazione.
Limiti di Integrify
- È disponibile una versione di prova gratis, ma non è previsto un piano Free.
- Alcuni utenti hanno riscontrato che il software aveva limiti per team più grandi e progetti di grandi dimensioni.
Prezzi Integrify
- Basato su sottoscrizione: prezzi personalizzati per ogni budget a seconda del numero di utenti e sconti a livelli
Valutazioni e recensioni di Integrify
- G2: 4,4/5 (oltre 30 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 20 recensioni)
3. SmartDraw
Crea la documentazione dei processi con i diagrammi, i grafici del flusso di lavoro e le sintesi organizzative di SmartDraw. I diagrammi basati su grafici e tabelle offrono una visione chiara delle diverse fasi del processo.
Modelli come i diagrammi di flusso consentono di visualizzare qualsiasi progetto dall'inizio alla fine, mentre le mappe mentali facilitano la panoramica sulla struttura dell'organizzazione con i suoi strumenti di documentazione dei processi. 🗂️
Le migliori funzionalità/funzioni di SmartDraw
- Oltre 70 modelli diversi, tra cui planimetrie e grafici di flusso di lavoro per semplificare la mappatura dei processi.
- Si integra perfettamente con strumenti come Documenti Google, Microsoft Office e Jira e Confluence di Atlassian per supportare il flusso di lavoro.
- Importa facilmente file Visio e Lucidchart per passare da uno strumento all'altro senza grandi difficoltà.
Limiti di SmartDraw
- Alcuni utenti hanno trovato la barra laterale di navigazione confusa e hanno riscontrato una mancanza di personalizzazioni per i team più grandi.
- Alcuni utenti hanno riscontrato dei problemi nel software, in particolare per quanto riguarda il salvataggio automatico.
Prezzi di SmartDraw
- Utente singolo: 9,95 $ al mese
- Utenti multipli: 8,25 $ al mese per 5 o più utenti
Valutazioni e recensioni di SmartDraw
- G2: 4,6/5 (oltre 230 recensioni)
- Capterra: 4,1/5 (oltre 110 recensioni)
4. Bit. IA
Bit. ai è uno strumento di collaborazione sul posto di lavoro progettato per semplificare la documentazione dei progetti. Con questo strumento di documentazione dei processi, puoi creare wiki, tutorial interattivi e portali per i clienti. Progettato per singoli individui, piccoli team e grandi organizzazioni, questo software può essere utilizzato sia per progetti di piccole dimensioni che per quelli più complessi.
Bit. ai: le migliori funzionalità/funzioni
- L'inserimento dei dati di processo è facile quando si utilizza uno dei loro numerosi modelli.
- L'IA Smart Editor ripulisce il tuo lavoro e offre suggerimenti per migliorarlo.
- Collega rapidamente i documenti, incorpora link e aggiungi widget intelligenti per il contesto.
Limiti di Bit. ai
- La versione gratuita ha un limite di 5 MB per i file, il che può rappresentare una sfida per gli utenti che desiderano utilizzare elementi che richiedono molti dati, come video, grafici e altri elementi grafici.
- Alcuni utenti hanno riscontrato che le opzioni di formattazione e font erano limitate, rendendo più difficile soddisfare gli standard interni di branding.
Prezzi di Bit. IA
- Free
- Pro: 8 $ al mese per membro
- Business: 15 $ al mese per membro
Valutazioni e recensioni di Bit. ai / IA
- G2: 4/5 (oltre 10 recensioni)
- Capterra: 5/5 (5+ recensioni)
5. Pellio
Con Pellio, crea la documentazione dei processi aziendali in tre semplici passaggi. Inizia creando un processo utilizzando l'editor di testo avanzato. Inserisci immagini, video e file a supporto della documentazione. Successivamente, effettua la condivisione del flusso di lavoro con i membri del team interessati. Infine, assegna le attività e le date di scadenza per garantire il rispetto dei tempi previsti per i progetti. 🗓️
Le migliori funzionalità di Pellio
- Crea attività dettagliate per i singoli membri del team e monitora lo stato dei loro progressi in un'interfaccia intuitiva.
- L'editor di testo avanzato crea un database di gestione delle conoscenze in pochi minuti e i dashboard di panoramica consentono di identificare le inefficienze dei processi.
- Assegna diversi livelli di accesso alla documentazione in base ai ruoli dei membri del team.
Limiti di Pellio
- Il supporto clienti è limitato alle email, quindi ottenere soluzioni può richiedere più tempo rispetto all'utilizzo di altri strumenti software.
- Lo strumento fornisce solo supporto per l'inglese, rendendo difficile l'utilizzo per le aziende che utilizzano regolarmente altre lingue.
Prezzi Pellio
- Lite: 15 $ al mese
- Startup: 47 $ al mese
- Pro: 97 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Pellio
- G2: N/A
- Capterra: N/A
6. Evernote
Evernote è un'app per il lavoro, le attività e la pianificazione molto apprezzata dai project manager e da chi desidera aumentare la propria produttività. Nata come app per prendere appunti, oggi viene utilizzata dalle aziende per gestire processi, progetti e pianificazioni. Aggiungi facilmente immagini, file audio e PDF e trasforma qualsiasi nota in un'attività da aggiungere alla tua pianificazione.
Le migliori funzionalità di Evernote
- Le integrazioni delle app includono Slack, Google Drive, MS Teams, Zapier e altro ancora.
- Scegli tra decine di modelli per sviluppare strutture di piano strategico o assegnare priorità alle attività.
- Collega programmi e note con la connessione del Calendario con il suo software di documentazione.
- L'interfaccia utente intuitiva semplifica il monitoraggio dei processi aziendali.
Limiti di Evernote
- Alcuni utenti avrebbero desiderato avere più opzioni di formattazione per una migliore organizzazione con questo strumento di documentazione.
- Secondo alcuni utenti, la sincronizzazione è lenta e talvolta inaffidabile.
Prezzi di Evernote
- Free
- Personale: 14,99 $ al mese
- Professional: 17,99 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Evernote
- G2: 4,4/5 (oltre 1.900 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 8.000 recensioni)
7. Hightail
Utilizza Hightail, uno strumento di project management, per organizzare le attività, assegnare i follow-up e effettuare il monitoraggio delle discussioni relative al progetto. Gli aggiornamenti in tempo reale dei passaggi successivi consentono a tutti di essere informati su ciò che sta accadendo e su ciò che accadrà in seguito. La funzionalità di condivisione dei file ti consente di caricare, inviare e archiviare in modo sicuro i documenti aziendali. Utilizza lo strumento di collaborazione creativa per raccogliere e discutere le risorse visive. 📊
Le migliori funzionalità/funzioni di Hightail
- Il software di condivisione file garantisce che ogni membro del team abbia accesso agli strumenti necessari per gestire la propria parte del progetto.
- Le funzionalità relative alle immagini e ai contenuti visivi sono ideali se stai cercando un modo per effettuare la condivisione, l'approvazione e la visualizzazione in anteprima della documentazione relativa a immagini e video.
- Le integrazioni con Adobe e Zapier rendono più veloce la creazione di contenuti visivi e più efficiente la pianificazione.
Limiti di Hightail
- Le funzionalità di project management sono disponibili solo nei piani Teams e Business.
- Alcuni utenti hanno riscontrato problemi durante la condivisione di file o immagini.
Prezzi Hightail
- Lite: gratis
- Pro: 12 $ al mese
- Teams: 24 $ al mese
- Aziendale: 36 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Hightail
- G2: 4,2 /5 (oltre 680 recensioni)
- Capterra: 4,4 /5 (oltre 280 recensioni)
8. ProcessMaker
Automatizza i flussi di lavoro utilizzando ProcessMaker, uno strumento di reingegnerizzazione dei processi aziendali progettato per semplificare anche i progetti più complessi. Il software low-code ti consente di trascinare e rilasciare le attività nel Process Modeler per creare mappe mentali visive e diagrammi di brainstorming. Utilizza il Form Builder per acquisire dati e feedback dai membri del team e sfrutta le visualizzazioni del dashboard per ottenere informazioni dettagliate su ciò che sta accadendo a livello aziendale.
Le migliori funzionalità/funzioni di ProcessMaker
- Connettiti ad app di terze parti, tra cui Salsforce e Oracle, con l'API.
- Utilizza la tecnologia di automazione per semplificare i flussi di lavoro e dedicare meno tempo alle attività ripetitive.
- Scansiona e archivia i file per conservare versioni digitali di tutta la tua documentazione aziendale.
Limiti di ProcessMaker
- Una curva di apprendimento più ripida significa che all'inizio ti ci vorrà più tempo per capire la piattaforma, ritardando talvolta i progetti se hai bisogno di metterti subito al lavoro.
- Alcuni utenti hanno riscontrato che l'interfaccia non era elegante come avrebbero voluto o che richiedeva più codice del previsto.
Prezzi di ProcessMaker
- Standard: 1.495 $ al mese per utente
- Enterprise: 2.479 $/mese per utente
- Personalizzato: per il settore bancario, l'istruzione superiore e le soluzioni integrate
Valutazioni e recensioni di ProcessMaker
- G2: 4,3/5 (oltre 270 recensioni)
- Capterra: 4,5 /5 (oltre 170 recensioni)
9. Document360
Con Document360, crea una knowledge base aziendale da condividere internamente con i dipendenti o esternamente con i clienti. Per la documentazione dei processi, crea linee guida tecniche e procedure operative standard come manuali per i dipendenti e framework di marketing. Redigi documenti di sistema, tutorial e guide di riferimento che i dipendenti potranno utilizzare per fornire supporto al loro lavoro. 🌻
Le migliori funzionalità/funzioni di Document360
- Il team di Document360 gestisce per te la migrazione da altri sistemi di knowledge base. Ciò significa che non dovrai preoccuparti di dedicare tempo alla transizione.
- Scegli tra decine di modelli per creare repository di conoscenze e guide.
- L'interfaccia intuitiva lo rende facile da usare, anche per i nuovi assunti.
Limiti di Document360
- Al momento, solo una persona alla volta può effettuare una modifica su un documento, con un limite alla funzionalità quando si tratta di collaborazione in team.
- Alcuni utenti hanno riscontrato che il dashboard analitico non era così solido come quello dei concorrenti.
Prezzi di Document360
- Free
- Standard: 149 $ al mese per progetto
- Professional: 299 $ al mese per progetto
- Aziendale: 399 $ al mese per progetto
- Enterprise: 599 $ al mese per progetto
Valutazioni e recensioni di Document360
- G2: 4,7/5 (oltre 340 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 160 recensioni)
10. Gluu
Cerchi modi per creare guide interattive e basi di conoscenza che i tuoi dipendenti apprezzino davvero? Affidati a Gluu per sviluppare documenti visivi e collaborativi per i tuoi processi aziendali. Il process designer integrato elimina ogni incertezza nella mappatura dei processi, nell'assegnazione delle attività e nella creazione di un programma con facilità.
Le migliori funzionalità di Gluu
- La funzionalità di architettura dei processi di Gluu identifica i processi duplicati per semplificare i flussi di lavoro.
- Assegna il controllo e l'autorità a diversi membri del team per delegare la gestione e la supervisione.
- Le modifiche generano notifiche immediate, consentendo a tutti i membri del team di rispettare le scadenze e rimanere informati.
Limiti di Gluu
- Il software è pensato per semplificare i processi interni, ma alcuni utenti avrebbero preferito che supportasse anche la condivisione esterna per le knowledge base progettate per i clienti.
- Le visualizzazioni dei filtri non vengono salvate, quindi è necessario reinserirle ogni volta che si chiude e si riapre un documento.
Prezzi di Gluu
- Base: 12 $ al mese
- Pro: 25 $ al mese
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Gluu
- G2: N/A
- Capterra: 4,6/5 (oltre 20 recensioni)
Crea la documentazione dei processi in modo più efficace
ClickUp è il sogno di ogni project manager. Con centinaia di modelli tra cui scegliere, puoi creare più rapidamente la documentazione per tutti i tuoi processi. Dai manuali per i dipendenti e le liste di controllo di onboarding alle procedure di budget per i progetti e i calendari per le attività cardine, troverai tutto ciò che ti serve per iniziare a creare.
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