In media, un dipendente spreca il 26% della propria giornata lavorativa in attività amministrative o a causa di processi aziendali obsoleti.
Operazioni aziendali inefficienti e responsabilità poco chiare possono rapidamente ridurre la produttività e il morale. È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro.
Che si tratti di gestire un progetto, inserire un nuovo dipendente o condurre una campagna di marketing, un flusso di lavoro ben pianificato organizza, chiarisce e ottimizza il lavoro richiesto dal tuo team.
In questa guida esploreremo tutto ciò che c'è da sapere sui flussi di lavoro: cosa sono, come crearli ed esempi reali di flussi di lavoro provenienti da diversi reparti. Vi mostreremo anche come superare le sfide più comuni durante l'implementazione dei flussi di lavoro.
Alla fine, avrai gli strumenti e le strategie per creare flussi di lavoro che consentiranno al tuo team di funzionare come una macchina ben oliata. 😍
Si parte! 🙂🚗
Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è una serie di passaggi ripetibili progettati per ottenere un risultato specifico. Consideralo come la spina dorsale di qualsiasi processo: è il modo in cui le attività, le informazioni o le risorse passano da una fase all'altra. I flussi di lavoro mettono ordine nel caos assicurando che tutti sappiano cosa fare, quando farlo e chi ne è responsabile.
Immagina, ad esempio, il processo di inserimento di un nuovo dipendente. Dall'invio della lettera di offerta alla configurazione della postazione di lavoro e alla pianificazione della prima sessione di formazione, ogni passaggio fa parte di un flusso di lavoro.
I componenti di un flusso di lavoro
Ogni flusso di lavoro è composto da cinque parti distinte:
- Attività: le azioni o i passaggi specifici da completare.
- Parti interessate: persone responsabili di ciascuna attività
- Risorse: strumenti, dati o informazioni necessari per completare le attività.
- Sequenza: l'ordine logico in cui si svolgono le attività
- Regole: condizioni o trigger che guidano il flusso di lavoro
Tipi di flussi di lavoro
Esistono quattro tipi principali di flussi di lavoro:
- Flussi di lavoro sequenziali: in tali flussi di lavoro, le attività vengono completate in un ordine rigoroso e lineare.
- Flussi di lavoro paralleli: questi flussi di lavoro consentono di terminare più attività contemporaneamente.
- Flussi di lavoro con macchine a stati finiti: in questo tipo di flusso di lavoro, le attività scorrono in base allo "stato" o alla condizione corrente.
- Flussi di lavoro basati su regole: si tratta di flussi di lavoro automatizzati in cui le azioni sono triggerate da regole o logiche specifiche.
Casi d'uso dei flussi di lavoro
Ogni reparto di un'organizzazione utilizza flussi di lavoro specifici per i propri processi. Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di casi d'uso dei flussi di lavoro:
- I flussi di lavoro per la gestione dei progetti ottimizzano l'assegnazione delle attività, mantengono allineati i team e le parti interessate, garantiscono il rispetto delle scadenze e forniscono un percorso chiaro dall'avvio del progetto al suo completamento.
- I flussi di lavoro del supporto clienti automatizzano l'inoltro, l'escalation e la risoluzione dei ticket per migliorare i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti.
- I flussi di lavoro di marketing standardizzano le campagne di marketing e altre attività, dall'ideazione all'esecuzione, assicurando che nulla venga tralasciato.
- I flussi di lavoro IT gestiscono in modo efficiente le richieste di supporto, gli aggiornamenti di sistema e le risposte agli incidenti.
- I flussi di lavoro per lo sviluppo dei prodotti aiutano a coordinare il lavoro richiesto tra i team, a effettuare il monitoraggio delle attività cardine e a garantire passaggi fluidi tra progettazione, sviluppo e controllo qualità.
- I flussi di lavoro delle risorse umane coprono l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dall'assunzione ai colloqui di fine rapporto, garantendo coerenza e conformità nei processi HR.
Per saperne di più: Automazioni dei flussi di lavoro: automatizzare i flussi di lavoro per aumentare la produttività
16 esempi di flussi di lavoro per diversi team
Partiamo dalle basi: che cos'è la gestione dei flussi di lavoro?
La gestione del flusso di lavoro è il processo di mappatura dell'ordine delle azioni da seguire per raggiungere un obiettivo o completare un'attività più ampia. In questo processo aziendale, è anche possibile identificare le azioni che possono essere automatizzate con l'aiuto di uno strumento di gestione del flusso di lavoro.
Ciò consentirà di appianare o prevenire i ritardi tra i passaggi del processo, mantenendo il flusso di lavoro il più produttivo possibile. Davvero proattivo! 👏
Questi diagrammi ed esempi di flussi di lavoro ti daranno un'idea di come i diversi team elaborano i propri processi, delle piattaforme utilizzate per ottimizzare tali processi aziendali e di come creare un flusso di lavoro personalizzato. 💯
Esempi di flussi di lavoro per i team delle risorse umane
1. Flusso di lavoro per il reclutamento
Quando trovi il candidato perfetto, vuoi che entri a far parte del team il più rapidamente possibile.
Un processo di reclutamento semplificato è essenziale per rendere questa transizione fluida e organizzata. Inoltre, dimostra al candidato che la tua azienda è davvero ben organizzata e che il tuo interesse nei suoi confronti è sincero.
Inoltre, un flusso di lavoro senza intoppi è il segreto per garantire che i potenziali clienti giusti trovino le tue opportunità e che nessun candidato venga trascurato.
Automatizzando le attività ripetitive del processo di reclutamento, il tuo team dedicato alla ricerca dei talenti potrà concentrarsi su ciò che conta davvero: le competenze, i valori e le probabilità di successo dei candidati nel ruolo. Ecco un esempio di come funziona in ClickUp. 👉
- Il responsabile delle assunzioni identifica un'esigenza e definisce i requisiti del lavoro.
- Il responsabile delle assunzioni crea la descrizione del lavoro appropriata e la invia al team di reclutamento.
- Un membro del team di reclutamento crea un'attività per la posizione aperta e la aggiunge a un elenco in ClickUp organizzato per reparto e classificato in base alla priorità.
- Il membro del team di reclutamento crea un annuncio di lavoro con un link a un modulo ClickUp.
- La posizione è pubblicata sul sito web dell'azienda, sui social media e sulle bacheche di annunci di lavoro.
- Un candidato si candida per il lavoro tramite uno di questi annunci e le informazioni del Modulo diventano automaticamente un'attività che il team di reclutamento deve esaminare.
- Se il candidato soddisfa tutti i criteri del responsabile delle assunzioni, viene fissato un colloquio iniziale.
- In caso contrario, al candidato viene inviata una cortese email di rifiuto.
💡Suggerimento professionale: il modello di piano d'azione per il reclutamento di ClickUp può semplificare e ottimizzare il processo di reclutamento. Include una guida passo passo che aiuta i team a delineare il processo di reclutamento dall'inizio alla fine, comprese la pubblicazione degli annunci di lavoro, la selezione dei curriculum, la programmazione dei colloqui e le procedure di offerta di lavoro.
2. Flusso di lavoro per l'inserimento dei nuovi assunti
Attrarre i migliori talenti nella tua azienda richiede un'attenta riflessione e un grande lavoro richiesto, ma trovare il candidato perfetto è solo metà della battaglia.
Il processo di inserimento è la prima esperienza di un nuovo assunto come dipendente e determinerà il modo in cui si aspetta di essere trattato dall'azienda in futuro.
Più che una giornata di solitudine trascorsa a leggere il manuale o a firmare una pila di documenti, il processo di inserimento dei dipendenti è fondamentale per dare una buona prima impressione. Consideratelo un'opportunità per dimostrare la passione e la capacità della vostra azienda di:
- Aiuta i dipendenti a crescere
- Promuovere un benessere fisico e mentale sano
- Offri supporto
- Facilitare una transizione fluida verso un nuovo team
- Partecipa alle conversazioni su argomenti importanti
E molto altro ancora!
L'inserimento dei nuovi assunti dovrebbe essere il più informativo, coinvolgente ed efficiente possibile, il che richiede un'analisi ben pianificata del flusso di lavoro per consentire a ogni nuovo dipendente di partire con il piede giusto. Prima che venga fatta l'offerta, ecco come potrebbe essere il processo di pre-inserimento in ClickUp:
- Un candidato invia un modulo di candidatura ClickUp per una posizione aperta
- Il modulo viene indirizzato a un elenco di potenziali candidati in ClickUp per la revisione.
- Il modulo viene convertito in un'attività con stato RICEZIONE.
- Una volta completato il processo di colloquio, l'attività del candidato viene spostata allo stato NUOVA ASSUNZIONE, che triggera la creazione di una nuova attività che verrà gestita dal team di onboarding di ClickUp.
Che ci crediate o no, il processo di inserimento dei dipendenti inizia prima che venga fatta un'offerta, ovvero al primo contatto. Le app per i flussi di lavoro sono fondamentali per il monitoraggio delle comunicazioni, degli aggiornamenti e dei passaggi successivi durante l'intero processo di inserimento.
In ClickUp, le modifiche allo stato di un'attività personalizzata triggerano una nuova serie di automazioni delle attività per eliminare il lavoro manuale dal carico di lavoro del team di onboarding.
- Nello stato HIRED, viene visualizzato un commento per consentire al formatore responsabile dell'inserimento e al responsabile delle assunzioni di effettuare una connessione.
- Nello stato OFFERTA FIRMATA, il nuovo assunto riceve un'email di benvenuto automatica con le informazioni necessarie per prepararsi al primo giorno di lavoro.
- Nello stato ATTREZZATURA, all'interno dell'attività viene compilata una lista di controllo delle forniture per tutte le attrezzature di lavoro necessarie. Una volta che ogni voce è stata contrassegnata come completata, un'altra automazione sposta lo stato dell'attività su REVISIONE.
- Nello stato REVISIONE, il formatore addetto all'inserimento saprà che tutte le azioni preliminari all'inserimento sono state completate.
- Nello stato DIRECTORY, l'attività del nuovo assunto rimarrà nell'elenco della directory per tutta la durata del suo impiego presso ClickUp.
Ti piace quello che vedi qui? Dai un'occhiata al nostro blog per maggiori dettagli su come il team di Onboarding di ClickUp utilizza ClickUp. 💜
💡Suggerimento professionale: il modello di inserimento dei dipendenti di ClickUp è un modello predefinito che può essere utilizzato per semplificare il processo di inserimento dei nuovi dipendenti. Questo modello fornisce una guida passo passo che copre tutti gli aspetti del processo di inserimento, comprese le pratiche burocratiche delle risorse umane, le politiche e le procedure aziendali, i programmi di formazione e altro ancora.
Esempi di flussi di lavoro di marketing e CRM
3. Flusso di lavoro per l'onboarding dei clienti
Il processo di onboarding dei clienti è importante tanto quanto i processi relativi ai dipendenti.
Un flusso di lavoro discontinuo per l'onboarding dei clienti potrebbe essere l'ostacolo che impedisce ai tuoi clienti di immergersi completamente nel tuo prodotto, soprattutto se richiede strumenti di apprendimento aggiuntivi per integrarlo completamente nel loro team.
Ecco come Belén Papa, Digital Marketing Analyst presso Flokzu, utilizza l'automazione dei flussi di lavoro per ottimizzare il flusso di lavoro di onboarding dei clienti:
È possibile automatizzare promemoria, email e reportistica in base al flusso di lavoro. Quando si registra un nuovo cliente, è possibile inserire tutte le sue informazioni nel sistema: paese, lingua, azienda, ecc. Con Flokzu, trasformiamo queste informazioni in metriche e statistiche preziose.
Il flusso di lavoro inizia quando registri il nuovo cliente. Puoi impostare un'email personalizzata automatica in cui dai il benvenuto e inviti il cliente alla prima riunione con un Success Manager. Durante questa prima riunione, stabilisci obiettivi e piani comuni per mostrare al cliente come ottenere il massimo dal servizio.
Da questo momento in poi, il CSM diventa un partner nell'esito positivo dei clienti e assegna il client a un dirigente per continuare il processo.
Con Flokzu, il dirigente può impostare promemoria automatici con date di scadenza per garantire il follow-up e assicurarsi che ogni obiettivo venga raggiunto. Una volta terminato il processo di onboarding e stabilizzata la situazione del client, è possibile avvisare automaticamente il CEO e il COO.
È possibile automatizzare promemoria, email e reportistica a seconda del flusso di lavoro. Quando si registra un nuovo cliente, è possibile inserire tutte le sue informazioni nel sistema: paese, lingua, azienda, ecc. Con Flokzu, trasformiamo queste informazioni in metriche e statistiche preziose.
Il flusso di lavoro inizia quando registri il nuovo cliente. Puoi impostare un'email personalizzata automatica in cui dai il benvenuto e inviti il cliente alla prima riunione con un Customer Success Manager. Durante quella prima riunione, stabilisci obiettivi e piani comuni per mostrare al cliente come ottenere il massimo dal servizio.
Da questo momento in poi, il CSM diventa un partner nel successo dei clienti e assegna il client a un dirigente per continuare il processo.
Con Flokzu, il dirigente può impostare promemoria automatici con date di scadenza per garantire il raggiungimento di ogni obiettivo. Una volta terminato il processo di onboarding e stabilizzata la situazione del client, è possibile avvisare automaticamente il CEO e il COO.
💡Suggerimento professionale: utilizza il modello di onboarding dei clienti di ClickUp per creare un'esperienza di onboarding efficiente e coerente per i clienti. Il modello consente alle aziende di personalizzare il processo di onboarding dei clienti in base alle loro esigenze e requisiti specifici, garantendo che i clienti ricevano le informazioni e il supporto adeguati di cui hanno bisogno.
4. Flusso di lavoro delle campagne email
Frfr, le campagne di email sono difficili. 🥵
Ma una campagna email ben eseguita può portare molta nuova attenzione e ricavi alla tua attività. Inoltre, è anche un modo eccellente e più personalizzato per interagire con gli iscritti o i clienti che desideri attirare più in profondità nel funnel.
Quindi, se non avete ancora preso il treno del flusso di lavoro delle email, è ora di salire a bordo. 🚂
Oltre all'aspetto relativo alle relazioni con i clienti dell'email marketing, il flusso di lavoro della tua campagna email dovrebbe aiutarti a risparmiare tempo, gestire i clienti su più canali ed essere personalizzato in base agli obiettivi di ciascuna campagna.
Supponiamo che un nuovo utente si sia appena iscritto al tuo blog. Un flusso di lavoro per una campagna di email di benvenuto ti aiuterà a stabilire una connessione con il nuovo iscritto, a rafforzare la relazione e a indirizzarlo verso i contenuti del tuo blog che potrebbero interessargli.
Ecco un esempio di come potrebbe essere tale flusso di lavoro:
- Un nuovo iscritto si aggiunge al tuo elenco di email
- A tale iscritto viene inviata un'email di benvenuto predefinita.
- Dopo due giorni, controlla se qualcuno ha cliccato sui link presenti nella tua email di benvenuto.
- Invia un'altra email con contenuti personalizzati in base agli interessi dell'utente, sulla base dei link su cui ha cliccato.
5. Flusso di lavoro per la creazione di contenuti
La creazione di contenuti coinvolgenti richiede il coinvolgimento di più parti interessate e una comunicazione chiara.
Questo flusso di lavoro garantisce che ogni contenuto passi attraverso le fasi di ideazione, creazione, modifica e pubblicazione senza intoppi. Aiuta i team a fornire contenuti di alta qualità nei tempi previsti.
Esempio in ClickUp:
- Una breve descrizione dei contenuti viene inviata tramite un modulo e assegnata a un autore.
- L'autore crea una bozza e la sottopone a revisione.
- L'editor fornisce feedback direttamente sul documento utilizzando ClickUp Docs.
- Il contenuto è programmato per la pubblicazione e sottoposto a monitoraggio nella vista Calendario di ClickUp.
6. Flusso di lavoro del content marketing
Un flusso di lavoro che mi sta particolarmente a cuore. 💓
La produzione di contenuti di alta qualità è fondamentale per affermare il tuo marchio come leader nel tuo settore. Attira nuovi potenziali clienti, rafforza la fiducia dei clienti esistenti e offre un'ulteriore opportunità per promuovere i tuoi prodotti e servizi.
Non c'è da stupirsi, ma in ClickUp utilizziamo ClickUp per realizzare un flusso di lavoro di content marketing chiaro e funzionale, al fine di pubblicare il maggior numero possibile di contenuti su base regolare. Tuttavia, esistono diversi modi in cui i vari team possono raggiungere i propri obiettivi specifici in materia di contenuti.
Ecco come Kashyap Trivedi, Growth Marketer presso Salesmate, ha creato e implementato il suo flusso di lavoro per la produzione di contenuto:
Utilizziamo Pipeline Management (Kanban) di Salesmate per gestire il flusso di contenuti del nostro team di marketing. In sostanza, abbiamo suddiviso l'intero percorso dei contenuti in una serie di passaggi e lo abbiamo trasformato in una pipeline.
Una volta che l'affare (scheda contenuto) viene spostato alla fase successiva, alle persone interessate viene assegnata la loro prossima attività utilizzando Salesmate Workflow Automazione.
Utilizziamo Pipeline Management (Kanban) di Salesmate per gestire il flusso di contenuti del nostro team di marketing. In sostanza, abbiamo suddiviso l'intero percorso dei contenuti in una serie di passaggi e lo abbiamo trasformato in una pipeline.
Una volta che l'affare (scheda contenuto) viene spostato alla fase successiva, alle persone interessate viene assegnata la loro prossima attività utilizzando Salesmate Automazioni di flusso di lavoro.
Vuoi saperne di più sui diversi flussi di lavoro nel content marketing e scoprire come personalizziamo i processi del nostro blog su ClickUp?
Non cercate oltre: questo seminario della nostra conferenza sulla produttività LevelUp è quello che fa per voi! Scoprite le best practice e gli strumenti che ClickUp ha da offrire per gestire le diverse parti del flusso di lavoro del web design, come scrittori, designer e sviluppatori.
💡Suggerimento professionale: i team di marketing possono utilizzare il modello di calendario dei contenuti di ClickUp per creare e gestire la loro strategia di content marketing. Questo modello aiuta i team a pianificare e organizzare la creazione, la pubblicazione e la promozione dei contenuti, assicurando che rimangano al passo con i loro obiettivi di content marketing.
7. Flusso di lavoro per l'approvazione dei progetti
Assicurarsi che ogni scelta relativa al design, ai testi, al marketing e ai prodotti sia in linea con il proprio marchio è un lavoro a tempo pieno che richiede un impegno totale.
Come qualsiasi richiesta delle risorse umane o suggerimento per la merenda in mensa, tutti i progetti devono seguire un processo di approvazione prestabilito prima di poter ottenere il via libera. 🚦
Il processo di progettazione potrebbe essere simile al seguente:
- La richiesta di progettazione viene effettuata con un'idea generale e un possibile mockup del progetto previsto.
- Il concetto di design o il mockup è stato approvato
- Il designer riceve la richiesta e crea un'immagine o un grafico basato sul concetto approvato.
- Il progetto viene esaminato dal responsabile e approvato o rinviato con note specifiche per lievi modifiche.
Esempi di flussi di lavoro aziendali
8. Flusso di lavoro di approvvigionamento
La gestione degli acquisti comporta il coordinamento con i fornitori, il monitoraggio degli ordini di acquisto e la garanzia di consegne puntuali.
Questo flusso di lavoro mantiene ogni passaggio del processo di approvvigionamento organizzato ed efficiente, riducendo ritardi ed errori.
Esempio in ClickUp:
- Un responsabile di reparto invia una richiesta di approvvigionamento tramite un modulo.
- La richiesta viene esaminata e approvata dal team finanziario.
- Viene creato un ordine di acquisto e assegnato al team di approvvigionamento.
- Lo stato dell'ordine viene monitorato nella vista Bacheca di ClickUp fino al completamento.
9. Flusso di lavoro per le richieste di ferie
Anche se lavori per una startup alla moda con ferie e permessi illimitati, dovrai comunque ottenere l'approvazione della richiesta da parte di un manager.
Un flusso di lavoro efficiente per le richieste di ferie ti aiuterà a mantenere buoni rapporti con tutti i manager (e con le risorse umane), evitando che le tue richieste finiscano nella chat del team o nelle affollate caselle di posta elettronica. Inoltre, un processo automatizzato aiuta a velocizzare l'elaborazione delle richieste! Così potrai iniziare a pianificare le tue vacanze al mare il prima possibile.
Ecco un altro flusso di lavoro condiviso da Belén Papa, che mostra come implementa il flusso di lavoro relativo alle richieste di ferie dei dipendenti:
Nel nostro processo di richiesta ferie, puoi vedere quanto può essere più semplice il flusso di lavoro quando si automatizza il processo con un software BPM come Flokzu.
I dipendenti completano il modulo pubblico personalizzato che viene automaticamente inviato all'ufficio Risorse umane per l'approvazione o il rifiuto. È possibile impostare promemoria e date di scadenza per garantire che l'ufficio Risorse umane prenda una decisione in tempi rapidi.
Una volta presa questa decisione, verrà inviata un'email al dipendente per comunicargli se la sua richiesta è stata accettata o meno. Questa opzione è estremamente utile per le aziende con centinaia di dipendenti.
Nel nostro processo di richiesta ferie, puoi vedere quanto può essere più semplice il flusso di lavoro quando si automatizza il processo con un software BPM come Flokzu.
I dipendenti completano il modulo pubblico personalizzato che viene automaticamente inviato all'ufficio Risorse umane per l'approvazione o il rifiuto. È possibile impostare promemoria e date di scadenza per garantire che l'ufficio Risorse umane prenda una decisione in tempi rapidi.
Una volta presa questa decisione, verrà inviata un'email al dipendente per comunicargli se la sua richiesta è stata accettata o meno. Questa opzione è estremamente utile per le aziende con centinaia di dipendenti.
Esempi di flussi di lavoro del team commerciale
10. Flusso di lavoro degli ordini di vendita
Gli ordini di vendita includono preventivi, fatture, stime, resi, informazioni sui prodotti e altro ancora. È davvero tanto da gestire. 😳
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda o dal settore in cui operi, disporre di un flusso di lavoro digitale per tenere traccia di tutti gli ordini di vendita è un must. Questo non solo ti aiuta a organizzarti, riduce il disordine e ti consente di effettuare il monitoraggio con precisione della tua redditività, ma lo fa anche più rapidamente.
Rinunciare a un processo di ordine di vendita digitale può comportare ritardi significativi nell'attesa delle firme o delle approvazioni dei documenti, poiché le attività vengono inoltrate manualmente, e rinunciare a un flusso di lavoro automatizzato può essere altrettanto problematico.
I moduli digitali e le firme elettroniche completati nel software di gestione del flusso di lavoro possono trigger nuove attività o notifiche una volta completati, aiutando i team a elaborare gli ordini più rapidamente e praticamente da qualsiasi luogo.
Ecco un esempio di come potrebbe essere un flusso di lavoro relativo agli ordini di vendita:
- Un venditore o un cliente crea un ordine utilizzando i moduli ClickUp.
- L'invio del modulo crea automaticamente un'attività corrispondente a quell'ordine con tutte le informazioni necessarie sul client e sull'ordine.
- Il responsabile del venditore approva l'ordine, che viene quindi inviato al cliente.
- Il cliente approva l'ordine e il reparto contabilità viene avvisato.
- La contabilità fattura al cliente
- Il cliente riceve l'ordine
- L'attività corrispondente viene completata e rimane in un elenco organizzato per la conservazione dei dati.
Correlati: Flussi di lavoro CRM
11. Flusso di lavoro per l'aggiunta di nuovi contatti
L'aggiunta di nuovi contatti al database è fondamentale per costruire e mantenere solide relazioni con i clienti. Questo flusso di lavoro garantisce che tutte le informazioni rilevanti vengano acquisite, organizzate e siano pronte per i follow-up.
Esempio in ClickUp:
- Un rappresentante commerciale incontra un potenziale cliente e raccoglie le sue informazioni, tramite scheda o modulo digitale.
- Il rappresentante invia i dettagli di contatto utilizzando un modulo ClickUp personalizzato per acquisire campi quali nome, azienda, email, numero di telefono e note della riunione.
- Il modulo crea automaticamente un'attività in ClickUp, assegnata all'amministratore commerciale o allo specialista CRM per la revisione.
- L'amministratore verifica le informazioni e aggiunge il contatto al sistema CRM o al database commerciale.
- In ClickUp viene creata un'attività di follow-up e assegnata al rappresentante con una data di scadenza per pianificare una riunione o una chiamata.
- Le note e gli aggiornamenti derivanti dal follow-up vengono aggiunti all'attività, garantendo che il database rimanga aggiornato.
Esempi di flussi di lavoro di prodotto
12. Flusso di lavoro per lo sviluppo delle funzionalità/funzioni
La creazione di nuove funzionalità richiede il coordinamento tra più team, inclusi quelli di progettazione, sviluppo e controllo qualità.
Questo flusso di lavoro garantisce che le funzionalità/funzioni vengano sviluppate, testate e implementate senza intoppi, rispettando le scadenze.
Esempio in ClickUp:
- Il team di prodotto invia una richiesta di funzionalità, che viene classificata in base alla priorità nel backlog.
- Il team di progettazione crea dei modelli e li sottopone all'approvazione.
- Gli sviluppatori lavorano sulla funzionalità/funzione e assegnano le attività per la revisione del codice.
- Il reparto QA testa la funzionalità/funzione e il team di implementazione la lancia in produzione.
13. Flusso di lavoro per il lancio di un prodotto
Dietro ogni lancio di prodotto con esito positivo ci sono tantissimi elementi in movimento e, forse, anche qualche lacrima versata.
È essenziale allineare i team agili su tutti i processi, i messaggi e gli obiettivi relativi al prodotto ben prima del lancio, e per portare a termine il lavoro non basterà una lista di controllo dettagliata.
Ecco come Gabrielle Lafontaine, responsabile del marketing di prodotto e delle partnership presso Unito, ha creato e implementato il suo flusso di lavoro per il lancio dei prodotti:
Il lancio di un prodotto è un'operazione complessa, quindi abbiamo progettato questo modello per facilitare l'unione della pianificazione (che avviene in Miro) con ClickUp (dove il lavoro viene effettivamente distribuito e sottoposto a monitoraggio).
Il nostro lancio ha richiesto mesi di duro lavoro di ricerca, pianificazione, progettazione, realizzazione e infine lancio, il che significa MOLTA collaborazione interfunzionale tra product manager, sviluppatori, designer, marketing e team a contatto con i clienti.
Gestire tutti i membri di ogni reparto e garantire che rispettino le scadenze senza tralasciare nulla può richiedere un grande lavoro richiesto. Abbiamo utilizzato Unito per creare questo flusso di lavoro, al fine di facilitare il lancio dei prodotti più grandi e complessi.
Il lancio di un prodotto è un'operazione complessa, quindi abbiamo progettato questo modello per facilitare l'unione della pianificazione (che avviene in Miro) con ClickUp (dove il lavoro viene effettivamente distribuito e sottoposto a monitoraggio).
Il nostro lancio ha richiesto mesi di duro lavoro di ricerca, pianificazione, progettazione, realizzazione e infine lancio, il che significa MOLTA collaborazione interfunzionale tra product manager, sviluppatori, designer, marketing e team a contatto con i clienti.
Gestire tutti i membri di ogni reparto e garantire che rispettino le scadenze senza tralasciare nulla può richiedere un grande lavoro richiesto. Abbiamo utilizzato Unito per creare questo flusso di lavoro, al fine di facilitare il lancio dei prodotti più grandi e complessi.
💡Suggerimento professionale: i team di prodotto possono utilizzare il modello di lancio del prodotto di ClickUp per pianificare ed eseguire un lancio di prodotto con esito positivo. Questo modello fornisce una guida passo passo che copre tutti gli aspetti del processo di lancio del prodotto, tra cui ricerche di mercato, sviluppo del prodotto, test e promozione.
Esempi di flussi di lavoro IT
14. Flusso di lavoro per la gestione degli incidenti
La risoluzione rapida degli incidenti IT è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell'azienda.
Questo flusso di lavoro garantisce che problemi quali interruzioni del sistema o malfunzionamenti tecnici vengano risolti in modo efficiente e senza influire sulla produttività.
Esempio in ClickUp:
- Un dipendente invia un ticket di supporto tramite un modulo
- Il ticket viene assegnato a un membro del team IT in base alla priorità.
- Il membro del team risolve il problema o lo inoltra a un livello superiore, se necessario.
- La risoluzione è documentata in ClickUp per riferimento futuro.
15. Flusso di lavoro per l'implementazione del software
L'implementazione di nuovi software o aggiornamenti richiede un attento piano e un'attenta esecuzione per evitare tempi di inattività o interruzioni.
Questo flusso di lavoro garantisce che vengano seguiti tutti i passaggi necessari per testare, approvare e distribuire il software in modo efficiente, riducendo al minimo i rischi.
Esempio in ClickUp:
- Il team IT crea un'attività per una distribuzione software pianificata
- Viene configurato un ambiente di gestione temporanea e il software viene testato per verificare la presenza di bug e la compatibilità.
- Il piano di implementazione viene esaminato e approvato dalle parti interessate.
- Il software viene implementato durante il periodo di inattività programmato, con il monitoraggio dello stato nel grafico Gantt di ClickUp.
- I controlli post-implementazione sono stati completati e eventuali problemi sono stati documentati in ClickUp per la risoluzione.
Esempi di flussi di lavoro per il servizio clienti
16. Flusso di lavoro del processo di assistenza
I flussi di lavoro relativi al successo dei clienti o all'assistenza sono un ottimo modo per garantire che le domande di ogni cliente ricevano una risposta e che le sue esigenze vengano soddisfatte in modo tempestivo.
I clienti vogliono sapere che la loro voce viene ascoltata e che la loro esperienza con il tuo prodotto o servizio è importante per te: un processo di supporto affidabile è fondamentale per raggiungere questo obiettivo.
Questo flusso di lavoro è essenzialmente la sequenza di azioni automatizzate che ogni agente del supporto clienti intraprende per risolvere reclami, domande o problemi che un cliente potrebbe avere. La risoluzione dei problemi è una delle situazioni più comuni che gli agenti del supporto clienti devono affrontare quotidianamente e parte di ciò che li rende così importanti è che questi problemi sono spesso vincolati al tempo.
Ciò significa che è opportuno affrontare questi problemi il prima possibile.
In ClickUp, un flusso di lavoro del processo di supporto potrebbe essere simile al seguente:
- Un cliente compila un modulo di segnalazione con le proprie informazioni di base, una descrizione dettagliata del problema e la sua priorità.
- Quel modulo diventa un'attività in ClickUp e viene assegnato a un membro del team Customer Success.
- Il team Customer Success fornirà una soluzione o inoltrerà il problema alla persona competente.
Bonus: esempi di grafici RACI!
Come creare flussi di lavoro in modo efficiente con ClickUp
Passaggio 1: Identificare l'obiettivo
Determina l'obiettivo del flusso di lavoro. Si tratta di automatizzare un processo ripetitivo o di migliorare il coordinamento delle attività? L'obiettivo determinerà il tipo di flusso di lavoro da creare. Utilizza ClickUp Obiettivi per collegare i flussi di lavoro direttamente agli obiettivi del tuo team.
Fase 2: Elenco dei passaggi
Suddividi il processo in singole attività e assicurati che nessun passaggio venga trascurato. Visualizza i tuoi passaggi con le mappe mentali di ClickUp per maggiore chiarezza. Le mappe mentali di ClickUp sono perfette per visualizzare il processo passo dopo passo di qualsiasi progetto o flusso di lavoro.
Grazie alla funzionalità drag-and-drop, è possibile mappare e organizzare le idee. È quindi possibile trascinare i rami per mostrare le relazioni e le dipendenze tra le attività o regolare la posizione dei nodi per organizzare e riorganizzare l'area di lavoro.
Le lavagne ClickUp offrono una tela infinita su cui disegnare flussi di lavoro di qualsiasi tipo, persino mappe mentali! Inoltre, ClickUp offre tantissimi modelli di flussi di lavoro specifici per le sue lavagne online collaborative, che ti aiutano a risparmiare tempo.
Aggiungi forme che si convertono direttamente in attività di ClickUp e collegale al tuo flusso di lavoro, quindi traccia delle connessioni tra loro per mostrare facilmente l'ordine delle attività.
Passaggio 3: Assegnare le responsabilità
Definisci chi è responsabile di ciascuna attività, poiché una chiara titolarità garantisce la rendicontazione. Utilizza le attività di ClickUp per assegnare e dare priorità alle attività, aggiungere osservatori e altro ancora.
Passaggio 4: Imposta regole e trigger
Decidi cosa dovrebbe avviare ogni passaggio del flusso di lavoro. Si tratta di un'attività completata, una data specifica o un input esterno? Una volta stabilito questo, automatizza i trigger con ClickUp Automations.
Passaggio 5: Testare il flusso di lavoro
Esegui il processo per identificare i colli di bottiglia o i passaggi mancanti. Individua le lacune o gli errori e correggili. Coinvolgi i membri del tuo team e le parti interessate nel processo per assicurarti di aver soddisfatto tutti i requisiti.
Passaggio 6: Documentare e perfezionare
Annotate il flusso di lavoro per poterlo consultare facilmente e effettuate la condivisione con tutte le parti interessate. Sulla base dei feedback e dell'esperienza acquisita, continuate a ottimizzare i vostri flussi di lavoro.
Centralizza la documentazione relativa ai flussi di lavoro in ClickUp Docs per mantenere tutti i membri del team in stato di sincronizzazione.
Per saperne di più: Come automatizzare le attività ripetitive
Sfide comuni nella creazione e nell'implementazione dei flussi di lavoro
Mancanza di chiarezza nei processi
I team potrebbero non comprendere appieno i passaggi o gli obiettivi di un flusso di lavoro, causando confusione e inefficienze. Ciò può verificarsi quando i processi non sono chiaramente definiti o documentati.
Soluzione: definire chiaramente i processi. Mappare ogni passaggio del flusso di lavoro con il contributo dei membri del team che lo utilizzeranno. Utilizzare diagrammi di flusso o strumenti come ClickUp mappe mentali per visualizzare il processo.
Resistenza al cambiamento
I dipendenti potrebbero opporsi all'adozione di nuovi flussi di lavoro, soprattutto se sono abituati ai metodi esistenti o percepiscono i cambiamenti come inutili o eccessivamente complessi.
Soluzione: spiegare al team il "perché" del flusso di lavoro. Evidenziare come consentirà di risparmiare tempo, ridurre gli errori e semplificare il lavoro.
Flussi di lavoro eccessivamente complessi
La creazione di flussi di lavoro con troppi passaggi superflui può sovraccaricare i membri del team, rallentare la produttività e causare errori.
Soluzione: Evita di complicare eccessivamente i flussi di lavoro. Suddividi i processi in passaggi gestibili e concentrati sul raggiungimento del risultato desiderato con la minima complessità possibile.
Strumenti o tecnologie inadeguati
I team potrebbero non disporre degli strumenti adeguati per supportare l'implementazione dei flussi di lavoro, come software di project management, strumenti di automazione o integrazioni con i sistemi esistenti.
Soluzione: utilizzare strumenti affidabili per la project management e l'automazione dei flussi di lavoro come ClickUp. Scegliere piattaforme che si integrano con i sistemi esistenti e sono facili da usare.
Comunicazione inadeguata
La mancata comunicazione allo staff dello scopo, dei vantaggi e dei dettagli di un flusso di lavoro può avere come risultato disallineamenti e una scarsa adozione.
Soluzione: incoraggiare i membri del team a condividere feedback sui flussi di lavoro. Controlli regolari possono garantire che i flussi di lavoro vengano seguiti e migliorati dove necessario.
Per saperne di più: Le 15 migliori app di flusso di lavoro per migliorare il project management
Silos dei flussi di lavoro
Se i flussi di lavoro non tengono conto della collaborazione tra i team, possono creare compartimenti stagni in cui informazioni o attività importanti non vengono condivise in modo efficace tra i reparti.
Soluzione: promuovere la collaborazione tra i team e progettare flussi di lavoro che tengano conto delle dipendenze tra i reparti. Dashboard condivise o strumenti centralizzati come ClickUp possono eliminare i silos.
Esecuzione incoerente
Senza un monitoraggio regolare, i membri del team potrebbero deviare dal flusso di lavoro, causando incongruenze nei risultati o ritardi nelle sequenze del progetto.
Soluzione: utilizzare modelli e automazione per standardizzare i flussi di lavoro. Monitorare lo stato dei flussi di lavoro tramite dashboard per garantire che tutti rimangano in linea con gli obiettivi.
Mancanza di formazione
I membri del team potrebbero avere difficoltà a seguire i flussi di lavoro se non sono adeguatamente formati sull'uso degli strumenti o sulla comprensione dei processi coinvolti.
Soluzione: Documentare i flussi di lavoro e offrire formazione pratica sugli strumenti e sui processi coinvolti. Valutare la possibilità di creare documentazione di facile consultazione o tutorial video di riferimento.
Mancato adattamento dei flussi di lavoro
Rivedi e aggiorna regolarmente i flussi di lavoro. Man mano che le esigenze aziendali cambiano, anche i flussi di lavoro devono evolversi. I team che non rivedono e aggiornano i flussi di lavoro esistenti potrebbero trovarli obsoleti o inefficaci nel tempo.
Soluzione: pianificare revisioni periodiche per identificare colli di bottiglia, ridondanze o passaggi obsoleti. Utilizzare le informazioni ricavate da queste revisioni per ottimizzare i flussi di lavoro.
Titolarità poco chiara
Quando i ruoli e le responsabilità all'interno di un flusso di lavoro non sono chiaramente assegnati, le attività possono andare perse, causando ritardi e frustrazione.
Soluzione: assegnare ruoli e responsabilità chiari. Utilizzare strumenti come la gestione delle attività di ClickUp per assegnare la titolarità di ogni attività. Definire chiaramente le responsabilità garantisce la responsabilità in ogni passaggio.
Risorse aggiuntive per la gestione dei flussi di lavoro:
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Esiste un esempio di flusso di lavoro praticamente per Tutto. Ma non è consigliabile passare da un software all'altro per eseguire ogni processo. È invece preferibile utilizzare un'unica piattaforma di produttività che centralizzi tutti i flussi di lavoro, indipendentemente dalla dimensione del team o dal settore. Ovvero, ClickUp. 🤓
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