Quando le organizzazioni non dispongono di un piano per la previsione del fabbisogno di risorse, si trovano ad affrontare opportunità mancate e team sovraccarichi di lavoro.
Tuttavia, nonostante la sua ovvia importanza, la Istituto di gestione della ricerca ha rilevato che solo il 47% delle aziende ha un processo di previsione delle risorse formalizzato e documentato.
Una pianificazione tempestiva delle risorse consente ai team di project management di fornire risultati di qualità senza incorrere in problemi dell'ultimo minuto o in carenze.
In altre parole, le aziende dovrebbero essere in grado di prevedere i requisiti di risorse per i diversi progetti, anticipare le sfide e disporre di un piano di emergenza in caso di circostanze impreviste.
In questo blog discutiamo perché la previsione delle risorse è importante, come implementarla e le possibili sfide che possono sorgere.
Andiamo.
Comprendere il processo di previsione delle risorse
La previsione delle risorse è un processo in più passaggi che può aiutare le aziende a prevedere e prepararsi alle future richieste di progetti. Da fare nel modo giusto, migliora l'efficienza e aiuta a rendere più fluida l'esecuzione dei progetti.
Ma prima di entrare nei dettagli, ecco una rapida panoramica delle basi per sapere esattamente cosa comporta la previsione delle risorse.
Che cos'è la previsione delle risorse?
La previsione delle risorse aiuta le aziende a garantire che risorse come il personale, il budget e le attrezzature siano sufficientemente disponibili al momento giusto. Si tratta di analizzare i dati storici, i carichi di lavoro del team, i modelli operativi, le tendenze del mercato e i progetti imminenti per scoprire modelli e tendenze.
Questo aiuta a prepararsi a cambiamenti imprevisti che possono essere causati da fattori esterni o interni e a garantire che i progetti si svolgano con un'efficienza ottimale.
Tipi di risorse da prevedere
risorse" è un termine ampio che può comprendere qualsiasi cosa, dal personale alle attrezzature. Ecco una rapida suddivisione dei diversi tipi di risorse di cui si può avere bisogno.
- Forza lavoro: Si riferisce alle risorse umane necessarie per completare un progetto. Tiene conto della dimensione del team, delle competenze di base, dell'esperienza e della disponibilità. La forza lavoro può comprendere dipendenti a tempo pieno, freelance e appaltatori
- Risorse finanziarie: Copre i requisiti di bilancio per un progetto dall'inizio alla fine. Comprende gli stipendi, i costi delle attrezzature, i prezzi dei materiali e tutte le altre spese. Una previsione finanziaria accurata può ridurre i costi inutili e le spese eccessive
- Tempo: La previsione del tempo richiede la stima della durata del completamento di un progetto. Si tratta di tracciare le attività cardine, prepararsi a ritardi imprevisti e impostare scadenze realistiche per attività e compiti
- Risorse fisiche: Sono tutte le attrezzature, gli strumenti e i materiali necessari per completare con successo un progetto
- Tecnologia e infrastruttura IT: Include software, server, servizi cloud e hardware di cui un'azienda potrebbe aver bisogno per completare i progetti
Benefici della previsione delle risorse
Da fare nel modo giusto, la pianificazione delle risorse può avere un impatto significativo sui risultati dei progetti e sugli obiettivi strategici a lungo termine. Alcuni dei benefici chiave includono:
Migliore controllo del budget
Un'adeguata previsione del fabbisogno di risorse aiuta i project manager a prevenire gli sforamenti dei costi, stimando correttamente i costi di manodopera, materiali e attrezzature.
L'identificazione precoce del fabbisogno di risorse può anche aumentare la consapevolezza di possibili rischi finanziari, come un aumento del costo dei materiali.
Un'allocazione più efficiente delle risorse
La previsione consente una rapida riallocazione delle risorse in risposta al cambiamento delle priorità, garantendo che le attività ad alta priorità ricevano l'attenzione e le risorse necessarie.
Inoltre, la previsione accurata della disponibilità e delle esigenze delle risorse migliora la produttività. I gestori del team possono distribuire i carichi di lavoro in modo più uniforme ed evitare di sovraccaricare i membri del team, migliorando il morale e i risultati.
Miglioramento del piano e della programmazione del progetto
Prevedendo i requisiti delle risorse, i project manager possono assegnare più efficacemente il tempo per le attività e le cardine. In questo modo i team non sentono la pressione di scadenze o programmi di lavoro irrealistici.
Inoltre, l'anticipazione di eventuali carenze di risorse consente di apportare modifiche tempestive, come l'assunzione di altro personale o l'approvvigionamento di materiali in anticipo. In questo modo si riduce la probabilità di ritardi.
Processo decisionale informato
Previsioni accurate e aggiornate sulle risorse aiutano i project manager ad aumentare le percentuali di esito positivo del progetto. Sono in grado di prendere decisioni prudenti sull'ambito del progetto, sulla Sequenza e sull'allocazione delle risorse.
Le previsioni aiutano anche a garantire che l'organizzazione utilizzi le risorse in modo efficiente su più progetti per raggiungere gli obiettivi a lungo termine.
Tecniche chiave per una previsione efficace delle risorse
I project manager possono utilizzare diverse tecniche per una previsione efficiente delle risorse gestione delle risorse e previsione. Abbiamo elencato alcune delle tecniche più comunemente utilizzate e come possono aiutare a ottimizzare l'allocazione delle risorse.
1. Analisi dei dati storici
Cos'è: Analizzare i dati relativi a progetti passati per capire come sono state utilizzate le risorse, confrontare i risultati e i costi e valutare la Sequenza.
Come aiuta: I dati storici forniscono una base per identificare tendenze e modelli importanti nei progetti passati. Questi dati possono aiutare a stimare la disponibilità di risorse e a creare previsioni accurate per progetti simili
2. Struttura di scomposizione del lavoro (WBS)
Che cos'è: Con l'aiuto del struttura di ripartizione del lavoro un progetto complesso viene suddiviso in attività più piccole e gestibili, rendendo più facile la previsione delle risorse necessarie per ogni attività.
Come aiuta: Il piano delle risorse a step assicura che siano disponibili le risorse giuste per ogni attività i vincoli sulle risorse e di sovraccaricare o sottoutilizzare le risorse.
via Forbes
3. Analisi dello scenario
Cos'è: Pianificare la disponibilità di risorse per scenari ottimistici, pessimistici e realistici.
Come aiuta: I team possono restare agili e reattivi senza carenze di risorse, anche in caso di incertezze, ritardi o modifiche al progetto.
4. Mappa delle competenze
Che cos'è: Prevedere i requisiti di competenza per i progetti futuri e confrontarli con quelli attualmente disponibili. Questo aiuta a identificare le carenze di competenze.
Come aiuta: La comprensione accurata delle lacune di competenze può aiutarvi a prepararvi per i progetti futuri assumendo esperti o formando i dipendenti esistenti per colmare queste lacune.
Come implementare la previsione delle risorse
Ora che abbiamo compreso i vantaggi e le tecniche per una previsione accurata delle risorse, è il momento di implementare un sistema di previsione delle risorse. In questa sezione, tratteremo tutti i passaggi della previsione e metteremo in evidenza come un unico strumento possa aumentare la produttività e rendere tutto più semplice.
Stiamo parlando di ClickUp. ClickUp è uno strumento di project management all-in-one che offre tutto ciò di cui avete bisogno per un piano efficace delle risorse. La piattaforma offre funzionalità/funzione per la gestione centralizzata dei dati, la creazione e l'assegnazione di attività, la collaborazione e il risparmio di tempo. Può essere utilizzato per la pianificazione delle capacità, la mappatura delle competenze, l'allocazione delle risorse e la reportistica.
Penso che ClickUp sia geniale. Perché? È semplice: posso pianificare la settimana di 4 persone con pochi clic e tutti, compresi i nostri clienti, hanno una panoramica. È efficiente, logico e facile da capire. Inoltre, ognuno può creare le proprie visualizzazioni, i propri dashboard, ecc. - il che lo rende super individuale.
Daniela, Project Manager presso Peritus Webdesign
Vediamo come utilizzarlo nelle diverse fasi della previsione delle risorse.
Passaggio 1: Identificare i requisiti del progetto
Valutate il vostro progetto per identificarne gli oggetti, le sequenze, le consegne e le attività cardine.
La definizione di questi elementi getta le basi per pianificare il fabbisogno di risorse. In questo modo è possibile conoscere il tipo di risorse di cui si avrà bisogno e le loro quantità nelle diverse fasi del ciclo di vita del progetto. Questo aiuta a pianificare e prevedere in modo mirato le risorse.
Documentate l'ambito del progetto e il fabbisogno di risorse con ClickUp Documenti
ClickUp vi permette di acquisire e gestire le informazioni importanti in un unico luogo utilizzando Documenti ClickUp . Funge da hub informativo centralizzato, perfetto per archiviare tutte le informazioni relative al progetto, come l'ambito, i ruoli e le responsabilità, le specifiche e le note.
Utilizzate ClickUp Documenti per acquisire facilmente i requisiti del progetto
Poiché tutti hanno accesso alle stesse informazioni, si riduce il rischio di errori di comunicazione. Con ClickUp Documenti è possibile:
- Creare documenti e wiki ben formati per registrare i requisiti del progetto
- Ottenere input dai membri del team in tempo reale, taggare le persone usando le menzioni @ e assegnare elementi di azione
- Creare più documenti per progetti diversi e organizzarli nell'Hub documenti in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni più recenti
- Aggiungete immagini, video e PDF per un contesto migliore
💡Pro Tip: Dopo aver raccolto i requisiti del progetto, create una struttura gerarchica di tutte le risorse necessarie (chiamata anche sistema) struttura di ripartizione delle risorse ) per completare le diverse attività. Questo assicura che i project manager non si lascino sfuggire le risorse critiche necessarie per il progetto.
Passaggio 2: analizzare i dati storici
Una volta ottenute informazioni sufficienti sul nuovo progetto, è possibile confrontarlo con progetti passati con oggetti simili. Identificate i modelli di utilizzo delle risorse, le sequenze e i costi, in modo da poter stimare con precisione il tipo di risorse di cui avrete bisogno.
I dati storici sulle prestazioni passate e sui KPI possono essere utilizzati per individuare le aree di miglioramento, eliminare i colli di bottiglia e ottimizzare l'allocazione delle risorse.
Analizzate le metriche dei progetti passati con ClickUp Dashboard
Ottenete informazioni approfondite sulla produttività, sulle prestazioni del team e sullo stato del progetto utilizzando i dashboard di ClickUp ClickUp dashboard . Queste dashboard completamente personalizzabili presentano i dati in modo visivo attraverso elenchi, schede, grafici e diagrammi per monitorare le metriche chiave e analizzare i dati storici.
Monitoraggio dei dati storici sul carico di lavoro, sulle attività completate e altro ancora con le dashboard di ClickUp
Ad esempio, è possibile utilizzare i widget per il monitoraggio del tempo per fare un'analisi storica del tempo trascorso su progetti o attività specifiche. In questo modo è possibile capire quali attività hanno consumato in passato la larghezza di banda del team, in modo da riconoscere le attività ricorrenti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
**I dashboard possono essere condivisi con altri reparti e stakeholder, in modo da visualizzare una visione olistica di tutte le risorse disponibili, le dipendenze e i vincoli, evitando potenziali conflitti.
Passaggio 3: Collaborare con il team
La preparazione di previsioni accurate sulle risorse richiede la collaborazione di team interfunzionali per ottenere stime realistiche della durata del progetto, della complessità delle attività e dei requisiti di personale basati sull'esperienza.
La collaborazione diventa necessaria anche nelle situazioni in cui le risorse sono condivise tra uno o più team. Una comunicazione fluida tiene conto di queste dipendenze e garantisce che nessuno dei due team interrompa il proprio lavoro a causa della carenza di risorse.
Raccogliere i contributi degli stakeholder con le attività di ClickUp e ClickUp Chattare
Il software di gestione delle risorse di ClickUp offre molte funzionalità/funzione che rendono la collaborazione tra progetti una brezza.
È possibile suddividere progetti complessi in attività più piccole e assegnare ogni attività al membro del team appropriato utilizzando Attività di ClickUp . In questo modo si garantisce che le attività vengano assegnate in base ai punti di forza e alle competenze individuali, con il risultato di un utilizzo efficace delle risorse.
Creare e assegnare le attività ai membri giusti del team con ClickUp Tasks
Ogni compito ha una data di scadenza, uno stato personalizzato e tipi di attività, in modo che gli assegnatari sappiano esattamente su cosa devono lavorare.
Impostate i livelli di priorità per le diverse attività, in modo che le attività critiche siano completate in tempo. Le priorità vanno da bassa a urgente e hanno un codice colore. In questo modo, i membri del team possono identificare facilmente le attività che richiedono un'attenzione immediata.
Uno degli strumenti di collaborazione che aggiungiamo ai preferiti è ClickUp Chattare . È il modo più semplice per condividere aggiornamenti in tempo reale con i membri del team senza dover ricorrere a email o altri strumenti di comunicazione. La parte migliore è che è dotato di superpoteri IA.
Collaborate e condividete gli aggiornamenti con il vostro team utilizzando ClickUp Chat
ClickUp Chattare vi permette di:
- Comunicare con i membri del team direttamente dalle attività connesse all'interno dell'app ClickUp
- Utilizzare l'IA di ClickUp /IAClickUp Brain per riepilogare/riassumere i thread delle conversazioni
- Analizzare i commenti e convertirli in attività che richiedono un'azione, in modo che ogni elemento di azione abbia un contesto sufficiente
- Organizzare videochiamate e audio con i membri del team usando SyncUps
Un'altra funzionalità/funzione di interesse è la funzione Commenti assegnati a ClickUp . Potete visualizzare tutti i commenti che vi sono stati assegnati in un unico posto, in modo da evitare la confusione e il sovraccarico di thread di commenti infiniti.
Delegare elementi d'azione ai membri del team dalle attività di ClickUp Commenti assegnati
**I commenti assegnati possono fungere da supporto in tempo reale per le attività di ClickUp monitoraggio del progetto strumento. Può essere usato come record storico per monitorare le modifiche apportate a un'attività, a un documento o a un progetto senza mantenere un database separato.
Passaggio 4: utilizzare gli strumenti di previsione
Un'allocazione eccessiva delle risorse può portare a sprechi, mentre un'allocazione insufficiente può causare ritardi nei risultati finali. Previsione e strumenti per il piano delle capacità aiutano a mitigare questo problema anticipando con precisione i requisiti futuri delle risorse. In questo modo, per ogni attività viene assegnata solo la quantità giusta.
Questi strumenti utilizzano tecniche di analisi e modellazione dei dati per monitorare le fluttuazioni della domanda nel tempo, simulare vari scenari e monitorare i fattori esterni per ottenere previsioni accurate sull'allocazione delle risorse.
Visualizzate i carichi di lavoro del team con la Vista Carico di lavoro di ClickUp
È possibile ottenere una rappresentazione visiva delle attività del team, delle capacità individuali e delle pianificazioni utilizzando la vista ClickUp Workload Vista Carico di lavoro di ClickUp .
Tenete d'occhio il carico di lavoro del vostro team con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Per qualsiasi progetto, la Vista Carico di lavoro fornisce informazioni su ciò che i membri del team stanno lavorando. Questo vi aiuta a ottimizzare il caricamento delle risorse assicurando che i carichi di lavoro siano bilanciati e che le Sequenze siano realistiche. Ecco come può essere utilizzato per la previsione delle risorse:
- Impostazione dei limiti di capacità (carico di lavoro che un membro del team può gestire in un periodo di tempo specifico) per ogni membro del team
- Confrontare le capacità attuali del team con il livello di lavoro richiesto per le attività o i progetti futuri
- Creare un file dipiano di emergenza per garantire la continuità del progetto in caso di fluttuazioni delle risorse
È anche possibile esplorare quadri di pianificazione delle risorse precostituiti dalla vasta libreria di modelli di ClickUp.
Ad esempio, il modello Modello di Carico di lavoro per i dipendenti di ClickUp aiuta ad analizzare settimanalmente i carichi di lavoro individuali e del team per garantire la massima produttività e prevenire il burnout.
Il Modello di piano delle risorse di ClickUp consente di definire gli oggetti di ogni progetto e di classificare le risorse necessarie per completarli. È possibile creare una Sequenza per monitorare i requisiti delle risorse e verificarne la domanda e la disponibilità durante le diverse fasi del progetto.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-17.png Modello di piano delle risorse di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-200533044&department=operations Scarica questo modello /$$$cta/
Con il modello di pianificazione delle risorse è possibile:
- Creare attività per ogni progetto e visualizzare l'allocazione delle risorse in un'unica posizione
- Monitorare i carichi di lavoro del team e ottimizzare la distribuzione delle attività per evitare di sovraccaricarlo
- Identificare potenziali conflitti di risorse e sviluppare strategie di mitigazione
- Monitorare l'utilizzo delle risorse e apportare modifiche laddove necessario
Per una previsione più accurata, è possibile utilizzare il modello di piano delle risorse con l'opzione Modello di allocazione delle risorse di ClickUp . Questo riduce il tempo normalmente necessario per prendere decisioni sull'allocazione delle risorse e aiuta ad allocare le risorse in modo da allinearle correttamente agli obiettivi e alle priorità del progetto.
💡Pro Tip: Usate la funzione Modello di gestione delle risorse ClickUp per le persone per fissare obiettivi chiari per il team e identificare le risorse necessarie per raggiungerli.
Passaggio 5: Monitoraggio e adeguamento
In questa fase si controlla attentamente l'utilizzo delle risorse e lo si confronta con le previsioni. Lo stato di avanzamento delle attività viene confrontato con le attività cardine predefinite. In questo modo si può capire se il progetto è in linea con la tabella di marcia e se richiede ulteriori aggiustamenti delle risorse.
Le modifiche vengono apportate man mano che il progetto è in corso e le intuizioni vengono documentate per migliorare l'accuratezza delle previsioni future sulle risorse del progetto.
Monitorare l'allocazione delle risorse e lo stato del progetto con ClickUp Dashboard
È possibile utilizzare i ClickUp Dashboard per monitorare lo stato di avanzamento delle attività del team. Ottenete dettagli sullo stato delle attività del progetto e dei carichi di lavoro per assegnatari e monitorate le scadenze.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-65.png Dashboard di ClickUp /$$$img/
Ottenete una panoramica completa dello stato delle attività, degli assegnatari e della sequenza temporale in un'unica posizione con le dashboard di ClickUp
Il project manager può utilizzare questi dati in tempo reale e confrontarli con le previsioni per vedere se sono necessari aggiustamenti. Se vede che qualche risorsa è sotto o sovrautilizzata, può intervenire aggiungendo manodopera supplementare o ridistribuendo il lavoro.
Sfide nella previsione delle risorse
Da fare, nonostante i numerosi vantaggi della previsione delle risorse, alcune sfide che possono complicare il processo. La comprensione di questi ostacoli è fondamentale per una gestione efficace delle risorse e per una performance ottimale del progetto.
1. Dati imprecisi
Questo è forse il più grande ostacolo a una previsione efficace. Se i dati storici sono incompleti o inaccurati, le previsioni sono inaffidabili e l'uso delle risorse inefficace.
Soluzione:
utilizzare solidi strumenti di raccolta dati per una maggiore accuratezza
stabilire processi standardizzati per acquisire i dati in modo coerente
coinvolgere più membri del team quando si incrociano i dati per previsioni più complete sulle risorse
2. Difficoltà nel piano di capacità
Può essere difficile monitorare correttamente le capacità del team, soprattutto quando i membri lavorano su più progetti contemporaneamente.
Soluzione:
utilizzate gestione del carico di lavoro strumenti per visualizzare le capacità del team
usare il monitoraggio del tempo per registrare come il team utilizza la propria larghezza di banda per affinare le previsioni
✅Definire i limiti di capacità in modo che i membri del team lavorino in modo ottimale senza esaurirsi
**Per saperne di più Come migliorare la distribuzione del carico di lavoro nel vostro team
3. Trascurare i fattori esterni
Le previsioni sulle risorse possono essere imprecise se non si tiene conto di ritardi o cambiamenti dovuti a fattori esterni.
Soluzione:
monitorare costantemente le tendenze del settore e del mercato per monitorare le fluttuazioni
collaborare con partner, fornitori e altre parti interessate esterne per prevedere potenziali carenze di risorse
usare l'analisi predittiva per preparare modelli di previsione basati su scenari, in modo da essere preparati a situazioni o risultati diversi
4. Mancanza di collaborazione interdipartimentale
La previsione delle risorse può diventare particolarmente difficile se i team lavorano in modo isolato. Si crea confusione sulle priorità e sulla Sequenza, che spesso porta a un uso inefficace delle risorse.
Soluzione:
programmare riunioni regolari tra i dipartimenti per acquisire le informazioni necessarie programmazione delle risorse requisiti
utilizzate uno strumento di collaborazione o di gestione del lavoro come ClickUp, in modo che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda attività, priorità e scadenze
creare team interfunzionali con membri di diverse funzioni. In questo modo si garantisce che durante il piano delle risorse si tenga conto di diverse prospettive
Accelerare la crescita aziendale con una previsione efficace delle risorse
La previsione delle risorse nel project management è essenziale perché le aziende possano prosperare in mercati dinamici. È un passaggio strategico per sfruttare appieno le opportunità di crescita senza sovraccaricare i team o sostenere costi inutili.
Proprio per questo è importante implementare un approccio strutturato al processo di previsione delle risorse. Un software di project management come ClickUp fa il lavoro pesante per voi, grazie a funzionalità avanzate di visualizzazione del carico di lavoro, gestione delle attività e collaborazione.
ClickUp Docs aiuta a creare un repository centrale delle informazioni del team e del progetto, con modifiche collaborative per allineare tutti su consegne e sequenze. Con ClickUp Chattare, è possibile raccogliere informazioni sui ruoli e sulle dipendenze nei team interfunzionali per garantire che tutti i progetti si svolgano senza intoppi e nei tempi previsti.
Con ClickUp Dashboard, i project manager possono analizzare i dati storici per anticipare il fabbisogno futuro di risorse e ottimizzarlo. Iscrivetevi gratis a ClickUp per migliorare la gestione delle risorse e ottenere risultati positivi dai progetti.