Quando le organizzazioni non dispongono di un piano per effettuare la previsione del proprio fabbisogno di risorse, rischiano di perdere opportunità e di sovraccaricare di lavoro i propri team.
Tuttavia, nonostante la sua ovvia importanza, il Research Management Institute ha scoperto che solo il 47% delle aziende dispone di un processo di previsione delle risorse formalizzato e documentato.
Una pianificazione tempestiva delle risorse consente ai team di project management di fornire risultati di qualità senza affanni dell'ultimo minuto o carenze.
In altre parole, le aziende dovrebbero essere in grado di effettuare una previsione del fabbisogno di risorse per i diversi progetti, anticipare le sfide e disporre di un piano di emergenza in caso di circostanze impreviste.
In questo blog discutiamo perché la previsione delle risorse è importante, come implementarla e le possibili sfide che potrebbero presentarsi.
Cominciamo.
Comprendere il processo di previsione delle risorse
La previsione delle risorse è un processo in più passaggi che può aiutare le aziende ad anticipare e prepararsi alle future esigenze dei progetti. Se terminata correttamente, migliora l'efficienza e contribuisce a una più agevole esecuzione dei progetti.
Ma prima di entrare nei dettagli, ecco una rapida panoramica delle nozioni di base, in modo da capire esattamente cosa comporta la previsione delle risorse.
Che cos'è la previsione delle risorse?
La previsione delle risorse aiuta le aziende a garantire che risorse quali personale, budget e attrezzature siano disponibili in misura sufficiente al momento giusto. Ciò comporta l'analisi dei dati storici, dei carichi di lavoro dei team, dei modelli operativi, delle tendenze di mercato e dei progetti imminenti per individuare modelli e tendenze.
Questo li aiuta a prepararsi a cambiamenti imprevisti che potrebbero essere causati da fattori esterni o interni e garantisce che i progetti vengano eseguiti con la massima efficienza.
Tipi di risorse per la previsione
Risorsa è un termine generico che può indicare qualsiasi cosa, dal personale alle attrezzature. Ecco una breve panoramica dei diversi tipi di risorse di cui potresti aver bisogno.
- Forza lavoro: si riferisce alle risorse umane necessarie per completare un progetto. Tiene conto delle dimensioni del team, delle competenze chiave, dell'esperienza e della disponibilità. La tua forza lavoro può includere dipendenti a tempo pieno, liberi professionisti e collaboratori esterni.
- Risorse finanziarie: copre i requisiti di bilancio per un progetto dall'inizio alla fine. Ciò include stipendi, costi delle attrezzature, prezzi dei materiali e tutte le altre spese. Previsioni finanziarie accurate possono ridurre costi inutili e spese eccessive.
- Tempo: la previsione dei tempi richiede una stima della durata necessaria per completare un progetto. Ciò comporta la definizione delle attività cardine, la preparazione a ritardi imprevisti e la fissazione di scadenze realistiche per le attività e le operazioni.
- Risorse fisiche: si tratta di tutte le attrezzature, gli strumenti e i materiali necessari per completare con successo un progetto.
- Tecnologia e infrastruttura IT: include software, server, servizi cloud e hardware di cui un'azienda potrebbe aver bisogno per completare i progetti.
Vantaggi della previsione delle risorse
Se eseguita correttamente, la pianificazione delle risorse può avere un impatto significativo sui risultati dei progetti e sugli obiettivi strategici a lungo termine. Alcuni dei vantaggi principali includono:
Migliore controllo del budget
Una corretta previsione del fabbisogno di risorse aiuta i project manager a prevenire il superamento dei costi stimando correttamente i costi di manodopera, materiali e attrezzature.
L'identificazione tempestiva delle risorse necessarie può anche aumentare la consapevolezza dei possibili rischi finanziari, come l'aumento del costo dei materiali.
Allocazione delle risorse più efficiente
Le previsioni consentono una rapida riallocazione delle risorse in risposta al cambiamento delle priorità, garantendo che le attività ad alta priorità ricevano l'attenzione e le risorse necessarie.
Inoltre, prevedere con precisione la disponibilità e le esigenze delle risorse migliora la produttività. I project manager possono distribuire i carichi di lavoro in modo più uniforme ed evitare il sovraccarico dei membri del team, migliorando il morale e la produttività.
Miglioramento della pianificazione e della programmazione dei progetti
Prevedendo il fabbisogno di risorse, i project manager possono allocare in modo più efficace il tempo per le attività e le attività cardine. Ciò garantisce che i team non subiscano la pressione di scadenze o programmi di lavoro irrealistici.
Inoltre, anticipare possibili carenze di risorse consente di apportare modifiche tempestive, come assumere più personale o procurarsi i materiali in anticipo. Ciò riduce la probabilità di ritardi.
Processo decisionale informato
Previsioni accurate e aggiornate sulle risorse aiutano i project manager ad aumentare il tasso di successo complessivo dei progetti. Sono in grado di prendere decisioni prudenti in merito all'ambito del progetto, alla sequenza e all'allocazione delle risorse.
Le previsioni aiutano anche a garantire che l'organizzazione utilizzi le risorse in modo efficiente in più progetti per raggiungere i propri obiettivi a lungo termine.
Tecniche chiave per una previsione efficace delle risorse
I project manager possono utilizzare diverse tecniche per una gestione e una previsione efficiente delle risorse. Abbiamo effettuato un elenco delle tecniche più comunemente utilizzate e il modo in cui possono aiutare a ottimizzare l'allocazione delle risorse.
1. Analisi dei dati storici
Che cos'è: analizzare i dati relativi ai progetti passati per comprendere come sono state utilizzate le risorse, confrontare i risultati e i costi e valutare le tempistiche.
Come può essere utile: i dati storici forniscono una base di riferimento per identificare tendenze e modelli importanti nei progetti passati. Queste informazioni possono aiutare a stimare la disponibilità delle risorse e a creare previsioni accurate per progetti simili.
2. Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)
Cos'è: con la struttura di suddivisione del lavoro, un progetto complesso viene suddiviso in attività più piccole e gestibili, rendendo più facile effettuare la previsione delle risorse necessarie per ciascuna attività.
Come può aiutarti: la pianificazione graduale delle risorse garantisce che le risorse giuste siano disponibili per ogni attività. Ciò riduce i vincoli di risorse e il sovraccarico o il sottoutilizzo delle tue risorse.
3. Analisi degli scenari
Cos'è: piano per la disponibilità delle risorse per scenari ottimistici, pessimistici e realistici.
Come può essere utile: i teams possono rimanere agili e reattivi senza carenze di risorse, anche in caso di incertezze, ritardi o modifiche al progetto.
4. Mappatura delle competenze
Che cos'è: anticipare i requisiti di competenze per i progetti futuri e confrontarli con quelli attualmente disponibili. Questo aiuta a identificare le lacune nelle competenze.
Come può aiutarti: comprendere con precisione le lacune nelle competenze può aiutarti a prepararti per i progetti futuri assumendo esperti o formando i dipendenti esistenti per colmare tali lacune.
Come implementare la previsione delle risorse
Ora che abbiamo compreso i vantaggi e le tecniche per una previsione accurata delle risorse, è il momento di implementare un sistema di previsione delle risorse. In questa sezione, tratteremo tutti i diversi passaggi della previsione e metteremo in evidenza come un unico strumento possa potenziare la vostra produttività e rendere tutto questo più facile.
Stiamo parlando di ClickUp.
ClickUp è uno strumento di project management all-in-one che offre tutto il necessario per una pianificazione efficace delle risorse. La piattaforma fornisce funzionalità che aiutano nella gestione centralizzata dei dati, nella creazione e nell'assegnazione delle attività, nella collaborazione e nel risparmio di tempo. Puoi utilizzarla per la pianificazione della capacità, la mappatura delle competenze, l'allocazione delle risorse e la reportistica.
Penso che ClickUp sia geniale. Perché? È semplice: posso pianificare la settimana di 4 persone con pochi clic e tutti, compresi i nostri clienti, hanno una visione panoramica. È efficiente, logico e facile da capire. Inoltre, ognuno può progettare le proprie visualizzazioni, dashboard, ecc., il che lo rende super personalizzato.
Penso che ClickUp sia geniale. Perché? È semplice: posso pianificare la settimana di 4 persone con pochi clic e tutti, compresi i nostri clienti, hanno una visione panoramica. È efficiente, logico e facile da capire. Inoltre, ognuno può progettare le proprie visualizzazioni, dashboard, ecc., il che lo rende super personalizzato.
Vediamo come puoi utilizzarle nelle diverse fasi della previsione delle risorse.
Passaggio 1: Identificare i requisiti del progetto
Valuta il tuo progetto per identificarne gli obiettivi, la sequenza delle attività, i risultati attesi e le attività cardine.
La definizione di questi elementi getta le basi per pianificare le tue esigenze in termini di risorse. Ti fornisce informazioni dettagliate sul tipo di risorse di cui avrai bisogno e sulle loro quantità nelle diverse fasi del ciclo di vita del progetto. Ciò contribuisce a una pianificazione e a una previsione mirate delle risorse.
Documenta l'ambito del progetto e le risorse necessarie con ClickUp Docs.
ClickUp ti consente di acquisire e gestire informazioni importanti in un unico posto utilizzando ClickUp Docs. Funge da hub informativo centralizzato, perfetto per archiviare tutte le informazioni relative al tuo progetto, come ambito, ruoli e responsabilità, specifiche e note.
Poiché tutti hanno accesso ai stessi documenti, si riduce il rischio di comunicazioni errate ed errori. Con ClickUp Docs puoi:
- Crea documenti e wiki ben formattati per registrare i requisiti del progetto.
- Ottieni input dai membri del team in tempo reale, tagga le persone utilizzando menzioni e assegna azioni da intraprendere.
- Crea più documenti per diversi progetti e organizzali nell'Hub documenti in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni più recenti.
- Aggiungi immagini, video e PDF per un contesto migliore.
💡Suggerimento professionale: dopo aver raccolto i requisiti del progetto, crea una struttura gerarchica di tutte le risorse necessarie (chiamata anche struttura di suddivisione delle risorse ) per completare le diverse attività. In questo modo i project manager non tralasceranno nessuna delle risorse fondamentali necessarie per il progetto.
Passaggio 2: Analizza i dati storici
Una volta raccolte informazioni sufficienti sul tuo nuovo progetto, puoi confrontarlo con progetti passati con obiettivi simili. Identifica i modelli di utilizzo delle risorse, le sequenze e i costi in modo da poter stimare con precisione il tipo di risorse di cui avrai bisogno.
I dati storici sulle prestazioni passate e sui KPI possono essere utilizzati per individuare le aree di miglioramento, eliminare i colli di bottiglia e ottimizzare l'allocazione delle risorse.
Analizza le metriche dei progetti passati con i dashboard di ClickUp.
Ottieni informazioni approfondite sulla produttività, sulle prestazioni del team e sull'avanzamento dei progetti utilizzando i dashboard di ClickUp. Questi dashboard completamente personalizzabili presentano i dati in modo visivo attraverso elenchi, schede, tabelle e grafici per effettuare il monitoraggio delle metriche chiave e analizzare i dati storici.
Ad esempio, puoi utilizzare i widget di monitoraggio del tempo per eseguire un'analisi storica del tempo dedicato a progetti o attività specifici. Questo ti fornirà informazioni dettagliate sulle attività che hanno richiesto più risorse al tuo team in passato, consentendoti di riconoscere modelli ricorrenti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
💡Suggerimento professionale: I dashboard possono essere condivisi con altri reparti e parti interessate in modo che tutti abbiano una visione olistica di tutte le risorse disponibili, le dipendenze e i vincoli, evitando potenziali conflitti.
Passaggio 3: Collaborare con il team
La preparazione di previsioni accurate delle risorse richiede la collaborazione con team interfunzionali per ottenere stime realistiche della durata del progetto, della complessità delle attività e del fabbisogno di personale sulla base dell'esperienza.
La collaborazione diventa necessaria anche in situazioni in cui le risorse sono sottoposte a condivisione tra uno o più team. Una comunicazione fluida tiene conto di queste dipendenze e garantisce che il lavoro di nessuno dei due team venga interrotto a causa della carenza di risorse.
Raccogli i contributi degli stakeholder con le attività di ClickUp e ClickUp Chat.
Il software di gestione delle risorse di ClickUp offre numerose funzionalità che semplificano la collaborazione nei progetti.
Puoi suddividere progetti complessi in attività più piccole e assegnare ciascuna attività al membro del team appropriato utilizzando le attività di ClickUp. Ciò garantisce che le attività siano assegnate in base ai punti di forza e alle competenze individuali, con il risultato di un utilizzo efficace delle risorse.
Ogni attività ha una data di scadenza, uno stato personalizzato e tipi di attività, in modo che gli assegnatari sappiano esattamente su cosa devono lavorare.
Imposta livelli di priorità per le diverse attività in modo che quelle critiche vengano completate in tempo. Le priorità vanno da bassa a urgente e sono contrassegnate da colori diversi. In questo modo, i membri del team possono identificare facilmente le attività che richiedono un'attenzione immediata.
Uno dei nostri strumenti di collaborazione preferiti è ClickUp Chat. È il modo più semplice per effettuare la condivisione di aggiornamenti in tempo reale con i membri del tuo team senza dover ricorrere a email o altri strumenti di comunicazione. La parte migliore è che è dotato di superpoteri IA.
ClickUp Chat ti consente di:
- Comunica con i membri del team direttamente dalle attività collegate all'interno dell'app ClickUp.
- Utilizza l'IA di ClickUp, ClickUp Brain, per riepilogare le conversazioni.
- Analizza i commenti e convertili in attività concrete in modo che ogni elemento abbia un contesto sufficiente.
- Organizza chiamate audio e videochiamate con i membri del team utilizzando SyncUps.
Un'altra funzionalità interessante è quella dei commenti assegnati di ClickUp. Puoi visualizzare tutti i commenti che ti sono stati assegnati in un unico posto, così non ci sarà confusione o sovraccarico di lavoro dovuto a infinite catene di commenti.
💡Suggerimento professionale: i commenti assegnati possono fungere da strumento di monitoraggio del progetto in tempo reale. Possono essere utilizzati come registro storico per tenere traccia delle modifiche apportate a un'attività, un documento o un progetto senza dover mantenere un database separato.
Passaggio 4: Utilizza gli strumenti di previsione
Un'allocazione eccessiva delle risorse può portare a sprechi, mentre un'allocazione insufficiente può causare ritardi nei risultati finali. Gli strumenti di previsione e pianificazione della capacità aiutano a mitigare questo problema anticipando con precisione il fabbisogno futuro di risorse. In questo modo, viene allocata solo la quantità giusta per ogni attività.
Questi strumenti utilizzano tecniche di analisi e modellizzazione dei dati per effettuare il monitoraggio delle fluttuazioni della domanda nel tempo, simulare vari scenari e monitorare i fattori esterni per ottenere previsioni accurate sull'allocazione delle risorse.
Visualizza i carichi di lavoro del team con la vista Carico di lavoro di ClickUp.
Puoi ottenere una rappresentazione visiva delle attività, delle capacità individuali e dei programmi del tuo team utilizzando la vista Carico di lavoro di ClickUp.
Per qualsiasi progetto, la vista Carico di lavoro fornisce informazioni dettagliate su ciò su cui stanno lavorando i membri del tuo team. Ciò ti aiuta a ottimizzare il carico delle risorse garantendo che i carichi di lavoro siano equilibrati e le tempistiche realistiche. Ecco come può essere utilizzato per la previsione delle risorse:
- Imposta i limiti di capacità (carico di lavoro che un membro del team può gestire in un determinato periodo di tempo) per ogni membro del tuo team.
- Confronta le attuali capacità del team con il livello di lavoro richiesto per le attività o i progetti futuri.
- Crea un piano di emergenza per garantire la continuità del progetto nonostante le fluttuazioni delle risorse.
Puoi anche esplorare i modelli predefiniti di pianificazione delle risorse disponibili nella vasta libreria di modelli di ClickUp.
Ad esempio, il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp ti aiuta ad analizzare settimanalmente il carico di lavoro individuale e di squadra per garantire la massima produttività e prevenire il burnout.
Il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp ti consente di definire gli obiettivi di ogni progetto e classificare le risorse necessarie per completarli. Puoi creare una Sequenza per monitorare i requisiti delle risorse e verificare la domanda e la disponibilità delle risorse durante le diverse fasi del progetto.
Con il modello di pianificazione delle risorse puoi:
- Crea attività per ogni progetto e visualizza l'allocazione delle risorse in un unico posto.
- Monitora il carico di lavoro del team e ottimizza la distribuzione delle attività per evitare di sovraccaricare il tuo team.
- Identifica potenziali conflitti di risorse e sviluppa strategie di mitigazione.
- Monitorate l'utilizzo delle risorse e apportate le modifiche necessarie.
Per previsioni più accurate, puoi utilizzare il modello di pianificazione delle risorse con il modello di allocazione delle risorse ClickUp. Ciò riduce il tempo normalmente necessario per prendere decisioni sull'allocazione delle risorse e aiuta ad allocare le risorse in modo da allinearle correttamente agli obiettivi e alle priorità del progetto.
💡Suggerimento professionale: utilizza il modello ClickUp Resource Management People per definire obiettivi chiari per il tuo team e identificare le risorse necessarie per raggiungerli.
Passaggio 5: Monitoraggio e adeguamento
In questa fase, monitorerai attentamente l'utilizzo delle risorse e lo confronterai con le tue previsioni. Lo stato di avanzamento delle attività verrà confrontato con le attività cardine predefinite. Questo ti darà un'idea chiara dello stato di avanzamento del progetto rispetto alla tabella di marcia e della necessità di ulteriori adeguamenti delle risorse.
Man mano che il progetto avanza vengono apportate modifiche e vengono documentate le intuizioni per migliorare l'accuratezza delle previsioni delle risorse per i progetti futuri.
Monitora l'allocazione delle risorse e lo stato dei progetti con i dashboard di ClickUp
Puoi utilizzare i dashboard di ClickUp per monitorare i progressi del tuo team nelle attività. Ottieni dettagli sullo stato delle attività di progetto e sui carichi di lavoro per assegnatario e monitora le scadenze.
Un project manager può utilizzare questi dati in tempo reale e confrontarli con le previsioni per verificare se sono necessari degli adeguamenti. Se si riscontra un sottoutilizzo o un sovrautilizzo di una risorsa, è possibile ovviare al problema aggiungendo manodopera supplementare o ridistribuendo il lavoro.
Sfide nella previsione delle risorse
Nonostante i numerosi vantaggi offerti dalla previsione delle risorse, essa presenta alcune sfide che possono complicare il processo. Comprendere questi ostacoli è fondamentale per una gestione efficace delle risorse e prestazioni ottimali dei progetti.
1. Dati imprecisi
Questo è forse l'ostacolo più grande per una previsione efficace. Se i dati storici sono incompleti o imprecisi, si ottengono previsioni inaffidabili e un utilizzo inefficace delle risorse.
Soluzione:
✅Utilizza strumenti affidabili per la raccolta dei dati per una maggiore precisione
✅Stabilisci processi standardizzati per acquisire i dati in modo coerente
✅Coinvolgi più membri del team quando incroci i dati per ottenere previsioni delle risorse più complete.
2. Difficoltà nella pianificazione della capacità
Può essere difficile effettuare il monitoraggio corretto delle capacità del team, soprattutto quando i membri del team lavorano su più progetti contemporaneamente.
Soluzione:
✅Utilizza gli strumenti di gestione del carico di lavoro per visualizzare le capacità del team.
✅Utilizza il monitoraggio del tempo per registrare come il tuo team utilizza la propria larghezza di banda per affinare le previsioni.
✅Definisci i limiti di capacità in modo che i membri del team lavorino in modo ottimale senza esaurirsi.
Per saperne di più: Come migliorare la distribuzione del carico di lavoro nel tuo team
3. Trascurare i fattori esterni
Le previsioni delle risorse possono essere imprecise se non si tiene conto dei ritardi o dei cambiamenti dovuti a fattori esterni.
Soluzione:
✅Monitorate costantemente le tendenze del settore e del mercato per effettuare il monitoraggio delle fluttuazioni.
✅Collabora con partner, fornitori e altri stakeholder esterni per prevedere potenziali carenze di risorse.
✅Utilizza l'analisi predittiva per preparare modelli di previsione basati su scenari, in modo da essere pronto ad affrontare diverse situazioni o risultati.
4. Mancanza di collaborazione tra i reparti
La previsione delle risorse può diventare particolarmente difficile se i team lavorano in modo isolato. Ciò porta a confusione sulle priorità e sulle tempistiche, spesso causando un uso inefficace delle risorse.
Soluzione:
✅Organizza riunioni periodiche tra i reparti per definire i requisiti di pianificazione delle risorse.
✅Utilizza uno strumento di collaborazione o di gestione del lavoro come ClickUp, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda attività, priorità e scadenze.
✅Crea team interfunzionali con membri provenienti da diversi reparti. Ciò garantisce che durante la pianificazione delle risorse vengano prese in considerazione prospettive diverse.
Accelerate la crescita aziendale con una previsione efficace delle risorse
La previsione delle risorse nel project management è essenziale per consentire alle aziende di prosperare in mercati dinamici. Si tratta di un passaggio strategico per sfruttare appieno le opportunità di crescita senza sovraccaricare i team o sostenere costi inutili.
Proprio per questo è importante implementare un approccio strutturato al processo di previsione delle risorse. I software di project management come ClickUp ti semplificano il lavoro grazie a funzionalità avanzate per la visualizzazione del carico di lavoro, la gestione delle attività e la collaborazione.
ClickUp Docs aiuta a creare un repository centrale delle informazioni relative al team e al progetto con la possibilità di effettuare modifiche collaborative per allineare tutti sui risultati finali e sulle tempistiche. Con ClickUp Chat, puoi raccogliere informazioni sui ruoli e sulle dipendenze tra i team interfunzionali per garantire che tutti i progetti procedano senza intoppi e nei tempi previsti.
Con i dashboard di ClickUp, i project manager possono analizzare i dati storici per anticipare le esigenze future in termini di risorse e ottimizzare le risorse del progetto.
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