Come migliorare la distribuzione del carico di lavoro nel vostro team

La chiave per una forza lavoro produttiva e motivata è un carico di lavoro equamente distribuito.

Se vi imbattete in luoghi di lavoro in cui i dipendenti sono frustrati o esauriti, ciò potrebbe essere dovuto a carichi di lavoro mal distribuiti. Una distribuzione squilibrata del carico di lavoro non solo influisce sul morale, ma riduce anche la produttività del team e la soddisfazione sul lavoro.

Tuttavia, esiste una soluzione. È possibile prevenire questo problema adottando alcune semplici strategie e il giusto strumento di gestione del carico di lavoro.

Continuate a leggere per sapere come migliorare la distribuzione del carico di lavoro nel vostro team e scoprire come il processo può migliorare l'efficienza dei dipendenti.

Comprendere la distribuzione del carico di lavoro

Che cos'è esattamente la distribuzione del carico di lavoro?

La distribuzione del carico di lavoro si riferisce alla ripartizione delle attività e dei compiti tra i diversi membri del team in base alle loro competenze, capacità e abilità.

L'obiettivo della distribuzione del carico di lavoro è quello di creare un ambiente di lavoro produttivo in cui ogni membro del team abbia una quantità di lavoro adeguata, senza che si esaurisca. La distribuzione delle attività in base alle competenze e alle capacità del team vi aiuterà a fornire risultati di qualità entro le scadenze proposte.

La differenza tra un carico di lavoro pesante e un carico di lavoro sbilanciato

Sebbene i termini sembrino simili e siano talvolta usati in modo intercambiabile, un carico di lavoro pesante differisce da uno sbilanciato. Ecco una rapida panoramica delle loro differenze.

carico di lavoro pesante vs. carico di lavoro squilibrato: Differenze chiave

Segni di carichi di lavoro squilibrati

Un carico di lavoro distribuito in modo non equilibrato può avere un impatto significativo sul benessere e sul morale del team. Ecco alcuni segnali che indicano che il carico di lavoro del team è squilibrato:

• Completamento incoerente delle attività: Le attività potrebbero non essere completate in tempo e la qualità dei risultati potrebbe essere scarsa o incoerente
• Diminuzione della produttività: Dipendenti sovraccarichi di lavoro possono avere prestazioni costantemente inferiori e diventare meno efficienti nel loro lavoro. Mostrano segni di stanchezza e diventano disimpegnati
• Aumento dei reclami: Noterete un numero maggiore di reclami e lamentele per l'iniquità della distribuzione del carico di lavoro
• Aumento del turnover: I dipendenti possono iniziare a dare le dimissioni se ritengono di essere sovraccaricati o sottoutilizzati in base alle loro impostazioni

💡Pro Tip: Streamline il processo di identificazione e gestione delle attività e dei compiti del vostro team utilizzando strumenti di gestione del carico di lavoro _. Possono aiutarvi ad allocare automaticamente le risorse e a bilanciare la distribuzione del lavoro

Identificare gli squilibri del carico di lavoro

Se avete notato uno o tutti i segnali menzionati sopra, potrebbe essere il momento di condurre un'analisi approfondita del vostro piano di distribuzione del carico di lavoro. Ecco alcuni passaggi per identificare gli squilibri del carico di lavoro.

• Esaminare i dati sul carico di lavoro: Valutate l'elenco di distribuzione delle attività e cercate schemi che indichino che alcuni dipendenti hanno molto più lavoro di altri
• Sondaggio: Utilizzate questionari e sondaggi per raccogliere il feedback dei dipendenti sul carico di lavoro. Analizzate le risposte per capire i livelli di stress percepiti
• Valutare le scadenze dei progetti: Confrontate le scadenze dei progetti per vedere se vengono costantemente riunite. Cercate incongruenze e ritardi e verificate se queste istanze corrispondono a un carico di lavoro sbilanciato tra i membri del team
• Conducete controlli regolari: incontrate di tanto in tanto i singoli dipendenti per valutare la loro esperienza. Incoraggiate i membri del team a essere onesti e aperti sui loro carichi di lavoro e lavorate con loro per apportare giuste modifiche

Leggi tutto: Come calcolare il carico di risorse nel project management

Strategie per una distribuzione efficace del carico di lavoro

Supponiamo che abbiate notato alcuni segni di una distribuzione sbilanciata del carico di lavoro nel vostro team. Ecco alcuni passaggi per distribuire efficacemente il lavoro tra i membri del team.

1. Pianificare le attività in anticipo

Ogni volta che si intraprende un nuovo progetto, è necessario discutere con le parti interessate per definire ciò che il progetto include e ciò che va oltre il suo scopo. Pianificate attentamente le attività, le consegne e le sequenze per gestire le aspettative fin dall'inizio.

Un ambito chiaro può aiutare a suddividere attività complesse in sottoattività gestibili. Questo aiuta a capire la quantità di lavoro richiesto per ogni attività. Utilizzate queste informazioni per distribuire il lavoro in base alle capacità del team, assicurando che tutti lavorino in modo ottimale.

Per preparare l'ambito di un progetto, stabilite obiettivi e finalità chiare utilizzando ClickUp Obiettivi e impostare dei traguardi (numerici, monetari o basati sulle attività) per ogni obiettivo. Ecco un rapido esempio.

Obiettivo: Aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti per un negozio al dettaglio online

Traguardi:

• L'attuale tempo medio di risposta è di quattro ore. Ridurlo a due ore entro i prossimi cinque mesi
• L'attuale NPS è pari a 25. Aumentarlo a 50 entro i prossimi sette mesi

Impostare i traguardi delle attività e monitorare gli obiettivi in modo efficace con ClickUp Obiettivi

Una volta definiti gli obiettivi e i traguardi, è possibile utilizzare la funzione Modello di ripartizione del lavoro di ClickUp per dividere il lavoro in fasi e raggruppare le attività in ciascuna di esse. Questo modello basato su lavagna online consente di assegnare livelli di priorità per ogni attività, in modo che il team sappia esattamente su cosa concentrarsi per primo.

Scaricate questo modello

Suddividete attività complesse in parti più piccole e gestibili utilizzando il modello di ClickUp per la suddivisione del lavoro

Il modello può aiutarvi:

• Offrire una chiara tabella di marcia che delinei le attività del progetto, le scadenze e i risultati finali
• Facilitare una stima precisa dei costi del progetto e dei requisiti delle risorse
• Consentire l'identificazione proattiva dei rischi e lo sviluppo di piani di mitigazione
• Fornire una piattaforma per monitorare lo stato di avanzamento e individuare le aree da migliorare

2. Valutare le competenze e le capacità individuali

Quindi, cercate di capire quali sono le competenze e le capacità individuali di ciascun membro del team.

Se avete bisogno di uno strumento per mappare i livelli di competenza del vostro team, il Modello di mappatura delle competenze di ClickUp è la soluzione perfetta.

Scaricate questo modello

Abbinate i membri del team alle attività in base alle loro impostazioni, utilizzando il modello di mappatura delle competenze di ClickUp

Il modello offre campi personalizzati e visualizzazioni per identificare le competenze chiave dei dipendenti e valutarle in base ai loro punti di forza.

Organizzare queste informazioni utilizzando il modulo Vista Tabella di ClickUp per visualizzare i dati a colpo d'occhio e valutare le competenze necessarie per il progetto.

Visualizzare dati importanti in un formato strutturato utilizzando la vista Tabella di ClickUp

Dopo aver mappato le competenze individuali, è necessario capire le capacità del team prima di assegnare le attività.

Visualizzate il carico di lavoro del team utilizzando la vista tabella di ClickUp Vista Carico di lavoro ClickUp. Per vedere quanto tempo ha a disposizione ogni persona e quanto lavoro può Da fare in un giorno. Visualizzate queste informazioni per settimana o per mese per decidere come distribuire il carico di lavoro senza sovraccaricare nessun membro del team.

Visualizzazione dei carichi di lavoro del team in un colpo d'occhio per delegare o riassegnare meglio le attività e capire rapidamente chi è sotto o sovraccarico di lavoro

**Suggerimento speciale Imparare a delegare attività a basso impatto e che richiedono tempo, in modo da poter concentrare i lavori richiesti sulle attività più importanti. Ricordate che una delega efficace è un'arte. Scoprite esattamente cosa volete delegare agli altri membri del team e create un quadro strutturato per comunicare le vostre aspettative._

3. Usare il piano delle capacità

La Vista Carico di lavoro vi dà un'idea chiara di quanto tempo il vostro team ha a disposizione per lavorare ai progetti in una settimana o in un mese. Ma se il progetto richiede ore in più per essere completato, dovrete assumere risorse aggiuntive, come freelance o appaltatori.

È possibile stimare il fabbisogno di risorse con una meticolosa piano delle capacità -Valutazione delle competenze e della disponibilità delle risorse attuali per garantire che siano in grado di gestire i carichi di lavoro presenti e futuri.

Esistono tre strategie per il piano delle capacità.

• Strategia del ritardo: Le nuove risorse vengono aggiunte solo dopo aver esaurito la capacità del team attuale
• Strategia di leadership: i project manager valutano le richieste future e aggiungono risorse in previsione di tali richieste
• Strategia di corrispondenza: Le risorse vengono aggiunte a scaglioni monitorando attentamente i cambiamenti della domanda

È inoltre possibile utilizzare il metodo Modello di piano delle risorse di ClickUp per visualizzare le risorse e le attività in un unico punto.

Scarica questo modello

Assegnate le risorse in modo efficiente per ogni attività utilizzando il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp

Questo modello di elenco vi aiuta a creare un elenco di attività per ogni membro del team, in modo da sapere che tipo di attività sono state assegnate ai singoli e la loro durata. Questo aiuta a monitorare l'utilizzo delle risorse durante il ciclo di vita del progetto.

Visualizzate la quantità di lavoro che il vostro team sta gestendo e identificate i potenziali conflitti in allocazione delle risorse . Questo vi aiuterà a creare piani di risorse efficaci e specificamente adattati alle esigenze di ogni progetto.

**Per saperne di più i 10 migliori strumenti di gestione delle risorse per il 2024

4. Rivedere regolarmente la distribuzione del carico di lavoro

Dopo aver creato il piano di distribuzione del carico di lavoro, incontrate i dipendenti per dare loro un'idea chiara di ciò che devono lavorare e quando completarlo. Tenete conto del loro feedback per modificare il programma di lavoro in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Fate un ulteriore passaggio con l'aiuto di Modello di Carico di lavoro per i dipendenti di ClickUp .

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-150.png Assicuratevi che i vostri dipendenti lavorino al massimo delle loro capacità con il Carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-216058901&department=marketing Scarica questo modello /$$$cta/

Combinate le funzionalità di visualizzazione di questo modello con le attività di ClickUp Milestones per indicare le scadenze delle diverse attività e monitorare se sono state completate in tempo. Ottenete visibilità sulle capacità individuali con la Vista Carico di lavoro individuale e assicuratevi che nessuno sia sovraccarico di lavoro o sottoutilizzato.

Esaminate queste informazioni regolarmente, almeno ogni mese, per adeguare il piano di distribuzione del carico di lavoro e garantire la massima produttività senza sovraccaricare i dipendenti.

5. Utilizzare uno strumento per ottimizzare la gestione del carico di lavoro

Affrontare infiniti fogli di calcolo e documenti per pianificare e gestire la distribuzione del carico di lavoro può essere un mal di testa.

Suggeriamo invece di utilizzare uno strumento di project management come il programma Piattaforma di gestione delle risorse di ClickUp per aumentare la vostra efficienza. Questo strumento offre potenti funzionalità/funzione per ottimizzare la gestione del carico di lavoro.

Ecco come utilizzare le funzionalità di gestione del carico di lavoro di ClickUp per ottimizzare le prestazioni del team e la distribuzione del carico di lavoro.

Gestire il tempo in modo efficace

Migliorate l'efficienza del vostro team monitorando il tempo dedicato alle attività utilizzando ClickUp Monitoraggio del tempo .

Tracciate il tempo dedicato alle attività e ottimizzate la larghezza di banda del vostro team con il monitoraggio del tempo di ClickUp

Registrate le ore impiegate in una tabella oraria e visualizzatele per giorno, settimana o mese per capire quanto tempo possono richiedere i diversi gruppi di attività. Se alcune attività richiedono troppo tempo, analizzate il motivo per cui ciò accade e adottate misure proattive per ottimizzare il flusso di lavoro del team.

In questo modo, potrete aiutare il team a gestire il proprio tempo in modo efficace e a completare le attività in tempi ragionevoli.

Suggerimento: Utilizzare strumenti per il piano delle capacità per eliminare le congetture dal piano delle risorse e garantire la disponibilità di risorse ottimali per soddisfare le richieste del progetto

Assegnare attività con facilità

Identificate le diverse attività di un progetto e raggruppatele in diverse fasi utilizzando la funzione Bacheca di ClickUp .

Dividete i progetti in fasi e visualizzate le attività di ciascuna fase utilizzando le Bacheche di ClickUp

Create una colonna per rappresentare ogni fase del progetto. Ad esempio, "Da fare", "In corso" e "In fase di revisione" possono essere fasi potenziali, a seconda del vostro flusso di lavoro. Raggruppate le attività corrispondenti sotto ogni colonna e assegnatele ai membri del team in base alla loro disponibilità e capacità.

Utilizzate campi personalizzati per impostare i livelli di priorità di ciascuna attività, in modo che i team siano sempre al corrente delle scadenze imminenti e possano regolare le loro impostazioni di conseguenza.

Consentite la risoluzione collaborativa dei problemi

Incoraggiate i dipendenti a collaborare alle attività, in modo che i membri del team possano trovare soluzioni creative. Collaborazione aiuta i team a mettere in comune le proprie risorse, a condividere gli aggiornamenti, a dare priorità ai progetti e a evitare i doppi lavori richiesti, per far sì che il lavoro venga terminato nel miglior modo possibile.

Con ClickUp, la collaborazione è più facile che mai. Avviate una conversazione con qualsiasi membro del team direttamente dall'area di lavoro di ClickUp con il pulsante Visualizzazione ClickUp Chattare . Utilizzate le menzioni @ per taggare le persone e assegnare loro elementi d'azione, rendendo molto più veloce l'assegnazione delle attività.

Con ClickUp Chattare la comunicazione del team in un unico spazio e condividere aggiornamenti, collegare risorse e collaborare senza sforzo

Un'altra funzionalità/funzione utile è Lavagne online ClickUp che offre ai membri del team la tela digitale perfetta per discutere e condividere le idee.

Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente

Potete anche collaborare con il vostro team per rappresentare visivamente le attività e creare flussi di lavoro che aiutino tutti a comprendere i processi coinvolti in un progetto. Analizzando il modo in cui le attività devono essere eseguite, è possibile definire rapidamente un piano di distribuzione dei flussi di lavoro per ottenere la massima produttività.

💡Pro Tip: Migliorare il piano delle risorse utilizzando modelli di piano delle capacità per creare piani realistici di distribuzione del carico di lavoro per i membri del team

Documentate i vincoli delle risorse

Create una reportistica sui vincoli delle risorse analizzando i tipi e il volume delle risorse necessarie per le attività.

Consolidateli in documenti ben strutturati utilizzando Documenti di ClickUp . Condivideteli con le parti interessate per discutere il probabile impatto dei limiti delle risorse sui progetti e per elaborare le strategie migliori per fare il lavoro senza sforare i budget, le sequenze e le capacità.

Visualizzate rapidamente tutte le sottopagine e le relazioni collegate a ClickUp Docs per rimanere organizzati e mantenere il lavoro in connessione

Esempio: Il team di marketing è nel mezzo di un progetto ad alta velocità che prevede la pubblicazione di 250 post sul blog entro quattro mesi. Preparano un documento sui vincoli delle risorse che elenca il numero di autori di contenuti disponibili nel team e i progetti a cui stanno lavorando.

Gli stakeholder e i manager decidono quindi in modo collaborativo quali attività possono essere messe da parte per il momento per raggiungere l'obiettivo di pubblicazione, quanti contenuti ogni scrittore può realizzare in un mese e quanti articoli devono essere affidati all'esterno.

💡Pro Tip: Ricordate di essere attenti quando assegnate attività e compiti ai singoli membri del team. Distribuite le attività in modo uniforme per evitare l'esaurimento e il_suo_lavoro paralisi da carico di lavoro ._

Monitoraggio dello stato di avanzamento

Una volta distribuite le attività tra i membri del team, dovrete tenere sotto controllo il rispetto delle scadenze.

È possibile visualizzare il carico di lavoro attuale del team per assegnatario e le attività in base al fatto che siano completate, in corso o in fase di revisione usando ClickUp Dashboard . Questo è un ottimo modo per visualizzare in modo granulare la capacità del team e regolare i carichi di lavoro se necessario.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Bundle-With-Team-Obiettivi.png ClickUp 3.0 Dashboard Bundle con Obiettivi del team /$$$img/

Suddividete obiettivi, attività, punti agili e stati del progetto nella dashboard di ClickUp 3.0, altamente personalizzabile

Per rendere le cose più semplici, ClickUp AI- ClickUp Brain è in grado di far emergere gli insight dai dashboard e di riepilogare i risultati chiave in reportistica. Da fare è solo una query e l'algoritmo IA setaccia dashboard, elenchi di attività e documenti nell'area di lavoro per trovare le informazioni pertinenti. ClickUp Brain consolida quindi i dati risultanti come chiavi di lettura, in modo da ottenere le risposte in un colpo d'occhio.

Riepilogare istantaneamente lunghi thread di commenti con un pulsante grazie a ClickUp Brain

💡Pro Tip: Utilizza strumenti di automazione del carico di lavoro per gestire attività ripetitive come la programmazione, il monitoraggio delle attività e la generazione di report_

Creare processi standardizzati utilizzando dei modelli

ClickUp offre una libreria di oltre 1000 modelli progettati per aiutarvi a semplificare i flussi di lavoro con facilità. Questi modelli personalizzabili offrono modelli predefiniti in modo da non dover perdere tempo a creare procedure operative standard da zero. Qualunque sia il vostro caso d'uso, potete trovare un modello adatto alle vostre esigenze specifiche.

Da fare un modello per la gestione della manodopera? Il Modello per la gestione delle risorse umane di ClickUp è il vostro punto di riferimento. Con cinque visualizzazioni personalizzate, potete organizzare ordinatamente le vostre risorse, abbinare le loro competenze al lavoro da svolgere e trovare le persone giuste per ogni lavoro.

Scarica questo modello

Consolidate tutte le informazioni necessarie per un'allocazione efficace delle risorse con il modello di gestione delle risorse di ClickUp

All'interno di questo modello, la Sequenza aiuta a pianificare il completamento delle attività, mentre la Visualizzazione dello stato di revisione visualizza le approvazioni delle attività. Per bilanciare il carico di lavoro e prevenire un sovraccarico, utilizzate la Vista Carico di lavoro del team e centralizzate e organizzate i materiali essenziali del progetto con la Vista Risorse.

Aumentare l'efficienza del team con una distribuzione efficace del carico di lavoro

La gestione del carico di lavoro è un'abilità fondamentale per i project manager. Senza un'efficace distribuzione del carico di lavoro e un project management, è probabile che si verifichino scadenze non rispettate, costi aggiuntivi e risultati scadenti. Altrettanto importante è il rischio di insoddisfazione dei membri del team e il rischio di turnover dei dipendenti.

Ma se vi preoccupano le ore di piano e l'enorme quantità di lavoro manuale che sta dietro a una gestione e a una distribuzione efficaci del carico di lavoro, sappiate che esiste un modo migliore.

Rivolgetevi a strumenti di project management e di distribuzione del carico di lavoro come ClickUp da fare.

I piani tariffari convenienti di ClickUp offrono funzionalità/funzioni illimitate per aiutarvi a gestire efficacemente il carico di lavoro del vostro team senza preoccuparvi di carichi di lavoro sproporzionati e dipendenti insoddisfatti.

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