Quando vi viene chiesto di prendere in carico nuovi progetti, vorreste sempre dire di sì. La parte difficile è sapere quanto sia realistico quel "sì" per il carico di lavoro attuale del vostro team.
È qui che la pianificazione dettagliata della capacità è davvero brillante e perché è un elemento fondamentale della gestione dei progetti per i team di tutti i settori.
Le intuizioni che derivano da una corretta pianificazione delle capacità aiutano le aziende a determinare se possono assumere nuovi membri o intraprendere nuovi progetti, mantenendo un occhio di riguardo per i carichi di lavoro del team attuale. Nessuna pressione. 😅
La buona notizia è che ci sono molti strumenti di pianificazione della capacità sono disponibili strumenti di pianificazione della capacità per aiutarvi in questo percorso, oltre a corsi online, blog e - il nostro preferito - i template!
Seguiteci per saperne di più su come tutto il vostro team può trarre vantaggio da un solido sistema di gestione delle informazioni modello di pianificazione del conto le caratteristiche principali da tenere d'occhio e l'accesso a 10 dei migliori modelli di capacità gratuiti sul mercato.
Che cos'è un modello di pianificazione della capacità?
La capacità si riferisce alla quantità massima di lavoro che un team o un individuo può svolgere in un determinato momento, ma può anche essere usata in riferimento alla quantità di risorse che un'azienda o un team hanno a disposizione per un progetto specifico. Pianificazione della capacità è il processo di misurazione delle risorse, del tempo e dei membri del team necessari per completare i diversi progetti, al fine di identificare le aree per nuove opportunità di business, ovvero la capacità di assumere più progetti, nuove assunzioni o compiti in un giorno.
Utilizzate la vista del carico di lavoro di ClickUp per vedere chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Sebbene i project manager si occupino in genere della maggior parte della pianificazione della capacità, tutti i soggetti coinvolti dovrebbero avere accesso alle informazioni, compresi gli stakeholder, gli altri membri del team, i reparti interessati e i clienti.
Dato che l'accuratezza della pianificazione della capacità dipende in larga misura da questo aspetto, la scelta migliore è quella di iniziare con un modello.
I modelli per la pianificazione della capacità sono disponibili in varie forme e possono essere creati utilizzando diversi strumenti software di gestione delle risorse o anche PowerPoint e Excel .
I modelli di pianificazione della capacità vi aiutano a gestire in modo semplice e realistico le vostre risorse per vedere quali sono al di sotto, al di sopra o al limite della capacità. Queste risorse possono includere materiali, tempo e budget, ma soprattutto le persone!
Inoltre, i modelli rendono i rapporti di pianificazione della capacità più puliti, facili da leggere e più organizzati rispetto a quando si parte da zero. Ma prima di iscrivervi a qualsiasi prova gratuita alla ricerca del vostro prossimo modello di riferimento, ponetevi queste grandi domande:
- Questo modello è precostituito e personalizzabile?
- È in linea con i miei progetti e processi attuali?
- Io e il mio team saremo in grado di utilizzarlo il prima possibile?
- È gratuito?
Non è chiedere troppo! In realtà, ci sono ancora più qualità da ricercare nel vostro prossimo modello di pianificazione delle capacità e noi possiamo aiutarvi ad accedervi gratuitamente. 😎
Caratteristiche indispensabili in un modello di pianificazione della capacità produttiva
Il più grande risultato della pianificazione della capacità è una visione d'azione. L'allocazione precisa delle risorse è il segreto per prendere decisioni strategiche sul lavoro che assumete e per assicurarvi di poterlo consegnare nel rispetto delle loro specifiche esigenze requisiti del progetto .
Creare cruscotti personalizzati in ClickUp per ottenere una panoramica di alto livello di tutto il lavoro svolto
È necessario poter aggiungere al modello informazioni dettagliate sul progetto per avere una visione più completa delle capacità e delle risorse del team. Queste informazioni includono il nome del progetto, le persone coinvolte, tutti i compiti correlati, la cronologia del progetto , date chiave, scadenze, pietre miliari , costo, domanda e altro ancora!
Può sembrare una richiesta eccessiva, ma una pianificazione della capacità di successo ha un impatto positivo significativo sui vostri profitti. Ecco altri elementi essenziali da ricercare in un modello di pianificazione dinamica della capacità:
- Viste multiple del progetto per vedere la visione d'insieme di tutte le attività e le risorse necessarie in un progetto
- Dashboard e reportistica per una visione di alto livello del progetto e delle capacità di carico di lavoro attuali
- Gestione dei compiti per monitorare i progressi e l'allocazione delle risorse
- Assegnatari multipli e osservatori per delegare equamente il lavoro tra i membri del team
- Commenti chat e funzioni di collaborazione per tenere tutti i membri del team al corrente della situazione
- Limiti e soglie di capacità per assicurarsi che nessuno sia sovraccaricato di attività
- Funzioni di definizione delle priorità per organizzare compiti e progetti in base alle necessità immediate e alle risorse disponibili
10 modelli di pianificazione della capacità per ClickUp, Excel e altro ancora
Prima di accumulare progetti e assegnare una serie di nuovi compiti, è importante che i project manager sappiano esattamente cosa e quanto c'è già sul piatto di ogni membro del team. Una valutazione accurata e frequente dell'ampiezza di banda del team assicura che ogni progetto sia completato in tempo, nel rispetto del budget e con il minor stress possibile. 💜
Ecco 10 dei nostri modelli di pianificazione della capacità preferiti proprio per questo! Non solo ognuno di questi modelli è personalizzabile, accurato e intuitivo, ma è anche completamente gratuito. 🤩
1. Modello di pianificazione delle capacità dei dipendenti di ClickUp
Visualizzazione del carico di lavoro principale utilizzando il modello di pianificazione della capacità dei dipendenti di ClickUp
Degli oltre 15 modi personalizzabili per gestire i progetti in ClickUp, Vista del carico di lavoro è l'unica ripartizione completamente trasparente e oggettiva delle attività settimanali del vostro team, basata sull'assegnatario, il tempo stimato per ogni attività, il numero di attività e altro ancora. La padronanza della vista Carico di lavoro può sembrare un'impresa ardua di per sé, ma la Modello di pianificazione della capacità dei dipendenti di ClickUp semplifica notevolmente questo e molto altro.
Questo modello avanzato vi aiuta a gestire le capacità individuali e di gruppo utilizzando alcune delle funzioni più potenti di ClickUp per vedere quanto lavoro viene assegnato alla volta. Questo modello vi aiuta anche a implementare gestione del carico di lavoro pratiche come la definizione di stime di tempo, la misurazione del volume dei compiti e altro ancora. In questo modello Elenco , troverete cinque viste di progetto, sette campi personalizzati, due stati di attività personalizzati e una Guida introduttiva in Documenti di ClickUp per aiutarvi a pianificare le capacità nel modo più efficiente possibile. Scarica questo modello
2. Modello di pianificazione delle risorse di ClickUp
Distribuite le risorse con facilità utilizzando il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp
L'organizzazione è fondamentale quando si tratta di prendere decisioni strategiche per il vostro team o reparto. Con cinque stati personalizzati, otto campi personalizzati e viste multiple, il template Modello di pianificazione delle risorse di ClickUp è il modello più completo e versatile per pianificare e allocare le risorse .
Utilizzate questo modello, adatto ai principianti, per distribuire facilmente le risorse, qualunque esse siano! Il Modello di pianificazione delle risorse è lo strumento ideale per creare rapidamente sistemi organizzati per ogni tipo di risorsa.
Questo modello può essere personalizzato per adattarsi a qualsiasi caso d'uso e viene fornito pre-costruito per allinearsi naturalmente a team di marketing e crescita che cercano di stabilire scadenze chiare e produttive per attività come il branding, la promozione sui social media, il web design e altro ancora. Inoltre, questo modello utilizza alcuni dei modelli preferiti dal vostro project manager Caratteristiche di ClickUp per facilitare l'integrazione, tra cui la vista Gantt e la vista Timeline. Scaricate questo modello
3. Modello di pianificazione settimanale della capacità di risorse di ClickUp
Visualizzate le capacità del team utilizzando il modello di pianificazione settimanale delle risorse di ClickUp
Se vi è piaciuta la visualizzazione del carico di lavoro nel modello di pianificazione delle capacità dei dipendenti, qui vi piacerà ancora di più. I manager possono personalizzare la vista del carico di lavoro utilizzando il modello di pianificazione settimanale delle risorse di ClickUp per visualizzare le capacità individuali e complessive del team e determinare dove o se potrebbero essere utilizzate in modo più produttivo altrove.
Ottenete una visione di alto livello del carico di lavoro di ciascun coordinatore di progetto, in base al numero di compiti da svolgere per quel giorno, settimana o mese. Non solo vedrete il numero di attività di cui ogni membro è responsabile quel giorno, ma troverete anche il nome, la durata e lo stato di ogni attività per una visibilità immediata del suo avanzamento. Scarica questo modello
4. Modello di pianificazione della capacità Kanban di ClickUp
Riallocate risorse, attività e tempo con il modello di pianificazione della capacità Kanban di ClickUp
C'è più di un modo per gestire e pianificare le capacità dei team, e il modello di pianificazione delle capacità Kanban di ClickUp lo capisce. Utilizzare La vista Board di ClickUp all'interno di questo modello dettagliato per approfondire il carico di lavoro, lo stato delle attività e i progressi del vostro team, anche al minuto.
Un altro modo per aumentare il valore di questo modello versatile è quello di utilizzare la vista Lavagna Kanban per ordinare i carichi di lavoro del progetto in base al proprietario dell'attività, per vedere immediatamente come il lavoro è distribuito in modo uniforme tra il team. Se un membro del team è sovraccarico, in ritardo sulla tabella di marcia o ha tempo da perdere, si possono facilmente apportare modifiche trascinando le attività da un proprietario all'altro, creando sottoattività o aggiungere assegnatari, il tutto direttamente dalla propria lavagna. Scarica questo modello
5. Modello di elenco di pianificazione della capacità di ClickUp
Supervisionate tutte le risorse attuali con il modello di elenco di pianificazione della capacità di ClickUp
I project manager amano le visualizzazioni Gantt, Workload, Timeline e Board per la loro natura altamente visiva, Vista elenco in ClickUp è un'altra soluzione flessibile per fare l'inventario dei compiti e del carico di lavoro del team.
Non si tratta però del tipico elenco di cose da fare. 👀
Il modello di elenco di pianificazione della capacità di ClickUp è la visione completa delle risorse attuali che avete sempre sognato. Questo modello fa il lavoro pesante in termini di impostazione dell'elenco per mantenere i flussi di lavoro senza intoppi, con funzioni che includono cinque stati personalizzati precostituiti e otto campi personalizzati.
L'aspetto più importante di questo modello per i manager e i membri del team è l'intuitività e l'organizzazione della vista Elenco. Sia che stiate lavorando con parti interessate al progetto chiunque può guardare questa vista e capire immediatamente cosa sta vedendo. Inoltre, con la stessa facilità con cui si trascinano le attività su una tavola Kanban, è possibile riallocare le risorse e modificare le attività spostandole in alto o in basso nell'Elenco.
Le colonne dell'elenco sono completamente personalizzabili per mostrare le informazioni che vi interessano davvero. Scegliete quali campi personalizzati, commenti, assegnatari, Tag o le date di scadenza appaiono nell'Elenco, per sapere quali risorse sono destinate a un determinato scopo e qual è lo stato del loro utilizzo, il tutto con un semplice sguardo. Scarica questo modello
6. Modello di pianificazione della capacità del conto di ClickUp
Supervisionate le risorse necessarie per sviluppare nuovi affari utilizzando il modello di pianificazione della capacità degli account di ClickUp
Come si dice, le vendite fanno girare il mondo. 💸
Il Modello di pianificazione della capacità del conto di ClickUp è una necessità per gli account manager e i project manager. Con cinque stati personalizzati per le attività bloccate, complete, in corso, in revisione e da fare, tutti hanno piena trasparenza sulla distribuzione delle risorse tra gli account. Questo modello è dotato anche di cinque viste di progetto per definire le priorità delle capacità attuali degli account e identificare le aree per le nuove opportunità.
Analogamente alla varietà di modi in cui il modello di pianificazione della capacità delle risorse di ClickUp può essere personalizzato in base al "modo in cui volete lavorare", il modello di pianificazione della capacità degli account è altamente visivo e progettato per aiutarvi a gestire le risorse degli account da tutti i punti di vista. Organizzate i vostri account utilizzando le viste predefinite Board, Gantt, Timeline o List, quindi appoggiatevi agli otto campi personalizzati per avere visibilità sui membri del team, sui contatti, sullo stato di salute e sulle entrate relative a ciascun account. Scarica questo modello
7. Modello semplice di pianificazione della capacità per Excel
Modello semplice di pianificazione della capacità per Excel
Mentre i modelli di ClickUp possono essere personalizzati e adattati per adattarsi a un'ampia gamma di casi d'uso in tutti i settori, questo modello di pianificazione della capacità semplice per Excel è stato creato da ClickUp Excel è stato creato appositamente per i responsabili dei progetti di impianti e strutture per determinare le capacità produttive.
Compatibile anche con Fogli Google questo modello di Fogli semplici è dotato di due fogli, formule precostituite, grafici visivi e dashboard per organizzare e analizzare i dati relativi a alla catena di approvvigionamento e alle esigenze operative . Anche se Excel è il vostro strumento collaudato e vero per la pianificazione della capacità questo modello è corredato da una scheda introduttiva che illustra i termini, le informazioni generali e le domande frequenti.
La natura plug-and-play di questo modello è ideale per raggiungere le metriche calcolate automaticamente e visualizzarle come grafici o diagrammi utilizzando Excel.
Il lato negativo?
Mentre i primi modelli di Smart Sheet sono accessibili gratuitamente, i download successivi costano 50 dollari. ✨ Scarica questo modello
8. Modello di pianificazione della capacità di risorse per Excel
Modello di pianificazione della capacità di risorse per Excel
Se la vostra azienda ha già investito in Excel o se volete saperne di più su come la pianificazione della capacità può avere un impatto sulla vostra attività su un orizzonte di 12 mesi, prendete in considerazione questo modello di pianificazione della capacità delle risorse per Excel.
Sebbene richieda un po' più di tempo per la configurazione e un'attenzione frequente per l'aggiornamento, i project manager possono usare questo modello per calcolare la capacità delle risorse e pianificare gli sprint usando Excel. Prima di iniziare, questo modello offre sette raccomandazioni per utilizzare la cartella di lavoro in modo più efficace e per impostare correttamente il foglio dati. Scarica questo modello
9. Modello di pianificazione della capacità di Coda
Modello di pianificazione della capacità di Coda
In vero Coda il modello di pianificazione della capacità di Coda offre i vantaggi della pianificazione delle capacità in un editor di documenti dinamico per supervisionare dati, team e risorse su una pagina digitale infinita.
Questo modello suddivide la pianificazione delle capacità in tre categorie chiare:
- Progetti
- Risorse disponibili (persone)
- Linea temporale del progetto
Nella parte superiore del documento vengono visualizzati la capacità totale disponibile e l'attuale numero medio di ore di lavoro settimanali del team. Più in basso, troverete tabelle e grafici incorporati per aggiungere ulteriori dettagli a ciascuna di queste categorie, tra cui date di inizio, ruoli, disponibilità e nomi di attività.
Bonus:_
Il più grande vantaggio di questo modello è la sua facilità d'uso. L'interfaccia pulita di Coda rende la pianificazione delle capacità un po' meno faticosa, anche se non ha la profondità, il dettaglio e la trasparenza del carico di lavoro di altri modelli di questo elenco. Scarica questo modello
10. Modello di pianificazione della capacità del gruppo di risorse da Slide Team
Modello di pianificazione della capacità del gruppo di risorse da parte del team di slide
Perché amiamo questo modello di pianificazione della capacità del team risorse per PowerPoint? Perché è il modello perfetto da avere a portata di mano quando si presentano aggiornamenti e proposte di progetto alle parti interessate!
Modificate la vostra presentazione direttamente in PowerPoint per presentare gestione delle risorse l'utilizzo e l'allocazione delle risorse si basano sulle capacità del team e dei singoli. Come tutte le presentazioni convincenti, anche questo modello rappresenta i dati in modo visivo, utilizzando grafici e diagrammi per mostrare quali sono le risorse in eccesso, in difetto o al limite della capacità. Scaricate questo modello
Realizzatelo con un modello ClickUp personalizzato
Questi sono solo 10 delle migliaia di modelli di pianificazione delle capacità che circolano sul web. Sebbene sia sorprendente avere così tante opzioni a portata di mano, è anche un po' opprimente. Evitate di investire in un modello che richiede più tempo di quanto ne valga la pena, che manca di flessibilità o che è semplicemente troppo datato per essere utile.
Scegliete invece un modello progettato pensando ai team moderni: scegliete ClickUp !
I modelli di ClickUp presenti in questo elenco sono solo alcuni delle centinaia disponibili nella sua crescente Libreria di modelli . Ma cosa distingue i suoi template dagli altri?
ClickUp è l'unica piattaforma di produttività con oltre 15 modi unici per gestire visivamente i progetti e l'unica piattaforma con la vista Workload!
Guardate come il tempo stimato per ogni attività si misura con il resto della vostra settimana con la vista Carico di lavoro in ClickUp
Valutate in un attimo la larghezza di banda mensile, settimanale o giornaliera del vostro team utilizzando Visualizzazione del carico di lavoro in ClickUp e iniziare a lavorare in pochi secondi utilizzando uno dei numerosi modelli di pianificazione della capacità per questa vista di progetto completa.
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