Ogni prodotto e servizio è guidato da molteplici esigenze aziendali e dei clienti note come requisiti.
Ma come puoi assicurarti che il risultato finale sia in linea con tutti questi requisiti?
Semplice: con un'efficace pianificazione della gestione dei requisiti.
In questo articolo esploreremo la pianificazione della gestione dei requisiti, perché è importante e come creare un solido piano di gestione dei requisiti.
Psst! Abbiamo anche un'offerta imperdibile: uno strumento che renderà la pianificazione della gestione dei requisiti un gioco da ragazzi.
Indossiamo le nostre maschere di Dalí. 🎭
Che cos'è il piano della gestione dei requisiti?
La pianificazione della gestione dei requisiti comporta la determinazione delle modalità di identificazione, documentazione, analisi, implementazione, monitoraggio e controllo dei requisiti del progetto.
Usiamo il piano infallibile del Professore da La casa di carta per dimostrarlo.
Il professore sarà il nostro responsabile della pianificazione della gestione dei requisiti. Le modifiche apportate al suo piano mentre la sua squadra rapina la banca sono i requisiti. I requisiti cambieranno l'ambito del progetto (la rapina).
Bonus: modelli PRD
Ora il suo piano per la gestione dei requisiti includerà:
- Come identificherà le misure necessarie per mantenere il piano di rapina in linea con la sua visione
- Come analizzerà e implementerà queste misure
Dovrà anche pensare a come effettuare il monitoraggio e il controllo dei requisiti del progetto in continua evoluzione. Grazie a persone troppo ambiziose come Tokyo nel suo team.
La pianificazione della gestione dei requisiti comporta molti aspetti, a partire dalla definizione dell'ambito del progetto e proseguendo per tutto il ciclo di vita del progetto.
Ma perché è importante?
Un piano di gestione dei requisiti garantisce che ogni requisito venga acquisito, analizzato e affrontato, inclusi:
- Impedire il monitoraggio del business e dei requisiti degli stakeholder
- Consentire ai team di controllare l'ambito del progetto
- Superare le cause comuni di fallimento dei progetti come lo scope creep, i ritardi, il superamento dei costi, ecc.
Certamente, un piano di gestione dei requisiti è fondamentale per la gestione dell'ambito del progetto.
Ma come si crea un piano? Scopriamolo insieme.
9 passaggi per creare un piano di gestione dei requisiti con esito positivo
Ecco i passaggi per un piano efficace per la gestione dei requisiti:
Passaggio 1: Definire l'ambito del progetto
L'ambito del progetto prevede la determinazione e la documentazione degli obiettivi, dei risultati attesi, delle attività, dei costi e delle scadenze.
In genere, l'ambito del progetto viene definito in un piano di gestione dell'ambito contenuto nella carta del progetto o nel piano di progetto. Quindi, è sufficiente copiarlo da lì.
Senza un piano di gestione dell'ambito, gli stakeholder non disporranno delle informazioni fondamentali necessarie per identificare i cambiamenti dei requisiti in un progetto. Diventa inoltre difficile determinare se sia opportuno implementare o meno un requisito proposto.
Passaggio 2: Identifica gli stakeholder del progetto
Il tuo piano di gestione dovrebbe avere una menzione delle azioni che intraprenderai per identificarli.
Solo così potrai mappare i requisiti dei tuoi stakeholder.
Puoi organizzare riunioni, condurre interviste o fare brainstorming con il tuo team per identificare gli stakeholder del tuo progetto. Se necessario, puoi anche selezionare personalmente ogni stakeholder, come ha fatto il Professore*.
Passaggio 3: Definire ruoli e responsabilità per il lavoro richiesto nella gestione dei requisiti
Il tuo piano dovrebbe indicare chi sarà responsabile di tutti i lavori richiesti per la gestione dei requisiti.
Può essere il project manager, un analista aziendale o qualsiasi altro membro del tuo team.
Ricordi come il professore incarica Berlin di occuparsi del piano?
Era responsabile della raccolta dei feedback del team e della decisione se tali idee fossero in linea con il piano del progetto.
Allo stesso modo, il tuo piano di gestione definirà il ruolo e le responsabilità per la supervisione dell'intero processo di gestione dei requisiti.
Passaggio 4: Gestire i requisiti in conflitto
È normale che ci siano requisiti contrastanti tra i diversi stakeholder del progetto e il tuo team di progetto.
Ad esempio, il tuo client potrebbe desiderare un'app che recuperi 1000 record utente alla volta, mentre il team di sviluppo potrebbe ritenere che ciò sia impraticabile.
Quando ciò accade, segui il consiglio del Professore. Egli ha anticipato ogni potenziale conflitto tra la sua squadra e la polizia e ha pianificato una linea d'azione di conseguenza.
Allo stesso modo, devi includere nel tuo piano come farai in modo che il tuo client e il team di sviluppo si accordino sulle funzionalità/funzioni dell'app per risolvere questo conflitto di requisiti.
Allo stesso modo, tu e il tuo analista potreste dover effettuare alcune analisi aziendali per identificare tali conflitti e portare le parti interessate a un accordo.
Passaggio 5: Definisci una strategia per stabilire le priorità dei requisiti
I progetti complessi hanno molteplici requisiti.
Ecco perché il tuo piano di gestione dei requisiti dovrebbe stabilire una metodologia per assegnare loro una priorità . Ciò include l'identificazione dei requisiti mission-critical e di quelli che puoi assegnare per il prossimo sprint.
Ad esempio, aiutare la squadra a sfuggire alla polizia è un requisito più importante per il Professore che raccogliere tutto il denaro dal caveau della banca.
Nel dare priorità ai requisiti di un progetto, dovresti considerare i requisiti tecnici, l'influenza degli stakeholder, l'approvazione da parte degli stakeholder chiave, ecc. , per prendere una decisione informata.
Passaggio 6: Definire la matrice di tracciabilità dei requisiti
La tracciabilità dei requisiti si riferisce al modo in cui monitorerai i requisiti del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Questo viene solitamente fatto con una matrice di tracciabilità.
Una matrice di tracciabilità è un documento che mappa e traccia i requisiti degli utenti con casi di test.
Quando ti occupi della tracciabilità dei requisiti, dovresti anche disporre di una baseline dei requisiti, in modo che il tuo team sappia cosa è stato committed al client.
Ad esempio, una baseline dei requisiti nello sviluppo di software potrebbe essere un prodotto completo consegnato con una serie di funzionalità approvate.
Dai un'occhiata alla matrice di tracciabilità di ClickUp!
Passaggio 7: Gestire i requisiti in evoluzione
I cambiamenti sono inevitabili, indipendentemente da quanto sia accurato il tuo piano per il progetto.
In qualità di project manager, dovresti stabilire un protocollo per gestire i requisiti mutevoli man mano che si presentano.
A tal fine, il tuo piano di gestione dei requisiti può prevedere un "processo di controllo delle modifiche".
Anche il professore ne aveva uno, ma solo Berlin lo sapeva.
Questo piano descriverà il processo per documentare qualsiasi cambiamento. Comprenderà alcuni punti chiave come:
- Come è cambiato un particolare requisito
- Motivo della decisione di apportare il cambiamento
- Chi autorizzerà il cambiamento
- Quale impatto (se presente) può avere sul progetto
Passaggio 8: Comunicare i requisiti del progetto
Il tuo piano per la gestione dei requisiti dovrebbe anche definire il meccanismo per comunicare i requisiti degli utenti al tuo team di progetto e alle parti interessate.
Nel tuo piano dovresti indicare:
- Chi informerà gli altri sui requisiti in evoluzione
- Chi dovrebbe essere informato dei cambiamenti
- Quando devono essere informati
- Come devono essere informati
Il professore utilizzava un cavo telefonico per comunicare con Berlino dopo il raggiungimento di ogni attività cardine. Berlino, a sua volta, informava il resto del team.
Passaggio 9: Identificare gli strumenti per la gestione dei requisiti
Infine, dovresti descrivere tutti gli strumenti di gestione dei requisiti che utilizzerai per documentare, effettuare il monitoraggio e gestire i requisiti.
Se desideri effettuare il monitoraggio di tutti i requisiti e supervisionare lo stato del progetto, hai bisogno di uno strumento di gestione dei requisiti come ClickUp!
ClickUp è un software di project management molto apprezzato, utilizzato da team produttivi in tutto il mondo per gestire il ciclo di vita dei loro progetti e la pianificazione della gestione dei requisiti.
Come software di gestione dei requisiti, riunisce il tuo team per pianificare e collaborare in tempo reale. Vediamo come:
A. Monitorare i progressi con le viste
Con ClickUp, puoi effettuare il monitoraggio dei progetti e dei piani di gestione dei requisiti dall'inizio alla fine con visualizzazioni multiple.
Visualizza le tue attività con oltre 15 visualizzazioni in ClickUp, tra cui Elenco, Bacheca e Calendario.
Puoi visualizzare le attività in una vista Elenco, Bacheca o Calendario.
Puoi anche visualizzare le attività interdipendenti o i passaggi del piano di gestione dei requisiti nella nostra vista Gantt e monitorare lo stato di avanzamento del tuo piano.
Per una pianificazione della gestione dei requisiti senza sforzo, avrai anche altre visualizzazioni come:
- Chat view: discuti il tuo piano di gestione dei requisiti con il tuo team in tempo reale.
- Visualizzazione incorporata: risparmia tempo nel processo di gestione incorporando tutte le tue app e i tuoi siti web preferiti direttamente qui in ClickUp.
- Mappe mentali: pianifica e organizza i ruoli e le responsabilità previsti dal tuo piano di gestione dei requisiti con una mappa mentale libera.
- Vista Carico di lavoro: gestisci visivamente la capacità e il carico di lavoro del tuo team in modo che sappia su quali processi di gestione dei requisiti deve lavorare.
- Vista Documento: crea documenti di analisi dei requisiti, piani di gestione dei requisiti, documenti interni ed esterni e molto altro ancora!
- Modelli: utilizza i modelli di pianificazione della capacità per gestire i requisiti e i processi.
B. Non perdere mai un elemento da intraprendere con i commenti assegnati
Assegna ai tuoi colleghi la responsabilità di piccoli elementi nell'ambito del tuo processo di gestione con i commenti assegnati di ClickUp.
ClickUp ti consente di creare un elemento direttamente all'interno di qualsiasi commento, in modo che le cose importanti non sfuggano. L'assegnatario può risolvere rapidamente questi commenti una volta intrapresa l'azione.
C. Risparmia tempo con i modelli
Se sei un project manager che deve gestire più progetti, utilizza i modelli di ClickUp per creare un modello di piano di gestione dei requisiti e riutilizzarlo per progetti futuri, risparmiando tempo.
Puoi accedere facilmente al Centro modelli da Spazi, Cartelle, Elenchi o Attività.
Crea il tuo modello di gestione dei requisiti in ClickUp o utilizza uno dei modelli predefiniti disponibili nel centro modelli.
Puoi anche creare o personalizzare i modelli per la tua area di lavoro.
Ma non è tutto.
ClickUp offre un'ampia gamma di funzionalità per il project management, tra cui:
- Documenti: scrivi il tuo piano di gestione e documenta tutti i requisiti degli stakeholder, in modo che il tuo team di progetto possa accedervi facilmente da un unico posto.
- Attività ricorrenti : crea attività settimanali o bisettimanali per assegnare i requisiti al tuo team per il prossimo sprint o organizza riunioni con le parti interessate per discutere la prossima serie di requisiti.
- Dashboard : ottieni una panoramica del tuo processo di gestione e delle attività correlate
- Priorità : quando sorgono conflitti, usa le priorità per far sapere al tuo team su quale processo deve lavorare per primo.
- Dipendenze delle attività : stabilisci un ordine chiaro delle operazioni per il tuo processo di gestione. Aggiungi dipendenze "bloccanti" o "in attesa" per i requisiti mission-critical.
- Assegnatari multipli: crea attività condivise e assegna i requisiti a più di un membro del team.
- Integrazioni : selezione tra oltre 1.000 app per automatizzare il processo di gestione dei requisiti nel modo che preferisci.
Inoltre, il piano Free Forever di ClickUp supporta un'ampia gamma di potenti funzionalità per una pianificazione della gestione dei requisiti senza sforzo.
E se queste funzionalità/funzioni non bastano a convincerti a utilizzare ClickUp, scopri perché ClickUp è lo strumento di gestione aziendale numero 1 per il tuo team.
Una volta definito un solido piano di gestione dei requisiti, potrai metterlo in atto, modificandolo se e quando necessario.
Hai bisogno di assistenza per redigere il tuo primo piano di gestione?
Non preoccuparti. Abbiamo pensato a tutto noi con alcuni pratici modelli.
3 modelli di piano di gestione dei requisiti
Ecco tre modelli di piano della gestione dei requisiti per i project manager:
1. Modello di piano di gestione dei requisiti
2. Modello di documento per l'analisi dei requisiti
3. Campione di piano di gestione dei requisiti
Puoi utilizzare uno di questi modelli come esempio di piano di gestione dei requisiti per le tue esigenze.
Hai bisogno di altri modelli per la gestione dei prodotti? Dai un'occhiata a questo articolo.
Tuttavia, mentre redigi il tuo piano, dovresti prestare attenzione ad alcuni errori comuni da evitare nella pianificazione dei requisiti.
4 errori da evitare nel piano per la gestione dei requisiti
La pianificazione della gestione dei requisiti può essere impegnativa, soprattutto quando si ha a che fare con un progetto complesso. È possibile commettere errori in diverse fasi.
Ecco quattro errori comuni che puoi evitare come project manager:
1. Mappatura errata degli stakeholder
Se non mappi correttamente gli stakeholder del tuo progetto, il tuo team potrebbe finire per lavorare sui requisiti sbagliati.
È inoltre fondamentale identificare correttamente i tuoi stakeholder, poiché molti requisiti aziendali proverranno proprio da loro.
2. Mancanza di comunicazione
Se non comunichi bene con il tuo team di progetto, il client e gli stakeholder, potresti avere difficoltà con i requisiti.
La comunicazione all'interno del team può anche aiutare a individuare tempestivamente eventuali problemi, consentendo di risparmiare tempo e risorse.
Inoltre, anche se non hai nulla da dire, dillo comunque.
Non lasciare che il client pensi che il progetto sia fermo.
3. Non mantenere il piano iterativo
Sappiamo già che i requisiti cambiano più volte durante il ciclo di vita del progetto.
Se questi cambiamenti non vengono incorporati, il risultato non sarà quello desiderato dagli stakeholder.
Tuttavia, se il piano non segue una metodologia iterativa come quella agile, il team di progetto può rimanere bloccato solo alla prima serie di requisiti.
4. Utilizzo di MS Word e MS Excel per il piano
Word ed Excel sono forse gli strumenti più comunemente utilizzati dai team per acquisire i requisiti.
Tuttavia, con questi strumenti, la gestione delle versioni dei documenti può diventare davvero complicata.
La matrice di tracciabilità creata in un foglio Excel può anche diventare una rete di colonne che fanno riferimento a documenti infiniti. 😰
Bonus: modelli di matrice
3 Domande frequenti sulla gestione dei requisiti
Ecco alcune domande frequenti relative al processo di gestione dei requisiti:
1. Che cos'è un requisito?
Un requisito è tutto ciò che è necessario o desiderato.
Dovrebbe essere necessario, specifico, comprensibile, accurato, fattibile e verificabile.
Ad esempio, se il tuo team di sviluppo software crea un'app per il time blocking, una funzionalità di monitoraggio del tempo potrebbe essere uno dei requisiti.
2. Perché dovrei gestire i requisiti?
La gestione dei requisiti non solo contribuisce a migliorare la strategia organizzativa e operativa del tuo progetto, ma aiuta anche a:
- Migliora la qualità del prodotto o servizio finale
- Riduci i tempi per completare i progetti
- Prevenire i superamenti dei costi
- Riduci i rischi
- Consenti una gestione efficace dell'ambito
3. Che cos'è un processo di gestione dei requisiti?
Il processo di gestione dei requisiti comprende:
- Modelli per la raccolta dei requisiti : raccogli feedback e esigenze dagli stakeholder
- Analisi: determinare se un requisito funzionale proposto è in linea con l'ambito del progetto
- Definizione: documentare i requisiti dal punto di vista dell'utente e acquisire i requisiti funzionali o tecnici.
- Priorità: pianifica le prossime versioni o sprint e i requisiti necessari
- Convalida e manutenzione: definisci cosa si intende per "requisito completato" e pianifica un piano per miglioramenti continui.
Sei pronto a elaborare un solido piano di gestione dei requisiti?
Certo, ci vorrà del tempo per scrivere un piano di gestione dei requisiti perfetto. Il Professore aveva pianificato la rapina da quando aveva 19 anni. E si è rivelato un piano eccezionale! 😎
Indipendentemente dal tempo necessario, il tuo piano di gestione dei requisiti dovrebbe seguire tutti i passaggi che abbiamo menzionato in precedenza.
Uno strumento intelligente per la gestione dei requisiti come ClickUp può aiutarti a fare ciò che devi fare rapidamente.
Con ClickUp, puoi collaborare e effettuare delle modifiche a un documento dei requisiti o a un piano di project management, risolvere i conflitti tra i requisiti e semplificare facilmente il lavoro di routine.
È davvero il miglior compagno di squadra che ti sostiene in ogni passaggio.
Allora perché aspettare?
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