Da fare: perché alcune aziende si allineano sulle priorità strategiche e operano al massimo dell'efficienza, mentre altre hanno una scorta di progetti non riusciti?
La risposta breve è che la durata di una strategia operativa dipende dall'attuazione quotidiana.
In un sondaggio globale di ClickUp del 2023 su centinaia di leader aziendali, il 35% degli intervistati ha dichiarato che l'efficienza operativa è il loro obiettivo principale per l'esito positivo dell'azienda. Questo è un invito all'azione per gli Outcome Champions, i professionisti della gestione operativa che coordinano risorse, processi e persone per raggiungere l'eccellenza operativa. ✨
La domanda fondamentale da porsi prima di compiere qualsiasi passaggio è a due voci: **Quali sono le strategie logistiche e culturali della vostra organizzazione e Da fare per sostenere una partnership di prim'ordine tra tutti i livelli di leadership e i team per ottenere un esito positivo?
Costruire strategie non significa solo risolvere i problemi. Si tratta invece di sfruttare le capacità della tecnologia e di creare un ambiente di lavoro che elimini le opinioni basate sulla paura di provare nuove idee. E questo tipo di innovazione è il carburante sia per il lavoro strategico che per la produzione.
Che cos'è una strategia operativa?
La strategia operativa è il piano che guida la gestione dei processi e delle risorse di un'azienda in linea con gli obiettivi organizzativi generali Questi processi riguardano la produzione e la consegna dei prodotti o dei servizi offerti dall'azienda.
Al di là del gergo, c'è un concetto che plasma la cultura, la produttività e gli obiettivi aziendali di un luogo di lavoro. Ogni azienda - piccola, media e grande - Da fare per adattarsi a ciò che fa, a dove lo fa e a come vuole essere diversa dalle altre nel suo campo.
Anche se potrebbe essere percepito come una sovrapposizione con piano strategico nel corso dell'esplorazione di questa guida, è necessario fare una distinzione: Il piano strategico imposta la visione e la direzione generale dell'organizzazione, spesso terminato con cadenza annuale o semestrale. Gli obiettivi principali dell'operazione descrivono i processi e i flussi di lavoro che verranno utilizzati per completare il lavoro. ⚙️
Vediamo alcuni esempi di strategia operativa per specifiche funzioni all'interno dell'organizzazione:
Tipi di strategie operative per il miglioramento, l'aumento dell'efficienza e l'innovazione
esempi di strategie operative per il raggiungimento della strategia aziendale complessiva | Tipo di strategia, risultati | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Strategie di Core Competency | Sfrutta i punti di forza unici di un'azienda per ottenere un vantaggio competitivo, concentrandosi su abilità o tecnologie distinte che definiscono l'esito positivo dell'azienda | Strategie di leadership in termini di costi | Mira ad essere il provider più economico del settore, offrendo prodotti o servizi di qualità a prezzi inferiori a quelli della concorrenza | Strategie orientate al cliente | Integrazione di automazione per l'efficienza, l'agilità e l'esperienza del cliente adottando cloud computing, analisi dei dati, automazione e strumenti di reportistica digitale | Strategie di differenziazione/competitive Distinguere un prodotto o un servizio, puntando sulla qualità percepita, su funzionalità/funzione uniche e sulla fedeltà dei clienti per giustificare un prezzo superiore | Strategie di trasformazione digitale | Guida la crescita attraverso il miglioramento continuo, la promozione della creatività e l'investimento in ricerca e sviluppo per rimanere competitivi e rilevanti | Strategie di coinvolgimento dei dipendenti | Acquisisce una forza lavoro motivata e impegnata promuovendo una cultura positiva, consentendo la crescita e coinvolgendo i dipendenti nelle decisioni | Strategie di gestione dell'inventario | Include i vari aspetti della gestione dell'inventario (approvvigionamento, spazio di archiviazione, distribuzione e ottimizzazione), in modo che la giusta quantità di merci sia disponibile al momento, nel luogo e al costo giusto | Strategie di eccellenza operativa | Ottimizza i processi in termini di efficienza, efficacia dei costi e qualità, grazie a metodi di miglioramento continuo come Lean Six Sigma | Strategie di outsourcing | Appalta le attività a provider esterni, riducendo i costi, accedendo alle competenze e permettendo ai team interni di concentrarsi sulle attività aziendali principali | Strategie di prodotto o di servizio | Si concentra sulla creazione di prodotti o servizi che superano le aspettative ottimizzando l'intero ciclo di vita, dall'ideazione al supporto successivo al lancio | | Strategie di gestione del rischio | Salvaguardia dell'azienda attraverso l'identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi potenziali attraverso misure di controllo e piani di emergenza |
Queste strategie operative non si escludono a vicenda. E questa è una buona notizia! Nessuno vuole essere vincolato a un'unica strategia aziendale. Un approccio integrato consente alle organizzazioni di ottimizzare le proprie attività per prodotti/servizi, segmenti di clientela e mercati diversi. 🎯
Quando un'organizzazione investe nella strategia e nell'implementazione delle operazioni, investe nella produttività dei dipendenti. Con una visione diretta del perché e del come dietro le loro attività, non sono costretti a navigare in alti livelli di ambiguità.
Al contrario, vengono preparati con istruzioni chiare per completare le attività giuste.
Se non vedete l'ora di iniziare l'attività di process mining e di delineare il vostro obiettivi operativi ora, scarica il Modello di piano operativo di ClickUp . È arrivato il momento di svuotare il vostro garage mentale per fare spazio a progetti entusiasmanti e orientati alla crescita.
Invita i tuoi collaboratori più vicini e organizza un workshop sull'architettura dei sistemi, in tempo reale o in modo asincrono! 📧
Organizza, esegue e monitora i componenti del piano strategico operativo su un Elenco ClickUp
Finora abbiamo appreso il lavoro interno di una strategia operativa. Vediamola in pratica.
Come incorporare gli elementi di una strategia operativa nei piani di progetto
Questa guida compatta è stata realizzata per i manager operativi, per implementare i migliori processi e flussi di lavoro aziendali nei piani di progetto.
Perché questa guida è compatta? Disclaimer: siamo tutti nella stessa sitcom, ma leggiamo copioni diversi. Sebbene esistano modelli aziendali e settori in cui possiamo classificarci, ogni azienda ha una serie diversa di valori fondamentali che riflettono il suo scopo e i suoi principi guida.
Per questo motivo, i sistemi che leggerete di seguito sono i fattori chiave dell'esito positivo di cui hanno bisogno tutte le strategie operative. I team possono raggiungere il massimo delle prestazioni mettendo in pratica una sola intuizione!
Passaggio 1: Definire l'impatto o la trasformazione della strategia operativa
**Pensate a una prospettiva a breve termine (priorità competitive) e a una visione a lungo termine (compromessi)
Il piano a breve termine soddisfa le esigenze immediate dei clienti, aiuta ad allocare le risorse nel luogo e nel momento giusto e fornisce parametri di riferimento per la valutazione delle prestazioni del team.
Il piano a lungo termine consente alle organizzazioni di investire in soluzioni tecnologiche moderne, di guidare le opportunità di espansione del mercato e di riprogettare la logistica.
Il piano operativo dovrebbe avere un ambito più ristretto e occuparsi delle attività quotidiane e delle azioni necessarie per implementare il progetto piano strategico . La chiave per assicurarsi l'approvazione e il supporto della leadership è articolare il valore, la fattibilità e l'allineamento del piano.
È qui che la co-creazione kPI facilmente misurabili con i Teams e con tutti i livelli di leadership è essenziale per fornire a ciascun membro del team un senso di titolarità nelle proprie attività. 🔑
Analizzare le strategie aziendali su una lavagna online ClickUp
Passaggio 2: Identificare e assicurarsi le risorse essenziali necessarie per l'esecuzione di una strategia di esito positivo
Mettere insieme una task force per la strategia operativa è un lavoro richiesto dal gruppo, soprattutto quando si collabora con altri team. I collaboratori del settore finanziario, del marketing, delle risorse umane e di altri settori contribuiranno a colmare le lacune di conoscenza e a sostenere la strategia operativa migliorare l'efficienza ridurre i costi e fornire un valore maggiore.
Ogni reparto ha delle attività aziendali che fanno muovere la nave. Se la vostra strategia operativa richiede una parte significativa del tempo, è necessario avviare conversazioni con i responsabili dei reparti sull'approccio migliore per ridurre al minimo le interruzioni. 💬
Poiché i project management hanno un ruolo complesso e sfaccettato, queste discussioni sono momenti di insegnamento per influenzare l'esito dei progetti.
Tre strumenti preziosi - il piano delle capacità, la pianificazione delle risorse e la mappatura dei processi - elimineranno le congetture da questo passaggio.
- Piano delle capacità dà visibilità alla disponibilità di risorse aziendali sufficienti a soddisfare le esigenze di un progetto
- Piano delle risorse risponde alla domanda: A quali progetti stanno lavorando le nostre risorse?
- Mappa della progettazione dei processi delinea la sequenza degli eventi, delle attività e dei compiti coinvolti in un processo aziendale
### Passaggio 3: co-creare un piano d'azione per mettere in sicurezza il flusso di materiali, informazioni e risorse
Questo piano d'azione richiederà diverse tornate per essere completato, ma non sarà completo nemmeno allora, perché le priorità possono evolvere con il mutare delle circostanze. La migliore salvaguardia per la trasparenza in qualsiasi cambiamento della strategia è avere un'unica fonte di verità per rivedere e apportare micro-aggiustamenti. ⚖️
I contenuti del piano d'azione variano in base al modello aziendale e ai processi operativi. Come minimo, il contenuto del piano d'azione dovrebbe includere:
una suddivisione delle sezioni necessarie per un documento di piano strategico operativo | Sezione | Contenuto | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Titolo | Iniziare con un nome memorabile che rifletta l'impatto o l'obiettivo della strategia operativa | Introduzione | Fornire una breve panoramica della strategia operativa, dei suoi oggetti e del motivo per cui è rilevante per gli obiettivi della strategia aziendale | | Riepilogare i punti chiave del piano d'azione, compresi gli obiettivi prioritari, i titolari/riassunti delle attività, le sequenze temporali e i risultati attesi | Compiti e iniziative di alto livello | Suddividere la scala e la portata delle attività o delle iniziative necessarie per l'implementazione | | Teams responsabili | Designare la responsabilità dei capi reparto/dei singoli collaboratori che saranno responsabili degli aggiornamenti, delle revisioni e delle approvazioni delle comunicazioni del progetto | Sequenze e attività cardine | Delineare specifiche sequenze di tempo per le attività chiave, i risultati e i punti di controllo della qualità che indicano l'effettivo stato di avanzamento | Evidenziare le attività che devono essere completate prima che le altre possano iniziare e indicare come verranno gestite le dipendenze per evitare ritardi | Allocazione delle risorse | Dettagliate l'allocazione delle risorse, incluso il budget, il personale, la tecnologia e i materiali. Elencare eventuali vincoli di risorse, se ce ne sono! | | Valutazione e mitigazione dei rischi | Identificare i rischi e le sfide potenziali con piani di emergenza | Comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder | Descrivete il piano di comunicazione per tenere informati tutti gli stakeholder e il livello di coinvolgimento degli stessi | Allegati | Includere tutti i documenti di supporto, le ricerche e i progetti pertinenti | Reportistica e monitoraggio | Specificare le metriche e i KPI che saranno utilizzati per misurare lo stato e l'esito positivo | | Aggiungere le risorse finanziarie assegnate a ciascuna attività o iniziativa
Se avete l'impressione che l'universo si annoi e inizi a far accadere le cose da solo perché vi ci vuole più di una settimana per redigere un piano d'azione, provate a ClickUp AI . Vi abbiamo coperto con oltre 100 strumenti che utilizzano prompt basati sulla ricerca e adattati a ruoli specifici! 🤖
Usare i prompt con ClickUp AI per creare rapidamente i documenti
Passaggio 4: sfruttare la tecnologia ed essere la forza trainante dell'implementazione della strategia
I team si sentono a proprio agio nella condivisione di idee, preoccupazioni e feedback? Si registra un aumento dei progetti in ritardo per mancanza di account? I membri del team chiedono: "Cosa devo fare oggi?"
Le vostre capacità di leadership, comunicazione e risoluzione dei problemi sono essenziali per l'esito positivo della strategia operativa. Poiché lavorate tra diversi team, dovrete organizzare le informazioni che vi arrivano da diversi canali. 👨💻
Avrete bisogno delle giuste gestione delle attività per preparare tutti all'esito positivo e comunicare le aspettative per l'esecuzione dei progetti. Se pensate che il piano d'azione scritto al passaggio 3 sia "sufficiente", considerate questo:
La gestione del team attraverso un piano d'azione statico può sopraffare i team più grandi o i progetti più complessi. C'è troppo rumore e confusione da scorrere ogni giorno. Attività dedicate e software di project management **imposta la fase della produttività individuale e di team su scala
I modelli manuali non sono in grado di tenere il passo con le esigenze di una forza lavoro agile, e l'essere agili è un elemento non negoziabile nel mercato odierno, in quanto casi d'uso dell'IA su misura per l'industria continuano a crescere. Il vostro tempo e la vostra attenzione dovrebbero essere dedicati ad attività di alto valore che avvicinano i team ai loro obiettivi.
Create sistemi efficienti per monitorare tutte le attività di ClickUp
Fate una breve pausa idrica, quindi scaricate il modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp Modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp . Questo modello ha tutti gli ingredienti per organizzare le attività assegnate, le attività cardine, le scadenze e i collaboratori.
Come utenti di ClickUp, i vostri team e le parti interessate hanno a portata di mano tutte le attività e la documentazione per monitorare da vicino lo stato di avanzamento durante la fase di implementazione!
Avviso: I costi nascosti degli scorciatoie
È facile sottovalutare l'impatto di piccole attività apparentemente banali che si accumulano nel tempo. Tuttavia, queste attività "risparmiate per dopo" possono rapidamente trasformarsi in un problema significativo per il team.
Diamo un'occhiata più da vicino ai costi nascosti degli scorciatoi:
- Debito culturale del luogo di lavoro: Il debito culturale dell'ambiente di lavoro si riferisce alle conseguenze negative dell'aver trascurato la cultura e i valori fondamentali dell'azienda, come il basso morale dei dipendenti, l'elevato turnover e la diminuzione della produttività, che possono danneggiare l'esito positivo a lungo termine
- Debito tecnico: Il debito tecnico sorge quando il software o le soluzioni tecnologiche vengono sviluppate rapidamente o con pratiche di codifica non ottimali per soddisfare esigenze immediate
- Debito di processo: Il debito di processo si riferisce all'accumulo di inefficienze e carenze nei flussi di lavoro e nelle procedure di un'organizzazione nel corso del tempo
- Debito di conoscenza: il debito di conoscenza si verifica quando le organizzazioni non investono in una formazione continuaapprendimento e sviluppo per i propri dipendenti
Affrontare qualsiasi debito è un lavoro richiesto dal team. Ecco alcuni metodi rapidi per tirare fuori dalla vostra cassetta degli attrezzi per la produttività e affrontare piccole attività con un impatto minimo sulle vostre iniziative di produzione:
- Prioritizzare le attività: Privilegiare le attività utilizzando la matrice di Eisenhower (le attività urgenti e importanti vengono prima, seguite da quelle importanti ma non urgenti)
- Blocco delle sessioni del team: Programmaretempo concentrato blocchi di tempo per piccole attività, evitando il multitasking per ridurre al minimo le distrazioni
- Lottizzazione delle attività: Raggruppare attività simili e affrontarle in gruppi per ridurre il cambio di contesto
- Delegare quando è appropriato: Delegare elementi d'azione e attività che altri membri del team possono gestire
Ora torniamo al nostro programma regolare! 🎬
Passaggio 5: Impostazione di liste di controllo e regole decisionali per il miglioramento continuo
Considerando che nel vostro carico di lavoro sono in corso contemporaneamente altre attività di routine e progetti speciali, come fate a mantenere lo slancio del gruppo nel piano operativo?
Iniziate con domande che aiutino il team di gestione delle operazioni a raccogliere e analizzare sistematicamente i dati su un dashboard centralizzato. Questo ridurrà il carico cognitivo e permetterà ai membri del team di prendere decisioni sicure.
Queste liste di controllo e regole possono essere tanto dettagliate quanto lo sono per uso interno. Per valutarne la reale utilità, eseguite un test sui beneficiari. Fatele leggere ai responsabili dei progetti, agli stakeholder e alla dirigenza per verificare se si stanno concentrando sulle domande giuste per valutare l'implementazione quotidiana. 📊
/$$$img/ https://lh6.googleusercontent.com/wHUGVvTJ43aqNv55SUQ4kBiKH8tpNYZ\_XTGcGL\_Q-WVHNszamadqPrYTKp5YXhvHMFJ9Ic53Hmi\_SldreaSygjz-uWOmbwmz6Zp\_ZaTDqQKNYeWIMKKeMjwYGG2suYEPd-Mve7aKKQJYwUOzcXuD9ug Cruscotti ClickUp Miglioramento delle scomposizioni dei grafici a torta /$$$img/
Accedere alle attività e ai progetti da una dashboard di ClickUp
In che modo i responsabili operativi possono applicare liste di controllo e regole decisionali a livello tattico quando hanno a che fare con tempi stretti?
**Fornire al team un'esperienza coerente con una routine programmata
Ecco una ripartizione delle attività della strategia operativa a intervalli. Notate qualcosa che può essere aggiunto al vostro programma personale o di team? 🗓️
Una suddivisione delle attività giornaliere, settimanali e mensili che un professionista della gestione operativa deve programmare nel proprio carico di lavoro
Frequenza
Elementi di azione
Attività quotidiane
Tenere un briefing riunioni giornaliere o riunioni giornaliere con i responsabili dei progetti per discutere lo stato di avanzamento, le sfide e gli obiettivi per la giornata/settimana
Affrontare diligentemente i problemi o gli ostacoli per evitare che si trasformino in problemi più significativi
Esaminare lo stato di avanzamento giornaliero e verificare la presenza di eventuali problemi critici o colli di bottiglia
Monitorare costantemente lo stato degli indicatori di prestazione chiave (KPI)
Attività settimanali
Bozza reportistica settimanale sullo stato di avanzamento dei lavori alle parti interessate, evidenziando i risultati del progetto, le sfide e le prossime attività cardine
Rivedere l'allocazione delle risorse e la distribuzione del carico di lavoro in modo che i team siano equilibrati e nessuno sia sovraccaricato
Valutare i nuovi rischi emersi durante la settimana e aggiornarli i piani di mitigazione dei rischiRaccogliere il feedback dei membri del team sullo stato di avanzamento dell'attività e sulle loro esperienzeAnalizzare lo stato di avanzamento rispetto alle sequenze temporali, ai budget e agli oggetti del progetto
Attività mensili
Prendere le note per sviluppare un piano di miglioramento continuo che delinei azioni specifiche per migliorare il project management processi
Ospitare revisioni post progetto o retrospettive documentare le lezioni apprese da progetti completati per riferimento futuro
Considerare il piano delle risorse a lungo termine e le esigenze di sviluppo della forza lavoro in base all'evoluzione del progetto portfolio di progetti in evoluzione Verificare che i progetti in corso e quelli futuri siano in linea con gli obiettivi e le priorità strategiche generali dell'organizzazione
Raccogliere e analizzare il feedback dei clienti e degli stakeholder sui risultati e sulle prestazioni dei progetti
Valutare se i progetti sono sulla buona strada per raggiungere i loro oggetti e apportare le modifiche necessarie a piani del progetto Revisione dei budget e delle prestazioni finanziarie dei progetti
Cosa c'è dopo?
Con il quadro strategico operativo appena acquisito in mano, applicatelo nel contesto delle operazioni e dei processi della vostra azienda. Dalla gestione della catena di approvvigionamento al software e tutto il resto, avrete gli strumenti per coordinare anche le strategie operative più difficili. 💪
Infine, se vi è capitato di registrare uno stato di avanzamento fugace nelle vostre responsabilità, potrebbe essere perché non vi state concentrando sulle cose giuste al momento giusto. È giusto - anzi, è consentito - chiedere ai colleghi di mettere in discussione le vostre osservazioni quando vi bloccate.
Contate sul team di ClickUp come uno dei vostri colleghi e contattatelo se avete bisogno di un passaggio per uscire da una porta girevole di implementazioni non riuscite. Buon piano! ✍️