Perché alcune aziende allineano le priorità strategiche e operano al massimo dell'efficienza, mentre altre hanno una serie di progetti falliti?
La risposta breve è che la durata di una strategia operativa dipende dalla sua implementazione quotidiana.
In un sondaggio globale condotto da ClickUp nel 2023 su centinaia di leader aziendali, il 35% degli intervistati ha affermato che l'efficienza operativa è la loro priorità assoluta per il successo aziendale. Questo è un invito all'azione per gli Outcome Champions, professionisti della gestione operativa che coordinano risorse, processi e persone per raggiungere l'eccellenza operativa. ✨
La domanda fondamentale da porsi prima di intraprendere qualsiasi passaggio è duplice: Quali sono le strategie logistiche e culturali rilevanti della tua organizzazione e come puoi mantenere una partnership di prim'ordine tra tutti i livelli dirigenziali e i team per raggiungere un esito positivo?
La creazione di strategie non consiste solo nel risolvere i problemi. Dovrebbe invece sfruttare le capacità della tecnologia e creare un ambiente di lavoro che elimini le opinioni basate sulla paura di provare nuove idee. E questo tipo di innovazione è il motore sia del lavoro strategico che della produzione.
Che cos'è una strategia operativa?
La strategia operativa è il piano attuabile che guida il modo in cui un'azienda gestisce i propri processi e le proprie risorse in linea con i suoi obiettivi organizzativi generali. Questi processi riguardano la produzione e la fornitura dei prodotti o servizi offerti dall'azienda.
Al di là del gergo, esiste un concetto che modella la cultura, la produttività e gli obiettivi aziendali di un luogo di lavoro. Qualsiasi azienda, piccola, media o grande, lo fa per adattarsi a ciò che fa, dove lo fa e come vuole differenziarsi dagli altri nel proprio campo.
Sebbene possa essere percepita come una sovrapposizione con la pianificazione strategica, c'è una distinzione da tenere presente mentre esploriamo questa guida: la pianificazione strategica definisce la visione e la direzione generale dell'organizzazione, spesso su base annuale o semestrale. Gli obiettivi principali dell'operazione descrivono i processi e i flussi di lavoro che saranno utilizzati per completare il lavoro. ⚙️
Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di strategia operativa relativi ad aree funzionali specifiche all'interno dell'organizzazione:
Tipi di strategie operative per il miglioramento, l'aumento dell'efficienza e l'innovazione
| Tipo di strategia | Risultati |
|---|---|
| Strategie di competenza chiave | Sfrutta i punti di forza unici di un'azienda per ottenere un vantaggio competitivo, concentrandosi sulle competenze o tecnologie distintive che determinano l'esito positivo dell'attività aziendale. |
| Strategie di leadership di costo | Mira a essere il provider più economico del settore, offrendo prodotti o servizi di qualità a prezzi inferiori rispetto alla concorrenza. |
| Strategie personalizzate per il cliente | Integra la tecnologia per garantire efficienza, agilità ed esperienza cliente adottando strumenti di cloud computing, analisi dei dati, automazioni e reportistica digitale. |
| Strategie di differenziazione/competitive | Distingue un prodotto o un servizio, puntando alla qualità percepita, alle funzionalità uniche e alla fedeltà dei clienti per giustificare prezzi premium. |
| Strategie di trasformazione digitale | Promuove la crescita attraverso il miglioramento continuo, incoraggiando la creatività e investendo in ricerca e sviluppo per rimanere competitivi e rilevanti. |
| Strategie di coinvolgimento dei dipendenti | Promuove una forza lavoro motivata e impegnata favorendo una cultura positiva, consentendo la crescita e coinvolgendo i dipendenti nelle decisioni. |
| Strategie operative di inventario | Comprende vari aspetti della gestione dell'inventario (approvvigionamento, spazio di archiviazione, distribuzione e ottimizzazione), in modo che la giusta quantità di merci sia disponibile al momento giusto, nel posto giusto e al costo giusto. |
| Strategie di eccellenza operativa | Ottimizza i processi in termini di efficienza, convenienza e qualità, grazie a metodi di miglioramento continuo come Lean Six Sigma. |
| Strategie di outsourcing | Affida le attività a fornitori esterni, riducendo i costi, accedendo a competenze specialistiche e consentendo ai team interni di concentrarsi sulle attività aziendali principali. |
| Strategie relative a prodotti o servizi | Si concentra sulla creazione di prodotti o servizi che superano le aspettative ottimizzando l'intero ciclo di vita, dall'ideazione al supporto post-lancio. |
| Strategie di gestione del rischio | Protegge l'azienda identificando, valutando e mitigando i potenziali rischi attraverso misure di controllo e piani di emergenza. |
Queste strategie operative non si escludono a vicenda. E questa è una buona notizia! Nessuno vuole essere vincolato a un'unica strategia aziendale. Un approccio integrato consente alle organizzazioni di ottimizzare le proprie operazioni per diversi prodotti/servizi, segmenti di clientela e mercati. 🎯
Quando un'organizzazione investe nella strategia operativa e nella sua implementazione, investe nella produttività dei dipendenti. Con una visione diretta del perché e del come delle loro attività, i dipendenti non sono costretti a districarsi in situazioni di grande ambiguità.
Al contrario, vengono preparati con istruzioni chiare per completare le attività giuste.
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Finora abbiamo imparato i meccanismi interni di una strategia operativa. Vediamo come funziona nella pratica.
Come integrare gli elementi di una strategia operativa nei piani dei progetti
Questa guida compatta è stata pensata per aiutare i responsabili delle operazioni a implementare i migliori processi aziendali e flussi di lavoro nei piani di progetto.
Allora, perché questa guida è così compatta? Disclaimer: siamo tutti nella stessa sitcom, ma leggiamo copioni diversi. Sebbene esistano modelli di business e settori in cui possiamo classificarci, ogni azienda ha una serie diversa di valori fondamentali che riflettono il suo scopo e i suoi principi guida.
Per questo motivo, i sistemi che leggerai di seguito sono i fattori chiave di successo necessari a tutte le strategie operative. I team possono raggiungere il massimo delle prestazioni mettendo in pratica un solo insight!
Passaggio 1: definisci quali saranno gli effetti o le trasformazioni della strategia operativa
Pensate in una prospettiva a breve termine (priorità competitive) e in una visione a lungo termine (compromessi).
La pianificazione a breve termine soddisfa le esigenze immediate dei clienti, aiuta ad allocare le risorse nel posto giusto al momento giusto e fornisce parametri di riferimento per valutare le prestazioni del team.
Un piano a lungo termine consente alle organizzazioni di investire in soluzioni tecnologiche moderne, guidare le opportunità di espansione del mercato e riprogettare la logistica.
Il tuo piano operativo dovrebbe avere un ambito più ristretto e riguardare le attività e le azioni quotidiane necessarie per attuare il piano strategico. La chiave per ottenere l'approvazione e il supporto della dirigenza è articolare il valore, la fattibilità e l'allineamento del tuo piano.
In questo caso è fondamentale creare insieme ai team e a tutti i livelli dirigenziali KPI facilmente misurabili, in modo da fornire a ciascun membro del team una titolarità sulle proprie attività. 🔑
Passaggio 2: Identifica e assicurati le risorse essenziali necessarie per l'esecuzione con esito positivo della strategia
La creazione di una task force per la strategia operativa è un lavoro di gruppo, soprattutto quando si collabora con altri team. I collaboratori dei reparti finanza, marketing, risorse umane e altri ancora contribuiranno a colmare le lacune di conoscenza e a promuovere il miglioramento dell'efficienza, la riduzione dei costi e la creazione di maggior valore.
Ogni reparto ha attività ordinarie che mantengono l'azienda in movimento. Se la tua strategia operativa richiede una quantità significativa di tempo, è necessario avere conversazioni con i responsabili dei reparti sull'approccio migliore per ridurre al minimo le interruzioni. 💬
Poiché i responsabili operativi hanno un ruolo complesso e multiforme, queste discussioni rappresentano momenti formativi che possono influenzare il risultato dei progetti.
Tre strumenti preziosi - pianificazione della capacità, pianificazione delle risorse e mappatura dei processi - elimineranno ogni incertezza da questo passaggio.
- La pianificazione della capacità offre visibilità sulla disponibilità di risorse aziendali sufficienti per soddisfare le esigenze di un progetto.
- La pianificazione delle risorse risponde alla domanda: a quali progetti stanno attualmente lavorando le nostre risorse?
- La mappatura della progettazione dei processi delinea la sequenza di eventi, attività e operazioni coinvolti in un processo aziendale.
Passaggio 3: Co-creare un piano d'azione per garantire il flusso di materiali, informazioni e risorse
Questo piano d'azione richiederà più cicli per essere completato, ma anche allora non sarà definitivo, poiché le priorità potrebbero evolversi al mutare delle circostanze. La migliore garanzia di trasparenza in qualsiasi cambiamento di strategia è disporre di un'unica fonte di verità da riesaminare e su cui apportare micro-modifiche. ⚖️
Il contenuto del tuo piano d'azione varierà in base al modello di business e ai processi operativi della tua azienda. Come minimo, il documento del tuo piano d'azione dovrebbe includere:
| Sezione | Contenuto |
|---|---|
| Titolo | Inizia con un nome memorabile che rifletta l'impatto o l'obiettivo della strategia operativa. |
| Introduzione | Fornisci una breve panoramica della strategia operativa, dei suoi obiettivi e del motivo per cui è rilevante per gli obiettivi della strategia aziendale. |
| Riassunto | Riassumi i punti salienti del piano d'azione, inclusi gli obiettivi prioritari, i titolari/collaboratori delle attività, le tempistiche e i risultati attesi. |
| Attività e iniziative di alto livello | Suddividi la portata e l'ambito delle attività o delle iniziative necessarie per l'implementazione. |
| Teams responsabili | Assegna la responsabilità ai capi reparto/singoli collaboratori che saranno incaricati di aggiornare, revisionare e approvare tutte le comunicazioni relative al progetto. |
| Sequenze e attività cardine | Definisci sequenze specifiche per le attività chiave, i risultati attesi e i punti di controllo della qualità che indicano lo stato effettivo. |
| Dipendenze | Evidenzia le attività che devono essere completate prima che altre possano essere avviate e definisci come gestire le dipendenze per evitare ritardi. |
| Allocazione delle risorse | Descrivi in dettaglio l'allocazione delle risorse, inclusi budget, personale, tecnologia e materiali. Elenca l'elenco dei vincoli di risorse, se presenti! |
| Valutazione e mitigazione dei rischi | Identifica i potenziali rischi e le sfide con piani di emergenza |
| Comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder | Descrivi il piano di comunicazione per tenere informati tutti gli stakeholder e il livello di coinvolgimento degli stessi. |
| Allegati | Includi eventuali documenti di supporto, ricerche e progetti pertinenti. |
| Reportistica e monitoraggio | Specifica le metriche e i KPI che verranno utilizzati per misurare lo stato e l'esito positivo. |
| Piano finanziario e del budget | Aggiungi le risorse finanziarie assegnate a ciascuna attività o iniziativa |
Se ti sembra che l'universo si annoi e inizi a fare le cose da solo perché ti ci vuole più di una settimana per redigere un piano d'azione, prova ClickUp AI. Ti offriamo oltre 100 strumenti che utilizzano prompt basati sulla ricerca e adattati a ruoli specifici! 🤖
Passaggio 4: sfruttate la tecnologia e diventate la forza trainante dell'implementazione della strategia
I team si sentono a proprio agio nella condivisione delle loro idee, preoccupazioni e feedback? Si registra un aumento dei progetti in ritardo a causa della mancanza di responsabilità? I membri del team si chiedono: "Cosa dovrei fare oggi?"
Le tue capacità di leadership, comunicazione e problem solving sono essenziali per l'esito positivo della strategia operativa. Poiché lavori con diversi team, dovrai organizzare le varie informazioni che ti arrivano da diversi canali. 👨💻
Avrai bisogno del giusto strumento di gestione delle attività per preparare tutti all'esito positivo e comunicare le aspettative per l'esecuzione dei progetti. Se ritieni che il piano d'azione che hai redatto nel passaggio 3 sia "sufficientemente valido", considera quanto segue:
La gestione delle attività attraverso un piano d'azione statico può sopraffare i team più grandi o i progetti complessi. Ci sono troppi rumori e confusione da scorrere ogni giorno. Un software dedicato alla gestione delle attività e del project management pone l'impostazione per la produttività individuale e di squadra su larga scala.
I modelli manuali non riescono a stare al passo con le esigenze di una forza lavoro agile, e l'agilità è un requisito imprescindibile nel mercato odierno, dove continuano a crescere i casi d'uso dell'IA su misura per il settore. Il tuo tempo e la tua attenzione dovrebbero essere dedicati ad attività e compiti di alto valore che avvicinano i team ai loro obiettivi.
Fai una breve pausa per bere un sorso d'acqua, poi scarica il modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp. Questo modello contiene tutti gli elementi necessari per organizzare l'assegnazione delle attività, le attività cardine, le scadenze e i collaboratori.
In qualità di utenti ClickUp, i tuoi team e le parti interessate hanno a portata di mano tutte le attività e la documentazione necessarie per monitorare da vicino lo stato durante la fase di implementazione!
Avviso: i costi nascosti delle scorciatoie
È facile sottovalutare l'impatto di piccole attività apparentemente banali che si accumulano nel tempo. Tuttavia, queste attività "da rimandare" possono rapidamente trasformarsi in un problema significativo per il team.
Diamo un'occhiata più da vicino ai costi nascosti delle scorciatoie:
- Debito culturale sul posto di lavoro: il debito culturale sul posto di lavoro si riferisce alle conseguenze negative derivanti dal trascurare la cultura e i valori fondamentali dell'azienda, come il basso morale dei dipendenti, l'alto turnover e la diminuzione della produttività, che possono danneggiare l'esito positivo a lungo termine dell'azienda.
- Debito tecnico: il debito tecnico si verifica quando le soluzioni software o tecnologiche vengono sviluppate rapidamente o con pratiche di codice non ottimali per soddisfare esigenze immediate.
- Debito di processo: il debito di processo si riferisce all'accumulo di inefficienze e carenze nei flussi di lavoro e nelle procedure di un'organizzazione nel corso del tempo.
- Debito di conoscenza: il debito di conoscenza si verifica quando le organizzazioni non investono nella formazione e nello sviluppo continui dei propri dipendenti.
Affrontare qualsiasi debito è un lavoro di squadra. Ecco alcuni metodi rapidi da utilizzare dal tuo arsenale di strumenti di produttività per affrontare piccole attività con un impatto minimo sulle tue iniziative di produzione:
- Assegna priorità alle attività: assegna priorità alle attività utilizzando la matrice di Eisenhower (le attività urgenti e importanti vengono prima, seguite da quelle importanti ma non urgenti).
- Blocco delle sessioni di lavoro in team: pianifica blocchi di tempo dedicati a piccole attività, evitando il multitasking per ridurre al minimo le distrazioni.
- Raggruppamento delle attività: raggruppa le attività simili e affrontale in blocchi per ridurre il cambio di contesto.
- Delega quando opportuno: delega gli elementi e le attività che possono essere gestiti da altri membri del tuo team.
Ora torniamo al nostro programma regolare! 🎬
Passaggio 5: Imposta liste di controllo e regole decisionali per un miglioramento continuo
Considerando che altre attività di routine e progetti speciali sono in corso contemporaneamente nel tuo carico di lavoro, come mantieni lo slancio del gruppo nel piano operativo?
Inizia con alcune domande per aiutare il team di gestione delle operazioni a raccogliere e analizzare sistematicamente i dati su una dashboard centralizzata. Ciò ridurrà il carico cognitivo e consentirà ai membri del team di prendere decisioni con sicurezza.
Queste liste di controllo e regole possono essere dettagliate quanto necessario per l'uso interno. Se ti aiuta a valutarne la reale utilità, sottoponile a un test di beneficiari. Consegnale ai responsabili dei progetti, agli stakeholder e ai dirigenti senior per confermare se si stanno concentrando sulle domande giuste per valutare l'implementazione quotidiana. 📊
Quindi, come possono i responsabili delle operazioni applicare liste di controllo e regole decisionali a livello tattico quando devono affrontare sequenze strette?
Offri un'esperienza coerente al tuo team con una routine programmata.
Ecco una panoramica delle attività strategiche operative suddivise per intervalli di tempo. C'è qualcosa che potresti aggiungere al tuo programma personale o a quello del tuo team? 🗓️
Affronta con diligenza i problemi o gli ostacoli per evitare che si trasformino in problemi più gravi.
Esamina lo stato quotidiano e verifica la presenza di eventuali problemi critici o colli di bottiglia.
Rivedi l'allocazione delle risorse e la distribuzione del carico di lavoro in modo che i team siano equilibrati e nessuno sia sovraccarico.
Valuta i nuovi rischi emersi durante la settimana e aggiorna i piani di mitigazione dei rischi.
Raccogli i feedback dei membri del team sullo stato di avanzamento delle attività e sulle loro esperienze.
Organizza revisioni post-progetto o retrospettive per documentare le lezioni apprese dai progetti completati come riferimento futuro.
Considera il piano delle risorse a lungo termine e le esigenze di sviluppo della forza lavoro in base al portfolio di progetti in evoluzione.
Verifica che i progetti in corso e futuri siano in linea con gli obiettivi strategici e le priorità generali dell'organizzazione.
Raccogli e analizza i feedback dei clienti e degli stakeholder sui risultati e sulle prestazioni dei progetti.
Valuta se i progetti sono sulla buona strada per raggiungere i loro obiettivi e apporta le modifiche necessarie ai piani di progetto.
Esamina i budget dei progetti e i risultati finanziari
Cosa succederà dopo?
Con il tuo nuovo framework di strategia operativa a disposizione, applicalo nel contesto delle operazioni e dei processi della tua azienda. Dalla gestione della catena di fornitura al software e tutto ciò che sta in mezzo, avrai gli strumenti per coordinare anche le strategie operative più complesse. 💪
Infine, se hai mai riscontrato uno stato fugace nelle tue responsabilità, potrebbe essere perché non ti stai concentrando sulle cose giuste al momento giusto. Va bene, anzi, è permesso chiedere ai tuoi colleghi di mettere in discussione le tue osservazioni quando ti trovi in difficoltà.
Affidati al team di ClickUp come se fosse un tuo collega e contattalo se hai bisogno di aiuto per uscire dal circolo vizioso delle implementazioni fallimentari. Buona pianificazione! ✍️