Ed Naughton è presidente e fondatore dell'Institute of Project Management, ex vicepresidente dell'International Project Management Association (IPMA) ed esperto di fama internazionale in questo settore.
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Sapevi che fino al 35% dei progetti non riesce a soddisfare gli obiettivi aziendali di soddisfazione degli stakeholder?
L'esito positivo di un progetto dipende spesso dal tuo approccio alla gestione del rischio, principalmente dal modo in cui affronti il rischio di costo del progetto.
Quindi, tra tutti i progetti di esito positivo, solo il 62% riesce a rimanere entro il budget. Il superamento del budget previsto per il progetto, noto anche come superamento dei costi, è uno dei rischi più comuni.
Per evitare che ciò accada, ogni progetto dovrebbe avere un proprio piano di gestione dei rischi. L'analisi e la gestione dei rischi sono essenziali per garantire che il tuo progetto proceda senza intoppi e con il minor numero possibile di sorprese.
Sebbene i rischi non possano mai essere gestiti completamente, avere un piano adeguato per la loro occorrenza è fondamentale se vuoi evitare che il tuo progetto fallisca.
Che cos'è il rischio di costo nel project management?
Il rischio di costo è uno dei rischi più comuni nei progetti. Può derivare da un piano del budget inadeguato e da una stima dei costi imprecisa. Il rischio di costo è il rischio di superare il budget di un progetto o di non riuscire a fornire un valore equo per compensare i costi. Inoltre, potresti dover affrontare costi più elevati a causa di fattori interni o esterni. Ma quali sono esattamente?
Rischi interni relativi ai costi
I rischi interni derivano da azioni interne aziendali. Ad esempio, sottovalutare la quantità di lavoro necessaria per un progetto può comportare un prolungamento dei tempi di realizzazione, con un conseguente aumento dei costi. Più lungo è il progetto, più alto è il costo. È ovvio! Ciò significa anche che questo rischio non riguarda solo i tempi di realizzazione, ma anche le prestazioni e la qualità.
Il vantaggio dei rischi interni è che puoi evitarli con un piano adeguato e il project management. D'altra parte, i rischi di costo esterni sono spesso fuori dal tuo controllo.
Rischi di costo esterni
I rischi di costo esterni includono i rischi che si verificano al di fuori dell'azienda. Questi possono includere modifiche alle normative o agli standard di settore, oppure commissioni bancarie. Sebbene non sia possibile controllare questi problemi, è possibile mitigarne l'impatto sul progetto.
Il problema principale di questi rischi è che non è possibile prevederne l'occorrenza. I sottogruppi dei rischi di costo esterni includono i rischi economici, politici e naturali.
Perché è importante la gestione del rischio di costo?
Le cause di fallimento sono molteplici, ma la maggior parte dei problemi è collegata a una cattiva gestione dei costi. In parole povere, se non riesci a tenere sotto controllo i costi, il tuo progetto fallisce. Con la gestione del rischio di costo, puoi prevedere le spese future. La visibilità del budget è un vantaggio importante perché ti consente di prendere decisioni che ti terranno lontano dai debiti.
Secondo lo studio condotto dal PMI nel 2021, il 38% dei progetti non rientra nell’intervallo di budget previsto e il 35% dei progetti fallisce a causa di una perdita di budget.
La gestione del rischio di costo è una parte fondamentale della gestione di un progetto, poiché spesso l'esito positivo o il fallimento del progetto dipendono proprio da questo aspetto.
Utilizza i seguenti consigli per gestire meglio i rischi di costo del progetto e aumentare le tue possibilità di ottenere un esito positivo.
10 consigli efficaci per gestire i rischi di costo di un progetto
Sebbene non sia possibile controllare tutti i rischi connessi al tuo progetto, dovresti prepararti il più possibile, soprattutto per quelli che puoi controllare. Ecco alcune cose da tenere a mente quando cerchi di gestire i rischi di costo di un progetto:
1. Presta attenzione alle aree in cui i costi potrebbero aumentare
I costi del progetto sono generalmente suddivisi in tre gruppi fondamentali:
- I costi diretti* sono i costi direttamente necessari per fornire il supporto al tuo progetto. Questi includono manodopera, attrezzature e materiali.
- I costi indiretti coprono gli aspetti amministrativi e operativi di un progetto, come il costo della revisione dei documenti, della conduzione delle valutazioni o dell'assunzione di ispettori per un progetto.
- Le spese generali includono i costi delle attività che non puoi collegare direttamente o indirettamente al progetto. Anche i costi aziendali essenziali, come l'affitto e le utenze, le spese legali, la formazione e l'assicurazione, fanno parte delle spese generali.
*I costi diretti sono spesso la fonte dei rischi di costo di queste categorie. Pertanto, è essenziale prestare attenzione al costo della manodopera, delle attrezzature e dei materiali per contribuire a ridurre il rischio di un aumento vertiginoso dei costi.
2. Includi le contingenze nel budget del tuo progetto
Un imprevisto è una circostanza futura che non puoi garantire che si verificherà o meno. Ad esempio, non puoi garantire che il tuo progetto sarà completato in tempo, il che aumenta il costo della manodopera e le spese generali.
Includere delle contingenze nel budget del tuo progetto riduce al minimo l'impatto di questi eventi sui tuoi profitti. Inoltre, mettere da parte una parte del budget ti aiuta ad affrontare i costi imprevisti.
Valuta la possibilità di destinare una quota ancora maggiore del tuo budget ai progetti con rischi maggiori.
3. Crea un piano di gestione dei rischi completo
Un progetto di esito positivo necessita di una roadmap dettagliata. Una roadmap fornisce una panoramica delle sequenze e degli obiettivi del progetto. Come parte della tua roadmap, dovrai identificare i possibili rischi.
Il piano per la gestione dei rischi ti aiuta a identificare, valutare e mitigare i rischi potenziali. Richiede inoltre di definire la tua tolleranza al rischio; puoi impostare delle soglie per il livello di rischio che sei disposto ad assumerti.
La tolleranza al rischio rende più facile stabilire le priorità dei rischi. Puoi decidere quali problemi richiedono un'attenzione immediata e quali possono portare a un processo decisionale migliore e a costi inferiori nel lungo periodo.
Un piano di gestione dei rischi dovrebbe includere anche un piano di risposta. Innanzitutto, decidi come affrontare eventi specifici, come il superamento del budget per la manodopera o una spesa superiore al previsto per i materiali.
4. Crea un registro dei rischi del progetto per effettuare il monitoraggio dei rischi
Come parte del tuo piano di gestione dei rischi, crea un registro dei rischi. Un registro dei rischi fornisce un elenco di tutti i rischi che identifichi durante la valutazione del progetto. Ti offre un modello per anticipare e risolvere rapidamente i problemi.
Includi una serie di campi per registrare ogni rischio. Ad esempio, descrivi il rischio, l'impatto previsto sul progetto e il piano di reazione se si verifica. Potresti anche assegnare una persona a ciascun rischio, invece di affidare il monitoraggio dei rischi a un unico membro del team.
Continua a monitorare i rischi in ogni fase del progetto. Tieni traccia dello stato dei rischi, in modo da sapere quando avviare il tuo piano di risposta.
5. Determina la probabilità e l'impatto di ciascun rischio
Il tuo registro dei rischi dovrebbe includere la probabilità e l'impatto di ciascun rischio. La probabilità di un rischio specifico è la probabilità che si verifichi in un determinato momento durante il progetto.
Ad esempio, il rischio di ritardi dovuti alla carenza di materiali da parte dei fornitori può aumentare in caso di problemi nella catena di approvvigionamento. Potresti anche trovarti ad affrontare una maggiore probabilità di rallentamenti quando devi fare i conti con la mancanza di manodopera o risorse.
Dopo aver analizzato la probabilità di un evento, dovrai considerare il suo impatto. Pensa a come l'evento potrebbe interferire con i tuoi piani, costringendoti a interrompere altri lavori o a ritardare una fase del progetto.
Puoi anche effettuare una valutazione della probabilità e dell'impatto di ciascun evento su una scala numerica da uno a cinque o da uno a dieci. Le valutazioni ti aiutano a stabilire le priorità delle tue risorse quando affronti i rischi.
Bonus: utilizza i modelli RAID per gestire i rischi!
6. Delineare la struttura di suddivisione del lavoro ( WBS )
La stima dei costi è il processo di previsione dei costi del progetto per il raggiungimento di obiettivi specifici. La stima dei costi dovrebbe tenere conto di ogni elemento necessario per il progetto, compresa la manodopera e i materiali.
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) ti aiuta a creare una stima dei costi più accurata. Richiede di suddividere il tuo progetto in attività più piccole e più gestibili.
Un WBS è anche uno strumento comune per i progetti basati sui risultati. È possibile suddividere il progetto in pacchetti di lavoro (WP) più piccoli. Ogni WP dovrebbe avere i propri costi, rischi e membri del team assegnati. Un pacchetto di lavoro rende più facile individuare il superamento dei costi in un'attività specifica prima che inizi a influire su altre aree del progetto.
7. Misura le prestazioni con l'Earned Value Management (EVM)
La gestione del valore acquisito (EVM) ti aiuta a misurare le prestazioni di ogni attività o pacchetto di lavoro. Consiste nel valutare le prestazioni attuali rispetto a quelle del piano.
Questa tecnica può aiutarti a gestire e controllare il tuo progetto, ma non puoi affidarti solo all'EVM perché può cambiare rapidamente.
Se misuri tutti i tuoi rischi con l'EVM, puoi coprire l'impatto di uno o più rischi che si verificano con il budget di contingenza.
Il valore acquisito è l'importo del budget che hai guadagnato in base alla quantità di lavoro completato.
Facciamo un esempio: il budget del progetto è di 20.000 dollari con una durata di sei mesi. Dopo tre mesi, hai completato il 50% del lavoro. Il valore attuale guadagnato è di 10.000 dollari. In questa fase del progetto, avresti dovuto spendere circa la metà del budget.
Quando i costi effettivi iniziano a superare il valore acquisito, è necessario fermarsi e valutare la causa del superamento dei costi.
8. Confronta i fornitori e i distributori per il progetto
Trovare i fornitori giusti per il progetto può aiutare a mitigare i rischi di costo. Ritardi e aumenti dei costi da parte dei fornitori possono influire sul costo del progetto in diversi modi.
Quando confronti fornitori e distributori, non limitarti a considerare solo i prezzi. Devi anche assicurarti che i tuoi partner siano affidabili e in grado di consegnare beni o servizi in tempo.
Ad esempio, se un fornitore non è in grado di evadere un ordine, potrebbe essere necessario utilizzare attrezzature, materiali o software diversi per completare un'attività. Questi cambiamenti possono aumentare i costi e allungare i tempi di realizzazione.
9. Evita di ampliare l'ambito del progetto
Modificare l'ambito di un progetto spesso comporta un aumento dei costi. I clienti e le parti interessate possono proporre modifiche al progetto in qualsiasi momento. Tuttavia, alcune modifiche possono aumentare drasticamente i costi o i tempi per completare il progetto.
I project manager devono sapere quali modifiche sono troppo difficili da implementare senza fondi aggiuntivi. Attenersi al piano del progetto aiuta a mantenere il budget e la tempistica in linea con gli obiettivi.
Scopri il triangolo del project management e scopri come i costi, l'ambito e i tempi influiscono sulla qualità di un progetto.
Dai un'occhiata a questi modelli di proposta di budget!
10. Utilizza un software di project management per monitorare i costi
Non smettere mai di cercare costi imprevisti. Monitora invece frequentemente lo stato dei tuoi progetti utilizzando i migliori strumenti disponibili, come il software di project management.
Le piattaforme di project management, come ClickUp, forniscono una soluzione personalizzabile per il monitoraggio di ogni area del tuo progetto. Ad esempio, se ti senti sopraffatto dalla gestione dei rischi di progetto, il modello di budget di ClickUp può essere utile per il monitoraggio del budget del tuo progetto e per aiutarti a tenere d'occhio i rischi di costo. Inoltre, puoi gestire facilmente i flussi di lavoro, impostare obiettivi e visualizzare statistiche in tempo reale con la dashboard visiva di ClickUp.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi offerti dal software di project management. Puoi anche risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e molto altro ancora.
Tieni sotto controllo i costi del tuo progetto
La gestione del rischio di costo è essenziale per l'esito positivo del tuo prossimo progetto. Presta molta attenzione a tutti i costi correlati in ogni fase del progetto.
Hai il massimo controllo sui costi diretti, inclusi i costi delle attrezzature, dei materiali e della manodopera. Per prepararti meglio agli eventi di rischio e ottenere un maggiore controllo sui rischi di costo del progetto, valuta l'utilizzo di un software di project management.
Una soluzione efficace per il project management come ClickUp può prevenire il sovraccarico di lavoro e mitigare altri fattori di rischio associati all'aumento dei costi. Usala per organizzarti, gestire i tuoi budget, ottenere reportistica in tempo reale, comunicare con il tuo team e molto altro ancora.