Permetteteci di farvi una domanda: Da fare per gestire i progetti?
I team lo fanno in tutti i modi. Utilizzano email o documenti per fare i loro piani. Molti usano fogli di calcolo per tenere traccia delle attività. Gli strumenti di Enterprise come Google Suite hanno funzionalità di controllo integrate che alcuni team utilizzano.
Nonostante siano comuni, queste soluzioni sono spesso inefficaci. Come project manager, lo sapete bene, ed è per questo che state leggendo questo post!
Quindi, andiamo dritti al sodo ed esploriamo i dieci vantaggi di del software di project management . E come integrare il miglior strumento di project management nei vostri progetti.
Cos'è un software di project management?
Un software di project management è uno strumento digitale per gestire ogni aspetto del progetto, comprese le attività, i membri del team, l'allocazione delle risorse, gli obiettivi e i dashboard di reportistica.
Quali tipi di team possono beneficiare di un software di project management? I migliori strumenti di project management possono essere utili per qualsiasi tipo di attività o team. Che stiate pianificando la vostra festa di matrimonio, la ristrutturazione di una cucina o il lancio di un complesso prodotto tecnologico, le soluzioni di project management sono in grado di soddisfare le vostre esigenze. Vediamo alcuni esempi sul posto di lavoro.
IT : I progetti IT sono altamente tecnici, con specifiche complesse. Le attività sono spesso interdipendenti. La gestione dei progetti implica un piano dettagliato e complesso, oltre alla collaborazione tra gli stakeholder interfunzionali, come analisti aziendali, sviluppatori, tester, amministratori di sistema e utenti finali.
Il software di project management aiuta i team IT a definire i requisiti, a mappare le sequenze temporali, a impostare le tappe, ad allocare le risorse, a monitorare lo stato di avanzamento e a visualizzare le dipendenze, grazie a funzionalità/funzione quali Grafici Gantt . Risorse umane : Il dipartimento delle risorse umane ha un ampio intervallo di responsabilità che comprende l'assunzione, l'onboarding, la retribuzione, la gestione delle prestazioni, il coinvolgimento dei dipendenti, le cessazioni e altro ancora.
Hanno bisogno di un software di project management per coordinare tutte le attività durante il ciclo di vita dei dipendenti, dalla pubblicazione degli annunci alla programmazione dei colloqui, dalla creazione di piani di mantenimento alla cancellazione dei pagamenti finali. Marketing : I team di marketing gestiscono più campagne, attività creative, iterazioni e ottimizzazioni. Le piattaforme di project management aiutano i team di marketing a raccogliere i brief da altri dipartimenti, a valutare le creatività, a iterare sulla copia degli annunci e a monitorare l'esito positivo su metriche come i tassi di coinvolgimento, la generazione di lead e il ROI. Commerciale : Una volta che il marketing ha generato il lead, deve passarlo senza sforzo al team commerciale per chiuderlo.
I team commerciali utilizzano un software di project management per impostare le fasi dell'imbuto, monitorare gli stati, identificare i colli di bottiglia e dare priorità ai lavori richiesti per far passare i lead attraverso la pipeline in modo efficiente. È anche possibile integrarlo con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per un'analisi granulare. Costruzione : I progetti di costruzione comportano l'impiego di numerose materie prime, macchinari, risorse qualificate e requisiti di qualità. Software per il project management delle costruzioni aiuta a gestire tutto questo, dai lavori iniziali alle ispezioni finali, compresi i rischi legati alla sicurezza e all'impatto ambientale. Operazioni : Una buona operatività dipende dalla presenza di flussi di lavoro chiari e ripetibili. Un software di project management consente ai team operativi di progettare, implementare e monitorare i propri flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile utilizzare mappe mentali per la progettazione, attività/sottoattività per l'impostazione, liste di controllo per il controllo qualità, reportistica per la gestione dei rischi, ecc. Finanza : Dal budget alla revisione contabile, i team finanziari gestiscono più progetti, proprio come le risorse umane. Gli strumenti di project management offrono funzionalità e modelli appositamente creati per la pianificazione del budget, il monitoraggio delle spese, la previsione e il monitoraggio dei dati finanziari dell'organizzazione.
Alcuni strumenti sono in grado di generare automaticamente reportistica, come i rendiconti dei flussi di cassa, e di categorizzare anche i rendiconti delle spese.
Qualunque sia la funzione che svolgete all'interno della vostra organizzazione, il miglior software di project management può essere immensamente vantaggioso. Ecco come.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software di project management?
Il nome "software di project management" nasconde gli innumerevoli vantaggi che questo strumento offre, dalla collaborazione e comunicazione tra team alla riduzione dei rischi. Vediamo i dieci principali.
1. Visibilità e controllo
A differenza dei fogli di calcolo e delle email, i software di project management offrono una visibilità e un controllo migliori. È possibile vedere ogni attività, il carico di lavoro di ogni membro del team, lo stato di avanzamento del progetto, le dipendenze e i colli di bottiglia in modo dettagliato.
Questo vi permette di regolare e ricalibrare i vostri lavori richiesti in modo da essere sempre sulla buona strada.
2. Chiarezza
In sostanza, il software di project management consolida tutte le informazioni su un progetto in un unico luogo. Consente agli utenti di trovare ciò di cui hanno bisogno all'interno della loro area di lavoro. Per esempio, l'attività può includere una descrizione, una storia utente, criteri di accettazione, scadenze e dipendenze.
Questo crea chiarezza di pensiero e di azione per ogni membro del team del progetto.
3. Un lavoro da remoto efficace
Il software di project management basato su cloud permette di accedere ai file e alle comunicazioni del progetto ovunque e in qualsiasi momento. Uno strumento accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è particolarmente vantaggioso per i team sparsi in diversi fusi orari.
In questo modo si crea un'area di lavoro comune e collaborativa online che consente ai team remoti/ibridi di lavorare in modo efficiente.
4. Supporto alla produttività
Un software di project management è un ottimo compagno per la produttività dei team. Oltre a organizzare le attività in base alla vostra strutture di project management ma anche a comportamenti auspicabili sul posto di lavoro. Per istanza:
- I team sono più propensi a seguire i flussi di lavoro quando questi sono visibili e disponibili per loro
- Funzionalità/funzione comeAutomazioni ClickUp eliminano attività ripetitive come la voce e gli aggiornamenti di stato
- Le integrazioni con altri strumenti aziendali, come ERP o CRM, consentono un migliore scambio di dati
In questo modo i membri del team sono liberi di concentrarsi su aspetti più critici del progetto, aumentando la produttività complessiva e riducendo la possibilità di errori umani.
5. Efficienza
Affinché un progetto o un'operazione siano efficienti, i team devono conoscere:
- Da fare: Descrizione dell'attività
- Da fare: Criteri di accettazione
- Da fare: Quando: Scadenze
- Chi lo farà: Responsabilità e account
Uno strumento di project management consente tutto questo e molto altro. Prepara i membri del team prima di intraprendere un'attività. Aiuta i team a impilare il lavoro su una Sequenza e a pianificare bene. Aiuta a massimizzare la produzione senza creare inutili colli di bottiglia. Nel tempo, crea processi ripetibili che migliorano costantemente l'efficienza.
6. Ridurre al minimo il burnout
Un buon project management dipende dall'assegnazione delle persone giuste alle attività giuste, senza sovraccaricarle. Un software permette di vedere il carico di lavoro e la disponibilità attuale di ogni persona.
Consente ai team di stimare la durata di un'attività e di fissare dei limiti alla quantità di lavoro da fare. Questo è fondamentale per ridurre il sovraccarico e il burnout dei dipendenti.
7. Riduzione del rischio
Il software di project management aiuta a identificare i potenziali rischi nelle prime fasi del ciclo di vita. Ad esempio, se avete programmato un progetto per tre mesi, ma uno dei vostri sviluppatori è in ferie per tutto il secondo mese, lo saprete con largo anticipo.
In questo modo i team possono sviluppare strategie per ridurre i rischi prima che diventino problemi, risparmiando sui costi e mantenendo il progetto in carreggiata.
8. Ancoraggio
È estremamente comune che un membro del team che lavora in un progetto ad alta attività perda talvolta il monitoraggio di ciò che stava facendo. Ciò è particolarmente vero quando i mercati si evolvono e le priorità cambiano rapidamente.
Un software di project management funge da ancoraggio per il team. Il project manager può apportare modifiche e assegnare nuove priorità che il team può vedere in tempo reale.
Un membro del team può quindi aprire il proprio strumento di project management e sapere chiaramente cosa deve realizzare ogni giorno, ancorandosi a ciò che conta.
9. Condivisione delle conoscenze
Nel mondo del lavoro moderno, le competenze e le conoscenze tacite che ogni persona possiede sono la più grande risorsa dell'organizzazione. La condivisione di queste conoscenze è fondamentale per l'esito positivo dei progetti.
Un buon strumento di project management documenta queste conoscenze in modo attivo e passivo. Ad esempio, i contratti, gli accordi e i processi possono essere scritti attivamente in documenti. D'altra parte, le chat, i commenti e le conversazioni registrano la conoscenza tacita, un modo di fare che non è esplicitamente documentato.
Con un software di project management efficace, ora potete documentare un tesoro di conoscenze che prima non potevate avere.
10. Previsione
Si potrebbe pensare che un software di project management si limiti a registrare i lavori che si svolgono, quindi cosa c'entra questo con la previsione? Da fare.
Quando si utilizza uno strumento di project management, si creano dei parametri di riferimento per il proprio lavoro, ricavati da un periodo di tempo prolungato. Per istanza, saprete che:
- Da fare per la progettazione di un ebook
- Quanti giorni ci vogliono per la revisione del codice
- La percentuale di bug ogni 1000 righe di codice
- Chi è il membro del team più e meno produttivo
In dipendenza delle informazioni di cui avete bisogno, potete anche monitorare le metriche che vi interessano. Sulla base di queste metriche, è possibile fare previsioni su quanto sarebbe necessario per consegnare il prossimo progetto in modo efficiente, fornendo un'accurata prevedibilità. Da qui è possibile creare il proprio modelli di piano di progetto per i nuovi manager.
Per ottenere questi vantaggi, è necessario il giusto software di project management. Ecco come sceglierne uno.
$$$a Funzionalità/funzione da considerare nella scelta di un software di project management
Le funzionalità/funzione che dovete avere nel vostro software di project management sono quelle che vi interessano di più. Se avete progetti a pagamento con un numero specifico di consegne settimanali, avete bisogno di un project management. Se state gestendo un progetto commerciale, avete bisogno di funzionalità CRM.
Tuttavia, a prescindere dalle vostre esigenze specifiche, ci sono alcune funzionalità/funzione che sono fondamentali in ogni buon software di gestione progetti software gratuito per il project management . Eccoli.
Gestione granulare delle attività
Innanzitutto, la capacità di suddividere progetti grandi e complessi in attività piccole e gestibili è una delle funzionalità/funzione più importanti dei software di project management.
Con Attività di ClickUp è possibile suddividere il progetto in elenchi, attività, sottoattività e liste di controllo.
Più di un'attività? Non c'è problema. Potete classificarle come attività cardine, funzionalità/funzione, difetti o feedback.
Aggiungete una descrizione, assegnate utenti e fissate scadenze per ogni attività o sottoattività. Collegate le dipendenze in modo da essere avvisati quando c'è un ritardo che farebbe avanzare più attività. Automazioni di attività ricorrenti, come revisioni settimanali o scadenze di pagamento.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Clickup-Task-view-1400x1050.png Visualizzazione delle attività di ClickUp /$$$img/
clickUp è totalmente flessibile software di gestione delle attività
Gestione completa del tempo
La maggior parte dei progetti segue il modello di fatturazione basato su tempo e materiale, il che significa che il tempo è denaro. In questi casi, cercate un software che vi permetta di monitorare accuratamente il tempo. La gestione del tempo di ClickUp include diverse funzionalità/funzione.
- Prima di proporre un progetto, stimate la durata stimata per ogni attività (e impostatela nella visualizzazione delle attività)
- Mentre lavorate all'attività, monitorate il tempo con il timer di avvio e arresto o aggiungete semplicemente il tempo impiegato
- Categorizzare il tempo fatturabile
- Confrontare le stime con il tempo tracciato e ottimizzare il piano di progetto futuro
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-3.gif Il monitoraggio del tempo dei progetti di ClickUp /$$$img/
il monitoraggio completo del tempo con ClickUp
Impostazione degli obiettivi per le metriche della vostra stella polare
Impostazione di obiettivi cancellati obiettivi del progetto e traguardi danno ai team uno scopo e una direzione nelle loro attività quotidiane. Il vostro strumento di project management deve permettervi di fissare traguardi, aree di responsabilità chiave (KRA) e indicatori di prestazione chiave (KPI) per team e individui. Obiettivi di ClickUp è stato progettato per essere flessibile a un numero di impostazioni di obiettivi. Traccia lo stato del progetto con traguardi numerici, monetari, vero/falso e attività. I team commerciali possono fissare obiettivi di fatturato, i team di progettazione possono fissare traguardi di sprint, i team di marketing possono fissare obiettivi di lead generation e altro ancora.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/targets-in-clickup-goals.png traguardi in ClickUp Obiettivi /$$$img/
traguardi flessibili con ClickUp Goals
Comunicazione e collaborazione contestuale
Per comunicare in modo contestuale, i team hanno bisogno di un luogo di lavoro virtuale, come deve essere il vostro software di project management. Cercate funzionalità di comunicazione e collaborazione in estensione.
Le funzionalità di comunicazione complete di ClickUp consentono ai team di lavorare insieme in tempo reale o in modo asincrono. Alcune funzionalità/funzione popolari di comunicazione includono:
- Commenti annidati sotto le attività
- Visualizzazione della chat per tutti i messaggi in un unico posto
- menzioni nei wiki, nei documenti, nei commenti e altro ancora
- Incorporamento di pagine web, fogli di calcolo, video e artefatti di ClickUp
- Modifiche ricche con i comandi slash
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-232.png Visualizzazione della chat di ClickUp /$$$img/
vista chattare con ClickUp Rilevamento della collaborazione ClickUp vi aiuta a vedere chi è online. Se state visualizzando la stessa attività o modificando insieme un documento di ClickUp, ClickUp vi mostra con chi state lavorando. Lavagne online di ClickUp permette di riunirsi e mappare i processi/flussi di lavoro, fare brainstorming di idee e persino creare moodboard prima di prendere decisioni di design.
È possibile taggare gli utenti o assegnare attività direttamente dalla lavagna online per mettere in pratica le idee.
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mappatura dei processi con ClickUp
Visibilità personalizzata
I project manager devono vedere i progetti a modo loro. Potrebbero volere una vista Elenco per vedere ogni attività imminente, una vista Kanban per le attività in base allo stato, una vista Calendario per la pianificazione e una vista Sequenza per monitorare le sovrapposizioni e le dipendenze.
Nella scelta delle soluzioni software per il project management, assicuratevi di avere tutte le visualizzazioni di cui avete bisogno. Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp vi permettono di monitorare il lavoro da qualsiasi angolazione!
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Visualizzare i flussi di lavoro con le mappe mentali di ClickUp
Monitoraggio accurato degli stati di avanzamento
Come misurereste l'esito positivo del vostro progetto? Assicuratevi che lo strumento scelto abbia tutte le funzionalità/funzione di analisi necessarie per il monitoraggio dello stato. Dashboard di ClickUp offre approfondimenti in tempo reale su metriche di vostra scelta. Personalizzate la dashboard per vedere ciò che vi interessa e prendere decisioni basate sui dati per raggiungere i vostri obiettivi obiettivi di project management .
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ottieni reportistica istantanea e approfondimenti critici con il dashboard di ClickUp
Capacità di personalizzazione
Il vostro software dovrebbe permettervi di seguire la vostra metodologia di project management. ClickUp è stato progettato per essere flessibile.
- Visualizzazioni di ClickUp per vedere i progetti nel modo in cui vi serve
- Campi personalizzati per raccogliere le informazioni necessarie. Ad esempio, è possibile creare un campo personalizzato per la "data di accettazione della funzionalità" per monitorare il tempo impiegato dal client per accettare/approvare la consegna
- Stati personalizzati per creare flussi di lavoro personalizzati. Ad esempio, si possono aggiungere gli stati "in pausa", "rifiutato" o "in lista dei desideri" per accantonare le attività non importanti o urgenti
Funzionalità di AI project management
Con l'IA generativa che potenzia le capacità in tutti i campi, il project management non dovrebbe essere lasciato indietro. Strumenti di IA per il project management migliorano vari aspetti del vostro lavoro. ClickUp Brain agisce come assistente virtuale 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aiutandovi nelle varie attività quotidiane: riepilogare/riassumere le note delle riunioni, correggere i documenti, fare domande sui processi e ottenere suggerimenti per l'ottimizzazione.
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ottenere risposte istantanee con ClickUp Brain
Modelli di project management
I processi ripetibili sono alla base di un buon project management, per questo lo strumento deve offrire i modelli giusti.
ClickUp include più modelli di modelli gratuiti per il project management e modelli di panoramica del progetto per diversi casi d'uso.
Il Modello di project management di ClickUp è uno dei più popolari. Con 25 stati, cinque visualizzazioni diverse e una struttura di progetto completa, aiuta a gestire le esigenze di progetti complessi in modo semplice.
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gestite i vostri progetti in modo efficiente con il template di project management di ClickUp
Prezzi
Il fattore più importante da considerare quando si sceglie uno strumento di project management è la convenienza economica. Scegliete il piano che offre il massimo valore al miglior prezzo.
ClickUp offre piani gratis e a pagamento per soddisfare le vostre esigenze.
- Piano Free Forever: Piano Free: 7 dollari al mese per utente
- Piano Unlimited: 7 dollari al mese per utente
- Piano Business: $12 per utente al mese
- Piano Enterprise: Contattare ClickUp per prezzi personalizzati* ClickUp AI: aggiungere a qualsiasi piano a $5 per membro dell'area di lavoro di ClickUp
Controlla I prezzi di ClickUp con un elenco dettagliato delle funzionalità/funzione di tutti i piani.
Migliorare le capacità di project management con ClickUp
Tutti gestiscono i propri progetti, in un modo o nell'altro. Grandi eventi sono stati pianificati ed eseguiti solo con un taccuino e una penna. Ma questo è estremamente inefficiente e stressante.
I progetti professionali di oggi hanno bisogno di qualcosa di più di un semplice "management" Devono essere gestiti con chiarezza, trasparenza, agilità ed efficienza. Per questo è necessario un software di project management progettato ad hoc, come ClickUp.
Grazie alle sue funzionalità completamente personalizzabili, ClickUp è uno strumento di project management all-in-one per i team moderni. Provate ClickUp oggi stesso gratuitamente !
Domande frequenti sui vantaggi del software di project management
1. Quali sono i vantaggi del project management del software?
I vari vantaggi del project management sono:
- Eccellente gestione delle attività
- Migliore qualità del lavoro
- Aumento della produttività
- Miglioramento della collaborazione
- Migliore gestione delle risorse
- Gestione efficace dei rischi
- Miglioramento delle relazioni e della soddisfazione dei clienti
2. Qual è lo scopo generale del software di project management?
Il software di project management aiuta gli individui e i team a organizzare, gestire e semplificare le attività e le comunicazioni relative ai progetti. Fornisce strumenti per il piano, la programmazione, l'allocazione delle risorse, la gestione delle attività, la gestione del rischio e il processo decisionale.