Molte aziende moderne sostengono una gerarchia piatta. E anche se questo fa sembrare che non ce ne sia una, le organizzazioni e i progetti hanno sempre una qualche forma di gerarchia.
Quando si analizzano i diversi stili e modi di strutturare i progetti, si evita che questi si trasformino in un caos totale. Con la giusta struttura di project management, tutti i membri del tuo team, e dei team che ti circondano, sapranno esattamente chi è chi.
Sarà molto più facile controllare il lavoro e prendere le decisioni migliori per il progetto e, in ultima analisi, per l'azienda.
In questo articolo imparerai cosa definisce una struttura di project management e come sceglierne una. Ma, cosa ancora più importante, ti forniremo indicazioni su come creare facilmente tali strutture in ClickUp!
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A cosa servono le strutture di project management?
Una struttura di project management viene utilizzata per chiarire la gerarchia e, di conseguenza, le linee gerarchiche in un progetto. La struttura delinea la funzione e l'autorità di ciascun interveniente nel progetto in materia di supervisione e decisione.
Queste strutture organizzative assumono la forma di grafici. Il loro valore risiede nel fatto che costituiscono un riferimento a cui i membri del team possono fare riferimento durante l'esecuzione del progetto.
Dopotutto, con il tasso di abbandono e il turnover dei dipendenti, le strutture di project management cambiano. E lo stesso potrebbe accadere durante le vacanze e quando assumi molti nuovi lavoratori.
Ma il progetto potrebbe essere appena iniziato, richiedendo la definizione della sua struttura organizzativa. Oppure potrebbe essere così vecchio che la sua struttura organizzativa è cambiata nel tempo.
È più veloce e comodo consultare un grafico in un repository accessibile piuttosto che disturbare i colleghi (a volte diversi) chiedendo con chi parlare per risolvere una questione urgente.
GESTIONE DEI PROGETTI O STRUTTURA ORGANIZZATIVA DEI PROGETTI? Alcuni si riferiscono a queste strutture come "strutture organizzative dei progetti" anziché "strutture di project management". Questo perché rappresentano l'organizzazione delle persone attorno a un progetto. A seconda della struttura, lo stile di coordinamento e gestione del lavoro e della comunicazione del team di progetto cambia.
Tuttavia, qualsiasi struttura di project management funge da base per:
- Comunicazione chiara: allinea tutti i membri del team prima e durante un progetto sul tipo di contributo che ciascuno dovrà fornire per ridurre al minimo i conflitti.
- Collaborazione efficace all'interno del team: ruoli e responsabilità chiaramente definiti e connessioni tra di essi.
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro : vengono definiti il personale, i sistemi tecnologici e i materiali all'interno dei progetti e tra di essi.
- Rimozione di possibili ostacoli: questi potrebbero esistere a causa di un'allocazione delle risorse e di un carico di lavoro eccessivo o insufficiente.
E tutte le caratteristiche sopra menzionate sono in qualche modo principi di project management.
Diversi tipi di strutture organizzative di progetto
Diamo un'occhiata ai tre principali tipi di strutture di project management. Ciascuna presenta una diversa configurazione dei ruoli dei membri del team all'interno dei progetti e dell'azienda.
Ciò determina le responsabilità e l'autorità di ogni singolo individuo nel contesto di un progetto o dell'azienda. Ti mostreremo dei modelli che potresti dover personalizzare in base alla tua realtà.
Nel frattempo, però, verifica le differenze tra i tipi di struttura a questi livelli:
- Il ruolo del project manager
- Il coordinamento del lavoro e delle persone, che può essere verticale o orizzontale
- Posizioni di linea e posizioni di staff: una posizione di linea rappresenta un membro del team direttamente coinvolto nel prodotto, mentre una posizione di staff rappresenta qualcuno che supporta il lavoro di chi ricopre posizioni di linea senza essere direttamente coinvolto nel prodotto.
- Una posizione di linea rappresenta un membro del team direttamente coinvolto nel prodotto.
- Una posizione di staff rappresenta qualcuno che fornisce supporto al lavoro di coloro che ricoprono posizioni di linea senza essere direttamente coinvolto nel prodotto.
- La concentrazione del processo decisionale, che è di competenza di pochi membri del team o sottoposta a distribuzione in tutta l'azienda
- Una posizione di linea rappresenta un membro del team direttamente coinvolto nel prodotto.
- Una posizione di staff rappresenta qualcuno che supporta il lavoro di coloro che ricoprono posizioni di linea senza essere direttamente coinvolto nel prodotto.
Struttura organizzativa funzionale
La struttura organizzativa funzionale del project management organizza i membri del personale in reparti. Ciascuno di questi reparti rappresenta un'area funzionale all'interno dell'azienda, come le risorse umane, la finanza o il marketing.
Un manager funzionale è responsabile di ciascuno dei reparti. E un dirigente supervisiona il loro lavoro.
I manager funzionali sono gli organi decisionali e coordinano i progetti in modo orizzontale. Per ogni progetto, selezionano i membri del team tra il personale del rispettivo reparto. Questi membri del team accumulano le loro responsabilità all'interno del reparto, ad esempio l'elaborazione delle buste paga, con il lavoro di progetto.
Consigliato per: progetti interfunzionali che il personale può accumulare con le proprie responsabilità dipartimentali.
Struttura organizzativa basata sui progetti
Nella struttura organizzativa di project management (o basata sui progetti), le divisioni più grandi all'interno dell'azienda sono i progetti (non i reparti). Allo stesso modo, il coordinamento del lavoro è orientato al progetto, quindi verticale.
Inoltre, l'autorità di supervisionare il lavoro spetta ai project manager, uno per ogni progetto. Sono loro ad assegnare i membri dello staff ai progetti, il che significa che tali membri sono dedicati ai progetti (anziché ai reparti).
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Struttura organizzativa a matrice
Una struttura a matrice è una griglia in cui i membri del team di progetto hanno due linee di reportistica. Esistono diverse varianti di questa struttura, tra cui:
Struttura debole
A prima vista, questa struttura organizzativa a matrice per il project management sembra identica alla struttura organizzativa funzionale. Ma c'è una differenza: in questa struttura a matrice, sono i membri dello staff a coordinare il lavoro del progetto tra i vari reparti (anziché un manager funzionale).
Struttura equilibrata
Le strutture a matrice bilanciata non hanno project manager a tempo pieno. Il project manager è anche un membro dello staff e accumula il lavoro dipartimentale con le responsabilità di coordinamento del progetto part-time. Inoltre, è ancora il manager funzionale a prendere le decisioni relative al budget del progetto, all'allocazione delle risorse e ad altri aspetti.
Struttura solida
La struttura a matrice forte comprende un reparto speciale dedicato esclusivamente al project management. I membri di tale reparto sono tutti project manager a tempo pieno e interfunzionali (supervisionati da un manager funzionale).
Un responsabile di tutti i project manager ha il titolo di capo del reparto di project management. Ogni project manager ha autorità sui propri progetti.
Come scegliere la struttura organizzativa migliore per il tuo team
Non sai quale struttura organizzativa di project management è più adatta alle tue esigenze? Nessun problema! Ecco alcuni spunti e linee guida per aiutarti a capirlo:
Analizza i tuoi vincoli per l'allocazione delle risorse
Quando consideri i tuoi limiti in termini di risorse, pensa al personale e alla manodopera, ma valuta anche risorse come software, strumenti e altre spese del team.
Il tuo budget per le assunzioni influisce sull'allocazione delle risorse umane e determina le funzioni che ogni dipendente assume. Inoltre, il budget influenza il tempo a disposizione di ciascun membro del team per il lavoro di progetto.
- Una struttura organizzativa funzionale è adatta al personale che deve accumulare lavoro di progetto con responsabilità dipartimentali.
- Nelle strutture a matrice debole, i membri del team coordinano il progetto parallelamente al lavoro dipartimentale.
- Le strutture a matrice bilanciata prevedono che alcuni membri del personale si occupino del coordinamento dei progetti insieme al lavoro dipartimentale.
- Le strutture basate sui progetti richiedono di pianificare la presenza di un project manager dedicato esclusivamente alla supervisione del lavoro relativo al progetto.
- Le strutture a matrice forte richiedono un budget sufficiente per un project manager a tempo pieno e un reparto di project management con un responsabile dedicato.
Capire di quale autorità hanno bisogno i tuoi project manager di project management
Si tratta della loro autonomia decisionale, che dipende in gran parte dalla struttura di project management che scegli. Ma il potere decisionale dipende anche dall'esistenza di manager funzionali oltre al project manager.
Inoltre, la struttura organizzativa del progetto influisce sulla comunicazione tra il personale e i project manager. In altre parole, definisce le linee gerarchiche all'interno dei progetti.
- In una struttura a matrice bilanciata, un project manager non prende decisioni relative al budget o all'assunzione di personale.
- Un project manager in strutture progettuali non effettua la condivisione dell'autorità nei progetti.
- Le strutture di tipo matriciale prevedono che i membri del team di progetto facciano riferimento sia a un responsabile di progetto che a un responsabile funzionale.
Valuta le dimensioni e la complessità dei tuoi progetti
Quando un progetto è meno complesso o di dimensioni ridotte, il project manager può svolgere altre funzioni oltre al coordinamento del lavoro. Può accumulare il coordinamento del progetto con il lavoro di progetto e/o di reparto.
I progetti più piccoli funzionano meglio con strutture funzionali, a matrice debole e a matrice bilanciata.
D'altra parte, i progetti più grandi o più complessi si adattano meglio a strutture organizzative con project manager che non svolgono il lavoro dipartimentale o di progetto. Una struttura organizzativa che funziona meglio in questo caso include strutture a matrice forte e orientate al progetto.
Valuta il grado di maturità della tua azienda
Se un'organizzazione non è ancora matura, potrebbe non avere reparti. Ciò significa che i compiti dei reparti sono residuali, quindi il personale si dedica al lavoro di progetto quasi tutto il tempo. Questo funziona meglio per le giovani startup.
5 esempi e modelli di strutture di project management per team diversi
Una volta scelta una struttura organizzativa per il project management, potrebbe essere necessario personalizzarla per il tuo team. Ma noi siamo un passo avanti e abbiamo alcuni esempi che ti faranno risparmiare tempo. Dai un'occhiata ai cinque diversi esempi di strutture di project management che potresti incontrare:
1. Struttura di project management del team di marketing
Questo semplice esempio di struttura organizzativa si applica ai team di content marketing. Nell'esempio, il responsabile del blog è un project manager. I blog sono attività del progetto e i membri del team sono i content strategist, gli autori dei blog e gli illustratori coinvolti nella creazione dei post.
Gli illustratori riferiscono non solo al responsabile del blog, ma anche al responsabile creativo. Quest'ultimo decide il budget e l'assegnazione degli illustratori e di altre posizioni creative al progetto del blog e ad altri progetti, come le campagne sui social media.
In genere, il responsabile del blog e talvolta il responsabile creativo riferiscono al direttore dei contenuti (o responsabile creativo). E questo direttore effettua la reportistica al vicepresidente del marketing o al direttore marketing.
2. Struttura di project management del team di progettazione
Una struttura organizzativa potrebbe funzionare meglio per un team rispetto a un altro: ecco perché una struttura organizzativa funzionale è importante per i team di progettazione. Ma ti abbiamo appena mostrato solo una delle possibilità, che prevede un responsabile della progettazione tra i membri del team di progetto.
In questo esempio di struttura, ogni project manager supervisiona un team di progetto. Il coordinatore dei project manager è il product manager, che definisce la roadmap che regola tutti i progetti relativi a un prodotto.
Il team del progetto 1 sviluppa il sito web. Il team 2 crea i componenti di design che appaiono sul sito web. E il team 3 costruisce i componenti software che il programmatore informatico del team 1 utilizza.
Ciò significa che i team potrebbero essere multidisciplinari ma avere comunque un proprio visual designer. Tuttavia, un responsabile della progettazione coordina il lavoro di questi designer, in modo che sia conforme alle stesse linee guida di progettazione.
3. Struttura di project management del team di vendita
È comune organizzare i team di vendita e i progetti in base all'area geografica, poiché spesso un direttore commerciale supervisiona più responsabili commerciali regionali, a loro volta responsabili dei responsabili commerciali di distretto.
A seconda delle dimensioni del distretto, ogni responsabile vendite distrettuale coordina il lavoro di uno o più team di rappresentanti di vendita. L'obiettivo di ogni team è quello di ampliare la base clienti e aumentare il fatturato all'interno del distretto di competenza.
4. Struttura di project management del team HR
Per i team delle risorse umane, un progetto consiste in un lavoro HR ampio o complesso che richiede la supervisione di un project manager. Esempi di questi progetti potrebbero essere la creazione di un'esperienza di inserimento dei dipendenti, un manuale o lo sviluppo di un programma di licenziamento.
Una configurazione del reparto risorse umane con un direttore delle risorse umane che supervisiona un responsabile delle risorse umane potrebbe essere una struttura organizzativa funzionale utilizzata per un'azienda. A volte i responsabili delle risorse umane sono responsabili dei propri team, organizzati in base alla natura del loro lavoro: reclutamento, retribuzione, benefici e formazione e sviluppo (L&D).
Ad esempio, per progettare un corso di formazione iniziale, il progettista didattico potrebbe svolgere il ruolo di project manager oltre a sviluppare il corso stesso. E potrebbe contare sul contributo dei membri del personale degli altri due team per creare il corso, a condizione che questi ultimi mantengano i loro compiti dipartimentali ricorrenti, come i colloqui o l'elaborazione delle buste paga.
Bonus: software per il manuale dei dipendenti!
5. Struttura di project management del team di costruzione
I team di costruzione possono avere strutture di progetto piuttosto elaborate. E per creare una struttura, è necessario comprendere il significato di ciascun ruolo all'interno di un progetto di costruzione:
- Un project manager senior supervisiona il lavoro dei project manager e dei sovrintendenti.
- I project manager rimangono in ufficio, pianificano gli obiettivi del progetto con il senior manager e assicurano che il team raggiunga tali obiettivi. Supervisionano sia i sovrintendenti (almeno uno per progetto) sia gli amministratori di progetto (di solito uno per progetto, se il progetto è abbastanza grande).
- I sovrintendenti sono i responsabili sul luogo di lavoro incaricati di definire i programmi e supervisionare il caposquadra generale.
- Il caposquadra generale, uno per ogni cantiere, supervisiona i capisquadra specializzati e l'esecuzione del lavoro da parte di tutti gli altri operai sul campo, come falegnami, imbianchini, professionisti del cartongesso, elettricisti e idraulici.
- Gli amministratori di progetto si occupano di tutte le pratiche burocratiche necessarie per garantire il corretto svolgimento di un progetto. Ciò può comprendere, ad esempio, la richiesta e il monitoraggio dei pagamenti a fornitori e subappaltatori.
Come creare una struttura organizzativa in ClickUp
I due modi più semplici per creare una struttura di project management in ClickUp sono attraverso le nostre funzionalità ClickUp Mappa mentale e ClickUp Lavagna online.
Utilizzo delle mappe mentali di ClickUp per definire le strutture dei progetti
Ma prima di tutto, cos'è una mappa mentale? Nel contesto di questo articolo, una mappa mentale è una rappresentazione visiva della struttura interna della tua organizzazione.
Si tratta di un diagramma che illustra le relazioni gerarchiche e di autorità tra i membri dello staff del progetto, i manager e altri dirigenti. Puoi utilizzarlo per pianificare e impostare il tuo progetto e comunicare la struttura di project management alle parti interessate.
Ora in ClickUp puoi creare una mappa mentale in formato libero nella vista Mappa mentale o nelle lavagne online. Nel primo caso, aggiungi una vista Mappa mentale alla tua area di lavoro di ClickUp. Nel secondo caso, aggiungi una mappa mentale a una lavagna online.
Nota: puoi convertire gli elementi della mappa mentale in attività di ClickUp. Tuttavia, se stai lavorando in una vista Mappa per la prima volta, ti consigliamo di scegliere la modalità vuota (anziché la modalità attività).
Esaminiamo i passaggi da seguire per creare una mappa mentale in una vista mappa mentale o su una lavagna online.
Passaggio 1: Definisci l'autorità suprema
Poiché le mappe mentali sono strutture gerarchiche, inizia rappresentando la posizione di autorità più alta nel tuo progetto. Tale posizione è un nodo radice nel diagramma.
Passaggio 2: Rappresentare il primo livello dei nodi figli
A seconda del tipo di struttura organizzativa del progetto che hai selezionato, disegna i nodi figli del nodo radice. Questi possono essere manager funzionali, project manager o manager dei project manager. Se ti è utile, assegna a ciascuna posizione il nome della persona che la ricopre.
Passaggio 3: Rami secondari dei nodi
A questo punto, a seconda della struttura di project management, da fare uno dei seguenti modi:
- Aggiungi membri dello staff e project manager ai reparti funzionali separandoli dai responsabili funzionali.
- Aggiungi membri del personale ai team di progetto separandoli dai gestori del team.
E se disponi di un reparto di project management, aggiungi dei project manager a quel reparto separandoli dal responsabile dei project manager.
Passaggio 4: Evidenzia i team di progetto
Delimita ogni team di progetto. Puoi farlo, ad esempio, utilizzando colori diversi per i diversi team di progetto. Su lavagne online ci sono anche altri modi per distinguere i team, ad esempio utilizzando forme o colori.
Passaggio 5: Contrassegnare i project manager
Contrassegna i project manager a tempo pieno e quelli part-time. Ad esempio, tagga i nodi con simboli per fare questa distinzione.
Vuoi un modo più veloce per iniziare? Utilizza il modello Simple Mind Map di ClickUp per mettere in atto la tua struttura di project management.
E se non sei sicuro che ClickUp sia lo strumento giusto per progettare mappe mentali, dai un'occhiata al nostro articolo su tutti i migliori software di mappatura mentale disponibili sul mercato!
Utilizzo delle lavagne online ClickUp per definire le strutture dei progetti
Le lavagne online sono particolarmente adatte per collaborare in remoto e in tempo reale con i manager e altri dirigenti durante la definizione di una struttura di project management.
I passaggi per la creazione di mappe mentali sono validi anche per la progettazione di strutture organizzative su lavagna online. Tuttavia, invece di creare una mappa mentale su una lavagna online, puoi arricchire le tue strutture con altri elementi visivi e restrizioni di diagrammazione.
In ClickUp Whiteboards, puoi disegnare forme e collegarle con connettori. Puoi anche aggiungere note adesive e testo alle tue strutture di project management e caricare file immagine, come foto o simboli, per distinguere le posizioni.
Suggerimento professionale: utilizza il modello Introduzione alle lavagne online di ClickUp per iniziare.
Considerazioni da tenere a mente
Quando scegli la struttura organizzativa migliore per il tuo progetto, ottimizzi il talento e le risorse. E getti le basi per una gestione efficiente del flusso di lavoro e per team altamente performanti.
Perché senza questi due ingredienti, obiettivi di progetto chiari e una visione, non è possibile ottenere i risultati e la qualità desiderati.
Contattaci! Ti aiuteremo a creare una struttura di project management che abbia il massimo impatto sui tuoi progetti.