Vi è capitato di essere a corto di personale, di sforare il budget e di essere preoccupati di rispettare le scadenze a metà di un progetto? 👀
Se è così, sarete felici di sapere che esiste un modo per ridurre le possibilità che ciò accada di nuovo. Ecco il piano delle capacità.
Conosciuta anche come pianificazione della domanda o previsione della domanda, la pianificazione della capacità è un elemento critico del project management. Da fare nel modo giusto, può far risparmiare molto tempo, energia e spese nel corso del progetto.
In questa guida definiremo i diversi tipi di strategie di pianificazione della capacità e vi forniremo un processo per iniziare, con esempi e modelli per facilitare il percorso. Applicate questi principi al vostro prossimo progetto e vedrete come il flusso sarà più facile!
Che cos'è la pianificazione della capacità?
L'obiettivo della pianificazione della capacità è stimare il fabbisogno di risorse per completare un particolare progetto in una determinata durata stimata.
Un piano della capacità efficace considera:
- Quanto lavoro deve essere terminato e quanto tempo è probabile che ci voglia
- Le conoscenze e le impostazioni necessarie per Da fare
- I membri del team disponibili a lavorare sul progetto
- Il tempo che i team possono dedicare al progetto
- Eventuali materiali, attrezzature o software necessari
- I limiti del budget del progetto
Il piano delle capacità è essenzialmente un'equazione tra domanda e offerta. In altre parole, avrete le risorse necessarie quando ne avrete bisogno? ⚖️
In caso contrario, dovrete pianificare come ottenerle al momento giusto. Ad esempio, è necessario aumentare il personale o prendere in prestito risorse da un altro reparto per un aiuto temporaneo. D'altra parte, se avete capacità in eccesso, potete reindirizzarle verso altre iniziative.
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Il piano delle capacità delle risorse è solo il primo passaggio di
. Da fare una volta terminato il piano, è necessario
alla parte del progetto in cui sono più adatte.
Quindi, monitorerete l'andamento del progetto
per verificare se le stime sono state accurate. Se le risorse sono sovra o sottoutilizzate o se le esigenze di capacità cambiano, è possibile apportare rapidamente le modifiche necessarie per migliorare l'allocazione delle risorse.
Vantaggi del piano di capacità
Da fare una buona pianificazione della capacità, l'intero progetto ne beneficia in molti modi:
- **Una buona pianificazione delle risorse garantisce che non si verifichino carenze di materie prime o di attrezzature. Avrete a disposizione ciò che vi serve per continuare la produttività secondo il piano del progetto
- Teams più produttivi: Una pianificazione ben ponderata delle capacità della forza lavoro fa sì che il team sia più produttivo gestione del carico di lavoro facile. Conoscete le capacità e le competenze del vostro team, così potete assicurarvi che tutti lavorino al loro livello ottimale, risultando in alti livelli di soddisfazione del team e in una riduzione del burnout
- Meno inefficienze di processo: Cancellate dipendenze del progetto e un buon piano delle risorse aiutano ad allocare risorse sufficienti nei posti giusti. In questo modo si evitano colli di bottiglia che fanno perdere tempo e riducono la capacità di produttività
- **Riduzione delle scorte: con una buona pianificazione della capacità produttiva, sarete sempre in grado di fornire ai clienti ciò che desiderano quando lo desiderano, assicurandovi che spendano i loro soldi con voi e non con i vostri concorrenti
- Migliore processo decisionale: Quando si dispone di una chiara piano di gestione dei requisiti e una buona gestione delle capacità, sarete in grado di prendere decisioni informate in ogni passaggio, anche quando le cose cambiano o volete scalare
- Processi riutilizzabili: Una volta testata una strategia di pianificazione della capacità e appurato che funziona, è possibile riutilizzare quel piano come modello per i progetti futuri, in modo da non dover ricominciare da zero ogni volta
- Maggiore redditività: Con tutti i processi ottimizzati e un buon tasso di utilizzo delle risorse, i costi si riducono, migliorando i profitti
- Stakeholder soddisfatti: Quando le cose funzionano bene e i profitti aumentano, i vostri stakeholder saranno probabilmente soddisfatti
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Come avrete capito, un esito positivo del piano delle capacità non è una questione di congetture. Richiede dati reali e pianificazione dello scenario -e forse un pizzico di istinto. Per fortuna sono disponibili strategie di piano delle capacità già collaudate, supportate da un ampio intervallo di
strumenti per il piano delle capacità
.
Strategie di pianificazione della capacità
Esistono diversi modi per affrontare il piano della capacità. Ogni metodo ha pro e contro ed è adatto a diversi tipi di aziende e profili di rischio. Vediamo cosa offrono.
Strategia di lag
Il piano delle capacità è la più conservativa delle strategie. Mira a soddisfare la domanda effettiva entro un determinato periodo, e non oltre.
Il vantaggio di questa strategia in tempo reale è che non si sprecano risorse perché si paga solo ciò che serve. Tuttavia, se la domanda dei clienti cambia - ad esempio, se gestite un ristorante e c'è un improvviso afflusso di clienti - è probabile che ci sia un ritardo prima di poter aumentare la capacità per soddisfare la domanda.
I clienti non sono generalmente noti per la loro pazienza, quindi potrebbero dirigersi verso i vostri concorrenti invece di aspettare che voi li raggiungiate. Quindi, potreste perdere denaro a breve e forse anche a lungo termine, se i clienti apprezzano l'offerta dei vostri concorrenti.
Questa strategia è spesso utilizzata dalle aziende che vendono prodotti o servizi ad alto valore o che sanno che la fedeltà dei loro clienti è assicurata.
Visualizzate i carichi di lavoro del vostro team in ClickUp per assegnare nuovi lavori e allocare le risorse
Strategia di leadership
La pianificazione della capacità di Lead è molto più lungimirante. In questo caso, si pianificano i requisiti di capacità in base alla domanda futura progettata per un determinato periodo. Questo vi aiuta a trarre vantaggio da eventuali picchi commerciali, ad esempio durante alcune festività o periodi dell'anno. 📊
Tuttavia, è anche molto più rischioso. Se le previsioni sulla domanda in quel periodo si rivelano troppo ottimistiche, potreste ritrovarvi con scorte in eccesso che non riuscite a vendere o con membri del personale che non fanno nulla, ma che vi costano denaro.
Molte aziende del settore del commercio al dettaglio utilizzano questa strategia per pianificare periodi di alta domanda ben definiti e stagionali, come le festività.
Vedere a cosa sta lavorando il team, cosa ha realizzato e qual è la sua capacità
Strategia di abbinamento
Il piano delle capacità si colloca tra questi due estremi. Mira a trovare una via di mezzo monitorando attentamente le fluttuazioni del mercato e pianificando regolarmente la capacità. Comporta anche un piano di emergenza per le risorse disponibili, in modo da sapere esattamente Da fare se le cose cambiano.
Ad esempio, se la domanda aumenta, all'inizio potreste aumentare solo leggermente la vostra capacità, ma avere altre risorse a disposizione in caso di necessità. Questo vi permette di sfruttare le opportunità senza impegnare le risorse con troppo anticipo.
Questa strategia non è così rischiosa come l'approccio a ritardo e consente comunque la scalabilità. Per questo motivo, è una buona strategia per molte aziende. ✅
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/Time-Estimate\\_Adding-time-estimates-in-a-task.gif Pianificazione delle capacità: visualizzazione e monitoraggio del tempo stimato in ClickUp /$$$img/
Visualizzate e monitorate facilmente le stime di durata stimate nelle attività di ClickUp per una migliore gestione delle risorse
Come implementare un processo di pianificazione della capacità produttiva
Un piano di capacità efficace richiede il lavoro su alcuni passaggi per assicurarsi di aver coperto tutte le basi.
È possibile Da fare
-ed è certamente molto meglio che cercare di Da fare manualmente con carta e calcolatrice. Tuttavia, un foglio di calcolo Excel non è il miglior software di pianificazione delle capacità disponibile.
Esistono molte risorse online per la pianificazione delle capacità e una delle migliori è ClickUp.
ClickUp è un software all-in-one per il project management e la pianificazione della capacità produttività per aiutarvi nel piano delle capacità. Vediamo come utilizzarlo per implementare i passaggi del processo.
Passaggio 1: capire i requisiti del progetto
Ricordate che l'obiettivo è assicurarsi di disporre di tutte le risorse necessarie per completare con successo il progetto. Quindi, è importante iniziare esaminando esattamente ciò che deve essere terminato.
Idealmente, avrete un'idea di
documento sull'ambito del progetto
o la carta del progetto. In caso contrario, documentate al meglio tutti i passaggi del progetto, con tempi, priorità e dipendenze. Si può usare un documento di
ClickUp Documento
, a
ClickUp Lavagna online
, o una
. 📝
Delinea tutti i dettagli di un progetto e le risorse disponibili in un documento ClickUp
Passaggio 2: stimare la capacità necessaria
Utilizzate il vostro piano di progetto per stimare la durata stimata necessaria per completare ogni passaggio del progetto. Da fare utilizzando le vostre conoscenze e la vostra esperienza, oltre a tutti i dati storici che avete a disposizione - e non abbiate paura di consultare anche altre persone che potrebbero essere in grado di aiutarvi. Quindi sommate le ore stimate per ottenere un totale.
Se sono richieste competenze particolari per i diversi passaggi, evidenziatele, perché dovranno essere assegnate a persone specifiche. Identificate le persone che vorreste nel vostro team, in particolare quelle con le competenze specifiche di cui avete bisogno. Inoltre, elencate i materiali e le attrezzature di cui potreste aver bisogno. 💻
Brainstorming e collaborazione su una lavagna online di ClickUp
Passaggio 3: verificare la capacità attuale del team
[ClickUp vista Carico di lavoro](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Carico di lavoro-view)
è stata progettata per aiutarvi a garantire che tutti i membri del vostro team lavorino in modo ottimale.
La vista Carico di lavoro utilizza le attività assegnate e le durate stimate per mostrare esattamente il carico di lavoro di ciascun membro del team. 🏖️
Il Carico di lavoro di un membro del team viene visualizzato sotto forma di barra rispetto alla sua capacità, ovvero alla quantità di tempo che ha a disposizione per lavorare, nell'arco di una settimana, due settimane o un mese (siete voi a scegliere l'intervallo di tempo). In questo modo è facile vedere esattamente quanto tempo rimane a disposizione per svolgere lavori extra. E se si desidera eseguire il drill-down sui dettagli, è sufficiente fare clic per vedere le attività specifiche in cui sono impegnati.
Visualizza la capacità di ogni membro del team nell'area di lavoro
Passaggio 4: attenzione al divario
Ora che sapete quanta larghezza di banda ha il vostro team per lavorare al nuovo progetto, potete calcolare eventuali gap di capacità. Ad esempio, se il progetto richiede 200 ore settimanali di uno specifico tipo di lavoro, ma il team ha solo 100 ore di capacità disponibile. In questo caso, dovrete assumere appaltatori temporanei o freelance per le 100 ore in più. 🙋♀️
Utilizzate gli strumenti di pianificazione delle capacità in ClickUp durante il processo di reclutamento per un facile monitoraggio
Passaggio 5: Monitoraggio continuo delle capacità
Le stime sono essenziali per iniziare a pianificare le capacità, ma le cose cambiano e la vita reale non va sempre secondo i piani. Alcune attività possono richiedere più tempo di quanto si pensava, potrebbero esserci delle
o i membri del team potrebbero ammalarsi.
Tenete d'occhio lo stato di avanzamento dei lavori, in modo da poter mettere a punto il piano delle capacità man mano che procedete. Utilizzo
Il dashboard personalizzabile di ClickUp per vedere l'analisi in tempo reale
e generare rapidamente reportistica quando ne avete bisogno, in modo da sapere sempre cosa sta succedendo e poter rispondere rapidamente a eventuali segnali di allarme. 🚩
Se volete approfondire le vostre conoscenze su come ottimizzare il piano delle capacità, iscrivetevi gratis al programma
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su come massimizzare il piano di capacità con la vista Carico di lavoro.
Visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti nel vostro team o reparto con le dashboard di ClickUp
Esempi e modelli di piano di capacità
Vediamo come queste strategie e questi processi si possono tradurre in alcuni scenari reali, utilizzando
Il modello di Carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp
.
Esempio di strategia di lag
Riley è la responsabile della produttività di una piccola azienda che produce borse esclusive fatte a mano. Sa quante borse vengono vendute mensilmente attraverso il loro negozio online e pianifica di conseguenza. 👜
Un giorno l'azienda ha un colpo di fortuna e un'influencer si imbatte nei suoi prodotti. Promuove la sua borsa preferita sui suoi canali YouTube e TikTok e improvvisamente tutti ne vogliono una. Gli ordini si moltiplicano e l'azienda esaurisce presto le scorte.
L'azienda sfrutta questa opportunità e crea una lista d'attesa per le borse, che pubblicizza sui propri canali. Da fare un piano di capacità all'interno del modello di carico di lavoro e rendersi conto che devono aggiungere altri tre produttori di borse qualificati al team di quattro persone. Questo aumenterà i livelli di scorte in modo tale da soddisfare la nuova domanda.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/Employee-Carico di lavoro-Template-by-ClickUp.png Piano della capacità: Gestione del carico di lavoro e della capacità nella vista Carico di lavoro /$$$img/
Visualizzate il carico di lavoro assegnato ai singoli collaboratori e ai singoli team con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Ci vorrà un po' di tempo per assumere i nuovi membri con accesso completo alla produttività, ma la strategia del ritardo funziona perché si tratta di un prodotto esclusivo e la lista d'attesa molto pubblicizzata lo fa sembrare ancora più esclusivo. I clienti sono pronti ad aspettare e sono entusiasti quando finalmente ricevono le loro borse.
Esempio di strategia lead
Alex è il project manager di un'azienda di marketing. L'azienda ha appena vinto un contratto per la produzione di materiale di marketing per una grande azienda, che inizierà tra due mesi, e c'è anche un altro possibile contratto in cantiere.
Quando Alex usa il modello per il piano delle capacità, si rende conto che il suo team attuale, composto da sei persone, non è in grado di gestire le ore di lavoro extra per questi due contratti senza fare molti straordinari. 🕜
Così, mentre il primo contratto è ancora in fase di definizione e prima che il secondo venga confermato, fanno colloqui e assumono quattro nuove persone. Quando il primo contratto inizia ufficialmente, i nuovi assunti sono già pronti a lavorare.
Alex sta correndo qualche rischio perché i contratti non sono ancora definitivi ed è possibile che qualcosa vada storto, ma scommette sulla probabilità che entrambi vadano a buon fine. L'azienda potrà anche sfruttare il fatto di avere già un team in grado di gestire il lavoro come punto di forza per il secondo contratto.
Naturalmente, se non si aggiudica il secondo contratto, il team avrà una capacità in più. In tal caso, dovranno rapidamente guardarsi intorno per trovare altre aziende o lasciare andare qualche dipendente in più.
Utilizzate la vista Elenco per tracciare i futuri incarichi del team
esempio di strategia di abbinamento
Teams gestisce del team di otto agenti del call center che lavorano su turni per un'azienda di vendita al dettaglio. 🎧
L'azienda sta per lanciare un'offerta speciale che probabilmente susciterà molto interesse. Potrebbero arrivare molte chiamate in più al contact center, ma ci sono anche molte informazioni sul sito web e su altri canali.
Jamie utilizza il modello del carico di lavoro e calcola che ogni agente ha una certa capacità, ma se riceve troppe chiamate, avrà bisogno di aiuto extra. Invece di assumere personale extra, ha chiesto ad alcuni membri del team dei turni alternativi di essere reperibili.
La strategia di abbinamento consente a Jamie di essere cauta nelle sue decisioni, fornendo assistenza aggiuntiva solo quando è necessario. Non ci saranno spese inutili se non saranno necessari altri membri del team. Tuttavia, se è necessario ricorrere a membri aggiuntivi del team, l'aumento del fatturato derivante dalle richieste telefoniche supplementari dovrebbe essere sufficiente a compensare il costo.
Aprire una vista Carico di lavoro di ClickUp durante la pianificazione delle risorse per ottenere le informazioni più aggiornate
Master Capacity Planning per aiutare il vostro Business a prosperare
Il piano delle capacità vi aiuta a capire esattamente quanto lavoro può gestire il vostro team. Confronta la capacità attuale con la domanda futura e determina se è necessario assumere altri membri del personale. Questo garantisce efficienza, produttività e un migliore processo decisionale, il che porta a maggiori profitti. 🙌
Il metodo del ritardo è la strategia di piano delle capacità più conservativa, che aumenta le risorse solo quando la domanda è comprovata. Il metodo lead è proattivo e comporta rischi e ricompense potenzialmente più elevati, mentre la strategia match mira a trovare un compromesso tra questi due estremi. Ciascuna strategia funziona per diversi tipi di aziende e situazioni, ma la forza sta in un buon piano.
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