In qualità di project manager, capire quanto lavoro può gestire il tuo team è una priorità assoluta.
Questo aiuta i project manager a personalizzare i piani futuri, determinare se il loro team è in grado di assumere nuovi progetti e identificare se è necessario assumere nuovi membri del team. 🚢
Senza la pianificazione della capacità, definire i limiti delle risorse disponibili è un compito difficile. Questo processo consente di ottenere informazioni preziose sulle capacità della forza lavoro, degli strumenti e dell'intera organizzazione. Sapere con cosa si ha a disposizione garantisce che il team sia sempre sulla strada giusta e possa completare i progetti in sospeso entro le scadenze.
Sebbene possa sembrare complicato, visualizzare la pianificazione della capacità può essere facile se si dispone degli strumenti giusti per il lavoro, e Excel è uno di questi.
In questo articolo ti insegneremo come visualizzare la pianificazione della capacità in Excel e ti forniremo alcuni modelli di pianificazione della capacità che ti saranno di aiuto.
Che cos'è la pianificazione della capacità?
La pianificazione della capacità è il processo di determinazione delle risorse necessarie per eseguire con successo un progetto. Quando parliamo di risorse, intendiamo la forza lavoro, il tempo a disposizione, le attrezzature e gli strumenti, nonché il budget necessario.
Si tratta di un processo importante in molti settori, dalla tecnologia alla medicina. Prendiamo ad esempio il settore dell'ospitalità: i ristoranti hanno sempre più lavoro durante l'estate e le festività.
Sanno che in determinati periodi arriveranno più clienti, quindi devono prepararsi in termini di personale e forniture necessarie per garantire il corretto funzionamento del locale. 🥘
Questo è esattamente ciò che fanno i project manager: guardano al passato per comprendere il presente e prepararsi al futuro.
Come mostrare la pianificazione della capacità delle risorse all'interno dei fogli di calcolo Excel
Excel non offre funzionalità avanzate per la pianificazione della capacità delle risorse, ma le sue opzioni sono spesso più che sufficienti per comprendere l'attuale larghezza di banda del tuo team e pianificare di conseguenza.
Qui vi mostreremo come utilizzare Excel per determinare se il vostro team ha bisogno di più persone per funzionare in modo efficiente e completare tutti i progetti. Abbiamo utilizzato l'esempio più semplice per descrivere cosa dovete fare per diventare esperti nella pianificazione della capacità in Excel. 👑
Una volta comprese le nozioni di base, potrai ampliare il tuo campo d'azione e preparare un piano per più progetti, posizioni e/o competenze.
Passaggio 1: creare una tabella di stima della domanda
Il primo passaggio è creare una tabella che mostri quante ore alla settimana il tuo team deve dedicare a ogni progetto.
Apri Excel e scrivi "Stima della domanda" nella cella A1: questo sarà il nome della tabella. Quindi, scrivi "Progetto" nella cella A2 e "Ore settimanali" nella cella B2. Elenca i tuoi progetti nella colonna "Progetto".
Alla voce "Ore settimanali", scrivi il numero di ore necessarie per un determinato progetto.
- Suggerimento 1: allargate la larghezza delle colonne per inserire tutti i nomi senza rendere la tabella disordinata. Potete anche mettere in grassetto i nomi delle colonne per rendere la tabella più facile da seguire.
- Suggerimento 2: se stai cercando di inserire il numero di ore ma Excel continua a trasformarlo in una data, assicurati che la formattazione sia corretta. Nella maggior parte dei casi, dovresti impostarla su "Numero". A seconda dei tuoi dati, puoi anche visualizzare i numeri senza punti decimali.
Passaggio 2: creare una tabella panoramica della capacità
Crea un'altra tabella per visualizzare il numero di dipendenti e il numero di ore che possono lavorare ogni settimana.
Scrivi "Panoramica della capacità" nella cella D1. Digita "Numero di dipendenti" nella cella D2, "Ore settimanali" nella cella E2 e "Tasso di utilizzo" nella cella F2.
Il tasso di utilizzo rappresenta la percentuale delle ore lavorative dei tuoi dipendenti dedicate ad attività fatturabili. Ad esempio, i tuoi dipendenti possono avere una giornata lavorativa di otto ore, ma ciò non significa certamente che saranno produttivi al 100% per tutto il tempo. Devono fare pause pranzo o pause bagno o sbrigare commissioni non legate al lavoro. I tuoi dipendenti prendono anche ferie e permessi programmati, che vengono anch'essi considerati nel tasso di utilizzo totale.
Anche quando i tuoi dipendenti lavorano a pieno regime, non tutto il loro lavoro è fatturabile. Un esempio sono le attività amministrative, che devono essere svolte, ma potrebbero non essere rilevanti per i tuoi progetti in corso.
Nel nostro esempio, abbiamo 10 dipendenti che lavorano in media 40 ore alla settimana e hanno un tasso di utilizzo dell'80%.
Passaggio 3: Creare una tabella di pianificazione della capacità
I primi due passaggi riguardano l'inserimento dei dati, mentre questo si concentra sull'analisi dei dati inseriti e sulla loro trasformazione in informazioni. Questo è il passaggio in cui Excel fa la sua magia e mostra se il tuo team è efficiente così com'è o se ha bisogno di più persone.
Scrivi "Pianificazione della capacità" nella cella H1 (che è il nome della tabella). Come nel passaggio precedente, puoi posizionare la tabella dove preferisci, ma è importante seguire attentamente le istruzioni per evitare di utilizzare celle errate per le formule.
Domanda totale del progetto
Nella cella H2, scrivi "Domanda totale del progetto". Questa cella rappresenta le ore che il tuo team e i tuoi project manager devono investire in tutti i progetti combinati. Invece di avviare la calcolatrice e aggiungere i numeri manualmente, utilizzerai i superpoteri di Excel. 🦸
Fai doppio clic sul campo H3 e premi l'icona Fx a sinistra della barra delle formule. Scegli "SUM" e seleziona l'intervallo di celle che deve essere incluso nel risultato. Nel nostro caso, si tratta delle celle da B3 a B7 e il risultato è 384.
Capacità potenziale
Ora devi visualizzare quante ore lavora il tuo team ogni settimana. Otterrai questo dato moltiplicando il numero di dipendenti per le loro ore di lavoro settimanali.
Puoi lasciare che Excel faccia il lavoro per te e utilizzare una formula. Inizia scrivendo "Capacità potenziale" in I2, fai doppio clic sulla cella I3 e premi il pulsante Fx a sinistra della barra delle formule. In "Cerca una funzione", inserisci "Prodotto" e fai doppio clic sulla funzione.
Seleziona le celle D3 ed E3 ed Excel visualizzerà il risultato in I3. Nel nostro caso, il risultato è 400.
Capacità effettiva
Passiamo alla terza colonna. Scrivi "Capacità effettiva" in J2 e utilizza una formula per calcolarla. Questa cella indicherà quante ore di lavoro fatturabile il tuo team può effettivamente dedicare. Otterrai i risultati moltiplicando i tre numeri della tabella precedente (nel nostro caso, le celle D3, E3 e F3). Il risultato è 320.
Passaggio 4: Calcolare la carenza di risorse
Questo è il passaggio finale e più complesso, dopo il quale scoprirai se al tuo team mancano risorse (in questo caso, forza lavoro). Lo calcolerai utilizzando una formula unica.
Per prima cosa, aggiungi una nuova colonna alla tabella di pianificazione della capacità creata nel passaggio precedente e chiamala "Carenza di risorse".
La formula: Parte 1
Ora è il momento di utilizzare una delle funzioni per cui Excel è rinomato, ovvero IF. Imposterai una condizione che verrà visualizzata automaticamente se hai bisogno di più dipendenti nel tuo team. Non solo, ma Excel ti mostrerà anche quanti dipendenti in più ti servono!
Nel nostro esempio, la formula è la seguente: "=IF(H3>J3,(H3-J3)/(E3*F3))". Sembra complessa? Spieghiamola più nel dettaglio! 🤓
In primo luogo, ti concentri sul fatto che la domanda totale del progetto sia superiore alla capacità effettiva del team (espressa in ore). In un mondo ideale, questi due numeri sarebbero quasi uguali. Ma tu gestisci un team dinamico che affronta diversi progetti, alcuni dei quali sono complessi e richiedono più lavoro.
Indipendentemente dall'ambito del progetto, se il numero di ore settimanali necessarie per affrontare tutti i progetti è superiore alla capacità effettiva del team, significa che è necessario aumentare il numero dei membri del team.
La formula: Parte 2
Supponiamo che la domanda totale del progetto superi la capacità effettiva del tuo team. In tal caso, devi calcolare il numero di dipendenti necessari, il che ci porta alla seconda parte della nostra formula.
Per prima cosa identificherai la differenza tra la domanda totale del progetto e la capacità effettiva (H3-J3). Quindi moltiplicherai il numero di ore lavorative di ogni dipendente per il tasso di utilizzo (E13*F13).
Poiché esiste la possibilità che il numero risultante non sia pari e non è possibile assumere esattamente 7,55 persone, sarà necessario arrotondare il numero e utilizzare sempre quello più alto (in questo caso, 8).
Nel nostro esempio, nel nostro team mancano esattamente due persone per garantire il corretto svolgimento di tutti i progetti. ⛵
Risorse correlate
Se desideri saperne di più su Excel e le sue funzioni, ecco alcuni consigli aggiuntivi. 🤓
Svantaggi dell'utilizzo di Excel per la pianificazione della capacità
La pianificazione della capacità in Excel può fornire informazioni preziose sui carichi di lavoro del tuo team e aiutarti a prepararti per i progetti futuri. Tuttavia, la pianificazione della capacità non è il punto di forza di Excel. Ecco perché Excel potrebbe non essere l'opzione migliore per la pianificazione della capacità:
- Non è collaborativo: Excel non offre funzionalità/funzioni che incoraggiano la collaborazione e il lavoro di squadra, come l'assegnazione di attività, il monitoraggio dello stato o l'impostazione di date di scadenza.
- Non offre layout diversi: le diverse visualizzazioni della gestione dei progetti, come Elenco, Calendario o Bacheca, consentono di avere una visione d'insieme e di esaminare i dettagli relativi al carico di lavoro dei membri del team. Excel non offre queste funzionalità, limitando così la vostra prospettiva.
- Richiede una preparazione accurata: la pianificazione della capacità in Excel può richiedere molto tempo, soprattutto se hai molti membri del team e progetti da gestire. Invece, per gestire in modo efficiente la pianificazione della capacità è necessario un software di project management personalizzabile ⏳.
3 alternative ai modelli di pianificazione della capacità di Excel
Excel può essere una buona opzione per modelli di pianificazione della capacità più semplici, ma presenta dei limiti. Non incoraggia la collaborazione tra i membri del team ed è unidimensionale: non è possibile utilizzare prospettive diverse per affrontare lo stesso problema e ottenere informazioni preziose.
È qui che entra in gioco ClickUp. Offre tutto il necessario per un processo di pianificazione della capacità semplificato, inclusi modelli già pronti.
Forniscono il quadro di riferimento per la pianificazione della capacità e consentono di risparmiare tempo, sottolineando al contempo l'importanza del lavoro di squadra e garantendo carichi di lavoro equi. Ricordate che questi modelli non possono essere utilizzati in Excel e non fanno parte della suite Office.
1. Modello di carico di lavoro dei dipendenti ClickUp
Aumentare la produttività del team è il sogno di ogni project manager. Ma non puoi semplicemente scaricare più progetti sul tuo team se non è in grado di affrontarli. Questo non solo triggerebbe il caos, ma influirebbe anche sulla motivazione dei dipendenti e causerebbe probabilmente un esaurimento. 🔥
Per aumentare l'efficienza del team, devi prima approfondire i loro carichi di lavoro, analizzarli e utilizzare le informazioni ottenute per prepararti al futuro. In altre parole, devi pianificare la capacità e il modello di carico di lavoro dei dipendenti di ClickUp può essere lo strumento perfetto. 🪛
Cosa può fare questo modello per te?
- Aiuta a misurare la capacità del tuo team
- Garantisce un'assegnazione delle attività equa e gestibile
- Fornisce una chiara panoramica di chi è responsabile di cosa.
- Aiuta a prevenire il burnout
- Incoraggia la collaborazione tra i membri del team
Inizia con la scheda Visualizzazione attività del modello. Qui potrai creare un elenco delle attività che il tuo team dovrà svolgere nel prossimo periodo. Aggiungi gli assegnatari, imposta scadenze e priorità e determina quale team è responsabile del completamento di ciascun incarico.
La Vista Carico di lavoro individuale consente di visualizzare una panoramica delle attività di ciascun membro del team in formato calendario. Potrai vedere quante ore sono necessarie per completare le attività assegnate in relazione alla loro capacità giornaliera. Questa visualizzazione ti aiuta a capire se i membri del tuo team sono sovraccarichi di lavoro o hanno tempo libero a disposizione.
La Vista Carico di lavoro del team separa i carichi di lavoro per team e mostra quanto tempo ciascuno di essi ha programmato ogni settimana. Ciò è particolarmente utile per le aziende con più team nello stesso reparto, poiché aiuta a garantire una distribuzione uniforme del carico di lavoro.
Infine, hai a disposizione la vista Bacheca Team, dove tutte le attività sono ordinate per team.
2. Modello di pianificazione delle risorse ClickUp
Vuoi allocare le tue risorse come un professionista e pianificare e adattarti alla crescita dell'azienda? E che ne dici di ridurre le spese per le risorse dei progetti e ottimizzare le prestazioni del team? Tutto questo è possibile con il modello di pianificazione delle risorse ClickUp!
Questo modello offre diverse visualizzazioni che semplificano la pianificazione delle risorse. Vediamo quali sono queste visualizzazioni e spieghiamo il loro scopo:
| Visualizza | Scopo |
| Carico di lavoro dei coordinatori di progetto | Elenca i coordinatori di progetto e i loro risultati in base ai team che gestiscono per monitorare la capacità. |
| Carico di lavoro del team | Elenca i coordinatori di progetto e le loro attività, ma questa volta le attività sono associate a clienti specifici. |
| Coordinatori di progetto per i progetti | Fornire una panoramica dei coordinatori di progetto e delle attività sotto forma di tabellone Kanban. |
| Clienti | Visualizza i dettagli di ogni progetto (data di inizio e data di scadenza, budget assegnati e costi effettivi, nomi dei coordinatori di progetto e altro), ordinati per client. |
| Attività Gantt | Panoramica delle sequenze delle tempistiche di tutte le attività per evitare sovrapposizioni e garantire una distribuzione uniforme dei carichi di lavoro. |
| Sequenza | Raggruppa le attività per client e codifica il loro stato con colori diversi in un calendario. |
| Bacheca | Ordinare le attività in base al loro stato in una bacheca Kanban |
Combina tutte queste viste e otterrai un modello completo per la pianificazione della capacità dei progetti all'interno dei team e dei reparti.
3. Modello di allocazione delle risorse ClickUp
L'allocazione e la gestione delle risorse possono essere difficili e decisamente infruttuose se non si utilizzano gli strumenti giusti. Il modello di allocazione delle risorse di ClickUp è una scorciatoia che ti aiuta ad analizzare e comprendere le risorse disponibili oggi per pianificare il domani.
Ecco perché questo modello può essere un'arma potente nel tuo arsenale:
- Ti aiuta a consegnare tutti i progetti in tempo
- Aumenta la motivazione dei dipendenti
- Aiuta a ottimizzare le prestazioni dei dipendenti e a massimizzare l'efficienza
Come gli altri modelli di pianificazione della capacità delle risorse di ClickUp, anche questo offre il vantaggio di visualizzazioni multiple. Con le visualizzazioni Vista Carico di lavoro del team e Vista Carico di lavoro del team leader, ottieni informazioni dettagliate sul carico di lavoro di ciascuno dei membri del tuo team. Filtra i carichi di lavoro in base a date, stato, priorità, assegnatari e attività cardine e ottieni le informazioni desiderate con pochi clic. Ciò è particolarmente utile per i PM con team di grandi dimensioni.
Il modello offre anche due viste Elenco: Per clienti e Per progetti. Utilizzale per raggruppare le attività in base al cliente/progetto e controllare le date di scadenza, le priorità, il budget totale e altri dettagli.
Infine, hai a disposizione la Visualizzazione del processo di consegna, una bacheca Kanban che mostra i tuoi progetti e le loro fasi.
Un modo migliore per mostrare la pianificazione della capacità della capacità
I modelli di pianificazione della capacità che abbiamo discusso sono solo la punta dell'iceberg del project management ClickUp. 🧊
Ad esempio, utilizza Pulse ClickApp per ottenere informazioni preziose sull'attività del tuo team durante una giornata lavorativa. Ti consente di vedere chi è online in un determinato momento e su cosa sta lavorando.
Un'altra preziosa funzionalità di pianificazione della capacità è ClickUp Docs. Puoi utilizzarla per delineare l'ambito di un progetto e identificare i requisiti di capacità. Una volta creato un documento, puoi allegarlo al progetto e tornarci in qualsiasi momento se devi apportare modifiche.
Vuoi trarre vantaggio dalla pianificazione della capacità senza perdere ore a creare grafici e formule in Excel? Con visualizzazioni multiple, modelli facili da usare e istruzioni dettagliate, ClickUp ti mette al comando e ti consente di avere una visione chiara della capacità del tuo team in qualsiasi momento! 💪