Cosa serve per completare un progetto con esito positivo? Persone, tempo e denaro? Sì, ma c'è di più. Il completamento di un progetto richiede una corretta pianificazione delle risorse per le attività giuste al momento giusto e in un ordine logico.
Non c'è quindi da stupirsi che le aziende rischino di perdere milioni di dollari in costi reali e opportunità perse a causa di ritardi o sforamenti di budget.
In qualità di project manager, una pianificazione efficace delle risorse è la chiave per garantire un esito positivo.
Che cos'è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è una parte fondamentale del project management, in cui ai membri del team disponibili vengono assegnate attività specifiche da completare entro un tempo prestabilito. Esistono principalmente due metodi di pianificazione delle risorse: basato sui tempi o basato sulle risorse.
Pianificazione delle risorse con vincoli di tempo
Se c'è una scadenza fissa per il progetto, dovrai assegnare le risorse per completare il lavoro entro tale termine. In questo caso la scadenza è fissa, ma le risorse sono flessibili. Le organizzazioni di servizi professionali o le agenzie con risorse extra in attesa di progetti utilizzano in genere una pianificazione delle risorse con vincoli di tempo.
È applicabile anche ai progetti che hanno una data di lancio prestabilita. Ad esempio, se stai pianificando un lancio natalizio, hai tempo solo fino al 25 dicembre (o prima).
Pianificazione con risorse limitate
D'altra parte, se disponi di un numero limitato di risorse, pianificherai il progetto in base alla disponibilità e alla capacità delle risorse.
Questo metodo di gestione delle risorse richiede flessibilità nelle sequenze. La pianificazione con risorse limitate viene solitamente utilizzata dalle aziende di prodotti o dai team interni, dove si assumono membri del team o collaboratori aggiuntivi. Ad esempio, quando ClickUp aggiunge funzionalità IA alla nostra piattaforma, pianifichiamo il progetto tenendo conto dei nostri limiti di risorse.
In entrambi i casi, la pianificazione delle risorse è fondamentalmente regolata dalle risorse e dal tempo. Prendiamo ad esempio un team di produzione di contenuti. Esso è composto da analisti SEO, scrittori, editori, designer e publisher. In questo caso, ogni persona svolge la propria attività dopo aver completato quella precedente. Quindi, è necessario pianificare le risorse in modo sequenziale come uno sprint quindicinale.
- Ricerca SEO e brief dal giorno 1 al giorno 3
- Scrittura dal giorno 4 al giorno 9
- Modifica dal giorno 10 al giorno 12
- Progettazione dal giorno 13 al giorno 15
Anche questa semplice pianificazione delle risorse presenta delle sfide. Come puoi vedere dal grafico sopra, un analista SEO o un editor ha bisogno di tre giorni per completare la propria attività, mentre lo scrittore ne ha bisogno di sei per la sua.
Quindi, se questo team avesse una sola risorsa con ciascuna competenza, tutti tranne lo scrittore sarebbero sottoutilizzati. È proprio questo il problema che una pianificazione efficace delle risorse cerca di risolvere.
Perché la pianificazione delle risorse è importante nel project management?
Secondo una ricerca dell'Human Capital Management Institute (HCMI), il costo del lavoro rappresenta fino al 70% delle spese operative totali di un'organizzazione. Ciò significa che, sebbene i dipendenti siano la tua risorsa più importante, sono anche la tua spesa maggiore. Pertanto, è necessario utilizzarli in modo ottimale ed efficace.
Ottimizzazione delle risorse
Noterai che non abbiamo detto "massimizzare le risorse umane" perché il miglior utilizzo delle competenze di una persona non deve necessariamente equivalere al 100% del suo tempo. Infatti, " la ricerca di Gartner dimostra che i team con un utilizzo inferiore possono ridurre il tempo necessario per fornire valore aziendale del 30% o più".
La pianificazione delle risorse consente ai project manager di utilizzare in modo efficace il tempo dei membri del proprio team. Permette loro di sfruttare al meglio le persone e le competenze disponibili per massimizzare i risultati.
Consegna puntuale e nel rispetto del budget
Sfrutta la pianificazione delle risorse per assicurarti di completare il progetto entro i tempi e il budget previsti.
Ti consente di visualizzare l'andamento futuro del progetto e di preparare con largo anticipo i piani di emergenza necessari. Quando si verifica un evento imprevisto, è possibile apportare le modifiche o i cambiamenti necessari.
Fornire servizi di qualità
La pianificazione dei progetti è molto più di un semplice calendario delle risorse. È una visualizzazione trasparente di come sarà la consegna del progetto. Comprende le attività del progetto, le responsabilità, le dipendenze, i passaggi di consegne, la collaborazione, i cicli di feedback, ecc.
Grazie a una visione così completa, ogni membro del team comprende il proprio ruolo nel ciclo di vita del progetto. In questo modo, collaborerà con i colleghi in modo più efficace, ricevendo passaggi di consegne olistici e trasmettendo istruzioni chiare. Insieme, forniranno servizi che soddisfano gli standard previsti.
Risparmio sui costi
Identificare le lacune nel tuo piano è facile quando pianifichi le tue risorse in anticipo. Questo dà ai project manager il tempo e l'opportunità di assumere in anticipo o riorganizzare i loro team per colmare le lacune.
Senza una pianificazione delle risorse, durante il progetto si verificheranno spesso delle lacune, costringendo tutti a cercare soluzioni affrettate e causando spese inutili. Le lacune nella pianificazione del progetto causano anche problemi di gestione delle risorse in termini di coinvolgimento, rendimento e fidelizzazione dei dipendenti.
Recensioni positive e retrospettive
Una buona revisione è quella in cui si misurano i risultati rispetto a un piano, e la pianificazione delle risorse funge da piano. Le revisioni aiutano a capire se ci sono stati ritardi, superamenti del budget, problemi di collaborazione o altre difficoltà interpersonali. Sulla base di ciò, strutturate i vostri piani di miglioramento continuo per i progetti futuri.
Vantaggi della pianificazione delle risorse
L'obiettivo di qualsiasi progetto è generare o aumentare i ricavi. La pianificazione delle risorse ti garantisce di ottenere i risultati desiderati.
Per i membri del team
Con una pianificazione delle risorse chiara, visibile e trasparente, ogni membro del team sa esattamente cosa deve fare, secondo quali standard e entro quando. Pertanto, hanno:
- Chiarezza sul proprio ruolo per svolgere al meglio il proprio lavoro, assumendosi la responsabilità dei propri risultati
- Percorso verso il completamento per pianificare vacanze, pause, periodi sabbatici e altri grandi eventi della vita
- Un senso di scopo per collegare le proprie attività agli obiettivi aziendali, favorendo l'impegno
- Coinvolgimento sul posto di lavoro per una migliore collaborazione
- Visibilità delle prestazioni per raggiungere i propri obiettivi durante tutto il progetto e comprendere come verrà valutato l'esito positivo del proprio progetto
Per i project manager
I leader gestiranno progetti, attività, team e risultati in modo efficace con una solida allocazione delle risorse per fornire quanto segue. :
- Una visione chiara di chi sta facendo cosa, ottimizzando l'utilizzo e il coinvolgimento dei dipendenti
- Panoramica delle lacune o dei sovraccarichi da affrontare per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi di monitoraggio
- Capacità di prevedere ritardi o sforamenti di budget per prevenire problemi e prepararsi a quelli inevitabili
- Adattabilità ai cambiamenti dovuti all'evoluzione delle richieste del mercato, delle esigenze dei clienti o delle strutture organizzative
- Libertà di comunicare in modo accurato e regolare lo stato del progetto alla leadership
Per l'organizzazione
Una pianificazione efficace delle risorse aiuta l'organizzazione a sfruttare al meglio il team.
- Assumi le persone giuste al momento giusto
- Addebita al cliente il prezzo giusto sulla base di una stima quasi accurata dello sforzo richiesto e della durata stimata
- Identifica le lacune nelle competenze o nelle capacità per pianificare il piano di apprendimento e sviluppo
- Effettua una previsione accurata della domanda di risorse
- Prevenire lo scope creep
Come creare una pianificazione delle risorse?
1. Determina l'ambito del progetto e i requisiti delle risorse
Prima di iniziare il processo di pianificazione delle risorse, determina l'ambito del progetto e le risorse necessarie per completarlo. Nel farlo, considera quanto segue.
Il tempo a tua disposizione: non limitarti a considerare il numero di giorni lavorativi. Valuta anche se ci sono altri giorni di ferie che i dipendenti potrebbero accumulare per un weekend lungo o un grande evento interno a cui potrebbe partecipare il tuo team.
Competenze necessarie: identifica tutte le competenze necessarie per completare il progetto, comprese quelle tecniche, operative e manageriali.
Risorse necessarie: una persona può avere più di una competenza. Più persone possono avere la stessa competenza. Crea la combinazione ottimale di membri del team per costituire le competenze di cui hai bisogno.
Struttura di suddivisione del lavoro (WBS): suddividi il progetto in componenti piccoli, gerarchici e gestibili, ovvero attività.
Dipendenze: definisci l'ordine in cui i tuoi team devono completare le attività e in che modo queste influenzano le attività a monte o a valle.
Vincoli: il calendario del progetto è serrato? Il personale a disposizione è inferiore a quello che ritieni necessario? Il budget è limitato? Il tuo team lavora in fusi orari diversi che non si sovrappongono?
Identifica tutti gli ostacoli che potresti incontrare. Inoltre, valuta la domanda di risorse all'interno della tua organizzazione per una migliore condivisione delle competenze.
Risultati attesi dal progetto e misure di successo: scrivi cosa ti aspetti da ciascun membro del team e come misurerai le loro prestazioni. In questo modo tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda e lavoreranno in sinergia.
2. Scegli uno strumento di gestione delle risorse
Le organizzazioni utilizzano da tempo tabelle e fogli di calcolo per pianificare le risorse. Questo metodo funziona per attività semplici e sequenziali come quella illustrata sopra. Tuttavia, quando i team diventano più grandi, le attività si complicano e le dipendenze aumentano, è necessario un software di pianificazione delle risorse progettato per soddisfare le vostre esigenze.
Tutte le funzionalità/funzioni necessarie per pianificare le risorse sono incluse nell'app di project management ClickUp.
- Attività di progetto
- Gli utenti possono assegnare attività specifiche a
- Possibilità di visualizzare i carichi di lavoro e adattarli alle esigenze attuali
- Dipendenze tra attività e progetti
- Strumento di monitoraggio del tempo e tabelle orarie per una gestione più semplice
- Visualizzazioni Elenco, Kanban, Calendario e vista Gantt
- Dashboard per rapide valutazioni delle prestazioni
- Documentazione, commenti e lavagne online per la collaborazione
ClickUp offre anche semplici funzionalità drag-and-drop, un'interfaccia intuitiva, notifiche e flussi di lavoro personalizzabili per rendere la pianificazione dei tuoi progetti semplice ed efficace.
3. Crea attività
Una volta scelto lo strumento di gestione delle risorse, imposta il progetto come un insieme di sottoprogetti, attività, sottoattività e liste di controllo. Con ClickUp, avrai la massima flessibilità nella gestione delle attività.
Personalizzazione: crea la struttura necessaria con automazione, punti dello sprint, dati dei campi personalizzati e altro ancora.
Gerarchia: crea attività secondarie annidate e riorganizzale o effettua le modifiche in blocco con facilità. Inoltre, imposta le dipendenze mentre ci sei.
Raggruppamento: organizza le attività per categorie, crea stati personalizzati, assegna priorità e aggiungi tag. Collega attività, documenti e integrazioni per consentire l'accesso alle conoscenze a tutti i membri del team.
Attività ricorrenti: imposta riunioni settimanali o promemoria giornalieri come attività ricorrenti da aggiungere automaticamente all'elenco.
Modelli: utilizza i modelli di attività per creare un flusso di lavoro per le attività ricorrenti. Ad esempio, puoi impostare un modello di relazione con i candidati da riutilizzare ogni volta che qualcuno presenta una nuova richiesta di assunzione.
Traguardi: stabilisci degli obiettivi che segnano il completamento delle fasi essenziali del tuo progetto. Prenditi anche il tempo per festeggiarli.
4. Assegnare le risorse al progetto
Assegna le persone a ciascuna attività/attività secondaria. Con lo strumento di gestione delle risorse di ClickUp, puoi assegnare più persone a un'attività. Puoi anche aggiungere osservatori, che riceveranno notifiche in caso di aggiornamenti o modifiche di stato.
Utilizza la vista Riquadro di ClickUp per vedere quanto sono occupati o disponibili i membri del team. Utilizza la vista Carico di lavoro per valutare se ogni membro del team è sovraccarico o sottocarico. Attiva il monitoraggio del tempo e le stime per tenere sotto controllo lo stato dei progressi.
5. Valuta la fattibilità
Una volta completata la configurazione, è il momento di controllare e assicurarsi che tutto sia a posto. Per farlo, utilizza le oltre 15 visualizzazioni offerte da ClickUp.
Visualizzazione calendario: utilizza la visualizzazione calendario (giorni, settimane o mesi) per gestire il tempo e verificare che le attività cardine siano in linea con le scadenze del progetto.
Vista Gantt: utilizza la vista Gantt per assicurarti che le attività eseguite in parallelo non siano dipendenti l'una dall'altra. Spostale per garantire un passaggio fluido da una fase all'altra, rafforzando la gestione delle risorse. In ClickUp puoi anche identificare il percorso critico e il margine di flessibilità per riprogrammare alcune attività senza influire sulle scadenze più importanti.
Visualizzazione della sequenza: visualizza la roadmap, le attività completate e gli eventi futuri su una linea temporale lineare del progetto per individuare eventuali anomalie.
6. Prepara il tuo team per un esito positivo
Raccogli tutte le risorse necessarie per il progetto in un unico posto. Puoi utilizzare ClickUp Docs per documentare i progetti. Se disponi di risorse in altri strumenti come Figma o Fogli Google, incorporale anche nell'area di lavoro di ClickUp. Utilizza ClickUp Whiteboard per il brainstorming. Abilita i commenti per consentire al team di comunicare tra loro o convertire rapidamente i commenti in attività!
7. Monitorare e migliorare
La pianificazione delle risorse non termina con l'inizio del progetto. Man mano che i team completano le loro attività ogni giorno, i project manager devono monitorare lo stato e apportare modifiche, se necessario. Utilizza i dashboard di ClickUp per questo scopo.
Crea il tuo dashboard personalizzato con gli indicatori di progetto fondamentali per te. Aggiungi widget per i membri del team, percorsi critici, sprint, stati e altri aspetti in un unico posto.
Se stai cercando uno spazio di lavoro vuoto, usa il modello di pianificazione delle risorse di ClickUp. Personalizzalo in base alle tue esigenze senza alcuno sforzo. Ecco alcuni altri modelli di pianificazione delle risorse in Excel e Fogli Google per aiutarti a prendere una decisione.
6 strategie per una pianificazione efficace delle risorse
Dopo aver esaminato i dettagli necessari per una pianificazione efficace delle risorse, ecco alcune strategie efficaci per il project management.
Definisci chiaramente gli standard
Consideri un progetto completato quando hai eseguito tutte le attività e soddisfatto tutte le specifiche del cliente. Quindi, utilizza il tuo sistema di pianificazione delle risorse per:
- Definisci requisiti, aspettative, misure dell'esito positivo e standard di qualità
- Riunisci l'intero team del progetto e discuti con loro gli standard
- Pubblica questo articolo in un linguaggio semplice e rendilo accessibile a tutti per un uso futuro
Piano per tempo e risorse extra
Pianifica le tue risorse lasciando un margine per eventuali cambiamenti o sviluppi improvvisi. Non utilizzare le tue risorse umane al 100%. Un utilizzo del 75-80% offre a tutti un po' di respiro.
Il tempo extra consente di preservare l'energia cognitiva, soprattutto nei lavori creativi come la scrittura, il design e lo sviluppo di software, portando a risultati complessivamente migliori.
Inoltre, non pianificare tutto all'ultimo minuto. Lascia 1-2 giorni alla fine per coprire eventuali ritardi imprevisti. Se il tuo sito web appena sviluppato si blocca o il tuo banner pubblicitario contiene un errore di battitura, questo tempo extra ti salverà la giornata.
Pianifica tenendo conto delle dipendenze
Ogni progetto, per quanto semplice possa sembrare, presenta delle dipendenze intrinseche. Pianifica tenendo conto di queste dipendenze per assicurarti che nessuno sia sovraccarico di lavoro. Assicurati di non sovraccaricare i membri del team con ritardi verso la fine del flusso di lavoro.
Ad esempio, se il tuo piccolo team DevOps deve implementare centinaia di funzionalità/funzioni in produzione l'ultimo giorno, probabilmente dovrai affrontare problemi tecnici ed emotivi. Distribuisci invece tali attività con attenzione.
Monitorate costantemente
Tieni sotto controllo i progressi, la capacità del team e l'utilizzo ogni settimana, se non ogni giorno. Evita di sovraccaricare o sottoutilizzare le tue risorse. Riassegna le risorse a attività critiche o ostacoli imprevisti come emergenze personali o malattie.
Comunicate in modo proattivo
Mantieni aperti i canali di comunicazione per incoraggiare la collaborazione tra i team. Tieni informati tutti gli stakeholder sullo stato del progetto in base alle loro esigenze. Ad esempio, il direttore tecnico (CTO) avrà bisogno di aggiornamenti settimanali sullo stato dell'intero progetto a livello generale.
I membri del team al di sotto del livello dirigenziale hanno bisogno di aggiornamenti dettagliati sulle loro attività a monte. Esegui questa operazione manualmente o automatizza la reportistica a intervalli regolari.
Porta a termine un progetto in modo significativo
- Verifica con il cliente se è soddisfatto di tutti gli aspetti del progetto
- Chiedi un feedback su ciò che hai terminato bene e su ciò che deve essere migliorato
- Festeggia la vittoria con il team
- Conduci retrospettive o valutazioni delle prestazioni per discutere l'esito positivo dell'attività o del progetto come team
- Chiudi tutte le attività sullo strumento di project management e archiviale come appropriato
Massimizza il potenziale del tuo team con una pianificazione efficace delle risorse
Per portare a termine con esito positivo un progetto, tutti i membri del team devono conoscere le proprie responsabilità e coprirsi a vicenda quando necessario. È fondamentale individuare le dipendenze e la necessità di completare un'attività in un determinato momento. Una pianificazione efficace delle risorse svolge un ruolo centrale nel consentire tutto ciò.
Sfrutta le funzionalità di pianificazione delle risorse di ClickUp per fornire a ogni gestore del team gli strumenti necessari per guidare il team nella giusta direzione dall'inizio alla fine. Che si tratti di assegnare la persona giusta all'attività giusta o di scegliere un'attività da portare a termine, ClickUp ti consente di fare tutto questo. Scopri come massimizzare il potenziale del tuo team registrandoti gratis oggi stesso.