Da fare per completare un progetto con successo? Persone, tempo e denaro? Sì, ma c'è di più. Per completare con successo un progetto è necessario programmare le risorse in modo adeguato per svolgere le attività giuste al momento giusto e in un ordine logico.
Non c'è quindi da stupirsi che le aziende possano perdere milioni di dollari in costi reali e di opportunità dovuti a ritardi o sforamenti del budget.
In qualità di project manager, una programmazione efficace delle risorse è la chiave per garantire l'esito positivo.
Che cos'è la programmazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è una parte fondamentale del project management, in cui ai membri del team disponibili vengono assegnate attività specifiche da completare entro un tempo predeterminato. Esistono principalmente due metodi di pianificazione delle risorse: A tempo limitato o a risorse limitate.
Pianificazione delle risorse vincolata al tempo
Se il progetto ha una scadenza prefissata, si assegnano le risorse per completare il lavoro entro tale scadenza. In questo caso c'è una scadenza fissa, ma le risorse sono flessibili. Le organizzazioni di servizi professionali o le agenzie con risorse extra in attesa di progetti utilizzano tipicamente la programmazione delle risorse a tempo limitato.
È applicabile anche a progetti che hanno una data di lancio prestabilita. Per istanza, se il lancio è previsto per Natale, la scadenza è fissata al 25 dicembre (o prima).
Pianificazione vincolata alle risorse
D'altra parte, se avete un numero limitato di risorse, pianificherete il progetto in base alla disponibilità e alla capacità delle risorse.
Questo metodo di gestione delle risorse richiede flessibilità nella Sequenza. La pianificazione a risorse limitate è tipicamente utilizzata dalle aziende di prodotto o dai team interni, dove si assumono membri aggiuntivi del team o collaboratori. Ad esempio, quando ClickUp aggiunge funzionalità/funzione all'IA alla nostra piattaforma, pianifichiamo il progetto con i nostri collaboratori vincoli di risorse in mente.
In ogni caso, una pianificazione delle risorse è fondamentalmente governata da risorse e tempo. Prendiamo l'esempio di una team di produzione dei contenuti . È composto da analisti SEO, scrittori, editor, designer ed editori. Ogni persona svolge la propria attività dopo aver completato quella precedente. Quindi, è necessario programmare le risorse in sequenza come uno sprint quindicinale.
- Ricerca SEO e briefing dal giorno 1-3
- Scrittura dal giorno 4 al 9
- Modifica dal giorno 10 al 12
- Progettazione dal giorno 13 al 15
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Anche questa semplice pianificazione delle risorse presenta delle sfide. Come si può vedere dal grafico precedente, un analista SEO o un editor hanno bisogno di tre giorni per completare la loro attività, mentre lo scrittore ne ha bisogno di sei.
Quindi, se il team avesse una risorsa con ciascuna competenza, tutti, tranne lo scrittore, sarebbero sottoutilizzati. È proprio questo il problema che una pianificazione efficace delle risorse cerca di risolvere.
Perché la pianificazione delle risorse è importante nel project management?
La manodopera costa fino al "70% delle spese operative totali di un'organizzazione" suggerisce la ricerca dello Human Capital Management Institute (HCMI). Ciò significa che i dipendenti sono la vostra più grande risorsa, ma anche la vostra più grande spesa. È quindi necessario utilizzarli in modo ottimale ed efficace.
Ottimizzare le risorse
vista Carico di lavoro in ClickUp
Noterete che non abbiamo detto "massimizzare le risorse umane", perché il miglior utilizzo delle competenze di una persona non deve sempre corrispondere al 100% del suo tempo. Infatti, " Ricerca Gartner mostra che i team con un minore utilizzo possono ridurre il tempo necessario per fornire valore aziendale del 30% o più"
La pianificazione delle risorse consente ai gestori del team di utilizzare il tempo dei loro membri in modo efficace. Consente di utilizzare al meglio le persone e le competenze disponibili per massimizzare i risultati.
Consegnare in tempo e nel rispetto del budget
Sfruttate la pianificazione delle risorse per completare il progetto entro i tempi e il budget previsti.
Permette di visualizzare il corso futuro del progetto e di fare le scelte necessarie piani di emergenza con largo anticipo. Quando si verifica un evento inaspettato, è necessario adeguarsi o cambiare rotta.
Fornire servizi di qualità
La pianificazione dei progetti è più di un'operazione di calendario delle risorse . Si tratta di una visualizzazione trasparente di come avverrebbe la consegna del progetto. Contiene le attività del progetto, le responsabilità, le dipendenze, i passaggi di consegne, la collaborazione, i cicli di feedback, ecc.
Con una vista così completa, ogni membro del team comprende il proprio ruolo nel ciclo di vita del progetto. In questo modo, collaborerà con i suoi colleghi in modo più efficace, ricevendo una serie di istruzioni olistiche e trasmettendo istruzioni chiare. Insieme, forniranno servizi che soddisfano gli standard previsti.
Risparmio sui costi
Identificare le lacune del piano è facile quando si programmano le risorse in anticipo. In questo modo, i gestori del team hanno il tempo e l'opportunità di assumere in anticipo o di modificare i loro team per colmare le lacune.
Senza una pianificazione delle risorse, le lacune si presenteranno spesso durante il progetto, lasciando tutti a rimuginare per trovare soluzioni e portando a spese inutili. Le lacune nel programma del progetto causano anche problemi di project management legati al coinvolgimento, alle prestazioni e alla fidelizzazione dei dipendenti.
Revisioni e retrospettive forti
Una buona revisione è quella in cui si misurano i risultati rispetto a un piano, e il piano delle risorse funge da piano. Le revisioni aiutano a capire se ci sono stati ritardi, superamenti del budget, problemi di collaborazione o altre sfide interpersonali. In base a ciò, strutturate i vostri piani di miglioramento continuo per i progetti futuri.
Vantaggi della pianificazione delle risorse
L'obiettivo di ogni progetto è generare o aumentare le entrate. La pianificazione delle risorse vi garantisce di ottenere i risultati desiderati.
Per i membri del team
Con una pianificazione delle risorse chiara, visibile e trasparente, ogni membro del team sa esattamente cosa deve fare, secondo quali standard e quando. Pertanto, hanno:
- Chiarezza sul proprio ruolo per Da fare il proprio lavoro al meglio, assumendosi l'account per i risultati ottenuti
- Un percorso di completamento per pianificare vacanze, pause, anni sabbatici e altri grandi eventi della vita
- Un senso di scopo per collegare le loro attività agli obiettivi aziendali, favorendo il commit
- Impegno sul posto di lavoro per una migliore collaborazione
- Visibilità delle prestazioni per raggiungere i propri obiettiviobiettivi durante l'intero progetto e capire come verrà valutato il loro esito positivo
Stabilire obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con Sequenza definita e traguardi quantificabili
Per i project manager
I leader gestiranno progetti, attività, team e risultati in modo efficace con un solido sistema di gestione dei progetti allocazione delle risorse per fornire quanto segue:
- Una visione chiara di chi sta facendo cosa, ottimizzando l'utilizzo e il coinvolgimento dei dipendenti
- Panoramica delle lacune o dei sovraccarichi per affrontarli e mantenere il progetto in carreggiata
- Capacità di prevedere ritardi o sforamenti del budget per prevenire i problemi e prepararsi a quelli inevitabili
- Adattabilità ai cambiamenti dovuti all'evoluzione delle richieste del mercato, delle esigenze dei clienti o delle strutture organizzative
- Libertà di comunicare lo stato del progetto in modo accurato e regolare alla leadership
Per l'organizzazione
Una programmazione efficace delle risorse aiuta l'organizzazione a sfruttare il team in modo ottimale.
- Assumere **le persone giuste al momento giusto
- Addebitare al cliente il giusto prezzo sulla base di una stima quasi accurata del lavoro richiesto e del tempo a disposizione
- Identificare le lacune nelle competenze o nelle capacità per pianificare la strategia di apprendimento e sviluppo
- Previsione accurata della domanda di risorse
- Prevenire la dispersione dell'ambito
Come creare una pianificazione delle risorse?
1. Determinare l'ambito del progetto e i requisiti delle risorse
Prima di iniziare il processo di pianificazione delle risorse, è necessario determinare l'ambito del progetto e le risorse necessarie per completarlo. Da fare, tenendo conto di quanto segue.
Tempo a disposizione: Pensate al di là del numero di giorni di lavoro. Considerate anche se ci sono altri giorni liberi che le persone possono utilizzare per un lungo fine settimana o per un grande evento interno in cui il team potrebbe essere coinvolto.
Competenze necessarie: Identificate tutte le competenze necessarie per completare il progetto, comprese quelle tecniche, operative e manageriali.
Risorse necessarie: Una persona può avere più di una competenza. Più persone possono avere la stessa competenza. Create la combinazione ottimale di membri del team per costituire le competenze necessarie.
Struttura di ripartizione del lavoro (WBS): Suddividere il progetto in componenti piccoli, gerarchici e gestibili, cioè in attività.
Dipendenze: Delinea l'ordine in cui i team devono completare le attività e come una di esse influisce sulle attività a monte o a valle.
Vincoli: Si tratta di un'attività stretta progetto ? Ci sono meno persone di quelle che pensate siano necessarie? Il budget è limitato? Il team lavora in diversi fusi orari che non si sovrappongono?
Identificate ogni ostacolo che probabilmente incontrerete. Inoltre, valutate la domanda di risorse all'interno della vostra organizzazione per una migliore condivisione delle competenze.
Consegne del progetto e misure dell'esito positivo: Scrivete cosa vi aspettate che ciascun membro del team fornisca e come misurerete le sue prestazioni. Questo assicura che tutti siano sulla stessa pagina e che lavorino in sintonia.
2. Scegliere uno strumento di gestione delle risorse
Da tempo le organizzazioni utilizzano tabelle e fogli di calcolo per pianificare le risorse. Il mio lavoro funziona per attività semplici e sequenziali come quella dimostrata sopra. Tuttavia, quando i team diventano più grandi, le attività diventano complesse e le dipendenze aumentano, è necessario un software di pianificazione delle risorse progettato per soddisfare le vostre esigenze.
Tutte le funzionalità/funzioni necessarie per la pianificazione delle risorse fanno parte dell'app di project management di ClickUp.
- Attività del progetto
- Gli utenti possono assegnare attività specifiche a
- Possibilità di vedere i carichi di lavoro e di adattarli alle esigenze attuali
- Dipendenza tra attività e progetti
- Strumento di monitoraggio del tempo e timesheet per una gestione più semplice
- Elenco, Kanban, calendario eViste Gantt* Dashboard per una rapida revisione delle prestazioni
- Documentazione, commenti e lavagne online per la collaborazione
Trasformate le attività più importanti in tappe fondamentali per creare una rappresentazione visiva dello stato di avanzamento dei vostri progetti
ClickUp dispone anche di facili funzionalità di drag-and-drop, di un'interfaccia user-friendly, di notifiche e di flussi di lavoro personalizzabili per rendere la pianificazione dei progetti semplice ed efficace.
3. Creare attività
Gestite attività e progetti e collaborate in modo efficiente con il vostro team utilizzando ClickUp
Una volta scelto il vostro strumento di gestione delle risorse, impostate il progetto come una raccolta di sottoprogetti, attività, sottoattività e liste di controllo. Con ClickUp è possibile completare la flessibilità della gestione delle attività e dei progetti gestione delle attività .
Personalizzato: Creare la struttura richiesta con Automazioni , punti dello sprint, dati dei campi personalizzati e altro ancora.
Gerarchia: Creare attività secondarie annidate e riorganizzarle o modificarle facilmente. Inoltre, è possibile impostare le dipendenze.
Raggruppamento: Raccogliete le attività per categorie, create stati personalizzati, assegnate priorità e aggiungete tag. Collegate attività, documenti e integrazioni per consentire l'accesso alle conoscenze a tutti i membri del team.
Attività ricorrenti: Impostate riunioni settimanali o promemoria giornalieri come attività ricorrenti da aggiungere automaticamente al vostro elenco.
Modelli: Utilizzate i modelli di attività per creare un flusso di lavoro per le attività ripetute. Per esempio, potete impostare un modello di relazione con i candidati da riutilizzare ogni volta che qualcuno presenta una nuova richiesta di assunzione.
Attività cardine: Stabilite obiettivi che indichino il completamento di fasi essenziali del vostro progetto. Prendetevi anche il tempo di celebrarli.
4. Assegnare le risorse del progetto
Assicuratevi che i vostri commenti vengano visualizzati assegnando i commenti agli utenti direttamente nelle attività e visualizzando rapidamente i commenti assegnati in una Lista di controllo
Assegnate le persone a ogni attività/sottocompito. Con lo strumento di gestione delle risorse di ClickUp, potete assegnare più persone a un'attività. Potete anche aggiungere degli spettatori, che riceveranno notifiche quando c'è un aggiornamento o un cambiamento di stato.
Utilizzate la Vista Riquadro di ClickUp per visualizzare l'impegno o la disponibilità dei membri del team. Usate la Vista Carico di lavoro per valutare se ogni membro del team è in eccesso o in difetto di capacità. Attivate il monitoraggio del tempo e le stime per tenere sotto controllo lo stato.
5. Valutare la fattibilità
Una volta effettuata l'impostazione, è il momento di verificare che tutto sia a posto. Utilizzate il 15+ visualizzazioni ClickUp si offre di fare questo.
Visualizzazione del calendario: Utilizzare la visualizzazione del calendario (giorni, settimane o mesi) per gestione del tempo e per vedere se le attività cardine sono in linea con le scadenze del progetto.
Vista Gantt: Utilizzate la vista Gantt per assicurarvi che le attività eseguite in parallelo non dipendano l'una dall'altra. Spostatele per garantire un passaggio fluido delle attività da una fase all'altra, rafforzando la gestione delle risorse. In ClickUp è possibile anche identificare il percorso critico e il margine di flessibilità per riprogrammare alcuni lavori senza incidere sulle scadenze più importanti.
Organizzate i progetti, pianificate le sequenze temporali e visualizzate il lavoro del vostro team su un calendario flessibile che tiene tutti sulla stessa pagina
Sequenza: Visualizza la tabella di marcia, le attività completate e gli eventi futuri su un percorso lineare sequenza del progetto per individuare eventuali anomalie.
6. Impostazione del team per un esito positivo
Utilizzate i Teams di ClickUp per creare e connettere bellissimi documenti, wiki e altro ancora per un'esecuzione perfetta delle idee con il vostro team
Portate tutte le risorse necessarie per il progetto in un unico luogo. È possibile utilizzare Documenti ClickUp per documentare i progetti. Se disponete di risorse in altri strumenti come Figma o Fogli Google, incorporatele anche nell'area di lavoro di ClickUp. Utilizzare Lavagna online di ClickUp per fare brainstorming. Abilitate i commenti per consentire al team di parlare tra loro o convertite rapidamente i commenti in attività!
7. Monitorare e migliorare
Monitoraggio e controllo delle attività, delle risorse e dello stato di avanzamento del progetto nella visualizzazione ClickUp Dashboard
La pianificazione delle risorse non termina con l'inizio del progetto. Man mano che i team completano le loro attività ogni giorno, i gestori del team devono monitorare lo stato di avanzamento e, se necessario, apportare modifiche. Utilizzare ClickUp Dashboard per questo.
Costruite la vostra dashboard personalizzata con gli indicatori del progetto per voi vitali. Aggiungete widget per i membri del team, i percorsi critici, gli sprint, gli stati e altri aspetti in un unico posto.
Se cercate un'area di lavoro vuota, utilizzate l'area di lavoro di ClickUp Modello per il piano delle risorse . Personalizzatelo in base alle vostre esigenze senza alcuno sforzo. Ecco alcuni altri modelli di piano delle risorse in Excel e Fogli Google per aiutarvi a prendere una decisione.
6 Strategie per una programmazione efficace delle risorse
Dopo aver esaminato i dettagli necessari per una programmazione efficace delle risorse, ecco alcune strategie efficaci per il project management.
Definire chiaramente gli standard
Si considera completato un progetto quando si portano a termine tutte le attività e si soddisfano tutte le specifiche del cliente. Quindi, utilizzate il vostro sistema di pianificazione delle risorse per:
- Definire i requisiti, le aspettative, le misure dell'esito positivo e gli standard di qualità
- Riunire l'intero team del progetto e discutere con loro gli standard
- Pubblicare il documento in un linguaggio semplice e renderlo accessibile a tutti per un uso successivo
Pianificare tempi e risorse supplementari
Visualizzate le attività e le risorse in un'unica posizione usando Modello di piano delle risorse di ClickUp Pianificate le risorse con un certo margine per i cambiamenti o gli sviluppi improvvisi. Non utilizzate le risorse umane al 100%. il 75-80% di utilizzo dà respiro a tutti.
Il tempo extra preserva l'energia cognitiva, soprattutto nei lavori creativi come la scrittura, il design e lo sviluppo di software, con risultati complessivamente migliori.
Inoltre, non programmate fino all'ultimo minuto. Lasciate 1-2 giorni alla fine per coprire eventuali ritardi imprevisti. Se il vostro sito web appena sviluppato si blocca o il vostro banner pubblicitario ha un errore di battitura, questo tempo extra salverà la giornata.
Pianificare le dipendenze
Ogni progetto, per quanto semplice possa sembrare, ha delle dipendenze intrinseche. Pianificatele per garantire che nessuno sia sovraccaricato di lavoro. Da fare in modo di non sovraccaricare i membri del team con ritardi verso la fine del flusso di lavoro.
Ad istanza, se il vostro piccolo team DevOps deve portare in produzione centinaia di funzionalità l'ultimo giorno, è probabile che andiate incontro a rotture tecniche ed emotive. Scaglionate invece con cura queste attività.
Monitorare in ogni momento
Tenete d'occhio lo stato di avanzamento, capacità del team e l'utilizzo del personale ogni settimana, se non quotidianamente. Evitate di sovraccaricare o sottoutilizzare le risorse. Riassegnate le risorse alle attività critiche o ai blocchi imprevisti, come emergenze personali o malattie.
Comunicare in modo proattivo
Mantenete aperti i canali di comunicazione per incoraggiare la collaborazione tra i team. Tenete informati tutti gli stakeholder sullo stato di avanzamento in base alle loro esigenze. Ad esempio, il Chief Technology Officer (CTO) avrà bisogno di aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento dell'intero progetto ad alto livello.
I membri dei team al di sotto del C-level executive hanno bisogno di aggiornamenti a livello micro sulle loro attività a monte. Da fare manualmente o automatizzando le reportistiche a intervalli regolari.
$$$a Portare il progetto a una chiusura significativa
- Verificate con il cliente se è soddisfatto di tutti gli aspetti del progetto
- Cercare un feedback su ciò che è stato terminato bene e su ciò che deve essere migliorato
- Festeggiare la vittoria con il team
- Conducete retrospettive o revisioni delle prestazioni per discutere l'esito positivo dell'attività o del progetto come team
- Chiudere tutte le attività sul filestrumento per il project management e archiviare come appropriato
Massimizzare il potenziale del team con una programmazione efficace delle risorse
Per completare con successo un progetto, tutti i membri del team devono conoscere le proprie responsabilità e coprirsi a vicenda quando necessario. È fondamentale segnalare le dipendenze e la necessità di completare un'attività in un determinato momento. Una pianificazione efficace delle risorse ha un ruolo centrale nel consentire questo.
Sfruttando le funzionalità/funzione di ClickUp per la pianificazione delle risorse, ogni gestore del team ha a disposizione gli strumenti per guidare il team nella giusta direzione, dall'inizio alla fine. Sia che si tratti di assegnare la persona giusta all'attività giusta, sia che si tratti di scegliere un'attività da portare avanti, ClickUp vi permette di fare tutto questo. Scoprite come massimizzare il potenziale del vostro team iscrivendovi gratuitamente oggi.